CÓDIGO

POLITICA DE SEGURIDAD EN CENTROS DE ATENCION

AE4.2-I01
Fecha: VERSIÓN: 0
PERTENECE A LA IPA: Gestionar seguridad en oficinas
2007-ENE-2008 Pág. 1 de 3

POLITICA DE SEGURIDAD EN CENTROS DE ATENCION

RESPONSABILIDAD DE LA SEGURIDAD DE OFICINAS:

Se entenderá que la responsabilidad en seguridad de oficinas a Nivel Nacional es
de la Gerencia de Servicio al Cliente Nacional con apoyo de la Gerencia de
Servicios Administrativos Nacional.

1. Bajo ningún caso se permitirá la permanencia o el ingreso de personas que no

pertenezcan a la oficina después del cierre del horario de atención al cliente.

2. Horarios de oficina

2.1. Los centros de atención y servicio que cuente con servicio de vigilancia
(Guarda) propia, deberán operar con los siguientes horarios:

2.1.1. Apertura de oficina: Todos los empleados de la oficina y el guarda de

seguridad deben llegar media hora antes de la hora de atención al cliente;
(por ejemplo el horario de atención es de 8 de la mañana a 6 de la tarde;
todos los empleados de la oficina deben llegar a las 7:30 de la mañana.)
La apertura de la oficina debe ser por el Supervisor de la oficina y/o
responsable encargado acompañado por el Guarda de seguridad.

2.1.2. Cierre de oficina: La hora máxima de cierre de la oficina es 2 horas

después del horario de atención al cliente. Esto implica que ningún
funcionario puede quedarse después de estas dos horas en las
instalaciones de la oficina. El Supervisor de la oficina y el guarda de
seguridad deben garantizar el cierre de la misma con la activación de
alarmas (las que cuenten con este sistema) y verificando los seguros de las
puertas de acceso.

Nota: Cuando no asista a la hora programada el guarda de seguridad debe

reportarse de manera inmediata al Jefe de Servicios Administrativos y a la
empresa de seguridad.

2.2. Los centros de atención y servicio que no cuenten con servicio de vigilancia
deberán operar con los siguientes horarios:

2.2.1. Apertura de oficina: Todos los empleados de la oficina deben llegar media
hora antes de la hora de atención al cliente, (por ejemplo el horario de
atención es de 8 de la mañana a 6 de la tarde, todos los empleados de la
oficina deben llegar a las 7:30 de la mañana).

GERENTE DE SERVICIO AL DIRECTOR DE SERVICIO

RESPONSABLE APROBÓ
CLIENTE NACIONAL AL CLIENTE
Derechos Reservados. Esta publicación NO puede ser reproducida o utilizada en cualquier forma o por cualquier medio electrónico
incluyendo fotocopiado o escaneado, sin permiso por escrito de la Gerencia de Calidad y Mejoramiento. Cualquier copia del documento se
considerará copia no controlada.
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El supervisor de oficina y/o responsable de la misma, en compañía del

empleado asignado deben realizar la apertura de la oficina. Por ningún
motivo debe abrir la oficina una sola persona, siempre deben estar
presentes con empleado acompañante.
La asignación de los turnos semanales para el empleado acompañante,
debe ser realizado por el supervisor de servicio.

2.3. Cierre de oficina: La hora máxima de cierre de la oficina es 2 horas

después del horario de atención al cliente. Esto implica que ningún
funcionario puede quedarse después de estas dos horas en las
instalaciones de la oficina. El Supervisor de la oficina y/o encargado de la
oficina y el empleado acompañante asignado deben garantizar el cierre de
la misma con la activación de alarmas (las que cuenten con este sistema) y
verificando los seguros de las puertas de acceso.

3. Asignación de claves de la , llaves de la oficina o sucursal

El supervisor de oficina y/o encargado de la misma, es el responsable del

código de la alarma y las llaves de la oficina, las cuales son personales e
intransferibles, garantizando que la activación de la misma sea oportuna.

4. Protección y manejo de contraseñas.

Para la protección de las contraseñas se deben tener en cuenta las siguientes

recomendaciones:

• No se debe utilizar la misma contraseña que usa el usuario para las cuentas
servicios informáticos en otras cuentas (acceso a servicios del banco entre otros).

• No compartir las cuentas y contraseñas con nadie. Todas las contraseñas deben
ser manejadas como información sensible y confidencial, aun que sea exigido por
su jefe inmediato u otro superior.

• No revelar la contraseña por teléfono a NADIE, incluso aunque le hablen en

nombre del servicio de informática o de un superior suyo en la organización.

• No revelar la contraseña en mensajes de correo electrónico ni a través de

cualquier otro medio de comunicación electrónica.

• No escribir la contraseña en papel.

• No revelar la contraseña a sus superiores, ni a sus colaboradores.

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• No hable sobre una contraseña delante de otras personas.

• No revelar la contraseña en ningún cuestionario o formulario, independientemente

de la confianza que le inspire el mismo.

• No revelar la contraseña a sus compañeros cuando se marche de vacaciones.

• No utilizar la característica de “Recordar Contraseña” existente en algunas

aplicaciones (Outlook, Netscape, Internet Explorer).

• Se deben cambiar las contraseñas con la frecuencia recomendada para cada tipo
de cuenta y servicio.

• La contraseña inicial emitida a un nuevo usuario sólo debe ser válida para la
primera sesión. En ese momento, el usuario debe escoger otra contraseña.

Ver documento (Manual de políticas de seguridad para el manejo de contraseñas y usuarios).

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