Ministerul Economiei i Finanelor 1.0.

Scop

PROCEDUR DE SISTEM Iniierea, elaborarea, revizia i arhivarea procedurilor formalizate pe activiti

Cod: PS-00 Ed. I Rev.0

Pag. 6/12

Procedura stabilete modul de iniiere, elaborare, coninutul, formatul, revizia i modul de arhivare al oricrei proceduri formalizate pe activiti, elaborate n cadrul i aplicat Ministerului Economiei i Finanelor. 2.0. Domeniul de aplicare Aceast procedur se aplic de ctre toate structurile organizatorice din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor, cu excepia celor care au deja proceduri elaborate conform reglementrilor Uniunii Europene. 3.0. Documente de referin 3.1 Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1389/2006 privind modificarea i completarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial 3.2 Ordinul ministrului finanelor publice 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. 4.0 Definiii i abrevieri MEF = Ministerul Economiei i Finanelor PS (Procedur de sistem) = procedur aplicabil tuturor compartimentelor din cadrul ministerului PO (Procedur Operaional) = procedur aplicabil unui compartiment sau unui numr limitat de compartimente dintr-o structur organizatoric definit IL (Instruciune de lucru) = descrie paii ce trebuie derulai n desfurarea unei activiti / operaiuni Comisia = Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerial al Ministerului Economiei i Finanelor F = formular RMC = Reprezentant Management Calitate 5.0. Descrierea procedurii

5.1 Etapele elaborrii unei proceduri formalizate: (1) Iniierea a) Procedurile de sistem se iniiaz la propunerea Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerial al MEF. Comisia stabilete: - lista procedurilor de sistem, n concordan cu riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale ale ministerului i cu reglementrile aplicabile (legi, ordine, standarde, etc.); - structurile organizatorice responsabile de elaborarea procedurilor de sistem;
6
PS-00 Ed. I

Ministerul Economiei i Finanelor

PROCEDUR DE SISTEM Iniierea, elaborarea, revizia i arhivarea procedurilor formalizate pe activiti

Cod: PS-00 Ed. I Rev.0

Pag. 7/12

- termenele pentru elaborarea procedurilor de sistem. b) Procedurile operaionale se iniiaz de ctre conductorul fiecrei structuri organizatorice din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor, atunci cnd constat necesitatea minimizrii sau eliminrii riscurilor aferente realizrii obiectivelor specifice i activitilor structurii pe care o conduce precum i necesitatea eficientizrii i/sau standardizrii unei activiti sau a unui proces, pentru a indica modul de desfurare i a obine n mod sistematic rezultatele planificate. c) Instruciunile de Lucru se iniiaz de ctre persoanele responsabile de elaborarea procedurilor operaionale, atunci cnd procedurile operaionale descriu activiti cu un grad mare de complexitate, iar responsabilitatea realizrii acestor activiti revine unei singure persoane. Ele sunt utilizate atunci cnd se simte nevoia simplificrii procedurilor operaionale. (2) Elaborarea 1 Modul de redactare : Notare paragrafe, subparagrafe: a) succesiunea notrii este urmtoarea: 1.0.; 1.1.; (1); 1; a); (a) b) fiecare procedur formalizat se redacteaz utiliznd diacritice i n conformitate cu urmtoarele reguli: (a) formatul hrtiei: A4; (b) coninutul antetului: sigla, tipul procedurii formalizate, denumirea procedurii formalizate, codul procedurii formalizate, ediia se folosesc cifre romane, revizia i pagina curent a procedurii formalizate/nr. paginilor totale, scrise cu corp de 12 ngroat, Times New Roman; (c) coninutul paginii: titlurile scrise cu litere ngroate, corp de 12, Times New Roman i textul cu litere normale, corp de 12, Times New Roman; (d) coninutul notei de subsol: codul formularului, scris cu corp de 8 Times New Roman, numrul ediiei scris cu corp de 8 Times New Roman; (e) fiecare procedur formalizat conine obligatoriu pagina de gard (formular F-PS00.01), pagina de cuprins (formular F-PS-00.02), formular analiz procedur (cod F-PS-00.03), pagina de eviden a modificrilor (formular F-PS-00.04); formular lista de difuzare a procedurii (cod : F-PS-00.05), coninutul procedurii propriu-zise ; c) sistemul de codificare al procedurilor formalizate: (a) codul unei proceduri de sistem formalizate este format din grupul PS-XX, unde XX reprezint numrul de ordine al procedurii de sistem formalizate, alocat de Reprezentantul Management Calitate; (b) codul unei proceduri operaionale formalizate este format din grupul PO-XX.YY, unde XX reprezint numrul de ordine al structurii organizatorice responsabile cu elaborarea procedurii operaionale formalizate, iar YY reprezint numrul de ordine al procedurii; (c) Codul unui formular utilizat n cadrul unei proceduri este format din grupul F-PSXX.YY sau F-PO-XX.YY, unde XX reprezint numrul de ordine al procedurii de sistem/operaionale, iar YY reprezint numrul de ordine al formularului n cadrul PS respective. 2 Coninutul unei proceduri formalizate Capitolele procedurii formalizate sunt urmtoarele:

7
PS-00 Ed. I

Ministerul Economiei i Finanelor

PROCEDUR DE SISTEM Iniierea, elaborarea, revizia i arhivarea procedurilor formalizate pe activiti

Cod: PS-00 Ed. I Rev.0

Pag. 8/12

a) Scop se identific i se descrie obiectivul general al procedurii formalizate elaborate, innd cont de rolul, locul, importana precum i de alte elemente privind activitatea procedurat; b) Domeniul de aplicare - se precizeaz compartimentele care vor implementa aceast procedur, definete activitile n care se va aplica, delimiteaz explicit activitatea procedurat n cadrul portofoliului de activiti; - se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitii. Se evit repetarea acelora deja abordate n cadrul celorlalte componente ale procedurii operaionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii, de domeniul de aplicare a procedurii. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activitii cum ar fi: transparena, legalitatea, imparialitatea, etc.; c) Documente de referin - se listeaz documentele care au stat la baza elaborrii procedurii formalizate, inclusiv documentele cu caracter informativ; - se cuprind n principal, cele de natura formularelor, liste de verificare (checklists), acte normative, manuale care furnizeaz informaii necesare derulrii activitii, contribuie la prelucrarea de date n cadrul procesului sau transmit rezultatele obinute altor utilizatori. Documentele trebuie s fie actualizate, utile, clare, uor de examinat, disponibile managerilor i tuturor angajailor, precum i terilor dac este cazul; - se are n vedere listarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea i actualizarea acestora, a codurilor de identificare. n aceast list se vor regsi i documentele interne de aceast natur, emise i utilizate n cadrul compartimentelor; d) Definiii i abrevieri - se dezvolt acei termeni care sunt folosii cu cea mai mare frecven n textul procedurii formalizate i care, conform definiiilor din standarde, documentaii tehnice sunt necesari pentru nelegerea coninutului procedurii formalizate; e) Descrierea procedurii - se descrie modul cum trebuie desfurat activitatea/procesul n succesiune logic, atribuiile factorilor implicai, documentele de lucru, indicndu-se n parantez codul procedurii care descrie activitatea la care se face referire, echipamentele/materialele utilizate (dac este cazul). - se folosete n exprimare numai timpul prezent: execut, elaboreaz, efectueaz, verific, certific, etc.; pot fi redate n forma complet, anexnd la procedur modele ale documentelor, instruciuni de completare a acestora i meniuni referitoare la rolul lor; este necesar ca circuitul documentelor aferente activitii s fie integrat n fluxul general al documentelor din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor. Se recomand utilizarea reprezentrii grafice a circuitului documentelor; trebuie identificate resursele materiale (birouri, scaune, linii telefonice, etc.), resursele umane (compartiment i / sau persoana implicat n realizarea activitii procedurate), resursele financiare necesare realizrii activitilor; f) Responsabiliti - se precizeaz persoanele (funciile) responsabile pentru realizarea etapelor procedurilor formalizate; - se precizeaz activitile pentru care rspund ;

8
PS-00 Ed. I

Ministerul Economiei i Finanelor

PROCEDUR DE SISTEM Iniierea, elaborarea, revizia i arhivarea procedurilor formalizate pe activiti

Cod: PS-00 Ed. I Rev.0

Pag. 9/12

- se specific termenele limit pentru realizarea operaiunilor, aciunilor, activitilor n condiiile n care acestea nu au fost precizate n descrierea procedurii; g) Anexe, nregistrri, distribuire - tabele, scheme logice (dac sunt necesare pentru o mai bun nelegere a procedurii formalizate) etc.; - documentele managementului calitii sunt elaborate ntr-un singur exemplar care se pstreaz de ctre RMC; - n cadrul structurilor organizatorice circul doar copii ale procedurilor nregistrate; - procedurile se distribuie tuturor structurilor organizatorice implicate de ctre RMC; (3) Avizare dup elaborare, procedurile se transmit tuturor structurilor organizatorice afectate de procedura respectiv pentru obinerea avizului conductorilor acestora, conform formularului analiz procedur F-PS-00.03 ; Dup obinerea acestor avize, procedurile se transmit RMC pentru avizare. (4) Aprobare Dup ce procedura a fost avizat de ctre RMC, aceasta se transmite ministrului pentru aprobare. 6.0 Responsabiliti 6.1 Iniiere Managementul structurilor organizatorice din punct de vedere al identificrii riscurilor specifice i a activitilor procedurabile; 6.2 Elaborare Managerii structurilor organizatorice din punct de vedere al modului de redactare i al coninutului procedurilor; 6.3 Avizare Reprezentantul Management Calitate avizeaz toate procedurile din punct de vedere al formatului procedurilor i al respectrii procedurii PS-00 - Managerii structurilor organizatorice afectate de procedurile respective din punct de vedere al coninutului; 6.4 Aprobare Ministrul aprob toate procedurile elaborate prin ordin; 6.5 Monitorizare Comisia, din punct de vedere al stadiului de realizare a procedurilor n concordan cu riscurile identificate la nivelul MEF 6.6 Revizie responsabilitile sunt aceleai ca i n cazul iniierii i elaborrii procedurilor. 6.7 Arhivare - RMC 7.0. Formulare/nregistrri 7.1. PS-00 Procedura de iniiere, elaborare, revizie i arhivare a procedurilor F-PS-00.01 Formular pagina de gard F-PS-00.02 Formular pagina de cuprins F-PS-00.03 Formular analiz procedur F-PS-00.04 Formular pagina de eviden a modificrilor F-PS-00.05 Formular lista de difuzare a procedurii nregistrri (1) Nu este cazul;

7.2. 8.0.

Arhivarea procedurilor 8.1. Dup elaborarea i aprobarea procedurilor, de arhivare va rspunde RMC. De asemenea, RMC rspunde i pentru diseminarea procedurilor n toate compartimentele Ministerului Economiei
9
PS-00 Ed. I

Ministerul Economiei i Finanelor

PROCEDUR DE SISTEM Iniierea, elaborarea, revizia i arhivarea procedurilor formalizate pe activiti

Cod: PS-00 Ed. I Rev.0

Pag. 10/12

i Finanelor. Procedurile se grupeaz n dosare potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv n al treilea an de la elaborare. n cadrul fiecrui compartiment va fi desemnat o persoan care va avea cuprins n fia postului sarcina de a pstra i ndosaria procedurile elaborate n cadrul direciei, pn la momentul predrii acestor dosare la compartimentul arhiv. n vederea predrii dosarelor la compartimentul de arhiv trebuie respectate urmtoarele reguli: (1) procedurile cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic, iar apoi n ordinea codului procedurii; (2) se ndeprteaz acele, clamele, capsele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele; (3) documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel nct s se asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor (4) dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 de file; n cazul depirii acestui numr, se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar; (5) filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu un creion negru; n cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare volum; (6) pe coperta dosarului se nscriu: denumirea instituiei i a compartimentului creator, numrul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput i de sfrit, numrul de file, volumul i termenul de pstrare; (7) se adaug la nceputul dosarului o pagin care va conine numele persoanei care a ndosariat procedurile, data ndosarierii, semntura persoanei respective, precum i semntura conductorului compartimentului i textul: Prezentul dosar conine file. 8.2. Conductorul fiecrei structuri organizatorice rspunde pentru ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizeaz de eful compartimentului arhiv i se nainteaz n 2 exemplare spre aprobare i confirmare. 8.3. Arhivarea dosarelor cu proceduri se va face n conformitate cu Instruciunile de reglementare a modalitii predrii dosarelor la Biroul Arhiv i Registratur General. Aceste instruciuni au fost transmise direciilor din cadrul Ministerului Finanelor Publice prin adresa direciei generale de investiii, achiziii publice i servicii interne nr. 528.075/02.11.2006. 9.0 Revizia unei proceduri formalizate: 9.1 Revizia unei proceduri formalizate urmeaz aceeai succesiune ca la elaborare din punct de vedere al propunerii, pregtirii, analizei i aprobrii; 9.2 Revizia unei proceduri formalizate are urmtoarele efecte asupra procedurii iniiale: (1) paragraful, subparagraful schimbat va fi marcat prin sublinierea textului respectiv; (2) numrul reviziei se modific n ordine cresctoare; (3) dac volumul modificrilor depete 60% din coninutul procedurii formalizate sau diferena dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modific ediia procedurii formalizate; (4) dac este necesar trecerea pe o alt pagin, prin modificrile efectuate, pentru a nu se modifica ntreaga paginaie a documentului, se completeaz o pagin nou care are numrul celei completate, urmate de BIS i cu numrul ultimei revizii a acesteia. Pagina nou creat se evideniaz i n lista de eviden a modificrilor; 9.3 Se completeaz corespunztor pagina de eviden modificri de ctre structura organizatoric iniiatoare; 9.4 Pagina de gard se schimb cu numrul reviziei/ediiei, reflectnd semnarea, i aprobarea noii revizii de ctre persoanele competente (conductorii structurilor organizatorice implicate i RMC);
10
PS-00 Ed. I

Ministerul Economiei i Finanelor

9.5

PROCEDUR DE SISTEM Iniierea, elaborarea, revizia i arhivarea procedurilor formalizate pe activiti

Cod: PS-00 Ed. I Rev.0

Pag. 11/12

Procedura cu paginile modificate ale reviziei se distribuie deintorilor de ctre RMC, n conformitate cu Lista de difuzare a procedurii (formular F-PS-00.05); 9.6 RMC amendeaz toate documentele care sunt afectate de modificrile procedurii formalizate; 9.7 Fiecare deintor al procedurii formalizate are obligaia de nlocui vechea procedur cu cea modificat; 9.8 Distribuia procedurilor se face pe baza Listei de difuzare a procedurii (formular F-PS00.05), ntocmit de RMC; 10.0. Anexe 10.1. Nu este cazul.

11
PS-00 Ed. I