CDIGO: VERSIN: FECHA: RECTORIA: Calle 34 EE No 91-20 TELEFONOS: 4922111- 4922122 CORREO: ie.america@medellin.gov.

co

GESTION DIRECTIVA AUDITORIAS INTERNAS

FECHA: Agosto de 2011 MACROPROCESO: Directivo PROCESO: Cultura de la calidad ALCANCE : Desde planeacin del ciclo de auditorias hasta evaluacin y planeacin de nuevo ciclo de auditoria SUBPROCESO Realizar auditorias internas a los procesos institucionales OBJETIVO: Establecer los lineamientos necesarios para la planificacin y ejecucin de las VERSIN: 1 CDIGO: PAGINAS: 1 /

auditorias internas de calidad, como herramienta de apoyo al mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de la Calidad de nuestra Institucin.
RESPONSABLE: Lder del proceso

No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIN

REGISTROS

Planeacin del ciclo de Auditora.

P Comit de Calidad

Auditor lder

De acuerdo al acta de Revisin del sistema, el comit de calidad, elabora el programa de auditora teniendo en cuenta: -Periodicidad de las auditorias. -Nombramiento del lder del ciclo de auditora. -Se definen los objetivos, teniendo presente el estado y la importancia de los procesos y reas a auditar, as como los resultado de auditorias previas, alcance y criterios. Se define el plan de auditoria el cual contiene procesos a auditar, lugar, Auditores y fechas de reunin apertura y reunin de cierre. Se Selecciona el equipo auditor de acuerdo al perfil, a los resultados de competencias, asignando los roles a desempear (auditor principal por proceso,
DOCUMENTO NO CONTROLADO

Programa de auditoras Acta de reunin Perfil de Cargos

Plan de auditoria

INSTITUCION EDUCATIVA AMERICA

CDIGO: VERSIN: FECHA: RECTORIA: Calle 34 EE No 91-20 TELEFONOS: 4922111- 4922122 CORREO: ie.america@medellin.gov.co

auditor en entrenamiento u observador). Socializacin del plan de Auditora. Auditor Lder. H Secretaria del comit de calidad Auditor Lder. Publicar el plan de auditoria. Colgar en la Wiki de la institucin. Se Rene a los educadores para darle apertura a las auditoras, sensibilizar, motivar y orientar el proceso. El auditor lder solicita los documentos y registros Necesarios. El comit de calidad hace entrega al auditor lder de los documentos y registros solicitados dejando constancia del recibido El auditor lder revisa documentos y registros y hace entrega a los auditores principales El auditor principal con su equipo de trabajo, estudia la documentacin correspondiente al proceso a auditar, elabora las preguntas que aseguren el logro del objetivo de la auditora (listas de verificacin). El auditor lder revisa, ajusta y aprueba la lista de verificacin enviada por los auditores principales de cada auditoria El auditor principal realiza una reunin previa de apertura con el fin de crear un ambiente adecuado para la auditora, se retoma el objetivo y los roles de las personas que participan, abre espacio de preguntas si es necesario y hace entrega de los formatos para que los Asistencia a Reuniones

Control de distribucin de documentos

Preparacin de auditora

H
Auditor lder Auditor principal del proceso Auditor lder

Lista de verificacin.

Realizacin de la auditoria

Lista de verificacin.

INSTITUCION EDUCATIVA AMERICA

DOCUMENTO NO CONTROLADO

CDIGO: VERSIN: FECHA: RECTORIA: Calle 34 EE No 91-20 TELEFONOS: 4922111- 4922122 CORREO: ie.america@medellin.gov.co

auditados y los observadores evalen a cada auditor, si hay auditores en entrenamiento, se entrega el formato para ser evaluado por el auditor principal.

Generacin de Hallazgos

Se recolecta informacin a travs de las preguntas, observacin de actividades y confrontacin de documentos. Se registran las evidencias u observaciones en la lista de verificacin. Se informa al auditado los hallazgos encontrados, donde el auditado exprese su acuerdo o desacuerdo y presente otras evidencias. Se hace cierre preguntando al auditado como se sinti, como vio a nivel general el proceso y sugerencias para mejorar. Se devuelven los formatos de evaluacin diligenciados al Auditor Lder, a ms tardar un da despus de terminada la auditoria H Equipo Auditor Se Verifica la informacin de la auditoria y los criterios para determinar el tipo de hallazgos encontrados. Se redactan los hallazgos de acuerdo a los criterios establecidos en el formato de informe de auditora. El auditor principal hace entrega del informe de Auditor Principal auditora al auditor lder para su revisin y aprobacin El auditor principal hace entrega del informe de

Evaluacin de los auditores por parte de los auditados Evaluacin de los auditores por parte del observador Evaluacin de Auditores en entrenamiento

Informe de auditora de Proceso

Acta de reunin

INSTITUCION EDUCATIVA AMERICA

DOCUMENTO NO CONTROLADO

CDIGO: VERSIN: FECHA: RECTORIA: Calle 34 EE No 91-20 TELEFONOS: 4922111- 4922122 CORREO: ie.america@medellin.gov.co

auditora al auditado en un plazo mximo de 10 das hbiles. Si el auditado esta de acuerdo con el informe se hace Auditor principal Firmar el informe y entrega una copia al auditado y otra Lder del al auditor lder en un plazo de dos das hbiles. En caso Proceso de requerirse ajustes se hace antes de su entrega. El lder del proceso con su equipo analizan los resultados del informe y establecen las acciones a seguir de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Al finalizar todas las auditorias, el auditor lder revisa todos los informes de cada proceso y en un plazo de mximo de 15 das hbiles, consolida el informe general, clasificando los hallazgos encontrados por proceso, las fortalezas, oportunidades de Informe de auditoria mejoramiento y las conclusiones generales . Elaborar el informe Final de Auditora para ser presentado en la reunin de cierre. Informe de auditoria Se convoca a las personas que van a asistir a la

Consolidar Informe Final

Auditor Lder

Reunin de cierre

V Auditor lder

reunin

Rector y Coordinador(a) a de calidad

El auditor lder presenta a los responsables de procesos, Coordinador (a) de calidad y auditados el resumen de los hallazgos encontrados, las fortalezas y oportunidades de mejoramiento del Sistema de Gestin de Calidad y las conclusiones de la auditoria. Se hace firmar el informe general por la rectora y se guarda una copia en el archivo fsico de la sede central y en el archivo virtual del(a) coordinador(a) de calidad.

INSTITUCION EDUCATIVA AMERICA

DOCUMENTO NO CONTROLADO

CDIGO: VERSIN: FECHA: RECTORIA: Calle 34 EE No 91-20 TELEFONOS: 4922111- 4922122 CORREO: ie.america@medellin.gov.co

Este informe se retoma en la revisin por la direccin para

Evaluacin del ciclo de Auditorias.

V Auditor lder

Nuevo programa de Equipo de A auditorias calidad

hacerle seguimiento y definir nuevas acciones de acuerdo con los resultados obtenidos En reunin con el equipo de auditores, se hace la evaluacin de todo el ciclo de auditora y se establecen las acciones de mejora necesarias. Se da a conocer a cada auditor la evaluacin realizada por el auditado, por ltimo se hace la evaluacin de competencias del auditor, por parte del auditor lder. Se tabula la informacin , se analizan los resultados de las competencias y se determina la necesidad de fortalecer el equipo auditor con planes de capacitacin o formacin. Con base en los resultados de las auditorias, se realiza un nuevo programa de auditorias

Acta de reunin Evaluacin de competencias de Auditor Plan de mejoramiento Personal Programa de auditoria

CONTROL DE MODIFICACIONES FECHA:

CAMBIO REALIZADO:

VERSIN:

INSTITUCION EDUCATIVA AMERICA

DOCUMENTO NO CONTROLADO