Cursuri i Examene n vederea certificrii internationale ECDL Start

Universitatea Alexandru Ioan Cuza Iai Corp B, parter, sala 327A, tel . 0230,201,418

Modulul 6
Prezentri

Centrul ECDL nr. 38 UAIC, Iai

Modulul 6
Prezentri
Candidaii trebuie s-si demonstreze cunotinele i competena n utilizarea unei aplicaii de realizare a unor prezentri. Candidaii vor fi capabili s: Lucreze cu prezentri i s le salveze n diferite formate. Foloseasc opiuni destinate creterii productivitii, precum funcia Help neleag utilitatea folosirii diverselor moduri de vizualizare ale unei prezentri i alegerii diferitelor formate. Introduc, modifice i formateze texte ntr-o prezentare. Creeze i s modifice grafice pentru o reprezentare mai concludent a Informaiilor. Insereze i s editeze imagini i obiecte desenate. Aplice efecte de animaie i tranziie nainte de printarea i rularea prezentrii.

6.1 Utilizarea aplicaiei

7.1.1 Lucrul cu prezentri Aplicaia Microsoft PowerPoint 2007 face parte din pachetul de programe Microsoft Office 2007 i permite realizarea de prezentri grafice. Pentru aceasta este necesar s fie cunoscute dou concepte de baz cu care lucreaz aceast aplicaie: 1. diapozitivul sau foaia de prezentare (slide) este unitatea de prezentare. Exist mai multe modele predefinite pe baza crora sunt organizate obiectele ntr-un diapozitiv. Ele pot fi grupate n trei mai categorii: model titlu (title only), modele coninut (content layouts), model vid (blank). Exist i alte modele, variaii ale celor trei prezentate n paragraful anterior. 2. prezentarea (presentation) este un ansamblu de diapozitive. Fiecare diapozitiv conine informaii sub form de text, sub form grafic sau n ambele forme. Prezentarea se salveaz ntr-un fiier cu extensia .pptx i poate fi utilizat n mai multe moduri: a. afiare pe ecranul calculatorului; b. proiectare pe un ecran cu ajutorul unui videoproiector; c. tiprire pe diferite suporturi (hrtie obinuit sau folie transparent); d. transformare n fotodiapozitive; e. publicare pe un site Web pe Internet.
6.1.1.1 Deschiderea (i nchiderea) unei aplicaii de prezentri. Deschiderea i

nchiderea unei prezentri Pentru deschiderea sesiunii de lucru PowerPoint avem mai multe posibiliti: 1. din meniul Start All Programs Microsoft Office - Microsoft Office PowerPoint 2007

Figura nr. 6. 1 Deschiderea aplicaiei Microsoft PowerPoint din meniul Start

2. dac exist o pictogram pe desktop asociat aplicaiei dublu click pe aceasta

Figura nr. 6. 2 Deschiderea aplicaiei de pe desktop

nchiderea unei aplicaii PowerPoint se poate realiza prin click pe simbolul colul din stnga sus sau din apsm simbolul Office din stnga sus contextual selectm Exit PowerPoint:

din

i din meniul

salvariiSimbol/Orb Microsoft Office

nchidere a aplicaiei

Buton de nchidere a aplicaiei

Figura nr. 6. 3 nchiderea unei prezentri PowerPoint

Deschiderea unei prezentri PowerPoint se poate realiza n mai multe moduri prezentate n continuare: apsm simbolul Office din stnga sus Open sau combinaia de taste Ctrl+O i din meniul contextual selectm

Figura nr. 6. 4 Deschiderea unei prezentri existente

Apare urmtoarea fereastr din care se alege fiierul ce trebuie deschis.

Deschiderea propriu-zis se poate face n dou moduri: dublu click pe numele prezentrii sau selectarea fiierului i click pe butonul Open.

De aici se alege calea unde se afla prezentarea

Numele prezentarii

Tipul prezentarii

Figura nr. 6. 5 Localizarea prezentrii

din Windows Explorer dublu click pe prezentarea PowerPoint pe care dorii s o deschidei

Figura nr. 6. 6 Deschiderea prezentrii

din meniul Start Recent Items, dac aceasta exist n lista de documente 5

recent create

Figura nr. 6. 7 Deschiderea unei prezentri din ultimele documente utilizate

de regul n partea de sus a meniului contextual ce apare la apsarea simbolului Office din stnga sus n PowerPoint se regsesc n ordine folosirii ultimele fiiere accesate. Prin click pe cel dorit se realizeaz deschiderea lui.

Figura nr. 6. 8 Deschiderea unei prezentri din ultimele prezentri utilizate

Pentru a deschide mai multe prezentri se procedeaz similar ca pentru una singur iar ele vor fi suprapuse pe ecran i semnalate n bara de jos (Taskbar) sau n meniul Windows.

6.1.1.2 Crearea unei noi prezentri (utiliznd formatul predefinit)

La deschiderea sesiunii de lucru PowerPoint, implicit, se intr ntr-o nou prezentare cu un singur diapozitiv, care nu este salvat pe disc. Pentru crearea unei prezentri noi se pot utiliza una din urmtoarele opiuni: apsm simbolul Office din stnga sus New sau combinaia de taste Ctrl+N: i din meniul contextual selectm

Figura nr. 6. 9 Realizarea unei noi aplicaii PowerPoint din meniu

din Windows Explorer: click dreapta pe suprafaa de lucru i din meniul contextual alegem New Microsoft PowerPoint Presentation:

Figura nr. 6. 10 Realizarea unei noi aplicaii PowerPoint din Windows Explorer

Dup deschiderea aplicaiei, n Ribbon vor aprea opiunile din care se poate alege tipul de prezentare dorit: 1. opiunea Blank Presentation pentru crearea unei prezentri vide; 2. opiunea Design pentru crearea unei prezentri pe baza unui ablon de prezentare oferit de PowerPoint; O prezentare vid este un ablon care nu este formatat pe baza schemei de culori sau a diapozitivului de baz. ablonul este o colecie de informaii comune tuturor prezentrilor care se vor crea pe baza acestuia i conine: schema de culori, diapozitivul de baz i titlul de baz, fonturile folosite pentru a da aspect prezentrii.

Figura nr. 6. 11 Modaliti de creare a unei prezentri PowerPoint

Dup selectarea modelului dorit se poate trece la introducerea informaiilor de pe primul slide.
61.1.3 Salvarea unei prezentri ntr-o locaie pe hard disk. Salvarea prezentrii sub

un alt nume Pentru a salva o prezentare nou se poate apela opiune Save prin apsarea simbolului Office din stnga sus sau direct de pe bara de instrumente simbolul ,

combinaia de taste Ctrl+S. Dup alegerea acestei opiuni pe ecran va aprea urmtoarea fereastr n care trebuie precizat calea unde va fi salvat, numele fiierului 8

PowerPoint i tipul documentului.

De aici se alege calea unde se salveza prezentarea Numele prezentarii Tipul prezentarii

Figura nr. 6. 12 Salvarea unei prezentri

Dup stabilirea acestor caracteristici se apas butonul Save. n cazul n care se dorete salvarea unei prezentri cu alt nume se alege opiunea Save as din meniul contextual ce apare la apsarea simbolului Office din partea stng sus dup care se urmeaz paii prezentai anterior, cu excepia faptului c la numele fiierului se precizeaz alt nume dect cel cu care a fost salvat iniial.
6.1.1.4 Salvarea prezentrii sub alt format: Rich Text Format (Format mbogit),

template (ablon), format imagine, cu o anumit extensie specific softului, numrul versiunii O prezentare PowerPoint mai poate fi salvat ca pagina Web, fiier RTF, template, etc. Salvarea ca pagin Web se poare realiza prin apelarea opiunii Save as, iar la tipul fiierului (Save as type) se alege opiunea Web Page:

Salvarea ca fiier RTF se realizeaz prin selectare opiunii Outline/RTF la tipul fiierului:

Se procedeaz similar pentru salvarea prezentrii ca template (Design Template), imagine (GIF Graphics Interchange, JPEG File Interchange Format, TIFF Tag Image File Format, Device Independent Bitmap) sau cu o alt versiune a aplicaiei Microsoft PowerPoint (PowerPoint 2003).

10

6.1.1.5 Comutarea ntre dou prezentri deschise

Alternarea ntre dou prezentri deschise se poate realiza prin click stnga pe numele prezentrii ce se dorete a fi activat din bara de instrumente sau prin utilizarea combinaiei de taste Alt+Tab.

6.1.2 Ajustarea setrilor de baz 6.1.2.1

Modificarea

opiunilor/preferinelor

de

baz

ale

aplicaiei:

numele

utilizatorului, directorul/folder-ul predefinit de deschidere, salvarea prezentrilor. Din meniul contextual ce apare la apsarea simbolului Office din partea stng sus, alegem PowerPoint Options. Din fereastra care apare putem seta tot ce ine de aplicaia PowerPoint, de la numele utilizatorului pn la modul de afiare a ribonnului, folderul implicit de salvare, etc.

Din tab-ul Save avem optiuni de personalizare a

Numele de utilizator si initialeButon de

6.1.2.2 Folosirea funciei Help

Dac ajutorul nu apare pe ecran el poate fi activat din butonul instrumente sau prin apelarea tastei F1.

din bara de

11

Pe ecran va aprea un asistent. Cutarea ncepe prin apsarea butonului Search.

6.1.2.3 Folosirea funciei de modificare a dimensiunilor vizualizrii

Modificarea dimensiunii paginii se realizeaz din opiune View Zoom.

Introduceti valoarea dorita Alegerea dimensiunii de vizualizare exprimata procentual

Figura nr. 6. 13 Modificarea dimensiunii de vizualizare

6.1.2.4 Afisarea/ascunderea barelor de instrumente. Rescalarea si minimizarea tab-

urilor (ribbon) Microsoft PowerPoint ofer posibilitatea de afiare sau ascundere a barelor de instrumente n funcie de necesitile utilizatorului. Aceast opiune se poate realiza din meniul View Toolbars i din meniul care apare se adaug sau terg barele de instrumente printr-un simplu click pe acestea. Toate barele active la un moment dat sunt marcate cu o bif.

12

Figura nr. 6. 14 Afiarea / ascunderea barelor de instrumente

Dac dorim s minimizm ribbon-ul trebuie s dm click dreapta pe bara de meniuri i de acolo s selectm Minimize the Ribbon. Pentru a anula aceast aciune trebuie s debifm opiunea Minimize the Ribbon.

6.2 Crearea unei prezentri

6.2.1 Vizualizarea prezentrii 6.2.1.1 nelegerea rolului diferitelor moduri de vizualizare: normal (normal view), schi (outline view), sortare diapozitive (slide sorter view), vizualizare (slide show view). Microsoft PowerPoint permite utilizarea mai multor moduri de vizualizarea a unei prezentri n funcie de nevoile sale. Fiecare dintre acestea este utilizat preponderent ntr-o anumit etap de realizare a prezentrii: la realizarea ei, la adugarea comentariilor, la prelucrare, respectiv mutarea, copierea, tergerea unor diapozitive i la vizualizarea final a prezentrii. O prezentare PowerPoint poate fi vizualizat n mai multe moduri care se regsesc n partea stng jos a ferestrei i n meniul View.

13

Aceste opiuni sunt: 1. Modul Normal prezint dou opiuni: Slides i Outline. Prima opiune permite afiarea unui singur diapozitiv. n acest mod se poate vizualiza i modifica diapozitivul. Pentru trecerea la urmtorul diapozitiv se folosete butonul de derulare vertical sau tastele PageDown sau PageUp.

Optiunile Slides si Outline Bara de derulare verticala

Modul de afisare normal

Modul de afisare normal

Figura nr. 6. 15 Modul de vizualizare Normal, opiunea Slides

Cea de-a doua opiune afieaz planul prezentrii i diapozitivul activ alturi, unde se pot face corecturi de text, se poate schimba ordinea paragrafelor, ordinea diapozitivelor n cadrul prezentri. 2. Slide Sorter prezint fiecare diapozitiv ca o imagine grafic, mic. Ea permite adugarea de diapozitive noi, se pot terge diapozitive, se poate schimba ordinea diapozitivelor, se pot aduga efecte de tranziie i temporizri pentru trecerea de la un diapozitiv la altul n cadrul prezentrii.

14

Modul de afisare

Bara de derulare verticala

Modul de afisare normal

Figura nr. 6. 16 Modul de vizualizare Prezentare (Slide Sorter View)

3. Modul Derularea prezentrii (Slide Show) permite derularea pe ecran a diapozitivelor prezentrii. Derularea se realizeaz prin click stnga sau apsarea uneia dintre tastele Enter, Space sau Page Down. Prin meniul contextual ce se activeaz prin click dreapta ne putem deplasa ntre diapozitivele din prezentare. Modul de prezentare Pagina cu note (Notes Page) afieaz diapozitivul curent mpreun cu zona pentru notele vorbitorului. Se activeaz prin alegerea opiunii Notes Page din meniul View. Acest mod este util atunci cnd se dorete modificarea notelor pentru vorbitor. Spaiul ferestrei este mprit n dou zone: zona diapozitivului n care se poate vizualiza i modifica diapozitivul i zona notelor unde se pot aduga notele sau informaiile pentru prezentator.

15

Figura nr. 6. 17 Modul de vizualizare Pagina cu note

6.2.1.2 Cunoaterea regulilor de baz n adugarea titlului foliilor: folosirea titlurilor

diferite pentru fiecare slide pentru a le putea distinge n outline view si slide show view Este recomandat lucru cu layout-uri deoarece n structura din modul de vizualizare Normal Outline vedem titlul slideurilor si alte informatii cuprinse in sablonul de lucru. Dac nu folosim aceste layout-uri n zona Outline nu vor aprea nici un fel de informaii despre ele.

16

6.2.2 Diapozitive

Adugarea unui diapozitiv nou ntr-o prezentare se realizeaz din meniul Insert, opiunea New Slide sau combinaia de taste Ctrl+M.

6.2.2.1 Modificarea formatului unui diapozitiv

O dat inserat, un slide nu are stabilit nici un format. Pentru a face acest lucru, din meniul Home selectm tab-ul Slides i dm un click pe Layout. De aici putem stabili ce format va avea noul slide. Acelai lucru l putem face i dnd click dreapta pe slide-ul care ne intereseaz i din meniul contextual ne plasm pe Layout i de aici selectm formatul dorit.

6.2.2.2 Aplicarea unui format predefinitit (ablon) asupra unei prezentri

Microsoft PowerPoint pune la dispoziia utilizatorilor o serie de abloane predefinite. Acestea se gsesc n meniul Design tab-ul Themes. Aplicarea unei astfel de theme are efect asupra ntregii prezentri i orice slide nou adugat o va avea implicit.
6.2.2.3 Schimbarea culorii fundalului pentru un diapozitiv sau toate diapozitivele

Schimbarea culorii fundalului se face prin click dreapta pe slide-ul dorit i din meniul contextual Format Background. Mai multe instruciuni n urmtoarea imagine.

17

Click dreapta pe slide Optiuni de schimbare a culorii/texturii de fundal

Aplica pe toate slideurile

Format background

Figura nr. 18 Schimbarea fundalului unui slide

6.2.2.4 Adugarea unui nou diapozitiv cu un format specific: tip titlu, grafic si text,

list cu marcatori, tabel. Pentru a aduga un nou diapozitiv trebuie s facem click pe butonul New Slide din tab-ul Home. Acelai rezultat l obinem i dac dm click dreapta n zona Slides i din meniul contextual selectm New slide. Dac dorim s inserm un diapozitiv cu un format anume, dm click pe sgeata de sub butonul New slide i alegem ce fel de diapozitiv s fie inserat.

18

Buton de inserare diapozitiv

Inserare diapozitiv cu format predefinit

Click dreapta n zona slides

Figura nr. 19 Inserarea unui diapozitiv cu un format anume

6.2.2.5 Copierea, mutarea foliilor n cadrul prezentrii, sau ntre diferite prezentri.

Un diapozitiv se poate copia sau muta n cadrul prezentrii ca n orice alt program Microsoft. Selectm slide-ul, dm click dreapta i Copy sau Cut dup caz. Pentru lipire click dreapta i Paste. Mutarea locului unui slide n prezentare se poate face i cu tehnica Drag and Drop (click stnga pe slide i apoi l tragem n poziia dorit). Combinaiile de taste pentru copiere (Ctrl + C), mutare (Ctrl + X) i lipire (Ctrl +V) sunt i ele valabile.
6.2.2.6 tergerea diapozitivelor.

tergerea se face ca la orice obiect ntlnit pn acum la pachetul Microsoft, click dreapta Delete Slide sau combinaia de taste Shift + D.

19

6.2.3 Master Slide 6.2.3.1 Inserarea unei poze1, imagini, obiecte desenate, n Master Slide. tergerea

unei poze, imagini, obiect desenat, din Master Slide. Pentru fiecare prezentare se poate defini un diapozitiv Master care conine informaii despre ablonul de prezentare, fonturile folosite, fundalul i schema de culori a unei prezentri. Scopul acestui diapozitiv este de a efectua schimbri la nivel global asupra elementelor menionate mai sus, n sensul reflectrii acestora asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. Pentru a vizualiza acest diapozitiv se activeaz optiunea Slide Master din meniul View.

Vizualizare slide master

Figura nr. 20 Vizualizare slide master

Un diapozitiv Master este structurat pe mai multe zone: zona pentru titlul diapozitivului; zona obiectelor de plasat n diapozitiv; n aceast zon informaiile pot fi prezentate pe cinci niveluri; zona subsolului care la rndul ei este format din: o zona pentru dat / timp; o zona pentru subsolul propriu-zis; o zona pentru numrul diapozitivului. Dac avei o imagine sau obiect pe care dorii s-l inserai n toate diapozitivele ea poate fi inserat n Master Slide i va aprea n locul respectiv pe toate diapozitivele. Pentru aceasta se selecteaz din meniul Insert, opiunea Picture From File. Din ferestra care apare se selecteaz imaginea i se apas butonul Insert. 20

Imaginea va aprea n Master slide i poate fi poziionat oriunde n diapozitiv. tergerea unei imagini din Master Slide se realizeaz cu click pe imagine i apsarea tastei Delete sau Backspace de la tastatur.
6.2.3.2 Adugarea unui text n subsolul unui diapozitiv, sau n toate diapozitivele

prezentrii. Dac dorii s inserai un text n subsolul unui diapozitiv sau la toate diapozitivele din meniul Insert se selecteaz opiunea Header and Footer n care se pot realiza urmtoarele operaiuni:
Afiarea datei actualizat automat i selectarea formatului pentru acesta Stabilete dac va fi afiat sau nu numrul paginii Aplicarea formatrilor tuturor diapozitivelor Aplicarea formatrilor numai diapozitivului curent Afiarea unei date fixe Stabilete dac informaiile din subsolul paginii vor fi sau nu afiate pe primul diapozitiv

Introducerea unui text n subsolul paginii Figura nr. 21 Introducere Header i Footer

6.2.3.3 Aplicarea automat a numerelor diapozitivelor, a datei actualizate,

neactualizate n subsolul unui diapozitiv sau asupra tuturor diapozitivelor din prezentare. Pentru a introduce numrul curent pentru un slide se procedeaz ca n imaginea nr 21. Se acceseaz fereastra Header and Footer i de aici bifm opiunea Slide number.

21

6.3 Text
6.3.1 Lucrul cu text
6.3.1.1 Cunoaterea regulilor de baz n crearea coninutului unei prezentri:

utilizarea frazelor scurte i concise, a marcatorilor i numerotrii n general, pentru a evita s plictisim audiena, prezentrile trebuie s conin ct mai puin text. Este foarte important s fim concii i n general s folosim marcatori pentru a expune doar ideile principale. Astfel pstrm contactul cu audiena i evitm s citim de pe slide-uri i s transformm o prezentare cu informaii poate interesante n ceva plictisitor.
6.3.1.2 Introducerea textului ntr-o prezentare.

Textul este introdus ntr-un diapozitiv prin intermediul tastaturii. Pentru aceasta trebuie dat click stnga n zona unde scrie Click to add text i apoi se poate introduce textul de la tastatur.

Text se poate introduce i cu ajutorul csuelor de text pe care le putem introduce n prezentare din tab+ul Insert Text box.

6.3.1.3 Editarea textului unei prezentri.

Pentru a edita coninutul unui diapozitiv se recomand s se lucreze n modul de vizualizare Outline. Se selecteaz diapozitivul care trebuie editat i: click stnga, n diapozitiv, dac se dorete editarea coninutului acestuia i se introduce textul de la tastatur; 22

click stng n partea jos a ferestrei unde apare textul Click to add notes i se introduce comentariul sau observaia

Click stnga pentru editare text

Introducere note

Figura nr. 6. 22 Editare text i note

Observaie: n zona dedicat notelor, ca i n diapozitiv pot fi introduse caractere speciale din meniul: Insert - Symbol.
6.3.1.4 Copierea, mutarea textului n cadrul unei prezentri sau ntre prezentri

diferite. Un text se poate copia sau muta n cadrul prezentrii ca n orice alt program Microsoft. Selectm textul, dm click dreapta i Copy sau Cut dup caz. Pentru lipire click dreapta i Paste. Combinaiile de taste pentru copiere (Ctrl + C), mutare (Ctrl + X) i lipire (Ctrl +V) sunt i ele valabile.
6.3.1.5 tergerea textului

tergerea se face ca la orice obiect ntlnit pn acum la pachetul Microsoft, dup selecie combinaia de taste Shift + D sau apsnd tasta Backspace sau tasta Delete.

23

6.3.1.6 Folosirea comenzilor Undo i Redo

Anularea unei comenzii / comenzilor precedente se poate realiza din bara de instrumente Standard, sau combinaia de taste Ctrl+Z, iar refacerea unei sau prin

operaiuni anulate din Edit Redo, din bara de instrumente Standard, utilizarea combinaiei de taste Ctrl+Y.

6.3.2 Formatarea
6.3.2.1 Schimbarea fontului caracterelor: dimensiunea i tipul caracterelor.

Dup introducerea textului se poate opta pentru formatarea acestuia. Pentru acesta textul trebuie mai nti selectat i apoi se alege opiunea Font din meniul Home care deschide urmtoarea fereastra Font. n figura urmtoare sunt prezentate toate opiunile de formatare a textului care pot fi realizate din aceast fereastr.
Tipul fontului Stilul fontului Mrimea fontului

Sublinierea textului Scrierea textului ca exponent Scrierea textului ca indice

Culoarea fontului

Figura nr. 6. 23 Fereastra modificare setri font

6.3.2.2 Aplicarea formatrii textului: nclinat, ngroat, subliniat, umbrit. Aplicarea de astfel de formatri ale textului se face din tab-ul Home seciunea font ca n imaginea urmtoare:

24

Scris ngroat, italic i subliniat

Buton pentru efect de umbrire al textului

Figura nr. 6. 24 Aplicarea formatrii textului: nclinat, ngroat, subliniat, umbrit

tipul de font i dimensiunea: scris ngroat: scris cursiv: sau combinaia Ctrl+B; sau Ctrl+I; sau Ctrl+U; ; .

sublinierea textului umbrirea textului schimbarea culorii:

De asemenea, mai pot fi utilizate urmtoarele combinaii de taste pentru alinierea textului: Ctrl+L aliniere stnga; Ctrl+E centrare; Ctrl+R aliniere dreapta; Ctrl+J ncadrarea textului ntre marginile diapozitivului.
6.3.2.3 Folosirea diferitelor culori n text.

Din acelai meniu Home, pentru a colora textul slectm butonul Font Color i din meniul contextual alegem culoarea dorit.

25

Deasemeni dac selectm More colors ne putem crea propria culoare.

6.3.2.4 Modificarea textului n majuscule, litere mici, tip titlu

De multe ori dup ce am terminat de scris un cuvnt sau propoziie, ne gndim c ar fi trebui scris cu majuscule sau invers. Pentru a evita tergerea textului i rescrierea n formatul dorit, putem folosi funii speciale de transformare a textului. Acestea se acceseaz din tab-ul Home apsnd butonul Change Case.

Opiunea Sentence case ne transform propoziia selectat astfel nct doar prima liter din propoziie este cu majuscul. Opiunea lowercase transform propoziia selectat astfel nct toate literele sunt cu minuscule. Opiunea UPPERCASE transform propoziia selectat astfel nct toate literele sunt cu majuscule. 26

Opiunea Capitalize Each Word transform propoziia selectat astfel nct doar prima liter a fiecrui cuvnt din propoziie s fie cu majuscul. Opiunea tOGGLE cASE transform propoziia selectat astfel nct doar prima liter a fiecrui cuvnt din propoziie s fie cu minuscul, restul fiind cu majuscule.
6.3.2.5 Alinierea textului: stnga, dreapta, centrat

Din seciunea Paragraph a tab-ului Home putem alinia textul la stnga, dreapta, centru sau justify.
Alinierea textului

6.3.3 Liste
6.3.3.1 Indentarea textului cu marcatori. Eliminarea indentrii textului cu marcatori.

Modificarea stilului marcatorilor sau numerotrii se realizeaz prin selectarea, din tab-ul Home, a opiunii Bullets and Numbering. Apare urmtoarea fereastr din care se poate alege simbolul pentru diferite liste:

27

Tipurile de marcatori disponibili sunt: Bulleted - utilizarea simbolurilor predefinite, pentru liste sau alegerea altora din ClipArt (Picture) sau din Symbols (Customize):

Numbered numerotarea cu cifre sau litere a unei liste:

n ambele cazuri, se poate selecta o alt culoare dect cea implicit precum i dimensiunea marcatorului n raport cu textul, exprimat procentual . n cazul utilizrii opiunii Numbered se poate preciza ca numerotarea s nceap de la o alt cifr /liter dect prima .

Marcatorii pot fi utilizai i din iconiele asociate acestora din bara de instrumente Formatting fr a-i putea ns particulariza .

6.3.3.2 Ajustarea spaierii deasupra i sub marcatori sau liste

Pentru a ajusta spaierea ntre marcatori se selecteaz acestea i din Home se alege opiunea Line spacing options . n fereastra care apare selectai spaierea dorit:

28

Distana fa de paragraful precedent

Distana dintre rnduri

Distana fa de paragraful urmtor Confirmarea modificrilor Anularea modificrilor

6.3.4 Tabele
6.3.4.1 Introducerea si modificarea datelor ntr-o folie de tip tabel.

Inserarea unui tabel ntr-un diapozitiv se poate realiza prin dou metode: 1. Alegei un Slide Layout care s conin pictograma Tabel n diapozitiv efectuai clic pe pictograma de tabel Introducei numrul de coloane i de rnduri dorite n tabelul care se creeaz introducei datele Cnd ai terminat de introdus datele, clic n exteriorul tabelului. ( alegei prin

2. Tab-ul Insert grupul Tables clic pe butonul Tabel selecie cu ajutorul mouse-ului un numr de coloane i de rnduri) Modificarea i formatarea unui tabel

n urma selectrii unui tabel apar pe Ribbon tab-urile Table, Tools, Design i Layout, cu ajutorul crora modificai i formatai tabelul. Astfel c:

29

Modificrile de structur (coloane i rnduri), unire celule, dimensiune tabel se fac cu comenzile din tab-ul Layout grupurile Layout grupurile Rows & Columns, Merge, Cell Size, Table Size).

Formatarea tabelului, cu aplicarea de scheme de culori, de umpleri, bordri se face cu fila Design grupul Table Styles care ofer o galerie de stiluri de tabele.

Detalii referitoare la modificarea i formatarea tabelelor le vedei la modulele Word 2007 i Excel 2007.

6.4 Grafice diagrame

6.4.1 Utilizarea Graficelor i Diagramelor
6.4.1.1 Introducerea datelor pentru crearea i modificarea diferitelor tipuri de grafice:

coloane, bare, linie, disc. Pentru introducerea unui grafic ntr-o prezentare PowerPoint se poate selecta un format care permite aceasta din Home Slide Layout, direct din Insert Chart. n cazul n care s-a ales un format predefinit se selecteaz pictograma aferent graficului cu click stnga. Pe ecran va aprea o fereastra Excel pentru a introduce date. n tabel vor fi introduse datele care trebuie s fie reprezentate grafic, ca n orice foaie de calcul, iar dup editare se d click oriunde n afara graficului sau a ferestrei aprute i acesta va fi inserat n dispozitiv. Dac se dorete modificare unui grafic existent se selecteaz, din meniul contextual ce apare cnd dm click dreapta pe suprafaa graficului, opiunea Chart Type pentru modificarea tipului de grafic sau Chart Options pentru modificarea altor 30

proprieti: legend, titlul graficului i axelor, afiarea valorilor, afiarea tabelului n diapozitiv etc. Pentru modificarea datelor reprezentate grafic din acelai meniu contextul se selecteaz opiunea Edit Data i va fi afiat tabelul Excel cu datele reprezentate.
6.4.1.2 Selectarea unui grafic.

Pentru a selecta un grafic trebuie s facem un click stnga pe suprafaa acestuia.

6.4.1.3 Modificarea tipului de grafic.

Dup realizarea unui grafic, tipul su poate modificat prin click dreapta pe el i selectarea opiunii Change Series Chart Type. Din fereastra Chart Type, afiat, se selecteaz noul tip de grafic.

6.4.1.4 Adugarea, modificarea, stergerea titlului unui grafic.

Odat ce am stabilit ce tip de grafic dorim ne putem juca din tab-ul Design cu felul cum arat graficul. Din grupul Chart Layouts putem selecta unde s fie afiat titlul graficului, dac s apar titlul i alte etichete.

31

Titlul unui grafic este un obiect de sine stttor n sensul c l putem modifica, terge i repoziiona individual de grafic.
6.4.1.5 Afiarea etichetelor unui grafic: valori, procentaje.

Pentru a afia valori, procentaje, etc mai nti trebuie s avem afiate label-uri. Click dreapta pe o coloan a graficului i din meniul contextual selectm Add data labels.

n acest moment le putem formata. Cnd dm click dreapta observm c putem selecta Format Data Labels.

Din fereastra nou aprut putem selecta s afim numele seriilor, valorile etc.

32

Formatri cu privire la ce se va afia i unde Tab-ul Label Options Tab-ul Number

Pentru a afia procentual selectm Percentage i stabilim Decimal place =0

6.4.1.6 Modificarea culorii de fundal a unui grafic.

Pentru a modifica culoare de umplere a graficului se poate utiliza una dintre urmtoarele opiuni: click dreapta pe grafic i se alege opiunea Format Plot Area din meniul contextual. Aceasta deschide fereastra cu acelai nume din care se aplic culoarea dorit:

de pe pictograma din bara de instrumente Standard;

33

din tab-ul Layout Format selection

Observaie: n toate cele trei cazuri graficul trebuie s fie selectat mai nti.
6.4.1.7 Modificarea culorii elementelor componente ale graficului (la nivel de

coloan, bar, sector) Pentru a modifica culoare unei serii din grafic se d click dreapta pe acea serie i din meniul care apare se selecteaz opiunea Format Data Series. Din fereastra cu acelai nume se selecteaz opiunea Fill iar de aici culoarea dorit.

34

6.4.2 Scheme organizatorice

6.4.2.1 Creerea unei scheme organizatorice (Utilizarea unui format predefinit de

schem organizatoric) Pentru introducerea unei organigrame ntr-o prezentare PowerPoint se poate selecta un format care permite aceasta din meniul Insert Smartart i din fereastra aprut selectm Hierarchy i selectm tipul de schem dorit.
Buton Smartart

Selectarea Zonei Hierarchy

Alegerea unei scheme organizatorice

Dac am introdus un slide nou de tip Title and content putem insera un astfel de smartart din butonul scurttur din slide.

6.4.2.2 Modificarea structurii ierarhice a unei scheme organizatorice

Se pot realiza urmtoarele operaiuni: introducerea unor noi nivele cu IAdd Shape: colegi, subordonai, asisteni

35

schimbarea aezrii componentelor organigramei din Layout:

selectarea mai multor componente o dat: diferite nivele de subordonare, linii de legtur etc.
6.4.2.3 Adugarea, tergerea elementelor componente ale schemei organizatorice

(manager, co-worker, subordonat). Adugarea unei noi componente n organigram se realizeaz, aa cum precizat deja, click dreapta pe un membru a schemei, opiunea AddShape. n continuare este prezentat o astfel de organigram i explicat pe scurt modul de introducere a componentelor: asistent, de exemplu secretara fa de Directorul general se introduce prin click dreapta pe Director general i din Add Shape se selecteaz opiunea Assistant; subordonat, Economist 1 fa de Directorul economic click dreapta pe Director economic i din Add Shape se selecteaz opiunea Add shape below; coleg Economist 2 fa de Economist 1 click dreapta pe Economist 1 i din Add Shape se selecteaz opiunea Add shape after sau Add shape before. Deoarece acesta este subordonat directorului economic se poate aduga i la fel ca Economist 1.

6.5 Obiecte grafice

6.5.1 Inserare manipulare 6.5.1.1 Inserarea unui obiect grafic poz, imagine, obiect desenat) ntr-un diapozitiv. Uneori se dorete inserarea unei imagini ntr-un diapozitiv. Pentru acesta se selecteaz din tab-ul Insert opiunea Picture:

36

Se deschide o fereastr de dialog cu ajutorul creia putem naviga n calculator i selecta ce imagine dorim s inserm. Pentru inserarea unei imagini din ClipArt se selecteaz din tab-ul Insert opiunea ClipArt. n partea dreapt apare fereastra ClipArt unde se d click pe opiunea vor aprea toate imaginile disponibile n ClipArt. i

n continuare se alege imaginea dorit i prin click stnga pe ea va fi inserat n diapozitivul activ.
6.5.1.2 Selectarea unui obiect grafic.

Selecia unui obiect grafic se realizeaz prin click stnga pe acesta. Dac dorim s selectm mai multe obiecte n acelai timp trebuie s inem apsat tasta Ctrl de la tastatur.
6.5.1.3 Copierea, mutarea obiectelor grafice, a diagramelor n cadrul unei prezentri

sau ntre prezentri diferite. Un obiect se poate copia sau muta n cadrul prezentrii sau n alt prezentare ca n orice alt program Microsoft. Selectm obiectul, dm click dreapta i Copy sau Cut dup

37

caz. Pentru lipire click dreapta i Paste. Combinaiile de taste pentru copiere (Ctrl + C), mutare (Ctrl + X) i lipire (Ctrl +V) sunt i ele valabile.
6.5.1.4

Redimensionare,

tergerea

obiectelor

grafice,

diagramelor

dintr-o

prezentare. tergerea se face ca la orice obiect ntlnit pn acum la pachetul Microsoft, dup selecie combinaia de taste Shift + D sau apsnd tasta Backspace sau tasta Delete. Pentru redimensionare trebuie s selectm obiectul i s poziionm cursorul pe una din laturi, poziie marcat cu un cerc. n acest moment cursorul i schimb nfiarea ntr-o sgeat cu dou capete. Click stnga i tragem obiectul dimensionndu-l dup nevoie.
6.5.1.5 Rotirea sau schimbarea n oglind a unui obiect ntr-un diapozitiv

Odat selectat avem la dispoziie tab-ul Format. n partea dreapt a acestui tab avem seciunea Arrange. De aici putem s efectum rotirea unui obiect.

Schimbarea n oglind a unui obiect se face selectnd Flip Horizontal din meniul contextual ce apare la apsarea butonului Rotate apare deasupra obiectului cnd l selectm. din imaginea de mai sus.

Rotirea unui obiect se mai poate face i fcnd click stnga pe butonul verde care

38

6.5.1.6 Alinierea unui obiect desenat: stnga, dreapta, centru, n partea de sus, de

jos a diapozitivului. Odat selectat avem la dispoziie tab-ul Format. n partea dreapt a acestui tab avem seciunea Arrange. De aici putem s efectum alinierea unui obiect cu ajutorul butonului Align.

Din meniul contextual ce se deschide la apsarea acestui buton putem s aliniem obiectul oriunde pe diapozitiv.

6.5.2 Obiecte desenate

6.5.2.1 Adugarea diferitelor tipuri de obiecte desenate ntr-un diapozitiv: linie,

sgeat, dreptunghi, ptrat, cerc, csu cu text, alte forme disponibile. Obiectele desenate se pot aduga ntrun diapozitiv din tab-ul Insert, seciunea Illustrations, butonul Shapes.

39

Apsnd butonul Shapes ni se deschide o list derulant cu o multitudine de forme disponibile ca n imaginea urmtoare. Dac dorim s inserm un obiect trebuie s facem click stnga pe acel obiect iar apoi s facem click stnga pe slide i s tragem de marginea mrimea obiectului dorit. Din dimensionndu-l tab-ul Insert la

avem

posibilitatea s inserm inclusiv casete de text. Butonul pentru caseta de text seciunea Text. Butonul Shapes este prezent i n tab-ul Home seciunea Drawing
6.5.2.2 Introducerea textului ntr-o caset de text, sgeat, dreptunghi, ptrat, oval,

l gsim n

cerc. Pentru a introduce text ntr-un obiect desenat trebuie s selectm obiectul, s dm click dreapta pe el i din meniul contextual s selectm Edit text. Acelai lucru trebuie s l facem i dac dorim s editm textul dintr-un astfel de obiect.

6.5.2.3 Modificarea culorii de fundal, a culorii, grosimii, stilului liniei obiectului

desenat

40

Pentru a face modificri asupra proprietilor unui obiect desenat trebuie s dm click dreapta pe el i din meniul contextual s alegem Format shape. Se deschide o fereastr care ne permite s face modificri asupra obiectului.

Setari ale culorii de fundal Formatri ale linieibordurii obiectului desenat

Adugare efect de umbra i efect 3D

6.5.2.4 Modificarea stilului de nceput sau de sfrit al unei sgei

Pentru a modifica stilul de nceput sau de sfrit al unei sgei trebuie s dm click dreapta pe aceasta, din meniul contextual s selectm Format shape iar n fereastra Format shape n seciunea Line Style zona Arrow Setting s alegem cum dorim s arate stilul de nceput sau de sfrit ca n imaginea urmtoare.

Zona de modificare a stilului de inceput sau sfrit a unei sgei

41

6.5.2.6 Gruparea, degruparea obiectelor desenate

Uneori cnd avem mai multe obiecte desenate ntr-un slide dorim ca aceastea s se mite simultan i s i pstreze poziia unul fa de cellalt. Aceast lucru l reuim prin gruparea lor. Pentru a le grupa, selectm obiectele, dm click dreapta pe selecie i din meniul contextual selectm Group Group ca n imaginea urmtoare

Dac dorim s le partajm dm click dreapta i selectm Group Ungroup

6.5.2.7 Aducerea unui obiect n planul apropiat sau trecerea n planul deprtat

Atunci cnd obiectele se suprapun ordinea n care vor fi vizibile acestea sunt cea invers a crerii lor. Pentru a schimba aceasta ordine se d click dreapta pe obiect i din meniul contextual se selecteaz opiunea Bring to front dac dorim s l aducem ntr-un plan mai apropiat sau Send to Back dac se dorete trimiterea acestuia ntr-un plan mai deprtat. Acest lucru a fost exemplificat n figura urmtoare.

42

6.6 Pregtirea prezentrii

6.6.1 Pregtirea 6.6.1.1 Adugarea, tergerea de efecte de tranziie ntre diapozitive. Tranziia reprezint adugarea de efecte speciale unui diapozitiv, n momentul n care este afiat n prezentare. Etape n realizarea tranziiei: 1. Se activeaz tab-ul Animations.
Fundal sonor

Alegerea unui efect de tranziie ntre slideuri

Viteza tranziiei Aplicarea afectulului ales pe toate slidurile

2. Alegerea efectului de tranziie din zona Transition to this slide, a vitezei de derulare i a modalitii de afiare automat la un numr prestabilite de secunde, muzic de fundal, etc.
6.6.1.2 Adugarea, tergerea de efecte de animaie n cadrul unui diapozitiv.

Animaia reprezint adugarea de efecte speciale (vizuale sau sonore) la nivelul unui text, obiect sau diagram dintr-un diapozitiv. Scopul animaiei este de a sublinia anumite idei din prezentare i nu de a distrage atenia auditoriului prin folosirea excesiv a acestor efecte. Etape pentru animarea textului: 1. Selecia textului asupra cruia se dorete a se aplica un efect de animaie; 2. Activarea opiunii Custom Animation din tab-ul Animations, dup care se deschide o fereastr cu efecte de animaie.

43

3. Alegerea unui efect de animaie din fereastra Custom Animation prin activarea opiunii Add Effect.

4. Se stabilesc parametrii pentru efectul de animaie ales i anume: direcia (in sau out), viteza de derulare (foarte ncet, ncet, medie, repede, foarte repede) i modalitatea de derulare (de la click mouse sau automat).

Stabilirea modalitii de derulare

Stabilirea direciei

Stabilirea vitezei de deplasare

5. Previzualizarea efectului introdus prin activarea opiunii Play din fereastra Custom Animation. Cteva dintre efectele ce pot fi folosite ca tehnici de animaie pentru text sunt: afiarea liter cu liter a textului (TypeWriter); crearea efectului de text zburtor (Fly In); crearea efectului de dizolvare a textului (Disolve); efectul de spiral care afieaz textul i obiectele printr-o deplasarea ntr-o micare de spiral (Spiral); efectul de mrire a textului dintr-o anumit zon a diapozitivului (Zoom); 44

 efectul de afiare a textului prin rotire n jurul unui ax vertical central (Swivel).
6.6.1.3 Adugarea de note n cadrul diapozitivelor.

Pentru a aduga o informaie suplimentar, care s-l ajute pe prezentator, dar care sa nu apar pe diapozitiv, Microsoft PowerPoint ofer n partea de jos a ferestre o zon pentru note.

Click stnga n aceast zon pentru a aduga informaii despre diapozitivul curent

6.6.1.4 Selectarea formatului adecvat prezentrii: overhead, handout, folii de 35 mm

(35mm slides), prezentare pe ecran (on-screen show) Pentru a stabili formatul paginii se selecteaz din tab-ul Design opiunea Page Setup... din care se pot stabili orientarea diapozitivelor i a notelor (Landscape tip vedere, Portrait tip portret), zonelor de informaii i modului Outline, precum i dimensiunea diapozitivelor (Letter, A4, A5, A3 etc.). Tot aici pot fi particularizate dimensiunile hrtiei (Width limea, Height nlimea).
Alegerea formatului diapozitivulu i

Dimensiunile hartiei

Modul de vizualizare a diapozitivului sau a comentariilor

45

6.6.1.5 Ascunderea, afiarea diapozitivelor

O prezentarea poate fi prezentat pe ecran. Dac n prezentare exist diapozitive pe care nu dorii s le afiai putei alege din opiune Hide Slide din tab-ul Slide Show dup ce ai selectat diapozitivul care nu trebuie vizualizat. Reintroducerea diapozitivului n rularea prezentrii se realizeaz prin reapelarea acestei opiuni.

6.6.2 Verificarea i susinerea prezentrii

6.6.2.1 Verificarea ortografic a prezentrii i efectuarea schimbrilor necesare:

corectarea erorilor de ortografie, tergerea cuvintelor care se repet. Corectarea gramatical presupune alegerea opiunii Spelling din tab-ul Review sau apsarea tastei F7. Aceast opiune este, de regul, implicit activ, aspect demonstrat prin faptul c pe msur ce scriem cuvintele greite sunt subliniate cu rou. Aceast opiunea deschide fereastra Spelling, n care n partea de sus apar cuvintele greite, iar n partea de jos sugestiile de corectare. Greeala se poate corecta (Change) sau ignora (Ignore). Pentru a nchide fereastra click pe butonul Close.

46

6.6.2.2 Schimbarea orientrii diapozitivelor (portrait, landscape). Schimbarea

dimensiunii hrtiei. Pentru a stabili formatul paginii se selecteaz din tab-ul Design opiunea Page Setup... din care se pot stabili orientarea diapozitivelor i a notelor (Landscape tip vedere, Portrait tip portret), zonelor de informaii i modului Outline, precum i dimensiunea diapozitivelor (Letter, A4, A5, A3 etc.). Tot aici pot fi particularizate dimensiunile hrtiei (Width limea, Height nlimea).
Alegerea formatului diapozitivulu i

Dimensiunile hartiei

Modul de vizualizare a diapozitivului sau a comentariilor

6.6.2.3 Imprimarea ntregii prezentri, anumitor diapozitive, brourilor (handnotes),

notelor (notes page), schiei diapozitivelor (outline view), stabilirea numrului de copii ale prezentrii Dup realizarea tuturor operaiilor necesare pregtirii prezentrii pentru imprimare se poate trece la imprimarea efectiv. Pentru aceasta se selecteaz opiunea Print din meniul contextual ce apare la apsarea butonului office sau combinaia de taste Ctrl+P. Dac acionm prima variant va aprea fereastra Print cu urmtoarele opiuni:
Selectarea imprimantei Selectarea diapozitivelor ce se doresc a fi imprimate: toate, numai cel curent sau numai anumite diapozitive Selectarea a ceea ce se dorete a imprima: diapozitive, note, etc.

Imprimarea ntr-un fiier

Numrul de copii ale prezentrii

Numrul de diapozitive pe pagin

47

6.6.2.4 Rularea unei prezentri de la primul slide sau de la slide-ul curent

Rularea unei prezentri se realizeaz ntreaga prezentare ncepnd cu primul slide: din tab-ul Slide Show From Beginning, sau prin apsarea tastei F5 de la slide-ul curent: apsarea butonului de pe bara de jos a aplicaie

sau din -ul Slide Show From Current Slide

Vizualizare prezentare de la primul slide

Vizualizare prezentare de la slideul curent

6.6.2.5 Navigarea printre diapozitive: urmtorul, anteriorul, un anumit diapozitiv din

cadrul prezentrii.. Navigarea n cadrul unui diapozitiv se face n funcie de cum am setat animaia n sensul c se poate seta trecerea la urmtorul slide dup un anumit timp sau la apsarea tastei stnga a mouseului. Navigarea se poate face i cu ajutorul tastelor direcionale stnga (napoi) dreapta (nainte) sau cu ajutorul unui prezenter (telecomand special care are butoane de navigare n prezentare). Acelai rezultat l obinem i dac apsm click dreapta n prezentare i alegem din meniul contextual Next sau Previous. Din acest meniu contextual putem nainta sau ntoarce la un slide anume cu comanda Go to slide i alegerea slideului.

48