PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE VEHCULOS 1.

OBJETIVO

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Este procedimiento tiene como objetivo establecer las pautas para una adecuada administracin de los vehculos y conductores con el fin de asegurar una flota confiable y permanente y la satisfaccin del cliente. 2. VERIFICACIN DE VEHCULOS Y CONDUCTORES:

2.1 La asistente administrativa solicita los documentos en original y copia a los conductores (Cedula, tarjeta de propiedad, licencia de conduccin, SOAT, Revisin tecno mecnica, Tarjeta de triler, Registro nacional de carga y carnet de afiliacin), diligencia el formato de Hoja de vida de conductores y enva los documentos escaneados al Jefe de control y trfico.

2.2 Con esta informacin el Jefe de control y trfico verifica los datos suministrados del conductor y vehculo en los respectivos entes control y seguridad:

- Defencarga. - Frente de Seguridad Empresarial. - Procuradura General de la Nacin. - Registradura General de la Repblica. - Ministerio de Transporte (consulta de licencia, consulta de revisin tecno mecnica y gases, consulta de accidentalidad por placa, consulta datos bsicos empresas de transporte, con el fin de verificar la habilitacin de las empresas que expiden las tarjetas de afiliacin). - Simit. - Runt (consulta de vehculos por placa, el documento de identidad y las infracciones de trnsito).

2.3 Se verifica con Destino Seguro (servicio al cliente) las referencias y novedades del vehculo, conductor, propietario, poseedor y/o tenedor.

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2.4 Se deben contratar vehculos con modelos superiores a 1978 o que se encuentren re potenciados.

2.5 La verificacin de la informacin debe quedar registrada en el formato de Verificacin de vehculo y conductor. Para diligenciar el formato se debe tener en cuenta:

Las tres (3) ltimas empresas de transporte en donde ha cargado recientemente. Realizar preguntas claves a referencias familiares y/o personales cercanas para confirmar la informacin suministrada por el conductor, estas solo se realizan cuando el conductor presenta pocas referencias laborales con empresas de transporte. El vencimiento de las licencias de conduccin para el servicio pblico es de 3 aos. Al verificar en el SIMIT, solo otorgar viajes a vehculos con multas inferiores a $3.000.000. Las referencias personales deben ser verificadas en telfonos fijos, teniendo en cuenta los datos suministrados por el conductor (direccin, quien es el propietario, tiempo en el oficio, placa del vehculo etc.). Verificar el vencimiento de todos los documentos aportados por el conductor. Se debe realizar una revisin ptica del vehculo, teniendo en cuenta el estado de las llantas, cabina, carpa, latonera etc.). Tomar fotos del conductor. Tomar improntas o fotos del nmero de motor documentos aportados por el conductor. y cotejar con los

2.6 Una vez validada la informacin, el Jefe de control y trfico aprueba o desaprueba la Hoja de vida del conductor dejando constancia en el

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formato de Verificacin de vehculo y conductor e informa, va email, a la asistente administrativa para que se ingrese al sistema y alimentar la base de datos de vehculos.

3. SEGUIMIENTO EN RUTA.

Para el seguimiento en ruta de los vehculos, el auxiliar de control trfico debe seguir los siguientes pasos:

3.1 Llamar en forma constante a los conductores aproximadamente cada 45 minutos. 3.2 Mantener abierta la pgina de Destino seguro y se debe reaccionar con cada alarma que indique el sistema. 3.3 Establecer y verificar la hora en que sale el vehculo a viajar. 3.4 Indicarle al conductor que el celular debe permanecerlo encendido, que debe parar en los puestos de control establecidos para su ruta 3.5 Informar todas las novedades a Destino Seguro. 3.6 Tener un mapa de Colombia con las rutas para verificar los tiempos y lugares informados por el conductor. 3.7 Verificar que el vehculo en ruta transite dentro de los lapsos de tiempo establecidos o planeados entre cada uno de los puestos de control en ruta, teniendo en cuenta la plataforma de Destino Seguro SCL. 3.8 Los conductores con sus vehculos deben pernoctar en los puestos de control de Destino Seguro dejando el manifiesto en las horas de la noche y recogindola en a primera hora en la maana. 3.9 Se debe actualizar en el Plan de rutas SCL (Sistema de control Logistico) con todos los detalles y novedades del seguimiento.

4. REACCIN ANTE NOVEDADES

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4.1Celular Apagado: se debe llamar a los familiares del conductor y al propietario del vehculo y verificar si el conductor esta en ruta. 4.2No reportarse en los puestos de control: llamar de inmediato al conductor e informarle su obligacin de reportarse en los puestos de control, e informar en el siguiente puesto de control y recomendar a dicho conductor. 4.3Celular Apagado y no reportarse en puesto de control: Realizar en la brevedad posible el trmite anterior, e iniciar un operativo preventivo policivo, con motorizados de destino seguro y el frente de seguridad empresarial, as como de la polica de carretera de la ruta. 4.4Varada en carretera: cuando el conductor del vehculo manifiesta que se encuentra varado en carretera se debe realizar los siguientes pasos: 4.4.1 Solicitar la verificacin de la informacin en el puesto de control ms cercano al sitio o lugar de la varada, a travs de un motorizado de Destino Seguro. 4.4.2 Solicitar verificacin de la informacin a travs de la polica de carretera. 4.4.3 Comunicarse permanentemente preguntarle su ubicacin exacta. con el conductor y

4.4.4 Una vez verificado y solucionado lo anterior, realizar seguimiento especial a dicho vehculo. 4.5Cambio en la estructura del vehculo: Despus de haber realizado la inspeccin a los vehculos y diligenciarlo en el formato de Inspeccin de vehculos de carga, el auxiliar operativo debe notificar al Jefe de Control trfico si se encontr algn cambio estructural en el vehculo (compartimientos ocultos), quien a su vez se encargara de notificar a las autoridades respectivas mediante contacto telefnico (Avantel, Celular).

5. EN CASO DE HURTO DE VEHCULO

5.1. 5.2.

Identificar el ltimo puesto de control en que se report el vehculo. Avisar de inmediato al Frente de Seguridad y a Destino Seguro.

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5.3. Avisar a la polica de carretera, SIJIN, y dems entidades de seguridad de la zona del hurto. 5.4. Enviar fotos y caractersticas del vehculo y conductor a todos los puestos de control. 5.5. Establecer las rutas alternas a los puestos de control.

6. SEGUIMIENTO A GPS 6.1 Al diligenciar la Hoja de vida de conductores, la asistente administrativa verifica si el vehculo posee sistema satelital y solicita al conductor del vehculo la pgina para verificar la ubicacin con su respectivo usuario y clave. Desde el momento que el vehculo se traslada al punto de cargue, se verifica que la ubicacin del vehculo coincide con la suministrada por el conductor, va telefnica, mediante la revisin en la pagina del sistema satelital correspondiente. Nota: En caso de conocimiento de robo o manipulacin del GPS, el conductor debe reportar esta novedad.

7. REGISTROS 7.1 Hoja de vida de conductores 7.2 Verificacin de vehculo y conductor 7.3 Plan de rutas SCL (Sistema de control Logistico) 7.4 Inspeccin de vehculos de carga

8. REGISTRO DE APROBACIN APROBADO POR FIRMA NOMBRE: CARGO:

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9. REGISTRO DE CAMBIOS

FECHA DE VIGENCIA/ VERSIN No.

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NUMERAL

RAZN DEL CAMBIO Se aclaro en el procedimiento de quien es la responsabilidad de las notificaciones a las autoridades sobre cambios estructurales en los vehculos.

4.5