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ANLISIS DE LA INFORMACIN DOCUMENTAL Anlisis de la informacin

1.- Criterios de anlisis. El origen de la informacin se muestra, fundamentalmente, a travs de una serie de funciones documentales que surgen en el servicio interno de cualquier centro de documentacin: Atencin a las consultas externas: Realizar el anlisis en funcin de estas necesidades. Los servicios internos se prestan a todo el personal del centro, institucin o empresa. Confeccionar y mantener al da una lista de fuentes. Plantear un anlisis dinmico y eficaz que sirva con prontitud las necesidades del usuario El origen de la informacin implica tambin: presencia de las tecnologas conlleva la aceptacin de nuevos sistemas de anlisis. La Desarrollo de esa tecnologa en beneficio del anlisis documental. Dificultad para encontrar programas especficos. Que esos programas sean manejables por el usuario, de tal forma que todas las secciones o partes de la empresa o centro estn debidamente atendidas y sean eficaces. Atencin a otros documentos parecidos o similares que pueden complicar luego el proceso de anlisis 2. Valoracin del anlisis. A la hora de llevar a cabo una valoracin previa al anlisis de los documentos que son considerados fundamentales dentro del centro, hay que partir de una metodologa que se ha de aplicar con cierto rigor para que a la hora de acceder a los documentos no se produzca el "silencio in-formativo" y la consiguiente prdida de un potencial usuario. El responsable del centro ha de determinar el nivel de anlisis que han de experimentar los documentos. Por ejemplo, en un medio de comunicacin existe la obligacin de hacer una anlisis en profundidad, sobre todo porque ciertas informaciones exigen un apoyo documental completo. La metodologa clsica empleada en la documentacin se realiza desde una doble perspectiva: El anlisis incluye una descripcin formal, atendiendo a unas caractersticas establecidas y 1. aceptadas por organismos internacionales o la elaboracin de un mtodo propio, pero que resulte eficaz en su recuperacin. El anlisis incluye tambin una descripcin de contenido, mucho ms importante, ya que es 2. el documentalista quien aporta conceptos ms personales, tal y como se entiende actualmente la documentacin en los medios. El grado de anlisis depende de las necesidades del propio centro y sobre todo del nmero de documentalistas que puedan dedicarse a esta tarea, ya que lo ms importante es la recuperacin de la informacin, aunque ciertos directores de medios ignoran que previamente hay que analizar y preparar cada uno de los documentos que despus van a demandar los redactores. Existe la posibilidad real sobre todo en centros de documentacin de televisinde que es sean empresas ajenas al centro quienes lleven a cabo el anlisis de los documentos, lo que implica:

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Un compromiso en la entrega. Un anlisis exhaustivo de cada documento. Un mantenimiento del producto. Una actualizacin y conservacin de los documentos.

No siempre se realiza el proceso completo. En ocasiones, se encarga una parte del anlisis, la que resulta ms complicada. Los resultados lase efectividad, calidaddependen del tipo de anlisis que se efecte: Son muy pocos los centros de documentacin de medios que realizan las mismas tareas. 1. Una tendencia generalizada a disponer de un centro muy particular, a la medida de los 2.redactores que ms lo emplean. Se impone la necesidad de llevar a cabo un mismo anlisis, dependiendo siempre del 3.producto final, bien sea un medio escrito, sonoro o audiovisual. Adems, una puesta en comn entre directores de centros sera fundamental. Hay medios que disponen de un centro que realiza todas las funciones, incluido el anlisis, con el fin de conseguir ahorrar tiempo y dinero: Televisin Espaola y Radio Nacional, por ejemplo, comparten bases de datos comunes y 1.cada uno se encarga de mantener y actualizar un nmero determinado de bases de datos. El Peridico de Catalua, como cabecera de un grupo de peridicos dentro de Espaa, 2.atiende las peticiones, a travs de un cnsul, pero no realiza las funciones documentales de cada uno de esos peridicos. Es de esperar que algn da cambien de idea, sobre todo los directores y editores de algunos medios, muchos son importantesque no llevan a cabo ningn tipo de anlisis y que consideran que a los documentos se accede sin "demasiados problemas". 3. Elementos que intervienen en el anlisis de las informaciones (documentalista). Han de conocer la realidad informativa para: Preciar el grado de anlisis que requiere cada documento. 1. Evaluar todos los aspectos que presenta un hecho noticioso. 2. Anteponerse a futuras necesidades informativas siempre es posible 3.no . Buscar otros documentos ya existentes en el centro y evitar la duplicidad. 4. Conocer y aplicar el mtodo ms oportuno para cada documento. 5. Conocer otras alternativas. 6. Establecer las principales alternativas documentales en cada situacin. 7. Proponer los elementos esenciales del anlisis de cada uno de los documentos. 8. Desechar aquellos que son inservibles o los que pueden quedar infravalorados en un corto 9.perodo de tiempo. 10.- Determinar que otros documentos pueden alcanzar una valoracin suficiente para ser analizados. 11.- Formular un nico anlisis para los documentos urgentes. 3. Elementos que intervienen en el anlisis de las informaciones (comunicador). Han de conocer la realidad documental para: Determinar los principales tipos de anlisis que efecta el centro de documentacin. 1. Concretar su bsqueda para que los resultados documentales sean ms eficaces. 2. Poder precisar mejor su informacin porque dispone de documentos seleccionados y 3.analizados en un ptimo nivel. Conocer previamente que posibilidades informativas tiene, a tenor de otros documentos 4.-

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solicitados previamente. Emitir, en ocasiones, algn juicio de valor sobre la tarea documental. 5.4. Proceso de anlisis. Hay muchas posibilidades para analizar un documentos, sobre todo porque dispone de muchos mensajes. Lo esencial es conocer la finalidad de su uso. El proceso de anlisis requiere: Mostrar cul es el origen del documento, lo que se conoce como Anlisis de Control. 1. Descubrir el qu, es decir el Anlisis de Contenido. Puede llevarse a cabo a travs de 2.datos del propio mensaje o estudiando el estilo de cada uno de los elementos de la organizacin. Un seguimiento de los medios 3.Anlisis de los Medios es decir dnde se publican las , informaciones que a su vez generarn otros documentos. Precisar el impacto del anlisis, a travs del Anlisis de Audiencias. Para ello es preciso 4.conocer a qu personas llega esa informacin documentada, es decir quin recibe la informacin. Un Anlisis de los Efectos para conocer el impacto sobre las audiencias, es decir, con 5.qu consecuencias. El anlisis se lleva a cabo, para adecuar el mensaje documental a las necesidades de los usuarios, para revisar qu elementos de un mensaje son los ms apropiados y, sobre todo, para mejorar su calidad. Un anlisis descubre tambin la ideologa del documento, el grado en que se modifica la realidad; permite comparar, adems, el tratamiento documental llevado a cabo por varios centros de documentacin. Esto viene determinado por el valor documental de cada una de sus informaciones y son los documentalistas quienes deben hacer este seguimiento de medios de comunicacin. Frente al anlisis de contenido, esencial en los medios de comunicacin, est el anlisis de forma o anlisis externo que indica cmo se dicen los mensajes, dnde estn ubicados o con qu frecuencia aparecen. Examen crtico de la conceptualizacin del anlisis: Los conceptos: es decir, aquellos documentos que se han de analizar y cmo obtenerlos. 1. El tema principal: delimitar dentro de un contexto lo ms importante. No siempre hay que 2.eliminar aquellas parte que parezcan superfluas. Los fundamentos del analista: dependiendo de su conocimiento as se practicar el 3.anlisis. Es importante conocer los antecedentes, el origen de las informaciones. El objetivo final: determinar con claridad las intenciones del analista y plasmarlas sin 4.dejarse llevar por ideas vagas. La valoracin: es decir, dar importancia a la relacin entre los datos de una informacin y 5.su contexto. Adems es importante concretar su forma. La justificacin: Deben hacerse pruebas para determinar qu tipo de documentos pueden 6.ser interesantes o necesarios de cara a un anlisis. Una vez determinado el tema principal se pueden desarrollar los diferentes elementos. Es decir, que el tema principal presenta diversas categoras o matizaciones del anlisis. Para ello, es necesario establecer previamente unas normas basadas en un cdigo. Estas reglas permiten al documentalista desentraar el mensaje principal. Por ejemplo: si analizamos un documento sobre la violencia, tendramos que considerar adems palabras como: golpes, disparos, insultos, amenazas... Para que el anlisis sea efectivo, se han de cumplir una serie de consideraciones lgicas:

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La informacin ha de ser pertinente, es decir relacionado con el tema a analizar. 1. Ha de ser exhaustiva, lo que implica conocer la totalidad de los significados que se refieren 2.al problema planteado a la hora de realizar el anlisis. Tienen que ser excluyentes, ya que un mismo elemento no puede estar dentro de dos 3.categoras distintas, si bien ciertos significados no pueden separarse. Han de ser objetivas, en el sentido de que todas las ideas puedan ser interpretadas por 4.otros investigadores sin prdida de tiempo. Demasiada informacin plantea una confusin. En ocasiones es mejor determinar el tema 5.principal y no caer en conceptos unitarios. Una puesta en comn entre todos los documentalistas para precisar y valorar cual de los 6.documentos ha de analizarse previamente. El siguiente paso es decidir qu se va a analizar, despus de conocer las ideas ms importantes y de estructurar la informacin en partes del anlisis: Partes esenciales: aquellas que contienen ideas que se pueden considerar independientes 1.unas de otras. En el anlisis hemos de buscar las caractersticas que nos interesa descubrir. Por ejemplo: Un presidente de un club de ftbol al ofrecer un discurso estructura su informacin siguiendo pautas de un orador; mientras que un lingista que le escuche ir estructurando esas ideas en oraciones. Partes individuales: aquellas que permiten analizar la informacin de forma aislada, es 2.decir, son unidades mnimas de significados. Por ejemplo: Existen aspectos de la informacin que si no se dividen no se llega al punto central, como algunos procesos cientficos. Partes del contexto: fijan lmites a la informacin contextual que puede incorporarse a la 3.descripcin de una unidad de registro. Algunas carecen de significado. Por ejemplo: Ciertas partes de ese proceso cientfico aisladas. El anlisis comienza cuando se hacen las revisiones preliminares del material de un modo todava no riguroso, pero que permite ir determinando las categoras. En este momento se cuenta ya con el diseo y el material que se ha ido obteniendo. En esta fase, el analista examina el material y realiza estas operaciones: Lee y relee cuidadosamente cada mensaje o cada parte del mismo para ir encontrando los 1.significados ms importantes. Cada uno de estos significados se muestra bajo expresiones semejantes o distintas. Una vez conseguida toda la informacin pertinente hay que ordenarla en categoras y 2.luego comprobar esas categoras. En esta fase se buscarn las asociaciones de significados y significantes aunque no aparezcan a primera vista. Es el momento de buscar y establecer las relaciones entre las distintas categoras, es 3.decir, las principales ideas que contiene el documento. El documentalista se ha de comprometer a sealar los temas ms valorados dentro de un documento y para ello ha de ver la frecuencia con que aparece, la superficie o tiempo que le dedican los medios de comunicacin e incluso el nmero de grficos, fotografas, etc. , que contiene. No siempre se puede determinar el valor de la informacin de esta manera, pues a veces informaciones amplias no llevan ilustraciones o explicaciones mediante diagramas. En todo caso, el analista debe saber que si la informacin pertenece a un conjunto de teoras o de hechos importantes, el material que tiene delante terminar teniendo un valor documental importante. Slo queda valorar e interpretar los mensajes. En esta operacin el analista relaciona unos con

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otros. En ocasiones, el marco para interpretar cada documento sometido al anlisis es el que determina el conocimiento que tiene el propio analista. Por ltimo, en la conclusiones se recoge toda la informacin que se ha obtenido. Aqu se sintetizan todos los aspectos sustantivos de los mensajes que se han examinado. Es tambin el momento de comprobar si se ha respondido con acierto a la idea inicial del anlisis, lo que demostrar que es correcto el trabajo realizado. Cuando se redacten las conclusiones ha de mostrar el analista modestia y precaucin, puesto que observar la realidad no es fcil y los mtodos de las ciencias sociales, como el anlisis de contenido no son tan perfectos como para dar respuestas absolutas e infalibles. Por ejemplo: no se deben utilizar trminos como: cabe duda de que? partir de lo que no a los mensajes demuestran, la intencin del autor es...? comprueba que estos mensajes se tendrn un efecto intenso en el pblico?. Por contra, se recomiendan expresiones como es posible afirmar...? ha comprobado que...? se puede deberse a?

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