Guia Documento Electronico NTI

SECRETARA DE ESTADO PARA LA FUNCIN PBLICA DIRECCIN GENERAL PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA
GUA DE APLICACIN DE LA NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD
Documento
Electrnico
Madrid, octubre 2011 Esta publicacin ha sido elaborada por la Direccin General para el Impulso de la Administracin Electrnica
administracin electrnica
1 edicin electrnica - Versin 01/09/2011 Ministero de Poltica Territorial y Administracin Pblica. Secretara General Tcnica Catlogo general de publicaciones oficiales: http://publicacionesoficiales.boe.es Catlogo de publicaciones de la Secretara General Tcnica del Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica: http://www.mpt.gob.es/publicaciones.html As mismo, se puede encontrar esta publicacin en: http://administracionelectronica.gob.es/ Edita: Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica Secretara General Tcnica NIPO: 850-11-050-3
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NDICE
0. 1. 2. CONSIDERACIONES PREVIAS ............................................................................... 5

INTRODUCCIN ....................................................................................................... 6
OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE DOCUMENTO ELECTRNICO ............. 10
2.1. Qu NO incluye la NTI .................................................................................... 10
3. 4. MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS .................................................... 12
DOCUMENTO ELECTRNICO............................................................................... 13
4.1. Definicin ........................................................................................................ 13
4.2. Estructura lgica ............................................................................................. 16
5. 6. FIRMA DEL DOCUMENTO ELECTRNICO .......................................................... 18
METADATOS DEL DOCUMENTO ELECTRNICO............................................... 20
6.1. Definicin ........................................................................................................ 20
6.2. Consideraciones para la implementacin ....................................................... 21
6.3. Uso y tratamiento ............................................................................................ 22
6.4. Metadatos mnimos obligatorios ..................................................................... 22
6.5. Metadatos complementarios ........................................................................... 25
7. FORMATO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS................................................. 27
7.1. Consideraciones ............................................................................................. 27
7.2. Formatos admitidos......................................................................................... 27
8. DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN INTERCAMBIOS ENTRE
ORGANIZACIONES Y CON EL CIUDADANO........................................................ 29
8.1. Formato y estructura para el intercambio ....................................................... 29
8.2. Acceso ............................................................................................................ 31
8.3. Impresin ........................................................................................................ 32
8.4. Verificacin...................................................................................................... 32
8.5. Otras consideraciones para el intercambio..................................................... 33
9. DEFINICIONES Y ACRNIMOS ............................................................................. 34
9.1. Definiciones..................................................................................................... 34
9.2. Acrnimos ....................................................................................................... 39
10. REFERENCIAS........................................................................................................ 40
10.1. Legislacin ...................................................................................................... 40
Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico
10.2. Estndares y buenas prcticas ....................................................................... 41

10.3. Documentos de trabajo y referencias ............................................................. 42
ANEXO I ESQUEMAS XML PARA INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ..................................................................................................... 44 ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO ............................................... 50
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Dimensiones y componentes del documento electrnico. ......................................13
Figura 2. Estructura lgica del documento electrnico. .........................................................16
Figura 3. XSD de Documento electrnico. .............................................................................30
NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Metadatos mnimos obligatorios para documentos electrnicos..............................25
Tabla 2. Datos de firma a visualizar. ......................................................................................31
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Nombre del documento
20110901_ENI_GuiaAplicacion_NTI _DocumentoElectronico
Fecha
01/09/2011
Descripcin
Primera versin.
0.
CONSIDERACIONES PREVIAS
Este documento constituye una gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico (en adelante NTI), y como tal, su objetivo es servir como herramienta de apoyo para la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en la NTI. Para ello, su contenido incluye tanto citas explcitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aqulla. Para facilitar su manejo y comprensin, esta gua incluye diferentes recursos grficos cuya leyenda se muestra a continuacin: Cita textual de la NTI. Indicador de contenido considerado de especial importancia o relevancia. Advertencia o aclaracin para la correcta interpretacin del contenido. A lo largo del desarrollo de esta gua, y en la propia NTI, se referencia a otras normas que incluyen informacin relacionada con documento electrnico y que es necesario conocer para abordar de manera global estos aspectos. En concreto, las normas con contenido relacionado son: i. Catlogo de estndares. i. Digitalizacin de Documentos. ii. Expediente Electrnico. iii. Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin. iv. Protocolos de intermediacin de datos. v. Poltica de gestin de documentos electrnicos. vi. Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas. vii. Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos. viii. Modelo de datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.
1.
1.
INTRODUCCIN
El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1 del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la toma de decisiones tecnolgicas que garanticen la interoperabilidad. El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica (en adelante, R.D. 4/2010 ENI) fija, en su Disposicin adicional primera, el desarrollo de las siguientes Normas Tcnicas de Interoperabilidad: a) Catlogo de estndares.
b) Documento electrnico.
c) Digitalizacin de documentos.
d) Expediente electrnico.
e) Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin.
f) Protocolos de intermediacin de datos.
g) Relacin de modelos de datos.
h) Poltica de gestin de documentos electrnicos.
i) j) Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas
espaolas. Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
2.
k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales. Ms la siguiente, relativa al artculo 28 del mismo R.D. 4/2010 ENI:
l) 3. Declaracin de conformidad con el ENI.
Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad se aprobaron en aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI, fruto de un proceso de elaboracin en el que participaron todas las Administraciones Pblicas a las que les son de aplicacin, y fueron informadas favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y el Comit Sectorial de Administracin Electrnica. Las diferentes NTIs se han desarrollado con el objetivo de cubrir las necesidades derivadas de la normativa aplicable en un planteamiento de partida basado en mnimos, de forma que se garantice la interoperabilidad entre las distintas administraciones favoreciendo su implantacin y aplicacin en un corto plazo con un impacto mnimo, pero sin perder una orientacin de desarrollo y perfeccionamiento a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la evolucin tecnolgica. En particular, la NTI de Documento Electrnico establece las condiciones tcnicas mnimas necesarias para permitir un intercambio de documentos electrnicos normalizado. La diversidad tanto de organizaciones que componen la Administracin como de sus circunstancias se plasma en relacin con el documento electrnico en que mientras que para algunas la principal necesidad es el manejo e intercambio de altos volmenes de documentos, para otras el punto clave de su problemtica es garantizar su conservacin a
4.
5.
largo plazo. Por todo ello, la necesidad de establecer ciertas pautas para la normalizacin de los intercambios de documentos electrnicos es asumida y bien conocida y constituye una pieza clave para la interoperabilidad en un contexto en el que el objeto de intercambio ms habitual es el documento electrnico y no solamente los datos que aqul porta. 6. La NTI de Documento Electrnico fue publicada en el Boletn Oficial del Estado Nmero 182 del sbado 30 de julio de 2011 (http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011 13169), y est disponible para su consulta en el Portal de Administracin electrnica (http://administracionelectronica.gob.es/), junto al resto de normas tcnicas del ENI. El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artculos de su Resolucin que se incluyen a continuacin:
7.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones pblicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a travs del acceso electrnico a los servicios pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia. El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones pblicas. Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales como: documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico, copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos, modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, conexin a la red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de Interoperabilidad se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la evolucin tecnolgica, para dar cumplimiento al mandato del artculo 42.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio. Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las normas relativas al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de documentos en soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin y a la poltica de
gestin de documentos electrnicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperacin y conservacin del documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento electrnico a lo largo del tiempo. En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico establece los componentes del documento electrnico, incluyendo contenido, firma electrnica y metadatos mnimos obligatorios, y su formato, as como las condiciones para su intercambio y reproduccin; para los aspectos relativos a la gestin y conservacin de los documentos electrnicos se remite a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos; finalmente, se incluye en anexo la definicin detallada de los metadatos mnimos obligatorios, los esquemas XML para intercambio de documentos y la informacin bsica de firma de documentos electrnicos. En este sentido, la estructura de documento electrnico definida en esta norma permite la utilizacin de las firmas electrnicas contempladas en la Decisin de la Comisin 2011/130/EU de 25 de febrero de 2011 por la que se establecen los requisitos mnimos para el tratamiento transfronterizo de los documentos firmados electrnicamente por las autoridades competentes en virtud de la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a los servicios en el mercado interior. La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin Electrnica y propuesta por el Comit Sectorial de Administracin Electrnica. En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, Esta Secretara de Estado resuelve: Primero. Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico, cuyo texto se incluye a continuacin. Segundo. La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico que se aprueba mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da siguiente al de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposicin Transitoria primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica. Madrid, 19 de julio de 2011.La Secretaria de Estado para la Funcin Pblica, Mara Consuelo Rum Ibez.
8.
El texto completo de la NTI de Documento Electrnico est formado por los siguientes ocho apartados y tres anexos.
NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE DOCUMENTO ELECTRNICO. ndice I. Objeto. II. mbito de aplicacin. III. Componentes del documento electrnico. IV. Firma del documento electrnico. V. Metadatos del documento electrnico.
VI. Formato de documentos electrnicos. VII. Intercambio de documentos electrnicos. VIII. Acceso a documentos electrnicos. Anexo I. Metadatos mnimos obligatorios del documento electrnico. Anexo II. Esquemas XML para intercambio de documentos electrnicos. Anexo III. Informacin bsica de la firma de documentos electrnicos.
9.
Esta estructura de Resolucin de aprobacin refleja prcticas habituales en otros sectores para el tratamiento de cuestiones tcnicas como es, en el mbito de las telecomunicaciones el Real Decreto 1287/1999, de 23 de julio, por el que se aprueba el Plan tcnico nacional de la radiodifusin sonora digital terrenal; en el sector de la edificacin el Real Decreto 314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Cdigo Tcnico de la Edificacin; y en el sector de la obra civil, por ejemplo, el Real Decreto 637/2007, de 18 de mayo, por el que se aprueba la norma de construccin sismorresistente: puentes (NCSP-07).
2.
10.
OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE DOCUMENTO ELECTRNICO
El objeto de la NTI de Documento Electrnico parte de lo establecido en la disposicin adicional primera del R.D. 4/2010 ENI, donde se indica que dicha NTI tratar los metadatos mnimos obligatorios, la asociacin de los datos y metadatos de firma o de sellado de tiempo, as como otros metadatos complementarios asociados; y los formatos de documento. Segn esto, la NTI de Documento Electrnico debera definir y normalizar el concepto de documento electrnico como unidad documental u objeto digital administrativo, sus componentes y caractersticas, con especial atencin al intercambio entre administraciones y con el ciudadano, punto clave para la interoperabilidad, fijando unas bases que permitan atender a necesidades futuras mediante ampliaciones incrementales. Dicho objeto tiene se plasma en el apartado I de la NTI:
I. Objeto. La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico tiene por objeto establecer los componentes del documento electrnico, contenido, en su caso, firma electrnica y metadatos, as como la estructura y formato para su intercambio.
11.
12.
Con el objetivo de dar apoyo a la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en la NTI, esta gua desarrolla: i. Concepto de documento electrnico y documento administrativo electrnico y definicin de su estructura lgica. ii. Consideraciones sobre la firma del documento electrnico. iii. Metadatos del documento electrnico: concepto, uso, consideraciones para su implementacin, conjunto de metadatos mnimos obligatorios y consideraciones sobre los metadatos complementarios. iv. Formatos de ficheros que conforman los documentos electrnicos. v. Estructura y componentes del documento electrnico en intercambios entre Administraciones pblicas y con el ciudadano, definiendo las caractersticas bsicas de sintaxis para la necesaria interoperabilidad en procesos de este tipo.
13.
Como anexo II, la NTI incluye los esquemas XML (XSD) para el intercambio de documentos electrnicos1. Dada su extensin, las consideraciones de aplicacin y las pautas para la generacin de XMLs de documentos electrnicos atendiendo a los esquemas XSD definidos en la NTI se tratan en el Manual de usuario de esquemas XML para el intercambio de documentos y expedientes electrnicos del ENI.
2.1. Qu NO incluye la NTI

14. La NTI de Documento Electrnico a la que da soporte esta gua, no debe considerarse como:
Con carcter informativo, el cdigo del esquema XSD completo se incluye como anexo a esta gua.
10
i. Una implantacin especfica del documento electrnico ms all de operaciones de intercambio y comunicacin. La NTI de Documento Electrnico recoge los requisitos mnimos sobre la estructura y formato de los documentos electrnicos para su intercambio y por tanto para la interoperabilidad. Las implantaciones especficas a llevar a cabo por cada administracin se disearan valorando la necesidad de aplicar requisitos adicionales en funcin de sus circunstancias especficas. En cualquier caso, estos requisitos seran diseados e implantados bajo el principio de proporcionalidad y en concordancia con la normativa especfica aplicable. Concretamente, la NTI no hace previsiones con respecto a la forma de implementacin a nivel interno de los metadatos que forman parte de un documento electrnico (incrustacin, vinculacin, etc.). A este respecto, la implementacin de metadatos por parte de cada administracin es libre siempre y cuando cumpla el requisito mnimo necesario de mantener de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos. ii. Un procedimiento de gestin del documento electrnico. Las pautas para la gestin del documento electrnico se definen y normalizan en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos. iii. Referencia de consideraciones relativas a la seguridad del documento, incluido su posible cifrado. stas se aplican segn lo establecido a tal efecto en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
11
3.
15.
MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS
El mbito de aplicacin de la NTI de Documento Electrnico se define en el apartado II de la misma:

II. mbito de aplicacin. Esta norma ser de aplicacin en el mbito establecido en el artculo 3 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica a: a) Documentos administrativos electrnicos. b) Cualquier otro documento electrnico susceptible de formar parte de un expediente electrnico.
16.
Segn esto lo establecido en la NTI de Documento Electrnico es de aplicacin a los documentos administrativos electrnicos y a cualquier otro documento susceptible de formar parte de un expediente electrnico de cualquier rgano de la Administracin y Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqulla (en adelante, organizaciones). Por tanto, las condiciones establecidas en la NTI deben ser consideradas para su aplicacin, al menos, sobre los siguientes tipos de documentos que se hallen en formato electrnico: i. Documentos de decisin: resoluciones, acuerdos, contratos, convenios y declaraciones. ii. Documentos de transmisin: comunicaciones, notificaciones, publicaciones y acuses de recibo. iii. Documentos de constancia: actas, certificados y diligencias. iv. Documentos de juicio: informes. v. Documentos de ciudadano: solicitudes, comunicaciones, facturas y otros incautados. vi. Otros. denuncias, alegaciones, recursos,
17.
18.
Adems, cabe contemplar la aplicacin de los criterios y caractersticas definidos en la NTI a todos los documentos electrnicos manejados en el mbito de las organizaciones en tanto que, con independencia de su procedencia y entorno de produccin, cualquiera de ellos sera susceptible de ser integrado en el sistema de gestin de documentos de una organizacin y, en un momento posterior, podra ser objeto de intercambio con el ciudadano o con otra organizacin. Dentro del mbito de aplicacin definido anteriormente, los destinatarios del contenido de la NTI de Documento Electrnico, y por lo tanto de esta gua de aplicacin, son los siguientes: i. Responsables de sedes electrnicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de interoperabilidad de las mismas. ii. Responsables de la ejecucin de los diferentes procedimientos administrativos y procesos de gestin. iii. Responsables de gestin, conservacin y archivo de documentos electrnicos. iv. Desarrolladores de aplicaciones de gestin, conservacin y archivo de documentos electrnicos.
19.
12
4.
DOCUMENTO ELECTRNICO
4.1. Definicin
20. El anexo de la Ley 11/2007, de 22 de junio, define el documento electrnico como: informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado, y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado. Segn el artculo 29.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, las Administraciones Pblicas podrn emitir vlidamente por medios electrnicos los documentos administrativos a los que se refiere el artculo 46 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, siempre que incorporen una o varias firmas electrnicas conforme a lo establecido en la Seccin III del Captulo II de la presente Ley. Adems, de conformidad con el artculo 29.2 de la citada Ley 11/2007, de 22 de junio, los documentos administrativos incluirn referencia temporal, que se garantizar a travs de medios electrnicos cuando la naturaleza del documento as lo requiera. Un documento administrativo electrnico es, por tanto, el objeto digital administrativo que contiene la informacin objeto (datos y firma) y los datos asociados a sta (metadatos). Un documento electrnico reside, desde el mismo instante de su captura, en el sistema de gestin de documentos de una determinada organizacin, donde permanecen inalteradas las caractersticas de autenticidad, fiabilidad e integridad, que confieren al documento valor probatorio, en el marco de la poltica de gestin de documentos electrnicos correspondiente. Aunque pueden definirse diferentes dimensiones y componentes digitales, para la gestin, tratamiento y conservacin de un documento electrnico, ste se considera de forma funcional o conceptual como una unidad.
21.
22. 23.
24.
Figura 1. Dimensiones y componentes del documento electrnico.
25.
Entre estos componentes y dimensiones de alto nivel, destacaran los siguientes: i. El contenido, entendido como el conjunto de datos en que se sustancia la informacin de un documento electrnico.
13
ii. La firma electrnica2, definida como un conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que: a. permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, b. est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a los que se refiere c. y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. iii. Los metadatos, elemento que proporciona contexto al contenido, estructura y firma de un documento, contribuyendo al valor probatorio y fiabilidad de ste a lo largo del tiempo como evidencia electrnica de las actividades y procedimientos. 26. Un documento electrnico, en su forma ms comn y simple est compuesto por un solo fichero de informacin, un conjunto de metadatos ms, en su caso, si es un documento administrativo electrnico, o si es un documento susceptible de formar parte de un expediente, obligatoriamente, una o varias firmas electrnicas. Cabe contemplar la existencia de otras estructuras de documentos electrnicos ms complejas, en atencin a necesidades especficas de las organizaciones, que podran incluir varios ficheros de informacin (por ejemplo, un fichero de texto y un fichero imagen), varias firmas asociadas y varios conjuntos de metadatos vinculados a cada fichero individual. Como ya se ha mencionado, a efectos de tratamiento, gestin y conservacin del documento, la suma de estos componentes constituye un nico objeto electrnico. Por lo tanto, una definicin de documento electrnico ms general podra hacer referencia a conjunto de ficheros como: la suma de uno o varios ficheros contenido, uno o varios ficheros de firmas asociadas a dicho contenido, as como las estructuras de datos asociados a dicha informacin que albergan los metadatos en un determinado sistema de gestin documental, siendo a su vez posible que todo este conjunto de componentes sea encapsulado en otra estructura o fichero contenedor, de cara por ejemplo a facilitar los intercambios. Ntese que un documento electrnico con mltiples ficheros constituye una nica unidad digital en tanto que no permite el tratamiento de forma aislada de cada uno de los ficheros que lo conforman como unidades individuales independientes y con sentido completo, debido a la existencia de algn tipo de vnculo entre aqullos que motiva su asociacin como componentes del documento. En este sentido, la integridad de todos ellos se garantiza a travs de la atencin al conjunto y no a cada uno de sus componentes. La tcnica (encapsulamiento, vinculacin, etc.) utilizada para gestionar el conjunto de ficheros que pueden constituir un documento electrnico es irrelevante, mientras que el documento que conformen tenga sentido completo, sea susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado, y constituya evidencia de acciones. Debe distinguirse este tipo de documentos de las agrupaciones documentales (series, fondos, agregaciones, etc.3), que suelen generarse atendiendo a vnculos archivsticos (relaciones funcionales o procedimentales) y que estn formadas por documentos, no por componentes, en el sentido anterior, por lo que permiten el tratamiento y gestin de cada uno de ellos de forma independiente. El tratamiento de estas agrupaciones se realizara segn lo establecido en la NTI de Expediente Electrnico.
27.
28. 29.
30.
31.
32.
2 3
Definicin de firma electrnica avanzada segn el artculo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica. Vase NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
14
33.
Teniendo en cuenta esta diferencia, cabe sealar que, dependiendo del tratamiento documental diseado por cada organizacin, la unidad digital puede constituir tanto un documento electrnico como una agrupacin documental. Por ejemplo, varios ficheros con documentos electrnicos digitalizados que acompaan una solicitud de un ciudadano en un registro electrnico podran ser capturados bien como un nico documento electrnico o bien como una agrupacin. En el primer caso, los ficheros y la propia solicitud podran ser incluidos en una estructura o contenedor sobre la que se aplicara la firma electrnica del ciudadano. Esto tendra como fin avalar la integridad de todos los ficheros en el momento de la presentacin, resultando un nico documento electrnico en tanto que, para comprobar la integridad de cualquiera de los componentes, sera necesario disponer de todo el conjunto sobre el que se aplic la firma4. Por el contrario, si la misma solicitud del ciudadano (formulario y adjuntos) fuese gestionada por la organizacin responsable a travs de la inclusin de las referencias a los ficheros adjuntados en recibo5 firmado, el objeto digital resultante sera una agregacin de documentos y, como tal, podra ser manejada a efectos prcticos segn lo establecido en la NTI de Expediente Electrnico. De cara a facilitar la interoperabilidad y la gestin de dichos intercambios, la NTI establece el intercambio de documentos electrnicos simples, entendiendo stos como aquellos que solamente incluyen un fichero de informacin o contenido, una o varias firmas, si procede, y un conjunto de metadatos asociados. Esta consideracin, aunque no tiene una mencin explcita en los apartados en que se desarrolla la NTI, se impone en la estructura XML que incluye el anexo II de la NTI para el intercambio de documentos electrnicos tal y como se desarrolla en el punto 8 de esta gua. Para garantizar la interpretacin y el acceso a toda la informacin contenida en un documento electrnico es necesario establecer unas condiciones generales para los formatos de los ficheros, las firmas y los metadatos asociados con los distintos procesos que afectan a los documentos a lo largo de su ciclo de vida, con especial atencin a intercambios entre organizaciones y con el ciudadano. Para ello, a travs de la NTI se establece que todo documento administrativo electrnico y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente electrnico: i. Cumple con los requisitos de formato de ficheros establecidos en el apartado VI de la NTI desarrollado en el punto 7 de esta gua. ii. Est firmado electrnicamente mediante alguno de los sistemas de firma previstos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, tal y como refleja el apartado IV de la NTI desarrollado en el punto 5 de esta gua. iii. Tiene asociados los metadatos mnimos obligatorios, definidos en el apartado V de la NTI desarrollado en el punto 6.4 de esta gua, con independencia de la forma adoptada para su implementacin por parte de cada organizacin a nivel interno. iv. Permite la asociacin de otros metadatos complementarios para su gestin y conservacin, cuestin que se apunta en el apartado V de la NTI y se desarrolla en el punto 6.5 de esta gua.
4
34.
35.
36.
37.
Para disponer de uno o varios de los ficheros que componen un documento como unidad documental independiente, es necesario aplicar un procedimiento de generacin de copia electrnica autntica mediante extracto siguiendo lo establecido a tal efecto en la NTI de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos. El trmino recibo, segn lo establecido en el artculo 25 de la Ley 11/2007, consistira en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicacin de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentacin y el nmero de entrada de registro.
15
v. Permite la integracin de sus componentes bajo la estructura normalizada establecida en el anexo II de la NTI de cara a su intercambio. 38. Ntese que la NTI no incluye especificaciones para la gestin de los documentos electrnicos puesto que stas se aplicaran en cualquier caso dentro del marco de gestin documental establecido por cada organizacin de acuerdo con la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
4.2. Estructura lgica

39. En base a la definicin formal del documento electrnico expresada en el punto 4.1, ste constituye una unidad documental estructurada con datos y metadatos que contribuyen a cada una de las dimensiones del documento electrnico (estructura, contexto, informacin e identificacin). Estos componentes y dimensiones estn estrechamente ligados y son dependientes entre ellos. Para facilitar la interpretacin y correcta aplicacin de las condiciones establecidas para los documentos electrnicos en la NTI de Documento Electrnico y resto de NTIs de contenido relacionado, a nivel lgico, el documento electrnico se representa, en cuanto a su gestin, como una unidad lgica de tratamiento o contenedor con la siguiente estructura lgica:
40.
Figura 2. Estructura lgica del documento electrnico.
i.
Bloque de datos: formado por los datos de contenido e identificacin del documento. En este bloque se distinguen: a. Datos o contenido informativo: fichero que soporta el contenido y al que aplican las restricciones de formato del punto 7 de esta gua. b. Datos de identificacin para la autenticacin y validacin del documento: firma electrnica o firmas asociadas al fichero de contenido anterior, a los que aplican los sistemas de firma establecidos en el punto 5 de esta gua.
ii. 41.
Bloque de metadatos: asociados al contenido, estructura e identificacin del documento y cuyas consideraciones se desarrollan en el punto 6 de esta gua.
Esta estructura tiene una mencin explcita en el apartado III de la NTI de Documento Electrnico sobre los componentes del documento electrnico:
16
III. Componentes del documento electrnico. Los componentes de un documento electrnico son: a) Contenido, entendido como conjunto de datos o informacin del documento. b) En su caso, firma electrnica. c) Metadatos del documento electrnico.
17
5.
42.
FIRMA DEL DOCUMENTO ELECTRNICO
La NTI de Documento Electrnico dedica su apartado IV a la firma del documento electrnico, limitndose a establecer los tipos de documentos electrnicos que siempre han de tener una firma asociada, ya que los sistemas de firma estn definidos en la normativa aplicable:
IV. Firma del documento electrnico. Los documentos administrativos electrnicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente, tendrn siempre asociada al menos una firma electrnica de acuerdo con la normativa aplicable.
43. 44.
De forma general, para garantizar la autenticidad e integridad de cualquier documento electrnico cabe contemplar la asociacin de, al menos, una firma electrnica. Para la firma electrnica por parte del ciudadano en sus relaciones con las organizaciones, es de aplicacin lo dispuesto en los artculos 14, 15 y 16 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, lo que supone la posibilidad de utilizar: i. Los sistemas de firma electrnica incorporados al Documento Nacional de Identidad. ii. Sistemas de firma electrnica avanzada, cuya relacin sea pblica y accesible por medios electrnicos, para identificarse y autenticar sus documentos. iii. Otros sistemas de firma electrnica, tales como claves concertadas en un registro previo, aportacin de informacin conocida por ambas partes (por parte de la organizacin y del ciudadano) u otros sistemas no criptogrficos, siempre y cuando la organizacin as lo considere, de forma justificada, teniendo en cuenta los datos e intereses afectados. En este caso la organizacin correspondiente es la encargada de garantizar la integridad y el no repudio por ambas partes de los documentos electrnicos.
45.
Para la firma electrnica por parte de las organizaciones, los sistemas que pueden ser utilizados aparecen en los artculos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio y son: i. Firma electrnica basada en certificados, cuya aplicacin se realiza segn lo establecido en la Poltica de firma que corresponda. Dicha Poltica se desarrolla conforme a la normativa especfica aplicable y, en cualquier caso, segn las condiciones tcnicas establecidas en la NTI de Poltica de firma y certificados de la Administracin, en la que se especifican formatos de firma admitidos, reglas de creacin y verificacin, uso de sellos de tiempo, firmas longevas, algoritmos, etc. Tal y como desarrolla la NTI de Poltica de firma electrnica y certificados de la Administracin, la firma electrnica basada en certificados aplicada a un documento electrnico conlleva la inclusin, en la propia firma, de informacin de contexto que facilitar la correcta interpretacin de la misma. ii. Sistemas de Cdigo Seguro de Verificacin (CSV), en cuyo caso es de aplicacin lo dispuesto en los artculos 20 y 21 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos (en adelante R.D. 1671/2009, de 6 de noviembre).
18
En caso de existir, el valor del CSV y la referencia a la Orden o Resolucin que regula su generacin, se incorpora al documento electrnico correspondiente como metadato mnimo obligatorio a travs del bloque firma, tal y como se detalla en el punto 6.4 de esta gua. Adems, con el fin de mejorar la interoperabilidad e intercambio de documentos y posibilitar la verificacin de la autenticidad de los documentos electrnicos sin necesidad de acceder a la sede electrnica para cotejar el CSV, cabe contemplar la combinacin de ste con una firma electrnica basada en certificados. 46. Como componente del documento electrnico, cada organizacin es responsable de la gestin y conservacin de las firmas electrnicas asociadas a cada documento, con independencia de que stas hubiesen sido realizadas por un tercero (ciudadano u otra organizacin) o por la propia organizacin. Esta obligacin, crtica en el caso de transferencias de custodia o traspaso de responsabilidad, se expresa en el apartado VII.5 de la NTI:
VII. Intercambio de documentos electrnicos. VII.4 VII.5 En caso de intercambio de documentos electrnicos entre Administraciones pblicas que suponga una transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad de gestin de documentos que deban conservarse permanentemente, el rgano o entidad trasferidora verificar la autenticidad e integridad del documento en el momento de dicho intercambio.
47.
19
6.
48.
METADATOS DEL DOCUMENTO ELECTRNICO
Los metadatos del documento electrnico se tratan en el apartado V de la NTI:

V. Metadatos del documento electrnico. V.1 Los metadatos mnimos obligatorios del documento electrnico: a) Sern los definidos en el anexo I. b) Estarn presentes en cualquier proceso de intercambio de documentos electrnicos entre rganos de la Administracin y Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqulla y con el ciudadano. c) No sern modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, a excepcin de modificaciones necesarias para la correccin de errores u omisiones en el valor inicialmente asignado. V.2 Se podrn asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de descripcin especficas. Estos metadatos complementarios se aplicarn, en su caso, de acuerdo con lo previsto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos. V.3 Cada rgano de la Administracin y Entidad de Derecho Pblico vinculada o dependiente de aqulla implementar en su propio mbito de actuacin los metadatos de los documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno. Adems, garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.
6.1. Definicin
49. 50. La definicin comn de metadato es dato que define y describe otros datos. El artculo 42 del R.D. 1671/2009, de 6 de noviembre, define los metadatos como cualquier tipo de informacin en forma electrnica asociada a los documentos electrnicos, de carcter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus caractersticas, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservacin y la interoperabilidad del propio documento. Segn esto, y tal y como se ha mencionado en el punto 4.1 de esta gua, los metadatos constituyen un componente del documento electrnico que, como informacin estructurada o semi-estructurada, facilita la creacin, gestin, uso y conservacin de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creacin. Los metadatos del documento electrnico pueden definirse en el marco de un sistema de gestin documental completo desde una perspectiva multi-entidad en la que, adems de los propios documentos, participan otro tipo de entidades caracterizadas por sus propios metadatos, como pueden ser agentes, regulaciones o actividades. El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico (e-EMGDE), que se referencia en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos, constituye un modelo funcional para la aplicacin de los metadatos como herramienta de gestin global dentro de una organizacin a travs de una aproximacin multi-entidad en la que las
51.
52.
53.
20
relaciones entre documentos y el resto de elementos del sistema son tratadas como una entidad ms. Este esquema puede ser utilizado como herramienta para la adecuacin de cada organizacin a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestin documental, si bien cada una de ellas debe establecer sus aplicaciones particulares, de acuerdo con sus propias necesidades de gestin de documentos complementarias a la interoperabilidad.
6.2. Consideraciones para la implementacin

54. La forma de implementacin de los metadatos de los documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno es libre y, como tal, sera diseada por cada organizacin en base a sus necesidades, criterios y normativa especfica. Este diseo atiende en cualquier caso a la responsabilidad de cada una de ellas de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos. Ntese que slo en el caso en que un documento electrnico intervenga en un proceso de intercambio, la implementacin de sus metadatos, junto al resto de sus componentes, se realiza segn una estructura y condiciones completamente establecidas y que son objeto del apartado VII de la NTI. Esta consideracin se recoge en la NTI de Documento Electrnico a travs del apartado V.3:
V. Metadatos del documento electrnico. V.2 V.3 Cada rgano de la Administracin y Entidad de Derecho Pblico vinculada o dependiente de aqulla implementar en su propio mbito de actuacin los metadatos de los documentos electrnicos para su tratamiento y gestin a nivel interno. Adems, garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrnicos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.
55.
56.
57.
Las posibilidades de implementacin a nivel interno van por tanto desde la integracin total de los metadatos en los ficheros de los documentos electrnicos hasta la distribucin de stos en diferentes aplicaciones de gestin documental que interactan con los ficheros del documento, pasando por mltiples soluciones intermedias. El tipo de implementacin de metadatos adoptado por cada organizacin (incrustacin, vinculacin, etc.) conlleva un nivel determinado de integracin de los metadatos con la firma del documento, de forma que los metadatos pueden quedar fuera de la firma, parcialmente envueltos por sta o completamente integrados bajo la firma electrnica. Ha de tenerse en cuenta que, si la firma cubre los metadatos, stos no podran modificarse, o bien, su modificacin exigira re-firmar el documento. Por tanto, en caso de firmar metadatos cabra considerar slo aquellos cuyo valor permanezca invariable a lo largo del ciclo de vida del documento. La NTI no hace ningn tipo de previsin sobre la firma de los metadatos en general, por lo que, dado su carcter interno, la conveniencia de un determinado nivel de integracin entre firma y metadatos derivado de la implementacin adoptada, debe ser valorada por cada organizacin segn sus necesidades y normativa especfica. Cabe destacar que una implementacin de metadatos a travs de una capa independiente de la firma permite disponer de un nivel de informacin adicional que no estar condicionado
58.
59.
60.
61.
21
por los propios datos contenidos en el documento y sus firmas. Por lo tanto, en este caso, los metadatos constituyen un elemento adicional a la firma y contribuyen al valor probatorio y testimonial del documento en la medida en que explican sus circunstancias de creacin, gestin y uso. En este sentido, la utilizacin de los metadatos en esta capa independiente facilita la conservacin de los documentos y puede ayudar a atenuar la repercusin de la problemtica de conservacin de firmas electrnicas a largo plazo, ya que supone la desagregacin de los metadatos con respecto a los datos de contenido y estructura. De esta forma, si la firma dejase de ser verificable, la informacin sobre la existencia de una firma vlida en un momento del tiempo o el rol que sta desempe en el proceso, podra extraerse a travs de los metadatos. 62. En cualquier caso, como informacin interna de cada organizacin, para garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos, cada una aplicara las medidas de seguridad establecidas a tal efecto en el ENS.
6.3. Uso y tratamiento

63. Independientemente del tipo de proceso de creacin del documento y su origen (interno o externo a la organizacin), los metadatos del documento electrnico que se incorpora en el sistema de gestin documental de una organizacin, se completan hasta cubrir el conjunto de metadatos mnimos obligatorios necesarios en cualquier proceso intercambio y para garantizar la interoperabilidad. Este conjunto de metadatos mnimos obligatorios se definen en anexo I de la NTI y se describen en el punto 6.4 de esta gua. Desde el momento en que se captura el documento en el sistema de gestin documental de una organizacin, a lo largo del tiempo, los metadatos del documento electrnico continan acumulando informacin relacionada con el contexto de gestin de los documentos, los procedimientos u operaciones en los que se utilizan, as como sobre posibles cambios estructurales o de apariencia. Estos metadatos asociados a los procesos de gestin documental durante la existencia del documento se definen como metadatos complementarios, y suponen nuevas capas de informacin. Esta informacin, necesaria para asegurar la gestin y conservacin del documento a lo largo de su ciclo de vida, puede implementarse a nivel interno de cada organizacin bajo los mecanismos diseados por cada una de ellas segn lo expuesto en el punto 6.2 y que van desde la integracin total de los metadatos en los ficheros de los documentos electrnicos, hasta la distribucin de stos en diferentes aplicaciones de gestin documental que interactan con los ficheros del documento, pasando por mltiples soluciones intermedias. El e-EMGDE, que se referencia en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos, supone un esquema de metadatos compatible con los conjuntos de metadatos mnimos obligatorios y complementarios definidos en la NTI de Documento Electrnico.
64.
65.
66.
6.4. Metadatos mnimos obligatorios

67. Los metadatos mnimos obligatorios constituyen un conjunto mnimo de informacin de contexto definido con el fin de facilitar el conocimiento inmediato y automatizable de las caractersticas bsicas del documento electrnico. Las condiciones relativas a los metadatos mnimos obligatorios se establecen en el apartado V.1 de la NTI de Documento Electrnico:
68.
22
V. Metadatos del documento electrnico. V.1 Los metadatos mnimos obligatorios del documento electrnico: a) Sern los definidos en el anexo I. b) Estarn presentes en cualquier proceso de intercambio de documentos electrnicos entre rganos de la Administracin y Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqulla y con el ciudadano. c) No sern modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, a excepcin de modificaciones necesarias para la correccin de errores u omisiones en el valor inicialmente asignado. V.2
69.
El anexo I de la NTI define el listado de metadatos mnimos obligatorios del documento electrnico que se incluye a continuacin:
ANEXO I Metadatos mnimos obligatorios del documento electrnico
Metadato Descripcin / Condiciones de uso Identificador normalizado de la versin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico conforme a la cual se estructura el documento electrnico.
Repetible?
6
Tipo
Esquema de valores
Versin NTI
URI
http://administracionelectronica.gob. es/ENI/XSD/v1.0/documento-e
Identificador
Identificador normalizado del documento.
ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_espec 7 fico> Cadena de caracteres Ejemplo: ES_E00010207_2010_MPR000000 000000000000000010207 Cdigo alfanumrico nico para Cadena de cada rgano/unidad/oficina extrado caracteres del Directorio Comn gestionado por el MPTAP. Fecha/hora Formato: AAAAMMDD T HH:MM:SS <ISO 8601>
rgano
Identificador normalizado de la administracin generadora del documento o que realiza la captura del mismo. de Fecha de alta del documento en el sistema de gestin documental.
1:N
Fecha captura
Ntese que la repetibilidad indicada en la tabla slo se refiere a los metadatos que acompaan al documento electrnico en un intercambio, sin detrimento de la asignacin de otros metadatos gestionados a nivel interno de cada organizacin cuyas consideraciones pueden consultarse en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos. Codificacin del Identificador del documento: <rgano>: Vase codificacin del metadato rgano. En caso de ms un rgano los nueve caracteres correspondientes sern acordados entre las partes con el fin de asegurar la unicidad del identificador que es su nico fin. <AAAA>: Ao de la fecha de captura del documento. (Longitud: 4 caracteres). <ID_especfico>: Cdigo alfanumrico que identifica de forma nica al documento dentro de los generados por la administracin responsable. Cada administracin puede disear el proceso de generacin segn sus necesidades, asegurando en cualquier caso su unicidad. Por lo tanto, este ID puede generarse de forma secuencial o bien, ser una rplica del ID utilizado a nivel interno de la administracin. (Longitud: 30 caracteres).
23
Metadato
Descripcin / Condiciones de uso Indica si el contenido del documento fue creado por el ciudadano o por una administracin.
Repetible?
Tipo
Esquema de valores 0 = Ciudadano 1 = Administracin Original (Ley 11/2007 Art. 30). Copia electrnica autntica con cambio de formato (Ley 11/2007 Art.30.1). Copia electrnica autntica de documento papel (Ley 11/2007 Art.30.2 y 30.3). Copia electrnica parcial autntica. Otros.
Origen
Lgico
Indica la naturaleza del documento. Estado de Si es copia, este metadato indica tambin si se ha elaboracin realizado una digitalizacin o conversin de formato en el proceso de generacin.
Cadena de caracteres -
Nombre formato
de
Formato lgico del fichero de contenido del documento electrnico.
Valor extrado de la lista de formatos Cadena de admitidos para documentos caracteres electrnicos definidos en la NTI de Catlogo de estndares. Documentos de decisin: - Resolucin. - Acuerdo. - Contrato. - Convenio. - Declaracin. Documentos de transmisin: - Comunicacin. - Notificacin. - Publicacin. - Acuse de recibo. Documentos de constancia: Cadena de - Acta. caracteres - Certificado. - Diligencia. Documentos de juicio: - Informe. Documentos de ciudadano: - Solicitud. - Denuncia. - Alegacin. - Recursos. - Comunicacin ciudadano. - Factura. - Otros incautados. Otros.
Tipo documental
Descripcin del tipo documental del documento.
Tipo de firma
Indica el tipo de firma que avala el documento. En caso de firma con certificado, indica el formato de la firma.
1:N
Cadena de caracteres
CSV. [Formatos de firma electrnica definidos en la NTI de Poltica de firma y certificados de la Administracin.]
Si Tipo de firma = CSV Valor CSV Definicin generacin CSV Valor del CSV. Referencia a la Orden, Resolucin o documento que define la creacin del CSV correspondiente. 1:N Cadena de caracteres N/A
1:N
Si AGE, referencia BOE: Cadena de BOE-A-YYYY-XXXXX caracteres En otro caso, referencia correspondiente.
24
Metadato
Descripcin / Condiciones de uso
Repetible?
Tipo
Esquema de valores
Si Estado de elaboracin = - Copia electrnica autntica con cambio de formato (Ley 11/2007 Art.30.1). - Copia electrnica parcial autntica. Si el documento origen es un documento electrnico: ES_<rgano>_<AAAA>_<ID_espec Cadena de fico>2 caracteres Ejemplo: ES_E00010207_2010_MPR000000 000000000000000010207
Identificador de documento origen
Identificador normalizado del documento origen al que corresponde la copia.
Tabla 1. Metadatos mnimos obligatorios para documentos electrnicos.
70.
Como ya se ha mencionado, la NTI no hace ningn tipo de previsin sobre la implementacin de los metadatos en general ni por tanto de su firma. Ntese no obstante que, en caso de intercambio, los metadatos mnimos obligatorios sern integrados bajo la estructura XML establecida, sobre la que, si una organizacin lo considera conveniente, podra aplicarse una firma electrnica que incluyese dichos metadatos.
6.5. Metadatos complementarios

71. Los metadatos complementarios responden generalmente a necesidades de descripcin especficas y, como tal, estn asociados a procesos de gestin interna como puede ser la digitalizacin, la generacin de copias autnticas, la conversin de formatos, los procesos de seguridad y la recuperacin y conservacin de documentos. El apartado V.2 de la NTI trata los metadatos complementarios del documento electrnico:
V. Metadatos del documento electrnico. V.1 V.2 Se podrn asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de descripcin especficas. Estos metadatos complementarios se aplicarn, en su caso, de acuerdo con lo previsto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos. V.3 ...
72.
73.
Por tanto, independientemente de los metadatos mnimos obligatorios a que se refiere el punto anterior, las distintas organizaciones podrn asociar a los documentos electrnicos metadatos de carcter complementario, para las necesidades de descripcin especficas de su respectivo mbito de gestin. Ntese que estos metadatos no estaran sujetos a las prohibiciones de modificacin establecidas para los metadatos mnimos complementarios. Dicha limitacin no tendra sentido, puesto que las variaciones en su valor responden generalmente al reflejo de la evolucin del documento electrnico a lo largo de su ciclo de vida, finalidad de los propios metadatos complementarios. La necesidad de implementacin de un determinado conjunto de metadatos complementarios viene marcada por las necesidades de gestin del documento. Cada
74.
75.
25
organizacin debe valorar sus necesidades especficas adicionales y extender el esquema de metadatos internamente segn sus requisitos. En este sentido, cabe contemplar el citado e-EMGDE, como referencia exhaustiva para la extensin e implementacin de metadatos. 76. Ntese que el esquema XML de intercambio de documentos electrnicos del ENI, en cuanto a metadatos se refiere, slo concreta la inclusin de los metadatos mnimos obligatorios, ya que stos constituyen un componente de obligatoria presencia en cualquier intercambio. El intercambio de metadatos complementarios, motivado por necesidades concretas especficas, puede implementarse a travs de mecanismos establecidos para cada caso, compatibles con las especificaciones del esquema. Los metadatos complementarios por ejemplo podran acompaar al fichero de contenido en una estructura XML o integrarse en una estructura XML que contuviese el XSD de documentos del ENI.
26
7.
FORMATO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
7.1. Consideraciones
77. El apartado VI de la NTI establece las consideraciones en cuanto a formatos de los ficheros de contenido de los documentos electrnicos:
VI. Formato de documentos electrnicos. VI.1 Los ficheros de contenido de los documentos electrnicos se ajustarn a los formatos establecidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Catlogo de estndares. VI.2 La eleccin del formato se realizar conforme a la naturaleza de la informacin a tratar primando la finalidad para la cual fue definido cada formato. VI.3 Se podrn utilizar otros formatos cuando existan particularidades que lo justifiquen o sea necesario para asegurar el valor probatorio del documento electrnico y su fiabilidad como evidencia electrnica de las actividades y procedimientos en caso de proceder a su conversin de formato.
78. 79.
Segn el R.D. 4/2010 ENI, el formato de un documento electrnico es el conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. El citado R.D. 4/2010 ENI, tambin establece que la eleccin de formatos del documento electrnico se realiza buscando la normalizacin y perdurabilidad para asegurar la independencia de los datos de sus soportes. Por tanto, para garantizar la interoperabilidad, cabe contemplar lo siguiente: i. Los formatos de los ficheros que conforman los documentos electrnicos, para su correcto tratamiento, intercambio y conservacin, estn acotados y normalizados. No obstante, podran existir excepciones en el caso de documentos que pudieran perder valor probatorio como resultado de una conversin a otro formato. ii. Los tipos de formatos admitidos para ficheros recibidos en un proceso de intercambio, podran contemplar diferentes posibilidades dependiendo del origen de los documentos: ciudadano u otra organizacin.
80.
81.
Dada su especial relevancia para la interoperabilidad, el intercambio de documentos electrnicos establece unas condiciones normalizadas de formato y estructura que tienen repercusin no slo en los ficheros que conforman el contenido de dichos documentos, sino en la estructura contenedora de todos sus componentes (contenido, firma y metadatos). Estas condiciones se desarrollan en el punto 8 de esta gua. Tal y como apunta el apartado V.2, para la eleccin del formato a utilizar, ha de tenerse en cuenta que cada uno de ellos debe ser utilizado conforme a la naturaleza de la informacin a tratar, debiendo primar la finalidad para la cual fueron definidos.
82.
7.2. Formatos admitidos

83. Los formatos admitidos para los ficheros que conforman los documentos electrnicos se recogen en la NTI de Catlogo de estndares incluidos en la categora Formatos ficheros.
27
84.
En esta categora8 se recogen diferentes formatos atendiendo al tipo de fichero objeto de intercambio, contemplando los siguientes: i. Imagen y/o texto.
ii. Cartografa vectorial y sistemas de informacin geogrfica. iii. Compresin de ficheros. iv. Contenedores multimedia. v. Sonido. vi. Vdeo.
A la fecha de elaboracin de esta gua, la NTI de Catlogo de estndares se encuentra pendiente de aprobacin por lo que las categoras en que se clasifican los formatos pueden sufrir modificaciones.
28
8.
85.
DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN INTERCAMBIOS ENTRE ORGANIZACIONES Y CON EL CIUDADANO
Las condiciones que se desarrollan en este punto se corresponden con los apartados VII y VIII son de aplicacin a cualquier documento electrnico que, integrado en el sistema de gestin de documentos de una organizacin, haya de ser objeto de: i. Intercambio con otra/s organizacin/es.
ii. Consulta por parte del ciudadano. 86. En su mbito de actuacin, cada organizacin define la implantacin o desarrollo de herramientas de gestin documental que permitan crear, gestionar e interactuar con documentos electrnicos que cumplan los requisitos de estructura que se definen a continuacin, siempre con el objetivo de garantizar la interoperabilidad en este tipo de operaciones. La relevancia del intercambio de documentos electrnicos entre organizaciones as como la utilizacin de documentos electrnicos en comunicaciones con el ciudadano, motiva la necesidad de definir unas pautas claras para la normalizacin de estos intercambios. Con este objetivo, la NTI en su apartado VII, establece las condiciones de formato y estructura del intercambio de documentos electrnicos:
VII. Intercambio de documentos electrnicos. VII.1 Todo documento electrnico objeto de intercambio tendr los componentes definidos en el apartado III de esta norma. VII.2 El intercambio de documentos electrnicos se realizar mediante su envo segn la estructura definida en el anexo II, sin perjuicio de la aplicacin de otras, reguladas por su normativa especfica. VII.3 Excepcionalmente, se podrn aplicar otras estructuras para el intercambio de documentos electrnicos entre Administraciones pblicas, cuando exista acuerdo previo entre las partes. En cualquier caso, si debe enviarse a un tercero, la estructura utilizada ser convertida por el emisor a la estructura definida en el anexo II. VII.4 Para el intercambio de documentos electrnicos, entre administraciones, en procesos de actuacin automatizada: a) Se utilizar preferentemente la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas como medio para la transmisin. b) Si el documento electrnico forma parte de un asiento registral, ste ser tratado como documento adjunto al mensaje de datos de intercambio segn lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales. VII.5 ...
87.
8.1. Formato y estructura para el intercambio

88. Segn la NTI por tanto, la estructura a aplicar para el intercambio de documentos electrnicos, que se incluye como anexo II de la misma NTI, ser de forma general un fichero XML que incluir los tres componentes del documento electrnico identificados, esto es:
29
i. Fichero de contenido: que alberga el fichero que contiene los datos o contenido del documento y cuyo formato es uno de los indicados en el punto 7.2. Para su inclusin en la estructura XML, estos ficheros se codifican normalmente en base649. ii. Bloque de metadatos: en el que siguiendo el esquema XML correspondiente, se integran los metadatos definidos como mnimos obligatorios asociados al fichero de contenido anterior, salvo Valor CSV, y Regulacin generacin CSV que se integrarn en el elemento de firma. iii. Firma/s: ya sean firmas electrnicas basadas en certificados y/o CSV asociadas al fichero de contenido del documento, as como los metadatos de la firma. 89. El mencionado anexo II de la NTI de Documento Electrnico consta de cuatro apartados a travs de los cuales se establece el esquema a aplicar para integrar estos tres elementos.10 ANEXO II Esquemas XML para intercambio de documentos electrnicos
1. XSD Documento electrnico. 2. XSD Contenido. 3. XSD Metadatos. 4. XSD Firmas.
Figura 3. XSD de Documento electrnico.
La descripcin completa, consideraciones de aplicacin y las pautas para la generacin de XMLs de documentos electrnicos atendiendo a los esquemas XSD definidos en la NTI se tratan en el Manual de usuario de esquemas XML para el intercambio de documentos y expedientes electrnicos del ENI. 90. Por otra parte, con el fin de dar cabida a otras estructuras de intercambio de documentos electrnicos con normativa especfica, el apartado VII.3 refleja el uso excepcional de otras estructuras siempre con acuerdo previo entre las partes y con la obligacin para el receptor de convertir la estructura recibida a la establecida en el anexo II en caso de intercambio posterior.
Si el formato del fichero original es XML, no sera precisa su codificacin en base64.

Con carcter informativo, el cdigo de los esquemas XML de la NTI se incluyen como anexo a esta gua.
10
30
8.2. Acceso
91. Las consideraciones sobre el acceso a los documentos electrnicos se establecen en el apartado VIII de la NTI:
VIII. Acceso a documentos electrnicos. Cuando las administraciones pblicas faciliten el acceso a los documentos electrnicos a travs de sus sedes electrnicas o de los canales de comunicacin que correspondan en cada caso, se mostrar: a) El contenido del documento electrnico cuando ste sea representable conforme a lo recogido sobre formatos en el apartado VI de esta norma. b) La informacin bsica de cada una de las firmas del documento definida en el anexo III. c) Descripcin y valor de los metadatos mnimos obligatorios.
92.
La NTI especifica por tanto la necesidad de mostrar de forma clara: i. El fichero de contenido del documento. ii. La seccin de firma/s, con la informacin bsica de cada una de las posibles firmas definida en el anexo III de la NTI: ANEXO III Informacin bsica de la firma de documentos electrnicos Tipo de firma
CSV
Informacin
Valor del verificacin. cdigo seguro de
Localizacin
Metadato del documento electrnico.
Validez de la firma.
Segn reglas de validacin de firma descritas en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de firma y certificados de la Administracin.
Firma basada en certificados
Informacin del firmante(s) del documento (persona fsica, jurdica o Propiedades o etiquetas de la firma. sello de rgano). Emisor del firmante(s). certificado del Propiedades o etiquetas de la firma. Propiedades o etiquetas de la firma.
Fecha y hora de la firma(s).
Tabla 2. Datos de firma a visualizar.
iii. Seccin de metadatos, con la descripcin y valor de los metadatos mnimos obligatorios para el intercambio. 93. Cabra considerar que la estructura normalizada descrita anteriormente en la que se integran los diferentes componentes del documento electrnico facilitara el cumplimiento por parte de las sedes electrnicas de proporcionar los mecanismos o aplicaciones necesarias para la correcta visualizacin de los documentos electrnicos que emiten.
31
94.
Adems, cabra contemplar que la visualizacin o representacin del documento electrnico podra guardarse o descargarse, y dado que dicha descarga del documento incluira todos sus componentes, cabra considerar que la organizacin proporcione las instrucciones de conservacin del documento (ficheros y firmas), que faciliten la utilizacin de ste en posteriores verificaciones por parte del ciudadano.
8.3. Impresin
95. Aunque la NTI de Documento Electrnico no establece nada al respecto, tras el acceso a un documento electrnico, podra llevarse a cabo su impresin. En este caso, el proceso de impresin11 reflejara en el documento papel, adems del contenido completo del documento electrnico, la siguiente informacin: i. Cdigo seguro de verificacin, para su posterior verificacin en la sede electrnica. ii. Datos de representacin en papel de la firma, incluyendo la informacin mencionada en el punto anterior para cada firma electrnica contenida en el documento electrnico. 96. 97. El ejemplar impreso del documento electrnico, constituira el justificante de firma del documento electrnico. Cabe contemplar la inclusin de la informacin de la firma electrnica en todas las pginas del documento, siendo precisa la impresin de estos datos, al menos, en una de ellas. En el caso de que al incluir la firma en la impresin del documento se considere que sta altera el carcter fidedigno de la impresin, se podra emplear una leyenda asociada. ste es el caso, por ejemplo, de impresin de copias electrnicas autnticas resultado de una digitalizacin y que se han firmado con CSV. Tales leyendas daran fe de que el documento ha sido firmado correctamente, de acuerdo con la normativa, reflejaran el valor del CSV y permitiran ser visualizadas junto al documento en la sede correspondiente y podran ser objeto de impresin de forma independiente.
8.4. Verificacin
98. Aunque la NTI de Documento Electrnico no establece nada al respecto, cabe mencionar en esta gua las consideraciones bsicas para la verificacin de un documento electrnico que dependern del sistema de firma empleado. i. En caso de firma mediante CSV, los interesados podrn verificar los documentos electrnicos mediante dicho cdigo. A travs de la sede electrnica de la organizacin, si el cdigo introducido existe, es decir, si hay un documento electrnico asociado a l, se mostrara al usuario una vista del mismo siguiendo las consideraciones sobre acceso indicadas en el punto 8.2 de esta gua. De esta forma el interesado accedera al documento, verificara su integridad y podra contrastarlo con el que obra en su poder, en el caso de haberle sido entregado previamente. ii. En caso de firma mediante certificados, la verificacin de la autenticidad de un documento administrativo electrnico podra realizarse directamente a travs del mismo
11
Ntese que la simple impresin en papel de un documento electrnico no conlleva la obtencin de una copia electrnica autntica del mismo. La NTI de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos describe la generacin de una copia papel autntica de documentos pblicos administrativos electrnicos.
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presentndolo en cualquier sede electrnica o en sistemas generales que proporcionen herramientas de verificacin y visualizacin de documentos electrnicos, como el servicio 060. Ntese que en caso de firmas electrnicas basadas en certificados, los procesos de creacin y validacin de las mismas se establecen en la NTI de Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin.
8.5. Otras consideraciones para el intercambio

99. El apartado VII.4 de la NTI establece consideraciones adicionales al intercambio de especial atencin en caso de procesos de actuacin administrativa automatizada entre organizaciones:
VII. Intercambio de documentos electrnicos. VII.3 VII.4 Para el intercambio de documentos electrnicos, entre administraciones, en procesos de actuacin automatizada: a) Se utilizar preferentemente la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas como medio para la transmisin. b) Si el documento electrnico forma parte de un asiento registral, ste ser tratado como documento adjunto al mensaje de datos de intercambio segn lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales. VII.5
100. Segn esto, para este tipo de actuaciones, adems de las consideraciones de estructura y formato establecidas, la NTI establece: i. Utilizacin preferente de la Red SARA como medio para la transmisin, atendiendo a lo establecido en el artculo 43 de la Ley 11/2007, de 22 de junio y en el 13 del R.D. 4/2010 ENI. La Red SARA proporciona los mecanismos que permiten validar la autenticidad e identidad de los emisores y receptores de los documentos electrnicos a intercambiar, proporcionando una conexin fiable, segura, capaz y flexible entre las diferentes organizaciones, garantizando as un entorno cerrado y seguro de comunicaciones de los datos que se transmitan.12 ii. Si el documento electrnico forma parte de un asiento registral, ste seguira el formato y estructura establecida en la NTI de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales para el Segmento De Anexo del mensaje de datos de intercambio.
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Vase NTI de Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas
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9.
DEFINICIONES Y ACRNIMOS
9.1. Definiciones
Actuacin administrativa automatizada: Actuacin administrativa producida por un sistema de informacin adecuadamente programado sin necesidad de intervencin de una persona fsica en cada caso singular. Incluye la produccin de actos de trmite o resolutorios de procedimientos, as como de meros actos de comunicacin. Autenticacin: Acreditacin por medios electrnicos de la identidad de una persona o ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y de la integridad y autora de estos ltimos. Autenticidad: Referido a un documento, propiedad que puede atribursele como consecuencia de que puede probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningn tipo de modificacin. Canales: Estructuras o medios de difusin de los contenidos y servicios; incluyendo el canal presencial, el telefnico y el electrnico, as como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos mviles, TDT, etc.). Captura: Proceso de gestin de documentos que seala la incorporacin de un documento a un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura se crea la relacin entre el documento, su productor y el contexto en que se origin, que se mantiene a lo largo de su ciclo de vida. Certificado electrnico: Segn el artculo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrnica, Documento firmado electrnicamente por un prestador de servicios de certificacin que vincula unos datos de verificacin de firma a un firmante y confirma su identidad. Ciclo de vida de un documento electrnico: Conjunto de las etapas o perodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificacin en un sistema de gestin de documentos, hasta su seleccin para conservacin permanente, de acuerdo con la legislacin sobre Archivos de aplicacin en cada caso, o para su destruccin reglamentaria. Ciudadano: Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin personalidad que se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las Administraciones Pblicas. Conservacin: Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia intelectual y tcnica de los documentos a lo largo del tiempo. Conversin: Proceso de transformacin de un documento u otro objeto digital de un formato, o versin de formato, a otro. Copia: Duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproduccin. Copia autntica: Documento expedido por un rgano con competencias atribuidas para ello, y con un valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documente, equivalente al documento original. Creacin: Referido a un documento, momento en que se genera. No debe confundirse la creacin con la captura de un documento (vase captura).
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Dato: Una representacin de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y adecuado para su comunicacin, interpretacin o procesamiento por medios automticos o humanos. Datos de carcter personal: Cualquier informacin numrica, alfabtica, grfica, fotogrfica, acstica o de cualquier otro tipo concerniente a personas fsicas identificadas o identificables. Descripcin: Proceso de gestin de documentos por el que se recogen datos significativos de los mismos, con el fin de que estos puedan gestionarse y recuperarse de manera gil, pertinente y exhaustiva. Incluye la elaboracin de estructuras de lenguaje controlado, como tesauros, e ndices, como auxiliares del proceso de clasificacin de los documentos. En el mbito electrnico, la descripcin se asimila a la asignacin de metadatos. Digitalizacin: Proceso tecnolgico que permite la obtencin de uno o varios ficheros electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra de un documento papel a travs de tcnicas fotoelctricas de escaneado. Direccin electrnica: Identificador de un equipo o sistema electrnico desde el que se provee de informacin o servicios en una red de comunicaciones. Disponibilidad: Referido a un documento, indica propiedad o caracterstica del mismo que permite que ste pueda ser consultado, localizado, recuperado, presentado o interpretado. El documento debe sealar la actividad o actuacin donde se gener, proporcionar la informacin necesaria para la comprensin de las actuaciones que motivaron su creacin y utilizacin, identificar el contexto marco de las actividades y las funciones de la organizacin y mantener los vnculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de actuaciones. Documento: Informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado. Documento administrativo electrnico: Objeto digital administrativo que contiene la informacin objeto (datos) y los datos asociados a sta (firma y metadatos). En el marco del ENI, este concepto incluye tanto los documentos electrnicos producidos por las Administraciones pblicas en el ejercicio de sus competencias como los documentos electrnicos aportados por los ciudadanos en el contexto de un procedimiento dado. Documento electrnico: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado. Dominio: mbito real o imaginario de una actividad. Especificacin tcnica: Conjunto de requisitos que figuran en un documento en el que se definen las caractersticas requeridas de un producto, tales como los niveles de calidad, el uso especfico, la seguridad o las dimensiones, incluidas las prescripciones aplicables al producto en lo referente a la denominacin de venta, la terminologa, los smbolos, los ensayos y mtodos de ensayo, el envasado, el marcado y el etiquetado, as como los procedimientos de evaluacin de la conformidad. Esquema de metadatos: Instrumento que define la incorporacin y gestin de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.
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Estndar: Especificacin tcnica aprobada por un organismo de normalizacin reconocido para una aplicacin repetida o continuada cuyo cumplimiento no sea obligatorio y que est incluida en una de las categoras siguientes: i. Norma internacional: norma adoptada por una normalizacin y puesta a disposicin del pblico. organizacin internacional de
ii. Norma europea: norma adoptada por un organismo europeo de normalizacin y puesta a disposicin del pblico. iii. Norma nacional: norma adoptada por un organismo nacional de normalizacin y puesta a disposicin del pblico. Expediente electrnico: Conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan. Fiabilidad: Referido a un documento, propiedad o caracterstica que indica que su contenido puede ser considerado una representacin completa y precisa de las actuaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actuaciones o actividades. Fidelidad: Referida a la copia de un documento, el grado en que sus contenidos pueden ser considerados precisos, correctos, confiables y libres de error o distorsin con respecto de su documento original. Firma electrnica: Conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante. Firma electrnica avanzada: Firma electrnica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. Firmante: Entidad, ya sea persona fsica o legal, que crea la firma electrnica segn las reglas definidas en una poltica de firma electrnica o un marco legal concreto. Fondo: El total de documentos que una persona fsica o jurdica acumula con motivo de su funcin o actividad; es el nivel superior de agregacin archivstica. Dependiendo de la perspectiva que se adopte, puede prescindirse del fondo total o parcialmente y considerar niveles superiores, por ejemplo, la serie o la agrupacin de fondos. Formato: Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Gestin de documentos: Conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemtico de la creacin, recepcin, uso, valoracin y conservacin de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de las actuaciones o actividades de dicha organizacin, en forma de documentos y sistemas de informacin. Herramientas genricas: Instrumentos y programas de referencia, compartidos, de colaboracin o componentes comunes y mdulos similares reutilizables que satisfacen las necesidades comunes en los distintos mbitos administrativos. Identidad: Conjunto de caractersticas de un documento que lo identifican de manera nica y lo distinguen de cualquier otro documento. Junto con la integridad, un componente de la autenticidad. Imagen electrnica: Resultado de aplicar un proceso de digitalizacin a un documento.
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Instanciacin: Llamada para hacer perceptible alguna cosa a travs de los sentidos. Integridad: Referido a un documento, propiedad o caracterstica que indica su carcter de completo, sin alteracin de ningn aspecto esencial. La integridad es un componente de la autenticidad junto a la identidad. Interoperabilidad en el tiempo: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la interaccin entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnolgicas; se manifiesta especialmente en la conservacin de la informacin en soporte electrnico. Interoperabilidad organizativa: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la capacidad de las entidades y de los procesos a travs de los cuales llevan a cabo sus actividades para colaborar con el objeto de alcanzar logros mutuamente acordados relativos a los servicios que prestan. Interoperabilidad semntica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a que la informacin intercambiada pueda ser interpretable de forma automtica y reutilizable por aplicaciones que no intervinieron en su creacin. Interoperabilidad tcnica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la relacin entre sistemas y servicios de tecnologas de la informacin, incluyendo aspectos tales como las interfaces, la interconexin, la integracin de datos y servicios, la presentacin de la informacin, la accesibilidad y la seguridad, u otros de naturaleza anloga. Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de informacin, y por ende de los procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de informacin y conocimiento entre ellos. Marca de tiempo: Asignacin por medios electrnicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrnico. Medio electrnico: Mecanismo, instalacin, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones; incluyendo cualesquiera redes de comunicacin abiertas o restringidas como Internet, telefona fija y mvil u otras. Metadato: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos segn su aplicacin. Metadato de gestin de documentos: Informacin estructurada o semi-estructurada que hace posible la creacin, gestin y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creacin. Los metadatos de gestin de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.. Organizacin: Cualquier rgano de la Administracin pblica o Entidad de Derecho Pblico vinculada o dependiente de aqulla. Original: Referido a un documento, que posee la cualidad de genuino, que se remonta directamente a su autor y que no ha sido copiado ni imitado de otro y, por tanto, es eficaz (produce efectos). Poltica de firma electrnica: Conjunto de normas de seguridad, de organizacin, tcnicas y legales para determinar cmo se generan, verifican y gestionan firmas electrnicas, incluyendo las caractersticas exigibles a los certificados de firma. Poltica de gestin de documentos electrnicos: Orientaciones o directrices que define una organizacin para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La
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poltica se aprueba al ms alto nivel dentro de la organizacin, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinacin, aplicacin, supervisin y gestin del programa de tratamiento de los documentos a travs de su ciclo de vida. Procedimiento administrativo: Proceso formal regulado jurdicamente para la toma de decisiones por parte de las Administraciones Pblicas para garantizar la legalidad, eficacia, eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina con una resolucin en la que se recoge un acto administrativo; este proceso formal jurdicamente regulado se implementa en la prctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor medida con el formal. Proceso operativo: Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir un producto o servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da lugar a un resultado. Programa de tratamiento de documentos: Secuencia coordinada de tcnicas que permite la aplicacin de los procesos de gestin de documentos sobre los documentos producidos por una organizacin a lo largo de su ciclo de vida. Punto de acceso electrnico: Conjunto de pginas web agrupadas en un dominio de Internet cuyo objetivo es ofrecer al usuario, de forma fcil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios dirigidos a resolver necesidades especficas de un grupo de personas o el acceso a la informacin y servicios de a una institucin pblica. Recibo: Copia autenticada del escrito, solicitud o comunicacin de que se trate, que incluye la fecha y hora de presentacin y el nmero de entrada de registro. Red SARA: Conjunto de infraestructuras tecnolgicas que presta la red de comunicaciones que interconecta los sistemas de informacin de las Administraciones Pblicas espaolas y permite el intercambio de informacin y servicios entre las mismas, as como la interconexin con las redes de las Instituciones de la Unin Europea y de otros Estados Miembros. Repositorio electrnico: Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y documentos electrnicos, y sus metadatos. Sede electrnica: A efectos de interoperabilidad, aquella direccin electrnica disponible para los ciudadanos a travs de redes de telecomunicaciones de la que es titular una Administracin Pblica, rgano o entidad administrativa. Sellado de tiempo: Acreditacin a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realizacin de cualquier operacin o transaccin por medios electrnicos. Sello de tiempo: Asignacin por medios electrnicos de una fecha y hora a un documento electrnico con la intervencin de un prestador de servicios de certificacin en funcin de autoridad de sellado de tiempo, que acta como tercero de confianza, que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento. Sistema de firma electrnica: Conjunto de elementos intervinientes en la creacin de una firma electrnica. En el caso de la firma electrnica basada en certificado electrnico, componen el sistema, al menos, el certificado electrnico, el soporte, el lector, la aplicacin de firma utilizada y el sistema de interpretacin y verificacin utilizado por el receptor del documento firmado. Sistema de gestin de documentos: Marco definido por la poltica de gestin de documentos de una organizacin donde se integran los recursos y se implantan las prcticas de gestin de documentos (establecidas en forma de programa de tratamiento) en
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una organizacin. Integran el sistema, adems de la poltica, los recursos, el programa de tratamiento y los documentos incorporados a dicho sistema. Soporte: Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos. Trazabilidad: Propiedad o caracterstica consistente en que las actuaciones de una entidad pueden ser imputadas exclusivamente a dicha entidad. En el mbito de la gestin de documentos, proceso que facilita el seguimiento de la creacin, incorporacin, movimiento, uso y eventual modificacin de los documentos dentro de un sistema de gestin de documentos.
9.2. Acrnimos
AGE: Administracin General del Estado.
CSV: Cdigo seguro de verificacin.
e-EMGDE: Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico.
ENI: Esquema Nacional de Interoperabilidad.
ENS: Esquema Nacional de Seguridad.
NTI: Norma Tcnica de Interoperabilidad.
XML: eXtensible Markup Language.
XSD: XML Schema Definition.
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10. REFERENCIAS
10.1. Legislacin
i. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf ii. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos. http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/18/pdfs/BOE-A-2009-18358.pdf iii. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica. http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1330.pdf iv. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica. http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf v. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169 vi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13170.pdf vii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de Documentos. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13168.pdf viii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13172.pdf ix. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma Electrnica y de certificados de la Administracin. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13171.pdf x. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13173.pdf
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xi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las Entidades Registrales. http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13174.pdf xii. Decisin de la Comisin 2011/130/EU de 25 de febrero de 2011 por la que se establecen los requisitos mnimos para el tratamiento transfronterizo de los documentos firmados electrnicamente por las autoridades competentes en virtud de la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a los servicios en el mercado interior. http://www.boe.es/doue/2011/053/L00066-00072.pdf xiii. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica. http://www.boe.es/boe/dias/2003/12/20/pdfs/A45329-45343.pdf xiv. Ley orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal. http://www.boe.es/boe/dias/1999/12/14/pdfs/A43088-43099.pdf xv. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal. http://www.boe.es/boe/dias/2008/01/19/pdfs/A04103-04136.pdf
10.2. Estndares y buenas prcticas

i. ARMA International. Glossary of Records and Information Management Terms, 3rd ed. Lenexa, KS: ARMA International, 2007. ii. EAD (Encoded Archival Description) http://www.loc.gov/ead/ iii. EAC (Encoded Archival Context) http://www.library.yale.edu/eac/ iv. Eppard, P. B., et al. (US-InterPARES Project Researchers). Findings on the Preservation of Authentic Electronic Records, Final Report. Vancouver, BC: US-InterPARES Project, September 2002. http://www.interpares.org/ip2/ip2_dissemination.cfm?proj=ip2&cat=o-grt v. InterPARES Project. http://www.interpares.org vi. ISAAR (CPF) (International Standard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies, Persons and Families) http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf vii. ISAD (G) (General International Standard Archival Description) http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf viii. ISDF (Norma internacional para la descripcin de funciones)
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http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf ix. ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings) http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf x. ISO 20652:2006. Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS) xi. ISO 16175: Principles and functional requirements for records in electronic office environments: a. Part 1: Overview and statement of principles. b. Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems. c. Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems. xii. Ministerio de Cultura. Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica: Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones Parte 1: Tipos de entidad. Borrador final de la CNEDA. http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html (Consulta: 24-2-2010) xiii. Pearce-Moses, R. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The Society of American Archivists, 2005. http://www.archivists.org/glossary/index.asp xiv. UK National Archives. Brown, A. Digital Preservation Guidance Note 2: Selecting Storage Media for Long-Term Preservation. UK: The National Archives, 2008. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/selecting_storage_media.pdf xv. UNE-ISO 15489-1: 2005. Informacin y documentacin. Gestin de documentos: Parte 1. Generalidades. xvi. UNE-ISO/TR 15489-2 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. xvii. UNE-ISO/TR 15801 IN: Imagen electrnica: Informacin almacenada electrnicamente: Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. Madrid: Aenor, 2008. xviii. UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos. Madrid: AENOR, 2008.
10.3. Documentos de trabajo y referencias

i. Archivo electrnico de las Administraciones Pblicas (CENATIC). http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_Archivo.pdf ii. Documentos electrnicos: Manual para archiveros. ICA, 2005. http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf iii. EAG (Encoded Archival Guide). http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm
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iv. Gua para la aplicacin de la Ley 11 en materia de gestin de documentos electrnicos, expediente electrnico y archivo electrnico del Ministerio de la Presidencia. v. Glossary of Recordkeeping Terms. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping manual/introduction/glossary-of-recordkeeping-terms/glossary-of-recordkeeping terms/?searchterm=glossary
vi. Modelado de documentos de la Administracin Pblica http://www.tcs.uni-luebeck.de/downloads/papers/2004/studienarbeit-johannes-textor.pdf vii. Manual de documentos administrativos. Editorial Tecnos, S.A., 1994.(ISBN: 84-309 2503-1) viii. Study on electronic documents and electronic delivery for the purpose of the implementation of Art. 8 of the Services Directive http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=32145 ix. University of Pittsburgh. School of Information Sciences: Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping. http://web.archive.org/web/20000818163633/www.sis.pitt.edu/~nhprc/
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ANEXO I ESQUEMAS XML PARA INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Este anexo refleja el contenido ntegro del anexo II de la NTI. La descripcin completa, consideraciones de aplicacin y las pautas para la generacin de XMLs de documentos electrnicos atendiendo a los esquemas XSD definidos en la NTI se tratan en el Manual de usuario de esquemas XML para el intercambio de documentos y expedientes electrnicos del ENI. ANEXO II Esquemas XML para intercambio de documentos electrnicos 1. XSD Documento electrnico.
<?xml version="1.0" encoding="UTF -8"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:enids="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma" xmlns:enidocmeta="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/metadatos" xmlns:enifile="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/contenido" xmlns:enidoc="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">XSD DOCUMENTO ENI (v1.0)</xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento e/metadatos" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento e/metadatos/metadatosDocumentoEni.xsd"/> <xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma/firmasEni.xsd"/> <xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento e/contenido" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento e/contenido/contenidoDocumentoEni.xsd"/> <xsd:element name="documento" type="enidoc:TipoDocumento"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">El elemento "documento" podr aparecer como elemento raz de un documento XML objeto de intercambio o como elemento no raz (elemento hijo).</xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> <xsd:complexType name="TipoDocumento"> <xsd:sequence> <xsd:element ref="enifile:contenido"/> <xsd:element ref="enidocmeta:metadatos"/>
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<xsd:element ref="enids:firmas" minOccurs="0" maxOccurs="1"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">La firma es obligatoria para el documento administrativo electrnico y para todo aquel documento electrnico susceptible de ser incorporado en un expediente electrnico.</xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> </xsd:complexType> </xsd:schema>
2. XSD Contenido.
<?xml version="1.0" encoding="UTF -8"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:enifile="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/contenido" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/contenido" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">XSD CONTENIDO DOCUMENTO ENI (v1.0)</xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:element name="contenido" type="enifile:TipoContenido"/> <xsd:complexType name="TipoContenido"> <xsd:sequence> <xsd:choice> <xsd:element name="DatosXML" type="xsd:anyType"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">Contenido en formato XML. En caso de datos XML cuya codificacin difiera de la de esta estructura raz se incluir una clusula CDATA. </xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> <xsd:element name="ValorBinario" type="xsd:base64Binary"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">Contenido en base64.</xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> <xsd:element name="referenciaFichero" type="xsd:string"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">Referencia interna al fichero de contenido. </xsd:documentation>
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</xsd:annotation> </xsd:element> </xsd:choice> <xsd:element name="NombreFormato" type="xsd:string"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">El formato del fichero de contenido del documento electrnico atender a lo establecido en la NTI de Catlogo de estndares.</xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> </xsd:complexType> </xsd:schema>
3. XSD Metadatos.
<?xml version="1.0" encoding="UTF -8"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:enidocmeta="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/metadatos" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/metadatos" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">XSD METADATOS DOCUMENTO ENI (v1.0)</xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:element name="metadatos" type="enidocmeta:TipoMetadatos"/> <xsd:complexType name="TipoMetadatos"> <xsd:sequence> <xsd:element name="VersionNTI" type="xsd:anyURI"/> <xsd:element name="Identificador" type="xsd:string"/> <xsd:element name="Organo" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded"/> <xsd:element name="FechaCaptura" type="xsd:dateTime"/> <xsd:element name="OrigenCiudadanoAdministracion" type="xsd:boolean"/> <xsd:element name="EstadoElaboracion" type="enidocmeta:TipoEstadoElaboracion"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">
46
- EE01 - Original. - EE02 - Copia electrnica autntica con cambio de formato. - EE03 - Copia electrnica autntica de documento papel. - EE04 - Copia electrnica parcial autntica. - EE99 - Otros. </xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> <xsd:element name="TipoDocumental" type="enidocmeta:tipoDocumental"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">/*Documentos de decisin*/ - TD01 - Resolucin. - TD02 - Acuerdo. - TD03 - Contrato. - TD04 - Convenio. - TD05 - Declaracin. /*Documentos de transmisin*/ - TD06 - Comunicacin. - TD07 - Notificacin. - TD08 - Publicacin. - TD09 - Acuse de recibo. /*Documentos de constancia*/ - TD10 - Acta. - TD11 - Certificado. - TD12 - Diligencia. /*Documentos de juicio*/ - TD13 - Informe. /*Documentos de ciudadano*/ - TD14 - Solicitud. - TD15 - Denuncia. - TD16 - Alegacin. - TD17 - Recursos. - TD18 - Comunicacin ciudadano. - TD19 - Factura. - TD20 - Otros incautados. /*Otros*/ - TD99 - Otros. </xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> </xsd:complexType> <xsd:complexType name="TipoEstadoElaboracion"> <xsd:sequence> <xsd:element name="ValorEstadoElaboracion" type="enidocmeta:enumeracionEstadoElaboracion"/> <xsd:element name="IdentificadorDocumentoOrigen" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/> </xsd:sequence> </xsd:complexType>  <xsd:simpleType name="enumeracionEstadoElaboracion"> <xsd:restriction base="xsd:string"> <xsd:enumeration value="EE01"/> <xsd:enumeration value="EE02"/> <xsd:enumeration value="EE03"/> <xsd:enumeration value="EE04"/> <xsd:enumeration value="EE99"/> </xsd:restriction> </xsd:simpleType>  <xsd:simpleType name="tipoDocumental"> <xsd:restriction base="xsd:string"> <xsd:enumeration value="TD01"/>
47
<xsd:enumeration value="TD02"/> <xsd:enumeration value="TD03"/> <xsd:enumeration value="TD04"/> <xsd:enumeration value="TD05"/> <xsd:enumeration value="TD06"/> <xsd:enumeration value="TD07"/> <xsd:enumeration value="TD08"/> <xsd:enumeration value="TD09"/> <xsd:enumeration value="TD10"/> <xsd:enumeration value="TD11"/> <xsd:enumeration value="TD12"/> <xsd:enumeration value="TD13"/> <xsd:enumeration value="TD14"/> <xsd:enumeration value="TD15"/> <xsd:enumeration value="TD16"/> <xsd:enumeration value="TD17"/> <xsd:enumeration value="TD18"/> <xsd:enumeration value="TD19"/> <xsd:enumeration value="TD20"/> <xsd:enumeration value="TD99"/> </xsd:restriction> </xsd:simpleType> </xsd:schema>
4. XSD Firmas
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:enids="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma " xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma " elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">XSD FIRMAS ELECTRONICAS ENI (v1.0)</xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:import namespace="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" schemaLocation="http://www.w3.org/TR/xmldsig-core/xmldsig-core-schema.xsd"/> <xsd:element name="firmas" type="enids:firmas"/> <xsd:complexType name="firmas"> <xsd:sequence> <xsd:element name="firma" type="enids:TipoFirmasElectronicas" minOccurs="1" maxOccurs="unbounded"/> </xsd:sequence> </xsd:complexType> <xsd:complexType name="TipoFirmasElectronicas"> <xsd:sequence> <xsd:element name="TipoFirma"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es"> - TF01 - CSV.
48
- TF02 - XAdES internally detached signature. - TF03 - XAdES enveloped signature. - TF04 - CAdES detached/explicit signature. - TF05 - CAdES attached/implicit signature. - TF06 - PAdES. </xsd:documentation> </xsd:annotation> <xsd:simpleType> <xsd:restriction base="xsd:string"> <xsd:enumeration value="TF01"/> <xsd:enumeration value="TF02"/> <xsd:enumeration value="TF03"/> <xsd:enumeration value="TF04"/> <xsd:enumeration value="TF05"/> <xsd:enumeration value="TF06"/> </xsd:restriction> </xsd:simpleType> </xsd:element> <xsd:element name="ContenidoFirma"> <xsd:complexType> <xsd:choice> <xsd:element name="CSV"> <xsd:complexType> <xsd:sequence> <xsd:element name="ValorCSV" type="xsd:string"/> <xsd:element name="RegulacionGeneracionCSV" type="xsd:string"/> </xsd:sequence> </xsd:complexType> </xsd:element> <xsd:element name="FirmaConCertificado"> <xsd:complexType> <xsd:choice> <xsd:element name="FirmaBase64" type="xsd:base64Binary"/> <xsd:element ref="ds:Signature"/> <xsd:element name="ReferenciaFirma"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">Referencia interna al fichero que incluye la firma. </xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:element> </xsd:choice> </xsd:complexType> </xsd:element> </xsd:choice> </xsd:complexType> </xsd:element> </xsd:sequence> <xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/> <xsd:attribute name="ref" type="xsd:string" use="optional"> <xsd:annotation> <xsd:documentation xml:lang="es">Almacena el identificador del nodo que se est firmando. En caso de firmas multinodo, se incluir una lista separada por comas de los identificadores de los nodos firmados. </xsd:documentation> </xsd:annotation> </xsd:attribute> </xsd:complexType> </xsd:schema>
49
ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO
Coordinador del proyecto

Amutio Gmez, Miguel A. MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA
Grupo de expertos: Administracin General del Estado

Agurruza Mutuberra, Jokin Alburquerque Pernas, Francisco lvarez-Cienfuegos Rico, Carmen lvarez Rodrguez, Miguel Amores Molero, Felipe Aragons Arribas, Flix Jess Arancn Carnicero, Concha Arranz Pumar, Candelas Arribas Tiestos, Manuel Arriero Salcedo, Gabriel Barrn Basterrechea, Jos Luis Beriso Gmez-Escalonilla, Pilar Berral Lpez, Alfonso Cabezas Manso, Laura Cancio Meli, Jorge Caero Villegas, Ismael Carrascal Bravo, Guillermo Casado Robledo, M Jess Cornejo Zahonero, Carlos Corral Guinea, Myriam Crespo Snchez, Juan Cubo Contreras, Aitor Cueva Calabia, Jos Luis Desantes Fernndez, Blanca Daz Fraile, Eduardo Escapa Castro, Luca Escudero Rivas, Carlos Esteban de la Torre, Alfredo Eusamio Mazagatos, Jos Antonio Fabeiro Sanz, Jorge Fernndez, Luis Fradua Garcia-Soto, Idoia Franco Espino, Beatriz Galindo Alonso, Olga Garcs Prez, Juan Carlos Garca Celada, Joseba Garca Garca, Emilio Garca Jimnez, Alfonso Garca Martn, Jos Aurelio Garca Martn, M Jess INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE POLICIA y GUARDIA CIVIL MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE TRFICO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DEL INTERIOR MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MEH TRIBUNAL ECONMICO ADMINISTRATIVO CENTRAL MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. POLICA Y GUARDA CIVIL MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO MINISTERIO DE PRESIDENCIA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE EDUCACIN MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA CENTRO CRIPTOLGICO NACIONAL MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE CULTURA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE PRESIDENCIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO
50
Gendive Rivas, Miguel Gijn Romero, Francisco Gmez Raya, Jos Ignacio Gonzlez Corral, Isabel Gonzlez Rufo, M ngeles Gonzlez Brea, Julio Hernndez Carrin, Jos Luis Hernndez Gallardo, Diego Hernndez Jimnez, Francisco Hernndez Lpez, Juan Pablo Hernndez Maroto, M Dolores Hernndez Vicente, Severiano Iglesias Quintana, Manuel Igualada Gmez, Rafael Jaqueti Fuster, Francisco Javier Lapuente Perea, Jos Luis Lpez Crespo, Francisco Lpez Montilla, Borja Lucas Vegas, M Jos Manuel de Villena Cabeza, Luis Maes Guerras, Santos Marcos Martn, Carlos Martin Gordo, Flix Alberto Martn Lzaro, Francisco Jos Martn Marcos, Miguel Martnez Muoz, David Martnez Vidal, Miguel ngel Merchn Arribas, Montaa Moliner Aznar, Flix Montes Antona, Javier Muoz Montalvo, Juan Fernando Muoz Salinero, Elena Nieto Barrantes, Prado Ortiz Tovar, Eva Mara Otheo de Tejada, Josefina De Pablo Martn, Fernando De la Paz Rincn, Antonio Prez Galindo, Rafael Prez-Olea Meyer-Doner, Claudio Prez Fernndez, Francisco Prez Vzquez, Manuel Carlos Quesada Peas, Juan Luis Quintero Villarroya, Jos Luis Ramos, Juan Francisco Requejo Zalama, Javier Robledo Pascual , scar Rodrguez Hervs, Francisco Javier Rodrguez Escolar, Nimia
MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE FOMENTO MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA AGENCIA ESTATAL DE METEOROLOGA MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN SERVICIO PBLICO DE EMPLEO ESTATAL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIN MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE JUSTICIA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIN MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE SANIDAD Y CONSUMO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE JUSTICIA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE DEFENSA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DEL INTERIOR MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA
Rodrguez Ramos, Miguel ngel MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO
51
Romera Iruela, Luis Enrique Rubio Martnez, Javier Ruiz del Corral, Manuel Ruiz Madueo, Eloy Snchez Abad, M Pilar Snchez Dorronsoro, Gabriel Snchez Valle, Juan Norberto Santiago Freijanes, Marta Sanz Pulido, Antonio Serrano Merinero, Ana Mara Sim Ruescas, Leopoldo Triguero Garrido, Mario Turn Turn, ngeles Valcrcel Lucas, Pedro-Castor Valdivieso Snchez, Jos Luis Vallejo Echevarra, Maite Vega Fidalgo, Luis Miguel Vlez Fraga, Santiago Vinagre Bachiller, Jos Mara Viado Villuendas, Pilar Zapico Alonso, Alberto
MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO DE CULTURA MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE DE TRABAJO E INMIGRACIN GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE JUSTICIA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA MINISTERIO DE JUSTICIA GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA MINISTERIO DE SANIDAD, POLTICA SOCIAL E IGUALDAD MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
Comunidades Autnomas
Sez de Vicua Ortueta, Asier Espejo Martnez, Enric Garca Sexto, Mara Jos Forjn Gmez, Carlos Fernndez Lineros, Francisco Jos Salmern Portero, Jos Leal Zubiete, Juan Domnguez Murillo, Francisco Javier Ojeda, Juan Sebastin Garca de Bringas Javier Perera Domnguez, Manuel Rodrguez Rodrguez, Juan Carlos Gonzlez Alonso, Borja Gutirrez Lecue, Miguel ngel Olivares Snchez, Pedro Gonzlez, Elena Gil Palmero, Fernando Quereda Rdenas, Rosa Gil Herrero, Francisco Javier Borque Almajano, Julio Puyoles Hernandez, Santiago Cantabrana Gonzlez, Ricardo Lozano Cantn, Mara ngeles Pascual Nobajas, Ana Navasa Martnez, M de los GOBIERNO VASCO (EJIE SOCIEDAD INFORMTICA DEL GOBIERNO VASCO) GENERALITAT DE CATALUA (CONSORCI ADMINISTRACI OBERTA ELECTRNICA DE CATALUNYA) XUNTA DE GALICIA XUNTA DE GALICIA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA JUNTA DE ANDALUCA GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS GOBIERNO DE CANTABRIA GOBIERNO DE CANTABRIA GOBIERNO DE LA REGIN DE MURCIA GOBIERNO DE LA REGIN DE MURCIA GENERALITAT VALENCIANA GENERALITAT VALENCIANA GENERALITAT VALENCIANA GOBIERNO DE ARAGN GOBIERNO DE ARAGN GOBIERNO DE ARAGN GOBIERNO DE ARAGN JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA GOBIERNO DE CANARIAS
52
ngeles Eugenio Baute, Francisco Garca Alberto, Juan Carlos del Rosario Verd, Rafael Carlos Ferrer Quintana, Jos Damin Milln Muoz, Mara Jess Alfaro Duarte, Fernando Arlegui Ochoa, Luis Gragera Rodrguez, Jaime Arroyo Prez, Rafael Esteban, Jos Luis Marn, Pepa Lpez-Manzanares Beltrn, Nicols Snchez Melero, Arturo Ords Alonso, Jorge GOBIERNO DE CANARIAS
GOBIERNO DE CANARIAS
GOBIERNO DE NAVARRA
GOBIERNO DE NAVARRA
JUNTA DE EXTREMADURA
JUNTA DE EXTREMADURA
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE INFORMTICA
Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID)
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE INFORMTICA
Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID)
JUNTA DE CASTILLA Y LEN
Corporaciones Locales
Gonzalo Muoz, Javier Serrano Quintana, Juan Manuel FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Universidades
Ario, Luis Alfons Guijarro Coloma, Luis CONFERENCIA DE RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES ESPAOLAS,
UNIVERSITAT ROVIRA I VIRGILI
UNIVERSIDAD POLITCNICA DE VALENCIA
Otras Instituciones
de Ocaa Lacal, Daniel TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
Con la participacin especial de los expertos

Delgado Gmez, Alejandro Llans Sanjuan, Joaquim AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA
Consultor externo
Instituto Nacional de Tecnologas de la Comunicacin S.A. (INTECO)
53

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SECRETARA DE ESTADO PARA LA FUNCIN PBLICA DIRECCIN GENERAL PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIN ELECTRNICA

GUA DE APLICACIN DE LA NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD

Proteja el medio ambiente. No imprima si no es imprescindible

0. 1. 2. CONSIDERACIONES PREVIAS ............................................................................... 5

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

10.2. Estndares y buenas prcticas ....................................................................... 41

Histrico de versiones del documento

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE DOCUMENTO ELECTRNICO

2.1. Qu NO incluye la NTI

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS

El mbito de aplicacin de la NTI de Documento Electrnico se define en el apartado II de la misma:

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Figura 1. Dimensiones y componentes del documento electrnico.

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

4.2. Estructura lgica

Figura 2. Estructura lgica del documento electrnico.

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

FIRMA DEL DOCUMENTO ELECTRNICO

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

METADATOS DEL DOCUMENTO ELECTRNICO

Los metadatos del documento electrnico se tratan en el apartado V de la NTI:

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

6.2. Consideraciones para la implementacin

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6.3. Uso y tratamiento

6.4. Metadatos mnimos obligatorios

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Identificador normalizado del documento.

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Formato lgico del fichero de contenido del documento electrnico.

Descripcin del tipo documental del documento.

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Descripcin / Condiciones de uso

Identificador de documento origen

Identificador normalizado del documento origen al que corresponde la copia.

Tabla 1. Metadatos mnimos obligatorios para documentos electrnicos.

6.5. Metadatos complementarios

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

FORMATO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

7.2. Formatos admitidos

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Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN INTERCAMBIOS ENTRE ORGANIZACIONES Y CON EL CIUDADANO

8.1. Formato y estructura para el intercambio

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Figura 3. XSD de Documento electrnico.

Si el formato del fichero original es XML, no sera precisa su codificacin en base64.

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico

Firma basada en certificados

Fecha y hora de la firma(s).

Tabla 2. Datos de firma a visualizar.