Gestin de proyectos empresariales

05.07 Estimacin de costes

Ingeniera Informtica de Sistemas | 4 Curso | Universidad Catlica San Antonio | Joaqun Lasheras

Procesos de gestin de costes del proyecto

1. Estimacin de costes
Durante la planificacin Estimar costes de las tareas una vez asignados los recursos necesarios

2. Determinacin del presupuesto

Durante la planificacin Sumar los costes estimados para obtener una lnea base de coste
Se separan por usar tcnicas y herramientas distintas. En proyectos de poca envergadura est tan ligada a la estimacin de costes que se considera un nico proceso

3. Control econmico del proyecto

Durante la ejecucin Se identifica y analiza el porcentaje de desviacin sobre la lnea base

Procesos de planificacin
Plan de gestin Definicin de alcance Crear EDT

Planificar gestin de riesgos

Estimacin de recursos

Definicin de actividades

Estimacin de costes

Planificacin Recursos Humanos

Planificacin Calidad

Identificacin de riesgos Estimacin de duracin de actividades

Planificacin Comunicaciones

Anlisis cualitativo de riesgos

Definir secuencia de actividades

Preparar presupuesto

Planificacin Compras, Adquisiciones y contratacin

Anlisis cuantitativo de riesgos

Planificacin de respuesta a riesgos

Desarrollo del cronograma

Procesos de planificacin segn PMBOK

Gestin de costes y planificacin

Se requiere haber realizado parte de la planificacin
Se requiere el EDT y la asignacin de recursos a las tareas para estimar los costes de las tareas

Incluir la gestin de costes en la propia planificacin

Las tareas de gestin de costes consumen tiempo y recursos como cualquier otra tarea del proyecto deben incluirse en el EDT

Se controlar el coste de cada tarea del EDT

Para detectar desviaciones en tareas concretas

La estimacin de costes

Ingeniera Informtica de Sistemas | 4 Curso | Universidad Catlica San Antonio | Joaqun Lasheras

Estimacin de costes
Estimar los costes es dar una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto
Lo ms difcil a la hora de hacer un presupuesto de un proyecto TI es diferenciar las tareas a presupuestar [ver EDT] y estimar el tiempo de cada tarea [ver estimacin tiempos] y acotarlo de forma que el cliente no nos pueda colar tareas no estimadas inicialmente

Identificar los riesgos que pueden causar desviacin en las estimaciones Identificar las diferentes alternativas de costes
Ej.- Desarrollar internamente un mdulo o comprarlo? Ej.- Comprar o alquilar un recurso? Ej.- Incorporar un miembro al equipo o subcontratarlo?

Estimacin de costes
Centrada en la idea de coste
No incluye la gestin de cobros al cliente No incluye la gestin de pagos No incluye los productos de financiacin, de cobros y pagos

Distinguir entre coste devengado y pago

Coste devengado hace referencia al momento en el que se incurre en el coste. Ej.- Un proveedor de hardware entrega un equipo para el proyecto Coste pagado hace referencia al momento en el que se desembolsa el dinero por el coste devengado No suelen coincidir en el tiempo: Condiciones de pago pactadas
Pagos aplazados. Ej.- Pago a 90 das fecha factura Descuentos por pronto pago

Estimacin de costes
Cuanto dinero va a costar realizar el proyecto?
La estimacin es una prediccin en base a la informacin disponible La incertidumbre en la estimacin se reduce al avanzar el proyecto. Siempre quiere saberse demasiado pronto! [Yourdon]

Se indicar el rango de posibles resultados. Ej.- 10.000 500

Realizar revisiones durante el proyecto para refinar Ej.- 10.400 200 Al inicio del proyecto el rango es del orden de 50% [PMBOK]

Mtodo PERT
Parte 1. Durante la planificacin 1. Generar la lista de actividades (Por ejemplo, a partir de la EDT). 2. Establecer las relaciones entre las actividades. 3. Construir el grafo de actividades o red del proyecto. 4. Estimar los tiempos de ejecucin de cada actividad. 5. Utilizar el mtodo PERT (propiamente dicho).
5.1. Calcular el tiempo ms prximo en que podra iniciarse cada actividad. 5.2. Calcular el tiempo mnimo de ejecucin del proyecto, o lo que es lo mismo, el tiempo ms prximo en que podra concluir la ltima actividad del proyecto. 5.3. Calcular el tiempo ms lejano en que podra concluir cada actividad. 5.4. Calcular la holgura para cada suceso (inicio o fin de actividad). 5.5. Calcular la holgura para cada actividad. 5.6. Identificar el camino crtico. 5.7. Analizar el resultado con el fin de minimizar, si fuera posible, la duracin determinada.

Este captulo

6. Asignar recursos a cada actividad. 7. Calcular costes directos para cada actividad. 8. Definir los hitos principales e incluirlos en el plan del proyecto.

Mtodo PERT
Parte 2. Programacin
Una vez finalizado el proceso de planificacin, puede comenzar el de programacin

1. Definir el calendario del proyecto (das hbiles, duracin de la jornada, etc.).

Este captulo

2. Programar los tiempos (asignar fecha de inicio y fin a cada actividad). 3. Programar los recursos. 4. Calcular los costes de ejecucin de cada actividad. 5. Verificacin y ajuste de la programacin.
Para ello se utiliza la extensin del mtodo denominada PERT-Costes: 5.1. Ajuste de los tiempos de tarea, y los tiempos del proyecto. 5.2. Ajuste de la asignacin de recursos (resolviendo los conflictos de disponibilidad, sobreasignacin y equilibrado). 5.3. Ajuste de los costes de tarea y de proyecto.

Estimacin de costes de una tarea

En proyectos IT, a la hora de fijar un precio se suele pensar en cobrar por hora de trabajo, pero hay ms cosas que contemplar en los presupuestos... ... Los costes de todos los recursos imputables al proyecto:
El trabajo y los perfiles de miembros del equipo que realizan el mismo Los materiales Los servicios Las instalaciones

Estimacin de costes de una tarea

Costes directos
De recursos humanos o mano de obra: horas de recurso programadas x Tarifa horaria x Nmero de recursos
Suelen ser los predominantes Incluir seguros, seguridad social,

Viajes y formacin De material: lista de material x Precio unitario x Unidades consumidas De equipamiento: alquiler de equipos, tiles, vehculos, elementos fungibles que se usarn.
Hardware, software Si ya se dispone de ellos se contabilizar su amortizacin y mantenimiento

Estimacin de costes de una tarea

Costes indirectos
Gastos financieros: en funcin del capital financiado y del periodo desde que se realicen los desembolsos hasta que se perciban los ingresos por el proyecto.
Deber realizarse un plan de pagos y cobros Suele quedar fuera del mbito del jefe de proyecto

Gastos administrativos o generales. Uso de la infraestructura de la empresa (calefaccin, luz,)

Estimacin de costes. Entradas

Factores ambientales de la empresa
Condiciones de mercado: qu productos hay disponibles en el mercado, quin los tiene y en qu trminos y condiciones Bases de datos comerciales. Ej.- estudios de remuneracin

Informacin histrica de la organizacin

Y polticas de estimacin de costes, si la empresa los tiene

Enunciado del alcance del proyecto Estructura de desglose del trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Plan de gestin del proyecto
Identificacin de duracin de actividades Identificacin de recursos, tipo y cantidad Identificacin de riesgos

Tcnicas de estimacin de costes

Estimacin por analogas:
Se usa el coste real de proyectos anteriores como base para el calculo del presupuesto. Se suele usar en fases tempranas, cuando se desconoce mucha informacin Es la tcnica ms barata y la menos exacta Fiable slo si los proyectos anteriores son muy similares en forma y manera de ejecucin, y los directivos tienen la suficiente experiencia

Estimacin por tres valores (PERT)

Coste ms probable de una actividad Cm. Coste optimista de una actividad Co. Coste pesimista de una actividad Cp. Coste esperado = ( Co + 4Cm + Cp) / 6

Tcnicas de estimacin de costes

Estimacin por modelizacin paramtrica:
Se usan las caractersticas del proyecto (parmetros) en un modelo matemtico para predecir los costes:
Se usa una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables

Su complejidad es muy variable, dependiendo del proyecto Son fiables cuando:

La informacin histrica usada para desarrollar el modelo matemtico es precisa Los parmetros utilizados en el modelo se pueden cuantificar fcilmente El modelo es escalable (vlido tanto para proyectos grandes como pequeos, del mismo tipo)

Tcnicas de estimacin de costes

Estimacin por tarifas estimadas de recursos
Se identifica, por cada recurso, su tarifa unitaria. Ej.- coste de personal por hora, coste de material por unidad... El coste estimado ser el producto: cantidad de recursos estimados x tarifa

Las tarifas pueden obtenerse del mercado, de proyectos similares,... O se pueden estimar

Ejemplo. Estimacin sencilla

Proyecto de 3 meses, 5 personas, 2h/da

Tcnicas de estimacin de costes

Estimacin de abajo hacia arriba:
Se estiman los costes de todas las tareas por separado y se suman progresivamente El coste y la precisin de este tipo de estimacin depende del tamao de los elementos de recursos en el proyecto
Un tamao pequeo de elementos distintos incrementa el coste de su estimacin, pero tambin se aumenta la precisin de la estimacin global El equipo de gestin debe decidir si compensa el gasto en determinar el coste de elementos cada vez ms pequeos y su influencia en el aumento de la precisin

Anlisis de reservas
Para cubrir posibles contingencias se aade un margen sobre el beneficio normal, como reserva Recogen eventos con falta de precisin
Ej.- No se sabe nmero exacto de horas, se da un intervalo

Recogen eventos posibles, pero no ciertos

Ej.- se sabe el coste exacto, pero no si ser necesario pagarlo

Para no penalizar el coste de la actividad asociada, se crea una actividad de duracin cero en el cronograma, a la que se le asigna la reserva

A medida que avanza el proyecto, se revisan las reservas realizadas para actualizarlas

Estimacin de costes. Salidas

Estimacin de costes de actividades
Incluyendo todos los costes imputables

Informacin de respaldo de la estimacin de costes

Documentar cmo se realiza la estimacin, las asunciones realizadas Documentar las restricciones existentes Indicar el rango de estimaciones posibles
Ej.- 10.000 (-10%, +15%)

Plan de gestin de costes Cambios solicitados

Elaboracin del presupuesto

Ingeniera Informtica de Sistemas | 4 Curso | Universidad Catlica San Antonio | Joaqun Lasheras

Presupuesto
El presupuesto es el resultado final del ciclo de planificacin
Debe ser razonable, alcanzable y de acuerdo con las tareas Se indicar el rango de posibles resultados. Ej.- 10.000 500

El presupuesto se obtiene sumando los costes estimados para las actividades individuales

Presupuesto. Entradas
Enunciado de alcance del proyecto Estructura de desglose del trabajo (EDT). Diccionario EDT Estimaciones de costes de las actividades Informacin de respaldo a la estimacin de costes Cronograma del proyecto Calendario de recursos Contrato Plan de gestin de costes

El presupuesto incluir:
Margen de gestin
Presupuesto establecido para cubrir problemas no previstos
Ej.- cambio de tarifas, malas estimaciones en fase de planificacin

Siempre que haya un cambio significativo, el presupuesto debe reajustarse

Presupuesto distribuido
Desglose por tareas

Presupuesto sin distribuir

Presupuesto asignado para cambios en el contrato previstos por apremio en los plazos

Presupuesto sin asignar

Agrupacin de tareas del contrato que todava no se han identificado y/o autorizado

Presupuesto disponible
Sera deseable que
El presupuesto sea flexible Los objetivos marquen el presupuesto y no al revs Exista coordinacin de presupuestos a nivel de empresa

Los beneficios provienen de una buena gestin, no es directamente proporcional al presupuesto destinado

Qu presupuestar (I)
Anlisis:
El anlisis del problema posterior al presupuesto; previo a la elaboracin del documento de anlisis funcional y del diseo tcnico

Consultora:
Cuando el objetivo del proyecto es la recomendacin de medidas apropiadas y prestacin de asistencia en la aplicacin de dichas recomendaciones.

Preparacin del entorno:

Instalacin de servidores, aplicaciones (CVS, IDEs, etc), etc.

Qu presupuestar (II)
Implementacin:
Las tareas de programacin en s

Direccin de proyecto:
Las horas que dedica el director de proyecto a la coordinacin de los programadores Se suele poner un 25% del tiempo de implementacin

Implantacin:
Instalacin de la aplicacin en los entornos del cliente. Cuidado con las subidas de los hitos entregables a los entornos del cliente

Qu presupuestar (III)
Formacin:
Suele estar hasta bien visto por el cliente dar un par de charlas de formacin a los usuarios sobre la aplicacin

Documentacin:
Anlisis funcional, diseo tcnico, manuales, documentos de puesta en produccin, etc.

Desplazamientos:
Cuando el cliente se encuentre a una distancia considerable, se incluyen dietas.

Material:
Sobre todo hardware que se va a instalar en el cliente...

Ajustar los costes de una tarea

Una vez asignados los recursos a las tareas, comprobar si los costes directos del proyecto son admisibles dentro del lmite presupuestario. Procedimientos bsicos para ajustar el presupuesto:
Sustituir los recursos asignados por otros de menor coste. Reducir la duracin de aquellas tareas donde se requieran recursos de mayor coste por unidad de tiempo. Intentar reducir los costes fijos del proyecto:
Ej.- tamao de la plantilla estable, das de alquiler de los recursos materiales ms caros, etc. y en general de todos aquellos ligados a la duracin del proyecto Ej.- gastos financieros del capital solicitado para financiar el proyecto, gastos indirectos que desaparecern cuando concluya el proyecto vigilancia y seguridad, costes administrativos, etc.-

Lnea base de coste

La lnea base de coste es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base para el control de costes Se desarrolla sumando los costes estimados por periodo. Suele representarse por una curva S.

El precio final y criterios contractuales

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Presupuesto vs Precio final

El presupuesto es la suma de los costes de las tareas
Incluye costes directos e indirectos de las tareas

El precio final es el importe que finalmente se repercute al cliente

Incluye factores comerciales, financieras, tributarios, etc...

Evidentemente no es lo mismo lo que cuesta el proyecto, que lo que se cobra al cliente

Los mrgenes
Margen de riesgo
Se aade a las tareas para cubrir errores en las estimaciones

Margen comercial
Se aade para cubrir las tareas comerciales y para poder negociar bajando el precio al bajar este margen

Margen de calidad
Se deja para el control de calidad del cdigo

Margen al tiempo de entrega

Es un margen de tiempo, no puramente econmico Se aade para cubrirse frente a que los recursos se tengan que dedicarse a otras tareas importantes y urgentes durante el proyecto, provocando retrasos

Factores que afectan al precio

Oportunidad de mercado
Se puede ofrecer un precio menor para tratar de ganar cuota de mercado. Menos beneficio en el proyecto dar futuras oportunidades.

Coste estimado incierto

Si es difcil estimar el coste, agregar un margen sobre el beneficio normal por posibles contingencias.

Trminos contractuales
Un cliente podra permitir al desarrollador mantener la propiedad intelectual del cdigo y reutilizarlo. El precio sera menor que si se entrega el cdigo fuente y sus derechos al cliente.

Factores que afectan al precio

Volatilidad en los requerimientos
Si los requisitos pueden cambiar con facilidad, se puede ofrecer un precio bajo para ganar un contrato. Una vez el contrato es asignado, aplicar precios altos para los cambios en los requisitos.

Dificultades econmicas
Si los desarrolladores pasan apuros econmicos pueden preferir reducir su beneficio a no ganar el contrato.

Otros aspectos a considerar

La inflacin
Incluir revisiones de los costes en proyectos plurianuales

El IVA repercutido al cliente

No es realmente un ingreso Se netea con el IVA devengado La diferencia positiva se entrega a Hacienda La diferencia negativa se solicita a Hacienda

Clusulas de penalizacin
En algunos casos los clientes pueden pedir que se incluyan clusulas que penalicen el retraso del proyecto Limitarlas a un porcentaje del costo total del proyecto (un 20% como mucho) Cubrirse las espaldas en la estimacin de tiempos, sobre todo aplicando margen al tiempo de entrega

Otras consideraciones econmicas

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El clculo de la rentabilidad
Es muy importante tener un modelo de presupuesto que luego nos permita hacer un clculo de la rentabilidad sobre los tiempos estimados Para ello durante la fase de implementacin mediremos los tiempos que lleva cada tarea y los compararemos con el estimado (control de tareas) Esto nos ser de mucha ayuda en futuros presupuestos

El flujo de caja
Determina los plazos en los que el cliente va a pagar el proyecto Se suele intentar marcar hitos en el proyecto e ir cobrando un porcentaje a la entrega de esos hitos Muy importante no cobrar slo al final del proyecto
Sobre todo en proyectos largos Nos puede traer problemas financieros

Cuidado con empresas que pagan con pagars a 30, 60 o incluso 90 das

El flujo de caja. Necesidades financiacin

Suelen definirse en funcin de la lnea base, excedindolos normalmente por un margen Se requiere financiacin para el arranque del proyecto Lnea escalonada

Otras formas de presupuestar

Muchas veces lo que se presupuestan no son slo proyectos, pueden ser:
Productos de software ya terminados: lo que se vende es la licencia y en muchos casos la implantacin. Mantenimientos mensuales: con una cuota fija al mes para realizar tareas de mantenimiento de una aplicacin. Packs de horas: se le cobran al cliente X horas que ste ir consumiendo segn se vayan realizando desarrollos solicitados.

Licencias
Una vez que tenemos un proyecto de software desarrollado podemos establecer licencias para venderlo a varios clientes Estas licencias pueden ser:
Por empresa Por usuario de la empresa Por cliente de la empresa que utilice la aplicacin Por CPU de servidor etc.