Commission permanente sur lexamen des contrats

Rapport dexamen de la conformit du processus dappel doffres

Mandat SMCE125873001 Accorder un contrat Cassidian communications corp., pour lacquisition, linstallation, la gestion et la maintenance dun systme volu de radiocommunication de lagglomration de Montral (SRAM), pour une priode de 15 ans, pour une somme maximale de 42 547 281,73$ taxes incluses - Appel d'offres public (11-11630) - (2 soumissionnaires).

Rapport dpos au conseil dagglomration Le 21 juin 2012

Direction gnrale Direction du greffe Division des lections et du soutien aux commissions 275, rue Notre-Dame Est, bureau R-134 Montral (Qubec) H2Y 1C6

La commission :
Prsident M. Laurent Blanchard Arrondissement de MercierHochelagaMaisonneuve Vice-prsidents M. Patrick Martin Ville de Westmount M. Lionel Perez Arrondissement de Cte-des-NeigesNotre-Dame-de-Grce Membres M. Daniel Blanger Arrondissement du Sud-Ouest Mme Dida Berku Ville de Cte-St-Luc M. Christian G. Dubois Arrondissement de Pierrefonds-Roxboro M. Marc-Andr Gadoury Arrondissement de Rosemont La PetitePatrie Mme Ginette Marotte Arrondissement de Verdun Mme Marie Potvin Arrondissement dOutremont Mme Lise Poulin Arrondissement de Lachine M. Gatan Primeau Arrondissement de MercierHochelagaMaisonneuve

Montral, le 6 juin 2012

M. Grald Tremblay Maire de Montral Membres du conseil dagglomration Htel de ville de Montral 275, rue Notre-Dame Est Bureau 1.113 Montral (Qubec) H2Y 1C6

Mesdames, Messieurs, Conformment au mandat SMCE125873001, nous avons lhonneur de dposer, au nom de la Commission permanente sur lexamen des contrats, le rapport de la commission concernant loctroi dun contrat Cassidian communications corp., pour lacquisition, linstallation, la gestion et la maintenance dun systme volu de radiocommunication de lagglomration de Montral (SRAM), pour une priode de 15 ans, pour une somme maximale de 42 547 281,73$ taxes incluses - Appel d'offres public (11-11630) - (2 soumissionnaires). Nous vous prions dagrer, Monsieur le Maire, lexpression de nos sentiments les meilleurs.

(ORIGINAL SIGN) Laurent Blanchard Prsident

(ORIGINAL SIGN) Pierre G. Laporte Secrtaire recherchiste

TABLE DES MATIRES

Introduction ...................................................................................................................................4 Critres dexamen .........................................................................................................................4 Mandat SMCE125873001.............................................................................................................5 Conclusion ....................................................................................................................................6

Introduction La Commission permanente sur lexamen des contrats s'assure de la conformit du processus d'appel d'offres l'gard des contrats qui lui sont soumis et en fait tat aux instances comptentes, avant loctroi. Cette commission peut galement proposer, le cas chant, des amliorations au processus. Les modalits de fonctionnement de la commission sont prvues dans le Rglement sur la Commission municipale sur l'examen des contrats (11-007) et le Rglement sur la Commission dagglomration sur l'examen des contrats (RCG 11-008). Compte tenu du caractre confidentiel et stratgique des informations contenues dans une soumission, chaque membre de la commission est tenu au respect de la plus stricte confidentialit lgard des informations reues dans le cadre de lexamen dun dossier. L'accs aux travaux de la commission est galement limit aux personnes concernes pour le traitement du dossier vis. La commission procde priodiquement une rvision des critres dexamen et dresse annuellement un bilan de ses activits. Le rapport de la commission est considr comme tant une partie intgrante du dossier dcisionnel et du mandat desquels il dcoule et ce, conformment aux articles 2 du Rglement sur la Commission municipale sur l'examen des contrats et du Rglement sur la Commission dagglomration sur l'examen des contrats. Critres dexamen et modalits de fonctionnement Les contrats examins par la commission doivent rpondre certains critres fixs par les conseils. Ceux-ci ont fait lobjet de rsolutions du conseil municipal (CM11 0202) et du conseil dagglomration (CG11 0082). Les contrats rpondant lun ou lautre des critres suivants font ainsi lobjet dun examen de la conformit du processus dappel doffres : 1. 2. Contrat de plus de 10 M$ Contrat de biens et services ou contrat dexcution de travaux dune valeur de plus de 2 M$ ou contrat de services professionnels de plus de 1 M$ et rpondant lune des conditions suivantes : o o Une seule soumission conforme reue suite un appel doffres; Aucun appel doffres effectu, le fournisseur tant considr unique en vertu du paragraphe 2 du premier alina de larticle 573.3 de la Loi sur les cits et villes; Contrat accord un consortium; cart de prix de plus de 20 % entre ladjudicataire et le deuxime plus bas soumissionnaire conforme ou celui ayant obtenu la deuxime meilleure note totale suite lutilisation dune grille dvaluation; cart de plus de 20 % entre lestimation interne effectue pendant le processus dappel doffres et la soumission de ladjudicataire;

o o

o o 3.

Ladjudicataire en est son troisime octroi de contrat conscutif pour un contrat rcurrent; Une transaction conclue de gr gr un montant diffrent de la juste valeur marchande.

Contrat que le comit excutif ou un conseil darrondissement juge ncessaire de soumettre la commission.

SMCE125873001 Accorder un contrat Cassidian communications corp., pour lacquisition, linstallation, la gestion et la maintenance dun systme volu de radiocommunication de lagglomration de Montral (SRAM), pour une priode de 15 ans, pour une somme maximale de 42 547 281,73$ taxes incluses - Appel d'offres public (11-11630) - (2 soumissionnaires). sa sance du 16 mai 2012, le comit excutif a mandat la Commission permanente sur lexamen des contrats dtudier le dossier 1125873001. Ce dossier rpondait au critre suivant : - Contrat de plus de 10 M$; Le 30 mai, les membres de la commission se sont runis lors dune sance de travail afin dtudier la conformit du processus dappel doffres relativement au mandat SMCE125873001 qui lui avait t confi. Des responsables du Service des technologies de linformation (STI) et de la Direction de lapprovisionnement ont rpondu aux questions des membres de la commission. Ces derniers ont dabord expliqu que ce contrat vise doter le Service de police (SPVM) et le Service de scurit incendie (SIM) dun systme volu de radiocommunication. Accessoirement, les villes lies profiteront aussi du SRAM. Les objectifs d'affaires recherchs sont le remplacement des systmes radio actuels du SPVM, du SIM et des services des municipalits lies, dont la Ville de Montral (Ville), par une technologie prouve d'une architecture ouverte, avec des standards rpondant l'ensemble des intervenants en matire de scurit publique (notamment linteroprabilit assurant une meilleure coordination des intervenants). Cette acquisition est motive principalement par la grande dsutude matrielle et technologique de certains rseaux de radiocommunication vocale qui sont actuellement utiliss la Ville. titre d'exemple, le rseau dont dispose le SPVM pour ses besoins a t acquis en 1989. Pour l'acquisition, l'installation, la gestion et la maintenance du SRAM, un appel d'offres public a t lanc le 24 aot 2011. Durant la priode de rponse de l'appel d'offres, il y a eu : des visites effectues, par les preneurs du cahier des charges accompagns de reprsentants de la Direction de l'approvisionnement, dans les sites de radiocommunication, les salles informatiques et certaines units oprationnelles la Ville;

la publication de dix-sept (17) addendas suite des questions poses par les preneurs de cahier des charges; et le report de l'ouverture des soumissions deux reprises (Addendum 7 et 12). La priode de rponse l'appel d'offres a t du 24 aot 2011 au 29 fvrier 2012. Deux soumissionnaires ont dpos des offres: Motorola Solutions Canada Inc. et Cassidian Communications Corp. La priode de validit de chacune des soumissions est de 365 jours.

tant donn que le mode d'valuation des soumissions est le systme de pondration et d'valuation des offres une enveloppe, deux comits ont t mis en place : un comit technique dont le rle tait d'valuer la conformit et la qualit technique des soumissions; et un comit de slection dont le rle tait d'valuer les soumissions sur la base de la grille d'valuation publie dans les clauses administratives et particulires de l'appel d'offres. Le comit technique a valu la conformit et la qualit technique des deux soumissions et les a dclares toutes les deux conformes. Conformment aux procdures en vigueur, un rapport technique a t remis au comit de slection. Ce dernier a valu les deux soumissions et a recommand de retenir la firme Cassidian Communications Corp. qui a obtenu la meilleure note, selon les critres d'valuation pralablement tablis et connus des soumissionnaires. La soumission de ladjudicataire tant infrieure de 37,3 % lestimation, les reprsentants du STI ont signal les principaux lments lorigine de cet cart. Les membres de la commission ont soulign la rigueur du travail effectu par le STI dans ce dossier. Ils ont apprci le fait que ladjudicataire devra produire des rapports mensuels sur la progression de linstallation, de la gestion et de la maintenance du systme. Ils ont pos plusieurs questions sur les nombreux addendas mis durant la priode dappel doffres. Les reprsentants du STI ont expliqu que plusieurs prcisions techniques ont t apportes dans une perspective doptimisation. De plus, un addenda majeur a d tre mis pour tenir compte dun changement important dans les exigences lies au Service dincendie (SIM). Enfin, les membres ont constat que, nonobstant le fait que le dossier soit dune grande complexit dans un march surspcialis, ladjudicataire a pu proposer un prix comptitif par rapport lestimation prpare par les professionnels internes. Au terme de leurs dlibrations, les membres de la Commission permanente sur lexamen des contrats ont estim avoir scrupuleusement exerc leur devoir de vigilance lgard du dossier prsent. En consquence, la commission met, lunanimit, le constat suivant. Conclusion l'issue de ses travaux, la Commission permanente sur lexamen des contrats remercie les fonctionnaires du Service des technologies de linformation et de la Direction de

lapprovisionnement pour leurs interventions au cours de la sance de travail de la commission. La commission adresse la conclusion suivante au conseil dagglomration: Considrant que le dossier soumis lexamen rpond aux critres tablis par le conseil dagglomration savoir : - Contrat de plus de 10 M$; Considrant les informations qui ont t soumises aux membres de la commission; Considrant les nombreuses questions adresses par les membres de la commission aux responsables du dossier; Considrant que les explications fournies par les responsables du Service des technologies de linformation et de la Direction de lapprovisionnement sont satisfaisantes et justifiables; Considrant lanalyse approfondie faite par les membres de la commission sur les nombreux aspects lis ce dossier; Considrant la rigueur dont a fait preuve le Service des technologies de linformation dans la gestion de cet appel doffres dans un march trs spcialis;

lgard du mandat SMCE125873001 qui lui a t confi, la Commission permanente sur lexamen des contrats constate la conformit du processus dappel doffres tenu dans le cadre de ce dossier.