La funcin de las finanzas en las organizaciones

Objetivo: Conocer los antecedentes de las finanzas y cual es su importancia.

1.1 1.2 1.3 Introduccin a la administracin. Proceso administrativo. Introduccin a la administracin financiera. 1.3.1 1.3.2 1.4 El papel de las finanzas en la economa. Importancia del administrador financiero.

Las finanzas en la organizacin comercial. 1.4.1 Estructura organizacional.

1.5

Metas de la empresa. Responsabilidades del administrador

1.5.1 1.6

Diferencia entre maximizacin de utilidad y maximizacin del valor de la empresa. 1.6.1 La intercompensacin riesgo / rendimiento.

1.7

Polticas financieras.

Estructura formal.

Cerebro .- esta representado por los dueos de la empresa, los accionistas, gerentes, administradores. Piensa, manda y ordena.

Mano derecha .- planeacin.

Mano izquierda .- pone reglas, lleva el control.

Torso .- esta constituido por los principales departamentos, como los de ventas, produccin, recursos humanos, y por otras reas como la de contabilidad, auditoria, etc. Piernas .- logran el objetivo final.

Manos .- mantienen actualizada la informacin de toda la empresa

La estructura formal, se divide en tres partes, las cuales engloban todo lo visto anteriormente: Recursos humanos Recursos materiales Recursos tcnicos

1.1 Introduccin a la administracin financiera

Para comenzar a estudiar este tema, es necesario que conozcamos la definicin de administrador financiero y de finanzas. Administrador financiero.- es la persona encargada del estudio y de la forma de obtencin de una empresa, de los ingresos monetarios, de su utilizacin y de sus efectos en la vida econmica y social de la empresa. En pocas palabras, vigila los recursos que obtiene la empresa por diversos medios y su correcta canalizacin con el objeto de obtener la maximizacin de un beneficio. Finanzas.- es una tcnica, por medio de la cual, las entidades econmicas, ya sean publicas o privadas, habrn de evaluar las diversas alternativas para allegarse recursos necesarios para su vida y funcionamiento, y la forma en que dichos recursos habrn de aplicarse. De las finanzas se deriva la funcin financiera. El administrador financiero, realiza dos etapas:

De financiamiento (obtencin de recursos).

Socio.-Accionista de una empresa que realiza una aportacin suplementaria de capital. El trmino tambin se emplea para referirse a aquel socio de una empresa cooperativa que no aporta trabajo, sino tan slo capital. Acreedores.- personas o instituciones que prestan dinero en efectivo a la empresa a crdito, a veces no exigen otra garanta a los deudores que su palabra y su capacidad demostrada para hacer frente a sus compromisos financieros. Bancos.- entidades jurdicas que desarrollan el negocio de la banca aceptando depsitos de dinero que a continuacin prestan. En sntesis, el objetivo de los bancos consiste en obtener un beneficio pagando un tipo de inters por los depsitos que reciben, inferior al tipo de inters que cobran por las cantidades de dinero que prestan. En trminos contables, los depsitos son un pasivo para los bancos, puesto que tendrn que devolver el dinero depositado, mientras que

los prstamos son activos, aunque a veces no puedan recuperar el dinero prestado.

Proveedores.- Personas o mismas empresas, que venden sus materias primas a otras para poder realizar la produccin.

De planeacin y control de recursos . (aplicacin y asignacin de los recursos)

El administrador financiero, fija objetivos en la empresa, basndose es estas dos etapas, algunos ejemplos son los siguientes: 1. Proporcionar a los clientes mejores productos a precios razonables. 2. Pagar sueldos o salarios mas elevados a sus trabajadores y administradores. 3. otorgar rendimientos mas elevados a los inversionistas que aporten el capital necesario para formar, y posteriormente operar la empresa.

1.1.1 El papel de las finanzas en la economa

Tanto las finanzas como la economa, se encargan de analizar los recursos de una empresa. La economa , analiza los recursos de una empresa y las finanzas, analizan la forma de obtener esos recursos. A continuacin, se describe brevemente la historia de las finanzas . En el ao 1900 surgen las finanzas en una forma mas importante, porque se analizan las leyes que se aplican a las finanzas. Las empresas sufren una escasez de recursos. 1920-1930 se origino la centralizacin de las finanzas, de ah surgi la expansin de las empresas. 1940-1950 comenzaron a surgir los presupuestos y los procedimientos de control interno. 1950-1960 la inflacin se convirti en una parte integrante del ambiente econmico, porque la inflacin aumento los precios.

1.1.2 Importancia del administrador financiero

El administrador es una persona muy importante para nuestra empresa, ya que entre sus principales funciones se encuentran: Obtener los recursos Tener una escala de preferencia Ver si nuestros ingresos o los ingresos de la empresa, son suficientes para poder satisfacer la necesidad. Si no tenemos los suficientes recursos econmicos, el administrador financiero analizara la situacin para indicarnos cuanto pediremos prestado. Comprar los satisfactores

Obtener un lucro Evitar gastos innecesarios Canalizar y analizar las necesidades de una empresa

Adems el administrador financiero, desempea diferentes roles, a continuacin se muestran cuales son estos roles y las funciones que realiza en cada uno de ellos:

1. Interpersonal. (representante, lder, enlace) 2. Informativo. (monitoreo, diseminador, portavoz) 3. Decisional. (empresario, manejador de problemas, asignador de recursos,
negociador)

1.2 Las finanzas en la organizacin comercial

Para comenzar a ver este tema, es necesario que conozcas las definiciones de gerente, presupuesto y control, estos conceptos los utilizaras muy a menudo, por consiguiente los debes de tener muy en mente. Gerentes.- Son las personas encargadas de elaborar presupuestos y controles financieros, y esta considerada como la persona mas importantes en la empresa. Debe ser responsable, ya que en sus manos se encuentra el porvenir de una empresa. Presupuesto.- Es realizar una sntesis de las actividades que se realizaran a futuro, normalmente esto se hace por medio de los estados pro forma, que como su nombre lo indica son estados financieros, realizados a futuro. En trminos un poco mas simples, se les pudiera llamar como predicciones que hace el gerente de la economa de la empresa, aunque no es la manera correcta de llamarlo. Controles.- Transmiten informacin actual de la empresa, de sus objetivos o de sus metas. Como su nombre lo indica, lleva el control de la empresa, por medio de polticas que estas a su vez, si son seguidas al pie de la letra, llevaran al logro de los objetivos y por consiguiente alcanzar la meta fijada. En trminos mas simples, es como si fuera la constitucin de la empresa. La informacin enriquece el conocimiento y en el caso de las empresas, esta reduce el grado de incertidumbre, es decir se puede llegar saber que es lo que va a pasar con la empresa hasta cierto grado. La informacin se forma con los datos de la empresa, los cuales se convierten en informacin al procesarlos y darles una forma significativa. A continuacin se nombran las principales caractersticas de la informacin financiera:

a) Exactitud.- Es mostrar la informacin de manera clara, precisa y que esta sea

real, verdadera.

b) Oportunidad.- Debe de presentarse a tiempo.

c) Pertinencia.- Quiere decir que solo se debe de presentar informacin de

operaciones exclusivas de la empresa.

d) Integridad.- La informacin que se presente debe de estar completa y no

inconclusa o con datos dudosos.

e) Frecuencia.- Se deben realizar estados financieros con una periodicidad fija. f) Horizonte de tiempo.- Quiere decir que en los estados financieros se deben
de presentar hechos presentes, en los anlisis hechos pasados y los presupuestos los hechos a futuro.

g) Alcance.- Consiste en fijar una meta determinada y hacer todo lo posible por
lograr que esa meta sea realizada.

h) Origen.- Es de donde se obtiene la informacin. i) Forma de presentacin.- Es como su nombre lo indica, la forma en que se
deben de presentar los estados financieros, ya seas en forma de cuenta o de reporte, que analizaremos unos temas mas adelante.

1.2.1 Estructura organizacional

Las funciones financieras que mas interesan al administrador son : a. Tesorero b. Contralor Ya que estas dos personas, son las que informan de la situacin financiera de la empresa al vicepresidente de finanzas o a los accionistas. a) Tesorero.- Se encarga de la adquisicin y custodia de los fondos. Las reas que tiene de responsabilidad a su cargo son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El establecimiento y mantenimiento del catalogo de cuentas. La preparacin de reportes internos y externos. La preparacin del control presupuestal. Mantener relaciones con los bancos comerciales. Presentar informes sobre la posicin diaria del efectivo en la empresa. Formulacin de los presupuestos de efectivo. Administracin del crdito, de los seguros y de los fondos de pensin.

b) Contralor.- Se encarga de elaborar los reportes en donde se registren las

operaciones diarias de la empresa y sus reas de responsabilidad son: 1. 2. 3. 4. Registra y prepara los informes financieros. Prepara presupuestos y estados financieros. Elabora nominas. Calcula impuestos.

5. Elabora y autoriza auditorias internas. Todas esta actividades que realizan, tanto el contralor como el tesorero, dependen en mucha parte de la historia de la empresa y de sus caractersticas. En ocasiones, las empresas llegan a contar con personas que pueden realizar todas estas actividades, esta persona recibe el nombre de Senior, los cuales debido a su gran preparacin, puede desempear diferentes roles en la empresa, como son el de contralor, tesorero, gerente, etc. Es decir, logran administrar una empresa por si solos.

1.3 Metas de la empresa

Las metas de la administracin financiera son:

Maximizar el valor de la empresa. Esto se puede lograr, aumentando el valor de las acciones de la empresa.

Nos podemos dar cuenta, de que la empresa realmente alcanzo sus metas, o que logro un xito, en sus utilidades, en el mercado, sucursales, etc. La utilidad le da valor a las acciones, para tener una buena utilidad se debe ampliar el mercado, dar mantenimiento a la empresa (activos fijos principalmente), comprar la materia prima para nuestra produccin, etc. Si esto la empresa lo sigue al pie de la letra, podemos asegurar que la empresa tiene futuro, por tanto los accionistas invertirn mas en nuestra empresa por que la ven fuerte econmicamente hablando.

1.3.1 Responsabilidad del administrador financiero

Las responsabilidades del administrador financiero son dos: 1. Debe planear la adquisicin y el uso de los fondos, de manera que se maximice el valor de la empresa. 2. Tomar decisiones acerca de fuentes y aplicaciones alternativas de fondos. Y entre sus principales actividades se encuentran:

1. Pronsticos y planeacin.- El administrador financiero debe relacionarse

con otros ejecutivos para estudiar el futuro y establecimiento de planes.

2. Decisiones mayores de financiamiento e inversin.- Cuando el

administrador financiero fija planes a largo plazo, el debe obtener el capital necesario para apoyar su crecimiento. Debe tomar decisiones acerca del uso de fondos internos y externos, del uso de deudas o del capital de propietarios y del uso de financiamiento a largo o corto plazo.

3. Control.- El administrador financiero debe interactuar con los ejecutivos de

otras partes de la empresa, para ayudar al negocio a que opere de la forma mas eficiente posible. Es decir que el administrador se debe de interrelacionar con todos.

4. Interaccin con los mercados de capital.- Se relaciona con el manejo de

los mercados de dinero y de capitales, en el cual la empresa es afectada por los mercados financieros generales, donde los fondos son obtenidos, los valores de las empresa negociados y sus inversionistas son recompensados o castigados.

1.4 Diferencia entre maximizacin de la utilidad y maximizacin del valor de la empresa

Para poder comprender la diferencia entre estos dos tipos de maximizacin, ser necesario conocer el concepto de cada uno de ellos. Maximizacin de la utilidad.- En pocas palabras, consiste como su nombre lo dice en incrementar la utilidad de la empresa, mediante mas aportaciones, vendiendo mas, etc. Conceptos que ayuden a el incremento de las ganancias de una empresa, es decir que tenga mucho capital, ya sea en efectivo, bienes o en documentos. Maximizacin del valor de la empresa.- Consiste en incrementar el valor de una empresa, principalmente mediante sus acciones, por ejemplo, si la accin de determinada empresa, tiene un costo alto, quiere decir que la empresa vale mucho. Por consiguiente, podemos concluir que maximizacin de la utilidad, consiste en incrementar las utilidades de una empresa por todos lo medios posibles, en tanto que maximizacin del valor de la empresa, es la importancia que tiene la empresa, el valor de sus acciones y su importancia en el mercado, que la hacen ver como una empresa con un gran valor.

1.4.1 La intercompensacin riesgo / rendimiento

Rendimiento. Cuando mayor sea el flujo de efectivo producido, mayor ser nuestro rendimiento; esto es, mas tenemos nosotros disponibles para gastar en bienes de consumo, para reinvertir en el negocio, seria torpe, sin embargo, enfocarse solo en los flujos de efectivo que entran, ya que solo representaran una forma de rendimiento bruto. Riesgo. Como su nombre lo indica, es el riesgo o peligro que representa para nuestra empresa el incremento o disminucin del rendimiento. + sacrificio - sacrificio + rendimiento - rendimiento

A continuacin comenzaremos a estudiar un tema muy importante para nosotros como administradores, son las polticas de una empresa, una empresa con buenas polticas es una empresa con una buena organizacin. En los prrafos siguientes, comprenders porque son tan importantes esta polticas y adems aprenders a elaborarlas segn las caractersticas de la empresa. Polticas. Son guas generales de accin, que se refieren al logro de las metas. Las polticas proporcionan una gua de cmo la administracin debera ordenar sus negocios y sus actividades hacia mejores resultados. Las polticas definen el universo del cual se toman decisiones futuras. Alan Filley y Robert House, sealaron 4 caractersticas principales que las describen. 1. Las polticas son guas de accin que dirigen las actividades de la organizacin, hacia metas prescritas. 2. Las polticas limitan a menudo el comportamiento al prescribir mtodos para el logro de metas y por lo tanto pueden ser un instrumento para controlar el comportamiento. 3. Las polticas ayudan a la toma de decisiones, al establecer reglas que juzgan la aceptacin o no aceptacin de recursos alternativos de accin (posibles soluciones alternas a un problema). 4. Las polticas ayudan a asegurar un comportamiento estable, consistente, uniforme y viable que es conveniente para la organizacin.

1.5 Polticas financieras

Las polticas, como ya lo vimos anteriormente son una gua de accin, y existen tres tipos de polticas en una empresa: 1. Polticas contables 2. Polticas de crdito 3. Polticas de liquidez A continuacin se define cada una de ellas.

1. Poltica contable.- Como consecuencia de los cambios radicales en la

economa del pas, se han hecho propuestas para modificar los procedimientos contables ya que estos fenmenos afectan principalmente los inventarios y las plantas productivas de cada empresa. Estas polticas consisten en que las compaas de gran tamao reflejen los efectos de la inflacin y los cambios de precios como informacin suplementaria en sus estados financieros. Ejemplo. Si se vende a crdito, nos deben de pagar con el mismo tipo de cambio que estaba el da en que se realizo la venta del producto.

2. Poltica de crdito.- La inversin de una empresa en cuentas por cobrar,

depende de las ventas y polticas de crdito que fija la empresa. Esta poltica involucra 4 aspectos; normas de crdito, longitud del periodo de crdito, descuentos en efectivo y polticas de cobranza. Una poltica de crdito restrictivo reducir las perdidas por cuentas malas, pero las utilidades abandonadas por las ventas perdidas podrn ser mayores que los ahorros. La poltica optima de crdito, es aquella en la que las cuentas marginales de crditos son exactamente compensadas por las utilidades marginales provenientes de las ventas incrementadas. Ejemplo: Si se vende a crdito, se cobrara un 5% por concepto de intereses. (el porcentaje es tan solo un ejemplo)

3. Poltica de liquidez.- Esta varia segn las circunstancias y necesidades

individuales. Al seleccionar la cartera de valores negociables de la empresa, el administrador financiero debe considerar el riesgo de incumplimiento, el riesgo de la tasa de inters, la liquidez, la tasa fiscal aplicable y los rendimientos relativos.

Ejemplo: Si la empresa llegara a pedir un prstamo, solo lo har a empresas seguras y que tengan un buen historial. Estos son algunos ejemplos de polticas, espero las hayas comprendido. Es con este tema que finaliza la unidad I, te recomiendo que estudies mas a fondo el tema de las polticas financieras, y que practiques redactando tus propias polticas, as se te facilitara en un futuro elaborarlas. Ten en cuenta que la principal funcin de un administrador es elaborar polticas.