REGLAMENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES R-2-2009-DC-DGA-UAF Artculo 1 mbito

de aplicacin. El presente reglamento contiene las disposiciones que regirn la correcta administracin del Fondo Fijo de Caja Chica de la Contralora General de la Repblica. Fondo Fijo de Caja Chica. Concepto. Se entiende por Fondo Fijo de Caja Chica aquella suma de dinero fija que deposite la Contralora General a su nombre, en uno de los Bancos del Estado, con la autorizacin del seor(a) Contralor(a) General o Subcontralor(a) General, para realizar gastos menores en la adquisicin de bienes y servicios que tienen carcter de indispensable y urgente, de las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas para realizar gastos por Fondo Fijo-Caja Chica, las cuales se establecern de conformidad con el Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Pblico para Compras por Fondo Fijo-Caja Chica que emite la Tesorera Nacional del Ministerio de Hacienda. La cuenta corriente abierta en uno de los Bancos del Estado, se utilizar exclusivamente para el manejo del Fondo Fijo de Caja Chica. Adems, dicha cuenta ser utilizada por la Tesorera Nacional, con la finalidad de efectuar las transferencias de recursos resultantes de ampliaciones temporales o permanentes y los reintegros solicitados por la Contralora General de la Repblica. Gastos menores indispensables y urgentes. Concepto. Se considerarn Gastos Menores indispensables y urgentes aquellos que no excedan el monto mximo fijado de conformidad con lo indicado en el Artculo 5, que se requieren para cubrir una necesidad de manera rpida, cuya solucin no puede esperar la dilacin en tiempo y trmites que requieren otros procedimientos de compra, y adems, que corresponden a adquisiciones que se efecten de manera excepcional por medio de este Fondo. Adems, entre los denominados Gastos Menores se consideran los gastos por viticos y transportes, tanto al interior como al exterior del pas y los gastos de representacin ocasionales en el exterior y gastos conexos a realizar en el exterior. Establecimiento del monto. El monto del Fondo Fijo de Caja Chica ser autorizado, previo visto bueno de la Tesorera Nacional, por el (la) Contralor(a) o Subcontralor(a) indistintamente. Cualquier modificacin que se requiera, deber solicitarla el Gerente de la Divisin de Gestin de Apoyo, al Contralor(a) o Subcontralor(a)

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indistintamente, previo estudio de la Jefatura de la Unidad de Administracin Financiera, mediante una solicitud que justifique su necesidad. Tanto el monto del Fondo Fijo de Caja Chica como las ampliaciones debern contar con el visto bueno de la Tesorera Nacional, previo a la autorizacin de los jerarcas de la Institucin. Dicha solicitud deber ir acompaada de la siguiente informacin: a) b) c) d) e) f) g) h) Artculo 5 Estimacin de recursos necesarios. Presupuesto inicial y disponible en las partidas autorizados por la Tesorera Nacional. Composicin del fondo del ltimo semestre y saldo en bancos al ltimo da del mes anterior. Flujo de efectivo de los ltimos tres meses. Indicacin del responsable del fondo fijo de caja chica. Indicacin de la cuenta corriente y la cuenta cliente del fondo fijo de caja chica. Monto mnimo estimado que debe mantenerse en el fondo para solicitar los reintegros. Tiempo promedio de duracin de los reintegros.

Monto del pago mximo. El pago a incurrir en gastos por medio del Fondo Fijo de Caja Chica, se establecer de conformidad con los lmites econmicos emitidos por la Tesorera Nacional para cada perodo presupuestario. Faltantes de dinero. Los faltantes de dinero determinados en los arqueos de los respectivos fondos, sern cubiertos de inmediato por el responsable directo de su manejo. Sobrantes de dinero. Los sobrantes de dinero, resultado de los arqueos, se depositarn en el Fondo General del Gobierno por las vas autorizadas por la Tesorera Nacional. Asimismo, los intereses devengados por el saldo de la cuenta bancaria del Fondo Fijo de Caja Chica, se depositarn en el Fondo General del Gobierno en un plazo no mayor de ocho das hbiles a partir del recibo del estado de cuenta bancario en que se consigne su acreditacin. Responsables del establecimiento de controles. Las jefaturas de la Unidad de Administracin Financiera y de la Unidad de Gestin Administrativa, debern establecer los controles necesarios para asegurar el cumplimiento de lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratacin Administrativa, en torno a la prohibicin de fraccionar compras. Asimismo, la Unidad de Gestin Administrativa, realizar

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una deteccin de las necesidades en las compras de bienes y servicios, para la planificacin correspondiente. Artculo 9 Visado. Los documentos de ejecucin sealados en este Reglamento: Pedido por Fondo Fijo de Caja Chica, Factura, Reserva de Recursos y Liquidaciones de gastos de viaje tanto al interior como al exterior del pas, debern ser visados por la Unidad de Administracin Financiera, lo cual se debe realizar de conformidad con la normativa existente, as como lo establecido en el documento Aspectos especficos por considerar en el proceso de visado de gastos, emitido por la Unidad de Administracin Financiera. Asimismo, la Unidad de Gestin Administrativa deber realizar las gestiones de los documentos a su cargo (Pedido por Fondo Fijo de Caja Chica y Factura), de acuerdo con lo definido en la normativa y aspectos relativos al proceso de visado.

Artculo 10 Garanta a favor de la Hacienda Pblica. El personal de la Unidad de Administracin Financiera y de la Unidad de Gestin Administrativa que participe en el manejo y administracin del Fondo, incluyendo las Sub Cajas Chicas Auxiliares, deber rendir garanta a favor de la Hacienda Pblica, por el desempeo de sus funciones, lo que se deber realizar de conformidad con lo establecido en el Reglamento sobre la rendicin de cauciones a favor de la Contralora General de la Repblica, cuando sus funcionarios recauden, custodien o administren fondos y valores pblicos. CAPITULO II DEBERES Y RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DEL FONDO Artculo 11 Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica. La administracin de los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica, estar bajo la responsabilidad de la Jefatura de la Unidad de Administracin Financiera, como mxima autoridad de la Unidad, sin perjuicio de otros responsables que participen directamente en el manejo y administracin del mismo y de las Sub Cajas Chicas Auxiliares. Artculo 12 Funciones bsicas. Para el correcto manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, la Unidad de Administracin Financiera atender a las siguientes funciones: a) Custodiar cuidadosamente las frmulas de cheques, as como los comprobantes y justificantes que respalden el gasto, los cuales, deben ser referenciados claramente con el respectivo cheque en los trminos que dicta el artculo 17.

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b) c) d) e) f) g)

h) i) j) k) l)

Verificar que el concepto indicado en los comprobantes y justificantes guarden relacin directa con el detalle del Pedido de compra por Fondo Fijo de Caja Chica. Realizar las retenciones sobre el impuesto de renta en los casos que corresponda. Llevar un registro auxiliar de la cuenta corriente, sin borrones ni tachaduras. Mantener un adecuado archivo de los documentos relacionados con la administracin del Fondo. Establecer un expediente en donde se archive el presente reglamento y toda documentacin que se refiera al mismo. Efectuar peridicamente arqueos al Fondo, mnimo una vez al mes, sin perjuicio de los que realice la Auditoria Interna, de los cuales debe quedar evidencia debidamente firmada por la persona o personas que realizaron los arqueos y el visto bueno de la Jefatura de la Unidad de Administracin Financiera. Realizar conciliaciones mensuales de la cuenta corriente mediante la cual se maneja el Fondo, por un funcionario independiente del manejo de ese. Mantener un sistema adecuado de control interno. Elaborar informes del manejo del Fondo cuando la Jefatura de la Unidad de Administracin Financiera o el Gerente de la Divisin de Gestin de Apoyo lo requiera. Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento. Las funciones que debe realizar conforme con lo regulado en el presente Reglamento, las deber efectuar de acuerdo con los procedimientos para el manejo de este Fondo, establecidos en el Manual de Procesos de esta unidad. CAPITULO III DE LOS DESEMBOLSOS

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Lmite del gasto. Los desembolsos se debern ajustar al monto de pago mximo establecido de conformidad con el artculo 5, excepto los correspondientes a gastos por viticos y transportes al exterior y al interior del pas, gastos de representacin ocasionales en el exterior y gastos conexos a realizar en el exterior, incluidos en los documentos: Acuerdo de Viaje y la Autorizacin de Adelantos para Giras, respectivamente, que se emitan al amparo de lo establecido en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Pblicos emitido por la Contralora General de la Repblica. Para las compras de bienes o servicios por montos superiores al monto de pago mximo, debern ser aprobadas por el Contralor (a) o Subcontralor (a)

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o el funcionario en que estos deleguen, previa solicitud del Gerente de Divisin, Auditor Interno, Gerente de rea, Gerente Asociado o Jefatura de Unidad solicitante, as como la autorizacin del Jefe de la Unidad de Administracin Financiera o el que haga las veces de ste. Artculo 14 Contenido presupuestario. Los desembolsos que se realicen con el Fondo debern contar con el correspondiente contenido presupuestario y se respaldarn con el justificante o comprobante originales. Para la compra de bienes y servicios, la existencia del contenido presupuestario debe ser verificada por la Unidad de Gestin Administrativa y, el contenido presupuestario para el trmite de gastos de viajes tanto al interior como al exterior del pas, debe ser verificado por la Unidad de Administracin Financiera. Lo anterior, sin menoscabo de la responsabilidad de las unidades solicitantes de los trmites. Artculo 15 Respaldo del gasto. Cuando por las caractersticas del gasto, este no pueda respaldarse inmediatamente por el correspondiente justificante, la Unidad de Gestin Administrativa deber preparar el comprobante interno debidamente diseado para tales efectos, hasta tanto el funcionario que realiza la gestin no presente el justificante externo. Artculo 16 Requisitos de una factura comercial, tiquete de caja o comprobante para su cancelacin. a) Los justificantes que respaldan la adquisicin de mercadera y servicios debern ser confeccionados por la respectiva casa comercial, en original, a nombre de la Contralora General de la Repblica, limpios de borrones y tachaduras y con indicacin clara del bien o servicio adquirido, de la fecha de adquisicin y de su valor, adems, debern cumplir con los requisitos establecidos por la Direccin General de Tributacin. b) Para los casos de un tiquete de caja u otro tipo de comprobante que sustituya a la factura, stos debern cumplir con los requisitos establecidos por la Direccin General de Tributacin. c) En toda factura, tiquete o comprobante se debe incluir la recepcin a conformidad de los bienes y servicios, para tales efectos se indicar la unidad a la que pertenece el funcionario, nombre del funcionario, firma y fecha. d) Toda factura, tiquete o comprobante deber indicar slo bienes o servicios de la misma subpartida presupuestaria.

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Artculo 17 Sello de pagado. A las facturas u otros documentos relativos a la compra de bienes y servicios se le estampar un sello que tenga la leyenda pagado con cheque, efectivo o transferencia electrnica, nmero y fecha de pago. Artculo 18 Trmite de adelantos para gastos de viaje. Para tramitar adelantos de dinero para cubrir gastos de viaje en el interior del pas, las unidades de la Contralora General debern utilizar el comprobante denominado Autorizacin de adelantos para giras o la solicitud que se realice mediante un sistema de informacin computadorizado, y en el caso de los gastos de viaje al exterior del pas, gastos de representacin ocasionales en el exterior y gastos conexos a realizar en el exterior, para el trmite del adelanto de dinero se utilizar el correspondiente Acuerdo de Viaje firmado por el Contralor (a) o Subcontralor (a), que se emita al amparo de lo establecido en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Pblicos emitido por la Contralora General de la Repblica. Artculo 19 No presentacin de cuentas. Al funcionario que tenga pendiente una liquidacin de un adelanto de dinero para gastos de viaje, no se le podr girar otro adelanto hasta tanto no presente la liquidacin del viaje anterior, excepto en aquellos casos en que no sea posible efectuar la liquidacin por la cercana de un prximo viaje, situacin que deber ser autorizada por parte del superior inmediato del funcionario, sea, el (la) Contralor(a), el (la) Subcontralor(a), el Gerente de Divisin, Auditor Interno, Gerente de rea, Gerente Asociado o Jefatura de Unidad, en cuyo caso, las liquidaciones pendientes debern ser presentadas dentro del trmino que seala el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Pblicos emitido por la Contralora General de la Repblica, en caso de que las liquidaciones no se presenten dentro de dicho trmino, se proceder conforme lo consigna el citado Reglamento de Gastos de Viaje. Artculo 20 Respaldo de las compras. Toda compra por el Fondo Fijo de Caja Chica deber quedar respaldada por: una Reserva de recursos, la Factura comercial debidamente emitida por el proveedor respectivo, el Pedido de compra por Fondo Fijo de Caja Chica, en los casos de viticos se debe tener el respaldo del Acuerdo de Viaje al exterior en los casos correspondientes, la Autorizacin de Adelantos para Giras cuando sta proceda, las Liquidaciones de gastos de viaje respectivas, y la copia del Cheque o copia del Comprobante de cancelacin si se ha utilizado otro mecanismo de pago, para viajes al exterior adjunto a la liquidacin se deben presentar los siguientes documentos: Factura de la Agencia de Viajes en caso de que el boleto de transporte se adquiera

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por medio del Fondo Fijo de Caja Chica, itinerario del vuelo, invitacin o programa del evento a participar, Comprobantes de impuestos en aeropuertos, Comprobante por pago de seguros en caso de que se presente dicho pago y copia del pasaporte donde se verifique la salida y entrada al pas. Estos documentos son responsabilidad de la Unidad de Administracin Financiera en cuanto a recibo, emisin, registro, segn corresponda. CAPITULO IV DE LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS Artculo 21 Unidad responsable de las compras. Toda compra de bienes y servicios se har por medio de la Unidad de Gestin Administrativa de la institucin, lo cual se realizar conforme a los procedimientos para compras por este Fondo establecidos en el Manual de Procesos de dicha unidad. Artculo 22 Requisitos para el trmite de compras. En atencin a las erogaciones autorizadas por el Fondo Fijo de Caja Chica para compras de bienes y servicios, los funcionarios responsables y autorizados para efectuar las solicitudes de compra en el sistema respectivo, y los funcionarios de la Unidad de Gestin Administrativa responsables de atender dicha solicitud, debern observar los siguientes requisitos, sin perjuicio de otros establecidos en la normativa vigente sobre la materia: a) Los funcionarios responsables en la unidad que efecta la solicitud de adquisicin en el Sistema de Compras, debern justificar la necesidad y urgencia de realizar la compra por el Fondo Fijo de Caja Chica, la cual se deber hacer en el citado Sistema o en su defecto, en correo electrnico dirigido a la Jefatura de la Unidad de Gestin Administrativa por parte del superior jerrquico responsable de autorizar la solicitud de compra, sea, el (la) Contralor(a), el (la) Subcontralor(a), el Gerente de Divisin, Auditor Interno, Gerente de rea, Gerente Asociado o Jefatura de Unidad. b) El Jefe de la Unidad de Gestin Administrativa ser el encargado de verificar y evaluar la procedencia de la justificacin de urgencia y necesidad de la compra. c) Los funcionarios de la Unidad de Gestin Administrativa, responsables de atender la solicitud de compra, deben verificar que el bien o el servicio solicitado corresponda a las subpartidas presupuestadas y autorizadas para realizar erogaciones por caja chica.

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d) Los funcionarios de la Unidad de Gestin Administrativa, responsables de tramitar la compra, deben solicitar al menos tres cotizaciones sin impuestos del bien o servicio a comprar. e) La Unidad de Gestin Administrativa debe velar por que el trmite de compra de un bien o servicio, se realice de conformidad con lo establecido por el Reglamento a la Ley de Contratacin Administrativa para las adquisiciones con Fondos de Caja Chica y compras por Escasa Cuanta. f) Excepcionalmente y con la debida justificacin, la Unidad de Gestin Administrativa podr realizar el trmite de compra, considerando solo un posible oferente. Artculo 23 Pedido de compra por Fondo Fijo de Caja Chica. Todo egreso para la adquisicin de bienes y servicios a cubrir por el Fondo, se tramitar obligatoriamente por medio del Pedido de compra por Fondo Fijo de Caja Chica, emitido por la Unidad de Gestin Administrativa de la Contralora. Dicho documento deber contar con un nmero consecutivo que lo identifique individual y especficamente. CAPITULO V DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO Artculo 24 Medios para los desembolsos. Todos los desembolsos que se hagan mediante el fondo, debern efectuarse por medio de cheque, transferencias electrnicas de fondos, en el tanto que se disponga por parte de la institucin y el correspondiente banco en el que se mantenga depositado el Fondo Fijo de Caja Chica, de un sistema de informacin computadorizado que garantice la adecuada funcionalidad y seguridad, u otros medios de pago que autorice el (la) Contralor(a) y el (la) Subcontralor(a). Artculo 25 Pago por cheque. En el caso de que el pago se realice por medio de cheque, se deber utilizar el cheque comprobante, debidamente prenumerado.

Artculo 26 Firmas mancomunadas. Los cheques comprobantes girados contra la cuenta del Fondo tendr las firmas mancomunadas ya sea del (la) Contralor(a) o el (la) Subcontralor(a) o del Gerente de la Divisin de Gestin de Apoyo y del Jefe de la Unidad de Administracin Financiera o en su defecto el funcionario que sea autorizado para firmar en la correspondiente cuenta corriente. En caso de que los pagos se realicen mediante transferencias electrnicas u otros medios, stos debern tener las aprobaciones de los funcionarios antes sealados.

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Artculo 27 Beneficiario del pago. Los cheques girados contra la cuenta bancaria del Fondo Fijo de Caja Chica se harn a nombre de la persona fsica o jurdica beneficiaria del pago, igualmente, en el caso de que los pagos se realicen mediante transferencias electrnicas u otros medios. Artculo 28 Cheques de reintegro. Los cheques de reintegro de la Sub Caja Chica Auxiliar que funciona en la Unidad de Administracin Financiera, debern emitirse a nombre del Encargado de la Tesorera o en ausencia de ste, a nombre del funcionario que lo supla, o en su defecto a nombre del Jefe de la Unidad de Administracin Financiera. CAPITULO VI DE LOS REINTEGROS Artculo 29 Responsable de efectuar los reintegros. Los reintegros del Fondo Fijo de Caja Chica debern ser realizados por el encargado del manejo de ste cuando el disponible llegue a un treinta por ciento (30%) del fondo fijo autorizado, con el propsito de que le permita cumplir adecuadamente con la operacin del mismo, se deben emitir a nombre de la Contralora General de la Repblica y se depositarn en la cuenta corriente autorizada para la operacin del Fondo Fijo de Caja Chica.

Artculo 30 Medio para trmite del reintegro. Todo reintegro al Fondo Fijo de Caja Chica deber tramitarse mediante el documento denominado Resumen factura de reintegro al Fondo Fijo de Caja Chica, con el detalle de las subpartidas presupuestarias, centros de costos y los respectivos montos, a la cual se deber adjuntar los justificantes de los gastos, lo cual servir de respaldo para confeccionar la reserva de recursos, en el caso de que sta no se haya abierto de forma previa, y el acuerdo de pago respectivo. Artculo 31 Retencin de justificantes de pagos. Cuando el encargado del manejo del Fondo considere necesario, podr retener los justificantes de pagos, en el plazo que considere indispensable no mayor de dos meses, con el fin de conformar un grupo de comprobantes del mismo objeto del gasto para proceder luego a su reintegro. Artculo 32 Reintegro de facturas del periodo anterior. El trmite de reintegro de facturas de un periodo presupuestario anterior con cargo al presupuesto vigente, se podr efectuar sobre las reservas que se encuentren en el compromiso no devengado que permite pagar facturas con cargo al presupuesto del ao siguiente, siempre y cuando existan las reservas respectivas. Dicho trmite se deber realizar a ms tardar, al 31 de enero de cada ao.

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CAPITULO VII DE LA CAJA AUXILIAR Y SUB CAJAS CHICAS AUXILIARES Artculo 33 Caja Chica Auxiliar y sus componentes. El Fondo Fijo de Caja Chica de la Contralora General de la Repblica dispondr de una Caja Chica Auxiliar, la cual se divide en dos Sub Cajas Chicas Auxiliares que funcionarn una en la Unidad de Administracin Financiera y otra en la Unidad de Gestin Administrativa, stas se regirn por las disposiciones contenidas en el presente reglamento.

Artculo 34 Caja Chica Auxiliar. Concepto. La Caja Chica Auxiliar constituye un fondo de efectivo o suma de dinero que la Contralora podr depositar a su nombre en uno de los Bancos del Estado, cuenta que deber estar autorizada por la Tesorera Nacional y ser exclusiva para las Sub Cajas Chica Auxiliares, para realizar pagos en efectivo u otros medios de pago que autoricen el (la) Contralor(a) o el (la) Subcontralor(a), respectivamente. Artculo 35 Gastos urgentes. Concepto. Se considerarn gastos urgentes a adquirir por la Caja Chica Auxiliar, aquellos pagos que no excedan el lmite mximo de desembolso autorizado para compras por sta, de acuerdo con lo indicado en el artculo 38, que se requieren para cubrir una necesidad de manera inmediata. Artculo 36 Pagos con el fondo de Sub Caja Chica Auxiliar de la Unidad de Administracin Financiera. Los gastos a cubrir de manera inmediata por el fondo de Sub Caja Chica Auxiliar de la Unidad de Administracin Financiera, son: los viticos tanto al interior como al exterior del pas resultantes de las liquidaciones de gastos de viaje presentadas por los funcionarios de la Institucin, incluyendo los gastos de representacin ocasionales en el exterior y gastos conexos a realizar en el exterior; los reintegros a la Sub Caja Chica Auxiliar de la Unidad de Gestin Administrativa establecidos en el artculo 50 de este Reglamento, los gastos de representacin institucional sujetos a liquidacin y los gastos normados en las Disposiciones especficas para el reconocimiento de gastos de viaje y transporte a lo interno de la Contralora. El monto de estos gastos no debe superar el lmite mximo de desembolso autorizado para compras por el fondo de la Caja Chica Auxiliar.

Artculo 37 Gastos por la Caja Chica Auxiliar. Los desembolsos debern corresponder a la adquisicin de un bien o servicio con cargo a las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas para realizar gastos por Fondo Fijo-Caja Chica, las cuales se establecern de

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conformidad con el Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Pblico para Compras por Fondo Fijo-Caja Chica que emite la Tesorera Nacional del Ministerio de Hacienda. Artculo 38 Autorizacin del fondo de la Caja Chica Auxiliar y del monto mximo de pago. El fondo de la Caja Chica Auxiliar y de sus dos Sub Cajas Chicas Auxiliares y el pago mximo que podr realizarse con cargo a este fondo, sern autorizados por el (la) Contralor(a) o Subcontralor(a) indistintamente, previa solicitud del Gerente de la Divisin de Gestin de Apoyo, luego del estudio realizado por la Jefatura de la Unidad de Administracin Financiera. Dichos montos debern ser revisados peridicamente por los funcionarios citados con el fin de mantenerlos actualizados a las necesidades de la Institucin. Artculo 39 Responsables del manejo de las Sub Cajas Chicas Auxiliares. El manejo de las Sub Cajas Chicas Auxiliares estarn cada una a cargo de una persona designada por la Jefatura de la Unidad de Administracin Financiera y la Jefatura de la Unidad de Gestin Administrativa, respectivamente, y su supervisin corresponder a cada superior inmediato. Artculo 40 Contenido presupuestario. Todas las erogaciones que se realicen por las Sub Cajas Chicas Auxiliares, deben contar con el respectivo contenido presupuestario, y la verificacin de la existencia de ste, se efectuar en los mismos trminos y responsabilidades sealados en el artculo 14. Artculo 41 Arqueo de las Sub Cajas Chicas Auxiliares. Diariamente al finalizar las operaciones del da, los encargados de las Sub Cajas Chicas Auxiliares, debern efectuar un arqueo de todos los valores. Artculo 42 Respaldo de los desembolsos. Todo desembolso deber estar debidamente respaldado por un justificante o documento probatorio del egreso a nombre de la Contralora y debidamente cancelado. Dichos documentos debern cumplir con los requisitos establecidos en el artculo 16 de este Reglamento. Artculo 43 Comprobantes de naturaleza interna. Cuando las circunstancias o tipo de gasto no permitan respaldar el mismo por un justificante de pago de naturaleza externa, la Unidad de Administracin Financiera y la Unidad de Gestin Administrativa debern preparar internamente el correspondiente comprobante.

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Artculo 44 Sobrantes y faltantes. Cuando se produzca un sobrante o faltante se proceder de conformidad con la disposicin emitida al respecto para el Fondo Fijo de Caja Chica. Artculo 45 Requisitos para el trmite de compras. Las compras de bienes y servicios por la Caja Chica Auxiliar sern realizadas por la Unidad de Gestin Administrativa por medio de la Sub Caja Chica Auxiliar, las cuales se harn observando los siguientes requisitos, sin perjuicio de otros establecidos en la normativa vigente sobre la materia: a) Los funcionarios responsables en la unidad solicitante de efectuar la solicitud de adquisicin en el Sistema de Compras, debern justificar la necesidad y urgencia de realizar la compra por la Sub Caja Chica Auxiliar, la cual se deber hacer en el citado Sistema o en su defecto, en correo electrnico dirigido a la Jefatura de la Unidad de Gestin Administrativa por parte del superior jerrquico responsable de autorizar la solicitud de compra, sea, el (la) Contralor(a), el (la) Subcontralor(a), el Gerente de Divisin, Auditor Interno, Gerente de rea, Gerente Asociado o Jefatura de Unidad. b) El Jefe de la Unidad de Gestin Administrativa ser el encargado de verificar y evaluar la procedencia de la justificacin de urgencia y necesidad de la compra. c) Los funcionarios de la Unidad de Gestin Administrativa responsables de atender la solicitud de compra, deben verificar que el bien o el servicio solicitado corresponda a las subpartidas presupuestadas y autorizadas para realizar erogaciones por caja chica. Artculo 46 Responsabilidad por pagos improcedentes. Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, el encargado del fondo de Sub Caja Chica Auxiliar respectivo, deber reintegrar el monto erogado. Artculo 47 Prohibicin de realizar transacciones distintas a las que se destinan los fondos. Los fondos de las Sub Cajas Chicas Auxiliares no debern servir para realizar cambios de cheques u operaciones distintas a las que se destinan dichos fondos. Artculo 48 Arqueos. Los fondos de las Sub Cajas Chicas Auxiliares estarn sujetos a arqueos peridicos, sin previo aviso, por parte de la Auditoria Interna y las jefaturas de la Unidad de Administracin Financiera y de la Unidad de Gestin Administrativa, segn corresponda.

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Artculo 49 Responsable de efectuar los reintegros. Los encargados de las Sub Cajas Chicas Auxiliares debern estar atentos de presentar la respectiva solicitud de reintegro al Fondo, en el momento que consideren ms oportuno, con el fin de evitar atrasos en las compras requeridas por la institucin. Artculo 50 Solicitud de reintegro. La solicitud de reintegro de la Sub Caja Chica Auxiliar de la Unidad de Gestin Administrativa, que realice el funcionario encargado de dicho fondo ante la Sub Caja Chica Auxiliar que funciona en la Unidad de Administracin Financiera, deber portar adems de las facturas con los datos apuntados para la caja chica, la boleta de compra menor emitida por la Unidad de Gestin Administrativa de la institucin y la solicitud de compra que origin el trmite de adquisicin. Artculo 51 Vales para desembolsos provisionales. Todo desembolso provisional que se realice con fondos de la Sub Caja Chica Auxiliar de la Unidad de Gestin Administrativa, deber ser respaldado por el vale correspondiente formulado con tinta, nmero consecutivo, nmero y nombre de la cuenta presupuestaria que se ver afectada, firma de la persona a quien se entreg el dinero, y deber ser liquidado a ms tardar al da siguiente de recibido el dinero. El vale se conservar en la caja y ser entregado a la persona que realiz la compra una vez que presente la liquidacin del dinero que le fue entregado. Artculo 52 Respaldo de las compras. Toda compra por las Sub Cajas Chicas Auxiliares deber quedar respaldada por: la Factura comercial debidamente emitida por el proveedor respectivo o comprobante probatorio del gasto preparado internamente, la Solicitud de compra, en los casos de viticos se debe tener el respaldo de las Liquidaciones de gastos de viaje respectivas, y la copia del Cheque. Estos documentos son responsabilidad de la Unidad de Administracin Financiera en cuanto a recibo, emisin, registro, segn corresponda. Artculo 53 Aplicacin de disposiciones al Fondo Fijo de Caja Chica. Las Sub Cajas Chicas Auxiliares se regirn por todas aquellas disposiciones que regirn al Fondo Fijo de Caja Chica en lo que les corresponda. CAPITULO VIII DISPOSICIONES FINALES Artculo 54 Revisin y cumplimiento del sistema de control. Compete al Jefe de la Unidad de Administracin Financiera, implantar y verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno,

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as como darle seguimiento y examinar regularmente la operacin efectiva de las cajas chicas, sus registros, la custodia y el buen uso de los recursos transferidos por la Tesorera Nacional. Tal disposicin la desarrollar con fundamento en el presente Reglamento y la Ley General de Control Interno. Artculo 55 Fiscalizacin y evaluaciones. Compete a la Auditora Interna verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno, as como examinar regularmente la operacin efectiva de las cajas chicas, sus registros, la custodia y el buen uso de los recursos transferidos por la Tesorera Nacional. Con ese propsito, esa rea de fiscalizacin incorporar en su plan de trabajo, por lo menos una auditora cada dos aos a dicho fondo. Tales funciones las cumplir con fundamento en este Reglamento y la Ley general de control interno.

Artculo 56 Informe a la Tesorera Nacional. En forma trimestral la Unidad de Administracin Financiera de la Contralora General de la Repblica, remitir a la Tesorera Nacional un informe conteniendo los siguientes aspectos: a) Composicin del Fondo Fijo de Caja Chica b) Detalle por mes que componen el trimestre sobre el gasto de viticos y transporte tanto al interior como al exterior del pas, en caso de pagarse por este mecanismo. c) Detalle mensual de los gastos superiores al Lmite de Gasto Autorizado. d) Conciliacin bancaria debidamente revisada y firmada por los responsables. e) Fotocopia de los enteros de gobierno, por depsito al Fondo General del Gobierno de los intereses generados en la cuenta bancaria del Fondo. f) Indicar si hubo faltantes y las acciones de recuperacin. g) Otras acciones relevantes en el manejo y seguridad que se pudieran dar durante el trimestre. Artculo 57 Normativa aplicable. El funcionamiento del Fondo Fijo de Caja Chica se sujetar, en lo que corresponda, a las disposiciones contenidas en: a) La Ley de la Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos, N 8131, de 18 de septiembre de 2001 y su Reglamento, N 30058-H-MP-PLAN, de 19 de diciembre de 2001, y sus reformas.

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b) La Ley de Contratacin Administrativa, N 7494, de 2 de mayo de 1995 y su Reglamento, N 33411-H, de 27 setiembre de 2006, y sus reformas. c) El Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas, N 32874-H, de 10 de noviembre de 2005. d) El Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Pblicos, emitido por la Contralora General de la Repblica en Resolucin N R-CO-1-2007 de 22 de enero de 2007 y las Disposiciones especficas para el reconocimiento de gastos de viaje y transporte a lo interno de la Contralora, y sus reformas. e) El Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la Repblica, emitido por la Contralora General de la Repblica en Resolucin N R-2-2003-CO-DFOE de 1 de diciembre de 2003, y sus reformas. f) El Instructivo sobre aspectos mnimos a considerar en el anlisis de los documentos de ejecucin presupuestaria en el proceso de visado, emitido por la Contralora General de la Repblica en documento N M-1-2003-CO-DFOE, de 11 de diciembre de 2003, y sus reformas. Artculo 58 Rgimen sancionatorio. Los funcionarios o empleados infractores de las disposiciones contenidas en el presente reglamento, se harn acreedores a las sanciones que correspondan de conformidad con las leyes y reglamentos vigentes en la materia.