9-TRD y TVD

Elaboracin de Tablas de
Retencin y Valoracin
Documental.
MODULO 1. Teora y Normatividad archivstica
- Conceptos bsicos de archivstica
- En qu estamos hoy da en el tema de Tablas de
retencin?
- Normatividad archivstica. TRD y TVD
CONTENIDO
MODULO 2. Investigacin preliminar sobre la institucin.
- Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas
relativas a la creacin y cambios estructurales de la
compaa.
- Estructura interna vigente de la compaa, manuales de
funciones y de procedimientos.
- Organigrama actual, resoluciones o actos administrativos
de creacin de grupos y asignacin de funciones.
CONTENIDO
MODULO 3. Entrevistas con los productores de los
documentos de la institucin.
- Identificacin y definicin de unidades documentales.
- Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en
cuenta los manuales de procedimientos de las oficinas.
- Identificacin de los valores primarios de la documentacin.
- Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
- Verificacin en la conformacin de las series y subseries
con sus respectivos tipos documentales.
CONTENIDO
MODULO 4. Elaboracin y Presentacin de las TRD y TVD
- Elaboracin del Cuadro de Clasificacin Documental
- Elaboracin de propuesta inicial de la y TVD.
- Presentacin de las TRD y TVD al comit de Archivo de la
entidad
- Correcciones a la TRD y TVD propuestas por el comit de
archivo.
- Reglamentacin de las TRD y TVD. (Marco Jurdico)
- Presentacin de las TRD y TVD al comit de Archivo de la
entidad
- Aprobacin de la TRD y TVD por parte del comit de
archivo.
CONTENIDO
MODULO 1.
Teora y Normatividad
archivstica
Conceptos bsicos de archivstica
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el
transcurso de su gestin.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos
o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez
finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en
busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o
del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal,
hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.
COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las
polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.
CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y
subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad.
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Seleccin de los documentos en cualquiera de
sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.
ELIMINACION. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.
FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden
encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un
archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una
institucin o persona.
INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las
unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser
esquemtico, general, analtico y preliminar.
ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicacin fsica de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIGRAMA. Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de
organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que
conforman una entidad u organismo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservacin de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenecen.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenacin interna de un fondo documental
manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en trminos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como
se consigna en la tabla de retencin documental.
SECCION. Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos
generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional.
SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales,
Contratos, Actas, Informes, entre otros.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de
sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la
cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos
comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia a documentos
caractersticos de cada organismo.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisin de los documentos del archivo de
gestin al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin
documental adoptadas.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est
constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un
expediente.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los
involucrados en el tema o en el asunto.
VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases de archivo.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que
tienen este valor se conservan permanentemente.
Cundo debo aplicar TRD y/o TVD?
FONDO ACUMULADO
T.V.D T.R.D
DOCUMENTACION ACTUAL
Acto
Administrativo
ltima reestructuracin de la empresa
Cundo debo aplicar TRD y/o TVD?
FONDO ACUMULADO. Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida
institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de conservacin.
Normatividad TRD y TVD
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley general de
Archivos y se dictan otras disposiciones.
Articulo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retencin
Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas Tablas de Retencin Documental.
Decreto 1382 de 1995. Por el la cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y
se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos
de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin.
Decreto 998 de 1997. Reglamenta la transferencia de la
documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales
al Archivo General de la Nacin.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen de liquidacin
de las entidades pblicas del orden nacional.
Acuerdo 08 de 1995. Reglamenta la transferencia de la documentacin
histrica de los organismos del orden nacional.
Acuerdo 12 de 1995. Por el cual se reglamenta la presentacin de las
Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin,
ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.
Acuerdo 02 de 1996. Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995
que modifica el Acuerdo 7 de junio 1994.
Acuerdo 06 de 1996. Por el cual se crea el comit Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nacin.
Acuerdo 09 de 1995. Por el cual se reglamenta la presentacin de las
Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin,
ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.
Acuerdo 038 de 2002. Por el cual se desarrolla el articulo 15 de la ley
general de archivos 594 de 2000.
Acuerdo 041 de 2002. Por el cual se reglamenta la entrega de
documentos y archivos de las Entidades que se liquiden, fusionen o
privaticen y se desarrolla el articulo 20 y su pargrafo.
Acuerdo 15 de 2003. Por el cual se adiciona un pargrafo al artculo
primero del Acuerdo 041 de 2002.
Acuerdo 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos
bsicos para la organizacin de fondos acumulados.
En qu estamos hoy da en el tema de TRD?
LnLldades munlclpales
LnLldades deparLamenLales
LnLldades naclonales
LnLldades dlsLrlLales
Lmpresa prlvada
MODULO 2.
Investigacin
preliminar sobre la
institucin.
Disposiciones legales, actos administrativos y otras
normas relativas a la creacin y cambios estructurales
de la compaa.
LscrlLuras ubllcas 8esoluclones LsLaLuLos AcLas
Anlisis e Interpretacin
Estructura interna vigente de la compaa, manuales de
Director
Asistente
Jefe
Auxiliar
Estructura interna vigente de la compaa, manuales de
Director
Asistente
Jefe
Auxiliar
Organigrama actual, resoluciones o actos
administrativos de creacin de grupos y asignacin de
funciones.
1.1 Subgerencia de
planeacin y desarrollo
11.1 Divisin de
Presupuesto
111.1 Departamento
de Programas
1111.1 rea de
Inspeccin y
Auditoria
1111.2 rea de
Seguridad Industrial
11112.1 Oficina
de Asesora
11.2 Divisin de
Proveedura
112.1 Departamento de
Proyectos
1121.1rea de
Planificacin
1.2 Subgerencia de
Administracin
12.1 Divisin de
Finanzas
Contabilidad
1211.1 rea de
Costos
1211.2rea de
Nomina
1211.3 rea
legal
12.2 Divisin de
Gestin Humana
Recursos Humanos
1.3 Subgerencia de
Operaciones
13.1 rea de
Produccin
Ejecucin de Proyectos
1311.1 rea de
Maquinaria
1311.2 rea de
Logstica
1.4 Subgerencia
comercial
14.1 rea de
Capacitacin y difusin
141.2 Departamento de Ventas
y Contratos
1412.1 rea de Atencin
al Cliente
Organigrama actual, resoluciones o actos
administrativos de creacin de grupos y asignacin de
funciones.
Funciones
Actividades
Procesos
DOCUMENTO
MODULO 3.
Entrevistas con los
productores de los
documentos de la
institucin.
Identificacin y definicin de unidades documentales.
MODULO 3. Entrevistas con los productores de los documentos de la institucin.
Recibo de caja
Informe de gestin
Planilla de correspondencia
Formulario de declaracin de impuesto IVA
Catlogo de productos
Contrato de mantenimiento de computadoras
Listado de operarios
Cotizacin
Directorio telefnico interno
uocumenLo
de Apoyo?
uocumenLo
para la 18u
Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo
en cuenta los manuales de procedimientos de las
oficinas.
Manua| de
proced|m|entos o
func|ones
Identificacin de los valores primarios de la
documentacin.
Va|ores
r|mar|os
Administrativos Administrativos
Legales Legales
Fiscales Fiscales
Contables Contables
Jur Jur dicos dicos
Valores
Secundarios
Cient Cient ficos ficos
Culturales Culturales
Hist Hist ricos ricos
ARCH!vO DE GEST!ON
Valores Primarios Valores Primarios
Administrativo Administrativo
Legal Legal
Fiscal Fiscal
Contable Contable
T T cnico cnico
ARCH!vO H!STOR!CO
Valores Secundarios Valores Secundarios
Cultural Cultural
Hist Hist rico rico
Cient Cient fico fico
ARCH!vO CENTRAL
GESTION
PERMANENTE
CENTRAL
CARACTERISTICAS
Documentos en TRAMITE.
Se define el formato del documento.
Sistema de ordenacin documental definido.
Clasificacin documental definida.
FASE DE GESTION FASE DE GESTION
CARACTERISTICAS
Vigencia de los documentos.
Eje de informacin de la entidad.
Cuadros de Clasificacin documental.
FASE INTERMEDIA FASE INTERMEDIA
En este fase del archivo son guardados
los documentos que son esenciales
para el funcionamiento de la ENTIDAD,
los cuales tienen fines:
INVESTIGATIVOS
FASE PERMANENTE FASE PERMANENTE
CULTURALES HISTORICOS
GEST!ON CENTRAL H!STOR!CO
PERNANENTE
GESTAC!ON TRAN!TE
PLAZO
PRECAUC!ONAL
!NvEST!GAC!ON
v!GENC!A
TRD
FASES DEL ARCHIVO FASES DEL ARCHIVO
CULTURA
H!STOR!A
Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
MODULO 4.
Elaboracin y
Presentacin de las
TRD y TVD
Elaboracin del Cuadro de Clasificacin Documental
ICNDC
SLCCICN
SU8-SLCCICN
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
FONDO SECCION SUBSECCION 1 SUBSECCION 2
MUNICIPIO 100 Nivel Central
200 Nivel Descentralizado
100 Alcaldia Despacho
110 OIicina de control interno
120 OIicina de planeacion
130 OIicina de prensa
140 Secretaria General
150 Secretaria de Gobierno
160 Secretaria de Hacienda
210 Inst. Mpal de Recreacion.
151 Comisaria de Iamilia
152 Inspeccion de policia
153 Carcel municipal
161Tesoreria General
162 Almacen
SLkIL
SU8 SLkIL
1IC
C
L
A
S
I
F
I
C
A
C
I
N

O
R
D
E
N
A
C
I
N

Escaso volmen documental
menos de 50 folios

Exceso volmen documental
mas de 220 folios

Correcto volmen documental
entre 200 y 220 folios
O
R
D
E
N
A
C
I
N

Elaboracin de propuesta inicial de la TRD.
Elaboracin de propuesta inicial de la TVD.
Presentacin de las TRD y TVD al comit de Archivo de la
entidad.
AGN - Acuerdo 12 de 1995
Articulo 19. Cada entidad establecer un Comit de Archivo legalizado
mediante acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la
alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y
de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los
archivos.
Presentacin de las TRD y TVD al comit de Archivo de la
entidad.
Los integrantes del comit deben ser:
1.Secretario General, Gerente, Director o su
representante
2.Archivista
3.Contador
4.Abogado
5.Ingeniero de sistemas
6.Administrativo
Correcciones a la TRD y TVD propuestas por el comit de archivo.
V
E
R
S
I
O
N

F
I
N
A
L
Reglamentacin y aprobacin de las TRD y TVD.
uCCuMLn1C AvALAnuC LA
1A8LA uL 8L1LnClCn
uCCuMLn1AL
RESOLUCION ACTA
E. PUBLICA E. PRIVADA
Lo que sigue
Aplicacin y difusin
de las TRD y TVD
JHON FREDY GONZALEZ VALBUENA
Profesional en Sistemas de Informacin y Documentacin,
Bibliotecologa y Archivstica
Universidad de la Salle
Presidente SCA

9-TRD y TVD

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

9-TRD y TVD

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Elaboracin de Tablas de

S-ar putea să vă placă și