Outsourcing em Processos

Como Desenvolver com Sucesso a Definio e o Planejamento de um Projeto de Terceirizao de Processos

Apresentao

Srgio Mylius da Silva

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Facilitador

Srgio Mylius da Silva

Administrador de Empresas Diretor da Mylius Gesto da Inovao Empresarial
mylius@terra.com.br Skype: mylius1234 MSN: mylius1@hotmail.com Twitter.com/SergioMylius Linkedin.com/in/mylius
linkedin.com/in/mylius
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Principais Etapas da Definio e o Planejamento de um Projeto de BPO

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Etapas Anlise de oportunidades Seleo de fornecedores Due Diligence Contratao Transio

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Anlise de Oportunidades

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Principais Pontos desta Etapa 1. Os objetivos da iniciativa de terceirizao de processos internos 2. A habilidade para recrutar um patrocinador de projeto interno motivado e comprometido com a mudana (inovao) 3. Um estudo de viabilidade que apie a iniciativa 4. O senso de oportunidade para o projeto de terceirizao (o momento certo!)
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Quais so os sete passos para identificar os processos candidatos a serem terceirizados?

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Sete passos de identificao

1. Instituir a equipe de terceirizao de processos empresariais TP 2. Realizar uma anlise da situao atual 3. Identificar as atividades fins e as atividades meio 4. Identificar as oportunidades de TP 5. Modelar o projeto de TP 6. Elaborar e apresentar um estudo de viabilidade (business case) 7. Plano de comunicao
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Passo 1 Constituir a equipe de anlise de TPE Definir os objetivos da equipe de anlise

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Objetivos da Equipe de Anlise

Identificar, mapear e classificar os processos fim e meio da empresa Analisar quais os processos meio so bons candidatos para uma terceirizao Recomendar se deve se empreender uma iniciativa de terceirizao Preparar um modelo de custo e benefcio da terceirizao para os processos identificados Preparar e apresentar uma estudo de viabilidade das oportunidades de terceirizao identificadas
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Equipe de Anlise
A equipe de Analise de Oportunidades pode ser composta de 4 ou 7 pessoas que represente as principais funes organizacionais: TI Finanas RH Planejamento

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Passo 2
Realizao de uma anlise da situao atual Trabalhar os processos internos: Exame Mapeamento Categorizao:
Processo Sub-processo Funo Atividade

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Passo 3
Identificao das atividades fim e das atividades meio

Atividade Fim Meio

Gerao de Receita Despesas

Deciso No Terceirizar Terceirizar

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Passo 4
Fatores a considerar na identificao das oportunidades de TP: Os objetivos da iniciativa de TP A habilidade para recrutar um patrocinador interno motivado com o projeto Um estudo de viabilidade que apie a iniciativa O senso de oportunidade para o projeto

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Passo 5
Modelar o projeto de TP Muitos projetos de TP so iniciados atravs de um esforo piloto antes de entrar em operao plena.

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Passo 6
Elaborao e apresentao de um estudo de viabilidade (business case) O estudo de viabilidade um documento escrito que apresenta a metodologia e as descobertas da equipe de anlise de TP A parte da metodologia deve incluir as fontes de pesquisa que a equipe de analise utilizou para chegar as suas concluses.

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Passo 7
Elabore um programa de comunicao interna Promova um reunio informativa com os empregados Apresente o projeto de terceirizao com as justificativas Envolva o sindicato no processo Apresente os plano de apoio aos empregados

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Seleo de Fornecedores

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Equipe de Seleo
Composio: Integrante da alta direo Jurdico TI Representante dos usurios Financeiro Responsabilidades: responsvel em identificar uma lista (longa) de potenciais fornecedores em potencial Identificar o fornecedor ideal para iniciar o processo de negociao do contrato
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Quais so os 8 passos do processo de seleo de fornecedores de servio?

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8 Passos da Seleo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Indicar a equipe de seleo de fornecedor Estabelecer as qualificaes Elaborar a lista (longa) de fornecedores Elaborao SOW e distribuir as RFIs Distribuir as RFPs Avaliar as propostas Selecionar a lista (curta) de fornecedores Indicar o fornecedor vencedor

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Contratao

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Equipe de Negociao
A equipe de negociadores: Coordenador geral Usurios Financeiro / contbil Jurdico Administrativo Seguros e riscos Compras e aquisies

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Quais so as principais questes contratuais que devemos pensar ao entrar numa operao de terceirizao de processos?

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Questes Contratuais
Escopo do servio Prazo do contrato Processo de transio Propriedade intelectual Subcontratao de terceiros Resoluo de conflitos Recuperao em caso de desastres Procedimentos de segurana
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Questes Contratuais
Direitos de auditoria Formas de resciso Limitaes de responsabilidade Eventos de fora maior Termos de garantia Realizao de benchmarks

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O que e a importncia do Acordo de Nvel de Servio (Service Level Agreement SLA)?

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Importncia
Os nveis de servio devem definir claramente as expectativas do cliente, assim como identificar os padres contra os quais o contratado ser avaliado possvel a definio de penalidades financeiras como conseqncia do no cumprimento dos acordos associados a cada um dos indicadores de desempenho definidos, como forma de garantir um adequado grau de comprometimento do contratado em relao qualidade dos servios por ele prestados.
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Transio

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Equipe de Transio
Identificar o gerente e a equipe de transio de ambas as partes, assim como o regime de envolvimento Normalmente, durante a transio, os recursos do contratado sero alocados em tempo integral e os do contratante em tempo parcial

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Bibliografia
Business Process Outsourcing Click and Duening The Managers Step-by-Step Guide to Outsourcing - Dominguez Guia Prtico de Terceirizao Russo Terceirizao de Servios de TI Saad Outsourcing - Burkholder

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Muito obrigado pela ateno !

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