UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

ESCUELA DE POSTGRADO SECCIN DE POSTGRADO EN INGENIERA

BPM APLICADO A LA UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO - UCV

MAESTRA EN INGENIERA DE SISTEMAS MENCIN ADMINISTRACIN Y DIRECCIN EN TECNOLOGAS DE INFORMACIN CURSO : Sistemas de Informacin y Organizacin Docente : Dr. Jorge Luis Rojas Arce

INTEGRANTES: Aguilar Pereda, Luis Aguirre Rodriguez, Cesar Prada Marchena, Robert Miranda Acua, Daniel

NDICE
Pag.

CAPTULO I
1. Introduccin.......................................................................................................................... 4 2. Antecedentes ........................................................................................................................ 4 2.1Descripcin de la empresa ............................................................................................. 4 2.1.1.Misin ...................................................................................................................... 5 2.1.2. Visin ...................................................................................................................... 5 2.1.3. Objetivos estratgicos ............................................................................................ 5 2.1.3.1. Formacin profesional ............................................................................... 5 2.1.3.2. Eje Estratgico: Investigacin .................................................................... 6 2.1.3.3. Eje Estratgico: Internacionalizacin .......................................................... 6 2.1.3.4. Eje Estratgico: Proyeccin Social y Extensin Universitaria ..................... 7 2.1.3.5. Eje Estratgico: Bienestar Universitaria ..................................................... 7 2.1.3.6. Eje Estratgico: Produccin de bienes y servicios ...................................... 8 2.1.3.7. Eje Estratgico: Infraestructura .................................................................. 8 2.1.3.8. Eje Estratgico: Gestin Administrativa ..................................................... 9 2.2 Justificacin ..................................................................................................................... 9 3. Antecedentes ........................................................................................................................ 9 3.1 Descripcin ..................................................................................................................... 9 3.2 Flujo de proceso ........................................................................................................... 11 3.2.1 Alcance ................................................................................................................. 11 3.2.2. Diagrama de proceso ........................................................................................... 12 3.2.2.1. Diagrama de bloques .............................................................................. 12 3.2.2.2. Diagrama de flujo de detalle ................................................................... 13 3.2.2.3. Diagrama de icono .................................................................................. 14 3.2.2.4. Ameba del negocio .................................................................................. 14

3.2.3. Anlisis del proceso ............................................................................................. 15 3.2.3.1. Expectativas del cliente ......................................................................... 15 3.2.3.2. Diagrama de ISCHIKAWA ........................................................................ 16 3.3 Mapa de procesos ........................................................................................................ 17 3.4 Mtricas para evaluar la calidad del proceso ............................................................... 19 3.4.1 Mtricas para evaluar el proceso actual ............................................................ 19 3.4.2 Mtricas que agregan valor................................................................................. 19 4. Mejora de proceso .............................................................................................................. 20 4.1 Puntos de mejora ......................................................................................................... 20 4.2 Diagrama de proceso ................................................................................................... 20 4.2.1 Diagrama de bloques ............................................................................................ 20 4.2.2 Diagrama de Flujo Detallado ................................................................................ 21 4.2.3 Diagrama de icono ............................................................................................... 22 4.2.4 Ameba del proceso propuesto ............................................................................. 22 4.2.5 Diseo Tcnico ..................................................................................................... 23 4.2.6 Plan de Implementacin del proceso Rediseado ............................................... 23 5. Conclusiones ....................................................................................................................... 24 6. Bibliografa .......................................................................................................................... 24

1. Introduccin

En la actualidad las organizaciones se enfrentan en un entorno de constantes cambios, siendo un factor clave la evaluacin continua de nuevos paradigmas que permitan obtener a los negocios mejoras radicales.

La Universidad Cesar Vallejo en un conjunto, ha alcanzado un liderazgo en educacin, gracias al trabajo desarrollado por la direccin general y por todos los que conforman esta institucin. Sin embargo, la organizacin enfrenta los siguientes problemas en el proceso de recaudacin:

La inadecuada interconexin con el sistema del banco mediante archivos de textos plano. Existe sobrecarga en el despacho encargado de supervisar las cuentas corrientes. En horas y das picos se generan largos colas que son una incomodidad para los clientes como para el rea de cuentas corrientes.

Debido a esta problemtica, es que nace la necesidad de mejorar el proceso de intercomunicacin que integre las estrategias empresariales como reingeniera, tecnologa de la informacin y la cultura corporativa de la Universidad Cesar Vallejo que nos permita brindar un mejor servicio a nuestros clientes.

2. Antecedentes 2.1. Descripcin de la empresa La Universidad Cesar Vallejo es una institucin lder en la educacin universitaria, en el norte del pas (Piura, Chiclayo, Tarapoto, Trujillo y Chimbote), en la actualidad est en proceso de extensin por el sur (Lima Cono Norte y Sur).

Esta organizacin tiene 15 aos de funcionamiento, habiendo logrado su consolidacin institucional, a travs de una funcional organizacin

acadmica y administrativa, una excelente plana docente, el crecimiento de su poblacin estudiantil, una moderna infraestructura, la constitucin de sus rganos de gobierno y eleccin de sus autoridades, todo lo que ha generado la confianza y la credibilidad de la comunidad regional y nacional.

2.1.1. Misin

La UCV forma profesionales idneos, productivos, competitivos, creativos, con sentido humanista y cientfico; comprometidos con el desarrollo socioeconmico del pas; constituyndose en un referente innovador y de conservacin del medio ambiente.

2.1.2. Visin

La UCV ser reconocida como una de las mejores universidades a nivel nacional, por la calidad de sus graduados, su produccin acadmica y su contribucin al desarrollo de la sociedad.

2.1.3. Objetivos estratgicos

2.1.3.1. Formacin Profesional Gestionar los procesos de formacin profesional acordes con los estndares de calidad. La gestin de la calidad ha sido siempre una de las mximas preocupaciones de las Instituciones de

Formacin Profesional. La creciente utilizacin de los estndares de calidad como apoyo a una bien sucedida gestin, es una de las ms fuertes tendencias de la formacin en estos tiempos. Nuestro pas, en mayo del

2006, mediante la publicacin de la ley 28740 que contempla la creacin del Sistema Nacional de

Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad Educativa (SINEACE), ingres a este terreno. La

Universidad Csar Vallejo no es ajena a esta realidad y ha asumido el reto hacia la acreditacin.

Contar con el personal docente calificado. Los docentes son la base de la calidad de nuestra enseanza. Profesionales de reconocido prestigio ponen a

disposicin de nuestros alumnos su amplia experiencia profesional. 2.1.3.2. Eje estratgico: Investigacin Promover la investigacin cientfica aplicada e innovacin tecnolgica y difundir sus resultados. La Universidad Csar Vallejo est convencida que las prcticas docentes deben incluir una perspectiva que exceda los lmites del aula para captar la problemtica en toda su dimensin, por esta razn estimula y desarrolla la investigacin cientfica e innovacin tecnolgica como el factor de vital importancia del quehacer universitario y se compromete a desarrollar la capacidad intelectual de sus alumnos y docentes en todos los programas acadmicos, con la investigacin como soporte bsico. 2.1.3.3. Eje estratgico: Internacionalizacin Direccionar internacional. La internacionalizacin se ha convertido en un importante asunto en el desarrollo de la educacin superior, es la la oferta acadmica hacia el mbito

respuesta al fenmeno de la globalizacin, y es determinante para alcanzar la insercin en el mundo del conocimiento. La UCV pretende iniciar un proceso de internacionalizacin donde la comunidad universitaria desarrolle capacidades de desenvolvimiento en el mbito internacional y participacin en proyectos de movilidad acadmica, cooperacin e investigacin. 2.1.3.4. Eje estratgico: Proyeccin social y extensin universitaria Contribuir al mejoramiento de calidad de vida de la poblacin. La Universidad tiene como uno de sus objetivos fundamentales el ser factor de desarrollo, orientacin crtica, y transformacin de la sociedad en que vive. Por ello debe insertarse en la realidad nacional estudiando, de manera operativa e interdisciplinaria, los grandes problemas que vive el pas, produciendo conocimientos relevantes sobre estos problemas y presentando

estrategias y alternativas para que de una manera sea responsable y se logre la transformacin de la sociedad. 2.1.3.5. Eje estratgico: Bienestar Universitario Lograr una atencin integral a los alumnos mejorando permanentemente la calidad de servicios de bienestar universitario. Consideramos que todos los esfuerzos deben estar orientados hacia el alumno, porque l es el verdadero impulsor de todas las actividades de la Universidad. La UCV pretende lograr un estndar superior de atencin de estudiantes, mediante el mejoramiento de los procesos de atencin de alta calidad.

2.1.3.6. Eje estratgico: Produccin de Bienes y Servicios Lograr la competitividad de los centros productivos La formacin de empresarios es vital para las universidades actuales que necesariamente deben ser modernas y competitivas. La necesidad de la formacin de empresarios en las nuevas universidades obedece a las exigencias de las nuevas sociedades, globalizadas, liberalizadas y competitivas, en las que las empresas principalmente las PYMES-, constituyen la base de la economa y el fundamento para propender el desarrollo nacional; y no se encuentra la mejor manera de promoverlas y desarrollarlas que dotndolas de

empresarios profesionales de nuevo tipo. La UCV est dando un a ejemplo sus de esta nueva en las tendencia unidades

convirtiendo

facultades

generadoras de recursos. 2.1.3.7. Eje estratgico: Infraestructura Adecuar la infraestructura a las necesidades de las reas acadmicas y administrativas La UCV cuenta con una infraestructura adecuada para el desarrollo de las actividades acadmicas. No obstante creemos que la universidad debe ofrecer las mejores condiciones de estudio a sus alumnos, por ello tenemos que seguir invirtiendo en infraestructura y equipos para poder atender los ms exigentes y

diversos requerimientos acadmicos y administrativos de docentes y alumnos, adems de las actividades extracurriculares destinadas a brindar una formacin integral.

2.1.3.8. Eje estratgico: Gestin Administrativa Adecuar el sistema de gestin a las nuevas

necesidades de la empresa. La UCV concibe la gestin administrativa como el apoyo a las funciones acadmicas para poder lograr la visin de la Universidad. La buena gestin

administrativa debe velar por el crecimiento de la Universidad, la optimizacin de los recursos y, el mejoramiento de procesos. Asegurar la solidez econmica. La obtencin de un valor agregado es la finalidad econmica interna de una empresa privada, para remunerar a los integrantes de la empresa. A unos en forma de utilidades o dividendos y a otros en forma de sueldos, salarios y prestaciones La solidez econmica es adems prerrequisito para generar recursos y contribuir a la solucin de los problemas sociales.

2.2. Justificacin Desarrollar una oferta de programas que respondan al desarrollo econmico de la regin y las nuevas tendencias

3. Proceso Crtico En este punto observaremos tres procesos, los cuales sern analizados y ponderados para seleccionar uno de ellos segn los criterios en el cuadro de seleccin.

3.1. Descripcin
Para la definicin se ha considerado los siguientes procesos candidatos: a. Procesos de planillas: Es el conjunto de actividades realizadas en el rea de personal de la sede principal. Abarca desde la recopilacin de datos laborales de los trabajadores 9

que estn en planilla hasta la generacin de asientos contables. El proceso de planillas se centraliza en la sede de Trujillo, la cual se encarga de coordinar con las reas de RRHH de las dems sedes. La apertura del proceso de planillas son los 20 de cada mes, hasta ese da toda la informacin ya debera de estar en la sede principal. La informacin que se debera de concentrar es la siguiente: Trabajadores nuevos, informacin de empleados, rotacin del personal, informacin de conceptos variables, etc.

Los 28 de cada mes se hace cierre de cada mes se hace el cierre de planilla, para posteriormente empezar a enviar la informacin a cada filial para que realicen los respectivos pagos. La primera semana del siguiente mes se hace el pago a los sistemas privados de pensiones, posteriormente se realiza el pago de tributos. El proceso finaliza con la generacin de asientos contables. b. Proceso de logstica: Este proceso empieza desde la elaboracin de pedido por el rea de usuario y concluye en la generacin de asientos contables. El proceso de logstica es descentralizado, los actores que participan en este proceso son: usuarios, encargado de almacn, jefe de logstica, administracin y finanzas, proveedores y el rea de contabilidad. c. Proceso de recaudacin y cobranza: El proceso de recaudacin se da en las oficinas de cuentas corrientes. Abarca desde la programacin de cuotas, hasta la generacin de asientos contables de registro de venta. El proceso de recaudacin esta descentralizado en cada sucursal. De acuerdo a la ubicacin, la sede elige la forma de pago y la entidad financiera con la que trabajara. En la actualidad este proceso presenta problemas en la actualizacin de informacin de pagos en el sistema de informacin de la universidad y del banco, lo que genera sobrecarga de trabajo, colas y retraso en las gestiones acadmicas.

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TABLA01: PONDERACION DE PROCESOS Impacto en el cliente 4 3 5 Impacto en la estrategia 4 4 5 Impacto en el costo 4 4 5 Factibilidad Total

Procesos / Criterios Planillas Logstica Cuentas corrientes

1: Tiene poco impacto

4 4 4

16 15 19

5: Tiene mucho impacto

Como se puede apreciar el proceso Cuentas corrientes ocupa el primer lugar para ser analizado, con el cual procederemos a hacer el anlisis de este procedo. Estudio del proceso: Diagnstico: a. Polticas: Las polticas de recaudacin determinan la forma de pago, cronograma de pago y el banco que va a realizar la recaudacin. En ese sentido se originan problemas en algunas sucursales, en cuanto a la calidad del servicio y seguridad. b. Mtodo: Los procedimientos respecto a la atencin en el banco y la universidad, estos generan demoras en la actualizacin de la informacin, la identificacin manual de las personas que estudias en ciudades distintas a donde se encuentran las filiales. c. Tecnologa: Las sedes de la universidad se encuentran aisladas lo que impide tener una sola solucin con el banco. d. Persona: En ocasiones la alta direccin de disposiciones que rompen las reglas lo que genera cierto malestares debido a las limitaciones del sistema de informacin.

3.2. Flujo del proceso 3.2.1. Alcance Inicio: El alumno realiza pago de matrcula en cuentas corrientes Fin: Generacin de asientos contables de registros de ventas

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3.2.2. Diagrama de proceso

3.2.2.1. Diagrama de bloques Macroproceso de la Universidad Cesar Vallejo

Diagrama de proceso de recaudacin

12

3.2.2.2.
ALUMNO

Diagrama de flujo detallado BANCO rea Acadmica Cuentas Corrientes

13

3.2.2.3.

Diagrama de icono

3.2.2.4.

Ameba del negocio

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3.2.3. Anlisis del proceso 3.2.3.1. Expectativas del cliente

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Rol y tipos de clientes

CLIENTES EXTERNOS
PADRE O APODERADO Otros medios de pago. Cuotas de pago razonables y atractivas. Informacin actualizada del estado de cuenta del alumno. ALUMNO Reduccin de tiempo en sus trmites acadmico. Reduccin de gastos. Informacin actualizada del estado de su cuenta. BANCO % de ingreso

CLIENTES INTERNOS
CLIENTES CONTABILIDAD ESPECIALES Buena atencin. Informacin confiable FINANZAS Reportes oportunos. Reduccin de tiempo para transferenc ia de informaci n con el banco. ESCUELA ACADEMICA Informacin oportuna

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3.2.3.2.

Diagrama de ISCHIKAWA

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3.3. Mapa del proceso

SITUACION PAGO DE CUENTAS CORRIENTES DE ALUMNOS EN BANCO ACTIVIDADES / PASOS TIPOS DE ACTIVIDAD PASOS ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Recibir informacin de reas Generar cuentas corrientes Enviar datos de pago al Banco Ir al Banco Espera Realizar pago emitir comprobante Espera programada Importar datos del Banco Validar datos de pagos en el Banco Generar Boletas de Venta Archivar copia de Boleta Espera Enviar Boletas a Escuela Entregar Boletas TOTAL
VA: Validacin

TIEMPO HORAS 2 2 0,15 0,5 0,3 0,1 0,1 16 0,15 0,5 1 0,5 0,5 0,15 0,15 24,1

VA x X X X X X X X X X X X

CONTROL OTROS

X X X

X X

X X

X X X X

X X X X X X 17,45

X 5

4,2

2,45

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3.4 Mtricas para evaluar la calidad del proceso

3.4.1. Mtricas para evaluar el proceso actual CALIDAD

Adecuada Administracin del Control de pagos.

Satisfaccin de alumnos en atencin. Apoyo al rea de Contabilidad. COSTO

Cantidad de procesos de cobranza. Recursos desplegados para evaluar falta de pagos.

Costo por recaudacin para la atencin a una persona. TIEMPO Tiempo de envo de datos de recaudacin al Banco. Transferencia de informacin de pagos en el Banco. Recaudacin de pagos. Tiempo de atencin de recaudacin por punto de recaudacin. Tiempo de atencin de recaudacin en das puntas durante perodo de recaudacin. SERVICIO Incremento de servicios de atencin a usuarios. Cantidad de Canales de atencin. Numero de pagos realizados en el banco. Numero de pagos realizados en caja Univ. Numero de personas atendidas fuera de horario de atencin. Numero de errores en pagos efectuados va banco

3.4.2. Mtricas de actividades que agregan valor Tiempo que le toman a las reas enviar informacin de los alumnos a estudiar en un determinado ciclo. Tiempo de Transferencia del cronograma de pagos y montos de pago de cada alumno al Banco. Tiempo de Recepcin de la informacin de pagos en el Banco.

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4. Mejora del proceso

4.1. Puntos de mejoras

La recaudacin de los pagos se realiza en las oficinas del banco y a travs del Webs Services bancario actualizamos los datos de los pagos.

4.2. Diagrama de proceso

4.2.1. Diagrama de bloques

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4.2.2. Diagrama de flujo detallado

21

4.2.3. Diagrama de iconos

4.2.4. Ameba del proceso propuesto

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4.2.5. Diseo tcnico

4.2.6. Plan de implementacin de proceso rediseado

La metodologa aplicada para el Plan de implantacin contempla tres etapas: Anlisis de la situacin actual Rediseo del proceso propuesto Implementacin En cada una de las etapas se ejecutan actividades y tareas a las cuales se les asigno un tiempo de duracin, recursos y un responsable. El Plan de Trabajo es el documento que plasma todo el desarrollo que implica la implantacin de la aplicacin de reingeniera de negocios en la Universidad Cesar Vallejo UCV.

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Proceso metodolgico de implantacin

GESTIN AL CAMBIO

BPM APLICADO A LA UNIVERSIDAD PRIVADA CESAR VALLEJO UCV

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5. Conclusiones El rediseo del proceso de recaudacin va a eliminar los tiempos de espera en la actualizacin de informacin entre la universidad y el banco, las colas, la sobre carga de trabajo y va a acelerar ciertos trmites acadmicos. El diagrama causa efecto nos ha permitido encontrar las principales causas que afectan al proceso. A travs los web Services podemos interconectaron con los sistemas del banco y poder visualizar y actualizar los pagos realizados de los alumnos

6. Bibliografa
James H. (1993) Mejoramiento de los procesos de la Empresa. Ed. McGrowHill, Inc. Colombia. Thomas H. (1996) Innovacin de Procesos. Ed. Diaz de Santos. Espaa El Libro del BPM 2011. Coleccin: Business Process Management. edicin: MADRID BPM BASICS FOR DUMMIES. Edicin: software: autor: Michael lees, Bruce Williams Universidad Politcnica de Madrid. Ctedra de mejora de procesos de Software en el espacio Iberoamericano: Teora de Procesos.

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