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CUESTIONARIO 1. Problemas ms frecuentes en hombres y mujeres de empresas PyMES en el manejo del tiempo. 2. Cmo enfocar correctamente el problema.

Cuestiones a analizar. Qu debera preguntarse uno respecto de este tema? 3. Herramientas ms eficaces para manejar efectivamente el tiempo. 4. Experiencias/ ancdotas sobre manejo del tiempo. Casos tpicos en empresarios pymes. 5. Cunto tiempo lleva ordenar un poco ms el manejo del tiempo? 6. La tecnologa, ayuda o no? El mail e Internet como prdida de tiempo. Agendas electrnicas y otros accesorios, resuelven la vida o esclavizan?

1.- Cules son los problemas ms frecuentes en hombres y mujeres de PyMES en el manejo del tiempo? El problema ms frecuente que mencionan los asistentes a mis talleres de Administracin del Tiempo y Organizacin Personal, se refiere, justamente, a la falta de tiempo para organizarse. Deben realizar un gran esfuerzo como para tomar la decisin de asistir a actividades de esta naturaleza para capacitarse, detener el juego, mirar alrededor, evaluar, corregir y retomar el curso con ms control sobre las circunstancias. Tambin, es muy comn que cuando comienzan a observar sus hbitos de trabajo, pronto descubren que sus agendas estn, en la mayora de los casos, marcadas por las urgencias; Que sus gestiones son principalmente reactivas y que no son dueos de planificar el futuro y de dirigir sus negocios hacia donde ellos quisieran hacerlo. La atencin indiscriminada de las urgencias no les permite atender los temas realmente importantes y as, los resultados obtenidos raramente coinciden con las expectativas. Para los mximos responsables de un emprendimiento, es importante ir modificando los procesos de acuerdo al crecimiento del negocio. Saber contratar a la gente adecuada y ponerla en el puesto adecuado. Delegar tareas que al principio recaan en unas pocas personas y entender que, a medida que crecen 1

las operaciones, es indispensable incrementar el pensamiento estratgico para crear futuro. 2.- Cmo enfocar correctamente el problema y qu cuestiones hay que analizar? Qu debera preguntarse uno respecto de este tema? Considero que una buena pregunta inicial es Poseo yo y mi organizacin las capacidades, habilidades y recursos necesarios como para lograr mis propsitos? Los procesos que producen resultados, estn dirigidos por personal capacitado? Es demasiado comn observar que la improvisacin tiende a ocupar un lugar de privilegio en las empresas de rpido crecimiento. Y cuando el crecimiento es ms rpido que la capacidad de adaptacin, slo se pueden hacer las cosas confiando en la teora de los dedos cruzados y lo peor que puede suceder en estos casos, es que las cosas resulten bsicamente bien. Este es el camino a la mediocridad. Las empresas y las personas se acostumbran a ser mediocres y a conformarse con resultados que podran maximizarse si tan solo supieran cmo hacerlo y tuvieran la firme determinacin de profesionalizarse. Creo que otra pregunta importante para hacerse es Soy la persona que quiero ser? Porque la distancia entre lo que somos y los que quisiramos ser determina un nivel de insatisfaccin y los niveles de ineficiencia que rigen nuestras acciones. As hagamos las cosas bien, quizs no estamos haciendo las cosas correctas. Esto produce una sensacin de cansancio, agotamiento y estrs: Mucho ruido pero pocas nueces. Los lderes son el lmite de sus equipos de trabajo; crece el Lder y la organizacin se desarrolla. 3.- Cules son las herramientas ms eficaces para manejar efectivamente el tiempo? No hay realmente ningn secreto sobre cmo organizar mejor nuestras jornadas laborales. Probado est que trabajar ms horas o llevarse trabajo a casa nunca es la solucin. Hay que aprender a trabajar ms inteligentemente. No hay que cumplir horarios, hay que cumplir objetivos. Establecer metas claras es el primer desafo y esto incluye una serie de habilidades esenciales para la direccin efectiva. Por

ejemplo, el anlisis de escenarios, el establecimiento de prioridades, la capacidad de planificar, el diseo de procesos y la distribucin y coordinacin del trabajo. En el terreno de la prctica, se necesitan habilidades organizativas que van desde la administracin del correo electrnico y las llamadas telefnicas hasta el manejo de las interrupciones laborales, de la agenda, las reuniones, la planificacin de proyectos, etc. Sin embargo, y sin descartar el importante rol que tienen las habilidades expuestas, la herramienta ms eficaz para el buen manejo del tiempo es la disciplina personal. Sin voluntad y sin la prctica consistente de un grupo bsico de hbitos adecuados, no hay plan que pueda desarrollarse exitosamente. El secreto no est en las herramientas sino en quien las maneja. 4.-Experiencias / ancdotas sobre manejo del tiempo. Casos tpicos en empresarios PyMES. Las personas comprenden prontamente que de poco sirve tener un excelente plan de trabajo y el conocimiento para llevarlo a la prctica si no existe una determinacin individual para ejecutarlo. Durante la conduccin de un taller de Liderazgo, recuerdo lo que me dijo un Ingeniero de planta: Yo tengo todo el soft necesario para el manejo de proyectos, me regalaron una agenda muy completa, tengo una palm, asist a cursos de organizacin del tiempo y le libros sobre el tema, pero mi problema es que por la maana, cuando suena el despertador, lo apago... y sigo durmiendo... Esta ancdota ilustra el valor y el rol de la disciplina personal. Un ejecutivo, o cualquier persona que desee lograr objetivos, debe tener la capacidad de ordenar y dirigir su propia vida. Es tpico, tambin, el temor a delegar basndose en el presupuesto de que solo yo puedo hacer las cosas rpido y bien. La delegacin es una herramienta gerencial por excelencia, aprender a manejarla, nos permite concentrarnos en las cosas que solo nosotros podemos hacer. Si nuestro jefe supiera que estamos haciendo algo que algn subordinado puede hacer, debera descontarlo de nuestros ingresos. A cada uno se le paga por una contribucin de valor nica al proceso.

Los empresarios sufren todos de sntomas muy semejantes. Invierten mucho tiempo y energas en reas de bajo impacto sobre los resultados, apagan incendios diariamente y no tienen tiempo para averiguar las causas de los mismos. Con muy buena voluntad tratan de cortar un tronco con un martillo y no se hacen tiempo para canjear se martillo por una sierra o, al menos, por un hacha. Una conclusin muy generalizada entre los participantes a mis seminarios, es que son sus jefes quienes deberan estar all. A veces, los jefes delegan las tareas que les resultan ms difciles o las responsabilidades que nunca deberan transferir., como ser la de capacitarse para la eficiencia. Aporta poco valor una persona organizada que tiene que subsistir diariamente en un medio catico, donde no hay criterios compartidos, decisiones tipificadas, ni acciones efectivas. Cuando son muchos los que ponen palos en las ruedas la sensacin de impotencia y desnimo se generaliza con consecuencias en la motivacin grupal y en los resultados finales del negocio. 5.- Cunto tiempo lleva ordenar un poco ms el manejo del tiempo? Las personas reaccionamos por dos vas diferentes, por conviccin o por necesidad. La adquisicin de los conocimientos esenciales para organizar mejor nuestra vida personal y profesional se trasfiere en dos o tres sesiones de capacitacin. Sin embargo, estas herramientas, por s mismas, no aportan ni incluyen el hbito que slo puede instalar la persona que quiere ser ms eficiente y dejar de perder el tiempo en acciones de bajo rendimiento. Esto depender de la intensidad de su necesidad interna o externa. Es aconsejable no esperar las seales del fracaso para tomar acciones al respecto. Estas son decisiones que no deberan postergarse. La postergacin es la causa de muchos males organizacionales que termina con las empresas y con las personas. Las personas postergan porque son negligentes y si a sus empresas aun les va bien es simplemente porque la competencia es todava peor.

6.- La tecnologa, ayuda o no? El email e Internet, son una prdida de tiempo? Agendas electrnicas y otros accesorios, resuelven la vida o esclavizan? La tecnologa es inocua, es un medio a nuestra disposicin, un recurso. Sin embargo, a veces se confunden los medios con los fines. Una Blackberry en manos de una persona eficiente es un instrumento de trabajo, un asistente personal; en manos de una persona ineficiente, es un juguete que propicia el desperdicio de recursos y los hbitos de la ineficiencia. La clave del manejo del Tiempo no est en cmo ganarlo-de hecho, esto nadie puede hacerlo- sino en cmo hacer para dejar de perderlo. El truco ms hbil del Tiempo reside en su composicin de segundos. La insignificancia del segundo nos hace creer que los tenemos en abundancia y somos muy generosos para darlos y para permitir que nos los roben a lo largo del da (Tens un minuto?) No es cierto que El tiempo es oro. El oro lo podemos comprar, el Tiempo, no. La falta de entrenamiento del personal hace que se propaguen los usos inadecuados de la tecnologa en los mbitos laborales. Yo he escuchado de ejecutivos que reciben hasta 400 emails diarios!. De empleados despedidos por abusar del MSN o del uso indiscriminado de Internet, y ni hablar, de esas llamadas al celular en los momentos menos oportunos. Pero ninguno de estos avances tecnolgicos se maneja solo. Siempre est detrs la persona, buscando la eficiencia y dirigiendo las circunstancias, o siendo una vctima pasiva de los hechos. Aprender a administrar productivamente el tiempo es el gran desafo de las personas que estn siempre apuradas para ganar unos minutos despus de haber malgastado horas. *** Ricardo L. Bez es Profesor de Filosofa, Docente y Consultor en Desarrollo Humano y Capacitacin. Sus reas de aplicacin son Coaching, Liderazgo, Negociacin y Comunicaciones.

Direccin de contacto: rlba@fibertel.com.ar ***

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