Sunteți pe pagina 1din 33

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

1 LA INCEPUT
1.1 Despre modulul 3
Modulul Procesare de text este al treilea modul din lista de 7 module necesare pentru a fi promovate in vederea obtinerii Permisului European de Conducere a Calculatorului (cunoscut si ca diploma ECDL). Modulul 3 este unul din modulele obligatorii de promovat de catre candidatii care doresc certificarea intermediara, restransa, ECDL Start). Prezentul suport de curs este bazat pe versiunea 5.0 a Programei ECDL Romania, pe care o respecta si o extinde cu informatii aditionale. In orice situatie, Programa ECDL (a carei ultima varianta poate fi consultata online pe siteul ECDL Romania la adresa http://www.ecdl.org.ro/certificari_ecdl.php?id=55 ) are prioritate in termeni de informatie care trebuie cunoscuta de catre candidat. Certificarea ECDL este independenta de aplicatia pe care s-a sustinut examenul, dar acest suport de curs este realizat pentru aplicatia Word din Pachetul Microsoft Office 2007 versiunea in limba engleza.

1.2 Despre Examen


Examenul propriu-zis consta in accesarea unei aplicatii online si rezolvarea a 36 de intrebari (de obicei practice, dar sunt si intrebari grila, cu o varianta si doar o varianta de raspuns). Durata examenului este de 45 de minute, iar punctajul necesar pentru a promova este 75. La sfarsitul celor 45 de minute (sau cand candidatul apasa Finalizare in aplicatie) se da nota pe loc. In general, programul folosit (Word 2007) are mai multe posibilitati de a realiza o actiune (de exemplu, sunt cel putin trei metode pentru a face Copy-Paste). De obicei nu conteaza modul in care este rezolvata o problema, atata vreme cat rezultatul final este cel corect. Insa trebuie remarcata existenta unor intrebari de genul Unde dati click pentru..., sau Combinatia de taste face..., motiv pentru care vom prezenta mai multe variante de rezolvare a aceluiasi subiect.

1.3 Cateva clarificari legale


Acest suport de curs este oferit ca atare, cu buna credinta ca respecta programa ECDL, dar nu se ofera nici o garantie in termeni legali, de orice natura. Prezentul suport de curs este protejat de legile copyright-ului si este autorizat a fi folosit si distribuit doar de catre, si in randul, candidatilor inscrisi pentru a sustine examene ECDL la Centrul Autorizat de Examinare ECDL 38 UAIC Iasi (care este si titularul dreptului de proprietate intelectuala asupra continutului).

1.4 Terminologie
Recomandam parcurgerea celorlalte doua module ECDL inainte de a parcurge acest suport de curs. Dar deoarece, cel putin la nivel teoretic, ECDL-ul permite inceperea examinarilor in ce ordine doreste candidatul, consideram necesar amintirea catorva termeni care vor fi folositi frecvent in acest suport de curs: -Formularea Click de mouse se traduce prin apasarea butonului stang al mouse-ului -Formularea Dublu-Click (de mouse) se traduce prin apasarea de doua ori, in succesiune rapida, a butonului stang al mouse-ului. -Formularea Click Dreapta (de Mouse) se traduce prin apasarea butonului din dreapta al mouse-ului. -A da/executa click (de mouse) presupune apasarea unuia din cele doua butoane ale mouse-ului. -Cand nu se specifica daca este click stanga sau click dreapta, se subintelege Click Stanga. Apasarea unor butoane din interfata se executa tot cu butonul stang al mouse-ului. -Formularea (combinatia de taste) Ctrl+A inseamna apasarea simultana a celor doua taste mentionate (in context, taxta Control si tasta a; alte taste care mai pot apare in loc de, sau impreuna cu, Control, sunt Alt si Shift). -Meniul contextual este meniul care apare atunci cand se executa click dreapta (pe un text selectat, pe o figura, etc). Meniul contextual grupeaza majoritatea operatiunilor care pot fi executate asupra selectiei pe care s-a dat Click Dreapta. -A selecta un element dintr-un meniu inseamna a da click (stanga) pe acel element din meniu. 2

ECDL 38 UAIC Iasi

2. LUCRU CU APLICATIA WORD


2.1 Elementele ferestrei Word 2007
Fereastra principala a aplicatiei are urmatoarele elemente:
Butonul Office Bara de acces rapid Butoane pentru minimalizarea ferestrei, maximizarea ferestrei, si inchiderea aplicatiei Bara de titlul, cu numele fisierului si al aplicatiei

Banda de meniuri, cu elementele grupate in Tab-uri (Home, Insert, Page Layout)

Butonul de activare a sistemul de asistenta (Help-ul)

Zona principala de scriere si afisare

Informatii despre documentul curent

Butoane pentru schimbarea rapida a modului de vizualizare a textului Scala pentru modificarea dimensiunii de afisare (Zoom-ul)

Ca majoritatea aplicatiilor, fereastra Word are o bara de titlu si cele trei butoane de minimalizare, maximizare/redimensionare si inchidere. Principala modificare, comparativ cu variantele anterioare de Word, este aparitia benzii de meniuri (in engleza, Ribbon), in locul meniurilor clasice consacrate de Windows ca parte a paradigmei WIMP. Benzile de meniuri grupeaza la indemana cele mai des folosite optiuni, care altfel ar fi trebuit cautate prin ferestre de optiuni. Meniurilor prezentate mai sus li se adauga altele, atunci cand sunt inserate anumite obiecte (de exemplu, inserarea unui tabel face ca, atunci cand a fost dat click in tabel, sa apara doua noi meniuri, Design si Layout). In coltul din dreapta sus a ferestrei gasim butonul de Office, care grupeaza elemente ce tin de fisier, de la creare si salvare pana la listare (acesta va fi detaliat in subcapitolul urmator). Cateva optiuni de particularizare a aplicatiei Word se gasesc accesand acest buton Office, sau utilizand Bara de Acces Rapid de langa acesta. In general, aici avem trei butoane (Save, Undo si Redo), impreuna cu o sageata in jos de unde putem particulariza cateva aspecte ce tin de interfata (detalii in capitolul 2.3). Un ultim element demn de amintit in partea de sus a ferestrei Word este iconita catre sistemul de asistenta (Help-ul), care va fi detaliat in capitolul 2.4. Nu putem aminti cele doua seturi de scurtaturi din partea dreapta-jos a ferestrei, care modifica modalitatea de afisare a informatiilor, respectiv dimensiunea de afisare. Aceste butoane si functionalitati sunt detaliate in capitolul 3.2

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

2.2 Butonul Office


Tot ce tine de lucrul cu fisiere (creare, salvare, etc) se realizeaza din butonul de Office, accesibil din orice parte a ferestrei principale . Acesta inlocuieste prima parte a meniului File din Word 2003 si cuprinde urmatoarele elemente: New>crearea unui nou document Word (combinatie de taste: Ctrl+N). In fereastra care apare vi se da posibilitatea sa creati un document Word gol, sau sa folositi formatele predefintie (template-uri) pe care Word-ul vi le pune la dispozitie. In general sunt formate predefinite pentru fax-uri sau notite interne (memo-uri).

Sus: Fereastra care apare la apasarea butonului Office. Evidentierea optiunii Print duce la activarea submeniului Preview and Print the Document Stanga: Fereastra New, cu cele doua optiuni implicite de creare a documentelor Jos: Aceeasi fereastra New, dar cu vizualizarea template-urilor instalate.

Open > aveti posibilitatea de a deschide un fisier gata creat (combinatie de taste> Ctrl+O). In fereastra care se deschide puteti naviga folosind structura arborescenta din partea stanga pentru a ajunge la directorul care contine fisierul in cauza (structura similara ferestrei Computer utilizata la Modulul 2). O data selectat un director din stanga, continutul acestuia (subdirectoare si fisiere) apare in partea dreapta a ferestrei..

Pentru a deschide fisierul dorit se face dublu click pe acesta, sau se selecteaza cu un click si se apasa butonul Open

Stanga: Fereastra Open.

ECDL 38 UAIC Iasi Save i Save As > permit salvarea documentului deschis. Daca fisierul a fost creat si este prima data cand se doreste salvarea lui, atunci apasarea Save (combinatie de taste: Ctrl+S), respectiv apasarea Save As (combinatie de taste: F12) va aduc in prim plan aceeasi fereastra, similara ferestre Open, atat ca in loc de un buton care sa deschida fisierele avem unul care sa salveze. Avem zona File Name, in care introducem denumirea dorita pentru fisier, si zona Save File Type, in care putem modifica tipul fisierului. De obicei, cu Word 2007 cream fisiere Word Document (extensia .docx, amintiti-va discutia despre tipuri de fisiere de la Modulul 2). Este insa, posibil, sa avem nevoie sa salvam documentul nostru in alt format decat cel predefinit pentru Word 2007 (vezi figura). Daca fisierul nostru are nume (fie avea nume cand l-am deschis, fie i l-am dat noi mai devreme folosind instructiunile din acest paragraf), atunci vom constata ca apasand Save, fisierul este salvat cu denumirea pe care o are deja (nu ne mai apare fereastra in care sa fim intrebati ce denumire vrem sa aiba fisierul). Daca vrem sa salvam fisierul deschis cu alta denumire, atunci alegem optiunea Save As, si ne apare fereastra corespunzatoare. Reformuland, se poate spune ca Save salveaza fisierul cu numele curent, Save As salveaza fisierul cu alt nume. Close> apasand acest buton inchidem documentul deschis, dar nu inchidem si Word-ul. Putem, ulterior, sa deschidem alt fisier, fara sa trebuiasca sa asteptam sa se incarce aplicatia. Convert> daca am deschis un fisier creat cu o varianta anterioara de Word (de exemplu Word 2003), o parte dintre functionalitatile aduse de Word 2007 vor fi dezactivate (de exemplu, editorul de ecuatii). Pentru a beneficia de toate avantajele transformarii unui fisier din tipul .doc specific Word 2003 in tipul .docx specific Word2007, vom converti fisierul la noul format, folosind aceasta optiune din meniu. De remarcat ca optiunea Convert nu apare in meniu decat daca a fost deschis un fisier creat cu Word2003. Print> daca este tinut mouse-ul deasupra, activeaza in partea dreapta a meniului cateva optiuni, intre care si cea de previzualizare (prima figura din acest subcapitol). Daca se executa direct Click de mouse, activeaza fereastra de Imprimare. Vom gestiona informatiile despre listare intr-un capitol special.

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

2.3 Configurarea Wordului


Principala modalitate de configurare a Aplicatiei Word 2007 consta in accesarea butonul Word Options din meniul Office. Urmatoarele ferestre va arata cateva din configurari (fiti atenti la care dintre capitolele de setari sunt evidentiate cu galben in partea din stanga a ferestrelor, pentru a sti cum sa ajungeti la aceste optiuni). Activati optiunile apasand butonul OK.

Schimbarea numelui de utilizator

Schimbarea directorul predefinit pentru salvarea fisierelor

Schimbarea unitetii de masura predefinite (inchi, centimetri, pixeli)

ECDL 38 UAIC Iasi

Aflarea versiunii de Word folosite... sau a altor informatii despre versiunea curenta.

Asa cum aminteam la inceput cateva optiuni de configurare mai avem si apasand sageata de langa Bara de acces rapid. Se bifeaza ce optiuni se doresc a exista pe aceasta bara (bifate in imaginea din dreapta sunt Save, Undo si Redo), sau se poate accesa optiunea More Commands pentru a aduce si alte setari pe aceasta bara de scurtaturi. Tot de aici avem posibilitatea de a muta Bara sub banda de meniuri (Show Below the Ribbon). O ultima posibilitatea oferita de acest meniu este de a ascunde cu totul Banda de Meniuri (Minimize the Ribbon)

2.4 Help
Sistemul de asistenta a Word-ului poate fi accesat dand click pe iconita dedicata, aflata in dreapta benzii de meniuri, in rand cu tab-urile (sau apasand tasta F1). Se deschide o fereastra in care suntem invitati sa navigam in structura ierarfica, sau sa introducem un cuvant de cautat. Accesarea solutiei se face dand click pe link-urile furnizate ca raspuns:

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

2.5 Anularea operatiunilor


Daca am facut ceva gresit, avem posibilitatea sa anulam ultimele operatiuni, apasand butonul Undo (combinatie de taste Ctrl+Z). Butonul Undo se gaseste doar ca parte a barei de acces rapid, si vine impreuna cu o lista derulanta din care putem anula, in bloc, mai multe operatiuni gresite. O astfel de situatie este prezentata in dreapta (operatiunile de anulat sunt marcate cu galben) Daca ne razgandim, avem butonul invers, Redo, pe aceeasi bara de acces rapid.

2.6 Navigarea intre ferestre


Va amintim de la modulul 2 ca pentru a naviga intre doua documente deschise, in Windows Vista, se apasa combinatia de taste Alt+Tab, sau se da click pe iconita Word de pe bara de stare si se alege fisierul dorit; daca se tine 3 secunde cursorul mouse-ului peste una din ferestre, pe ecran apare o previzualizare a continutului acelei ferestre, ajutandu-ne sa ne decidem asupra carui document vrem sa lucram.

2.7 Cautarea/ in fisiere


Daca vrem sa cautam un anumit text, putem folosi butonul Find aflat pe banda Home, in partea dreapta (combinatie de taste: Ctrl+R)., In fereastra care apare introducem textul de cautat (zona Find What) si apasam Find Setari avansate de cautare sunt accesibile apasand butonul More. Word-ul ne permite sa si inlocuim automat termenii pe care ii cautam. Acest lucru se realizeaza din fereastra Replace (accesibil fie ca Tab al ferestrei Find, fie direct din banda de meniuri Home, in extrema dreapta). In noua fereastra ii dam textul de cautat, si textul cu care acesta am vrea sa fie inlocuit. Butoanele de jos ne permit sa inlocuim instanta curanta descoperita (replace), sa inlocuim toate instantele in care cuvantul cautat apare (Replace all) sau doar sa cautam urmatoarea aparitie a cuvantului in cauza (Find Next) 8

ECDL 38 UAIC Iasi

3. MEDIUL DE LUCRU
3.1 Meniuri
Asa cum am spus, benzile de meniuri grupeaza la indemana cele mai des folosite optiuni, care altfel ar fi trebuit cautate prin ferestre de optiuni. In capitolele urmatoare vom porni de la functie, spre a gasi modalitati de efectuare, sin astfel vom ajunge si la meniuri. Dar acum, la inceput, consideram utilza o trecere in revista a acestora. Marea majoritate a elementelor care tin de lucrul cu textul se regasesc in Tabul Home. Acesta grupeaza o serie de particularizari aduse textului mai des folosite, dar exista si doua ferestre pentru setarile avansate. Setarile asupra caracterelor individuale se realizeaza din fereastra Fonts, setarile asupra caracterelor grupate in paragrafe se realizeaza din fereastra Paragraph.
Font Dimensiune caracter Liste cu marcatori Sortare text Afisare caractere netiparibile

Paste

Taiat Copy Aldin Indice Cut Cursiv Putere Maturica Subliniere

Evidentiator Culoare text

Convertor de caractere

Aliniat Stanga Centrat Aliniat Dreapta Justify Spatiere intre randuri

Culoare de fundal Stabilirea marginilor

Stiluri

Fereastra de cautare Fereastra de inlocuire

Apasarea butoanelor marcate cu lanseaza in executie fereastra Font, respectiv Paragraph.

Meniul Insert centralizeaza obiectele care pot fi introduse intr-un fisier.

Pagina alba Tabel Intrerupere de pagina Imagine de pe calculator

Grafice Scheme Forme geometrice Semne de carte

Antete Subsoluri

Caseta text Data curenta

Ecuatii Simboluri

Numere de pagina

Imagine din biblioteca de imagini

Meniul Page Layout grupeaza formatarile de pagini. Tot aici se gasesc optiunile pentru afisarea textului pe coloana si pentru despartire in silabe. Setarile avasate (fereastra Page Setup) este tratata in capitolul 6.

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

Aspectul paginii

Apasarea butonului lanseaza fereastra Page Setup


Dimensiune a hartiei Margini automate

Despartirea in silabe

Coloane

Meniul Mailings este detaliat in capitolul 9. Tab-ul Views este tratat ca parte a subcapitolului urmator.

10

ECDL 38 UAIC Iasi

3.2 Modificarea afisajului


Meniul Views ne permite sa particularizam modalitatea de afisare. Punctam ca se modifica modul de afisare (cu sau fara imagini, zoom) nu si textul propriu-zis. Motivul pentru care putem face asta este ca ne serveste diferitelor scopuri. De exemplu, putem sa vedem pagina noastra ca foaie de imprimanta (Print Layout), format de citire fara meniu, format pagina web, sau doar ca text, fara imagini (Outline si Draft). De pe mijlocul benzii putem modifica dimensiunea de afisare (Zoom-ul). Consideram ca este foarte util sa aveti activata rigla, lucru care s epoate face si din acest meniu.

Diferite variante de Zoom.

Tabulator Rigla

Indentatori Apasati aici sau aici pt activarea riglei

Modalitati de vizualizare a paginii

11

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

4.1 LUCRU CU TEXT


4.1 Introducerea textului
Introducerea textului se face prin intermediul tastaturii. In momentul n care se ajunge la captul rndului, cursorul sare pe rndul urmtor. Pentru a trece la un nou paragraf se apasa tasta Enter. Pentru a anula un paragraf creat dupa apasarea tastei Enter, se apasa tasta Backspace. Pentru a sterge un text introdus se pot folosi tastele Delete sau Backspace. Exista si simboluri speciale care pot fi introduse (de exemplu , , , ) dar despre asta in capitolul 8.5

4.2 Selectarea textului


Operatiunile care presupun particularizarea aspectului textului (adica formatarea textului) incep cu selectarea caracterelor de formatat. Acest lucru se poate realiza in urmatoarele moduri: -dand click cu mouse-ul in punctul de inceput al selectiei, si, tinand apasat butonul stang, tragand de mouse peste text pana la finalul dorit -dand click, sau mergand cu sagetile pana la inceputul selectiei si apoi se apasa tasta Shift; in continuare, tinandu-se apasata tasta Shift, fie se navigheaza din sageti pana la sfarsitul dorit al selectiei, fie se muta cursorul mouse-ului pana la sfarsitul zonei de selectat si apoi se da click acolo. Alte posibilitati de selectare: Caracter Selecie cu mouse-ul Cuvnt Dublu click de mouse pe cuvnt Propoziie CTRL + click mouse Paragraf CTRL + Shift + sageata in jos Tot textul CTRL + A

4.3 Copierea/ Mutarea textului


Daca vrem sa copiem/mutam un text dintr-o parte in alta a documentului, avem optiunile Copy/Cut si Paste, similare ca functionalitate cu cele amintite la Modulul 2. Daca vrem sa copiem un text selectam textul, si apoi il marcam spre copiere. Acest lucru se poate realiza in trei moduri: - apasand combinatia de taste Ctrl+C - accesand meniul contextual (click dreapta pe textul selectat) si apasand Copy - apasand butonul Copy din Tab-ul Home. In acest moment, intr-o zona speciala de memorie numita Clipboard, se face o copie la textul selectat. In continuare mergem la locul in care vrem sa introducem copia (fie prin navigare cu sagetile, fie dand click de mouse in locul dorit) si se introduce textul copiat (din nou, trei metode similare celor de inceput): - apasand combinatia de taste Ctrl+V Paste Copy - accesand meniul contextual (click dreapta in zona tinta) si selectand Paste Cut - apasand butonul Paste din Tab-ul Home. Maturica In acest moment in zona tinta s-a introdus o copie a informatiei existenta in Clipboard. Analog se procedeaza daca vrem sa mutam textul dintr-o parte in alta a unui document (sau dintr-un document in altul). Se selecteaza textul, se executa Cut (fie combinatia de taste Ctrl+X, fie selectand Cut din meniul contextual, fie apasand butonul Cut in Tab-ul Home), se observa ca textul a fost copiat in Clipboard si apoi sters din document, se merge la destinatie si se executa Paste, ca mai sus. Aceste operatiuni de mutare/copiere pot fi realizate in interiorul aceluiasi document, sau intre mai multe documente diferite.

12

ECDL 38 UAIC Iasi

4.4 Setari la nivel de text


Dupa selectarea textului pe care vrem sa-l formatam, de pe banda de meniuri se pot selecta cateva optiuni individuale (pe care le vom prezenta la sfarsitul subcapitolului) sau se poate alege direct fereastra Fonts (alternativ se alege Fonts din meniul contextual al selectiei). Textului selectat i se poate schimba stilul de scriere (sau fontul) din lista derulanta corespunzatoare (care poate fi accesata apasand sageata in jos de deasupra fonturilor), pot fi setate dimensiunea textului, aspectul (normal/regular, aldin/bold, cursiv/italic sau combinatii), culoarea, poate fi subliniat (si apasand sageata de langa Underline apar si optiuni legate de linie, iar in dreapta acestia posibilitatea de a-i schimba culoarea). In continuare ne sunt oferite alte optiuni de formatarea a textului (indice inferior, indice superior , taiat cu o linie, taiat cu doua linii, grravurra) toate usor de experimentat datorita zonei de g avu a previzualizare existenta in josul ferestrei, si care ne arata in timp real efectul formatarilor selectate. Modificarile se salveaza apasand tasta OK. Asa cum spuneam, o parte dintre setari pot fi facute si fara a accesa fereastra Fonts, folosind setarile din banda de meniuri, tabul Home. Figura din stanga prezinta corespondenta dintre butoane si setari. Cateva dintre aceste setari de text pot fi vizibile si la accesarea meniului contextual al unui text selectat (partea dreapta).

13

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

4.5 Copierea formatului unui text


De multe ori dorim s copiem formatul pe care l-am stabilit pentru un text i la alte zone de text. Pentru aceasta trebuie s v poziionai n zona surs (e de ajuns un simplu click n acea zon) i apelarea butonului din Banda de instrumente Home. Dup cum observai cursorul se modific i el. Cu acesta selectai zona de text dorit ca destinaie pentru formatare. Aceast opiune modific att formatarea la nivel de font ct i formatarea la nivel de paragraf.

4.6 Modificarea tipului de litere.


Se intampla uneori ca un text pe care l-am scris cu litere mici sa ne trebuiasca scris cu majuscule. Sau invers. Solutia consta in selectarea textului si apasarea butonului Change Case din Banda de meniuri Home. Optiunile sunt: - Sentence case gen propoziie (prima litera mare) - lowercase toate literele sunt mici - UPPERCASE toate literele sunt mari - Capitalize Each Word gen titlu (in modelul anglo-saxon, fiecare cuvant dintr-un titlu incepe cu litera mare) - tOGGLE cASE schimba litere mari in mici si invers.

14

ECDL 38 UAIC Iasi

5. LUCRU CU PARAGRAFE
5.1 Setari la nivel de paragraf
In sistemul romanesc, paragrafele sunt delimitate unele de altele prin folosirea aliniatelor. In sistemul anglo-saxon, paragrafele sunt delimitate prin spatii lasate inainte, respectiv dupa fiecare paragraf. Un paragraf mai poate fi definit prin modul cum este aliniat textul (la stanga, centrat, la dreapta, sau aliniat stanga-dreapta), respectiv prin distanta fata de marginile paginii (indentarea paragrafului) Toate aceste elemente pot fi setate accesand fereastra Paragraph. Imaginea din stanga prezinta in colaj cateva din optiunile din listele derulante din fereastra Paragraph. Ca si la fereastra Fonts, o parte dintre optiuni se regasesc si pe tab-ul Home al benzii de meniuri. Imaginea ilustreaza corespondenta intre iconite si setari. Prima optiune configurabila este alinierea textului. Iconitele sunt elocvente: textul poate fi aliniat la stanga, poate fi scris centrat pe mijlocul foii sau poate fi aliniat la dreapta. O optiune interesanta este Justified (tradus ca aliniere stangadreapta) care, asa cum arata si iconita, modifica spatiul intre caractere, astfel incat paragraful sa para un bloc de text (randurile sa se termine aproximativ pe acelasi aliniament vertical). Urmatoarea optiune este indentarea, definita ca distanta pana la marginea foii. Putem alege ca un paragraf sa nu inceapa pe acelasi aliniament vertical ca restul paragrafelor (de exemplu, pentru a evidentia un citat)

Indentarea poate fi la stanga (left) la dreapta (right), sau, accesand optiunea Special, putem defini modul particular in care sa inceapa primul rand din acest paragraf (First Line). Romanii au si un cuvant pentru acest prim rand al fiecarui paragraf, care incepe mai la dreapta decat celelalte: aliniat. Asa cum spuneam, in sistemul anglo-saxon un paragraf nou nu incepe printr-un aliniat, ci printr-un spatiu lasat mai mare fata de precedentul paragraf. Acesta spatiere pe verticala este setata din zona Spacing: spatiere inainte de paragraf (before) sau dupa paragraf (after). Dar exista si posibilitatea de a seta spatiul lasat in paragraf, intre randurile acestuia (line spacing); aici avem ca optiuni cele predefinite, sau putem da noi dimensiunile dorite (alergem la Line spacing: Multiple si 15

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007 la At... trecem dimensiunea dorita). Zona Preview ne poate fi de ajutor in a intelege efectele pe care setarile noastre le au la nivelul textului. Un alt mod de a privi fereastra paragraph este urmatorul: avem text, ce margini ii punem? Spatiere pe orizontala (margine in stanga/left, in dreapta/right, aliniat/special), respectiv spatiere pe verticala (margine sus/before, margine jos/after, la mijloc/line spacing) Activarea riglei ne ofera si alte posibilitati grafice de a seta marginile paragrafelor: Elemente de poziionare a paragrafului:
alegerea tipurilor de tabulatori (vezi capitolul 5.3) indicator pentru aliniat (sau indicatorul care arata de unde incepe textul scris pe primul rand al paragrafului) indicator pentru nceputul celorlalte rnduri din paragraf, exceptand-ul pe primul. indicator pentru margine dreapta paragraf

Aceste trei indicatoare pot fi mutate individual pentru a seta ochiometricindentarea dorita. Iata cateva exemple:
- Setarea aliniatului (Posibilitatile...) sa inceapa la 1,25 cm fata de restul textului (utilizarea...)

- O setare inversa a aliniatului (numita Hanging)

- O indentare fara nici o referinta la aliniat (toate randurile incep in acelasi loc)

5.2 Efecte estetice asupra paragrafelor


Culori, fonturi, stiluri, toate astea l-am aplicat la nivel de text. Dar sunt si niste formatari estetice care pot fi facute la nivel de paragraf: adaugarea unei culori de fundal, si incadrarea paragrafelor folosind margini/borduri. Pentru a incadra paragraful vom selecta textul si vom alege din Banda de meniuri Home . Iata o prezentare a meniului care apare daca apasam pe sagetica de langa butonul Borders iconita. 16

ECDL 38 UAIC Iasi

Selectarea individuala a marginilor dorite Anularea tuturor marginilor Selectarea automata a tuturor marginilor Selectarea automata a marginilor exterioare Selectarea automata a marginilor interioare (de exemplu, tabel) Lansarea ferestrei Borders and Shadings (formatari avansate)
Paragraful nostru are setarile marcate cu galben in meniu (margini exterioare/outside borders). Culoarea rosie a fost setata folosind fereastra Borders and Shadings

Asa cum spuneam, formatarile avansate legate de marginile paragrafelor se fac din fereastra Borders and Shadings. Iata pasii de urmat:
0- Tab-urile Borders si Page Border arata la fel, doar ca unul se refera la paragraful current, celalalt la toata pagina. Ultimul tab, Shading, ne permite sa schimbam culoarea de fundal. 1- Incepem prin a selecta stilul marginii 2-Apoi alegem culoarea. 3- si grosimea marginii 4-Putem specifica setari predefinite de pagina 5- sau putem alege exact care margine ne intereseaza. 6-De aici specificam daca marginile configurate sa se aplice la paragraful marcat, la pagina curenta sau la tot documentul.

4 2 3 6

Pe banda de meniuri Home, langa iconita pe care am folosit-o la formatarea marginilor, se afla iconita care ne permite sa aplicam paragrafului selectat o culoare de fundal (in engleza: Shading; apare tradus si ca un efect de umbrire).

17

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

Paragraful nostru are ca fundal culoarea albastra (marcata cu dreptunghiul portocaliu pe meniu) Acest marcaj galben semnifica faptul ca paragraful are si marginea descrisa de iconita.

5.3 Tabulatori
Pentru urmatoarea parte este recomandat sa aveti activata optiunea de vizualizare a riglei. Vezi capitolul 5.1 pentru detalii. In general, cand apasati la tastatura Spatiu, cursorul se muta cu un spatiu mai la dreapta. Cand apasati Tabul, cursorul se muta 8 caractere mai la dreapta. Tabulatorii sunt marcaje care sunt plasate pe rigla si care, la apasarea tastei TAB, muta cursorul in pozitia corespunzatoare sub tabulator. Astfel putem pozitiona corect si rapid un text pe linie. De exemplu, aveti urmatorul text:

Aa cum prezentam anterior de la intersecia celor dou rigle v putei alege tipul de tabulator dorit pentru aliniere (cu un click-ul de mouse rotiti tipul de tabulator, cu un click de mouse pe rigla se plaseaza un tabulator): Tabulator de aliniere la stnga textul este introdus de la stnga la dreapta ncepnd de la tabulator Tabulator de aliniere centrat textul este centrat innd cont de poziia tabulatorului Tabulator de aliniere la dreapta textul se alinieaz la dreapta pn la tabulator Tabulator separator zecimal tabulatorul marcheaza locul in care va fi punctul zecimal; intregii se alinieaz nainte de punctul zecimal la stnga, zecimalele se aliniaz de la punctul zecimal la dreapta; indiferent cati intregi si cate zecimale are numarul nostru, punctul zecimal este mereu in acelasi loc; sub tabulator. Pe exemplul nostru, s-a scris Popescu Ion, s-a plasat tabulatorul dorit pe rigla in dreptul cifrei 7, s-a dat un Tab de la tastatura (si cursorul s-a pozitionat sub tabulator) si s-a inceput scrierea Student an I. Samd. tergerea tabulatorilor se face trgnd de acetia oriunde n afara riglei.

18

ECDL 38 UAIC Iasi

6. LUCRUL LA NIVEL DE PAGINA


6.1 Setarea dimensiunilor paginii
Setarile la nivel de pagina sunt realizate dintr-un tab special al benzii de meniuri, numit Page Layout. Desi cele mai importante setari se gasesc pe banda, particularizarea avansata se face din fereastra Page Setup (similara cu cea existenta in Word 2003, dar acolo se activa din meniul File>Page Setup). In aceasta fereastra, primul tab, Margins, ne permite sa setam marginile documentului, in timp ce al doilea, Paper, permite setarea tipului de hartie. Cum modificarea tipului de hartie duce la stergerea particularizarilor facute marginilor, va recomandam sa incepepti particularizarea cu acest al doilea tab. In tabul Paper se alege dimensiunea dorita din lista derulanta. A4 este dimensiunea unei pagini standard n Romnia (fata de Letter n SUA). In tabul Margins, pe langa setarea dimensiunilor lasate libere, mai putem seta orientarea hartiei: verticala (Portrait/Portret), sau orizontala (Landscape/Peisaj). Gutter este o margine speciala lasata suplimentar dac vrei s v ndosariai materialul listat (nu este cazul la romni care-i aplic din start o margine mai mare n partea stng pentru acest scop).

Alegeti tipul de hartie Pentru nevoi particulare, puteti sa va setati voi propriile dimensiuni.

Dimensiuni ale suprafetei de scriere pe pagina

Orientarea paginii

19

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

6.2 Imprimarea
Imprimarea documentelui se face din meniul Office, optiunea Print (sau direct cu combinatia de taste Ctrl+P). Structura ferestrei de imprimare este prezentata in figura de mai jos. Daca, aflati in meniul Office, lasam cursorul mouse-ului peste Print (fara sa dam si click), in partea laterala a meniului apare si optiunea Print Preview, utila atunci cand vrem sa verificam inca o data aspectul final al paginii.

Lista cu imprimante disponibile

Ce sa se listeze: -Toate paginile -Pagina curenta -Textul selectat -Paginile enumerate (introduceti paginile separate cu virgule, sau ca interval)

Cate exemplare sa se listeze Daca se bifeaza, se vor lista doua exemplare grupate ca in exemplu. Daca nu se bifeaza, se vor scoate succesiv cate doua exemplare din fiecare pagina.

20

ECDL 38 UAIC Iasi

7. ALTE FORMATARI ADUSE TEXTELOR


7.1 Stiluri
Totalitatea formatarilor la nivel de text si de paragraf poarta numele de stil. Word-ul vine cu o colectie de astfel de stiluri, enumerate in banda Home, si care pot fi aplicate unui text selectat prin simplu click pe modelul dorit. Scopul acestei actiuni este de a ne scuti pe noi de a face o multime de setari asupra textului, atata vreme cat suntem multumiti cu ce ne propune programul (daca am vrea, ca optiune avansata, sa modificam paleta de culori pe care ne-o propune Word-ul pentru aceste fonturi, ar trebui sa mergem in Tab-ul Page Layout si sa selectam Themes). O astfel de lista de stiluri este vizibila in figura din dreapta.

7.2 Liste
Formatarea listelor se poate realiza prin utilizarea marcatorilor de tip Bullets sau Numbering (tradusi in romana ca marcatori simbolici sau marcatori alfanumerici). Se va selecta lista (poate s fie n text sau celule dintr-un tabel) i se va alege una din cele dou liste derulante de pe banda Home . Schimbarea de la un tip de marcatori la altul se face prin simpla selectare a unui nou marcator, care sa-l inlocuiasca pe cel vechi. tergerea marcatorilor se face prin selecie i apoi dezactivarea butonului respectiv din banda Home. Setarile pentru marcatori pot fi accesate si din meniul contextual, dupa cum se vede in imaginea din dreapta. Cele doua imagini de jos prezinta listele derulante de marcatori alfa-numerici, respectiv simbolici.

21

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

7.3 Coloane
Formatarea textului pe coloane este una din putinele particularizari care nu pot fi facute din meniul Home. Dupa selectarea textului se apasa butonul Columns din meniul Page Layout. Putem alege din variantele propuse de Word, sau putem alege More Columns si, astfel, particulariza. In noua fereastra, putem introduce noi numarul de coloane dorit, dimensiunea coloanelor (daca nu ne place cea automata) si, daca bifam Line Between, putem plasa o linie intre coloane.

22

ECDL 38 UAIC Iasi

8. INTRODUCETI UN....
Acest capitol reuneste elementele care pot fi introduse intr-un fisier, pe langa text propriuzis. Toate obiectele de inserat prevazute in programa ECDL se gasesc in Meniul Insert.

Pagina alba Tabel Intrerupere de pagina Imagine de pe calculator

Grafice Scheme Forme geometrice Semne de carte

Antete Subsoluri

Caseta text Data curenta

Ecuatii Simboluri

Numere de pagina

Imagine din biblioteca de imagini

8.1 Pagini noi si Intreruperi de pagina


Capitolele din acest suport de curs incep pe pagini noi. La prima vedere tentatia este sa apasam tasta Enter la terminarea capitolului anterior pana noul capitol ajunge pe pagina lui. Dar ce se intampla daca modificam textul din capitolele anterioare? Enter-urile noastre pot destabiliza aspectul paginii, si ar insemna ca la fiecare modificare sa mergem sa vedem daca nu trebuie sterse din ele. Solutia consta in introducerea unei intreruperi de pagina (Page Brake). Am terminat capitolul, am introdus o intrerupere de pagina, care semnifica faptul ca, indiferent de modificarile aduse textului dinainte de intreruperea de pagina, acest capitolul incepe pe o pagina noua. Dar Word-ul ne permite sa inseram direct o pagina goala. Daca Intreruperea de pagina ne muta textul de dupa intrerupere pe pagina urmatoare, a introduce o pagina noua inseamna a muta textul de dupa locatia introducerii dupa inca o pagina (cu alte cuvinte, plaseaza o pagina goala, alba, in locatia unde am introdus-o. Se poate spune ca avem doua tipuri de intreruperi: intreruperea de pagina (Page Break), si intreruperea de rand (banalul Enter, care muta textul pe randul urmator). Modul in care intreruperile pot fi observate este descris in capitolul 9.

8.2 Tabele
Un tabel poate fi creat selectand numarul dorit de linii si coloane, sau apeland la optiunea avansata, care permite introducerea directa a dimensiunilor dorite, precum si particularizarea dimensiunilor (in caz ca nu dorim pastrarea dimensiunii standard). Redimensionarea se poate face si manual, dupa introducerea tabelului, punand cursorul deasupra marginilor celulei/ randului/ coloanei/ tabelului si tragand in directia dorita.

Exista si o a treia optiune de redimensionare, dar va fi prezentata peste doua paragrafe. 23

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007 O data introdus tabelul, se poate observa aparitia a doua noi elemente pe Banda de Meniuri, subordonate meniului Table: Design si Layout. S-ar putea traduce ca Estetic si Functional. Daca dam click de mouse inafara tabelului, cele doua meniuri dispar.

Selectarea

Stergerea

Inserari de randuri /coloane noi Divizarea unui tabel

Lipirea / Unirea celulelor selectate Spargerea/dezlipirea unei celule in mai multe celule

Redimensionarea celulelor

Alinierea textului in celula Schimbarea directiei textului

Sortarea datelor din tabel

Modificarea marginilor interne ale celulei

Primul buton din meniul Layout ne ajuta sa selectam informatia din tabel. Daca dam click intr-o celula, lista derulanta Select ne ajuta sa selectam celula, randul sau coloana pe care se afla celula sau chiar tot tabelul. Alte optiuni de selectare a elementelor unui tabel presupun fie selectare cu mouse-ul (ca la text), fie plasarea mouse-ului in coltul din stanga jos al celulei (moment in care cursorul devine o sageata neagra) si apasarea unui click de mouse. Daca apasam mouse-ul in stanga unui rand, va fi selectat tot randul. Daca apasam deasupra unei coloane, vom selecta toata coloana. Pentru a selectat tot tabelul ne pozitionam in coltul din stanga sus al acestuia si apasam plusul in patrat care apare. Daca dupa ce am selectat o celula/un rand/o coloana/un tabel apasam tasta Delelte, stergem continutul acelei celule/coloane, respectiv continutul acelui rand sau tabel. Nu stergem celula/randul/coloana/tabelul propriu zise; ele sunt tot acolo, doar ca nu mai au continut. Pentru a sterge unul din aceste elemente constituiente al unui tabel (sau tabelul propriu-zis), folosim lista derulanta care apare cand apasam butonul Delete. Daca stergerea celorlalte elemente este usor de inteles, stergerea unei celule naste o intrebare: ce ramane in urma ei? Nu poate ramane un vid, in mijlocul unui tabel. Ca urmare, daca selectam Delete Cell, apare o fereastra din care putem alege cum sa reactioneze celulele din jurul viitoarei disparute: cele din dreapta pot glisa in stanga spre a suplini golul (Shift cells left), respectiv cele de dedesubt pot glisa in sus (Shift cells up) , in acelasi scop. Fereastra ne ofera inca o posibilitate de a sterge tot randul/toata coloana Operatiunea inversa, de creare randuri/celule, se desfasoara apasand celelalte butoane din aceasta sectiune a benzii Layout.

24

ECDL 38 UAIC Iasi Urmatoarele trei butoane (zona Merge) ne permit sa unim mai multe celule intr-una singura (Merge Cells), operatiunea inversa spargerea unei celula in mai multe alte celule (Split Cells), sau chiar ruperea tabelului in doua (Split Table). De mentionat ca o celula alcatuita prin unirea (merge) a, sa zicem, doua celule, poate fi sparta in mai multe celule (nu neaparat in cele doua din care a fost alcatuita). Pe mijlocul benzii Layout avem posibilitatea sa redimensionam celulele (aminteam la inceputul subcapitolului de alte doua metode de a realiza acest lucru). In dreapta acestora avem posibilitatea sa particularizam modul in care textul apare scris intr-o celula (in colturi, centrat orizontal/vertical, etc), iar si mai indreapta putem chiar scrie textul inclinat la 90 de grade.

Meniul Design ne permite modificarea aspectului tabelului.

Chiar pe mijlocul benzii avem niste modele predefinite de tabel. Daca nu suntem multumiti, putem selecta o celula sau mai multe (randuri, coloane), si sa le particularizam culoarea de umplere (lista derulanta Shading) sau marginile (butonul Borders). Setarea marginilor incepe cu alegerea tipului de 1 linie (1), a grosimii acesteia (2) apoi a culorii (3) si, in final, a tipului de margine dorit (4).. Setari aditionale... 2 estetice pot fi gasite in stanga optiunilor de colorare 4 automata, conform figurii. Meniul Borders, precum si 3 fereastra Borders and Shadings utilizate si aici sunt identice cu cele utilizate la discutia despre Paragrafe.

25

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

8.3 Imagini
Wordul permite introducerea de imagini in text. Aceste imagini pot fi introduse de pe calculator, din biblioteca de imagini, pot fi desenate din forme geometrice ssau pot fi scheme. Imaginile de pe calculator (Pictures) se introduc folosind o fereastra asemenatoare celei Open. Se merge in directorul dorit, se gaseste imaginea si se deschide cu dublu-click. Clipart-urile sunt imagini care au fost instalate o data cu Word-ul, sau sunt accesibile automat dintr-o baza de date online. La apasarea butonului Clipart in partea dreapta a paginii apare o fereastra prin intermediul careia cautam clipart-ul care ne trebuie. Se introduce textul de cautat in zona Search For si apoi se apase Go; din cliparturile gasite se da click pe cel care ne intereseaza. In exemplul din dreapta, am cautat imagini de calatorie (travel). Dupa ca am introdus o imagine de pe calculator sau din cliparturi, ne apare pe banda un meniu special atunci cand selectam, cu un click, imaginea. Ne sunt puse la dispozitie o multime de efecte predefinite (mare parte dintre ele accesabile in zona Picture Styles. Imaginea poate fi redimensionata folosind partea din dreapta a meniului, dar exista si o alta posibilitate: Selectarea imaginii se face printr- un click stnga pe aceasta. Imaginea va aprea ncadrat ntr-un ptrat cu 8 puncte. Acum putei modifica dimensiunea obiectului plasnd cursorul mouse-ului deasupra unui din cele 8 puncte. Cursorul poate avea diferite forme n funcie de punctul de deasupra cruia l plasai. Dup apariia cursorului apsai i tragei spre interior sau exterior (micorare sau mrire). Din coluri modificare se face proporionat (fr a se distorsiona imaginea iniial).

Imaginile pot fi copiate cu Copy-Paste (utilizand oricare din cele trei metode descrise in capitolul 4.3), pot fi sterse apasand tastele Delete sau Backspace. Formele geometrice sunt imagini care trebuiesc desenate: se alege forma dorita, si apoi se schiteaza conturul cu mouse-ul. Banda de meniuri care apare este similara celei de la celelalte tipuri de imagini. Schemele (SmartArt) reunesc si combina diferite tipuri de structuri care pot fi utile in documente gandite pentru prezentare. Se alege tipul de SmartArt dorit, si se completeaza in casutele de text cu elementele dorite (de exemplu, intr-o schema ierarhica, cu denumiri de directori). In general adaugarea de elemente se face executand click dreapta pe elementul de legatura (de exemplu, pentru a introduce o secretara, se da click dreapta pe directorul care o va primi si i se adauga o subordonata. SmartArturile apar incadrate intr-un dreptunghi, care serveste pe post de container pentru figuri: daca se doreste copierea/mutarea/stergerea smartartului, se executa operatiile in cauza pe acest dreptunghi. La solicitarea de introducere a unui Grafic (Chart), Wordul raspunde prin crearea unui grafic standard pe un model ales de noi, si lansarea in executie a unui modul de Excel prin care putem modifica tabelul din spatele graficului respectiv. Figura urmatoare arata aceste doua ferestre, asa cum le genereaza Word-ul, precum si meniul contextual asociat graficului. 26

ECDL 38 UAIC Iasi

Change Chart Type ne permite sa schimbam tipul graficului. Edit Data lanseaza in executie modulul de Excel, in caz ca l-am inchis (de exemplu), iar Format Plot Area ne permite sa formatam estetic tabelul (alte culori, alte fonturi, alte elemente; aceleasi date). Se remarca si aici cadr5ul albastru deschis din jurul graficului; ca si la discutia despre smartart-uri, orice operatiune de genul Cut/Copy/Delete se executa pe acest cadru albastru.

8.4 Antete si subsoluri


Antetele si subsolurile sunt portiuni de text (dar nu numai) care se repeta pe fiecare pagina. Numele autorilor unui manual, de exemplu, titlul unei carti care apare pe fiecare pagina, sau numerotarea paginilor. Antetele difera de subsoluri doar prin localizare (antetele sunt in susul paginii, subsolurile sunt in josul acestora). Wordul ne pune la dispozitie mai multe variante de antete si subsoluri, dar noi va recomandam sa-l folositi, cel putin la acest nivel, pe cel mai simplu: Blank (3 columns). In acest moment pe fiecare pagina au aparut trei zone de text (remarcati, pe rigra, tabulatorii), si puteti adauga dumneavoastra diferite elemente care sa se repete pe fiecare pagina. Banda de meniuri Header and Footer Tools ne pune la dispozitie cateva setari automatizate: de exemplu numarul de pagina (Page numbers), din nou cu cateva setari avansate. Deoarece majoritatea celor din lista va vor inlocui tot antetul introdus de dumneavoastra cu un numar de pagina, va recomandam ca atunci cand vreti sa introduceti un nr de pagina sa va pozitionati cu cursorul in zona din antet dorita (in stanga, pe centru, pe dreapta) si sa alegeti din lista derulanta Page Numbers>Curent Position>Plain number. Imaginea urmatoare descrie exact aceasta situatie.

27

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

Antetele (sau subsolurile) mai pot contine data curenta. Acest lucru se introduce apasand pe banda de meniuri Date and Time, si alegand setarile care se aplica din fereastra ce se deschide.

Sus: limba de afisare a datei Stanga: Sablonul datei Jos: trebuie bifat Update Automatically daca vrem ca in fiecare zi sa se actualizeze data introdusa.(altfel va fi afisata mereu data cand a fost creat documentul).

Alte setari se gasesc pe mijlocul benzii de meniuri: Diferent First Page se bifeaza atunci cand se doreste ca prima pagina sa aiba Antet particular (de obicei se bifeaza, dar nu se introduce nimic in antet, fiind vorba de o coperta). Different Odd &Even Pages se bifeaza atunci cand dorim ca pagina para sa aiba alt antet si subsol fata de pagina impara. Se iese din modul de editare a antetelor si subsolurilor dandu-se dublu click in foaie, sau apasand butonul Close Header and Footer in extrema dreapta a benzii de meniuri. Daca vrem sa editam un antet gata creat, dam dublu click de mouse in zona de antete, respectiv subsoluri, si intram in modul de editare a acestora.

28

ECDL 38 UAIC Iasi

8.5 Simboluri
Uneori este necesar sa introducem simboluri care nu se regasesc pe tastatura: Lira Sterlina, Euro, copyright, marca inregistrata, caractere latine, semne matematice (, , , , , , ). Inainte de implementarea in Windows a tastaturii romanesti, diacriticile aveau acelasi statut de semne care nu erau pe tastatura, dar care puteau fi generate folosind optiunea de inserare a simbolurilor (pe banda Insert, in extrema dreapta). Fereastra de Simboluri cuprinde o lista derulanta cu fonturi, si o lista cu simbolurile posibile; dubluclick pe un simbol, si acesta este inserat in text. De obicei, dintre fonturi se folosesc (normal text), Windings si Webdings (acestea din urma fioind fonturi special create pentru simboluri. Figura de mai jos arata o astfel de fereastra, cu fontul Windings, si simbolul unui telefon selectat spre inserare.

29

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

9. ALTE OPERATIUNI LA NIVEL DE FISIER


9.1. Imbinarea de corespondenta (Mail Merge)
Sa presupunem ca avem de trimis un mesaj (de exemplu, o felicitare) la mai multe persoane. Felicitarea are acelasi text pentru toata lumea, exceptand, desigur, numele destinatarilor si, eventual, cateva elemente care tin de sexul persoanei respective (nu vom incepe felicitarea adresata unei doamne cu Stimate domnule...). O solutie muncitoreasca la aceasta problema ar consta intr-o multime de Copy/Pasteuri executate asupra textului felicitarii, si modificarea doar a antetului. Word-ul pune la dispozitie facilitatea de imbinare de corespondenta. Practic noi trebuie sa scriem textul principal al mesajului o singura data, sa avem o lista a destinatarilor in format electronic (inclusiv formularile particulare de genul domnule/doamna) si sa stim pasii de urmat pentru a imbina mesajul cu lista destinatarilor; Wordul va face imbinarea si va genera un fiusier pregatit pentru imprimare, sau in email gata sa fie trimis. Vom considera ca primul pas este pregatirea mesajului de trimis. Pentru a ne fi mai usor sa vedem formatul final al scrisorii, am marcat pe exemplul nostru locul in care vor veni cele 4 campuri de imbinare (Stimate/Stimata, domnule/doamna, Prenume, Nume). In continuare scriem lista destinatarilor. Putem folosi un tabel in Word, in tabel Excel, sau un fisier Notepad in care am separat celulele prin Tab-uri. Nu se recomanda ca fisierul respectiv (in orice ar fi fost facut), sa contina altceva decat tabelul cu destinatarii. Fisierul cu tabelul trebuie salvat pe calculator, va fi accesat mai incolo.

Incepem apasand butonul Start Mail Merge si alegand tipul corespondentei. Putem trimite alatuiri de scrisori, e-mail-uri, plicuri si etichete. Dupa ce am marcat astfel inceputul procesului de imbinare, selectam fisierul care contine destinatarii (Select Recipients). Putem crea o lista ad-hoc, putem folosi contactele din Microsoft Outlook, dar noi vom folosi optiunea a doua, Use Existing List si vom selecta fisierul cu destinatari creat anterior. Daca am folosit un tabel in Word, nu mai apare alt mesaj. Daca lista cu destinatari este un tabel in Excel, apare o noua fereastra intrebandu-ne care din foile de lucru (sheets-uri) contine lista destinatarilor. In pasul urmator selectam lista destinatarilor. Putem selecta toti destinatarii, sau putem filtra lista astfel incat sa trimitem doar la anumite persoane (de exemplu, doar doamnele de 8 Martie, sau doar pe cei numiti Ion. Pentru cei care au parcurs modulul 4, sagetelele de langa capetele de coloane (pe exemplul nostru Nume, Prenume) actioneaza precum Autofilter-ul din Excel, permitand din meniul derulant sortari, grupari si filtrari dupa anumiti termeni. Dupa ce in acesti pasi am pregatit imbinarile, in urmatorul inlocuim fizic textul scris de model in fisierul principal (de exemplu, campurile Stimate/Stimata, Domnule/Doamna, Prenume, Nume) cu corespondentii lor in capul de tabel al fisierelor cu adrese). Selectam zona din fisier in care vrem sa fie introdus fiecare camp, si apoi il selectam din lista derulanta Insert Merge Fields

30

ECDL 38 UAIC Iasi Butonul Preview Results ne permite sa vedem cum va arata fisierul. Putem selecta care dintre destinatari este previzualizat folosind zona de navigare. In final, butonul Finish and Merge ne permite fie sa cream un fisier cu fiecare mesaj individual (Edit Individual Letters), fie sa le imprimam direct (Print Documents), fie sa le trimitem ca email-uri. Optinea de editare individuala ne creaza un fisier de imbinare, pe care il putem edita (de exemplu, cu adaugarea unor mesaje particulare catre anumiti destinatari). Urmatoarea figura sintetizeaza pasii de urmat si meniurile derulante care apar.

Incepem procesul de imbinare prin a stabili tipul corespondentei

Apoi selectam fisierul cu destinatarii

Apoi editam lista destinatarilor

Apoi inlocuim fiecare text de proba scris in fisier cu denumirea campului pe care il referea.

Previzualizarea aspectului final

Navigarea intre scrisorile previzionate

Finalizarea procesului de imbinare

Debifam pe cine NU vrem ca destinatari Posibilitate de filtrare (de exemplu, selectam doar domnii) Posibilitate de sortare a inregistrarilor Alta posibilitate de filtrare

31

Suport de curs ECDL modul 3 Office 2007

9.2 Cautarea/ in fisiere


Daca vrem sa cautam un anumit text, putem folosi butonul Find aflat pe banda Home, in partea dreapta (combinatie de taste: Ctrl+R)., In fereastra care apare introducem textul de cautat (zona Find What) si apasam Find Setari avansate de cautare sunt accesibile apasand butonul More. Word-ul ne permite sa si inlocuim automat termenii pe care ii cautam. Acest lucru se realizeaza din fereastra Replace (accesibil fie ca Tab al ferestrei Find, fie direct din banda de meniuri Home, in extrema dreapta). In noua fereastra ii dam textul de cautat, si textul cu care acesta am vrea sa fie inlocuit. Butoanele de jos ne permit sa inlocuim instanta curanta descoperita (replace), sa inlocuim toate instantele in care cuvantul cautat apare (Replace all) sau doar sa cautam urmatoarea aparitie a cuvantului in cauza (Find Next)

9.3 Corectarea gramaticala


Word-ul vine cu o lista de cuvinte (grupata intr-un fisier referit ca dictionar) si cu posibilitatea de a scoate in evidenta cuvintele din text pe care nu le recunoaste. Suplimentar, exista si doua metode prin care utilizatorul poate alege din dictionar cuvantul care sa-l inlocuiasca pe cel marcat ca gresit. Trebuie mentionat faptul ca, din oficiu, Word-ul vine doar cu facilitati de corectare pe limba engleza. Chiar dacva din lista de dictionare pot fi selectate alte limbi (de exemplu, romana), acestea trebuie achizitionate si instalate ca parte a unui pachet special, numit Proofing Tools. Corectorul gramatical subliniaza cu dungulita rosie cuvintele pe care nu le recunoaste. Mai poate fi intalnita si o linie verde, desemnand paragrafe identificate ca fiind orto-epic incorecte. Aceste marcaje nu apar la imprimanta. O tentativa de a da click dreapta pe unul din aceste fisiere marcate duce la aparitia unui alt meniu contextula decat cel consacrat. Acest meniu ofera o lista de cuvinte recomandate pentru inlocuire, sau acces la fereastra Spelling. In imaginea din stanga doua cuvint sunt subliniate; meniul contextula pe cuvantul nerecunoscut pagina nu mai prezinta optiujnile de formatare (Font, Paragraph), cu posibilitati de inlocuire. Fereastra Spelling and Grammar poate fi accesata din butonul aflat pe banda de meniuri Reviews, in extrema stanga (sau apasand tasta F7), si arata ca in fugura urmatoare:

32

ECDL 38 UAIC Iasi

Ignora greseala, de data asta Cuvant necunoscut marcat cu rosu Ignora greseala, de fiecare data cand apare in acest text Adauga cuvantul gresitin lista de cuvinte (dictionarul) Inlocuieste cuvantul gresit cu cel selectat Propuneri de inlocuire a cuvantului Inlocuieste in text fiecare aparitie a acestui cuvant gresit cu cel selectat Corecteaza automat greselile intalnite din document

Limba dictionarului
<<< Debifati daca NU vreti corectura gramaticala

9.4 Despartirea in silabe


Pe baza dictionarului amintit in subcapitolul anterior, Word-ul poate implementa facilitati de despartire in silabe. Din nou trebui amintit ca ele nu vin preinstalate pentru toate limbile, ci sunt incluse in pachetul Proofing Tools. Despartirea in silabe se realizeaza selectand textul si apasand butonul Hyphenation din banda de meniuri Page Layout.

Setati despartirea automata in silabe (debifarea inseamna despartire manuala) Bifati daca doriti sa fie despartite si cuvintele scrise integral cu majuscule La cati centimetri (sau inchi) sa inceapa despartirea in silabe Daca doriti o limita la cate randuri succesive pot contine despartiri in silabe

33