Manual de Orientao Programa 10 S

Sumrio

Apresentao................................................................................................................................3 Objetivo.........................................................................................................................................3 Datas.............................................................................................................................................4 A lgica do trabalho ......................................................................................................................4 Senso de Utilizao - Seiri............................................................................................................5 Como proceder .....................................................................................................................5 Vale a reflexo! .....................................................................................................................6 Benefcios .............................................................................................................................6 Senso de Organizao - Seiton....................................................................................................7 Como proceder .....................................................................................................................7 Vale a reflexo! .....................................................................................................................8 Benefcios .............................................................................................................................8 Senso de Limpeza - Seiso............................................................................................................9 Como proceder .....................................................................................................................9 Vale a reflexo! .....................................................................................................................9 Benefcios ...........................................................................................................................10 Senso de Padronizao - Seiketsu ............................................................................................11 Como proceder ...................................................................................................................11 Vale a reflexo! ...................................................................................................................12 Benefcios ...........................................................................................................................12 Senso de Disciplina - Shitsuke ...................................................................................................13 Como proceder ...................................................................................................................13 Vale a reflexo! ...................................................................................................................14 Benefcios ...........................................................................................................................14 Senso de Determinao e Unio - Shikari Yaro.........................................................................15 Como proceder ...................................................................................................................15 Vale a reflexo! ...................................................................................................................15 Benefcios ...........................................................................................................................16 Senso de Treinamento - Shido ...................................................................................................17 Como proceder ...................................................................................................................17 Vale a reflexo! ...................................................................................................................17 Benefcios ...........................................................................................................................18 Senso de Economia e Combate aos Desperdcios - Setsuyaku................................................19 Como proceder ...................................................................................................................19 Vale a reflexo! ...................................................................................................................19 Benefcios ...........................................................................................................................20 Senso dos Princpios Morais e ticos - Shisei Rinri...................................................................21 Como proceder ...................................................................................................................21 Vale a reflexo! ...................................................................................................................21 Benefcios ...........................................................................................................................22 Senso de Responsabilidade Social - Sekinin Shakai.................................................................23 Como proceder ...................................................................................................................23 Vale a reflexo! ...................................................................................................................23 Benefcios ...........................................................................................................................24 Resumo dos Fundamentos ........................................................................................................25 Foco nos seus objetivos e expectativas .....................................................................................26

Apresentao

O Programa 10 S faz parte de uma proposta da nova gesto administrativa municipal. Este conceito resulta de uma evoluo de seu par 5 S, que foi concebido no Japo, na dcada de 50, com o intuito de servir de aparato para a reconstruo industrial japonesa, ento assolada pela Segunda Guerra Mundial. O programa 5 S foi uma das primeiras ferramentas utilizadas para a melhoria de gesto em indstrias, sendo rapidamente adotado pela iniciativa pblica. Este um conjunto de tcnicas que resulta em um bem organizado e completo local de trabalho, com controle visual e organizado. Ou seja, um ambiente que contenha um lugar para cada coisa e cada coisa em seu devido lugar, quando dela se necessitar.

Objetivo

O objetivo do programa 10 S tornar o nosso local de trabalho mais limpo, organizado e seguro, em que o servidor sinta-se confortvel consigo e com os demais, respeitando-se a lgica de trabalho de cada um. Tudo isso, alm de prover um atendimento diferenciado ao contribuinte. Contudo, para que tal ocorra necessria uma mudana comportamental, envolvendo nossos hbitos e atitudes.

A execuo do programa simples, mas exige o envolvimento de todos, em um aperfeioamento contnuo das rotinas de trabalho e da manuteno dos novos hbitos.

Para que consigamos atingir estes objetivos, precisamos que voc observe como vem executando suas atribuies. Existe desperdcio de material em seu setor? Desorganizao? Sujeira? Ou mesmo outros fatores que possam acarretar ou acarretam conflitos ou risco a sua sade?

Datas

As datas para a realizao das atividades sero informadas pela Secretaria de Comunicao Social, que anunciar o dia D para o inicio do processo de realizao das etapas do Programa 10 S em sua secretaria.

A lgica do trabalho

Para o significado ser bem entendido e no se perder o conceito dos S criado no Japo, emprega-se a palavra Senso no incio de cada traduo para o portugus. Nossas atividades dentro dos sensos S sero estabelecidas, avaliando cada uma de nossas rotinas pela tica do senso em questo.

Senso de Utilizao - Seiri

No que se refere ao primeiro senso, importante saber o que essencial estar presente no ambiente de trabalho e o engajamento de toda a equipe, independente da posio hierrquica.

Como proceder

Promover

uma

faxina

geral

inicial,

aproveitando para listar os equipamentos e materiais que precisaro ser removidos ou consertados; Solicitar junto ao secretrio a

necessidade de materiais de segurana como: luvas, mscaras e culos de proteo (quando aplicveis); Eliminar tudo que no agrega valor, identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados desnecessrios, descartando ou dando a devida destinao quilo que no seja essencial execuo das atividades; Quanto aos objetos desnecessrios no trabalho, verificar: sem uso potencial (dispor definitivamente), potencialmente teis ou valiosos (transferir para onde forem teis); Analisar a documentao que deve ser guardada e eliminada; Documentar e divulgar os resultados obtidos com a mobilizao.

Vale a reflexo!

1. Olhe ao seu redor, voc realmente precisa de todas as coisas que esto em sua mesa? Existem coisas que poderiam ser descartadas (ex: calendrios, etc.)?

2. Voc est guardando objetos ou papis desnecessrios?

3. Alguns desses objetos podem voltar para sua gaveta/armrio ou todos precisam continuar a onde esto?

4. Olhe em sua mesa, esse objeto que voc no usa mais? H algum precisando dele!
Guardar faz parte do instinto natural de todos ns. Tambm temos o hbito de

5. Em seu computador, todos seus arquivos nas pastas so

atribuir valor sentimental aos objetos. Da a nossa dificuldade em dispensar alguns materiais, mas preciso termos bom senso e identificar a causa e o porqu do acmulo de objetos, papis e outros itens.

extremamente necessrios?

Percebeu que a sua rea de trabalho est precisando da aplicao desse senso?

Benefcios

Definir melhor os espaos; Melhor visualizao do local de trabalho; Eliminar mveis, materiais em excesso; Diminuir o risco de acidentes; Reduo do tempo de procura; Eliminar itens que no sero mais utilizados e os que esto sucateados.

Senso de Organizao - Seiton

Uma vez realizado o senso de utilizao, partimos para o segundo senso que de organizar as coisas. Este nada mais que estabelecer os locais apropriados e critrios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados, com o objetivo de facilitar o uso dos mesmos.

importante, por sua vez, identificar armrios, setores, compartimentos, equipamento e outros. Essa identificao deve ser trabalhada neste senso, devendo atentar-se para evitar a poluio visual do ambiente.

O Seiton favorece a eficincia, pois coloca tudo o que voc precisa ao alcance de suas mos.

Como proceder

Dispor os itens de acordo com a freqncia de uso, (a mo, na gaveta, armrio ou almoxarifado);

Melhorar o layout de forma a facilitar o fluxo das atividades e pessoas; Identificar todos os recursos de forma bem visvel; Usar rtulos e cores vivas para identificar os itens;

Cuidar para que a comunicao seja fcil e rpida;

Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar.

7

Vale a reflexo!

1. Como podemos identificar nossos objetos? Existe algum padro de etiquetas e placas como forma de identificao favorecendo a agilidade (economia de tempo) na busca de materiais por pessoas internas e externas aos setores?

R: A prefeitura estar disponibilizando atravs da Secretaria de Comunicao Social o padro de etiquetas e placas, para a conformidade dos padres.

2. Os
O primeiro senso caminha em paralelo ao segundo e a um certo ponto do

objetos

e/ou

dados em

esto locais

armazenados apropriados?

desenvolvimento do trabalho estes se sobrepem. Dado que o descarte gera o aumento da rea fsica disponvel

3. Quantas vezes ao dia eu uso as coisas mesa? que esto sobre minha

propcia a uma melhor alocao dos objetos.

Benefcios

Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos; Economia de tempo; Controle de uso de equipamentos e documentos necessrios; Estmulo atividade; Diminuio de acidentes.

Senso de Limpeza - Seiso

Este senso representa zelar pela sua rea de trabalho, tirar o p e manter o ambiente sempre limpo. Cada um responsvel por manter sua rea de trabalho organizada e limpa e conscientizar o grupo a no sujar. Este objetivo s ser alcanado com o envolvimento de todos. A meta aqui manter o ambiente fsico agradvel.

Como proceder

Fazer uma faxina geral, limpando pisos, paredes, armrios, mesas, arquivos, mquinas e equipamentos;

Acionar

regularmente,

ou

sempre

que

necessrio, o pessoal encarregado da limpeza e de manuteno; Estabelecer horrios para que todos faam sua limpeza; Estabelecer procedimentos para no sujar; Treinar o servidor para no sujar.

Vale a reflexo!

1. Estamos limpando nossas mesas ao final do expediente?

"Limpeza no pressagia civilizao.

Decorre dela." Alexandre Dumas

2. Nossas coisas esto colocadas nos devidos lugares?

"Cada um que varra a sua porta e, se o mundo no ficar limpo, ficar menos sujo." Otto Lara Resende 9

Benefcios

Equilbrio mental e fsico; Melhoria do ambiente de trabalho; Melhoria das reas comuns; Maior facilidade para encontrar equipamentos; Melhoria nas condies de segurana.

10

Senso de Padronizao - Seiketsu

Uma vez trabalhada a parte estrutural das instalaes da prefeitura, vamos s pessoas. O Senso de Padronizao busca a normatizao do ambiente trabalhando muito mais o lado psicolgico dos servidores para manter o ambiente de trabalho funcional, o que, por sua vez, resultar em melhoria na qualidade de vida de todos.

Este senso busca garantir um ambiente de trabalho no agressivo, livre de agentes poluentes e que obstruam seu trabalho, com boas condies
Nossa condio humana, nos leva a uma tendncia a personalizar as coisas que usamos. Quando ns mudamos estas para um enquadramento baseado em uma necessidade, solicitao ou determinao, a principio sofremos uma resistncia interna a esta mudana. Superada esta fase, adquirimos o hbito resultante desta adequao e o tomamos como nosso no dia-a-dia.

sanitrias nas reas comuns e cuidando para que as informaes e comunicados sejam claros, de fcil leitura e compreenso. Por isso, a procura pela padronizao.

Como proceder

Definir padres de processos quanto ao fluxo de trabalho dirio; Levar ao conhecimento de todos, as rotinas coletivas da diviso; Eliminar as condies inseguras de trabalho, evitando acidentes ou

manuseios de produtos perigosos;

Harmonizar o local de trabalho numa convivncia harmnica; Respeitar o cumprimento de horrios, Entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hbil;
11

Colocar avisos e/ou instrues para evitar erros nas operaes de trabalho, bem como designaes, avisos e identificao dos equipamentos (recursos visuais);

No fumar em locais imprprios.

Vale a reflexo!

1. Como estamos levando a realizao dos outros Ss?

2. Estamos padronizando nossos documentos?

3. O quadro de avisos de rea est em destaque e ao acesso de todos?

4. Estamos seguindo um padro sem ser extremamente burocrtico?

Benefcios

Melhor imagem da prefeitura interna e externamente; Melhoria no desempenho do pessoal; Melhoria do ambiente de trabalho; Mais equilbrio e entendimento entre as divises da secretaria; Elevao do nvel de satisfao e motivao do pessoal para com o trabalho; Preveno de danos sade dos que convivem no ambiente; Melhoria das reas comuns nas condies de segurana.

12

Senso de Disciplina - Shitsuke

O Senso de Auto-Disciplina, torna-se necessrio no s como senso de manuteno dos outros sensos, mas tambm como hbito de observar e seguir normas, regras, procedimentos e atender s especificaes. Vale destacar que o cumprimento deste Senso no uma imposio, mas sim, um reconhecimento individual da necessidade de seu engajamento no processo.

A idia aqui discutida promover a substituio gradual de hbitos inadequados, por outros que se enquadrem na nova gesto e para que ocorra a manuteno de uma filosofia de trabalho, que busque a melhoria contnua.

Como proceder

Entendimento por todos servidores do plano de metas de sua

fcil pensar que disciplina significa seguir regras apenas e que uso do seu intelecto dispensvel. Em fato, disciplina pensar sobre todas suas aes a medida que as executa. O pensamento disciplinado inclui acompanhar um problema e elaborar uma analise de causas, identificar as razes do problema e elencar potenciais solues.

secretaria e o seu papel para que estas sejam alcanadas; Fomentar a criatividade do servidor para a soluo de problemas tpicos e atpicos; Melhorar as comunicaes em geral;

Atribuir responsabilidades e delegar autoridade; Criar um clima de confiana e incentivar a solidariedade entre os servidores.

13

Vale a reflexo!

1. Como est a comunicao com nossos pares?

2. Estamos levando a cultura dos 10 S para o nosso dia-adia?

3. Alguma de nossas rotinas de trabalho esta (o) interferindo na execuo da rotina de nossos colegas? Estas poderiam ser melhoradas?

4. Voc tem dedicado tempo suficiente para a manuteno dos S?

5. Segundo Richard S. Taylor a pessoa disciplinada aquela que tem: Perseverana, Diligncia e Temperana, ou seja, a habilidade de continuar fazendo algo, mesmo com oposio a esta realizao persistncia e cuidado no trabalho e autocontrole e moderao na conduta.

Benefcios

Cultivo de bons hbitos; Valorizao do servidor; Cumprimento natural dos procedimentos operacionais e administrativos; Melhoria na qualidade de vida. Maior segurana e desempenho do pessoal, bem como reduo de acidentes; Elevao do nvel de satisfao e motivao do pessoal para com o trabalho.

14

Senso de Determinao e Unio - Shikari Yaro

Este senso envolve o prefeito e secretariado em um trabalho de integrao com as reas de atuao da prefeitura, em uma coordenao participativa. O objetivo propor uma maior interao entre as reas e quebrar barreiras da estrutura da prefeitura. So elementos fundamentais neste senso a: liderana, a motivao, a comunicao e a interao.

Como proceder

Observar as sugestes dos colegas de trabalho e expectativas destes com o seu trabalho;

Implantar caixa de sugestes e banco de idias; Ter uma atitude pr-ativa e criativa para as atividades do setor ou mesmo da prefeitura como um todo; Promover aes de sensibilizao.

Vale a reflexo!

1.

Estou buscando uma melhor

"A determinao o caminho do xito." Charlie Chaplin Solidrios, seremos unio. Separados uns

interao com os outros membros de minha equipe? Como poderia melhorar isto?

2.

Estou

zelando

para

um

dos outros seremos pontos de vista. Juntos, alcanaremos a realizao de nossos

ambiente livre de intrigas e boatos?

propsitos. Bezerra de Menezes

15

3.

Nosso grupo tem agido de forma coesa? Se no como poderia contribuir

para uma melhoria?

Benefcios

Melhoria nas relaes interpessoais; Maior proximidade do prefeito e secretrios com os servidores; Maior compromisso dos servidores visando os resultados desejados;

Aumento da confiana dos servidores.

16

Senso de Treinamento - Shido

Aperfeioamento dos servidores pblicos municipais, esta uma das metas do prefeito. Isso ser possvel por meio de capacitaes (treinamento e formao) buscando cada vez mais servidores melhor qualificados para a execuo de suas funes, contribuindo no s para seu engrandecendo profissional, mas tambm humano.

Como proceder

Identificao das necessidades de capacitaes; Treinar os servidores em cursos especficos; Buscar informaes junto a seu secretrio sobre a disponibilidade de cursos que atendam a sua demanda. Vale a reflexo!

1. Existe algum curso que voc v como fundamental para a execuo de suas tarefas de forma otimizada?
Vale o velho ditado: D um peixe a algum e este ter alimento por

2. Voc tem buscado novas prticas que poderiam se adequar a sua rotina?

um dia. Ensine-o a pescar e este ter alimento por toda a vida.

3. Voc sabia que existe uma diviso dentro da Secretaria de Gesto Administrativa que trabalha executando o levantamento das necessidades de treinamentos dos servidores?

17

Benefcios

Maior campo de atuao futuro; Maior facilidade para a adoo de novas tecnologias e mtodos; Aumento da satisfao e motivao do servidor com o trabalho; Desenvolvimento de talentos no identificados; Mitigao de insatisfaes funcionais e rotatividade de servidores de carreira dentro da prefeitura; Aumento da produtividade com resultados financeiros reais.

18

Senso de Economia e Combate aos Desperdcios - Setsuyaku

Este senso contribuir para a mitigao do desperdcio, reduzindo custos e aumentando a produtividade. Cabe aqui a conscincia de todos em criar novas alternativas de reduo de perdas de materiais e servios, dando-lhes noes da realizao de seu trabalho com qualidade, contribuindo com a prtica da reciclagem e de preservao ambiental.

Como proceder

Estabelecer escritrio;

metas

de

reduo

de

material

de

Definir 1 ou 2 responsveis por rea (de acordo com o tamanho e abrangncia da rea); Identificar os pontos de desperdcio; Instruir os servidores a boas prticas; Monitorar ou avaliar os resultados.

Vale a reflexo!

1. Estamos economizando a devida quantidade de recurso

A reciclagem de papel proporciona a reduo do consumo de energia de 71%, da poluio do ar em 74%, e da poluio da gua em 35%. Para a produo de uma tonelada de papel alvejado so necessrios 100 mil litros de gua, enquanto que para reciclar esta mesma quantidade de papel so necessrios 2 mil litros. Para cada tonelada de papel reciclado de 10 a 20 rvores deixam de ser cortadas.
19

estabelecida em nossa meta?

2. Os

outros

servidores

esto

realizando a manuteno deste S? Estou fazendo algo para alertlos?

Benefcios

Reduo do impacto ambiental, diminuindo a quantidade de detritos e do uso de recursos no renovveis.

Economia de materiais.

20

Senso dos Princpios Morais e ticos - Shisei Rinri

Agir de forma tica ser capaz de direcionar esforos para os nobres princpios do servio pblico. Sabemos o que certo e errado esta altura de nossas vidas, contudo vale o questionamento: Estamos tendo uma postura pr-ativa, no restrita s s nossas tarefas?

Como proceder

Internalizar a todos os servidores sobre o plano de governo proposto pelo prefeito Junior Maro. Agindo de igual forma em relao ao plano de metas proposto pelas secretarias para os 4 (quatro) anos; Vale a reflexo!

1. Estamos tendo uma atitude prativa, junto a outras divises?

A moral, propriamente dita, no a doutrina que nos ensina como sermos

2. Estamos cientes das metas e do plano de governo da

felizes, mas como devemos tornar-nos dignos da felicidade. Immanuel Kant

administrao municipal?
O mundo no poder tomar um novo caminho se no conseguir uma unio ntima da tcnica e da moral. Theodor

Plievier

21

Benefcios

Servidores

mais

comprometidos

com

os

resultados

da

prefeitura,

procurando atender a integralidade do plano de governo proposto pela nova gesto administrativa, junto a fornecedores e contribuintes.

22

Senso de Responsabilidade Social - Sekinin Shakai

Este senso, por mais nebuloso que parea, pode ser quantificado atravs do envolvimento do servidor com a realizao de atividades sociais do municpio, sejam elas de conscientizao ou de apoio voluntrio, por meio das instituies de apoio do municpio.

Como proceder

Definir

uma

poltica social

de e

responsabilidade

estabelecer objetivo e metas da secretaria; Implantar, a partir das aes

passveis de serem realizadas, um plano de ao, estimulando a participao das pessoas.

Vale a reflexo!

1. Estou engajado em algum servio voluntrio em

Ciro Torres v a responsabilidade social como a preocupao e a responsabilidade de instituies com seus empregados, com o meio ambiente, com a

Votuporanga?

2. O que eu poderia fazer para melhorar a situao do meu bairro?

comunidade a sua volta, com a sociedade em geral e em relao aos seus consumidores. "Mas quando olhamos para alguns casos, no encontramos

responsabilidade social, mas, sim, ao social privada, filantropia, caridade doaes, coisa que j fazem h muito tempo". 23

Benefcios

Participao no crescimento scio-econmico da populao; Melhoria da imagem institucional da prefeitura; Maior produtividade dos servidores.

24

Resumo dos Fundamentos

1. Buscar manter o estritamente necessrio; 2. Estabelecer um local para cada objeto; 3. Manuteno da organizao; 4. Manuteno da limpeza e em condies de uso; 5. Combate s causas de sujeiras e de no-conformidades; 6. Identificar situaes de risco; 7. Trabalhar com segurana; 8. Buscar compreender todos os Ss; 9. Procurar formas de melhorar o trabalho; 10. Cumprir os compromissos firmados.

25

Foco nos seus objetivos e expectativas

Firme aqui os seus compromissos pessoais com o programa 10 S:

O que voc espera de resultado com o programa 10 S? R: Eu almejo:

Qual a sua contribuio pessoal para o programa 10 S? R: Eu vou:

Qual o seu plano de metas? R: Meu plano de metas:

26