REPBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN DIRECCIN DE INVERSIONES Y FINANZAS PBLICAS GRUPO ASESOR DE LA GESTIN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN

PBLICA, GAPI

METODOLOGA GENERAL AJUSTADA - MGA MANUAL DEL USUARIO

Marzo de 2006

Contenido Tabla de contenido

INTRODUCCIN...........................................................................................................................................................................3 1 ASPECTOS GENERALES..........................................................................................................................................................4 1 REQUERIMIENTO BSICO DEL EQUIPO DONDE SE INSTALE LA MGA................................................................4 2 REQUERIMIENTOS POR PARTE DEL USUARIO..............................................................................................................4 3 INSTALACIN DE LA MGA.....................................................................................................................................................4 4 ESTRUCTURA DE LA MGA.....................................................................................................................................................6 5 HABILITAR EXCEL:..................................................................................................................................................................6 6 EJECUTAR LA MGA..................................................................................................................................................................7 7 USO DE LA MGA ........................................................................................................................................................................7 10 FICHA TCNICA................................................................................................................................................................19

Introduccin La Metodologa General Ajustada (MGA) tiene como objeto proveer un sistema de informacin gil y eficiente en el proceso de identificacin, preparacin, evaluacin y programacin de los Proyectos de Inversin. Para diligenciar la MGA se debe tener en cuenta el Manual Metodolgico Ajustado el cual se encuentra anexo a la versin en Excel que se puede obtener en la pgina web del Departamento Nacional de Planeacin DNP, http://www.dnp.gov.co/paginas_detalle.aspx?idp=138 captulo Inversiones y Finanzas Pblicas seccin Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional, Bpin, componente metodolgico. La MGA permite al usuario consignar la informacin de identificacin del problema o necesidad a partir de las causas, los efectos y las posibles alternativas de solucin, (se debe tener por lo menos una alternativa de solucin al problema o necesidad). A esta(s) alternativa(s) se le realizar(n) los estudios institucional organizacional, localizacin, tcnico, ambiental, econmico, comunitario, de mercado, financiero y legal, siempre que sean necesarios de acuerdo al tipo de proyecto o sean requeridos por la entidad que emite el concepto de viabilidad. Teniendo en cuenta los costos de oportunidad (representados en una tasa de descuento) y las tasas sociales con sus respectivos costos e ingresos, el evaluador podr decidir cual es la mejor alternativa. Con la alternativa de solucin seleccionada se realizar la programacin de productos e indicadores del proyecto. La MGA generar la Ficha EBI automticamente con excepcin de los datos del formulador, evaluador y viabilizador y la Calificacin de la priorizacin del Proyecto o Programa. La MGA ahorra el trabajo en los formatos de la Metodologa General para la Identificacin, Preparacin y Evaluacin de Proyectos en Colombia en un 60%

1 Aspectos Generales.
La MGA ha sido elaborada utilizando Excel 2000 y sobre plataforma Windows 95/98/2000 Professional/XP para asegurar una mayor funcionalidad del sistema. La programacin interna de la MGA ha sido realizada en Visual Basic versin 6.0.

1 Requerimiento bsico del Equipo donde se Instale la MGA

Procesador Pentium II, o similares o superiores Memoria RAM 64 MB o superior Disco Duro 500 MB o superior Resolucin de pantalla 800*600 pixels o superior, adecuadamente con resoluciones menores. Office 2000 profesional o superior

aunque

puede

funcionar

2 Requerimientos por parte del Usuario

Conocimiento de Teora de proyectos Conocimientos previos en el aplicativo Excel de Microsoft.

3 Instalacin de la MGA
La MGA viene en un Disco Compacto (CD ROM) el cual contiene adems un programa instalador para trasladar la informacin a su computador personal, con su respectivo ejemplo Tome el CD que contiene los discos de instalacin de la Metodologa General Ajustada. Insrtelo en la unidad de CD, la cual normalmente es la D:\. Espere que el sistema le muestre el contenido del cd De doble clic al archivo metodolo2.exe

Metodolo2

Escoja el directorio donde quiere instalar la Metodologa.

Seleccione Extract. Al finalizar la instalacin aparece el siguiente mensaje, indicando que el programa de instalacin ha finalizado

Cierre todos los programas Por el explorador verifique que se creo el directorio metodolo2. Cree un acceso directo al archivo MENU.xls en su escritorio

4 Estructura de la MGA.
La estructura es sencilla: tres directorios y dos archivo de ejecucin. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Usuario: Guardara uno a uno todos lo proyectos, en su respectivo directorio de los proyectos registrados con la MGA. Sistema: Guarda todos los programas y hojas de clculo que soportan la MGA. Se le sugiere no tocarlos. Anexos: contiene los documentos de ayuda que tiene la MGA. Men.xls: corresponde al archivo que ejecuta la MGA. El archivo que usted esta leyendo.

5 Habilitar Excel:
Por defecto la seguridad para Excel esta configurada como alta, la idea de bajarla a media para poder trabajar con la MGA y que Excel nos pregunte si deseamos habilitar o no las macros. Debe ejecutar Excel ir al men de herramientas / opciones / seguridad / seguridad de macros, dejndola en seguridad media.

6 Ejecutar la MGA
Ejecute el acceso directo a Men.xls desde su escritorio. El sistema debe mostrarle la siguiente pantalla

Dar un clic en habilitar macros. Bienvenido a trabajar en la Metodologa General Ajustada

7 Uso de la MGA
El sistema le mostrar la primera pantalla de trabajo

Para incluir un nuevo proyecto debe seleccionar la opcin de Nuevo proyecto. Para modificar un proyecto debe seleccionar actualizar proyecto. Para transmitir un proyecto (generar un archivo plano que se cargar en el Bpin o en el Ssepi) debe seleccionar transmitir.

7.1 Nuevo Proyecto. Incluya el nombre que le dar a la carpeta que guardar el nuevo proyecto y de un clic en aceptar.

El sistema lo introducir en el proceso de formulacin de proyectos

La MGA ir habilitando las opciones disponibles en la medida que ingrese la informacin requerida en cada uno de los mdulos. Como observa en la pantalla anterior se tiene habilitada la opcin de Identificacin. Siempre que desee cambiar de mdulo debe regresar a este men para que se habiliten las opciones. La Ficha EBI estar habilitada cuando se haya diligenciado la informacin correspondiente a los mdulos de identificacin, preparacin, evaluacin exante y programacin. Al ingresar a la opcin habilitada se mostrarn los diferentes formatos que corresponden al mdulo elegido. Como se observa en la figura existen 12 formatos para el mdulo de identificacin; adems, en la columna de estado se ir indicando si el formato esta completo, incompleto o vaco. En algunos mdulos de la MGA estarn diligenciados algunos formatos los cuales aparecern en la casilla de estado como completo sin que el usuario haya realizado ninguna accin sobre estos. Esto se debe a que la MGA diligenciar estos formatos con informacin precedente o un resultado de la misma. Nota: Siempre que se finalice un mdulo debe regresar a la hoja ndice y guardar la validacin de los formatos y que el sistema permita continuar con el siguiente mdulo.
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En la MGA aparecer una barra de comandos con el nombre de Metodologa General la cual da la funcionalidad a la MGA de la siguiente forma: El botn (Inicio) regresar a la MGA al ndice del mdulo donde se encuentre.

El botn (Guardar) tiene la funcionalidad de salvar la informacin suministrada a la MGA, tambin se puede utilizar el botn que tiene Excel por defecto Los botones (Anterior) y (Adelante) permite el desplazamiento entre las hojas de clculo, sin embargo tambin se puede utilizar la barra de desplazamiento que tiene Excel por defecto. Los botones (Adicionar) y (Eliminar) poseen la funcionalidad de ingresar y eliminar filas de informacin al ubicarse en las columnas de insercin (generalmente la primera columna) y siempre que sea permitido en el formato donde se encuentre. El botn (Insertar Objeto) tiene por propsito la insercin/eliminacin de archivos o insercin/eliminacin de hipervnculos, se utiliza en las zonas demarcadas para este fin las cuales se encuentran en la parte inferior de los formatos de identificacin y preparacin. Excel tiene limitaciones en el manejo de texto por ello encontrar restricciones en celdas de Excel las cuales no admitirn texto superior a 255 Caracteres.

Para la localizacin geogrfica la MGA despliega listas o tablas de donde se selecciona la ubicacin con solo dar un clic.

Por ejemplo, para diligenciar el formato ID-11 Objetivos es necesario dar doble clic en la celda A8

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Indicar la relacin de las causas tanto directas como indirectas con el objetivo especfico seleccionado.

Cuando la informacin requerida en cada mdulo este completa se irn habilitando las posteriores etapas en el diligenciamiento de la metodologa. Nota: Siempre que se finalice un mdulo debe regresar a su hoja ndice para que el sistema valide los formatos y permita continuar con el siguiente mdulo.

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Al finalizar los diferentes mdulos el sistema ir dando instrucciones sobre como continuar. Al iniciar el mdulo de Preparacin le pide elegir la alternativa a la cual desea la preparacin.

La MGA realiza proceso de generacin de los cuadros y se presentar para ser trabajado el mdulo de Preparacin.

A continuacin se presenta el cuadro de costos bsico del mdulo de Preparacin de una de las alternativas seleccionadas previamente.

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Diligenciados los formatos necesarios para la preparacin de todas las alternativas el sistema permitir el paso al mdulo de Evaluacin, donde se escoger la mejor alternativa de solucin, lo que se convertir en el proyecto.

En el mdulo de evaluacin se debe diligenciar la tasa de oportunidad del formato EV-02 y en el EV-12 los ingresos por las Ventas de Productos o Servicios, Venta de Subproductos, los Beneficios Valorados y el Valor de Salvamento, los costos por Agua Potable y dems Servicios a precios sociales en cada uno de los periodos. El sistema automticamente llenar
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del formato EV-01 al EV-24 con la informacin diligenciada en el Mdulo de Preparacin, con excepcin de los formatos mencionados.

Diligenciada la tasa de oportunidad de las diferentes alternativas de solucin el sistema habilitar la opcin de tomar la decisin para decidir cual alternativa se va a seguir.

Ingresando por la opcin de decisin el sistema abrir la parte donde se tomar la decisin de la alternativa de solucin y se le dar nombre al proyecto o programa.

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Esta parte se llena automticamente con la informacin de todas las alternativas con el fin de que el evaluador tenga los elementos para tomar la decisin de la alternativa de solucin.

Finalizado este submdulo se habilitar la opcin del Mdulo de Programacin.

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La MGA diligencia los formatos PR-01, PR-03 y PR-04 con la informacin precedente de la programacin por alternativa. Finalizado este Mdulo, se ingresa a la Ficha EBI la cual se genera automticamente con la informacin de los mdulos necesarios de la MGA, con excepcin de la informacin correspondiente a los datos de la entidad responsable de la formulacin y evaluacin , quien realiza la viabilidad y la priorizacin y el Control Posterior del mismo.

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9 Estructura Lgica del Sistema El aplicativo de la Metodologa General se basa en una secuencia, que determina la habilitacin de los Mdulos respectivos en un orden por el cual se rige el sistema por lo tanto es importante seguir una estructura de diligenciamiento. Por ejemplo en un proyecto cualquiera con dos alternativas de solucin este sera: Para este caso los Mdulos de la MGA se pueden definir para el sistema de la siguiente manera:

Identificacin (Iden.xls) Preparacin (Pe_01.xls, Pe_02.xls), Evaluacin (Ev_01.xls, Ev_02.xls), Decisin (Eval2.xls) Programacin (Prog.xls) Ficha EBI (EBI.xls)

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El sistema tiene por lo tanto el siguiente esquema que es importante para entender la lgica del sistema Iden.xls

Pe_01.xls

Pe_02.xls

Ev_01.xls

Ev_02.xls

Eval2.xls

Prog.xls

EBI.xls

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Ficha Tcnica

Coordinadora del Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional: Dra. Sonia Cancino Acua Grupo de Trabajo Metodolgico: Economista Mara Claudia Gutirrez, Economista Daniel Salazar, Administradora de Empresas Sagrario Forero, Economista Oscar Daniel Ordoez, Ing. Luis Alejandro Chavez, Ing. Jos Manuel Rivera, Ing. Mauricio Parra Dussan, Ing. Luis Fernando Serrano e Ing Brayan Plazas. Diseo y Programacin: Brayan Gabriel Plazas Riao

La MGA es un software con derechos de autor del Departamento de Planeacin Nacional 2003, desarrollado bajo el programa de pasanta de acuerdo con el convenio entre el Departamento Nacional de Planeacin y la Universidad Nacional de Colombia. Cualquier inquietud, sugerencia, o comentario favor enviarlo a la siguiente direccin: Departamento Nacional de Planeacin
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Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional Calle 26 N 13-19 Piso 10 Tlefono (57-1) 5960300 Ext 2290 Bogot, Colombia E-mail: webppin@dnp.gov.co Para ver los proyectos trabajados es necesario dar un clic en el ascensor y el sistema le mostrara los nombres de los proyectos cargados y escoger el que va a trabajar.

Jos Manuel Rivera Len.

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