qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwert yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopa sdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghj klzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwe rtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuio pasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD SISTEMA DE CONTROL POR REA DE RESPONSABILIDAD. 27 DE junio de 2012 Araceli Cruz Lpez

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

Nombre del Alumno: Araceli Cruz Lpez.

Maestra: Laura Luz Malpica Cano.

Modulo: Instrumento de Presupuestacin Empresarial.

Investigacin: Sistema de Control por rea de Responsabilidades

Carrera: Ingeniera en Gestin Empresarial.

Grado: 4to Semestre Grupo : 405- C Observaciones________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 1

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

Introduccin: La contabilidad por reas de responsabilidad no es un sistema independiente de contabilidad, sino simplemente una ecuacin del sistema contable a las necesidades administrativas de los directivos de la empresa, para proporcionar la informacin requerida para determinar la responsabilidad de las diferentes reas que lo integran, en funcin a la realidad operativa y los presupuestos. Con consecuencia de la delegacin de autoridad por parte de los directivos a los administradores y jefes de departamentos en las empresas, responsabiliza a estos ltimos sobre el rea o departamento a su cargo, hacindolos participes de los planes de la empresa otorgndoles autoridad suficiente para dirigir las labores del personal a sus rdenes y descargar as esa responsabilidad. La contabilidad por reas de responsabilidad como a la conjuncin ideal de la contabilidad y de la administracin, permitiendo a esta ultima obtener la mayor ventaja de la informacin que le proporcione la primera y del auxilio del control presupuestal para el alcance de fines especficos. Con base en lo antes expuestos, considero que la contabilidad por reas de

responsabilidad tiene como propsito fundamental, el identificar los presupuestos de operacin y los resultados realmente obtenidos en la empresa con los funcionarios responsables de las mismas, este sistema auxilia en forma muy importante a los administradores y directivos proporcionando la informacin requerida para administrar por excepcin, y para lograr que los ejecutivos se consideren como parte del cuerpo administrativo de la empresa en que trabajan.

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 2

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

2.- CONCEPTO GENERALES Y DEFINICIN DE CONTABILIDAD POR REA DE RESPONSABILIDAD. A continuacin enuncio algunas definiciones de varios autores sobre contabilidad por rea de responsabilidad: JOHN A. HIGGINS la define como: un sistema de contabilidad diseado para una organizacin de tal manera que los costos sean acumulados y se informan por niveles de responsabilidad dentro de la organizacin y cada rea de supervisin en la organizacin es encargada solamente con el costo por el cual es responsabilidad y sobre el cual tenga control Charles T. Honrgren nos dice es: Es un sistema que es adaptado a una organizacin de tal manera , que los costos acumulados o reportados por niveles de responsabilidad dentro de la organizacin; es cargada solo por el costo por el cual es responsable y sobre el que tiene control. El C.P. Eduardo Argil la define como: El sistema contable por centros de responsabilidad es un instrumento de la administracin que muestra la actuacin de los centros responsables de una organizacin pblica o privada, lucrativa o no lucrativa, comparada con los presupuestos establecidos, determinando las variaciones favorables o desfavorables que permitan a la direccin tomar

decisiones adecuadas y oportunas para el mejor logro de los objetivos de la empresa. Miguel A. Williamson nos dice: Es un sistema de control de costos y gastos que surgi como parte de la contabilidad administrativa y que consiste en un conjunto de informes administrativos, diseos para la planeacin de las operaciones y el control administrativo, de tal manera que los costos sean acumulados en forma resumida y producidos por niveles de responsabilidad dentro de la organizacin, y por medio del cual cada rea del supervisor en la
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 3

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

organizacin es cargado solamente con los costos por los cuales l tenga control. El CP. Francisco Carlos Perea Romn, en su obra Contabilidad por reas de responsabilidad, significa contemporneo y humanstico lo define as: la contabilidad administrativa creada para controlar y reducir los costos y gastos mediante la estimulacin de la productividad en los mbitos todos los negocios. Alcanza tales metas ejerciendo un control positivo sobre las personas:

identificando las erogaciones con quienes as ha originando, utilizando presupuestos como medida de eficiencia e informando a los integrantes de la organizacin de los resultados habidos; ello, mientras esgrime una poderosa arma administrativa: la motivacin humana nica capaz de conducir a la satisfaccin en la participacin individual. Un rea de responsabilidad es cualquier unidad organizacional de trabajo revestida de la autoridad suficiente para llevar al cabo una funcin, o un conjunto de funciones delegadas por el director; tal unidad cuenta con una cabeza de mando y con un

numero de codificacin, que aparecen ambos, nombre y nmero claramente establecidos en el esquema de organizacin, esto es, en el organigrama por reas de responsabilidad. Cabe mencionar que las reas de responsabilidad se establecen de acuerdo al cuadro de organizacin de la empresa, pudiendo estar integrada cada una de ellas por varias secciones o departamentos, los cuales tiene el deber de controlar las actividades que correspondes a su rea, dependiendo asimismo el nivel de responsabilidad inmediato superior. Por los antecedentes expuestos doy un concepto de reas de responsabilidad:

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 4

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

Es un departamento o seccin de la organizacin de una empresa a quien se le ha otorgado autoridad suficiente para llevar a cabo un conjunto de funciones delegadas por la direccin. Asimismo, con base a las definiciones y conceptos aludidos anteriormente, expongo el siguiente concepto de Contabilidad por reas de Responsabilidad: Es la tcnica de la contabilidad administrativa creada para el control de los costos o gastos, de tal manera que son acumulados por niveles de responsabilidad de una organizacin, cargando a cada nivel los costos o gastos sobre los cuales tenga control, comparndolos con los presupuestos establecidos y determinadas variaciones,

proporcionando un conjunto de informes administrativos a la Direccin para tome decisiones adecuadas y oportunas para el mejor empresa. 3.-Importancia de la Contabilidad por reas de Responsabilidad Su importancia destaca fundamentalmente por todas las ventajas que ofrece para la administracin de empresa, por ser un instrumento sumamente til para la planeacin y control, proporcionando los elementos de juicio suficiente a travs de la informacin, indispensable para la toma de decisiones. Por el inters que ha despertado en las empresas que enfrentan problemas de operaciones en los distintos niveles administrativos, por el acercamiento de la logro de los objetivos de una

contabilidad y la administracin cuyas ventajas se aprecian mejor a travs de las siguientes consideraciones: a) Hace una mezcla valiosa de tcnicas contables, presupuestos, costos, reportes e informes, etc., normalmente aislados que adecuados a las

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 5

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

necesidades administrativas administracin. b) Permite un control mas eficiente de las operaciones, ingresos costos y gastos, asignndoles desde su origen la responsabilidad son mas tiles y efectivos a la

correspondiente sobre cada persona por la aplicacin del ingreso, costo o gasto incurridos en los diferentes niveles de una organizacin. Esta situacin puede reflejarse en una disminucin de los costos y gastos, asignndoles desde su origen la responsabilidad correspondiente sobre cada persona por la aplicacin del ingreso, costo o gasto incurridos en los diferentes niveles de una organizacin. c) Esta situacin puede reflejarse en una disminucin de los costos y

gastos, aumento de los ingresos, que se refleja constantemente en un aumento de la productividad. d) Simplifica el control presupuestal, pues cuando los costos son reportados de acuerdo a los diferentes niveles de responsabilidad las variaciones son fcilmente localizadas, siendo adems un excelente medio para

pronosticar las necesidades de dinero de la empresa. e) Las medidas correctivas son ms efectivas, ya que adems de conocer el concepto de las variaciones se identifica el o los responsables directos con la explicacin de su causa. f) Facilita la administracin por excepcin, al conocer y ubicar las variaciones en los diferentes niveles de responsabilidad. g) Mayor tiempo disponible, aprovechando por los altos ejecutivos a la solucin de los problemas y planes de la empresa al administrar por excepcin. h) Motiva al personal, independiente de su categora al poder medir la eficiencia de las operaciones de cada rea. Esta situacin crea conciencia
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 6

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

en el personal y obliga a la superacin conociendo de antemano el rumbo de la empresa, informndosele constantemente de su desarrollo, xitos y fracasos. i) Informa de manera oportuna, adecuada y eficientemente a los diferentes niveles de la empresa, conociendo de inmediato en cada uno de ellos su situacin respecto al trabajo desarrollado, y de la importancia de sus desviaciones respecto a lo planeado para que se aboquen a la proyeccin del trabajo a realizar en lo futuro para solucionar o disminuir las

deficiencias del mismo. 4.- Pasos para Implantacin del sistema: Los lineamientos a seguir para la implantacin de un sistema de este tipo, se considera en los siguientes pasos bsicos: Definir la estructura de la organizacin de la empresa. Establecer en forma clara las responsabilidades de cada puesto. Designar y codificar las reas de responsabilidad. Elaborar el catlogo de cuentas, analizando en forma detallada las cuentas y subcuentas de gastos aplicables a cada rea de responsabilidad. Realizar los cambios que sean necesarios en los procedimientos contables

actuales para que codifiquen y contabilicen los gastos contables por reas de responsabilidad, integrado a este sistema de contabilidad general por medio del rediseo de los auxiliares. Gastos controlables y no controlables. Importancia de los presupuestos. Diseo de informes internos. Integracin de los estados contables.

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 7

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

A continuacin explicare en forma somera cada uno de los pasos aludidos. a) Definir la organizacin de la Empresa: Uno de los principales requisitos para el xito de las empresas es el estar organizadas en forma adecuada, pero no todas dan la importancia ni la atencin suficiente a planear antes

eficientemente su organizacin. Para la planeacin de un sistema de organizacin, en la actualidad, se presta considerable atencin a la necesidad y los limites del control. Un verdadero reto a la direccin de la empresa el mantener actualizada su estructura organizativa y que realmente provea sus funciones de una manera definitiva. Para el establecimiento de la contabilidad por reas de responsabilidad ser requiere que los objetivos de la empresa hayan sido establecidos claramente, se haya establecido la organizacin de la empresa y plasmado esta en una grafica y que se acorde a los procedimientos y practicas que siguen dentro de la empresa, identificadas con los distintos niveles de la misma y elaborando el instructivo correspondiente que se seale las responsabilidades de todos y cada uno de los puestos que forman parte de la organizacin, entonces solo se puede empezar a establecer un sistema de contabilidad por reas de responsabilidad. La contabilidad por reas de responsabilidad pretende adaptar la estructura de la organizacin adecuada en la cual estn definidas las funciones y responsabilidades de cada persona con toda claridad y fijadas las lneas de autoridad y dependencia. Lo anterior nos muestra que la contabilidad por reas de responsabilidad promueve la administracin cientfica en las empresas, siendo esta la piedra angular sobre la que descansa este sistema.

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 8

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

b) Establecimiento de Responsabilidades: una vez elaborado el cuadro de organizacin de la empresa en sus diferentes niveles se procede a la elaboracin del instructivo que seale las responsabilidades de todos y cada uno de los puestos que forman parte del organigrama, ya que es la principal base para poder establecer dichas responsabilidades. La responsabilidad nace al aceptarse la autoridad, luego su esencia es la

obligatoriedad de usar autoridad para que las ordenes y tareas se lleven a cabo, por lo que cada persona tiene: Autoridad delegada. Responsabilidad compartida. Tareas y deberes asignados.

Es importante para la adjudicacin de responsabilidades, evaluar la capacidad del personal con que cuenta la empresa con el fin de asignarle el puesto de acuerdo a sus aptitudes y conocimientos para que rendimiento sea optimo y adecuado conocimientos, cualidades y limitaciones. Al delegar la responsabilidad a los diferentes niveles, debe comunicrsele al personal ante quien dependen jerrquicamente y son responsables de sus trabajo, a sus

consecuentemente pues, la delegacin de autoridad y responsabilidad disminuye entre mas bajo sea el nivel jerrquico. Una vez localizadas las reas se establecen las responsabilidades de cada puesto en cada uno de los niveles del cuadro organizativo. Para explicar en forma mas objetiva presento un ejemplo de organigrama por reas de responsabilidad.
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 9

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 10

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

Como se aprecia en el cuadro numero 1, estn enmarcadas y localizadas las reas y niveles de responsabilidad dentro dela organizacin de una empresa de tipo industrial y en consecuencia, todos los ejemplos estarn encaminados hacia ese tipo de estructura, lo cual quiere decir que este sistema no pueda aplicarse a empresas de tipo comercial de servicios o de cualquier otro genero. En los diferentes niveles localizamos las siguientes reas de responsabilidad: 1. En el primer nivel se localiza en la gerencia general que es la directamente responsable de los resultados de la empresa ante el consejo de Administracin.

El gerente general tiene bajo su responsabilidad, adems de su propio departamento, los de toda empresa, quien delega autoridad al segundo nivel para que lo auxilie en las dems funciones de la misma por lo que si existen diferencias muy acentuadas entre los presupuestado y lo real , nicamente recurrira al segundo nivel, a Finanzas, Productos, Mercadeo y Relaciones Industriales para analizar las desviaciones determinando las causas con el fin de tomar las medidas pertinentes para corregirlas.

2. Las direcciones de finanzas, produccin, mercadeo, relaciones industriales, constituyentes el segundo nivel , quienes son responsables de los resultados de su rea ante la Gerencia General, estas a su vez delegan su autoridad a las distintas secciones que lo integran y que corresponden el tercer nivel, los cuales son responsables ente el segundo nivel. 3. El tercer nivel esta constituido por las secciones o departamentos ante las direcciones del segundo nivel, por ejemplo, publicidad y promocin, ventas y distribucin, son responsables de sus resultados ante la direccin de mercadeo.

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 11

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

4. El cuarto nivel, lo constituyen las secciones de sucursales y oficina central, dentro del departamento de ventas. 5. En el ejemplo que nos ocupa, seria imprctico tratar de establecer reas o niveles al quinto nivel, ya que lo formara los trabajadores o empleados que efectan su trabajo sin realizar ninguna labor administrativa para las que no tendra capacidad, su trabajo estar controlado por su inmediato superior, no siendo necesario que exista rea de responsabilidad para ello. C) Codificacin de las reas de Responsabilidad: Despus de dejar establecidas las reas de responsabilidad y funciones que se van a realizar de acuerdo con el organigrama, se procede a este paso tan importante para la implantacin del sistema. Esta codificacin no es ms que la asignacin de nmeros de identificacin cada rea de responsabilidad con el objeto de proporcionar un medio rpido y fcil de identificacin para el manejo de cada rea y poder realizar la clasificacin de la documentacin contable que afecte a las mismas. La codificacin debe realizarse de tal manera que queden conectados entre si los diferentes niveles y establezca un flujo de los niveles mas bajos hacia arriba utilizndose los dgitos necesarios y convenientes de acuerdo a las complejidad de la estructura de la organizacin, constituyendo esto el rea de le corresponder y que afectara para el registro por reas de responsabilidad de costos y gastos, ingresos, etc. Esta codificacin debe hacerse sobre los documentos fuente para identificarlos con el rea y concepto que se afectara. Al efectuar la codificacin debe proveerse el desarrollo y crecimiento que pueda tener la empresa en un futuro mediato o inmediato, para que al codificarse nuevas reas se hagan de acuerdo al sistema implantado, originalmente, o sea que el sistema de codificacin sea lo sufrientemente elstico para que pueda admitir ampliaciones en codificacin establecida.
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 12

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

D) CATALOGO DE CUENTAS Y ANLISIS DE CUENTAS Y SUBCUENTAS El catlogo de cuentas constituye una norma escrita de carcter permanente que limite los errores de clasificacin de cuentas, o sea que es una gua que unifica el criterio de quienes lo manejen, por ello facilita el registro y clasificacin de cuentas que se traduce en economa de tiempo y gastos y sirve de base para elaboracin de los estados financieros e informes. Para su elaboracin deben tomarse en cuenta la influencia que ejercen las

disipaciones de orden legal, financieros y administrativos es precisamente la clasificacin por rea de responsabilidad. Despus de la codificacin de las reas de responsabilidad mencionadas en el punto anterior, se procede a la clasificacin y modificacin pertinentes de cuentas de activo, pasivo capital y cuentas de resultado y de las subcuentas inherentes a las mismas de cuerdo a las reas de responsabilidad establecidas. Tambin es indispensable que se coordine la clasificacin de los costos y gastos por reas de responsabilidad con las subcuentas que tenga establecidas la empresa, las cuales deben codificarse teniendo el mismo numero de cdigo en cada una de las cuentas, independientemente de la cuenta de costos y gastos a que se apliquen as tenemos por ejemplo que las subcuentas de sueldos y salarios, vacaciones, etc., son subcuentas de las cuentas de gastos y administracin, gastos de venta, gastos financieros y gastos indirectos de produccin, etc., deben aparecer con la misma codificacin en cada una de ellas, ejemplo: GASTOS DE ADMINISTRACIN: Sueldos y Salarios Vacaciones al personal
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 13

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

GASTOS DE VENTA: Sueldos y Salarios Vacaciones al personal GASTOS FINANCIEROS: Sueldos y Salarios Vacaciones al personal GASTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIN: Sueldos y Salarios Vacaciones al personal Para lograr la uniformidad y efectuar la codificacin de las diferentes subcuentas es necesario elaborar un listado de todas las subcuentas aplicables a cada una de las cuentas, con el fin de que tengamos el mismo nmero de cdigo, as como el catlogo por reas de responsabilidad. Ante el problema que representa el llevar el debido control contable en este sistema al abrir subcuentas por departamento, subcuentas por las secciones de departamento y adems en una subcuenta el concepto del gasto, es necesario establecer auxiliares para integrar la informacin. La forma ms prctica de llevar este control, es contar con un auxiliar de gasto por cada rea del tercero y cuarto nivel, en el que se obtendrn mes a mes los totales de cada subcuenta para incorporarse a los reportes de responsabilidad.

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 14

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

Para una mejor comprensin de lo antes expuesto, presento una grfica de flujo de la informacin contable para efectos del sistema de contabilidad. E).- REDISEO DEL SISTEMA CONTABLE EN EMPRESAS EN MARCHA: Cuando se instale el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad en una empresa en marcha, deben tomarse en cuenta los siguientes pasos a seguir para su implantacin. 1.- Reorganizar la empresa estableciendo el nuevo organigrama adecuado al nuevo sistema contable, a los planes, objetivos y necesidades de la empresa. 2.- Elaborar el instructivo funcional de autoridad y responsabilidad de todo el personal, delimitando claramente las funciones por reas y niveles de autoridad de acuerdo con el organigrama citado anteriormente. 3.- Redisear los libros de contabilidad, auxiliares y formas de registro, papelera, correspondencia, comprobantes internos, etc., de acuerdo a los dos puntos anteriores, utilizando toda la documentacin y comprobantes aprovechables de la empresa. 4.- elaborar el flujo de informacin e informes de la empresa, tomando en cuenta las necesidades de informacin a la gerencia, y de las reas o niveles de autoridad. Dicho flujo debe ser de los niveles ms bajos hacia la gerencia y por consecuencia de la gerencia a los niveles ms bajos, y adems interdepartamental, de manera que la informacin fluya en forma gil, oportuna, eficiente, concreta y sencilla. 5.- codificar los libros contables, registros, formas y comprobantes de acuerdo con las reas de responsabilidad establecidas. Si existe establecido algn sistema presupuestario, debe adecuarse a las necesidades de informacin y utilidad a la gerencia.

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 15

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

F).- SEPARACIN DE GASTOS EN CONTROLABLES Y NO CONTROLABLES. Existen partidas por gastos que por su naturaleza quedan fuera del control de una persona o rea determinada, ya sea porque dependan de decisiones directas de los niveles superiores o porque corresponden a varios niveles a la vez, sin poderse definir cual de ellos es el responsable del control de una persona o rea determinada, ya sea porque dependa de decisiones directas correspondan de los niveles superiores o porque

a varios niveles a la vez, sin poderse definir cual de ellos es el

responsable. Debido a que la contabilidad por reas de responsabilidad identifica el gasto con las personas responsables de los mismos, es necesario establecer de antemano una divisin entre los conceptos que puedan ser controlables mediante la responsabilidad dada a cada encargado en el presupuesto, de aquellas partidas que no puedan controlarse. La clasificacin de controlables y no controlables, no resulta sencilla de hacerlo en la prctica, ya que no se puede dar una regla general respecto a que partidas de costos o gastos puedan considerarse controlables y cuales no, para ello es necesario realizar estudios especiales de acuerdo a las caractersticas de la empresa, nivel o rea. Gastos Controlables: Son aquellos gastos que son susceptibles de cambiar de monto por la intervencin de un supervisor o funcionario responsable de que dicha erogacin ocurra. La indecisin de la erogacin solo depende de la buena o mala actuacin o administracin del funcionario responsable, por ejemplo tenemos gastos de

mantenimiento, la utilizacin de la mano de obra directa, papelera, telfono, fletes, etc. Gastos no Controlables:

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 16

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

Son aquellos gastos cuya erogacin no dependen de la accin directa de un supervisor o funcionario responsable y por tanto no se le puede asignar, por ejemplo depreciaciones, amortizaciones, rentas, impuestos prediales, etc. La separacin antes mencionada, no quiere decir que los gastos no controlables se tengan que excluir de los informes de responsabilidades de cada rea sino solamente separaciones ya que sobre los gastos tambin se harn comparaciones con los costos y se analizaran las variaciones. G).- ELABORACIN DE LOS PRESUPUESTOS. Actualmente en un medio como el nuestro se caracteriza por una competencia cada da mas intensiva y comparacin de los negocios, los directores de empresas forzosamente hay que depurar y mejorar sus tcnicas de trabajo, ampliar sus conocimientos y estar al tanto de los avances tcnicos y administrativos, mtodos y sistemas para el mejoramiento de las capacidades del personal directivo y de nuevas tcnicas de produccin de la empresa. La direccin y administracin con el nuevo concepto empresaria que trabajo consigo la creacin de nuevos procedimientos en la planeacin y establecimiento de las mismas, hoy en da, formular planes es una funcin de la gerencia, sin planes para el futuro ninguna empresa puede crecer ni prosperar. Los directivos de empresas fijan diversas metas respecto del negocio que solo pueden alcanzarse por medio de la planeacin efectiva, por ejemplo obtener un determinado porcentaje de utilidad con relacin a las ventas, apoderarse de un sector determinado del mercado, etc. Un instrumento sumamente valioso para la planeacin y control de las empresas expuesto en trminos financieros.
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 17

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

No hay nada mas importante en una empresa, que sea el futuro de la misma, por lo que los propietarios, funcionarios, empleados y trabajadores deben estar mas atentos en saber hacia donde se dirige la compaa en contemplar donde ha estado, por tal motivo deben especificarse y definirse claramente el futuro de la empresa a travs de una adecuada planificacin y definicin de los objetivos futuros, tanto a corto como a largo plazo. El presupuesto deben ser un instrumento de control para la gerencia, en la elaboracin del cual deben intervenir los directivos de los diferentes departamentos que integran la empresa, responsabilizndolos de la parte correspondiente al plan general e

informndoles de los avances logrados para que se enteren como su propia responsabilidad encaja dentro de los objetivos globales de la empresa,

consecuentemente pues, conocern lo que se espera de ellos en relacin con los planes trazados. Ya hemos mencionado con anterioridad que la contabilidad por reas de responsabilidad no es mas que una consecuencia lgica y necesaria de la direccin, administracin y operacin de una empresa por reas de responsabilidad, que aunado al control presupuestal, son herramientas formidable para los directivos para definir objetivos, decisiones. H).- DISEO DE INFORMES INTERNOS. La informacin es un elemento importante en la vida de un negocio, y tiene grandes ventajas si se usa en la forma apropiada. Para que exista un buen flujo de informacin es un elemento importante en la vida de un negocio y tiene grandes ventajas si se usa en la forma apropiada. Para que exista un buen flujo de informacin debe existir una buena organizacin debidamente integrada, pues de otra manera no podr concebirse
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 18

polticas, exigir resultados y realizar en forma oportuna y adecuada sus

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

el destino que debe tener dicha informacin, la cual debe operar en dos sentidos, de la direccin a los departamentos y de estos, como acto reflejo a la direccin. Se ha dicho que no puede existir control sin informacin, pero depende del individuo hacer el uso adecuado de ella. Es sumamente importante que los directivos al pedir informacin se le proporcionen los elementos necesarios de una manera oportuna, clara y fehaciente, recibiendo en respuesta no grandes cantidades de cifras y escritos acerca de la empresa, sino aquellas especificas y sintomticas de aciertos y fallas de los diferentes departamentos o secciones de la diferentes reas de responsabilidad definidas en su empresa, de esta manera esta en contacto con las reas problemas, con las reas que no han dando leso resultados previstos, estando as en posibilidad de aplicar las soluciones correctivas con la oportunidad requerida. El diseo de los informes debe ser lo mas practico y funcional posible para que puedan ser llevados por cualquiera de los empleados del rea a que correspondan y deben llevar implcitos la sencillez y claridad para evitar confusiones en su interpretacin. Otra caracterstica en el diseo es la de facilitar a los dems informes expedidos por otra reas para formar de esta manera un solo informe a la gerencia general, para su estudio y presentarlos a su vez ante la asamblea de accionistas ante quien es responsable de la marcha de la empresa. 5.- LA INFLUENCIA DE LA CONTABILIDAD POR REAS DE RESPONSABILIDAD EN EL CONTROL DE LA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS. La contabilidad por reas de responsabilidad es una tcnica de la contabilidad administrativa y por tal razn est ntimamente relacionada con el proceso llamado control gerencial, porque proporciona a la gerencia toda la informacin contable til,
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 19

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

ms las adiciones e informacin complementaria pertinente, con el propsito de presentar todas las situaciones que es necesario conozca la gerencia para fundamentar su opinin sobre bases ms slidas y tomar decisiones ms correctas y giles, oportunas y adecuadas a las situaciones particulares, generales o especiales que se planteen durante la marcha de la empresa. Para la accin de la administracin, es indispensable que la informacin est al da y se le informe en forma analtica sobre los departamentos, productos, tipo de inventarios u otros aspectos de la empresa tanto pasados, presentes y futuros de la misma. El control de la administracin es la funcin fiscalizadora de la gerencia, es el proceso que consiste en asegurar que se obtengan recursos y que se apliquen en forma efectiva y eficientemente para el logro de los objetivos de una organizacin; este

proceso esta relacionado con las operaciones normales de un negocio no pudindose determinar donde comienza o termina. Con el fin de ampliar un poco ms y demostrar la utilidad de la informacin contable en relacin con el control de la administracin de la empresa, lo expongo a travs de los siguientes puntos: A. La contabilidad auxilia en forma importante a la gerencia y a los distintos

departamentos en la planeacin, que es el proceso de decidir y definir que va hacer la organizacin, y cuyo instrumento formal mas importante para

establecer los planes de un negocio es el presupuesto, o sea que este viene a ser la especificacin de los planes en trminos financieros que incluye en forma muy significativa datos de contabilidad. B. Los datos de contabilidad se utiliza para comunicar planes informar y orientar a la direccin para que esta guie a la empresa u organizacin hacia donde quiere que vaya.
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 20

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

C. Los datos contables son base para la elaboracin de informes que requiere la gerencia para medir y analizar el rendimiento y funcionamiento de los diferentes departamentos de una empresa, con el propsito de tomar decisiones y hacer mejores planes la prxima ves, este paso conduce nuevamente a nuevo ciclo de planeamiento. D. Es til para determinar la eficiencia departamental en relacin a los planes trazados por la empresa y poder administrar por excepcin, atacando aquellas reas problemas y eliminar las variaciones intrascendentes. Las reas de responsabilidad son una unidad organizativa encabezada por una

persona responsable, quien debe realizar una serie de tareas que constituyen su trabajo, y quien debe utilizar los recursos disponibles con mayor eficacia que les sea posible para cumplir con los planes trazados por la organizacin. La contabilidad por rea de responsabilidad le informara al departamento o seccin, y a la gerencia general , de los resultados de su trabajo, comparndolo con lo planeado obteniendo las varciones de acuerdo con los planes trazados e informando de la eficiencia o ineficiencia de los distintos departamentos. E. La eficiencia o ineficiencia de los departamentos de la empresa, motiva al personal a realizar el esfuerzo adicional necesario durante el desarrollo de un trabajo, para lograr los fines propuestos por la empresa Cabe mencionar que la contabilidad no constituye en manera alguna la nica fuente de informacin para el proceso del control gerencia, existiendo otro tipo de informacin adaptadas a las necesidades de la gerencia para que esta pueda realizar con prontitud y eficientemente la toma de decisiones.

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 21

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

A continuacin un cuadro segn las reas de responsabilidades:

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 22

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 23

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 24

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

En conclusin la contabilidad por rea de responsabilidades lo que nos permite es delegar funciones y tareas dentro de una organizacin esto a su vez nos permite no realizar tareas repetitivas y cumplir con los lineamientos y objetivos que se nos

encomiende ya que cada quien es responsable de sus rea de trabajo. Todo esto nos permite tener un mejor control de la funciones de la empresa y llegar a la toma de decisiones de manera correcta y llevar a cabo nuestra planeacin.
GESTIN EMPRESARIAL Pgina 25

SISTEMA DE CONTROL POR REAS DE RESPONSABILIDAD

GESTIN EMPRESARIAL

Pgina 26