Papeles de trabajo en auditora 1.

1 Introduccin y concepto
El Contador Pblico debe preparar y conservar papeles de trabajo, la forma y contenido de los mismos debe ser diseada para llenar circunstancias de un trabajo en particular, la informacin contenida en los papeles de trabajo constituye la evidencia principal del trabajo que el Contador Pblico ha hecho y las conclusiones a que ha llegado sobre asuntos importantes. Los papeles de trabajo sirven principalmente para: Proporcionar la base principal para el dictamen del Contador Pblico, incluyendo su manifestacin sobre el cumplimiento de las normas relativas a la ejecucin del trabajo que estn implcitas en la referencia en su dictamen a las normas de auditora de aceptacin general, ayudar al Contador Pblico a conducir, supervisar el trabajo, funciones y Naturaleza de los Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo son registros elaborados por el Contador Pblico que demuestran los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes a que ha llegado en el trabajo. Ejemplos de los papeles de trabajo son los programas de auditora, anlisis, memorandos, certificaciones y confirmaciones obtenidas de la gerencia y terceros, extractos de documentos de la Compaa, cdulas y comentarios preparados y obtenidos por el Contador Pblico, los papeles de trabajo pueden tambin estar en forma de datos archivados en cintas y otros medios, siempre y cuando la legislacin vigente lo permita.

1.2 Objetivos
Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos en dicho trabajo. Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente o del Revisor Fiscal. Constituir una fuente de informacin concerniente a detalles de saldo de cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en relacin con el examen o para efectos posteriores a la realizacin del mismo, como futuras Auditoras. Facilitar los medios para una revisin de los Supervisores, Jefes, organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones expresadas, probar a la vez que el trabajo se realiz con calidad profesional.

Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conduccin de su trabajo.

1.3 Propiedad custodia y confidencialidad de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, l los prepar y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, est obligado a mantener absoluta discrecin respecto a la informacin que contienen. Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningn motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesin (a menos que lo autorice l o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas). De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, as tambin los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador pblico rinde con relacin a esos mismos balances y estados financieros. Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a travs de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelar ninguna informacin confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente. Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir y en algunos casos se ve obligado, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la correccin tcnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen. La confidencialidad se establece como norma y est relacionada estrechamente con el cuidado profesional que debe tener el personal auditor. En este sentido, queda estrictamente prohibido mostrar los papeles de trabajo a personas no autorizadas, a menos que se trate del personal que realice labores durante el proceso de revisin; cuando los papeles coadyuven a solucionar los problemas que se presenten en las revisiones; o cuando formen parte de la evidencia de hechos o irregularidades que se hayan detectado.

1.4 Caractersticas bsicas de los papeles de trabajo

Que sean objetivos, es decir, que la informacin sea imparcial y suficientemente amplia para que el lector pueda formar una opinin. Que sea de fcil lectura, por lo cual se integrar de manera lgica, clara y sencilla. Que estn completos y detallados en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones. Que los cruces de las distintas cdulas (sumarias, analticas y subanalticas), se correlacionen fcilmente, de tal manera que contengan suficientes ndices y marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad.

Que sea pertinente, por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

1.5 Estructura o elementos que integran los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operacin a que se refieran del trabajo desarrollado de las conclusiones obtenidas; esto se logra estableciendo un mnimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos.

Nombre de la empresa a que se refieren Fecha de cierre del ejercicio examinado Ttulo o descripcin breve de su contenido Fecha en que se prepar Nombre de quien lo prepar Fuente de donde se obtuvieron los datos Descripcin concisa del trabajo Conclusin

1.6 Contenido de los papeles de trabajo

La preparacin adecuada de las cdulas acumuladas para documentar las evidencias de auditoria, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cdula y el diseo adecuado de las cdulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseo depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas caractersticas:

Cada papel de trabajo debe de estar identificado con informacin tal como nombre del cliente, periodo cubierto, descripcin del contenido, la firma de quien lo prepar, la fecha de preparacin y el cdigo de ndice. Los papeles de trabajo estn catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo y organizacin. Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoria realizado. Cada papel de trabajo incluye suficiente informacin para cumplir los objetivos para los cuales fue diseado. Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoria que se est considerando tambin se expresan en forma clara.

Organizacin y archivo de los papeles de trabajo

ORGANIZACIN Es aconsejable que exista uniformidad razonable en la organizacin de los legajos de auditora. Por consiguiente, el marco en que se encuadran los papeles de trabajo de auditora puede describirse brevemente en la forma que sigue: * Hojas de Trabajo.- Las hojas de trabajo deben elaborarse con los conceptos y cifras en el mismo orden de los estados financieros para facilitar la presentacin de los mismos o el cotejo de estos contra nuestros papeles de trabajo. * Cdulas Sumarias.- Por cada concepto o partida principal de los estados financieros debe existir una cdulas sumaria, en estas se deben relacionar las cuentas individuales del mayor general que se agrupan como una partida de los estados financieros. La cdula sumaria de los inventarios, por ejemplo, podr incluir las cuentas del mayor general para materias primas, productos en proceso, productos terminados y materiales y suministros. * Relaciones de Cuentas.- Cuando las cuentas de mayor tienen subcuentas

se requiere de cdulas llamadas relaciones que integran el saldo de dichas cuentas, debern elaborarse las relaciones a fin de integrar cada cuenta de control o acumulativa. * Cdulas de Detalle o Analtica. - Generalmente hay una o varias cdulas de detalle para cada cuenta del mayor que es objeto de trabajo de auditora, estas cdulas deben contener la evidencia de los anlisis y pruebas efectuadas para formar una opinin sobre el saldo de la cuenta. El saldo final que se muestra en la cdula sumaria debe coincidir con el saldo de la cuenta individual que aparece en la sumaria. Si fuese necesario, se presentaran subcdulas para registrar pruebas de los datos que respaldan las transacciones o para desarrollar otros trabajos de auditora necesarios.

ARCHIVO Todas las asociaciones de contadores pblicos establecen un mtodo propio para preparar, disear, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta le mtodo de su despacho. Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo son:

ARCHIVOS PERMANENTES: Tienen como objetivo reunir os datos de naturaleza histrica o continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro. Ms adelante estudiaremos ms acerca del archivo permanente. ARCHIVOS PRESENTES: Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al ao que se est auditando. Los tipos de informacin que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditoria, informacin general, balanza de comprobacin de trabajo, asientos de ajuste y reclasificacin y cedulas de apoyo.