Gua para iniciar un proyecto

por
Estaba sentado frente a mi laptop pensando en que escribir, y aunque no lo crean hay veces que no se me ocurre nada. Sin embargo por alguna extraa razn mi mente empez a recordar todos aquellos proyectos que empece y como ha evolucionado la manera en que los hago, todo esto me di la idea de hacer un tutorial donde les mostrara ms o menos la tcnica que uso para crear un proyecto. Hay diversas razones por las cuales uno decide iniciar un proyecto, ya sea por un trabajo, una tarea, o simplemente porque uno esta aburrido y quiere investigar lo que es capaz de hacer. Pero no importa cualquiera de estos casos siempre tenemos que seguir un lineamiento, unas reglas o formato sea cual sea con el cual plantearemos lo que queremos hacer. Despus de aos de trabajar he llegado a usar un sistema que me sirve muchisimo y con el cual se me es ms fcil trabajar y a continuacin se los muestro ya separado por pasos. PASO 1 : Ideando lo Ideal Aunque parezca tonto o incluso rdiculo el primer paso es...tambores por favor...SABER LO QUE QUEREMOS HACER (por favor disculpen mi poco sentido del humor). No se ran pero es cierto, dejen les xplico un poco, al inicio de mi vida como programador me encontraba escribiendo cdigo y a las 1000 lineas de cdigo me deca, qu es lo que hago? por qu no mejor hago esto o tal cosa?, era una lamentable prdida de tiempo, y todo eso porque no medite un poco y pense en lo que quera hacer. Es por ello que les digo que el primer y muy importante paso, es idear lo que queremos, yo hago eso respondiendo preguntas como qu? por qu? cmo? para qu?, etc. Como soy un amante de los ejemplos para este artculo vamos a suponer que una compaa de seguros nos contrata para hacer un CGI en lnea que saque presupuestos del costo de los seguros siguiendo una serie de preguntas que se les hara a los clientes. Sabiendo esto ya tenemos las primeras respuestas de qu? y para qu?, estamos en un bueno comienzo y nos lleva al segundo paso que es decidir que es lo que vamos a usar. PASO 2 : Herramientas En el paso anterior ya vimos el planteamiento inicial del problema, ahora es necesario ver que herramientas necesitamos para solucionarlo y si somos capaces de hacerlo o si necesitaramos aprender algo nuevo. NOTA: Algo importante que he aprendido es siempre conocer bien tus lmites, nunca te metas en proyectos que al final podras acabar no haciendo, o peor, haciendo mal. En este caso hagamos la lista de cosas que tendramos que saber y que utilizaramos.

HTML Debido a que quieren hacer un CGI es necesario que sepamos HTML para el diseo. Javascript Quiz lo necesitemos para checar formas, etc. MySQL,Oracle,Postgres Vamos a necesitar un database para ordenar todo los datos. (Costos, tipos de seguros,etc). Perl Por supuesto que debemos de conocer nuestro lenguaje de programacin sea cual fuere el que queremos usar. DBI Debemos de saber como comunicarnos a nuestro database, en el caso que usemos perl C++. Pues listo, ya tenemos nuestra lista de conocimientos necesarios para encaminarnos a nuestro proyecto, y sabemos que cumplimos con todas las necesidades. NOTA: Para proyectos ms complejos es necesario hacer una lista de conocimientos del propio lenguaje de programacin. Bien ya tenemos nuestra siguiente pregunta respondida cmo?, ahora pasaremos al siguiente paso. PASO 3 : Estructura Muy bien ya que tenemos todo lo anterior anotado ahora veamos lo que sera la estructura ya ms formada de nuestro proyecto, es decir es hora de escribir todas las funciones que tendr nuestro proyecto, por ejemplo para este caso sera algo as: 1. Capacidad de checar presupuesto de seguros 2. Mecanismo de bsqueda 3. ... etc As vamos llenando la lista con todas las cosas que queremos que nuestro programa haga, yo recomiendo que en este paso piensen realmente en todas las opciones, para que al estar en medio del proyecto no salga algo que se les haya olvidado. PASO 4 : Interface Siempre despus de tener ya muy en claro lo que quiero lograr con el proyecto, lo primero que hago es la interface, y esto lo hago debido a dos razones: 1. Te permite definir mucho ms la estructura general del proyecto debido a que tienes que hacer los mens, cada una de las pginas, ya sean formas, mensajes de error, etc. Simplemente te hace pensar en todas las posibilidades. 2. Al tener la interface lista tienes mucho ms definido el orden en que tienes que ir haciendo el programa. A parte de todo esto, lo que hace la diferencia entre un buen CGI y uno malo fcil en un 70% es la interface, pues esto va a marcar si va a servir para el usuario y si es cmodo y sencillo usar tu CGI, recuerda en pensar siempre en tus usuarios al hacer tu CGI, especialmente cuando haces CGIs que usaran personas que no estan acostumbradas al internet o a las computadoras en si. PASO 5 : Estilo de programacin

Antes de inciar a hacer el cdigo tienes que hacer un especie de contrato contigo mismo para decidir de que manera vas a escribir tu cdigo. Este paso es realmente importante pues va a marcar la diferencia entre un cdigo fcil de mantener y entender a uno que no lo es. Lo primero que debes de decidir es si tu aplicacin la vas a hacer modular o en un gran archivo, para que me haga a entender mejor: el modular es cuando separas las funciones en pequeos mdulos para as hacer una librera, por ejemplo en este caso podramos hacer un mdulo llamado "Matematicas.pm" que tendra todas las funciones relacionadas a operaciones matemticas; en el otro caso pones todas las funciones un un archivo grande exceptuando, como es lgico, a mdulos de perl ya existentes. Mi recomendacin en este caso depende del caso: si va a ser un cdigo de muchas lneas, digamos ms de 3 4 mil, lo ms seguro es que quieras separarlo en mdulos lo que lo hara ms fcil de mantener, aparte de que as recordaras mejor cada funcin. En segundo lugar antes de iniciar es importante que decidas de que manera vas a escribir tus variables, hay varias maneras de hacerlo y aqu pongo unos ejemplos: my $costoTotal; #Todo junto con cada palabra separada por una mayscula my $CostoTotal; #Mismo que arriba pero iniciando con mayscula my $costo_total; #Palabras separadas por _ my $Costo_Total; #Igual que el de arriba pero con maysculas Estos son apenas unos ejemplos, pero no importando el estilo es sumamente importante que te mantengas a l para tener un cdigo mas limpio. Tambin es sumamente importante que el nombre de las variables sea descriptivo del contenido que tienen. En tercer lugar siempre que nombres tus funciones dales un nombre que al verlo te haga entender lo que hace esa funcin. Funciones llamadas suma, resta, despliegue, etc. evtalas, mejor decide por suma_intereses, resta_operaciones, despligue_encabezado_html, etc. En cuarto lugar siempre usa el pragma strict al hacer tus programas. Quinto: Nunca olvides usar la funcin exit() para salir del programa. Y por ltimo siempre pon comentarios en todas partes, estos te servirn como guas cuando 1 ao despus veas tu cdigo nuevamente. Sigue todos estos puntos y tu cdigo quedar sumamente limpio y muy fcil de mantener inclusive por terceras personas. PASO 6 : Las Pruebas Al terminar tu cdigo recuerda siempre hacer pruebas, lanza tu programa en versin BETA y pide a varias personas que lo exploren, que intenten que falle, has la lista de cosas que fallaron corrgelas y vuelve a hacer el proceso, has esto hasta que ya no encuentres un error.

Nunca va a quedar tu aplicacin perfecta e inmune de errores, pero intenta que haya el mnimo de errores posibles. PASO 7 : El Soporte Quiz sea buena prctica que hagas mdulos de ayuda para tus aplicaciones, explicando como funciona, que es lo que uno tiene que hacer, etc. Aunque esto no afecta la aplicacin en s, podras empezar a acostumbrarte a ello, creme mucha gente lo apreciar. CONCLUSIN Les aseguro que podra haber mejores maneras de disear tu proyecto, pero estos pasos me han ayudado en la creacin de proyectos, pequeos, medianos y de gran escala, pero de lo que no hay duda es que para hacer un buen proyecto necesitas planeacin, planeacin y ms planeacin. Espero que esta artculo les ayude a mejorar sus costumbres de programacin y los lleve a hacer aplicacines mas robustas y mejores.

GESTION DE PROYECTOS

CONTENIDO

Para Que Realizar Un Proyecto? Etapas De Un Proyecto Por Qu Fracasan Los Proyectos? El Marco Lgico Como Instrumento Para Disear Proyectos Estructura Del Marco Lgico Ejecucin De Proyectos Evaluacin De Proyectos Informe Alertivo Informe De Logro Perfil De Un Proyecto Resumen Descripcin Del Solicitante Antecedentes Descripcin Del Solicitante Presupuesto Justificacin
PARA QUE REALIZAR UN PROYECTO?

Al igual que las personas de empresas privadas, quienes desarrollan proyectos de carcter socioeconmico o poltico, como el caso de los alcaldes y funcionarios municipales, necesitan hacer uso de herramientas que les permitan mantener control de lo que sucede en sus jurisdicciones.

En la actualidad, muchas actividades edilicias se realizan mediante proyectos especficos que se originan en demandas concretas de los vecinos, tienen una duracin determinada y muchas veces involucran el uso de recursos econmicos y materiales provenientes de diversas fuentes.

Conocer respecto al manejo de proyectos se ha convertido en un requisito indispensable para un eficiente trabajo municipal. Formular objetivos, planear actividades y organizar a las personas que tienen bajo su responsabilidad la ejecucin de las mismas son tareas que no plantean grandes retos ni requieren una gran capacidad acadmica; por el contrario, lo mas importante es conocer las necesidades de la poblacin a la cual estar dirigido el proyecto para que as cumplan con la finalidad que todos desean.

ETAPAS DE UN PROYECTO

Puede considerarse que todos los proyectos siguen tres etapas: diseo, ejecucin y evaluacin.

Los proyectos comienzan en la fase de DISEO: en ella se establecen los objetivos, se llevan a cabo estudios de factibilidad, se estiman los requisitos de presupuesto y recursos, se definen y coordinan las responsabilidades, se elaboran planes de trabajo, se obtiene aprobacin, etc. Algunos instrumentos para disear proyectos son: El Meta-Plan, El FODA, El Marco Lgico, entre otros. Este ultimo se explicar detalladamente ms adelante.

La segunda fase es la EJECUCION: consiste en la administracin de los insumos del proyecto (actividades y recursos) requeridos para lograr los resultados esperados.

La tercera fase es la EVALUACION: aqu se examina el avance que se logra en procura de alcanzar los objetivos. Tiene la funcin de ayudar a mejorar el proyecto y podra resultar en el re-diseo, seguido de una ejecucin mejorada hasta que se logran los objetivos.

POR QU FRACASAN LOS PROYECTOS?

La mayora de experiencias demuestra que los proyectos fracasan en alcanzar los objetivos trazados debido a las siguientes razones:

1. NO SE PLANIFICO ADECUADAMENTE

No se estim adecuadamente el tiempo necesario para realizar las actividades

No se previno el aumento de costos durante el tiempo de ejecucin No se planificaron todas las actividades que era necesario realizar No se tom en cuenta factores que impedan cumplir los objetivos

2. NO SE CONTROLO LO QUE ESTABA SUCEDIENDO

Solo en algunos casos se dio seguimiento a las decisiones que se adoptaban No se comunic los problemas que estaban ocurriendo

3. NO SE TOMO EN CUENTA LA OPINION DE LOS BENEFICIARIOS

4. NO SE EVALUARON OTRAS EXPERIENCIAS SIMILARES

5. MALA CONFORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO

La capacidad estaba debajo de lo que se necesitaba. No se ponan de acuerdo en lo que tenan que realizar. Se cambi a los miembros del equipo.

6. NO SE DOCUMENTO

7. NO SE MOTIVO A QUIENES TRABAJABAN EN EL PROYECTO.

EL MARCO LOGICO COMO INSTRUMENTO PARA DISENAR PROYECTOS

El marco lgico es un instrumento para disear proyectos que tiene la utilidad de transmitir informacin por muy compleja que parezca de una manera clara y comprensible, en una sola hoja de papel. Se emplea durante la etapa de preparacin para hacer el diseo general de un proyecto y como gua para las etapas de ejecucin y evaluacin.

Es un instrumento de planificacin participativa. Su poder depende del grado en que se incorpora al diseo del proyecto toda la gama de los beneficiarios previstos y de otros interesados, ayudando a:

Establecer los objetivos apropiados Definir los indicadores de xito Identificar las actividades importantes Definir los posibles inconvenientes durante su desarrollo Identificar otros medios de verificar los logros del proyecto Definir los recursos necesarios para la ejecucin

El marco lgico ayuda a fortalecer las tres etapas principales del ciclo de los proyectos. Un mejor trabajo de diseo lleva a mejores ejecuciones y evaluaciones as cmo a proporcionar los elementos esenciales para adoptar decisiones en materia de planificacin con el objeto de formular planes de operaciones. Una vez elaborado es ms fcil listar las actividades, estructurar la divisin del trabajo, definir las responsabilidades la utilizacin de los recursos elaborar el presupuesto, etc. El concepto bsico del marco lgico es el de causa y efecto. Cuanto ms estrecha sea la relacin mejor ser el diseo del proyecto.

ESTRUCTURA DEL MARCO LOGICO

Al disear un proyecto utilizando el marco lgico hay que tener presente que es un mtodo sistemtico que permite conceptualizar en una matriz de 4 x 4, programas, planes a proyectos de tal forma que organiza el pensamiento en redes de causa y efecto.

En el marco lgico las actividades son el ingrediente granular de la planificacin para fines de ejecucin. De igual manera, el establecimiento de un propsito claro y bien definido es muy importante. Como dice el gato en Alicia en el Pas de las Maravillas si uno no sabe para donde va cualquier camino lo llevar a su destino Lo mismo sucede con la planificacin, si se desconoce los objetivos bastar con realizar cualquier actividad.

MARCO LOGICO

RESUMEN NARRATIVO FIN Es la manera en que el proyecto contribuir a la solucin del problema general.

INDICADORES VERIFICABLES

MEDIOS DE VERIFICACION

SUPUESTOS

Miden el efecto que el proyecto lograr luego de que haya estado en funcionamiento durante un tiempo relativamente largo.

Son las fuentes de informacin donde se puede constar que los indicadores se han cumplido.

Una condicin muy importante sobre la cual se tiene poco o ningn control.

PROPOSITO Es la contribucin concreta que el proyecto realizar para lograr el fin previsto. RESULTADOS Son las obras, que hay que cumplir o los servicios que hay que dar para lograr el propsito. ACTIVIDADES Son las tareas, que se deben realizar para completar cada uno de los resultados que se esperan. Son los esfuerzos o acciones que se requieren para cada actividad. Son las fuentes de informacin donde se puede constatar que los indicadores se han cumplido. Una condicin muy importante sobre la cual se tiene poco o ningn control. Son descripciones breves pero claras de la cantidad y calidad de productos necesarios para alcanzar el resultado. Son las fuentes de informacin donde se puede constatar que los indicadores se han cumplido. Una condicin muy importante sobre la cual se tiene poco o ningn control. Miden lo que se alcanzar cuando el proyecto haya sido ejecutado en forma exitosa. Son las fuentes de informacin donde se puede constatar que los indicadores se han cumplido. Una condicin muy importante sobre la cual se tiene poco o ningn control.

Jerarqua de Objetivos

La columna vertebral del diseo de proyectos

FIN EL OBJETIVO DE MAYOR RANGO AL CUAL CONTRIBUYE EL PROYECTO PROPOSITO EL IMPACTO O EFECTO DEL PROYECTO RESULTADO LOS PRODUCTOS TANGIBLES DEL PROYECTO ACTIVIDADES LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES QU DEBEN LLEVARSE A CABO PARA OBTENER RESULTADOS

Conceptos Claves: Separe causa de efecto Utilizar enunciados sencillos y concisos

Jerarqua de expectativas del proyecto

Fin - Por qu es mayor?

Razn fundamental. El objetivo de orden superior para el que el proyecto representa una condicin lgica.

Propsito - Por qu?

Lo que esperamos lograr; la motivacin real o esencial para producir resultados. El efecto del proyecto

Resultados - Por qu?

Resultados especficos producidos por el manejo de los componentes- los trminos de referencia del proyecto. Sus efectos entregables

Actividades - Cmo?

Las actividades relativas a los diversos componentes que se deben realizar y los recursos disponibles para producir los resultados

Si las hiptesis relacionadas con el proyecto se plantean de manera explcita, el diseo del proyecto ser mejor

Fin Erradicar las enfermedades causadas por las impurezas del agua

Propsito Adopcin de prcticas higinicas por parte de la poblacin rural

Resultados 1. Agua potable a 60% de los pueblos de la Regin del noroeste funcionando 2. Los trabajadores de salud capacitados Actividades 1.1. Escoger los sitios 1.2. Organizar a los trabajadores de los pueblos 1.3. Excavar pozos

2.1. Preparacin de currculo 2.2. Contratar trabajadores de salud 2.3. Capacitacin de trabajadores

La lgica de un proyecto: Un conjunto de hiptesis vinculadas

COMO CONSECUENCIA

FIN
COMO CONSECUENCIA

Si

PROPOSITO

COMO CONSECUENCIA

RESULTADOS

Si

Si

ACTIVIDADES

INDICADORES VERIFICABLES

Lo esencial del asunto

FIN PROPOSITO Medidas para verificar el logro del fin Medidas para verificar el logro del propsito Medidas para verificar el logro de los resultados Un resumen del presupuesto del proyecto

RESULTADOS ACTIVIDADES

Conceptos claves: Si se puede medir, se puede manejar Se deben asignar nmero y fechas a los indicadores en lo respecta a cantidad, calidad y tiempo (CCT) Los indicadores asignados al fin permiten determinar el final del efecto del proyecto (FEP)

INDICADORES VERIFICABLES

OBJETIVAMENTE

Son condiciones que indican el xito

Nos dicen cmo reconoceremos el xito Nos obligan a aclarar lo que queremos decir con nuestros objetivos Proporcionan una base objetiva para la evaluacin

PRACTICO

1. Razonable: Mide lo que es importante en un proyecto Objetivo: Construir mejores viviendas Indicador Inadecuado: Casas rojas y blancas construidas Indicador mejor: 500 casas de 3 dormitorios construidas

2. Cambio en la medida ATRIBUIBLE al proyecto

Mejor admn. De oficina de impuestos

Indicador - Aumento en ingresos por impuestos

INDICADORES DEBEN ESTAR BIEN DEFINIDOS

Los niveles alcanzados deben ser definidos especficamente:

Cunto? (CANTIDAD) Cun Positivo? (CALIDAD) Cundo? (TIEMPO)

RECUERDE CCT

INDICADORES APROPIADOS EN CADA NIVEL

NIVELES

RESUMEN Proyectos en funcin con eficiencia y efectividad

INDICADORES Disminucin de problemas de implementacin en 10% de proyectos

FIN

Proyectos diseados, implementados, supervisados, y PROPOSITO evaluados utilizados sistemas cientficos como el marco lgico.

Aumento de 10% de organizaciones usando marco lgico en dos aos.

1. 25 participantes entrenados y haciendo diseos, implementacin y monitoreo y evaluacin de proyectos con marco lgico
RESULTADOS

1.1 Aumento de 30% de proyectos utilizando en forma adecuada el marco lgico en el primer ao y 50% en el segundo ao. 2.1 Tres organizaciones adoptando efectivamente el marco lgico en el segundo ao del proyecto. * 25 personas x 3 das.

2. Marco lgico practicado y participantes implementando en sus organizaciones.

Taller de 3 a 5 das con especialistas en proyectos. * Materiales de capacitacin ACTIVIDADES * Viajes, viticos, sala, comida * Entrenadores * Participantes

* 2 profesores x 5 das de preparacin y ejecucin. * Una sala x 3 das * Dos viajes internacionales. * 30 manuales x 200 pginas * 75 comidas.

MEDIOS DE VERIFICACIN (MV)

cmo conseguir las pruebas?

FIN

Indicadores Asignados al fin

Fuentes de dados nec. Para verificar la situacin de los indicadores asignados al fin Fuentes de dadots necesarios para verificar la situacin de los indicadores asignados al propsito Fuentes de datos necesarios para verificar la situacin de los indicadores asignados a los resultados Fuentes de datos necesarios para verificar la situacin de las actividades

PROPOSITO

Indicadores Asignados al Propsito

RESULTADOS

Indicadores Asignados a los resultados

ACTIVIDADES

Presupuestos para el proyecto

Conceptos Claves:

Los indicadores y MV deben ser prcticos y eficaces en funcin del costo Los indicadores y MV proporcionan la base de los sistemas de vigilancia evaluacin de un proyecto

MEDIOS DE VERIFICACIN

Nos muestran:

Dnde se obtienen la prueba de haber alcanzado los objetivos Dnde se obtienen los datos necesarios para verificar el indicados

Interrogantes importantes

1. 2. 3. 4.

Existen fuentes de informacin? (estadsticas, observaciones, apuntes). Cun confiables son las fuentes Es necesario recopilar ms datos? (costos de la actividad) Si no se obtiene una fuente de verificacin, el indicador debe ser modificado

Supuestos y factores externos

Cmo podemos manejar los riesgos?

FIN

Indicadores Asignados al fin

MV

Factores externos de importancia nec. Para mantener los obj. A largo plazo Fuentes externos de importancia necesario para lograr el fin Factores externos de importancia necesarios para alcanzar el prop. Factores externos de importancia necesarios que deben predom. Para lograr los res.

PROPOSITO

Indicadores Asignados al Propsito

MV

RESULTADOS

Indicadores Asignados a los resultados

MV

ACTIVIDADES

Presupuestos para el proyecto

MV

Conceptos claves:

Perfeccione los supestos relacionados con riesgos muy generales Analice su iportancia y la probabilidad de su ocurrencia Maneje activamente los supuetos durante las fases de diseo y ejecucin del proyecto y ejerza influencia de ellas

SUPESTOS / RIESGOS

Propsito: Aumento de la produccin de arroz Supesto 24" de lluvia al 30 de junio Resultados: 1. Se sembraron variedades de elevado rendimiento 2. Se aplic fertilizante

Una Condicin clave sobre la cual tengo poco o ningn Control

Condiciones que deben existir para que el proyecto sea exitoso, pero que no estn bajo control directo del proyecto

EJECUCION DE PROYECTOS

Ejecutar un proyecto es realizar todas y cada una de las actividades propuestas en el diseo del proyecto encaminadas a la consecucin del objetivo planteado en el mismo. Al momento de ejecutar lo que se ha diseado es importante contar con informes que permitan establecer el avance a los problemas que se van encontrando, as como la manera en que se afecta la posibilidad de cumplir con los objetivos trazados.

Para las personas que en las corporaciones municipales tienen la responsabilidad de que los proyectos se lleven a cabo es de gran trascendencia que tome en cuenta las siguientes tareas que tendrn que realizarse durante su ejecucin y en las cuales debern estar presentes:

Participar en la elaboracin del proyecto Elaboracin del plan general de trabajo Seleccin de personal adecuado y designacin de responsabilidades Revisin de planes detallados de actividades Establecimiento de los sistemas de informes a ser presentados Motivacin y estimulo a quienes lo ponen en prctica Utilizacin adecuada de los recursos

En ste ltimo punto, la limitacin de recursos no puede verse como obstculo, pues en muchos casos se ha demostrado que tenerlos en abundancia no es razn para el xito de un proyecto; es ms bien la administracin de los recursos el principal motivo para que fracasen.

Administrar no es cosa del otro mundo si se sabe hacia donde se orienta el esfuerzo municipal.

Hay que tener presente que LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO ES SIMPLEMENTE LA ORGANICION DE PERSONAS Y RECURSOS REQUERIDOS PARA EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS, es decir con sentido comn. El xito de un proyecto radica en la sabia administracin de los recursos.

EVALUACION DE PROYECTOS

La evaluacin trata del desempeo del proyecto en relacin al logro de los objetivos establecidos: es conocer si el proyecto est o no obteniendo los productos planificados dentro de un perodo de tiempo y con las limitaciones que se pudieron pre-establecer.

La evaluacin busca determinar si los objetivos a nivel de propsito y fin es estn cumpliendo y en que medida podran cumplirse ms rpidamente con una combinacin diferente de productos, etc. y determinar, en el caso de que no estn logrando, cual es la razn. Tambin se necesita evaluar la relacin causa-efecto Son los efectos que se estn produciendo, causados por las actividades que se han realizado?

La mejor manera de obtener esa informacin es contar con un buen sistema de informes que proporcione esos datos en el momento oportuno. LA MEJOR INFORMACION ES AQUELLA QUE IDENTIFICA UN PROBLEMA DE MANERA QUE PUEDA SOLUCIONARSE A TIEMPO.

No es necesario llenarse de papeles con toda clase de informes. Los mejores son aquellos que proporcionan a la persona adecuada, la informacin adecuada y en el momento adecuado:

Quines son las Personas adecuadas? Son los que deben dar cuenta del proyecto a la comunidad, los donantes, etc. Cual es la informacin adecuada? Aquella necesaria para que se conozca el cumplimiento o no de las responsabilidades. Cundo es el momento adecuado? Es justo cuando se puede identificar un posible problema y se pueden considerar las alternativas disponibles para corregir la situacin.

No es un secreto que elaborar informes tiene un costo en tiempo, dinero o ambos para quien los elabora; esto incluye decidir que se va a informar, recolectar los datos necesarios,

escribirlos, enviarlos, etc. Tambin hay costos para quien los recibe, incluyendo leerlos, pedir datos adicionales, archivados o tirarlos, etc.

En muchos casos los responsables de proyectos se quejan de que las actividades estn siempre atrasadas porque pasan todo el tiempo elaborando informes explicando los problemas que tienen, en vez de usar el tiempo para tratar de solucionarlos por ello, lo importante a la hora de hacer informes es:

Seleccionar solamente las actividades ms importantes Utilizar formatos breves y sencillos Elaborarlos en el momento oportuno

Los informes deben presentarse en Tres Situaciones:

Cuando no se ha realizado una actividad Cuando est en peligro de no realizarse y Cuando ha sido realizado

INFORME ALERTIVO

Son los que se utilizan en los dos primeros casos, CUANDO UNA ACTIVIDAD NO SE HA REALIZADO O ES PROBABLE QUE NO SE REALICE. La identificacin oportuna de problemas es la mejor manera de resolverlos. No es posible que una actividad no se lleve a cabo sin que alguien del nivel superior (alcalde, concejo municipal, etc.) haya sido informado con tiempo y se hubiera tratado de solucionar los problemas.

EJEMPLO DEL FORMATO DE UN INFORME ALERTIVO

A:

_____________________________

De:

_____________________________

Fecha:

_____________________________

Proyecto:

_____________________________

Situacin: realizado.

Identifica por nombre y nmero el evento que est en peligro o no se ha

Problema:

Discute la naturaleza y el origen del problema sobre el que se informa.

Evaluacin:

Discute el impacto sobre el proyecto, presenta alternativas as como ventajas y desventajas de cada una

Accin:

Especifica las acciones que se han realizado, tambin la accin requerida y la fecha en que se debe realizar.

INFORME DE LOGRO

Son diseados para dar a conocer la realizacin de aquellas actividades que se considere relevantes, no de todas las que se realicen. La informacin que vale la pena es aquella que da a conocer la calidad, cantidad y tiempo de los resultados obtenidos.

A:

_________________________

De:

_________________________

Fecha:

_________________________

Proyecto:

_________________________

Situacin:

Identifica el evento realizado por nombre y nmero.

Logro:

Discute el nivel del Logro (cantidad y calidad)

Evaluacin:

Evala el status actual del proyecto, alerta a los administradores sobre aspectos claves que se avecinan y ratifican o rectifica el cronograma de futuros eventos y adecuaciones de recursos

Accin

Especifica las acciones que se llevan a cabo actualmente, podra requerir que algunas acciones sean realizadas por otros y a la fecha requerida.

Siguiente evento Identifica nombre y fecha del siguiente informe programado Sobre el que se Informar:

PERFIL DE UN PROYECTO

El perfil del proyecto es una versin sinttica que contiene sus elementos esenciales y sirve para iniciar su negociacin y el tipo de cooperacin tcnica financiera que se necesita para ponerlo en marcha. Debe contener una descripcin completa de todos sus componentes, pero de forma breve y con un lenguaje muy sencillo. Usualmente consta de:

RESUMEN

Es una breve referencia (casi siempre de una pgina) que permita comprender los aspectos centrales del proyecto: sus metas, las caractersticas del grupo beneficiario y los resultados esperados de su ejecucin.

DESCRIPCION DEL SOLICITANTE

Aqu se debe presentar a la institucin solicitante. La informacin suministrada debe permitir alcanzar una apreciacin de su naturaleza, sus miembros y situacin econmica-financiera. La informacin debe ser suficientemente amplia como para hacer relacionar las actividades del proyecto propuesto con su que hacer institucional, con la experiencia acumulada y con los recursos disponibles.

QUE INCLUIR EN LA DESCRIPCION DEL SOLICITANTE?

Nombre Fecha de fundacin y situacin legal Objetivos institucionales Breve historia, indicando principales etapas Miembros de la organizacin: Detalles que ayuden a ilustrar condicin socioeconmica Situacin econmica de la institucin (municipio) Recursos propios Otros recursos a los cuales se tiene acceso Fuentes internas de financiamiento Fuentes externas de financiamiento Relaciones sostenidas con otras instituciones locales, nacionales ,internacionales, privadas y pblicas Actividades actuales Principales logros obtenidos hasta la fecha lneas de trabajo en las que es ha acumulado experiencia participativa o capacidad tcnica

ANTECEDENTES

En esta seccin deben explicarse los hechos o circunstancias que dieron origen a la idea de preparar el proyecto. Adems, debe ponerse particular nfasis en todos aquellos antecedentes que se vinculan con la participacin y esfuerzo de los beneficiarios en procura de su realizacin.

QUE DESCRIBIR EN LOS ANTECEDIENTES?

Origen del proyecto Como surgi la idea Quienes participaron en su preparacin y planificacin Condiciones generales que dan origen al proyecto: Econmicas Sociales Polticas Culturales Geogrficas Condicin particular de los beneficiarios: Descripcin socioeconmica de los beneficiarios Importancia del proyecto dentro de la regin donde se realiza

Antecedentes especficos del proyecto Esfuerzos realizados para lograr el propsito del proyecto Financiamiento recibido con anterioridad para realizar acciones vinculadas al proyecto o previas al mismo

JUSTIFICACION

Se refiere a todos los elementos de juicio necesarios para evaluar el impacto socioeconmico del proyecto. Se presentan el o los problemas centrales que aborda, as como datos de carcter cuantitativo y cualitativo que permitan apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus causas y consecuencias.

QUE INCLUIR EN LA JUSTIFICACION DEL PROYECTO?

Importancia social del proyecto: Mejoramiento del nivel de vida Capacitacin Perfeccionamiento de destrezas Conservacin de valores culturales Fortalecimiento institucional Acceso a servicios Importancia econmica Creacin de fuentes de empleo Mejora en los niveles de ingreso Acceso a nuevos servicios Factibilidad econmica: identificacin de costos y beneficios Relacin entre costos y beneficios Requerimientos tcnicos Conocimientos, habilidades y asesora que necesitan los beneficiarios para poder implementar el proyecto y la forma en que se conseguira Capacidad de la institucin para administrar los recursos con eficiencia Riesgos anticipados durante su ejecucin Perspectivas posteriores a su ejecucin para que pueda ser autosuficiente sin apoyo externo

DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Con el mayor detalle posible se relata el proyecto, particular nfasis debe darse a la identificacin de las actividades a realizar y su relacin con los objetivos perseguidos.

QUE INCLUIR EN LA DESCRIPCION DEL PROYECTO?

Objetivos Duracin Metas cuantitativas y cualitativas Beneficiarios: Nmero Situacin familiar Localizacin nivel de ingreso Planificacin de trabajo: Actividades especificas Perodo de realizacin Recursos necesarios para las actividades Humanos Materiales Financieros Organizacin y administracin del proyecto Distribucin de tareas y responsabilidades Mecanismos para la toma de decisiones Formas de participacin de los beneficiarios en cada etapa Resultados Indicadores cuantitativos Indicadores cualitativos Distribucin de los beneficios

PRESUPUESTO

Aqu se describen los recursos financieros necesarios para evaluar el impacto socioeconmico del proyecto. Se presentan el o los problemas centrales que aborda, as datos de carcter cuantitativo y cualitativo que permitan apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus causas y consecuencias.

QUE INCLUIR EN EL PRESUPUESTO?

Salarios No incluir honorarios para consultores Espacio de oficina y utilidades Materiales y equipo Comunicaciones y correo Otros gastos directos

EVALUACION

Se debe de realizar en todo momento del desarrollo de un proyecto, y es necesario para comprobar en que medida se cumplen los objetivos planteados, o se hagan reajustes para mejorar el proceso. (Ver Tema EVALUACION DEL PROYECTO).

Fecha de Publicacin: Octubre, 1999

El Proyecto de Desarrollo Municipal y Participacin Ciudadana (PDMPC) nace como resultado de la firma de un Convenio de cooperacin entre el Gobierno de la Repblica de El Salvador, la Corporacin de Municipalidades de la Repblica de El Salvador (COMURES) y el Gobierno de los Estados Unidos de Norte Amrica, actuando a travs de la Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID).

El responsable de la ejecucin del PDMPC es Research Triangle Institute (RTI), entidad independiente sin fines de lucro establecida en 1958 por la Universidad Estatal de Carolina del Norte, Universidad de Duke y Universidad de Carolina del Norte.

El propsito del Convenio es "fortalecer la participacin de la poblacin Salvadorea en el proceso democrtico local y mejorar la capacidad de las Municipalidades para responder a las necesidades de sus ciudadanos". Para lgralo, el PDMPC cuenta con tres componentes: Reforma y Formulacin de Poltica, Fortalecimiento Municipal y Desarrollo Democrtico Local.

Este ltimo componente tiene como objetivo facilitar procesos mediante los cuales el gobierno local logre un involucramiento ms efectivo y representativo de la sociedad civil en la toma de decisiones a nivel municipal, bajo tres caractersticas esenciales:

1. representatividad tanto sectorial como territorial.

2. transparencia en el manejo de la informacin, especialmente la que genera el Gobierno Local,

3. estmulo a la voluntad poltica de las partes - lderes y gobierno local - para trabajar conjuntamente

Proyecto USAID 519-0388

Los clculos en el proyecto justifican las soluciones y resultados expresados en la Memoria. Cuando proceda se indicarn los mtodos de clculo utilizados. No ser necesario demostracin de frmulas cuya procedencia y uso sean bien nocidos, si bien las diferentes operaciones realizadas, fases de clculo y resultados debern aparecer con la claridad suficiente para el adecuado seguimiento de los mismos. Solo si algn proceso matemtico fuera original, se expondr detalladamente. Si la cantidad o importancia de los clculos lo justificase, se puede incluir un anexo CALCULOS para no llenar la memoria con excesiva cantidad de frmulas y nmeros. Este anexo de Clculos de proyecto contendr un ndice de clculos con su correspondiente paginacin. Si usamos abreviaturas de unidades, incluiremos un ndice de unidades, explicando cada abreviatura. Por lo general, para cada clculo se indicar: 1 Calculo a realizar: 2 Frmula. 3 Definicin de variables y unidades. 4 Resolucin numrica.

5 Alusin a tablas si fuera necesario. Ejemplo de clculo:

Cmo hacer un proyecto

La realizacin de un proyecto fin de carrera de ingeniera la podramos dividir en varias etapas:

1. Eleccin del tema. 2. Documentacin y fuentes de informacin. 3. Director de proyecto. 4. Inscripcin o matriculacin para la realizacin del proyecto. 5. Realizacin del proyecto. 6. Presentacin o defensa. 1. ELECCION DEL TEMA. El tema a escoger depender de la situacin y preferencias de cada alumno. Si tienes pensado hacer prcticas o trabajar como becario en alguna empresa, seguramente all te propondrn cmo hacer el proyecto fin carrera relacionado con algn proceso de su empresa. Ellos te proporcionarn la mayor parte de la documentacin e informacin. Quizs en tu escuela, exista algn tipo de listado u oferta de temas para realizar los proyectos fin de carrera dentro de algn departamento. Pregunta a tus profesores sobre el tema. Realizar el proyecto mediante algn programa de intercambio o colaboracin en el extranjero es tambin una buena idea, te informarn en tu universidad. Tambin puedes solicitar

informacin en O.N.G s y ayudarles con algn tema que tengan que hacer en pases del tercer mundo, puedes colaborar con ellos en funcin de sus necesidades. Tema vocacional, realiza un proyecto sobre el tema del cual te gustara trabajar en un futuro, sin duda ganars en conocimientos y experiencia, sin olvidar que lo podrs incluir como un aadido en tu currculum. 2. DOCUMENTACION Y FUENTES DE INFORMACION. Antes de matricularte sobre el tema del proyecto elegido, deberas sondear e informarte sobre la documentacin que tienes a tu disposicin. En caso de que elijas un tema complicado, puede que no exista bibliografa disponible o que est en un idioma que no conoces o dominas. Este aspecto te puede complicar muchsimo tu trabajo y alargarlo bastante en el tiempo. Lo ideal es que tengas abundante informacin, de calidad, actualizada y accesible. Estara muy bien disponer de algn contacto en empresas del sector que te puedan proporcionar documentacin. Si no los tienes, de forma educada y llamando siempre por telfono para solicitar cita, puedes contactar con empresas, que seguramente te proporcionen informacin y catlogos actualizados. Tambin puedes investigar dentro de Internet cmo hacer un proyecto para ver la informacin disponible. Si en tu escuela ya se haya realizado algn proyecto similar, tambin te ser de ayuda, ya que podrs consultarlo en tu biblioteca y obtener las directrices bsicas de realizacin. 3. DIRECTOR DE PROYECTO. Segn el tema elegido, se te asignar un director de proyecto acorde con la temtica del proyecto. Seguramente ya lo conocers de clase, pero no est de ms informarse como lleva el tema de los proyectos. Su forma de trabajar, sus manas, las exigencias y el carcter de tu director de proyecto, estos parmetros influirn bastante en el tiempo y esfuerzo que le tengas que dedicar a tu proyecto. 4. INSCRIPCION O MATRICULACIN PARA LA REALIZACIN DEL PROYECTO. En funcin de cada universidad la inscripcin o matriculacin varan en la forma, los trmites a realizar y en la fecha de inscripcin. Debers informarte en la secretara de tu universidad. Generalmente las tasas se pagan por ao natural, puede que no te merezca la pena matricularte a finales de ao, infrmate sobre el tema. Te definirn: Presentacin del proyecto Estructura y presentacin de los textos Separaciones Numeracin de las Pginas Indice Numeracin de los Documentos Frmulas, Figuras y Citas Bibliogrficas Bibliografa

Encuadernado y Encarpetado Normas de estilo. Etc. 5. REALIZACION DEL PROYECTO. La mayor parte de los proyectos constan de: Memoria.

Anejos memoria (puede no tenerlos): -Clculos. -Estudio de impacto ambiental. -Estudio de seguridad y salud. -Tablas.
Planos. Pliego de condiciones. Presupuesto.

6. PRESENTACION O DEFENSA. La parte final de tu trabajo consiste en su exposicin pblica, que ser ante un tribunal universitario en el caso de proyectos fin de carrera. Infrmate sobre el tiempo recomendado de exposicin, es muy importante no excederlo. Debers realizar una presentacin en el soporte que prefieras, pizarra, papel de gran formato, transparencias o power point (recomendado). Sea cual sea e mtodo elegido es recomendable ensayar varias veces en casa y controlar los tiempos de exposicin. Tambin puedes solicitar en tu universidad hacer un ensayo en el aula donde realizars la exposicin, tu solo, o con amigos de pblico, seguro que te hacen una crtica constructiva. Si usas proyectores, es importante familiarizarte con su uso antes de la presentacin, puede que as evites hacer el ridculo el da clave. Ten claro que vas a presentar una sntesis de tu trabajo, no todo el trabajo, luego realiza un buen resumen sin entrar demasiado en formulismos. Preprate un guin y sguelo durante tu exposicin Si elijes power point evita usar letras muy pequeas. No cargues demasiado la pantalla. No pongas demasiadas pantallas, no es una pelcula. Puedes incluir alguna animacin, pero sin abusar de ellas. Queda bien ir con traje, corbata y un puntero lser. Habla claro, alto y a buen ritmo. Intercala alguna curiosidad o ancdota. No te metas las manos en los bolsillos, ten un vasito de agua cerca, etc. Seguramente te hagan preguntas, luego date un repaso general al proyecto, responde a todo de memoria, pero por si acaso, ten cerca todo el trabajo, bien organizado y clasificado por si tienes que hacer alguna consulta rpida. Mucha suerte.

EL PRESUPUESTO

El PRESUPUESTO lo podemos dividir en cuatro apartados perfectamente diferenciados: -MEDICIONES. -PRECIOS UNITARIOS. -PRECIOS DESCOMPUESTOS. -PRESUPUESTO. MEDICIONES. Las mediciones son el conjunto de todos conceptos necesarios para la ejecucin de la obra, agrupando por separado todas aquellas unidades que sean objeto de igual precio. Las mediciones deben obtenerse siempre aplicando las cotas de los planos, sin tener que recurrir nunca a utilizar el escalmetro. Se recomienda realizar las mediciones expresando: las excavaciones y rellenos en metros cbicos; los encofrados en metros cuadrados; los hormigones en metros cbicos; las armaduras en kilogramos; siguiendo siempre criterios generalizados y en funcin del proceso de construccin previsto. CUADRO DE PRECIOS UNITARIOS. En l deben figurar, en letra y cifra, los precios totales de cada una de las unidades que haya en la obra, sin detallar su descomposicin. CUADRO DE PRECIOS DESCOMPUESTOS En l deben figurar, con el mayor detalle posible, la descomposicin de cada uno de los precios que figuran en el Cuadro de Precios Unitarios. Este documento carece de carcter legal. PRESUPUESTO Es la valoracin econmica de la obra. En l figurarn, en cifra, las unidades obtenidas en la medicin, el pecio que le corresponde de acuerdo con el Cuadro de Precios Unitarios. En las obras de carcter privado es frecuente que en el Documento PRESUPUESTO no se incluyan los apartados de precios unitarios y descompuestos del mismo. Esta circunstancia no es nada favorable, pues, en el momento de plantearse el problema de la revisin de precios, se echarn en falta, sin lugar a dudas. La existencia de la alternativa que resultan ser las frmulas poli nmicas, no debieran de eximir de la obligacin de realizar los precios descompuestos para todo tipo de obras. La suma de las distintas partidas, forma lo que se llama, PRESUPUESTO DE EJECUCIN MATERIAL, y aadiendo el tanto por ciento en concepto de Gastos Generales y Beneficio Industrial, se obtiene del PRESUPUESTO DE EJECUCIN POR CONTRATA. El tanto por ciento al que se hace referencia en el prrafo anterior viene definido por el artculo 68 del reglamento general de contratacin del Estado, el cual dice: El presupuesto de ejecucin por contrata de las obras del Estado y de sus Organismos Autnomos se obtendr incrementando el de ejecucin material en los gastos generales de estructura que inciden sobre el contrato, cifrados en los siguientes porcentajes: -Del 16 al 20%, a fijar por cada Departamento ministerial, a la vista de las circunstancias concurrentes, en concepto de gastos generales de la Empresa, gastos financieros, cargas fiscales, tasas de la Administracin legalmente establecidas que inciden sobre el costo de las obras y dems derivados de las obligaciones del contrato. - El 6% en concepto de Beneficio Industrial del Contratista.

A este respecto, y dentro de los limites establecidos en el apartado anterior se fijaron por algunos Departamentos Ministeriales los porcentajes correspondientes: -Presidencia del Gobierno (Orden 30.10.69)................ 16% -Ministerio de la Gobernacin (Orden 29.07.70)............ 16% -Ministerio de Educacin (Orden 15.10.73)................. 16% -Ministerio de Obras Pblicas y Urbanismo (O. 21.05.79)... 20% -Ministerio de Agricultura y Pesca Obras del IRYDA (Orden 07.07.83)......................... 19% EL PRESUPUESTO DE LICITACIN. No debemos confundir el Presupuesto de Ejecucin por Contrata, con el Presupuesto de Licitacin. El importe del Presupuesto de Ejecucin por Contrata lo define el tcnico autor del proyecto, despus de realizar los clculos convenientes, y es a su juicio el presupuesto necesario para que un Contratista pueda realizar las obras. El Presupuesto de Licitacin es el que define el importe por el cual la Empresa que licita se compromete a realizar la obra. Por lo general las Empresas licitarn siempre a la baja, es decir con presupuestos inferiores al estipulado por el autor del proyecto. Cuando las bajas son espectaculares aparece el concepto de "baja temeraria". EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO Y SU PRESENTACIN. En la redaccin y desarrollo de los cuatro apartados del presupuesto: -Mediciones. -Precios Unitarios. -Precios Descompuestos. -Presupuesto. Hemos de mantener un orden, que nos permita localizar con facilidad una unidad de obra: conocer su medicin, cual es su precio unitario, cual es su precio descompuesto, n de unidades y presupuesto de ejecucin material. Por lo general el criterio que se mantiene para establecer un orden es el propio de la ejecucin de la obra en el tiempo, ordenando las unidades por captulos. Por tanto, los primeros captulos deben ser: demolicin (si fuese preciso), movimiento de tierras, saneamiento, etc. En la ltima hoja del Documento PRESUPUESTO se realizar un resumen por captulos, se efectuar la suma de todos ellos, dando como resultado el PRESUPUESTO DE EJECUCIN MATERIAL, al que sumaremos los Gastos Generales y el Beneficio Industrial para obtener el PRESUPUESTO DE EJECUCIN POR CONTRATA. Al igual que en el resto de los documentos se estampar tambin en esta pgina la firma del tcnico autor del proyecto junto a la fecha.