MANAGEMENTUL ELEMENTAR AL RISCURILOR SI PROBLEMELOR

RISCURI, PROBLEME SI ANALIZA DE RISC Exista mai multe abordari ale riscurilor: in functie de tipul de proiect, de competentele persoanei care este direct implicata etc. Intr-un fel va aborda aceasta problema persoana direct implicata in managementul proiectului (managerul de proiect) si intr-un alt fel o persoana care va trebui sa prezinte doar o analiza de risc (proiectantul de sisteme de securitate). Este insa posibil, si acest lucru se intampla des in practica, sa fie una si acceasi persoana. In primul rand, va trebui sa intelegeti ca buna gestionare a riscurilor depinde, in egala masura, de adoptarea unei atitudini corecte si proactive, cat si de aplicarea unui proces formal si a unor instrumente specifice. VA TREBUI SA INTELEGETI SI SA APLICATI CATEVA DIN URMATOARELE PRINCIPII IN MANAGEMENTUL RISCURILOR: Comunicati membrilor echipei de proiect (care ar fi acestia.......?) ca acestea sunt importante, ca vor fi gestionate si ca exista un proces definit pentru gestionarea lor. Definiti modul in care le identificati ca atare fara a folosi o procedura complicata (Ex. Planul de risc). Ce facem mai departe? Cunoscand riscurile si problemele, va trebui sa le evaluam si sa stabilim ce masuri trebuiesc luate. Odata ce stim ce avem de facut, masurile trebuiesc implementate si gestionate la fel ca oricare alta sarcina. Trebuie sa fie o activitate curenta managementul riscurilor este parte din rutina zilnica. Trebuie sa fiti capabili sa comunicati diferenta dintre o problema si un risc. In esenta, PROBLEMA este ceva ce trebuie rezolvat ACUM, pentru a avea siguranta ca se poate inainta cu proiectul (de obicei, o problema poate fi formulata ca o inrebare careia trebuie sa i se dea raspuns). Un RISC este predictia ca ca s-ar putea intampla ceva care sa afecteze proiectul. Cunoscand-ul inainte avem posibilitatea sa-i atenuam sau sa-i eliminam impactul...in caz ca se intampla. SURSELE de risc variaza de la un proiect la altul dar provin din cinci surse principale: 1. TEHNICE riscul ca livrabilele propuse sa nu poata fi efectiv materializate, sau chiar daca se realizeaza, sa nu functioneze asa cum se doreste. 2. MANAGERIALE riscul sa nu existe nici aptitudinile, competentele si nici resursele manageriale necesare pentru livrarea proiectului. 3. CERINTELE riscul de a nu fi specificat in intregime cerintele proiectului sau, chiara daca s-a facut acest lucru, de anu fi intelese in modul dorit de client. 4. ACCEPTAREA riscul, ca odata livrabilele materializate, acestea sa nu fie acceptate de client. 5. MEDIUL riscul sa se schimbe ceva in mediul in care are loc proiectul sau sa nu fi fost intelese asa cum trebuie, rezultatul fiind un impact nedorit asupra proiectului. IMPORTANT! Va trebui sa faceti o diferenta conceptuala, clara, intre riscurile la adresa proiectului si cele personale. Riscurile proiectului va pot afecta capacitatea de indeplinire a sarcinilor riscurile personale va pot afecta reputatia personala. Sunt mult prea frecvente situatiile, cand din dorinta de a-l multumi pe client si de fi vazut ca o persoana eficienta, preferam sa ascundem clientilor existenta riscurilor si a problemelor. Pe termen scurt, clientul va putea fi multumit, dar daca riscul se concretizeaza si duce la intarzieri si/sau depasiri de buget, in cazul cel mai bun veti parea incompetent, iar in cel mai rau, veti fi luat drept mincinos. Ati reusit sa transformati ceea ce era un risc al proiectului intr-un risc personal. MANAGEMENTUL RISCURILOR trebuie sa fie un proces viu si continuu in cadrul proiectului iar cele mai importante lucruri de facut sunt:

1.

2. 3.

4.

In situatii unei incertitudini semnificative, utilizati un ciclu de viata al proiectului etapizat care va permite sa intelegeti si sa gestionati riscul respectiv pe masura ce intelegeti din ce in ce mai bine proiectul. Asigurati-va ca proiectul are o metodologie solida de management al riscurilor si, periodic, identificati si revizuiti riscurile pe care le aveti. (este de real folos organizarea unei sedinte de brainstorming, la inceputul proiectului apoi reluati periodic chestiunea pe toata durata proiectului, pentru a reevalua consideratiile initiale si pentru a admite riscurile percepute de membrii echipei ATENTIE! Va intereseaza doar riscurile care pot avea un impact direct asupra proiectului si pe care le puteti gestiona) Evaluati riscurile ca sa vedeti daca vreunul dintre ele are ca efect o probabilitate semnificativa de a provoca un impact major asupra proiectului. Daca da..atunci trebuie sa faceti ceva in privinta acestuia. ATENTIE! Vom discuta si vom prezenta mai multe scale de evaluare a riscurilor pe baza carora putem cuantifica fiecare risc (unele sunt prezentate in standarde specifice sau chiar in legi) dar aproape in orice situatie o scala cu doar trei grade de intensitate: scazut mediu ridicat, pentru probabilitate si impact este suficienta. Planificati ce puteti face in privinta riscurilor. Va recomand impartirea acestui lucru in patru categorii: Informativa atent si permanent nu faceti nimic altceva decat sa monitorizati situatia si nu intreprindeti ceva concret decat daca riscul creste sau daca impactul probabil se agraveaza. (situatia aceasta este valabila doar daca riscul nu are, deja, un efect negativ asupra activitatii dumneavoastra si daca este, cu adevarat tinut sub observatie adica nu doara a fosr scris pe hartie si ati uitat de el.) Luati masuri de atenuare a riscului faceti lucruri ce vor reduce probabilitatea de concretizare a riscului (daca exista riscul ca proiectul sa-si epuizeze fondurile, sa cereti aprobarea unui buget de rezerva). Luati masuri de atenuare a impactului in caz ca riscul se concretizeaza, luati masuri de reducere a impactului (daca exista riscul ca proiectul sa-si epuizeze fondurile, cautati modalitati prin care proiectul sa fie executat mai ieftin). In aceasta situatie, riscul s-a produs, dar impactul asupra proiectului a fost diminuat. Introduceti un plan pentru situatii neprevazute faceti acum ceva, presupunand ca risul se va concretiza. Nu putem avea un plan de masuri pentru absolut toate riscurile dar daca impactul unui risc asupra proiectului este destul de grav, iar proiectul suficient de important, luati in calcul intocmirea unor planuri de rezerva. Aici va trebui sa faceti un compromis resurse-risc pentru ca si cel mai simplu plan va consuma unele resurse suplimentare.

MATERIAL BIBLIOGRAFIC:
CENTRUL DE AFACERI RESITA: Curs de specializare Manager Proiect. RICHARD NEWTON: The Project Manager Mastering the art of delivery. ROLAND GAREIS: Happy Projects!