PROIECT FINANŒAT DE

Ministerul Integrårii
UNIUNEA EUROPEANÅ

Europene

Phare - Coeziune Economicå æi Socialå

Cele mai frecvente 1 3 greseli
facute de solicitantii de finantare nerambursabila

1. Solicitant æi /sau partener neeligibil

2. Neconformitate administrativå
3. Proiect neeligibil
4. Activitåœi neeligibile
5. Bugetul solicitat nu se încadreazå în limitele
finanœårilor nerambursabile æi ale procentajului
de co-finanœare a proiectului
6. Grupuri œintå neeligibile
7. Durata incorectå a proiectului
8. Supraestimarea costurilor eligibile
9. Incompatibilitate între buget
æi metodologie
10. Greæeli de aritmeticå în calculul
bugetului
11. Documentaœie însoœitoare
incompletå
12. Cereri scrise de mânå
13. Nerespectarea Ghidului
Solicitantului
Pliant publicat de Ministerul Integrårii Europene.
Conœinutul acestui material nu reprezintå în mod necesar poziœia oficialå a Uniunii Europene æi a Guvernului României

Acest document a fost elaborat de cåtre echipa de asistenœå tehnicå a proiectului

”Suport pentru organizarea campaniei de conætientizare æi facilitare a pregåtirii cererilor de finanœare”

Programul Phare 2002 - Coeziune Economicå æi Socialå

Anul publicårii: 2005
Introducere
Punctul culminant al unei munci de luni de zile îl reprezintå
cererea dvs. de finanœare nerambursabilå - acea multitudine
de hârtii care vå acapareazå rapid întreaga atenœie æi
preocupare. Cu toate acestea, dosarul dvs. atât de preœios
nu reprezintå pentru Autoritatea Contractantå decât una
dintre multele cereri.

Trebuie så înœelegeœi æi så respectaœi fiecare instrucœiune

în parte ca så vå asiguraœi cå sunteœi pe drumul cel bun
spre finanœare. De aceea trebuie så acordaœi atenœie tuturor
detaliilor. Aceastå broæurå prezintå greæelile cele mai
frecvent întâlnite în solicitårile de finanœare nerambursabilå.
Poate nu o så vå vinå så credeœi, dar lista include æi greæeli
precum “Solicitårile trebuie dactilografiate/adicå scrise la
calculator, æi nu de mânå”. Tot în acestå broæurå sunt
câteva sfaturi practice care vå ajutå så evitaœi greæelile
æi sugestii privind respectarea cerinœelor din instrucœiuni.

Acest document este un rezumat util al punctelor esenœiale

pe care trebuie så le respectaœi când vå pregåtiœi æi când
redactaœi cererea de finanœare. El include o prezentare
completå a fiecårei secœiuni a solicitårii de finanœare, care så
vå atragå permanent atenœia. Este aæadar o resurså utilå pe
care toœi solicitanœii ar trebui så o citeascå, så o imprime æi
så o afiæeze pe perete în faza de pregåtire a cererii de
finanœare nerambursabilå.
 Solicitant æi /sau partener neeligibil
1 Ghidul Solicitantului defineæte clar solicitanœii æi partenerii
eligibili (secœiunea “Eligibilitatea solicitanœilor: cine poate
solicita finanœare” æi “Parteneriat æi eligibilitatea partenerilor”).

Eligibilitatea solicitantului æi a partenerilor rezultå din:

- Descrierea organizaœiei solicitante incluså în Formularul
de cerere de finanœare.
- Descrierea partenerilor incluså în Formularul de cerere

3
de finanœare.
- Documentele însoœitoare (actul constitutiv) ale
organizaœiei solicitante, incluse ca anexå la Formularul
de cerere de finanœare.

În Ghidul Solicitantului corespunzåtor unei

scheme de finanœare pentru dezvoltarea
Exemplu resurselor umane, se precizeazå cå aplicanœii
eligibili sunt organizaœiile publice sau
non-publice, non-profit sau orientate spre

7
obœinerea de profit. O societate comercialå, fie
cå are capital privat sau de stat, este în acest caz
eligibilå pentru obœinerea finanœårii.

Dacå activitåœile descrise în proiect nu sunt

incluse în documentele statutare, cererea va
fi respinså. ACEST LUCRU ESTE VALABIL æI
PENTRU PARTENERII SOLICITANŒILOR.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Neconformitate administrativå
2 În ceea ce priveæte conformitatea administrativå, Ghidul
solicitantului conœine menœiuni foarte concrete privind
eligibilitatea administrativå (secœiunea: “Eligibilitatea
solicitanœilor: cine poate solicita finanœare”).

Solicitanœii trebuie så includå în cererile lor de finanœare o

declaraœie din care så reiaså cå ei æi partenerii lor nu fac parte
din nici una dintre categoriile urmåtoare:
• sunt în stare de faliment sau de lichidare, afacerile acestora
sunt administrate de cåtre instanœe, au încheiat înœelegeri cu
creditorii, æi-au suspendat activitatea de afaceri, se supun
procedurilor privind aceste aspecte, sau se aflå într-o
situaœie asemånåtoare, rezultatå dintr-o procedurå similarå
prevåzutå în legislaœia sau reglementårile naœionale;
• au fost condamnaœi pentru abuz în serviciu printr-o hotårâre
ce are autoritate de lucru judecat;
• se fac vinovaœi de abuz grav în serviciu, dovedit prin orice
mijloace pe care Autoritatea Contractantå le poate justifica;
• nu æi-au îndeplinit obligaœiile legate de plata contribuœiei la
asiguråri sociale sau de plata impozitelor în conformitate cu
prevederile legale ale œårii în care îæi desfåæoarå activitatea
sau ale œårii cåreia îi aparœine Autoritatea Contractantå sau
cu cele ale œårii în care urmeazå så se deruleze contractul;
• în cazul lor s-a pronunœat o hotårâre care are autoritate de
lucru judecat pentru înæelåciune, corupœie, apartenenœa la o
organizaœie criminalå sau implicarea în orice fel de activitate
ilegalå, contrare intereselor financiare ale Comunitåœii;
• urmare a unei alte proceduri de procurare sau de acordare
a unei subvenœii finanœate din bugetul Comunitåœii, s-au
constatat încålcåri grave ale contractului constând în
nerespectarea obligaœiilor contractuale.
 • nu æi-au îndeplinit obligaœiile de platå a contribuœiilor de
asiguråri sociale conform prevederilor legale ale œårii în
care sunt stabiliœi;
• nu æi-au îndeplinit obligaœiile fiscale conform prevederilor
legale ale œårii în care sunt stabiliœi;
• sunt vinovaœi de a fi furnizat informaœii eronate æi menite så
inducå în eroare Autoritåœile Contractante, în scopul de a
participa la licitaœii sau contractare;
• fac obiectul unei declaraœii de încålcare gravå a
contractului pentru nerespectarea obligaœiilor aferente
unui alt contract încheiat cu aceeaæi sau cu o altå
autoritate contractantå sau unui alt contract finanœat din
fonduri comunitare;
• au încercat så obœinå informaœii confidenœiale sau så
influenœeze comitetul sau Autoritatea Contractantå în
timpul procesului de evaluare aferent licitaœiei curente sau

7
unor licitaœii anterioare.

Dacå solicitantul sau partenerii såi se

încadreazå în oricare dintre categoriile
menœionate, cererea de finanœare VA FI
RESPINSÅ.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

3
Proiect neeligibil

Secœiunea “Eligibilitatea proiectelor: proiecte pentru care se

poate solicita finanœare” din Ghidul solicitantului defineæte
proiectele eligibile pentru finanœare.

Solicitanœii justificå eligibilitatea proiectelor lor în anumite

secœiuni specifice ale cererii de finanœare:

- Rezumat
- Obiective

3
- Justificare
- Descrierea detaliatå a activitåœilor
- Metodologie

Se lanseazå un program de finanœare, iar

Exemplu proiectele eligibile se referå la acœiuni privind
drepturile omului æi democraœia. Asta înseamnå
cå dacå un ONG cu activitate în domeniul

7
protecœiei mediului depune o cerere de finanœare
pentru un proiect privind educaœia în domeniul
protecœiei mediului, cererea sa va fi respinså.

Solicitanœii trebuie så pregåteascå

proiecte care corespund domeniului de
aplicare æi scopurilor programelor de
finanœare existente æi nu så încerce så
adapteze programele de finanœare
existente la ideile lor de proiecte.
 Activitåœi neeligibile
4
Eligibilitatea activitåœilor din cadrul proiectului propus este
descriså în “Eligibilitatea proiectelor - Secœiunea Tipul
activitåœilor” din Ghidul Solicitantului.

Solicitantul justificå eligibilitatea activitåœilor propuse în

3
secœiunile “Descriere detaliatå a activitåœilor” æi
“Metodologie” din cererea sa de finanœare.

O companie aplicå pentru obœinerea de fonduri

Exemplu printr-o schemå de finanœare pentru dezvoltarea
resurselor umane. Proiectul propus prevede
organizarea unor cursuri de instruire în utilizarea
calculatorului, adresate angajaœilor administraœiei
publice din judeœ. Aceastå activitate este eligibilå

7
pentru finanœare.

Dacå solicitantul propune un proiect

ale cårui activitåœi principale sunt
neeligibile, Comitetul de evaluare va
respinge proiectul.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Bugetul solicitat nu se încadreazå
în limitele finanœårilor nerambursabile æi al
procentajului de cofinanœare a proiectului
5
Limita superioarå æi inferioarå a bugetului sunt specificate clar în Ghidul
Solicitantului, în secœiunile:
- Bugetul disponibil al sprijinului financiar acordat de Autoritatea
Contractantå;
- Surse de finanœare necesare din bugetul solicitantului.

Finanœårile nerambursabile nu acoperå 100% costurile eligibile ale

proiectului.

Volumul finanœårii solicitat Autoritåœii Contractante trebuie så se

încadreze în limitele stabilite de Ghidul Solicitantului.

3
În plus, solicitantul (æi partenerii såi) trebuie så dispunå de resursele
financiare necesare pentru a acoperi diferenœa conform Ghidului
solicitantului.

Volumul minim al finanόrii nerambursabile:

Exemplu 10.000 Euro.
Volumul maxim al finanόrii nerambursabile:
50.000 Euro.

7
Finanœarea nerambursabilå nu trebuie så
depåæeascå 80% din totalul costurilor eligibile ale
proiectului. Diferenœa trebuie finanœatå din
resursele proprii ale solicitantului, sau din alte
surse decât bugetul Comisiei Europene.

Acest lucru înseamnå cå restul de 20%

trebuie acoperit din resursele proprii ale
solicitanœilor (æi/sau partenerilor).
 3
Volumul finanόrii nerambursabile solicitate nu
Exemplu trebuie så fie mai mic de 10.000 EURO æi nici mai
mare de 50.000 EURO.

Dacå totalul costurilor eligibile se ridicå la 42.000

EURO, finanœarea solicitatå nu trebuie så
depåæeascå 33.600 EURO (adicå 80% din 42.000
EURO).

Diferenœa, adicå 42.000 - 33.600 = 8.400 EURO

trebuie finanœatå din resursele proprii ale
solicitantului æi acest lucru trebuie domonstrat în
mod corespunzåtor în secœiunea intitulatå “Surse

7
de finanœare ca parte a bugetului solicitantului”.

Dacå solicitantul NU SATISFACE condiœiile

sus menœionate, cererea sa de finanœare va
fi respinså.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Grupuri œintå neeligibile
6 Solicitanœii demonstreazå cå proiectul lor este eligibil în
urmåtoarele secœiuni ale cererilor lor de finanœare:

- Descriere detaliatå a activitåœilor;

- Metodologie;

3
- Impactul estimat asupra grupurilor œintå.

Grupurile œintå din cererea de finanœare trebuie

Exemplu så fie CLAR DEFINITE, iar terminologia folositå
în întreaga cerere de finanœare trebuie så fie
aceeaæi. De exemplu: termenul “cursant” nu
trebuie înlocuit cu “student” (deoarece este

7
posibil ca acesta din urmå så nu desemneze un
grup œintå eligibil).

Unele dintre proiectele propuse de

solicitanœi nu œin cont de grupurile œintå
indicate în Ghid, sau grupurile œintå
menœionate în cererea de finanœare nu
sunt definite în mod clar.
 7 Durata incorectå a proiectului

Proiectul are o duratå specificå æi clar definitå în Ghidul

Solicitantului (secœiunea “Dimensiunea proiectelor -
Duratå”).

Durata proiectului propus de solicitant se indicå în

3
secœiunea “Duratå æi Plan de acœiune” din cererea de
finanœare.

Durata proiectului nu poate så depåæeascå

Exemplu 18 luni.

7
Dacå durata proiectului este mai mare de

3
18 luni, este bine ca solicitanœii så reducå unele
activitåœi pentru a se putea încadra în durata
programului de finanœare.

Dacå durata propuså în cererea de

finanœare depåæeæte durata indicatå în
Ghid, cererea va fi respinså.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Supraestimarea costurilor eligibile
8

7
Secœiunea “Eligibilitatea costurilor: costuri care pot fi luate
în considerare pentru finanœarea nerambursabilå” din
Ghidul solicitantului indicå în mod clar costurile eligibile
pentru finanœare.

Solicitanœii nu trebuie så supraestimeze

3
costurile pentru a primi un volum mai mare
de finanœare.

Unele dintre costurile eligibile din bugetul cererilor

Exemplu de finanœare sunt supraestimate, de ex. 35.000

7
EURO pentru o maæinå. În aceastå situaœie,
Comitetul de evaluare poate så reducå bugetul
alocat pentru acest articol bugetar (dar nu poate
realoca surplusul la o altå linie bugetarå).

Apare aici un risc, æi anume în cazul în

care Comitetul de evaluare reduce
costurile supraestimate conform preœurilor
pieœei, atunci volumul finanœårii
nerambursabile poate så scadå sub limita
minimå indicatå în Ghid æi deci cererea de
finanœare så fie respinså.
 9 Incompatibilitate între buget
æi metodologie

3
Metodologia æi acœiunile - activitåœile prezentate de
solicitanœi trebuie så fie compatibile unele cu altele,
conform secœiunii “Metodologia æi bugetul acœiunii” din
Ghidul Solicitantului.

Unele puncte din buget nu sunt justificate în

Exemplu descrierea proiectului, sau, în unele cazuri, din
partea descriptivå (metodologia solicitantului)
decurge nevoia de anumite articole/activitåœi, dar

7
acestea nu se regåsesc în buget.

În aceastå situaœie, este posibil ca

cererea så fie respinså datoritå lipsei de
coerenό.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

Greæeli de aritmeticå în calculul
1 0
bugetului

3
Solicitanœii justificå sumele pe care le cer în secœiunea
“Foaia de calcule bugetare” din cererea lor de finanœare.

Exemplul 1 Suma efectivå a liniilor bugetare defalcatå

7
este diferitå de suma solicitatå.

Acest lucru înseamnå cå bugetul prezentat

de solicitant conœine procentaje greæite ale
finanœårii solicitate æi ale contribuœiei proprii

3
prevåzute.

Foaia de calcul a bugetului din cererea de

Exemplul 2 finanœare nu cuprinde decât valoarea finalå a

7
sumei solicitate.

Toate liniile bugetare necesare trebuie

completate æi calculate. Dacå se prezintå
numai valoarea finalå fårå justificårile/calculele
corespunzåtoare, este posibil ca cererea så fie
respinså.
 11 Documentaœie însoœitoare
incompletå

Documentele necesare aferente cererii de finanœare sunt

enumerate în secœiunea “Cererea de finanœare” æi
documente suport din Ghidul Solicitantului.

Solicitanœii trebuie så includå în dosarul pe care îl depun

pentru a obœine o finanœare nerambursabilå documentele
enumerate în “Lista de verificare a documentelor suport

7
din formularul cerere de finanœare”.

Un solicitant uitå så includå în

documentaœia depuså CV-urile
experœilor responsabili cu activitåœile
cheie ale proiectului. În acest caz, el
nu mai poate face completåri
ulterioare, iar cererea sa de finanœare
este respinså.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

1 2
Cereri scrise de mânå

7
Ghidul Solicitantului specificå în mod clar cå cererile de
finanœare nu trebuie så fie scrise de mânå. (Secœiunea:
“Cererea de finanœare æi documente suport”).

Conform Ghidului, cererile trebuie så fie

dactilografiate/scrise la calculator æi NU
de mânå; în caz contrar, ele vor fi
respinse.
 1 3 Nerespectarea Ghidului
Solicitantului

7
Solicitanœii interesaœi trebuie så citeascå cu atenœie Ghidul
æi så-æi completeze cererea de finanœare în mod
corespunzåtor.

Solicitanœii NU TREBUIE SÅ ŒINÅ CONT

de ghidurile aferente unor programe de
finanœare anterioare.

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila