UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

Tema 2
Escuela Profesional: Administracin de Empresas Asignatura:

Racionalizacin Administrativa
Profesor

MBA Jos Luis Len Untiveros

Email: RPM: leon.jl@pucp.edu.pe *191602

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Tema 2
Herramientas Para Identificar Causas De Problemas en La Racionalizacin Administrativa

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HERRAMIENTAS A ESTUDIAR

Flujograma Matricial

Brain Storming

Diagrama de Relaciones

Diagrama de Afinidad

Tcnica del Grupo Nominal

Diagrama Causa Efecto

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TCNICA DEL FLUJOGRAMA MATRICIAL

Es la confeccin de un documento que permita la visualizacin del proceso que se pretende analizar, determinando la secuencia lgica del proceso desde una perspectiva completa.
De esta manera se podr revisar y evaluar el proceso sin tener que estar frente al mencionado proceso. Para tal efecto, se requiere la utilizacin de unos smbolos estndar que indicarn una accin especfica realizada; los cuales debern encontrarse conectados mediante flechas que indiquen la direccin del flujo, siempre de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
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DEFINICIN

TCNICA DEL FLUJOGRAMA MATRICIAL

Smbolo Inicio-Terminal: Indica el inicio o fin del Proceso

Smbolo de Actividad: Indica la ejecucin de una accin que debe ser descrita al interior del smbolo.

SIMBOLOGA
Smbolo de Decisin: la decisin siempre deber ser redactada como pregunta que contempla dos respuestas posibles: "s" o "no". Ambas respuestas tendrn lneas de flujo independientes.
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TCNICA DEL FLUJOGRAMA MATRICIAL

Smbolo de Documento: supone la emisin de algn tipo de documento. Se deber indicar cul es el documento generado.

SIMBOLOGA
Smbolo Base de Datos: representa una accin de almacenamiento de informacin en una base de datos que debe indicarse al interior del smbolo.

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TCNICA DEL FLUJOGRAMA MATRICIAL

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TCNICA: LLUVIA DE IDEAS (BRAIN STORMING)

Objetivo: Generar ideas originales en el proceso de la toma de decisiones.
Dado en un ambiente relajado, mediante la liberacin de la creatividad en los equipos; de tal manera que los miembros del mismo se involucren en el proceso.

DEFINICIN
Puede ser llevada a cabo de tres formas:
1. De manera no estructurada. 2. De manera estructurada. 3. Silenciosa.

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TCNICA: LLUVIA DE IDEAS (BRAIN STORMING)

Pasos: 1. Seleccionar un facilitador que apunte las ideas (pizarra, papelote, etc.) 2. Se identifica el tema sobre el cual se aplicar la tcnica. (especificacin de problema bsqueda de causas)
1 FORMA DE MANERA NO ESTRUCTURADA 3. Escribir c/idea relacionada al tema, en el orden que se vayan dando con el menor nmero de palabras posible sin interpretar la idea original o cambiarla. 4. Nunca criticar las ideas. 5. Revisar la lista y verificar su comprensin. 6. Eliminar mediante consenso ideas que se dupliquen, que involucren ideas no importantes o aspectos no negociables.
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TCNICA: LLUVIA DE IDEAS (BRAIN STORMING)

Pasos:

2 FORMA DE MANERA ESTRUCTURADA

Similar a la forma anterior, pero en este caso se trabaja en un formato ordenado declarando las ideas por medio de un turno preestablecido.

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TCNICA: LLUVIA DE IDEAS (BRAIN STORMING)

Pasos: A diferencia de las anteriores, el registro de las ideas es en un papel y de manera privada, las personas anotan sus ideas y pasan el papel a otra persona para que agregue ms ideas o construya nuevas ideas sobre la base de las previamente escritas.

3 FORMA SILENCIOSA

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TCNICA DEL DIAGRAMA DE RELACIONES

Mtodo de induccin lgica administrable a un equipo de trabajo. Permite aclarar las causas y sus relaciones para identificar, confirmar y seleccionar las categoras originales ms importantes que afectan un problema de anlisis.

DEFINICIN
Herramienta es de suma utilidad para encontrar y confirmar causas de problemas. La tcnica requiere de una pizarra o papelote.

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TCNICA DEL DIAGRAMA DE RELACIONES

1. En la pizarra o papelote se escribe todas las categoras de causas en crculos que debern estar colocados de manera equidistante para evitar dar preponderancia a alguno de ellos.

PASOS

2. Seguidamente el equipo en conjunto se preguntar de manera sistemtica su existe alguna relacin de causalidad entre las distintas categoras. 3. De existir una relacin, se trazar una flecha que parte de desde la categora que es la causa hacia la categora que es el efecto.

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TCNICA DEL DIAGRAMA DE RELACIONES

4. Terminada la revisin de todas las categoras, se proceder a totalizar las entradas y salidas que tienen cada una de ellas. Enseguida el grupo elegir lo siguiente:
i. Las que tengan ms salidas (mayor relacin de causalidad) Las que tengan ms entradas (mayor relacin de efecto)

PASOS

ii.

5. Terminada la revisin de todas las categoras, se proceder a totalizar las entradas y salidas que tienen cada una de ellas.

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TCNICA DEL DIAGRAMA DE RELACIONES

En el presente ejemplo se seleccionaran como causas principales las categoras C, D por tener el mayor nmero de salidas y E como causa secundaria por tener el mayor nmero de entradas.
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DIAGRAMA DE AFINIDAD

Agrupa gran cantidad de ideas en temas afines (en factores o categoras)

INTRODUCCIN

Un facilitador es quien esfuerzos de un equipo

orienta

los

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DIAGRAMA DE AFINIDAD

1. Se desarrolla una Tormenta de Ideas sobre un problema, efecto o tema en general.

2. Se anotan todas las ideas en pequeos papeles.

PASOS

3. Estas ideas son colocadas en un lugar fcilmente visibles por todos los integrantes del grupo. 4. En silencio, el equipo agrupar las ideas que considere que involucren temas comunes, verificando luego la afinidad de las mismas. 5. Posteriromente, el equipo deber asignar un ttulo que las englobe e identifique.
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TCNICA DEL GRUPO NOMINAL

Objetivo: Obtener consenso grupal, sobre la base del libre flujo de ideas y la participacin activa de los miembros; incorporando tcnicas de votacin matemtica en la recopilacin del juicio del grupo.

DEFINICIN

Tcnica desarrollada en una reunin de grupo. ptimamente entre 4 y 8 personas.

Esta Tcnica del Grupo Nominal supera los diversos problemas que son tpicos en los grupos que interactan. (Group Think)

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TCNICA DEL GRUPO NOMINAL

I. II.

ETAPAS

GENERACIN: en silencio de ideas que se ponen por escrito. DEPURACIN: Cada integrante explica su idea de modo que al final se registre en la pizarra cada idea en una frase concisa; y se eliminen las que se repiten.

III. VOTACIN, individual sobre la prioridad de las ideas. La decisin del grupo se obtiene mediante la ordenacin por categoras y sumando las puntuaciones individuales.

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TCNICA DEL GRUPO NOMINAL

ETAPA I: GENERACIN

1. Seleccionar un facilitador; quin inicia la reunin planteando una pregunta abierta (ej. Planteamiento de un Problema, causas, etc.) 2. Los integrantes del grupo, de forma privada, escriben sus ideas en una hoja de papel.
3. Luego de 5 10 minutos, cada persona por turnos (interaccin mltiple), presenta una de las ideas que ha escrito en su lista privada.

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TCNICA DEL GRUPO NOMINAL

ETAPA I: GENERACIN

4. El facilitador escribe esa idea en una pizarra o papelote que est a la vista de los dems miembros del grupo. Todava no hay discusin en este punto de la reunin, slo el registro de ideas previamente manifestadas. 5. La presentacin por turnos contina hasta que todos los miembros indican que ya no tienen ms ideas que compartir. 6. El resultado de esta etapa es la reunin es una lista de proposiciones (ideas). 7. Esta etapa es conocida tambin como Lluvia de Ideas.

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TCNICA DEL GRUPO NOMINAL

ETAPA II: DEPURACIN

1. Se inicia la discusin en la que se trata cada una de las ideas presentadas. 2. Esta discusin se realiza pidiendo aclaracin, o relacionando una idea con otra con el propsito de depurar la lista; con la participacin de todos los miembros del grupo

3. Al final, se tienen ideas exactas y sin repeticiones.

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TCNICA DEL GRUPO NOMINAL

1. A continuacin, tiene lugar la votacin independiente. 2. Cada uno de los miembros, en privado y por escrito, seleccionar 5 ideas prioritarias mediante puntuaciones de acuerdo a la siguiente metodologa: ETAPA III: VOTACIN
i. ii. Escoger la ms importante, asignarle puntaje 5 y separarla. De las que quedan escoger la menos importante, asignarle puntaje 1 y separarla.

iii. De las 3 que quedan escoger nuevamente la ms importante, asignarle puntaje 4 y separarla.

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TCNICA DEL GRUPO NOMINAL

iv. v.

ETAPA III: VOTACIN

De las 2 restantes, escoger la menos importante, asignarle puntaje 2 y separarla. A la ltima idea que queda asignarle puntaje 3.

4. La decisin del grupo es el resultado de la suma aritmtica de los votos individuales.

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DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO

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DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO
Por su estructura se le conoce tambin como el diagrama de pescado, de rbol o Ichikawa. Es una herramienta sistmica para la resolucin de problemas, que permite apreciar la relacin existente entre una caracterstica del problema (efecto) y los factores (causas) que la originan, para as poder definir las causas races de un problema existente en un proceso.

INTRODUCCIN

Las causas son determinadas pensando en el efecto que tienen sobre el resultado, indicando por medio de flechas la relacin lgica entre la causa y el efecto.
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DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO
1. Se describe el efecto visible del problema que va a analizar. 2. Se escribe este efecto en el lado derecho de la hoja; a la izquierda de sta debe ubicarse la columna vertebral del diagrama. 3. Se escriben las causas primarias, que se denominan "ramas principales". 4. Se escriben las causas secundarias que salen de las ramas principales y las causas terciarias que salen de las "ramas" medianas. 5. Se determinan todas las causas posibles que pueden provocar el efecto. Es recomendable realizar trabajos grupales de discusin abierta y fomentar la "tormenta" de ideas.
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PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO
6. Se agrupan las causas por afinidad, ramas grandes, medianas y pequeas. Se elabora entonces el diagrama causaefecto con los elementos que parecen tener un efecto significativo sobre la caracterstica del problema. 7. Se asigna importancia a cada factor, marcndose aquellos que parecen tener un efecto significativo sobre la caracterstica de calidad. Esta ponderacin depende de la experiencia personal. 8. Se registra cualquier informacin que pueda ser til: ttulo, nombre del producto, proceso, fecha, lista de participantes, etc.

PROCEDIMIENTO

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DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO

OBSERVACIONES

Identificar los factores para discusin y consulta entre las personas involucradas en los procesos, a fin de evitar omisiones que pudieran afectar los resultados del anlisis con esta herramienta. La caracterstica debe ser lo ms concreta y real posible; por ello hay que evitar los trminos abstractos. Los factores y las caractersticas deben ser medibles para captar la fuerza de la relacin causa-efecto de forma objetiva mediante el uso de datos.

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DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO

OBSERVACIONES

Descubrir los factores sobre los cuales es posible actuar. Las causas deben subdividirse hasta el nivel en el que sea posible actuar sobre ellas. Asignar valores a factores de manera objetiva, con base en datos. El diagrama causa-efecto debe mejorarse continuamente mientras se use.

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DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO
Durante la reunin mensual del equipo de ventas de una empresa comercializadora de lubricantes ABZ SAC, se trat como tema fundamental: La baja en las de ventas mensuales.

EJEMPLO

Para ello, el jefe regional convoc a los integrantes del equipo de ventas para que opinaran y discutieran acerca de los factores o causas que ocasionaron este efecto.

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DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO
Entre las principales causas, lograron determinarse las siguientes: Falta de un plan estratgico coherente con la realidad. Desmotivacin de la fuerza de ventas. En los ltimos meses mucho de ellos no lograron alcanzar sus objetivos mensuales. Falta de apoyo tcnico de parte del rea de ingeniera. Algunos vendedores captaban clientes en las zonas que no le correspondan. Procesos de aprobacin de crditos y facturacin engorrosos y prolongados.

EJEMPLO

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DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO
Los principales factores que incidieron fueron:

1. Motivacin.

EJEMPLO

2. Estrategia. 3. Apoyo tcnico. 4. Procedimientos administrativos.

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DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO

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