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2 Description des dispositifs de matrise des risques lis au processus d'appel d'offres de l'UNFPA au Sngal

L'une des attributions9(*) de l'assistante administrative est l'achat de matriels lourds, de petits achats ainsi que de toutes les consultations des fournisseurs. A cet effet, elle coordonne toutes les oprations d'achats et doit comme tous les responsables chargs des achats de l'UNFPA de faon gnrale, respecter les principes suivants: la maximisation de l'conomie et de l'efficience, la promotion de la comptition en encourageant la sollicitation du maximum de propositions, l'incitation inclure les sources d'approvisionnement situes dans les pays bnficiaires de l'aide et donateurs moins utiliss, la promotion de l'quit et de l'intgrit en prservant la transparence dans tout le processus d'achat. A travers l'analyse documentaire, le guide d'entretien ( Annexe VI : guide d'entretien) et la narration, nous ferons la description de la gnralit sur les achats de l'UNFPA au Sngal avant de dcrire ses procdures d'appel d'offres. 4.2.1 Gnralits sur les achats de l'UNFPA au Sngal La mission fondamentale de l'UNFPA est de permettre aux populations d'accder au dveloppement durable. Pour cette raison, elle consacre 70% de ses activits la sant de la reproduction et les 30% sont reparties entre les questions de la population et de genre. Ceci fait que ces achats de biens et services concernent de plus les matriels et fournitures mdicaux, les prservatifs, et autres fournitures pour la sant. Par ailleurs, UNFPA applique le code des marchs publics du Sngal, pour les achats effectus pour le compte du ministre de la sant publique du Sngal. Pour les achats effectus pour le compte de l'UNFPA, ses propres procdures sont appliques mme si le comit form en son sein s'assure que le processus n'est pas en divergence avec le code des marchs publics du Sngal. Toutes les deux procdures ayant pour objectif final, la transparence.

Ainsi, les achats de l'UNFPA au Sngal sont catgoriss en fonction du montant ainsi qu'il suit: a) Les achats de biens et services compris de 0 4999 dollars La procdure d'achat consiste chercher trois factures pro formats auprs de fournisseurs diffrents. Cette condition qui est non obligatoire est par contre fortement recommande. Elle montre que des meilleures conditions d'achats ont t cherches par la responsable charge des achats. b) Les achats de biens et services compris de 5000 29999 dollars Dans cette catgorie d'achats, il est obligatoire de chercher trois factures pro formats auprs de trois fournisseurs diffrents. En gnral, il est ouvert un procs verbal de dpouillement des offres par un comit compos du personnel du bureau des diffrents services et de la responsable des achats. La mise en place de ce comit est faite pour s'assurer de l'efficacit et de la transparence pour l'achat effectu. c) Les achats de biens et services compris de 30 000 99 999 dollars Pour ces achats, la procdure exige un appel d'offres. Cet appel d'offres sera tudi par un comit compos du personnel des services de l'UNFPA ainsi que d'autres agences des NU tels que le PNUD, l'UNICEF10(*), ..... Il peut arriver que cette procdure d'AO ne soit pas respecte par le bureau de l'UNFPA au Sngal, dans ce dernier cas; la procdure prvoit d'informer le sige et de motiver son choix avant d'attribuer le march un fournisseur. Celui-ci par son comit de revue des contrats (CRC) et travers les documents importants affrents l'achat qui lui seront envoys par le bureau, donnera sa dcision finale sur le dossier. d) Les achats de biens et services dont le montant est gal ou suprieur 100 000 dollars A cause de l'importance du montant, la procdure prvoit que l'achat soit systmatiquement approuv par le CRC au sige avant d'engager le processus d'achat.

Dans le cas o l'achat a t effectu sans informer l'avance le CRC, une approbation poste facto doit tre faite juste aprs et lui tre envoye en donnant toutes les justifications ncessaires. Cette situation ne doit tre qu'exceptionnelle. Les achats de l'UNFPA sont effectus dans la monnaie locale c'est--dire le Franc CFA (communaut financire africaine) pour le Sngal. A cet effet, chaque mois la branche finance de l'UNFPA au sige dfinit un taux de change du dollar en franc CFA. Ainsi, pour le mois de septembre par exemple, le dollar quivalait 421 francs CFA. Les procdures des diffrentes tapes de l'appel d'offres l'UNFPA sont dcrites ci aprs.

4.2.2 Description du processus d'achat par appel d'offres de l'UNFPA au Sngal


Dans le processus d'AO, l'assistance administrative est charge des oprations de prslection des fournisseurs, de l'laboration et de la publication du DAO, de la composition du comit de dpouillement des offres. L'OM quand lui est charg d'autoriser la prospection du march, de valider le tableau rcapitulatif des donnes de la prospection, les critres de prslection et de slection finale des fournisseurs, le DAO, la composition du comit de dpouillement des offres. La Reprsentante de l'UNFPA au Sngal est charge d'approuver le mmo d'achat et le PV de dpouillement des offres (approbation de l'attribution du march au fournisseur), de conserver les offres en attendant la date de dpouillement. Le comit de dpouillement est charg d'ouvrir le PV de dpouillement, d'valuer les offres techniques et financires, de faire la mise au point technique des offres et de choisir un fournisseur. La secrtaire de la Reprsentante de l'UNFPA est charge de la rception et de la transmission des offres la Reprsentante. Ainsi, chaque anne les diffrents chargs de programmes directement concerns par l'achat prparent les termes de rfrences de l'achat. Ces termes de rfrences ou demandes d'achat fournissent les lments suivants: les adresses de l'expditeur et du destinataire, la description prcise et dtaille de ces biens, la quantit des articles demands, ... etc. Il n'y a pas de standard de demande d'achat. Ces termes de rfrence sont transmis au dpartement des oprations plus particulirement l'Assistante administrative. Elle tablit un mmo d'achat qui sera transmis la reprsentation de l'UNFPA au Sngal pour validation. Ds lors, et sur

dlgation de pouvoir de la Reprsentante de l'UNFPA au Sngal, l'assistance administrative est charge de prparer tout le processus d'achats en gnral et celui de l'AO en particulier. Le processus d'AO de l'UNFPA au Sngal est compos des procdures ci-dessous: 4.2.2.1 Procdures de pr qualification ou prslection des fournisseurs L'achat de l'UNFPA au Sngal commence par l'tude et la prospection faites par la responsable en utilisant les annuaires tlphoniques et surtout la base de donnes existante ou fichier des fournisseurs. Et, elles concernent la qualit des biens acheter plutt que les fournisseurs. Une liste des fournisseurs et produits concerns est tablie par la responsable administrative sur la base des donnes de la prospection. Cette liste des fournisseurs est mise jour de manire rgulire en tenant compte des perspectives du march et constitue un rseau de fournisseurs pour la responsable administrative et charge des achats. 4.2.2.2 Procdures de prparation ou ralisation du DAO Une fois le mmo d'achat valid par le management11(*), le dossier ou document d'appel d'offres est ralis par la responsable administrative. Celle-ci runit toutes les informations ncessaires pouvant tre transmises aux fournisseurs. Ces donnes sont saisies par l'utilisation des logiciels bureautiques (Word, Excel). Le DAO comporte: le nom de l'article acheter, les spcifications du besoin ou cahier des charges, la quantit demande, le dlai de livraison, les modalits de rponse (la date et l'heure limites et l'adresse d'expdition o envoyer les soumissions, la dure de validit requise de celles-ci), la confidentialit. Il est noter que les spcifications techniques sont gnrales pour chaque article acheter. Par exemple, pour l'achat des ordinateurs fixes, le DAO ne spcifie pas une seule marque `'Dell'' ou `'HP''. Il se limite tout simplement au nom de l'article `'ordinateur fixe''. Ceci est fait pour encourager la concurrence et pour viter toute restriction. Une fois que le dossier d'appel d'offres est ralis par la responsable administrative et approuv de fois par Operations Manager, on entamera les procdures suivantes. 4.2.2.3 Procdures de publication et de retrait du dossier d'appel d'offres Aprs la ralisation du DAO par la responsable administrative, elle effectue sa publication ou son annonce dans un journal national, ou le site de l'UNFPA lorsqu'il s'agit d'un achat trs important. Ds lors, les fournisseurs intresss par l'annonce viennent retirer le DAO auprs

de la responsable administrative sans aucune contrepartie. Aucune liste marge des fournisseurs n'existe au retrait du DAO. Pour les petits achats et qui concernent gnralement le march local, un `'mail offres demande'' (ou demande de prix) sur les caractristiques des articles souhaits est envoy par la responsable administrative aux fournisseurs choisis dans cette liste tablie. Ce mail offres est soit communiqu au fournisseur par tlphone soit envoy par courrier ou ventuellement par mail. Les factures pro formats reues sont values par la responsable administrative. Par la suite, les procdures de rception sont engages. 4.2.2.4 Procdures de rception des offres Pour les achats de biens, les offres sont dposes dans la mme enveloppe sous pli ferm portant sur l'enveloppe l'indication `'PLI FERME'' la reprsentation (Reprsentante de l'UNFPA au Sngal ou son adjointe) de l'UNFPA. Quand aux achats de services, les offres techniques et financires sont dposes dans des enveloppes spares avec la mention `'PLI FERME'' sur l'enveloppe contenant les offres financires. Aucun enregistrement n'est effectu leur rception. Elles sont gardes au bureau de la reprsentante de l'UNFPA et elle seule possde sa cl. Et elles y restent jusqu' la date de dpouillement. Elles sont reues aux heure et date limites indiques dans l'avis d'AO. Les offres qui parviennent en retard sont rejetes immdiatement aux soumissionnaires concerns sans tre ouvertes. Aucune justification donne par ces derniers n'est prise en compte dans la prise de dcision. Une fois la rception termine, les procdures de dpouillement sont engages. 4.2.2.5 Procdures de comparaison des offres et d'attribution du march au fournisseur Le dpouillement des offres dbute sur l'autorisation d'Operations Manager. Ainsi, il se droule comme suit: Une liste des fournisseurs est tablie par la responsable administrative ds lors que les offres sont reues de la reprsentante de l'UNFPA. Ensuite, elle tablie une liste formelle des critres objectifs d'valuation. Cette liste est valide par l'OM. Il est noter que ces critres d'valuation sont propres chaque type d'achat effectu en vue d'une slection rationnelle.

Les critres sont, en plus de la capacit technique des fournisseurs, la qualit des produits, le dlai de livraison, la garantie...etc, aussi l'exprience, l'habitude travailler avec le systme des nations unies. Une grille d'analyse des offres est ensuite labore par la responsable administrative. Celle-ci comporte les exigences techniques du produit, les noms des fournisseurs, la note d'adquation de la rponse technique de chaque fournisseur. Deux situations se prsentent aprs: a) Pour les achats de biens, un comit de dpouillement compos de 05 06 personnes essentiellement des oprationnelles des agences des NU effectue cette tche. Ce comit se runi d'abord avec les soumissionnaires pour s'assurer de l'existence de la garantie de la caution bancaire et de toutes les autres pices y affrentes. Le procs verbal d'ouverture des plis est ensuite engag par le mme comit avec les offres travers la grille d'analyse qui n'est pas standard. A la fin du dpouillement des offres, le procs verbal est marg par le prsident et un membre du comit. Ainsi, le march sera attribu au fournisseur techniquement le moins disant. b) Pour les achats de services, les offres financires sont spares des offres techniques. Un procs verbal (PV) de dpouillement est aussi ouvert par le comit en prsence des consultants externes pour faire l'valuation des offres techniques. A la suite de l'valuation des offres techniques, deux situations se prsentent: les fournisseurs qui ont moins de 50 points, les fournisseurs qui ont plus de 50 points. Les premiers sont d'office limins, et le comit procde l'valuation des offres financires des seconds groupes. Le premier techniquement conforme parmi les fournisseurs qui ont plus de 50 points a 100 points. A la suite de l'valuation des offres financires, le moins disant de ce mme groupe a aussi la note 100. Par la suite, il est appliqu la rgle de 80/20. Cette rgle consiste coter l'offre technique 80% et l'offre financire 20%. Dans les deux situations ci-dessus cites, le PV de dpouillement est transmit la reprsentante de l'UNFPA au Sngal par la responsable administrative pour ses observations

quand au choix du fournisseur attributaire du march. La reprsentante approuve le choix du fournisseur si elle est d'accord sur le contenu du PV de dpouillement. Dans ce cas, le fournisseur est inform de l'attribution du march soit par tlphone soit par mail. Dans le cas o le choix du fournisseur est rejet par la reprsentante, l'appel d'offres est appel infructueux (qui n'apporte pas le rsultat escompt) et le processus d'AO est relanc. Pour faire un choix objectif des fournisseurs, il existe au sein de l'UNFPA au Sngal une charte d'thique qui est suivie par la responsable charge des achats. L'un des lments les plus importants de cette charte, est le traitement gal des fournisseurs (exemple: tous les fournisseurs doivent recevoir de la part de la responsable administrative les mmes rponses suite une question pose par l'un d'eux concernant le contenu du DAO).

4.2.3 Identification des dispositifs de matrise et risques lis au processus d'AO de l'UNFPA au Sngal
Dans ce paragraphe, nous allons identifier les dispositifs de matrise et les risques oprationnels lis au processus d'AO. Cette identification est faite sur la base des donnes obtenues pendant la prise de connaissance des procdures d'appel d'offres. Et elle est effectue travers un tableau des risques inspir de Renard (2006 :224) qui contient quatre (04) colonnes intitules: tches, risques oprationnels, sources du risque, dispositif de matrise du risque identifi. Pour chaque tape du processus d'appel d'offres, les tches lmentaires sont d'abord dtermines. Ensuite, les risques oprationnels sont dcels pour les tches mal effectues. Ds lors, les sources appropries pour chaque risque sont aussi mentionnes en rfrence la dfinition du risque oprationnel donne par le Comit de Bale II. Celle-ci identifie quatre sources de risques qui sont: les procdures, les personnes, le systme d'informations et les vnements extrieurs. Ds lors, pour chaque risque oprationnel identifi on se pose la question suivante: quelle peut tre la source de ce risque?. La source peut tre des personnes, si la tche n'est pas bien effectue par une personne et qu'elle pourrait l'tre par une autre; des procdures, si la tche est soit omise, soit non bien dfinie. Dans ce cas, les procdures sont soit insuffisantes soit dfaillantes ou absentes. La source peut aussi tre lie des vnements extrieurs, si le risque provient d'un vnement extrieur et dont l'organisation ne peut a priori contrler ; ou enfin, des systmes d'informations pour toute dfaillance lie la technologie et qui empche

ou rend difficile le suivi des informations. A la suite de cette phase, le dispositif de matrise du risque mis en place par l'UNFPA est donn. L'identification que nous menons n'a pas la prtention d'tre exhaustive. Car pour Renard (2006:222), dresser la liste complte des risques serait irraliste. Mais il s'agit de dresser de faon plus modeste les risques essentiels attachs chaque tche effectue. Le processus d'AO n'tant pas une activit rcurrente de l'UNFPA, nous ne pouvons pas utiliser l'observation physique qui certainement, pourrait nous clarifier d'autres zones de risques. Il est noter aussi qu'un dispositif peut couvrir plusieurs risques. De mme, un risque peut tre couvert par plusieurs dispositifs de matrise. En d'autres termes, nous remplirons ce tableau d'identification des risques avec l'aide de notre Directeur de mmoire qui a eu l'opportunit d'effectuer des missions d'audit interne des bureaux de l'UNFPA dans le monde entier, et a particip l'valuation des procdures d'achat et d'appel d'offres. Quand l'identification des dispositifs de matrise des risques, elle est faite suite la connaissance des procdures d'AO. Ainsi, le questionnaire de contrle interne ( Annexe VII : questionnaire de contrle interne), la grille de sparation des tches ( Annexe VIII : grille de sparation des tches), les tests d'audit nous apportent les informations permettant de faire bien l'valuation dans le chapitre suivant.