Evaluar el desempeo

El propsito de evaluar el desempeo

Qu es evaluar el desempeo? Evaluar el desempeo es el proceso formal de revisin que se utiliza para evaluar y apoyar el desempeo de los empleados. Es parte de un sistema de administracin del desempeo que se basa en metas que usted y sus empleados establecen en conjunto. Las evaluaciones informales peridicas proporcionan una oportunidad para saber cmo se desempea cada empleado con respecto a sus metas y ofrecen la posibilidad de una intervencin oportuna. Las evaluaciones formales del desempeo se realizan por lo menos una vez al ao. Este proceso ayuda al empleado y al gerente a enfocarse en las metas y las expectativas de desempeo formales que pueden tener un efecto en el sueldo, los aumentos por mrito o el ascenso del empleado. Las sesiones de evaluacin son una confirmacin y formalizacin de la retroalimentacin continua que debe ser parte de la relacin de todo gerente con sus empleados. Como tales, las evaluaciones del desempeo nunca deberan traer sorpresas. Importancia de las evaluaciones formales del desempeo Las evaluaciones del desempeo son una herramienta importante en la administracin del desempeo. Le ayudan a obtener informacin sobre cmo realizan su trabajo los empleados. Tambin son importantes porque:

Comunican metas exigentes pero realistas a sus subordinados directos, de manera que sea posible alcanzarlas. Pueden aumentar la productividad al proporcionar retroalimentacin oportuna a los empleados. Ayudan a la organizacin a tomar decisiones vlidas respecto a los

sueldos, el desarrollo y los ascensos.

Proporcionan proteccin contra demandas legales que puedan entablar los empleados que han sido despedidos, descendidos de categora o a quienes se les haya negado un aumento por mrito.

Funcin de su empleado en el proceso de evaluacin del desempeo Las evaluaciones del desempeo constituyen una oportunidad para que usted y el empleado se sienten a trabajar en las metas y problemas de desempeo. Como gerente, considere el proceso de evaluacin como una asociacin con el empleado. Es importante hacer participar al empleado en cada etapa del proceso de evaluacin, de manera que pueda conocer ambos lados de la historia. Esto incluye solicitar a su empleado que realice una autoevaluacin. En ella, el empleado evala su propio desempeo en relacin con las metas y, frecuentemente, tambin los factores que obstaculizaron o apoyaron el desempeo. El empleado puede resumir sus logros y los recursos necesarios para el desarrollo pasado y futuro. El formato puede variar de una autoevaluacin formal por escrito a un tipo de proceso ms informal en que slo se tomen algunas notas. El elemento importante es acceder a la perspectiva del empleado. Hacer participar al empleado en el proceso tambin es beneficioso por las siguientes razones:

Usted establece el tono de asociacin para todas las evaluaciones, tanto formales como informales. Reduce las reacciones negativas ante la retroalimentacin. Promueve una relacin de confianza entre usted y el empleado.

Consulte tambin el Artculo en lnea: "Satisfaccin de los empleados, tarea de quin?"

Preparar una reunin de evaluacin del desempeo Evaluar el desempeo de su empleado Evaluar el desempeo del empleado comprende revisar diversas fuentes para obtener una imagen tan completa como sea posible de dicho desempeo. Su evaluacin debe incluir la documentacin siguiente:

Los requisitos del cargo Las propias metas de desempeo del empleado, al igual que sus

criterios

Sus criterios para un desempeo exitoso Los antecedentes del empleado, que incluyen destrezas, capacitacin previa y desempeo en trabajos anteriores Su documentacin de las observaciones de desempeo y otros datos pertinentes Autoinforme del empleado Si es posible, retroalimentacin de 360 grados, retroalimentacin de un crculo completo de personas que interactan con el empleado, incluidos clientes, colegas y los subordinados directos de ste

Al evaluar el desempeo del empleado, recuerde asignar la misma cantidad de tiempo al buen desempeo y a los problemas de desempeo. Usted busca ejemplos especficos que pueda apoyar con documentacin y que valga la pena tratarlos durante la evaluacin del desempeo. En algunos casos, su evaluacin del desempeo comprende una puntuacin general del desempeo del empleado. Consulte las pautas de su empresa sobre puntuacin del desempeo general. Para un desempeo adecuado o superior asegrese de conocer los detalles especficos que apoyan la afirmacin. Mientras ms especfica sea la retroalimentacin, mayores son las posibilidades de que el empleado pueda repetir y mejorar los comportamientos. En el caso de desempeo que es necesario mejorar, trate de identificar los vnculos de causa y efecto entre las actitudes y comportamiento del empleado y su desempeo. Pregntese tambin cmo puede haber contribuido o interferido en el desempeo del empleado. Considere algunos de los factores siguientes que podran ser responsabilidad del supervisor o del empleado:

Expectativas y/o direccin pocos claras Asistencia y recursos insuficientes Falta de destrezas o experiencia para realizar el trabajo Poca motivacin Poca confianza en s mismo

Documentar el desempeo del empleado Es importante registrar sus observaciones y conversaciones de la manera ms objetiva posible. Existen consideraciones legales especiales al

documentar el desempeo del empleado, de modo que consulte al gerente de recursos humanos o al equipo legal interno. Si no cuenta con dichos recursos en su organizacin, puede consultar a un abogado especialista en ley laboral. Esto se recomienda especialmente cuando el desempeo de un empleado empieza a verse afectado o cuando usted planea despedirlo. Al documentar el desempeo de un empleado (positivo o negativo), incluya lo siguiente:

Fecha Lo que observ Datos de respaldo (informes, retroalimentacin de otras personas) Impacto en su equipo y organizacin

No confe en su memoria, escrbalo. Mantenga un tono neutro en sus documentos y no incluya nada sobre lo que no se sentira cmodo testificando en un estrado. Sea especialmente cuidadoso y evite el uso de caracterizaciones. Consulte tambin Consejos para preparar una reunin de evaluacin del desempeo y Pasos para preparar una reunin de evaluacin del desempeo. Materiales para desarrollar y llevar a la reunin Para apoyar su conversacin con el empleado necesita llevar los siguientes documentos a la reunin:

Formulario de evaluacin del desempeo completo en el formato de su empresa Copia de la descripcin del cargo del empleado Las metas del empleado para el perodo de evaluacin Todo documento que respalde su evaluacin

Consulte tambin Lista de verificacin para preparar la evaluacin del desempeo.

Realizar una reunin de evaluacin del desempeo

Tener un buen comienzo Las personas tienden a sentirse ansiosas cuando abordan reuniones de evaluacin del desempeo, de manera que es clave que usted establezca el tono de asociacin desde el comienzo. Empiece con una revisin del propsito y objetivos de la evaluacin del desempeo y observe los beneficios positivos para ambas partes. Esto lo prepara sicolgicamente a usted y al empleado y sirve como un ejercicio de calentamiento para un dilogo abierto. Luego pida al empleado que hable sobre su autoevaluacin. Esto le ayuda a entender el punto de vista del empleado y evita que controle demasiado la conversacin desde el principio. Escuche con mucha atencin lo que esa persona dice y no interrumpa hasta que haya finalizado. Demuestre que escucha repitiendo lo que ha odo. Por ejemplo, podra decir: Si entiendo correctamente, usted siente que cumple con todas las metas respecto del informe semanal de ventas, pero que enfrenta problemas para ponerse en contacto con todos los clientes clave que se le han asignado. Correcto? Luego analice su evaluacin del desempeo del empleado. Analizar el desempeo en el trabajo El propsito de una reunin de evaluacin del desempeo es estimular un buen desempeo o corregir el desempeo bajo. En ambos casos, es necesario que base su anlisis de desempeo en el trabajo en la relacin entre los logros especficos y las metas acordadas. Mantngase enfocado en el desempeo y asegrese de no personalizarlo. Tambin es hora de:

Confirmar si el empleado comprende sus responsabilidades y tiene las destrezas y recursos para cumplirlas. Analizar el entrenamiento y la capacitacin necesarios para mejorar las habilidades, motivacin y confianza. Bosquejar los pasos siguientes. Explicar las acciones especficas que usted, el empleado u otros realizarn y cundo. En el caso de un desempeo positivo, considere las acciones que pueden ayudar a mantenerlo o fortalecerlo. En el caso de un desempeo deficiente, identifique las acciones que pueden contribuir al mejoramiento. Trate de obtener el acuerdo y compromiso del empleado. Hacia el final de la reunin, establezca la hora y metas para la prxima reunin de seguimiento.

Abordar un problema de desempeo Proporcionar retroalimentacin para corregir el desempeo puede parecer difcil o incmodo. Sin embargo, recuerde que est trabajando en conjunto como equipo y que la retroalimentacin es una parte necesaria para mejorar el desempeo. Para ayudar a aclarar un tema, describa la brecha entre la meta de desempeo del empleado y su desempeo real. Si es posible, identifique un objetivo organizacional que explique por qu se debe resolver el problema. Enfatice la importancia del mejoramiento del desempeo en trminos de las metas de la carrera del individuo. Las personas pueden cambiar, y de hecho lo hacen, cuando entienden las consecuencias de su comportamiento y trabajo. Por ejemplo, podra decir: La meta de nuestro departamento es resolver todos los problemas de garanta de los clientes dentro de una semana. Esta es nuestra contribucin a la meta ms alta de la empresa de crear satisfaccin y lealtad del cliente, las cuales garantizan nuestro empleo futuro y bonificaciones. No podemos lograrlo si un miembro del equipo no logra manejar su parte de las quejas de los clientes. Ven cmo las metas de nuestra unidad y las de ustedes se ajustan a los objetivos generales de la empresa? Asegrese de que el empleado respalde sus afirmaciones y est de acuerdo sobre la importancia de mejorar su desempeo. Luego gue la discusin hacia la identificacin de la causa principal del desempeo inferior. Pregunte a la persona por qu no est logrando las metas deseadas. Escuche atentamente la respuesta. Si no recibe una respuesta sensata, indague con otras preguntas; por ejemplo: El problema podra ser que necesita ms capacitacin? o Existen demasiadas distracciones en la oficina? En la mayora de los casos, identificar la causa principal de la deficiencia del desempeo crear una atmsfera de objetividad en la cual tanto usted como su subordinado directo pueden contribuir de manera positiva. Sus afirmaciones no parecern ataques contra su subordinado directo y, por lo tanto, ste no se pondr a la defensiva. En lugar de ello, ustedes trabajarn juntos para abordar el tema que a menudo est fuera del alcance del subordinado (por ejemplo, falta de capacitacin adecuada, escasos recursos, el ambiente laboral en general). Algunas de las siguientes estrategias le ayudarn a ofrecer una retroalimentacin til:

Estimule al empleado para que exprese los puntos de desacuerdo. Oriente la retroalimentacin hacia la resolucin de problemas y la accin. Para que el empleado mantenga la sensacin de pertenencia sobre el problema, dle la primera oportunidad de sugerir un plan para

eliminar las deficiencias del desempeo.

Proporcione retroalimentacin sin utilizar atributos subjetivos y generales. Los comentarios como Usted no es lder o No est comprometido con el trabajo no son tiles. Evite las generalizaciones como: No parece participar en su trabajo y ofrezca comentarios especficos que se relacionen con el trabajo como: "He notado que no ha ofrecido ninguna sugerencia en nuestras reuniones de mejoramiento del servicio. A qu se debe esto? Sea selectivo en cuanto a los datos que elige compartir. No es necesario que recite todas las deficiencias o fracasos. Siga fielmente los temas verdaderamente importantes. Haga elogios verdaderos y crticas significativas.

Consulte tambin Consejos para realizar una reunin de evaluacin del desempeo y Pasos para realizar una reunin de evaluacin del desempeo. Consulte tambin el tema de Harvard ManageMentor Dar y recibir retroalimentacin.

Consejos para realizar una reunin de evaluacin del desempeo No permita que el formulario de evaluacin del desempeo dicte la entrevista. Si lo hace, usted y el empleado se pueden ver limitados a una negociacin punto por punto de temas especficos y hacer que el empleado est a la defensiva. Mantenga la retroalimentacin descriptiva y especfica. Indique comportamientos e incidentes en particular y relacinelos con metas especficas de desempeo. Llegue a las causas fundamentales de los problemas de desempeo, incluido usted mismo como causa posible. Esto le ayudar a usted y al empleado a crear un plan de desarrollo viable.

Pasos para realizar una reunin de evaluacin del desempeo

1. Prepare el terreno. 2. Permita que el empleado inicie la conversacin. 3. D y reciba retroalimentacin.

4. Desarrolle y acuerde un plan de desarrollo. 5. Conclusin. 6. Seguimiento.

Grabar la reunin
Si usted toma notas durante la reunin, indquelo desde el principio e identifique el propsito de las notas como "Est de acuerdo con que tome algunas notas para documentar nuestra conversacin para que ambos podamos recordar lo que acordamos y tambin nuestros prximos pasos?". Si tomar notas lo incomoda a usted o al empleado, quizs sea mejor resumir la reunin posteriormente. En sus notas o resumen incluya:

La fecha Asistentes Los puntos claves y las frases que us el empleado (no necesariamente textuales), incluida su autoevaluacin Los puntos clave y frases que usted utiliz Los temas o puntos de desacuerdo, si existieran Descripcin general del plan de desarrollo Los prximos pasos acordados

Crear un plan de desarrollo Un plan de desarrollo es una herramienta importante para abordar las habilidades y/o comportamientos a trabajar en el futuro. Si ha preparado un borrador de este documento antes de la reunin, y el tiempo lo permite, puede analizarlo al final de una sesin de evaluacin. A menudo ambas partes necesitan ms tiempo o informacin adicional, y prefieren volver a reunirse para elaborar el plan como seguimiento despus de la reunin. En cualquiera de los casos, usted y el empleado necesitan trabajar juntos para lograr un acuerdo sobre el plan de desarrollo. Luego debe obtener el compromiso del empleado para alcanzar las metas del plan. Un plan de desarrollo riguroso incluye:

Metas especficas Cronograma Pasos de la accin Resultados esperados Capacitacin requerida, si corresponde Prctica requerida Retroalimentacin requerida

Entonces, el plan de desarrollo se convierte en parte del registro del empleado. Consulte tambin Hoja de trabajo para el plan de desarrollo individual. Concluir la reunin de evaluacin Antes de concluir la reunin, es aconsejable realizar una revisin breve de los aspectos tiles y no tiles de la reunin. Solicite tambin sugerencias sobre formas distintas de hacer las cosas en el futuro.

Realizar un seguimiento
Cmo realizar un seguimiento Despus de que haya completado la evaluacin del desempeo, asegrese de que tanto usted como el empleado cuentan con una copia del plan de desarrollo o de un registro escrito sobre los prximos pasos y compromisos. Deber planear el seguimiento despus de cada reunin de evaluacin. Los empleados con alto desempeo y aquellos con desempeo satisfactorio posiblemente necesiten menos seguimiento. Sin embargo, si les ha asignado metas nuevas y ms exigentes, deber monitorear su progreso y determinar si necesitan capacitacin, entrenamiento o apoyo adicional. Es necesario monitorear ms cuidadosamente a los empleados con deficiencias de desempeo que se han comprometido con los planes de

desarrollo. En la mayora de los casos, el monitoreo se realiza a travs de una reunin de seguimiento al cabo de algunas semanas o meses. Su meta en estas reuniones es revisar el progreso de su empleado en relacin al plan de desarrollo y entrenarlo si fuese necesario Consulte tambin el tema de Harvard ManageMentor Entrenar. Evaluar la reunin de evaluacin del desempeo Considere su participacin en la reunin. Cre un ambiente de confianza? Escuch atentamente lo que dijo el empleado? Fue su retroalimentacin clara y especfica? Qu funcion y qu es necesario mejorar para la prxima vez? Compare su visin con la retroalimentacin que recibi al final de la reunin. Determine los cambios que puede realizar para reuniones futuras con esa persona y para reuniones futuras en general. Consulte tambin Lista de verificacin para evaluar la evaluacin del desempeo y el artculo en lnea: "Decisiones: Ayudar o despedir a sus empleados que no cumplen con el nivel esperado?"

Preguntas frecuentes
Qu hago si el empleado no cuenta con una descripcin del cargo actual? Si la evaluacin se aproxima, utilice las metas y otra documentacin acordada si carece de una descripcin ms formal del cargo. Usted o un gerente de recursos humanos deber redactar una descripcin del cargo actual para la reunin de evaluacin del desempeo, de manera que en adelante pueda utilizarla como referencia. El empleado ha tenido problemas familiares recientemente, lo que ha afectado su desempeo. Cmo debo manejar esto? Puede ser comprensivo, pero debe tratar el asunto con l de manera honesta y abierta. Explquele que comprende que ha estado bajo mucha presin, pero revise las expectativas del trabajo. Analicen en conjunto las soluciones posibles y aydele a priorizar su trabajo, de manera que las expectativas de desempeo queden muy claras.

Soy el gerente, pero siempre me siento inquieto antes de una evaluacin formal del desempeo. Qu debo hacer? Es comn considerar la evaluacin del desempeo como un evento contencioso o desagradable. Recuerde que el propsito de la evaluacin es ayudar a apoyar al empleado y promover un desempeo excelente. Para mantenerse enfocado, lleve notas claras sobre la agenda y utilice la apertura de la reunin como el momento para establecer contacto con el empleado.