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MA ANUAL ILUS L STRAD DO
PARA MANEJAR DO OCUMENT TOS ELEC CTRNICOS O

MANUAL DE LIBRE DI ISTRIBUCIN Y REPROD N DUCCIN

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PARA MANEJAR DO OCUMENT TOS ELEC CTRNICOS O

GOOG GLE D DOCS MANUAL ILUS L STRAD DO

EQUIPO APROPIACIN O MEDEL LLN DIG GITAL MEDE ELLN 2 2008

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INT TRODUCC CIN .............................................. .............. .............. 4 .... CR REAR UNA CUENTA CORREO E ELECTRN NICO DE G GOOGLE .. .............. 5 .... ING GRESAR AL CORREO ELECTR A RNICO Y A GOOGL DOCS .. LE .............. 8 .... SU UBIR UN ARCHIVO ......................................... A .............. .............. 10 .. CO OMPARTIR DOCUME R ENTOS EN GOOGLE DOCS ..... .............. .............. 13 .. CR REAR DOCUMENTO EN GOOGLE DOCS .............. .............. .............. 16 ..

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INTRODUCCIN
En la actualidad, inte ernet se ha convertido en uno de lo mejore os es, m comple s etos y m ms usad dos recursos que los avan nces de la tec cnologa ha trado. h Al contar co acceso a intern on o net norma almente se aprende a usar el e e cor rreo elect trnico, e chat, la mensajera insta el a antnea y hasta lo os vid deos, pero no siem o mpre es fcil acercarse a otros recursos qu ue pueden ser muy r tiles, pe ero que pueden presenta ar alguna as dif ficultades ya que el conocimi iento nece esario par utilizarlas es ajen ra no al manejo po opular. De esde el su urgimiento de Goo o ogle puede notarse un rpido avanc e ce, pues en sus comienz s zos solo se poda abrir un co e orreo elec ctrnico por vitacin, mientras que en la actualid m a dad se of frecen otr ros mucho os inv com mplement tos, como la posibilidad de s o subir y almacenar fotografa as, con nsolidar grupos d correo, crear y compartir documentos e g de en Go oogle Doc cs. oogle Doc es un v cs valioso rec curso que permite r reemplaza de cier ar, rta Go for rma, el us de una suite de oficina, puesto que se pue so a e eden crea ar, editar y compartir documen ntos de texto, h hojas de clculo y pre esentacion nes de dia apositivas en todo lugar, solo es nece esario tener un computador con ac cceso a in nternet. El presente manual busca servir de refer rencia inic cial en la p preparaci n y p posterior uso de es valioso recurso, el mismo que ofre u ste o o ece grande es fac cilidades a la hora d crear grupos de t de trabajo co olaborativo o. Se ha disea ado pensa ando en la persona que tienen un co as as onocimiento bsico en el uso d un co de omputador y de internet, puede ser r rep producido y utiliz zado sin permiso expres o so del a autor pero con nservando sus resp o pectivos cr rditos. MANUAL DE LIBRE DI ISTRIBUCIN Y REPROD N DUCCIN

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CREAR RUNACUENTACOR RREOELE ECTRNIC CODEGO OOGLE

abajar en Google D Docs es r realmente sencillo, puesto qu facilita el ue Tra trabajo colaborativo desde cualqu uier lugar y slo es necesario co ontar con u un com mputador conectado a internet. c ra debe abrir una cuenta de correo en Googl a o le, Par acceder a Google Docs se d es necesario crearla; pa esto es necesario seguir uno simples pasos: ara s os a ador de int ternet (Int ternet Explorer, Mozilla 1. Abrir la ventana del navega Firefox Opera, etc) x, 2. Ingresa a www.g ar gmail.com 3. Al lado derecho de la v o ventana q que aparece, encon ntramos dos nes: division a. El primer r recuadro m muestra dos lugares p s para escribi Nombre ir: de Usuari y Cont io trasea

o una opcin ms grand resaltad de, da b. El segundo recuadro muestra u en negrita que dice Apntate a Gmail

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4. Despus de ubicar estas dos op s pciones, par crear la c ra cuenta de c correo se debe dar clic en la op c pcin Apn ntate a Gm mail hacie endo esto, aparecer un formula ario en el qu se ingresa alguna info ue a ormacin pe ersonal:

Al l llenar esta parte del for p rmulario, se debe tener en cuenta que en el campo llama e r ado No ombre de Registro es necesario e R escribir el no ombre que s quiere tenga el corre se eo, es d decir, si se quiere que el correo se pepito.p ea perez, se d debe escribi en ese lug ir gar y lu uego darle clic al botn comproba la dispon c ar nibilidad, e proceso efectuar una ese

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bs squeda del nombre en e servidor y nos dir si est disponible y si se puede usar, si n el no est disponi ible dar alg gunas opcion diferent nes tes. 5. La cont trasea es m importa muy ante, ya que no debe se demasiad simple pe e er do ero tampoc puede se muy compleja: si es muy simpl otras per co er s le rsonas pueden descubr rirla e ingre esar a la cuenta; si es muy compleja se corre el riesgo de e olvidarl y necesit un recor la tar rdatorio par volver a obtenerla. Pensando en ra esta ltima posibilidad, exist ten varias o opciones qu facilitan el ingreso al ue correo: a. Exactament debajo e te encontramos la opcin Recordarme en es s n ste Equipo, qu permitir ingresar si ue iempre a la cuenta sin necesidad de escribir el n nombre de u usuario y la c contrasea. Es importa ante tener e en cuenta que esta opci slo se d e n debe usar en un compu n utador de u uso exclusivo ( (porttil, co omputador de la casa etc), de lo contrar a, e rio quedara accesible para cualquier o a otra persona que lo use. a b. En caso que se olvide la contrasea, se tiene la opcin de elegir una e e de Segurid Pregunta dad que ayude a rec cordar la co ontrasea d del correo; par usarla se debe selec ra ccionar una de las opc a ciones que se encuentran y escribir la respuest simple, q ta que se pueda recordar en caso de necesitarlo. c. Debajo, se encuentra otra opcin llamada Direcci de correo a n alternativo que ser el correo a que llegar la contrasea si se u , al r usa la pregunta de segurida ad.

6. Tambin se debe s seleccionar en la opcin Ubicaci n, el pas en el cual se encuent tra, seguram mente la opc cin a elegir ser Colom r mbia.

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7. En el campo Ver c rificacin d la palabra se enco de ontrarn un letras y nas y/o nmero distorsionadas que se deben escr os e ribir en el c campo que h debajo de hay ellas ta cual se ve de lo con al en, ntrario se re epetir el p proceso hasta que se ha aga bien. ste es el ltimo camp en el que se deben introducir datos, ya que po e luego se vern las Condicion del ser nes rvicio y, finalizando la pantalla, se a encontr rar un bot tn que de ebemos presionar llam mado Acept to, Crear mi cuenta . 8. Al pre esionar el botn, auto omticamen nte llevar a otra pa antalla donde mostrar una brev descripc r ve cin de las funciones del correo y de su u uso general posteriorm l, mente llevar a la band r deja de ent trada del co orreo de cm mo usar el correo, qu funciones t tiene y luego llevar a l Bandeja d Entrada d o la de del correo.

Es n necesario te ener en cuen que el c nta correo est c compuesto p dos partes: la prime por era es e nombre que se selec el q ccion para l (pepito.p perez, pepitope, romano oazul, etc); la seg gunda est compuesta p el smbo de arrob (@) y la p c por olo ba palabra gm mail.com, P Por con nsiguiente, si alguien pr s regunta por la direccin de correo, podremos d n decirle que es pep pito.perez@ @gmail.com

INGRE ESARALC CORREOE ELECTRN NICOYA GOOGLED DOCS

Ya se cre el correo, as que de aho en adela ora ante, solo e necesario ingresar a l es o des la venta en la que se encuen sde ana ntra Nombre de Usuar rio, que se el lugar en er el q se escrib el correo sin embargo solo se debe escribir la o las pal que ba o; r labras que h hay ant de la ar tes rroba, por e ejemplo solo se escribira pepito.p o perez; luego en la par o, rte infe erior, en el campo Con ntrasea, s debe escr se ribir la contr rasea elegi ida.

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Una vez se encuentre d a e dentro del correo se podr acce eder a Goo ogle Docs s sin difi icultades, s al dar un clic estar listo, as qu manos a la obra! lo n ue En primer luga se deben ubicar una serie de o ar n a opciones qu se encue ue entran al lado izquierdo, en la parte sup perior de la pantalla, luego se de a ebe dar clic en la opcin c Doc cs:

Opcin a la que se a debe da clic ar

Ent las opcio tre ones que se muestran, e est una llam mada Docs al darle c aparece s, clic er una nueva vent a tana:

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Esa es la vent a tana que se ervir de pu unto de par rtida para c crear nuevos document tos com mpartidos, el punto inic para que se suban a e cial e archivos ext ternos, se co ompartan o se pue edan visualizar los ele ementos co ompartidos por el usu uario y los que le han s com mpartido a este. e

SUBIR RUNARCH HIVO

Com la idea es crear do mo ocumentos c compartidos, a continua acin se mo ostrar paso a o pas la ruta ne so ecesaria para alcanzar e a este objetivo o: 1. Lo prim mero que se debe hacer es dar clic en el botn subir o n Upload, que encontr ramos abajo del ttulo d Google Do o de ocs, en la barra azul:
Botn al que se debe dar clic para inicia la ar subid de archivos. da

va biar, llevando 2. Cuando se haga clic a ese botn, la pantalla v a camb directam mente al es spacio aprop piado para s seleccionar y subir el a archivo que se desea compartir: c

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En esta nueva ventana se tienen algunos campos que se usarn para sub el archiv s bir vo; en el primero llamado Busca en tu equipo y se elecciona u archivo p un para subirlo o: se p puede ver que al final d espacio h un botn llamado Examinar, en l se debe del hay n dar clic para qu se pueda buscar en e computad el archiv que se de r ue a el dor vo esea subir:

Con seguridad esta ventan es muy re n na econocida, y que es la misma que se encuent ya a e tra cua ando es nec cesario abrir un docume r ento que se ha creado con anterio e oridad, por lo que no habr problemas pa encontra e p ara arla.

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Aho que ya se seleccio ora on el archivo, se deb llenar el campo de nombre d be l el del arc chivo, llamad Qu no do ombre quier asignarl res le?, este ca ampo se deb usar si se le be quiere dar un nombre esp pecfico, de lo contrario Google Do conserva el nomb o ocs ar bre que ya tiene el documento e l o.

Lugar para el asignar e nombre d del archivo que se quier re subir.

Una vez se hay hecho es a ya sto, puede d darse clic en el botn l n llamado Su ubir archivo o. Pas sados unos cuantos min c nutos, el co ontenido de la ventana cambiar n nuevamente y e mostrar el arc chivo que ac cabamos de subir, en un forma mu similar a como se vera na uy en el programa original (W a Word, Excel, PowerPoin para que se le haga los cambi , nt), e an ios que se consideren necesar e rios.

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COMPART C TIRDOCU UMENTOSENGOOG GLEDOCS S

Lue de efectuar los cam ego mbios, el pa que sigu es compartir el doc aso ue cumento, pa ara ello se debe da clic en el botn Com o ar mpartir o Share, ubi icado en la parte superi ior al l lado derecho sobre el d o, documento:
Botn en el que se debe e dar clic para c compartir el arch hivo

Al d clic en ese botn, aparecern u serie de opciones di dar e una iferentes, en ntre ellas es st la q es neces que saria usar pa compart el archivo con otras personas: ara tir o

da sas s posibilidad d hacer alg diferente sin embar de go e, rgo Cad una de es opciones ofrece la p la o opcin sin em mbargo la opcin neces saria para co ompartir los archivos es la primera de ella llamada Comparti con otro usuarios Nuevame as, ir os . ente, al dar clic en es r sta opc cin, la pant talla nos cam mbiar:

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1. En el espacio que se encuentra debajo de Invitar a Usuario e r os, se deb ben escribir los correo de las p r os personas con las que se quiere c n compartir, de prefere encia los correos a agreg deben se de gmail. gar er 2. Luego de agregar l correos, se debe da clic en el botn que se encuent d los ar l tra precisam mente deba del espa ajo acio en el que se escrib bieron los correos; al d dar clic en l, la pantalla se actual lizar.

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En la mitad de la pantalla aparecer una pequea ventana con varios componente e a es, n Avisar a esto usuarios acerca de document os s el to?, debajo otro campo con ttulo A llam mado Para donde se listarn to a: e odos los co orreos que se hayan a agregado pa ara com mpartir el archivo; lue a ego, una op pcin llamad Asunto, donde se escribir el da ttu del men ulo nsaje que se quiere que les llegue a esas per e e e rsonas y, m abajo, un ms esp pacio suficie ente para que se esc criba el me ensaje que les llegar a todos l los con ntactos; segu uidamente, lo que resta es darle clic al botn e a enviar. ando se hay enviado e mensaje, nuevament se actualizar el co ya el te ontenido de la Cua pg gina y se po odr ver al l lado izquierd de la pantalla que l personas que antes se do las s agr regaron, aho estn com colabora ora mo adores y apa arecen en es lugar: se

Seccin donde aparecen los cont tactos agreg gados como colaboradores. Si se da clicc e la equis (X) que en hay de espus de c cada nombre, se excluir de los colaboradores d del documen nto. El prim mero en aparecer siempre es el dueo o creador del o documento.

Una vez hecho esto, el p a o proceso ha finalizado, puesto que a cada cor rreo agrega ado com colabora mo ador se le e envi un me ensaje que l notifica q le que se ha c compartido un arc chivo, adem se le env un enlace en el que puede enco s va e ontrar el doc cumento.

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CREAR RDOCUMENTOEN GOOGLE DOCS

Hay otra man y nera de com mpartir doc cumentos, esta vez n se trata de subir un no doc cumento ya creado, sin de crear no rlos directam mente en Go oogle Docs, este proce , eso es t todava ms simple que el de subir archivos. s Par comenzar es necesario estar en la pantalla de Google Docs y, en v de usar el ra r, vez bot Subir, se utilizar el botn N tn , Nuevo

Botn que se deb be utilizar para inicia ar la cre eacin de u un docum mento nuev vo en Google Docs

Al d clic en ese botn, v a aparec cuatro opciones entr las que podemos eleg dar e van cer re gir qu crear; ella son Documento si se quiere c as crear un arc chivo de tex tipo Wor xto rd; Ho de Clculo si se quiere crear una hoja de clculo tip Excel; P oja e po Presentacin si s quiere cre una pres se ear sentacin de diapositiva tipo Powe e as erPoint y C Carpeta, si lo que se desea es crear una carpeta par almacena archivos. e e ra ar

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Opcione que ofrec es ce Google Docs para la creacin de element tos to, nuevos: Document Hoja de Clculo, Presentacin y Carpeta. C

Sin importar qu tipo de documento se cree, la ventana si q a iempre va a contener l los elementos que se describi e ieron en la e explicacin anterior, as que no ha s abr dificult tad os e en reconocerlo cuando se necesiten. Por ejemplo, en el caso d crear un Presentac r e de na cin de Diap positivas, la ventana que a apa arecer ser esta:

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En ella se pueden identifi icar todos lo elemento necesario para crea el archivo y os os os ar o mpartirlo. A partir de e este lugar, el proceso se debe repe e etir, segn l las luego para com indicaciones da adas previam mente, desd la opcin Compartir de r. Com podemos ver, comp mo s partir un doc cumento de Word, Exce PowerPoint o de Adobe el, Acr robat, es mu simple y sencillo, no es dispendioso ni ted uy o dioso y facil lita el traba ajo cola aborativo; sin embargo es importa s o ante tener e cuenta que si dos o ms person en nas estn trabajan ndo simultn neamente en el archivo guardar los cambios que haga la o, ima persona a. lti Par evitar que eso suceda, al lado d ra e derecho de l pantalla a la aparece una ventana tipo a cha en la que aparecen las personas que estn trabajando en ese inst at, e o tante, adem ms se puede inici una con iar nversacin c con ellos pa saber q ara qu estn h haciendo y no pro oducir errore es. La situacin de escrita anter riormente es la nica di s ificultad que se present a la hora de e ta com mpartir docu umentos en Google Docs, ya que su ventajas s muchas: us son

Posibilid dad de acce eder al doc cumento en cualquier l lugar del m mundo, solo se necesita un comput a tador con ac cceso a internet. Disponib bilidad de t trabajar en el docume ento 24/7, e decir, 24 horas al d es 4 da durante los 7 das d la semana e de a. Facilida para qu otras pe ad ue ersonas colaboren en la creaci n, edicin y mejoram miento del d documento. Facilida de almacenamiento, ya que no s necesita C Disquetes, memori ad se CD, ias USB u otros disposit o tivos para guardar el do ocumento. Seguridad en el alm macenamien nto, ya que n importa s el comput no si tador person nal a entos estn en internet. se daa porque el o los docume Seguridad de acce eso, ya que solo las pe ersonas que hayan sido previamen o nte adas pueden ingresar a leer o modificar los doc n cumentos. autoriza

Tod esto hac que Goo do ce ogle Docs s sea una ex xcelente her rramienta p para constru uir doc cumentos, sin importar la distanc a la qu se encue s cia ue entren las personas que trabajan en l facilitand el trabajo colaborat l, do tivo y mejorando los resultados que pro oducen los mismos. m

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