MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL MULTINIVEL

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I.- INDICACIONES GENERALES PARA EL USO Y MANEJO DE LAS DIFERENTES VENTANAS DEL SISTEMA 1.- DEFINICION SCM es un Sistema diseado en Lenguaje VBA y soportado con la base de datos de Access 2007, es un Sistema de Ventanas. Una Ventana es una Parte delimitada de la pantalla en un sistema operativo grfico que suele ser rectangular y que contiene elementos afines entre s en ella. Una aplicacin suele ejecutarse en una sola ventana. En una pantalla pueden ejecutarse mltiples ventanas. En Windows y otros sistemas operativos, una ventana generalmente posee varios elementos que pueden ser accesados por el Usuario para su manejo. 2.- Tipos de ventanas Existen diversos tipos de Ventana en una aplicacin de Windows, aca nombraremos las utilizadas en el Sistema SCM, siendo estas: * Ventanas de documento: El tipo normal de ventanas, que solicita o presenta datos al usuario. * Ventanas de utilidad: Que se presentan del resto y ofrecen informacin sobre la aplicacin (Mensajes de Error, Ayuda del Sistema) * Cuadros de dilogo: Ventanas que solicitan informacin al usuario (Inicio de Sesin). Los componentes de las Ventanas del Sistema SCM son las siguientes:

Las ventanas del SCM en su mayora contienen los elementos indicados arriba y de acuerdo a su requerimiento en la misma sea que si no son

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necesarios no se presentan. A continuacin enumeraremos todos y cada uno de ellos y su respectiva funcin. 1.- Barra de Titulo de la Ventana Esta compuesta por dos elementos, el primer ubicado a la Izquierda y corresponde al nombre de la Ventana y el segundo a la derecha que corresponde a los botones para minimizarla, maximizarla o restaurarla y cerrarla incluyndose la caractersticas para moverla y redimensionarla haciendo clic en la esquina y sin soltar el mouse moverla hacia donde se quiera. 2.- Parte Central de la Ventana Se corresponde al rea de presentacin o requerimientos de datos, como tambin al rea Informativa en el caso de Mensajes de Error. En esta rea se puede mover en la forma logica que se presentan los datos o seleccionando la ubicacin con el mouse. Ej. Puede trasladarse del lugar en donde se le pide la Cedula de Identidad hasta donde se le pide el numero del contrato solo haciendo clic con el mouse o presionando varias veces la tecla [TAB] o la tecla [ENTER] hasta llegar a donde quiere ir. 3.- Barra de Estado de la Ventana En esta area aparecen mensajes durante cualquiera de los procesos del sistema y tambin esta compuesta por 3 Utilisimas herramientas en el manejo de los datos que se procesan, estas herramientas son las siguientes: 4.- Indicador de Registros de la Tabla en Uso. Ac adems de Mostrar la Ubicacin del Registro y el Total de los mismos tambin nos presenta 4 Botones que los usaremos en la Navegacin que sobre los registros necesitemos hacer y un Botn para la creacin de Nuevos Registros, estos movimientos son:

5.- Boton para Filtrar Registros Filtrar Registros es seleccionar registros con determinadas caractersticas as como podemos filtrar todos los Registros cuyos nombres sean JOSE tambin podemos seleccionar todos los JOSE que sean del

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Tipo JUVENIL o tambin podemos aplicar un filtro general para que no nos aparezca ninguno de los registros. Al hacer clic en el Botn que indica FILTRO SIN FILTRAR se activa o desactiva el filtro que hemos construido. A continuacin una demostracin de cmo construir un filtro, este procedimiento es igual para todas las ventanas y todos los datos que lo permitan.

a) Se debe ubicar en el campo de Informacin sobre el que queremos realizar nuestro filtro Ej: Campo Nombres b) Hacer clic con el botn de la derecha del mouse y obtendremos una ventana en la que nos indica condiciones predeterminadas de filtro tomando en cuenta el contenido que ese campo tiene en el momento. Ej: Igual a JASINTA, No es Igual a JASINTA, Contiene JASINTA y No Contiene JASINTA. Si seleccionamos cualquiera de estas, nuestro formulario solo presentara los registros que cumplan la condicin que especificamos. c) Tambin nos aparece la Opcin Filtros de Texto que generalmente es la que mas utilizaremos ya que lo que necesitamos es buscar lo que en ese momento no est a nuestra vista, por lo que procedemos a hacer clic en esta Opcion y nos aparecer una ventana con diversas opciones de Filtrado Ej: : Igual a, No es Igual a, Contiene, No Contiene, Empieza por, No Empieza por, etc.

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d) Al haber seleccionado cualquiera de las Opciones de filtro nos aparecer una ventana de dialogo en donde digitaremos la palabra por la cual queremos el filtro y despus haremos clic en el botn ACEPTAR, de esta manera en nuestro formulario nos aparecern solamente aquellos registros que cumplen la condicin que solicitamos e) Si habiendo filtrado con esa condicin, necesitamos reducir mas nuestra seleccin podemos seguir filtrando por los campos que necesitemos con el mismo procedimiento f) Para anular todos los filtros que hemos echos solo basta con hacer click en el botn ubicado en la barra de tarea [FILTRAR] 6. CAMPO PARA BUSQUEDA Esta herramienta nos permite realizar la bsqueda de una palabra en todos los registros uno por uno, si la palabra existe varias veces en el mismo registro nos ser mostrada. El procedimiento implica escribir la palabra en el campo indicado [Buscar] y presionar la tecla [ENTER], cada vez que se presione dicha tecla la bsqueda se mover al prximo registro que contenga la palabra o al prximo campo en el mismo registro que lo contenga BOTONES DE OPERACIN CON REGISTROS Dentro de las Ventanas tambin se encontrara en la parte inferior de esta y antes de la barra de estado un grupo de Botones que se encargaran de realizar operacines con los registros presentados en la Ventana. Estos Botones son:

De zquierda a Derecha: Boton para guardar Registros: Este nos permite que los datos que hemos introducidos sean guardados inmediatamente en la tabla que le corresponde. Boton para deshacer datos: Este permite que toda los datos introducidos en el registro actual sean eliminados, es de utilidad cuando necesitamos limpiar varios campos y reiniciar la grabacin de datos.

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Boton para Eliminar Registros: Este nos permite eliminar por completo el registro en el que nos encontramos, se recomienda mucho cuidado con el uso de este botn ya que su accin es IRREVERSIBLE Boton para Duplicar Registros: Este botn se encarga de copiar todos los datos del registro en el que nos encontramos en un nuevo registro, con lo que posteriormente procederemos a modificar algunos campos, es de utilidad en la Grabacin de Juntas ya que la fecha de un dia y la fecha de capacitacin se repite de acuerdo a las diversas horas de las juntas Boton para imprimir Informe: Este botn siempres esta asociado con algn reporte del Formulario en que nos encontremos, en la mayora de los casos nos da una Vista Previa de lo que se va a Imprimir Boton para Imprimir registro: Este botn realiza una copia al carbn de los datos que en ese momento se encuentran mostrados en el formulario Algunos de estos botones no aparecen en las ventanas Informativas o estan deshabiliatados en los formularios de consulta, cuando este es el caso aparecen en un color diferente mas bajo que el original. Con las impresoras que no poseen Impresoras se debe tener el cuido de no presionar los botones para imprimir ya que lo que obtendran es paralizar el Sistema al tratar de Imprimir en un Dispositivo que no existe. Si no obtienen un mensaje de Falta de Impresora, deber recurrir a la combinacin de las teclas [CTRL] + [ALT] + [DEL] para iniciar el Administrador de Tareas, Seleccionar la Tarea Microsoft Access ELICAM:BASe de Datos y hacer clic en el Boton Finalizar

Posteriormente deber de reiniciar de nuevo el Sistema y confirmar si no hubo prdida de datos en el registro que en ese momento se estaba manipulando.

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II.- ACCESO E INICIO DEL SISTEMA

Posterior al proceso de Instalacin de la Aplicacin, en el Escritorio de su Computadora, se encuentra el Icono de la Aplicacion SCM (Sistema de Control Multinivel), en este deber hacer Doble Click para poder ingresar.

A continuacin se le presentara la pantalla de Bienvenida por unos segundos y automticamente dar paso a la Pantalla de Acceso de Usuarios. En esta pantalla deber de Digitar su Cedula de Identidad la que ser su Clave Secreta protegida pos asteriscos y posteriormente deber hacer clic en el Botn Si no digita ninguna clave o si la clave digitada no coincide o no existe en los registros de la Base de Datos, le aparecer un mensaje y deber hacer clic en el Botn con lo que regresara al campo donde deber de digitar su ID, en el caso de que su dato sea correcto accesara al Menu Principal del Sistema, en caso de no ser correcto tiene dos oportunidades mas, al completar 3 intentos fallidos automticamente saldr de la Aplicacin.

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III.- MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA

Esta ventana corresponde como su nombre lo indica al Men Principal del Sistema, el que contiene los Diversos Submenes de la Aplicacin incluyendo el Botn de Salida del Sistema. Para seleccionar cualquiera de los Diferentes Submenes bastara con hacer un clic en el botn ubicado al lado izquierdo del Nombre del Submen y ser direccionado a su seleccin en el caso de la Salida del Sistema la aplicacin se cerrar. Los Submen hasta la fecha que pueden ser seleccionados son: Men de Tablas Men de Distribucin Men de Oficinas Men de Recepcin Men de Asesora

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IV.- MENU DE TABLAS

En este Submen que es de Nivel Administrativo, se encuentra el acceso a la creacin Modificacin de los principales y necesarios datos de las Tablas con que se encuentra articulada la aplicacin. Existen otros tipos de tablas de menor significado pero si necesarias que vienen incorporadas con la base de datos inicial por lo que no hay necesidad de darles mantenimiento. Para seleccionar cualquiera de los Diferentes Tablas, bastara con hacer un clic en el botn con el nombre de la Tabla y ser direccionado a su seleccin en una Nueva Ventana. Para Salir de este Submen deber de hacer click en el botn X de los tres botones ubicados en la parte superior izquierda de esta y de todas las ventanas.

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A) ABC DE NIVELES

Aca se le da Alta (Ingreso), Baja (Eliminacion) y se Edita (Modifica) a los diversos Niveles a los que pueden pertenecer las personas que ingresan a la Empresa tales como Estudiantes de la Carrera, Ejecutivos, Personal Administrativo y Coordinadores. En el Codigo de Nivel se deber de digitar en Mayuscula la Primer letra del Nombre del Nivel Ej: C de Coordinador A de Asesor. En el campo Nivel se sebera digitar la Descripcion del Nivel. A continuacin se proceder haciendo clic en los botones que corresponden (Ver Pag. 4) B) ABC DE OFICINAS

Esta Ventana tiene dos situaciones de Uso, la primera es con el objetivo de solo crear los nmeros de las Oficinas sin agregar Nombres de Asesores y

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la segunda situacin es cuando se le ha dado de Alta (Ingreso) a los Ejecutivos de Cada Oficina y este mismo formulario nos sirve para Editar cada una de las Oficinas y Agregarle a estas los nombres de los Asesores. SI al editar una oficina y seleccionar el Nombre del Asesor este no aparece en la lista quiere decir que el nombre de ese asesor no tiene seleccionada la Posicin de Ejecutivo por consiguiente se deber regresar a la Ventana de ABC de Ejecutivos para editarlo y corregir, hecho esto se deber de iniciar de nuevo la ventada de Oficinas y se seleccionara el Ejecutivo que ya aparecer en la lista. A continuacin se proceder haciendo clic en los botones que corresponden (Ver Pag. 4) C) ABC DE NIVEL ACADEMICO

En esta Ventana se Crean, Eliminan o Editan los Diferentes Niveles Acadmicos que son seleccionados para los prospectos que son captados por el Sistema. Se deber de digitar en el Campo Nivel Academico cada uno de los Niveles de Estudios que existen en el Pais. A continuacin se proceder haciendo clic en los botones que corresponden (Ver Pag. 4)

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D) ABC DE MEDIOS

En esta Ventana se Captaran los Diversos Medios de Propaganda que son utilizados por los Coordinadores ya sea solamente a Nivel de Medio (Radio, TV, Peridico) o Digitando el Nombre de Cada Medio pero siempre haciendo Enfasis al tipo de Medio Ej: Radio La Noticia, Periodico La Buena Noticia, TV Canal 98. A continuacin se proceder haciendo clic en los botones que corresponden (Ver Pag. 4) E) ABC DE ESTATUS

En esta Ventana se Digitaran los Diversos Estados en que se puede encontrar un Prospecto siendo estos: Activo, es el prospecto, Estudiante, Ejecutivo o Personal Administrativo que se encuentra laborando en la Empresa Inactivo, es el prospecto, Estudiante o Ejecutivo que no se encuentra laborando en la Empresa por cualquier causa. Retirado, es el prospecto que en cualquier etapa del proceso se Retiro Voluntariamente.

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V.- MENU DE DISTRIBUCION

En este Submen que es de Nivel Administrativo, se encuentra el acceso a la creacin, Modificacin y Completamiento de los datos correspondiente a los Prospectos que son captados en el Proceso compuesto por la Captacin de Llamadas Telefnicas y Recepcin de su Ingreso, tambin aca se Ingresan o Modifican los Datos del Personal Administrativo, Estudiantes de la Carrera y Ejecutivos, se les asignan los Accesos a las Diferentes Secciones del Sistema. Los Botones correspondientes a este Submen son: Grabacin de Datos de Ingresos Grabacin o Modificacin de Claves Grabacin de Ventas de Fragancias Para seleccionar cualquiera de las Opciones, bastara con hacer un clic en el botn con el nombre de la Opcion y ser direccionado a su seleccin en una Nueva Ventana. Para Salir de este Submen deber de hacer click en el botn X de los tres botones ubicados en la parte superior izquierda de esta ventana.

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A) GRABACION DE DATOS DE INGRESO

Esta Ventana est compuesta por 3 Partes de Datos, la primera se corresponde a la captacin de Datos Generales de Todos aquellos que formen parte de la Empresa en cualquier Posicin (Personal Administrativo, Estudiantes, Ejecutivos y Coordinadores). La segunda parte es una ventana Informativa ubicada en la parte izquierda y que corresponde a las diversas claves que le pertenecen al registro que se est editando o consultando. La tercera parte es una ventana Informativa ubicada en la parte derecha y que corresponde a los datos de todos los prospectos captados por las diversas claves pertenecientes al registro que se est editando o consultando. Cada una de estas ventanas informativas esta compuesta por sus barras de Navegacin e informacin de registros, a la vez le permite navegar sobre varios campos ocultos. Los Datos debern de Digitarse en cada campo a excepcin de los campos que estn presentados en cuadros de seleccin ya que solamente debe seleccionar el dato, estos campos son: Estatus, Posicin y Oficina. Los campos correspondientes a Autorizacin a uso de Men sol deber Seleccionarse S para indicar que esta Autorizado o N en caso contrario. Despus de Ingresar los Datos deber proceder haciendo clic en los botones que corresponden (Ver Pg. 4)

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B) GRABACION O MODIFICACION DE CLAVES

En esta Ventana se captan los datos de las claves de los Coordinadores, asi como tambin los nmeros telefnicos que utilizan para su propaganda. Para poder Ingresar una clave de un Coordinador este debe estar registrado en el Modulo de Grabacion de Datos de Ingresos primero en caso contrario no se podr registrar. La forma de ingreso es primero consultar si la Clave no existe movindose a travs de los registros con los botones de Navegacin o utilizando la barra deslizadora ubicada en la parte derecha de la Ventana, para esto solo bastara con hacer clic en la barra y sin soltarla moverse hacia arriba o abajo.

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Si la clave no existe, entonces se deber hacer clic en el boto de Registro Nuevo y proceder a Digitar la Clave, posterior se ubicara en el campo de la Cedula en donde deber digitar al menos los primeros dgitos o seleccionarlos de la lista, si la cedula no aparece es porque no existe en la Tabla de los ingresos, entonces se tendr que ingresar primero en ella para proseguir. Cuando la cedula existe y se presiona la tecla [ENTER] automticamente se llenaran los campos de Oficina, Estado y Contrato y el cursor se ubicara en el campo CREADA EL, ac deber de digitar la fecha en que se est creando o la podr seleccionar haciendo clic en el calendario que aparece cuando se ubica en este campo Si la clave existe y lo que se necesita es reasignarla, solamente se deber de seleccionar el nuevo numero de CEDULA e indicar la fecha en que se esta creando. Todo este proceso debe estar soportado con la documentacin requerida por el Sistema. C) GRABACION DE VENTAS DE FRAGANCIA

Esta ventana est compuesta por 3 partes. La primera corresponde a Datos Generales de la Compra de Fragancia, la Segunda se refiere al movimiento de Salida de Inventario y la Tercera a la Parte Informativa mostrada a la derecha por la venta del da por fragancias y abajo con los botones para obtener vistas previas de los saldos de inventario y venta del da por oficinas. El proceso para la Grabacin de cualquiera de los Movimientos es el siguiente: Se iniciara creando un nuevo registro con el botn respectivo, en el campo de la fecha se deber de digitar la fecha del dia en que se esta haciendo la

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el Movimiento. En el campo de tipo de Movimiento se deber de seleccionar la operacin que se va a realizar siendo estas: VENTAS: Es la operacin a travs de la cual se vende una o varias fragancias DEVOLUCIONES Es la operacin en donde se registra el Ingreso que se hace al aceptar una devolucin de fragancias ENTRADAS Es la operacin en donde se registra el Ingreso a Bodega de Fragancias MUESTRAS Ac se consignan las fragancias que sern entregadas al CURSO para mostrarlas PRESTAMOS SUCURSAL Es la operacin mediante la cual se prestan fragancias a Otra de las Empresas y por lo tanto estas adquieren una deuda TRASLADOS INTERNO Es la asignacin de Fragancias a cualquier Oficina o rea de la empresa y que no regresaran al inventario Posterior a la Seleccin del Movimiento se deber de seleccionar o Digitar la CEDULA del comprador o responsable que est afectando al Inventario, al hacerlo automticamente sern llenados los datos correspondientes y el cursor aparecer en el cdigo de fragancias, aca podr digitar la primera letra del nombre de la fragancia y aparecer el nombre completo o lo podr seleccionar de la lista, presionando la tecla [ENTER] el cursor se ubicara en el campo de cantidad y aparecer el numero 1, si la cantidad es correcta presione la tecla [ENTER] y se ubicara en el precio de la Fragancia sino necesita hacer cambio al precio presione nuevamente la tecla [ENTER] y ser trasladado a otro registro en blanco para agregar otra fragancia. Al ir actualizando o grabando cada registro automticamente le ira apareciendo en la parte de abajo el Total de la Factura y en la parte derecha el total de fragancias vendidas hasta el momento en el dia en que esta facturando.

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IV.- MENU DE OFICINAS

Esta Ventana es de Uso Operativo y ser utilizada por Ejecutivos de las Oficinas para consultar las Claves existentes y ser utilizada por los Adjuntos Coordinadores de una Oficina para Registrar y Reprogramar las llamadas Telefnicas. A) CONSULTA DE CLAVES

Esta Opcin se refiere a la ventana explicada en la Pagina 14, la nica diferencia es que esta no permite hacer ningn tipo de cambio solo

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permite navegar por los registros, ordenar por el campo que se seleccione ubicndose en este y haciendo clic con el botn derecha aparecer una ventana emergente en donde podr seleccionar el tipo de Ordenamiento que se desee. B) GRABAR/REPROGRAMAR LLAMADAS

Para poder ingresar al modulo de la Grabacin o Reprogramacin de Llamadas se le solicita su nmero de oficina y su cedula de identidad. Deber de Seleccionar de la Lista el numero de Oficina a la que pertenece o digitarlo y posteriormente digitar su nmero de Cedula, es condicin obligatoria que se encuentre registrado en la base de datos de la Empresa y que se encuentre Activada la Opcin de USA SISTEMA a S, en caso de no estarlo recibir el mensaje de Advertencias Usted no se encuentra Registrado. Despus de hacer clic en el botn de Grabar/Reprogramar ser trasladado a la ventana de Captacin de las llamadas, en donde le aparecern solo las llamadas correspondientes a su Oficina, a la vez podr realizar cambios en los datos incluyendo la fecha y hora de la cita. Esta ventana esta compuesta de dos partes la primera es la encargada de captar datos y la segunda es la que permite obtener el reporte de las llamadas por fecha y hora de Cita asignada.

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El procedimiento de Grabacin de Datos se realiza en el orden en que se realiza la entrevista telefnica, igual que en ventanas anteriores se ha facilitado la opcin de poder escribir las primeras letras de palabras para una rpida seleccin asi como en el cao de la Clave que INVITA, el Medio por donde se entero del Anuncio y el nivel de escolaridad. Despus de Seleccionar este ultimo el Sistema calcula la fecha y hora de la Cita, campos que pueden ser modificados en el momento de la grabacin o posteriormente al momento de reprogramar la llamada por ultimo se solicita un telfono de contacto y de ser posible el numero de carnet de identidad, posteriormente dbera hacer click en el botn correspondiente (Pag. 4). Recurdese de que mientras ms datos se puedan obtener en la llamada mas eficaz y rpida ser la atencin del prospecto en la Recepcin al momento que se presente. Para poder obtener el reporte de Llamadas entregarse a la Recepcin o a quien corresponda solo basta con indicar el rango de fecha y la hora de cita que se quiere presentar y despus hacer clic en el botn de informe. Cuando un prospecto que realizo una llamada se presenta a Recepcin y es buscado en el registro de llamadas telefnicas, esta se actualiza y desaparece de la ventana de Captacin / Reprogramacin.