Sistema de informacin contable 1. Antecedentes histricos 2. Concepto de sistema de informacin contable 3. Sistema de informacin contable (sic) 4.

Manuales o computarizados 5. Estructura de un sistema de informacin contable 6. Caractersticas de un sistema de informacin contable 7. Cualidades de un sistema de informacin contable 8. Objetivos de un sistema de informacin contable 9. Para que sirve el sistema de informacin contable 10. Utilizacin de un sistema de informacin contable 11. Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad 12. Limitaciones de un sistema informacin contable 13. Ventajas de un sistema de informacin contable 14. Desventajas de un sistema de informacin contable 15. Conclusin 16. Bibliografa ANTECEDENTES HISTRICOS El estudio de los sistemas de informacin se origin como una sub-disciplina de las ciencias de la computacin en un intento por entender y racionalizar la administra cin de la tecnologa dentro de las organizaciones. Los sistemas de informacin han ma durado hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la adminis tracin. Adicionalmente, cada da se enfatiza ms como un rea importante dentro de la i nvestigacin en los estudios de administracin, y es enseado en las universidades y e scuelas de negocios ms grandes en todo el mundo. En la actualidad, la Informacin y la tecnologa de la Informacin forman parte de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organizacin, jun to con el personal, dinero, material y maquinaria.[6] Muchas compaas han creado la posicin de Director de Informacin quien asiste al comit ejecutivo de la compaa, junt o con el Director Ejecutivo, el Director Financiero, el Director de Operaciones y el Director de Tecnologa (es comn que el Director de Informacin acte como Director de Tecnologa y viceversa). Por eso todos los Sistemas de Informacin deben de ser catalogados en base a su funcin. CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones. La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras: la contabilidad financiera o la contabilidad externa. la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera: muestra la informacin que se facilita al pblico en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los cli entes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta info rmacin tambin es de mucho inters para los administradores y directivos de la empres a. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la emp resa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. La contabilidad de costos: estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de produccin, el grado de efic iencia y productividad, y permite la planificacin y el control de la produccin, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la poltica del capital. Est a informacin no suele difundirse al pblico. Mientras que la contabilidad financier

a tiene como objetivo genrico facilitar al pblico informacin sobre la situacin econmi ca financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo ese ncial facilitar informacin a los distintos departamentos, a los directivos y a lo s planificadores para que puedan desempear sus funciones. Propsito y naturaleza de la informacin contable El propsito de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una ent idad econmica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa info rmacin financiera de la empresa para realizar una buena planeacin y control de las actividades de la organizacin. El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta i nformacin. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como t ambin de registros manuales e informes impresos. Elementos de sistemas de informacin El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de informa cin pueda funcionar. El Recurso humano. Que interacta con el sistema, el cual esta formado por las per sonas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y producen difere ntes tipos de resultados. Las telecomunicaciones. Que son bsicamente software y hardware, facilitan la tran smisin de texto, datos, imgenes y voz en forma electrnica. Procedimientos que incluyen las Polticas y reglas de operacin, tanto en la parte f uncional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una apl icacin en la empresa. Ciclo de vida de un sistema de informacin Estudio: La etapa de Estudio de viabilidad o estudio inicial. Su principal objet ivo es el estudio e identificacin de las deficiencias actuales en el ambiente del usuario (a travs de relevamientos, en cuentas), establecer nuevos objetivos, y p roponer escenarios viables. Anlisis: Conforme a las alternativas generadas por el estudio, en esta etapa se m odelan las necesidades del usuario a travs de diagramas especiales (DFD, ER), dan do como resultado las Especificaciones estructuradas. Diseo: En esta etapa se "disea" el sistema, determinando los mdulos componentes del Sistema, de acuerdo a una jerarqua apropiada, a los procesadores (hardware) y a la funcin. Implantacin (desarrollo): Esta actividad incluye la codificacin e integracin de los mdulos con tcnicas de programacin estructurada. Generacin del test de aceptacin: Consiste en preparar un conjunto de casos para ef ectuar las pruebas del sistema. Garanta de calidad: En esta etapa se efecta el TEST final de aceptacin del Sistema. Descripcin de procedimiento: Consiste en la elaboracin de la "descripcin formal" de l nuevo sistema: Manuales del Usuario, Manuales del Sistema, Manuales de procedi miento. Conversin de la base de datos: Esta actividad slo se realiza cuando existen sistem as funcionando. Instalacin: Es la actividad final. Sistema de informacin tiene como objetivo bsico para brindar informacin para gestio nar la planificacin de la empresa y garantizar las acciones que ejecutan los resp onsables de conducir la entidad. El ciclo de vida del sistema de informacin se realiza varios pasos para que este bien procesado para una buena tome de decisiones. Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo, empezando con el estudio y terminando con la instalacin, por eso se llama ciclo de vida del sistem a de informacin. SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC)

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en informacin, que almacena y posteriormente se d a a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye informacin vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeado la contabilidad es controlar y organizar l as diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situacin en que esta se encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para llevar a cabo los propsi tos que se quieren realizar y as cumplir con los objetivos. El SIC no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a la dir eccin de la empresa ejercer un mero control tcnico sobre la misma, sino que debe p ermitir la toma de decisiones. Es conveniente crear un sistema de informacin contable mas detallado y preciso qu e permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organizacin y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento op ortuno. Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres asp ectos: los intangibles, la tecnologa y el riesgo. Los usuarios exigen calidad y confianza en la informacin que le es suministrada d e acuerdo con los comportamientos sociales e individuales. Como menciona John Kotter, las empresas estn adoptando "un nuevo modelo de negoci os que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el traba jo que aade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificacin estratgica " 2. La contabilidad debe plantear un sistema de informacin basado en principios que g eneren mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor. Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las nicas formas sostenible s que tienen las organizaciones de crear valor, estn cambiando, pero las herramie ntas para medirlas no" 3. [pic] He aqu el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple tcnica del ejercic io contable sino que debemos estar vidos de conocimiento (vivir en la frontera de l conocimiento) Y por ende crear un sistema de informacin que satisfaga las necesidades de los us uarios. MANUALES O COMPUTARIZADOS Son llevados de la siguiente forma Recopilamos de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organ izacin, es decir, facturas, copias de cheques, etc. Que representan los datos con tables. Organizacin y procedimiento que implica el anlisis de las operaciones registradas. Generacin del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la inf ormacin que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones. SISTEMA MANUAL Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la ope racin. Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un o rden cronolgico. Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor. Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar. Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor. Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobacin ajustado, estad o de resultados, estado de situacin y asientos de cierre. Se prepara el balance de comprobacin posterior al cierre.

SISTEMA COMPUTARIZADO Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la ope racin. Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento. El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automticamente. Se determinan automticamente los saldos de cada cuenta. Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automticam ente. La preparacin del balance de comprobacin ajustado, estado de resultados, estado de situacin y asientos de cierre, es automtico. El software prepara automticamente el balance de comprobacin posterior al cierre. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin ace ptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las ac tividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin e mbargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y l a interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones com erciales. 1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trm inos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una tran saccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertam ente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. 2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades co merciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tant o, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquell as transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. 3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de l as transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para qu e cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerent es de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientr as que la alta gerencia de Mars necesitar la informacin de ventas resumida por alm acn. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituye n los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el p roceso contable incluye algo mas que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la i nformacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema c ontable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios ext ernos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa. CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre l

as operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimien tos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y as egurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cu ando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas esp eciales de un negocio en particular. CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe se r comprensible, til y en ciertos casos se requiere que adems la informacin sea comp arable. La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de comprender. La informacin es til cuando es pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee el valor de realimentacin, valor de predi ccin y es oportuna. La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cu al represente fielmente los hechos econmicos. Importancia de la contabilidad en funcin de los usuarios de la informacin. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la neces idad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obte ndr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los s ervicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informac in de carcter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banq ueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los trminos y los conceptos c ontables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea gran de o pequeo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso ms notable en el campo de los negocios, la funcin contable es vital en todas las unidades de nuestra soc iedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaracin de renta . A menudo, una persona debe proporcionar informacin contable personal para poder comprar un automvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crdito o conseguir un prstamo bancario. Las grandes compaas por acciones son responsables a nte sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el pblico. El gobie rno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la conta bilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilida d es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y acep tar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la info rmacin contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y exactas. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE La informacin contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligacion es que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren expe rimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocio s. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas.

 Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad econmica representa para la comunidad. PARA QUE SIRVE EL SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE El sistema informacin contable tiene como base a un conjunto de datos a los que s e les proporciona una interpretacin con un sentido particular, por lo que debe cu mplir con normatividad y reglamentos para que sea til, confiable y oportuna. . a) Utilidad.- Una de las caractersticas de la informacin contable es la de adecuar se al propsito del usuario. La utilidad de dicha informacin estar en funcin de su co ntenido y de su oportunidad. Contenido.- La informacin contable debe tener la capacidad de representar simblica mente la organizacin y su evolucin, su estado en diferentes estadios temporales, a s como los resultados de su operacin, por la relevancia, veracidad y comparabilida d, de la informacin. Oportunidad.- La informacin contable debe llegar oportunamente a manos del usuari o, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para la organizacin. b) Confiabilidad.- El proceso de cuantificacin contable, o sea la operacin del sis tema debe ser estable, objetivo y verificable. Estabilidad.- Nos indica que su operacin no cambia con el tiempo y que la informa cin que produce ha sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas para la capt acin de los datos, su cuantificacin y su presentacin. Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo sa tisfacer la caracterstica de veracidad en la informacin que el usuario requiere, c umple con la objetividad necesaria. Verificabilidad.- Cualquier operacin del sistema puede ser comprobada por una rep eticin y/o la aplicacin de pruebas pertinentes. c) Provisionalidad.- Significa que la informacin contable no representa hechos to talmente acabados ni terminados. Esta caracterstica, ms que una cualidad deseable, es una limitacin a la precisin de la informacin. UTILIZACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE La contabilidad va ms all del proceso de creacin de registros e informes. El objeti vo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis e inter pretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantida des que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y lo s resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por eje mplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias signi ficativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a da rle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento ace rca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informe s de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posicin de tom ar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no a preciara hasta que punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en m ediciones precisas y exactas. PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD 1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) 2. Preparar una lista de chequeo. 3. Elaborar informes. 4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento 5. Disear formularios para todas las operaciones. 6. Disear reportes 7. Preparar los libros. Balance inicial Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa rela

tivos a: su razn social, ubicacin fsica, actividad comercial/industrial, cantidad d e empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la pers ona que va a instalar el sistema de contabilidad. Informes: expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por: 1. El Balance General 2. Estado de G y P Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: 1. Estado de Costo Estimado 2. Estadisticas de ventas, etc. La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financier a cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. Cualidades. Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa. Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia, estratifica cin, etc. Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flex ibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema. Objetivos. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la imp lementacin de un catalogo de cuenta similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras fi nancieras. Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad. Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el sist ema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero indice a cada grupo de cuenta s tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente : Balance General 1. Activo 2. Pasivo 3. Capital Estado de Resultado 4. Ingreso 7- Otro ingresos 4. Costos 8- Otros egresos 5. Gastos En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para obtener un balance. La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la clasificacin. Manual de procedimiento: es la gua que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras. Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informac in en las diferentes reas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cu ando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para garantizar una ope racin. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control (facturas, recibos, etc.) Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario: 1. Numeracin 2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. 3. Redaccin clara, sin errores. 4. Adems del original, emitir las copias necesarias 5. Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos: Facturas Recibo Conduce Ordenes de compra Otros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las fact uras suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se util izan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una det erminada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar, merca ncas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El or iginal se le da a la persona que hace el pago y la confa es conservada por el que lo recibe. El conduce es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias. El o riginal es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a contabilidad/archivo . El propsito de este formulario es detallar la mercanca que se ha despachado del almacn previo a la orden de despacho que recibi el departamento de ventas. La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancas y/o p roductos que desea comprar una compaa. La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, a l igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respec tivo y en los libros de entrada original. La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. E stas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de C rdito a favor de la empresa en el Diario de Compras. El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin , es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una su ma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo. El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dine ro para realizar pagos por distintos conceptos. La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tr amitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin. Entre los reportes podemos mencionar: Nomina Ventas Compras Cheques emitidos Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la p ersona que instale el sistema de contabilidad. La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin de su salario. Estados financieros: son aquellos que presentan la situacin de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo que re presentan recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mi smos plazos de liquidacin del activo. El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus recursos de o peracin as como sus deudas a coro/largo plazo. El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tip de beneficio o fracas o durante un perodo determinado. Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definiti

va las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las ope raciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su sit uacin y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y prdida s. Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones, esto e s, el registro diario de las operaciones. Son conocidos tambin como libros de ent ra original. El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan e n el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, y a que sirve de fuente de informacin para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relacin d etallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la informacin financiera, que mediante el mecanism o de control interno sern recibidas. Control interno: que no es mas que un plan de organizacin de todos los mtodos coor dinados con la finalidad de: Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera Promover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control int erno contable. Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que v er fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento d e las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver pri ncipalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos: Activos Caja chica Efectivo Inventarios Ventas Etc. Todo sistema de control interno debe contener las siguiente caractersticas: Organizacin- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabil idad relativas a las actividades de la empresa. Autorizacin y registro operacional- de manera que sea de la atribucin del departam ento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener e l control Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuand o menos tres (3) persona para evitar fraude. Control Interno del Efectivo. El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en for ma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalen te contenido por: Efectivo en caja Cuentas bancarias Todo aquello disponible para pagos sin restriccin. Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas. La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas: Operaciones en el mostrador (ventas) Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. En tre las medidas de control podemos citar: 1. Uso de mquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre di ario de estos ingresos. 2. La conciliacin debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al ar

ea de caja. 3) Toda recepcin debe ser respaldada por un recibo de ingreso. 4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad. Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia e stricta a todos los cobradores de manera que: 1. Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al co bro. 2. Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin ant es mencionada. 3. Que estos documentos estn bajo la responsabilidad de una sola persona o prefer iblemente por el departamento de cobros y crditos. Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relacin la cual se mandar posteriormente al departamento de contabilidad. Podemos establecer que el rea de efectivo comprende: Caja y Banco La caja se divide en dos: . Caja chica . Caja general La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro d e la misma que no requiere uso de un cheque. La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por di ferentes conceptos. Entre las medidas de control estn: 1. Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. 2. Que estos volantes estn numerados 3. Manejados por una sola persona 4. La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales, par a esto fue creada la caja chica. 5. Depositar el dinero de la caja general 6. Todo depsito debe tener anexo los recibos de caja. Control Interno de las Ventas. Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalacin de un sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende procedimientos y mtodos con fines de l ograr las polticas establecidas por la empresa. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborrsele una factura. Al realizar se el pago el cajero deber elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacn despachar la mercanca estos deben hacerlo mediante un conduce. Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son: Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los trminos de pago - al contado o crdito). Nota de despacho o conduce Recibo de ingreso a caja. Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuida s en los diferentes departamentos/clientes. La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas ( por ej.) por medio de la carta de crdito, crdito de sup lidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos . Carta de crdito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de u n cliente autorizando a una firma extranjera para que envie mercancas, segn trminos , y que ser pagada por el banco de acuerdo al crdito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial. Crdito de suplidor: llamada lnea de crdito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagars hasta el monto de este crdito para comprar sus mercancas. Puede renovarse anualmente. Sobre el control interno de las ventas podemos decir: 1. Que estas se realicen acompaadas del comprobante correspondiente.

2. Que al salir mercanca sea revisada por la persona encargada. 3. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados. Clasificacin y Control de los Activos Fijos. Los activos fijos estn formados por las propiedades de naturaleza relativamente p ermanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intencin de venderlos. Los activos fijos pueden ser: Tangibles o Intangibles Tangibles: si tiene sustancia corprea, es decir fsicos. Como por ejemplo: Edificios- sujetos a depreciacin; Bosques- sujetos a agotamiento Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derecho s que posee el propietario. Los activos estn sujetos a depreciacin lo cual no es mas que la distribucin equitat iva del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para us arse entre un perodo estimado de vida. La depreciacin puede realizarse por tres mtodos: Lnea recta, Unidades producida, Horas trabajadas. Entre las medidas de control tenemos: Establecer su identidad, estableciendo grupos homogneos y describindolos. 1. Poseer una relacin detallada y actualizada 2. Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular deprecia cin. 3. Hacer chequeo peridico de los mismos. 4. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos. Los inventarios. Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas par a la venta. Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adqui sicin, para la venta o actividades productivas. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un dep artamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiend o el proceso de compras. Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir) Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Co ntrol de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la pr imera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir. Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos: 1. Hacer conteos fsicos peridicamente. 2. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. 3. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se e viten los robos. 4. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. 5. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. 6. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nomi nales y del estado de resultado. Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo: Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc. Lista de chequeo A. Organizacin y clasificacin de la compaa A-1 Nombre y direccin de la compaa A-2 Sucursales y Agencias, nombre y direccin

A-3 tipo de negocio que realizan A-4 Clase de sociedad o negocio de nico dueo .1 Compaa por acciones .2 Sociedad en Comandita Simple .3 Sociedad en Comantita Compuesta .4 Sociedad en participacin .5 Negocio de nico dueo A-5 Socios A-6 Consejo de Administracin y otros funcionarios y oficiales A-7 Historia del capital .1 Inversin Original .2 Inversiones Subsecuentes .3 Ganancias Capitalizadas A-8 Base de distribucin de las ganancias y prdidas A-9 En caso de compaa por acciones .1 Clase de acciones .2 Nmero de acciones de cada clase .3 Valor nominal de las acciones en cada clase .4 Acciones de cada clase circulando .5 Capital autorizado A-10 Registros de la empresa A-11 Personas responsables de estos registros A-12 Lugar donde se mantienen registros A-13 Fecha de terminacin del ao fiscal B. Divisin funcional y departamental. B-1 Divisin funcional B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompaada de Transacciones principales realizadas en cada departamento. B-3 Formulario de cada departamento B-4 Personal de cada departamento B-5 Localizacin de cada departamento C. Libros y registros usados o a usarse. .1 De entrada original .2 De entrada secundaria D. Cdigo de cuentas .1 Nmero o letras o nmeros y letras combinados .2 Clasificacin de las cuentas en el cdigo E. Reportes y estados .1 Balance General .2 Estado de Resultado .3 Etc. F. Equipo mecnico a usarse .1 Mquina sumadoras .2 Mquinas calculadoras .3 Mquinas porteadoras y normalizadoras .4 Etc. G. Control administrativo sobre operaciones .1 Recibos y desembolsos de caja .2 Inventarios .3 Cuentas a cobrar .4 Costo .5 Gastos .6 Nmina de pago .7 Cuentas a pagar .8 Inversiones .9 Activo Fijo .10 Presupuestos .11 Auditora Interna H. Departamento de contabilidad .1 Personal

.2 .3 .4 .5

Sistema de registro Equipo mecnico Condiciones del local Temperatura en el local

Manual de Procedimiento Activo corriente- de origen deudor 11 Caja y Banco o de origen deudor o se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en efectivo o se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o efectivo 111 Efectivo o de origen deudor o auxiliar de caja y banco o se debita si entra dinero en efectivo o se acredita si sale dinero en efectivo 112 Caja chica o de origen deudor o es auxiliar de caja y banco o se debita cada vez que entra dinero en la caja chica o se acredita cada vez que sale dinero de caja chica o se acredita para liquidar el fondo de caja chica 113 Bancos o de origen deudor o auxiliar de caja y banco o se debita cada vez que entra dinero al banco o se acredita cada vez que sale dinero al banco 12 Cuentas por cobrar o de origen deudor o se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa o se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa o se acredita si el cliente abona a la deuda 13 Inventarios o de origen deudor o se debita cuando la empresa compra materiales para vender o se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se use mtodo perpetuo para el registro de las operaciones Activos fijos 21 Terrenos o de origen deudor o se debita cuando se adquiere un terreno o se acredita cuando se vende el terreno 22 Edificios o de origen deudor o se debita cuando se compra un edificio o se acredita cuando se vende el edificio 22D Depreciacin acumulada edificios o de origen acreedor por se una contrapartida o se debita cuando se vende el edificio o se acredita para ir cargando la depreciacin del edificio 23 Maquinarias y equipos o de origen deudor o se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos o se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos 23D Depreciacin acumulada maquinarias y equipos o de origen acreedor por en contraposicin de la cuenta maquinarias y equipos o se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo o se acredita para cargar la depreciacin de una maquinaria o un equipo 24 Equipos de transporte o de origen deudor

o se debita cuando se adquiere un equipo de transporte o se acredita cuando se vende un equipo de transporte 24D Depreciacin acumulada de equipo de transporte o de origen acreedor por ser en contrapartida o se debita cuando se vende un equipo de transporte o se acredita cuando se carga la depreciacin de un equipo de transporte Activos Diferidos 31 Gastos pagados por anticipado o de origen deudor o se debita cuando se paga un gasto por anticipado o se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado 311 Seguro pagado por anticipado o es un gasto pagado por anticipado o es una cuenta auxiliar o se debita cuando se paga un seguro por anticipado o se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipado Pasivos (2) 41 Cuentas por pagar o de origen acreedor o se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros o se acredita cuando la empresa contrae una deuda 42 Documentos por pagar o de origen acreedor o se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una empresa validada por un documento o se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada por un documento 43 Retenciones por pagar o de origen acreedor o se debita cuando la empresa paga la retencin que le hizo a los empleados o se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus empleados Capital (3) 51 Capital o es de origen acreedor o se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes o se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa 52 Resultado del periodo o es de origen acreedor o se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un periodo co ntable o se acredita para cerrar la cuenta de ingresos Ingresos (4) 61 Ventas o es de origen acreedor o se debita para cerrarla al final del periodo contable o se acredita para registrar la venta de una mercanca 611 Ventas al contado o es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas o se debita para cerrarla al final de un periodo contable o se acredita para registrar la venta de una mercanca al contado 612 Ventas a crdito o es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas o se debita para cerrarla al final del periodo contable o se acredita para registrar la venta de mercancas a crdito Costos (4) 400 Costo de ventas o de origen deudor o se debita si se compra mercancas siempre y cuando se use el mtodo fsico para el r egistro de operaciones o se acredita para cerrarla al fina del perodo contable Gastos (5)

100 Gastos generales y administrativos o de origen deudor o se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto o se acredita cuando se cierra al final del perodo 1001 Gastos de sueldos o es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos o se debita cada vez que la compaa para sueldos o se acredita para cerrarla al final del perodo LIMITACIONES DE UN SISTEMA INFORMACIN CONTABLE Primero que nada las limitaciones de un Sistema de Informacin Contable van a depe nder del tipo de informacin que se esta utilizando, ya que la informacin depende d el giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitacion es que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy difcil. Nos centr aremos principalmente en la informacin que afecta al control, relacin con los cost os de la empresa y con la toma de decisin de la empresa. Costos Unitarios Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son tiles para el c ontrol de los costos y la toma de decisiones. Esta informacin puede conducir a qu e se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es til cuando la empresa fija lo s precios de sus productos. Las limitaciones que tiene esta informacin en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes: 1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la t oma de decisiones se toman en cuenta los costos incremntales y no los promedio. M uchas empresas con el fin de ofrecer esta informacin ocupa los costos variables y a que pueden considerarse incremntales. 2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desd e el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes. 3.- Los costos indirectos de fabricacin incluidos en los costos unitarios general mente son una aplicacin de tasas predeterminadas a los costos indirectos. Costos Estndares Los costos estndares son costos cientficamente predeterminados que sirven de base para medir la actuacin real. Los costos estndares contables no necesitan incorpora rse al sistema de contabilidad. Los estndares de costos de fabricacin generalmente estn integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estndar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estndar se dete rminan con anticipacin a la produccin. Las limitaciones de estos costos serian: 1.- En la prctica es muy difcil adaptarse a una estructura conceptual especfica. 2.- La rigidez o flexibilidad de los estndares no puede calcularse con precisin. 3.- No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empr esa con la misma rigidez o flexibilidad. VENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE La disminucin de los costos permite entre otras cosas 1. 1. Implantar en su totalidad un sistema de Gestin de la Calidad. 2. Aumentar el rendimiento de los cada vez ms escasos recursos econmicos. 3. El margen de ganancia se incrementa en forma continua. 4. Permite que el S.G.C constituya una inversin a largo plazo y no un gasto. Con la certificacin de la norma se proyecta: 1. Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acorda

dos. 2. Existencia de una mejor posicin competitiva. 3. La auditora externa que implica dicha certificacin permite identificar nuevas o portunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad. 4. Produce un mejoramiento en la motivacin y el trabajo en equipo del personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa. DESVENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE 1. 2. 3. 4. Se El Se Es requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo. sistema origina cierta burocracia. necesitan suficientes recursos. costoso.

CONCLUSIN La realizacin de este trabajo ha sido de gran importancia, ya que a travs de l he t enido un gran conocimiento integral acerca de lo que es un Sistema de Informacin Contable, pues si bien es cierto el Sistema de Informacin Contable se basa en un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y los conv ierte en informacin, que almacenan y posteriormente se dan a conocer a sus usuari os. Este trabajo es muy interesante en la contabilidad, ya que a travs de el podemos trabajar dos mtodos como son el manual y el electrnico o tambin llamado computariza do.