Anatoma de un diagnstico para implementar un sistema de gestin.

Todas las empresas tienen sistemas de gestin! Naturales e informales pero tienen; cuando se crean, de a poco van definiendo procesos, se auto organizan y definen como van a producir y servir al cliente en algn momento dado empiezan a definir objetivos y tomar decisiones estratgicas una de ellas puede ser implementar un sistema de gestin de calidad. No hay formulas mgicas para implementar ISO 9001 en 40 das, la nica va rpida es que tengas los conocimientos y las practicas que van dando resultados, las cuestiones y las mejores. Vamos a pasarla bien charlando sobre cmo hacer un diagnostico para implementacin. De entrada, un diagnstico es un anlisis que se realiza para determinar la diferencia entre el sistema de gestin natural que actualmente tiene la empresa y un sistema de gestin de calidad apto para certificacin bajo la norma ISO 9001 Estars de acuerdo? Iniciar un proyecto de implementacin con un diagnostico supone muchas ventajas sobre NO hacerlo, algunas: Si eres consultor externo, es la primera entrada para demostrar tu talento De ser interno, es tu primer paso para refrendar la confianza que se te dio Detectas los obstculos que no solo dificultan una implementacin, impiden otros resultados deseados. Adquieres un conocimiento detallado del Know How del personal y su nivel de formacin Puedes determinar la habilidad interna que se tiene para documentar y registrar Determinas cul es la cultura interna respecto a los problemas y como los resuelven El es un vistazo profundo a los procesos y el alcance del sistema que vas a implementar Con los resultados estableces actividades, prioridades y tiempos; vital para un proyecto Puedes detectar los riesgos de implementacin y hacer planes para mitigarlos Es tu primer paso para establecer vnculos de confianza con el personal clave Qu otras ventajas piensas que hay? En resumen, un diagnstico permite detectar oportunidades de mejora, fortalezas y debilidades con el objeto de disear un plan de implementacin de un sistema que realmente mejore el desempeo global de la empresa. Es un paso imprescindible en tu proyecto. El proceso de diagnstico para implementar ISO 9001 Ahora veamos de manera sencilla el proceso para realizar un diagnostico que te permita hacer un buen plan de implementacin.

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Inicio de tu diagnstico de implementacin - A buen bosque vas por lea! Para iniciar un diagnstico se requiere el apoyo total de la direccin; al momento el representante de la direccin y lder del proyecto de implementacin ya debe tener un nombre. Los requisitos internos tambin deben estar claros; tiempos, personas implicadas, a quien se contactara, protocolos y medidas de seguridad en areas de operacin, tipo de informes y resultados esperados son parte de los requisitos. Un que el objetivo primordial es detectar la diferencia entre el estado actual de la empresa con respecto a los requisitos de la norma ISO que aplique, tambin es oportuno sealar otros obstculos relacionados y que estn impidiendo el logro de objetivos empresariales, APORTA VALOR! Buenas prcticas. Nombrar al representante de la direccin de manera formal Comunicar de manera directa y positiva al personal la iniciacin del diagnostico Tener charlas con los directivos con el fin de clarificar los objetivos a lograr Planificacin del diagnstico No hay buen puerto para quien no sabe a donde va Lo primero es organizar al personal, bien se puede integrar un equipo interno de diagnostico dirigidos por un consultor externo o por alguien interno capacitado. Lo siguiente es determinar Quin es el lder de cada proceso?, su nombre, datos de contacto y ubicacin, sus horas disponibles Forma una lista de contactos internos!

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Un plan de diagnstico consiste en hacer una pequea tabla sencilla que conteste A quin?, Qu puntos del diagnstico trataremos?, Dnde?, Cunto tiempo?, Qu informacin previa se requiere?... Acuerda tu plan! Conforme a la norma, determina que informacin previa necesitas en cada etapa del diagnstico: productos y servicios de la empresa, expedientes de los empleados, diagramas de los procesos, relacin de proveedores, otras certificaciones etc. Buenas prcticas. Equipos mnimos de 3 personas integra varias visiones para el consenso Realiza el plan y apgate a l, tenerlo te permitir ajustar cualquier cambio Realiza una lista de informacin previa requerida y comuncala oportunamente Ejecucin - ms confo en el trabajo que en la suerte. En el paso realizaste un plan que debe ponerse en marcha, presenta el plan de diagnstico al personal que estar involucrado, esto servir para confirmar el momento en que participaran y su disponibilidad, puedes hacerlo en una reunin o mandar un comunicado va mail. En marcha. Asiste puntualmente a la cita concertada, sigue un protocolo tipo auditoria, lleva el cuestionario de diagnstico y anota todos los hallazgos detectados; insiste en que el diagnostico es algo positivo y motiva a las personas que opinen Cmo pueden hacer mejor si trabajo? Evaluar un hallazgo del diagnstico consiste en clarificar la razn de mismo, consultando con un experto tcnico, con el resto del personal que te acompaa en el diagnostico y con los directivos. Se trata de acordar una opinin en conceso. Buenas prcticas. Organiza una reunin para comunicar el plan de diagnstico, esto siempre genera compromiso Recalca siempre que el diagnstico siempre es una oportunidad de mejora Clarifica y toma decisiones en conceso Resultados - Todo es resultado de un esfuerzo. Despus del conceso, llega el momento de preparar un buen informe de los resultados, en cual consiste en mostrar los resultados obtenidos y el nivel de madurez que tiene la empresa respecto a las buenas prcticas de gestin de procesos (aun, si no estn certificados deben tener algunas) Un buen resultado de diagnstico no solo es un inventario [Si] [No] de cada uno de los elementos de la norma, debera mostrar un nivel de madurez de buenas prcticas.

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Del diagnstico resultan las acciones que integraran tu plan de implementacin, pero estas deben ser valoradas y debe drseles prioridad para integrarlas a un buen plan; por ejemplo una empresa que realiza diseo y desarrollo debe de inmediato trabajar en los elementos de la norma que tratan este punto; empresas que estn ahogadas en problemas recurrentes deberan trabajar inmediatamente en su procedimiento de acciones correctivas. Buenas prcticas: Realiza un informe ejecutivo y una presentacin para todo el equipo Utiliza una matriz de prioridades para valorar los hallazgos ms relevantes Como base define 5 niveles de madurez para las practicas que detectes, referencia: anexo A ISO 9004:2009 Recuerda que un diagnstico es una imagen que representa las fortalezas y debilidades que tendr la empresa antes de la implementacin, a mediano plazo y despus de la implementacin la situacin ser otra as que ah tienes la mejor forma de demostrar que tu trabajo da resultados un antes y un despus.

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