PROGRAMA DE REINGENIERIA ORGANIZACIONAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA ESTATAL

GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE ORGANIZACION

MARZO DE 2002

 Derechos reservados Primera edicin 1992 Segunda edicin 1995 Tercera edicin 1998 Cuarta edicin 2002 Gobierno del Estado de Mxico Secretara de Administracin Subsecretara de Servicios Administrativos Direccin General de Organizacin y Documentacin Lerdo Pte. Esq. Riva Palacio 1er. Piso, Edificio Plaza Toluca, Toluca de Lerdo, Mxico. Impreso y hecho en Toluca, Mxico. Printed and made in Toluca, Mexico. Nmero de Autorizacin del Comit Editorial de la Administracin Pblica Estatal A: 209-1-012-02 La reproduccin total o parcial de esta Gua Tcnica slo se realizar mediante autorizacin expresa de la fuente y dndole el crdito correspondiente. Actualiz: Unidad de Normatividad y Legislacin Administrativa

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DIRECTORIO

Lic. Arturo Montiel Rojas Gobernador Constitucional del Estado de Mxico

Lic. Enrique Pea Nieto Secretario de Administracin

Lic. Enrique Olascoaga Carbajal Subsecretario de Servicios Administrativos

Lic. Apolinar Mena Vargas Director General de Organizacin y Documentacin

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INDICE

PRESENTACION I. II. OBJETIVO CONCEPTO Y GENERALIDADES 2.1 2.2 2.3 2.4 Manual administrativo Objetivos de los manuales administrativos Ventajas de los manuales administrativos Clasificacin de los manuales administrativos

1 3 5 5 5 6 7 9 9 9 10 13

III. EL MANUAL DE ORGANIZACION 3.1 Conceptualizacin 3.2 Propsitos 3.3 Principales diferencias entre el manual de organizacin y el reglamento interior IV. BASE LEGAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE ORGANIZACION V. PROCESO PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE ORGANIZACION 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 Planeacin del trabajo Organizacin del trabajo Recopilacin de informacin Anlisis de la informacin Integracin de los apartados del manual Elaboracin del anteproyecto Revisin y adecuacin del anteproyecto Integracin y validacin del manual Publicacin del manual Divulgacin del manual Revisin y actualizacin del manual

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17 19 20 24 25 26 26 27 27 28 28

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VI.

COMPONENTES DEL MANUAL DE ORGANIZACION 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 Portada Indice Presentacin Antecedentes Base legal Atribuciones Objetivo general Estructura orgnica Organigrama Objetivo y funciones de las unidades administrativas Directorio Validacin Hoja de actualizacin

31 31 32 32 33 33 34 35 37 37 38 44 45 46 47 49

BIBLIOGRAFIA ANEXOS Anexo No. 1: Proceso para la elaboracin de manuales de organizacin Anexo No. 2: Cuestionario para el anlisis funcional

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PRESENTACION La administracin pblica es el elemento bsico para convertir los objetivos, programas y planes de gobierno, en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades y demandas de la sociedad. En materia de modernizacin, el Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 1999-2005, establece entre sus premisas: lograr una administracin pblica eficiente en su desempeo, eficaz en la respuesta a las demandas de la sociedad y honrada en los procesos de gestin. En este sentido, el gobierno del Estado intensifica sus acciones para articular y dar mayor congruencia al quehacer gubernamental, consolidar una cultura de modernizacin y mejoramiento de la funcin pblica, impulsar acciones de simplificacin de sistemas y procedimientos administrativos, mejorar la atencin a la ciudadana, y promover la eficiencia y eficacia de la gestin pblica. Congruente con estos propsitos, el Gobierno del Estado de Mxico ha puesto en marcha el Programa de Reingeniera Organizacional de la Administracin Pblica Estatal, con el fin de eficientar las estructuras orgnicas de las dependencias y de los organismos auxiliares del Poder Ejecutivo, de conformidad con sus atribuciones y programas institucionales. En el marco de este Programa, la Secretara de Administracin presenta la Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Organizacin, con la finalidad de proporcionar a las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal, informacin actualizada sobre los lineamientos y criterios bsicos para la elaboracin y, en su caso, actualizacin de estos instrumentos administrativos. La gua se integra por seis apartados, que sealan: su objetivo; el concepto y generalidades de los manuales administrativos; el manual de organizacin; la base legal en que se sustenta su elaboracin; el proceso para formularlo y los elementos bsicos que lo conforman. Con la edicin de este documento se pretende proporcionar a los servidores pblicos una mejor herramienta de trabajo que les facilite la elaboracin de sus respectivos manuales de organizacin y eficiente su desempeo en el cumplimiento de los propsitos institucionales.

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I. OBJETIVO

Proporcionar a los servidores pblicos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal, los elementos tcnicos y metodolgicos bsicos para guiar y orientar el anlisis, elaboracin e instrumentacin de manuales de organizacin bajo criterios de homogeneidad y sencillez.

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II. CONCEPTO Y GENERALIDADES

2.1 Manual administrativo El manual administrativo se entiende, en sus trminos ms sencillos, como un documento que contiene informacin ordenada y sistemtica, relativa a la estructura, funciones, objetivos, polticas y/o procedimientos de una organizacin, que se consideran necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. (1) Rodrguez Valencia define a los manuales administrativos como instrumentos "para registrar y transmitir, sin distorsiones, la informacin referente a la organizacin y funcionamiento de una empresa u organismo pblico, as como de las unidades administrativas que lo constituyen". (2) La Secretara de la Presidencia lo concibi como el documento que tiene por objeto "Proporcionar en forma adecuada y sistemtica la informacin referente a: directorio, antecedentes, legislacin, atribuciones, objetivos, estructura de puestos y/o cualquier otra cosa que sea necesaria a las entidades pblicas y/o a las unidades que las integran, para el mejor desarrollo de las tareas". (3) Retomando estas apreciaciones, podemos entender al manual administrativo como un instrumento informativo y de trabajo que permite concentrar informacin de manera ordenada y sistemtica, referente a las funciones, estructura orgnica, polticas, normas, sistemas, procedimientos, actividades y tareas propias de una rea administrativa, a fin de facilitar, eficientar y transparentar el quehacer de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos.

2.2 Objetivos de los manuales administrativos Los manuales administrativos permiten cumplir, entre otros, los objetivos siguientes:

(1)

(2)

(3)

Quiroga Leos, Gustavo, Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica, Ed. Trillas S.A., Segunda edicin, Mxico, 1994, p. 161. Rodrguez Valencia, Joaqun, Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos, Ed. ECASA, Primera edicin, Mxico,1990, p. 224. Secretara de la Presidencia, Manuales Administrativos, Gua para su Elaboracin, Direccin General de Estudios Administrativos, Mxico, 1974, p. 15.

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Presentar en forma ordenada e integral informacin relativa a la organizacin y funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, mediante la definicin del mbito competencial, niveles de autoridad, procedimientos, polticas y servicios que proporcionan las unidades administrativas que los conforman. Integrar informacin bsica para la planeacin, ejecucin, control y evaluacin de las actividades operativas que desarrollan las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos. Guiar la ejecucin de las funciones y el cumplimiento de los objetivos de las unidades administrativas, propiciando uniformidad en el trabajo. Coadyuvar en la definicin de los perfiles profesionales requeridos para desempear un empleo, cargo o comisin dentro de la estructura gubernamental. Proporcionar informacin a los servidores pblicos sobre los objetivos, funciones, polticas o procedimientos que deben cumplir en su unidad administrativa de adscripcin.

2.3 Ventajas de los manuales administrativos De acuerdo con los objetivos anteriores, el uso de manuales administrativos tiene las ventajas siguientes: Permiten la uniformidad de criterios en el quehacer administrativo. Precisan el mbito competencial y evitan la duplicidad de funciones de las unidades administrativas. Contribuyen a agilizar, eficientar y transparentar el quehacer administrativo. Facilitan el control de actividades y favorecen la evaluacin de resultados. Sirven de base para capacitar a los servidores pblicos en el cumplimiento de sus responsabilidades. Apoyan la ejecucin de programas de simplificacin del trabajo y de control de resultados.

2.4 Clasificacin de los manuales administrativos

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Los manuales administrativos se pueden clasificar con base en los criterios siguientes: Por su alcance: Generales.- Incluyen a todas las unidades administrativas que integran una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Ejemplo: Manual General de Organizacin de la Secretara de Desarrollo Agropecuario. Especficos.- Contienen informacin de una unidad administrativa de tercer nivel jerrquico (Direccin General) o inferior; es decir, se refieren a una rea particular de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, segn sea el caso. Ejemplo: Manual de Organizacin de la Direccin de Servicios Mdicos del Instituto de Seguridad Social del Estado de Mxico y Municipios. En este tipo de manuales no es necesario sealar que se trata de documentos especficos, toda vez que la unidad administrativa de referencia establece por s misma dicha especificidad. Por su contenido: De organizacin.- Son documentos que contienen informacin detallada sobre los antecedentes, base jurdica, atribuciones, objetivo general y estructura orgnica de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, as como los objetivos y funciones de cada una de las unidades administrativas que los integran. De procedimientos.- Sealan los pasos o etapas a seguir en la ejecucin de una funcin, en la atencin de un trmite o en la prestacin de un servicio, a partir de la descripcin detallada de las operaciones y actividades que integran el procedimiento. Los manuales de procedimientos incluyen los formatos que se utilizan en cada actividad, as como sus instructivos de llenado. De puestos.- Contienen la denominacin de los puestos funcionales de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso y la descripcin de las funciones que en cada caso se deben desempear, su valoracin y el perfil que deben tener los servidores pblicos para ocuparlos. De polticas.- Son documentos en los que se realiza una descripcin detallada de los lineamientos a seguir en la ejecucin de una actividad o funcin, a fin de coadyuvar al cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. De contenido mltiple.- Incluyen informacin que corresponde a ms de uno de los tipos de documentos sealados anteriormente. Este tipo de manuales podrn elaborarse cuando la informacin sea breve y resulte ms fcil su consulta en un 7

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solo documento, o bien, cuando la metodologa para elaborar el manual refiera la conveniencia de presentar en forma unitaria datos referentes a la organizacin y el funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Por su funcin especfica o rea de actividad: Este tipo de manuales se refieren a una actividad operacional especfica; es decir, contienen informacin relacionada con una funcin sustantiva, de apoyo o asesora de una unidad administrativa. Como ejemplos de este tipo de manuales se mencionan los siguientes: De personal.- Comprenden una serie de consideraciones para comunicar las actividades y polticas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso en materia de personal. Estos manuales contienen informacin sobre reclutamiento, seleccin, capacitacin, adiestramiento y administracin de personal; as como lineamientos para el manejo de conflictos laborales, polticas de personal, uso de servicios y prestaciones, entre otros. De compras.- Estos manuales detallan el proceso para la realizacin de adquisiciones, definen su alcance, la funcin de compras, los mtodos a utilizar y las normas aplicables, principalmente. De contabilidad.- Establecen los principios y las tcnicas generalmente aceptadas de contabilidad y contienen aspectos tales como: descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros y control de la informacin financiera, entre otros.

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III. EL MANUAL DE ORGANIZACION

3.1 Conceptualizacin Duhalt Krauss define al manual de organizacin como el documento que expone con detalle la estructura administrativa, los puestos y la relacin existente entre ellos, la jerarqua, los grados de autoridad y de responsabilidad, as como las funciones y las actividades de una institucin.(4) La Secretara de la Presidencia lo define como el documento que "registra y mantiene actualizada la informacin detallada sobre las atribuciones, estructura, funciones de las unidades administrativas que integran la dependencia, los niveles jerrquicos, los sistemas de comunicacin y coordinacin, los grados de autoridad y responsabilidad, la descripcin de puestos de los altos funcionarios; adems se complementa con organogramas que representan en forma esquemtica la estructura (5) de su organizacin". Con estas primeras consideraciones podemos entender al manual de organizacin como un instrumento administrativo que contiene informacin ordenada, integral y sistemtica sobre los antecedentes, base legal, atribuciones, objetivo general, estructura orgnica y organigrama de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, as como los objetivos y funciones de cada una de sus unidades administrativas.

3.2 Propsitos Presentar en forma ordenada e integral la estructura orgnica, objetivos y funciones de las unidades administrativas que integran una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Precisar el mbito competencial de las unidades administrativas, a fin de evitar duplicidad o ausencia en la ejecucin de tareas y en el cumplimiento de responsabilidades.

(4) (5)

Duhalt Krauss, Miguel, Los Manuales de Procedimientos en las Oficinas Pblicas, UNAM, Mxico, 1977, pg. 21. Secretara de la Presidencia, El Reglamento Interior y el Manual de Organizacin, Direccin General de Estudios Administrativos, Mxico, 1973, p. 19.

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Articular entre s el objetivo y las funciones de cada unidad administrativa, vinculndolos con el objetivo general y las atribuciones de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Coadyuvar en el diseo de mtodos y sistemas de trabajo que permitan eficientar el quehacer administrativo. Proporcionar informacin bsica para la modernizacin administrativa.

3.3

Principales diferencias entre el manual de organizacin y el reglamento interior

El reglamento interior y el manual de organizacin son dos importantes herramientas de trabajo de la administracin pblica, ya que precisan la organizacin y el funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, y contribuyen a organizar, agilizar y eficientar el quehacer administrativo. En el diseo y elaboracin de estos documentos se presentan regularmente confusiones en su naturaleza, propsito y contenido, por ello, a continuacin se sealan de manera enunciativa, y no limitativa, las principales diferencias entre stos.

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CRITERIO
Naturaleza

REGLAMENTO INTERIOR
Ordenamiento jurdico que facilita la observancia de la ley, decreto o acuerdo del que se derive.

MANUAL DE ORGANIZACION
Instrumento administrativo que precisa el mbito competencial de las unidades administrativas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

Propsito

Regular la organizacin y el funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso.

Establecer de manera integral la estructura orgnica, los objetivos y funciones de las unidades administrativas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, a fin precisar su organizacin y funcionamiento.

Unidades administrativas que incluye

Incluye slo a las unidades administrativas bsicas; es decir, aquellas que emiten actos de autoridad o cuyas funciones se relacionan directamente con el cumplimiento del objeto de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso al que se adscriben. En una dependencia.- Contempla a la Secretara, Subsecretara(s) y Direccin(es) General(es); puede incluir unidades administrativas de menor nivel jerrquico siempre y cuando sus atribuciones se encuentren vinculadas directamente con los programas y objetivos de la dependencia. En un organismo auxiliar.- Contempla a las unidades administrativas del nivel jerrquico inmediato inferior al del titular del organismo, y cuyas atribuciones se vinculen directamente con los programas y objetivos institucionales. Quedan excluidas de los reglamentos interiores las unidades administrativas que realizan prioritariamente funciones de apoyo administrativo, asesora, consultora o de preparacin tcnica de asuntos.

Incluye a todas las unidades administrativas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, incluyendo las reas staff y oficinas desconcentradas.

Responsables de su expedicin

En una dependencia.- El Gobernador del Estado de Mxico, refrendado por el Secretario General de Gobierno. En un organismo auxiliar.- El Organo de Gobierno respectivo.

El titular de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, segn corresponda, y el Director General de Organizacin y Documentacin.

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IV. BASE LEGAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE ORGANIZACION

La elaboracin de manuales de organizacin en la administracin pblica estatal se fundamenta en diversos ordenamientos jurdicos y administrativos, entre los que se encuentran:

LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA DEL ESTADO DE MEXICO Artculo 38.- A la Secretara de Administracin le corresponde el despacho de los siguientes asuntos: XVIII.- Elaborar con el concurso de las dems dependencias del Ejecutivo los manuales administrativos de las mismas y auxiliar en la formulacin de los anteproyectos de sus reglamentos interiores.

REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACION Artculo 15.- Corresponde a la Direccin General de Organizacin y Documentacin: VII.- Formular, con la participacin de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos pblicos, los manuales de organizacin, de procedimientos, de servicios al pblico y otros que sean necesarios y someterlos por conducto del Subsecretario, a la aprobacin del Secretario.

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REGLAMENTO DE LA LEY PARA LA COORDINACION Y EL CONTROL DE LOS ORGANISMOS AUXILIARES Y FIDEICOMISOS DEL ESTADO DE MEXICO DEL CONTROL Y VIGILANCIA POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS DE COORDINACION GLOBAL Artculo 8.- En el ejercicio de sus atribuciones, compete a la Secretara de Administracin: II.- Modificar y aprobar sus manuales de organizacin, conforme a la gua y a los lineamientos que emita la Secretara, as como dictaminar las solicitudes de cambios de estructura organizativa. Artculo 16.- Son obligaciones de los organismos auxiliares y fideicomisos con respecto de la Secretara de Administracin: I.- Elaborar y enviar para su aprobacin los manuales de organizacin y para su conocimiento los manuales de procedimientos y estudios administrativos que la Secretara establezca.

NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA LA ASIGNACION Y USO DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS DEPENDENCIAS, ORGANISMOS AUXILIARES Y FIDEICOMISOS PUBLICOS DEL PODER EJECUTIVO ESTATAL IV. ORGANIZACION Y DOCUMENTACION MANUALES ADMINISTRATIVOS

OD-014 Los proyectos de manuales de organizacin de las dependencias y organismos auxiliares debern ser presentados para su aprobacin correspondiente ante la Secretara, en un plazo mximo de 60 das naturales posteriores a la autorizacin de su estructura orgnica.

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OD-015 Los manuales de organizacin aprobados debern publicarse en el peridico oficial Gaceta del Gobierno, de conformidad con el Cdigo de Procedimientos Administrativos del Estado de Mxico. OD-016 Las dependencias y organismos auxiliares solicitarn, por conducto de la Secretara, la publicacin de los manuales de organizacin, as como de las modificaciones que de stos se aprueben. OD-017 Las dependencias y organismos auxiliares invariablemente, su manual de organizacin. debern mantener actualizado,

Asimismo, en los reglamentos interiores de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos, se establece como atribucin de sus titulares, expedir los manuales de organizacin y procedimientos, conjuntamente con la Secretara de Administracin.

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V. PROCESO PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE ORGANIZACION

En la formulacin de un manual de organizacin es conveniente establecer una secuencia metodolgica de las actividades que habrn de realizarse, con el propsito de ordenar, sistematizar y orientar los esfuerzos hacia un objetivo comn. En la ejecucin de estos trabajos no existe un proceso nico y definitivo que establezca qu hacer, toda vez que el conjunto de actividades a desarrollar estar determinado por la cantidad y calidad de la informacin disponible, la complejidad de las funciones de las unidades administrativas, la amplitud de la estructura orgnica respectiva, el grado de involucramiento de los responsables de su elaboracin, el nivel de coordinacin y organizacin del trabajo, entre otros. No obstante, es necesario precisar que existen actividades bsicas para elaborar un instrumento administrativo de esta naturaleza, las cuales se describen brevemente a continuacin. (Ver anexo 1)

5.1 Planeacin del trabajo La planeacin, en la corriente administrativa, se concibe como un proceso formal que prev un futuro deseado, establece objetivos y metas, busca la racionalidad de los recursos, posibilita la toma de decisiones antes de que sucedan los fenmenos y promueve la eficiencia y eficacia de una organizacin. La planeacin es una funcin bsica en la administracin pblica, su naturaleza, principios, criterios y propsitos permiten tomar decisiones de manera racional y ofrecen certidumbre en el cumplimiento de los objetivos programados. La planeacin del trabajo es una de las actividades con las que inicia formalmente la elaboracin de un manual de organizacin, toda vez que mediante este ejercicio se definen de manera congruente y sistemtica las principales tareas que tendrn que realizarse, el tiempo estimado para su ejecucin y los responsables de su desarrollo. Asimismo, esta tarea permite dar claridad y precisin a los trabajos para elaborar el manual, as como establecer el orden en que deben ejecutarse, evitando con ello duplicidad de esfuerzos y desarticulacin de las tareas con los objetivos.

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Al sealar el tiempo en el que deber ejecutarse cada actividad, es conveniente establecer parmetros que permitan verificar si stas se realizan en los plazos previstos; en caso de incumplimiento, se pueden identificar con mayor facilidad los retrasos y, en consecuencia, tomar decisiones oportunas para corregir las desviaciones y evitar prdida o desfase de tiempo en el cumplimiento de los objetivos previstos. Para integrar el plan de trabajo se recomienda hacer uso de una de las tcnicas ms comunes en la integracin de este tipo de instrumentos administrativos: La Grfica de Gantt, tambin conocida como Grfica de Barras, la cual permite representar las actividades a ejecutar y el tiempo en que se llevar a cabo cada una de ellas. Ejemplo:

PROGRAMA PARA ELABORAR EL MANUAL DE ORGANIZACION DE LA SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO

TIEMPO EN SEMANAS ETAPA

1 2 3 4 5 6 7 8

ACTIVIDAD 1
Recopilacin de Informacin Anlisis de la informacin Integracin de los apartados del manual Elaboracin del anteproyecto Revisin y adecuacin del anteproyecto Integracin manual y validacin del

Publicacin del manual Divulgacin del manual

El eje horizontal de la grfica se usa para representar el tiempo previsto en la elaboracin del manual y en la columna vertical izquierda se enlistan las actividades a realizar para este propsito. El significado de los smbolos que se utilizan en esta grfica, se explica en el cuadro siguiente.

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El rectngulo superior indica el tiempo programado para ejecutar la actividad; el rectngulo inferior permite indicar, mediante su sombreado, el avance en la realizacin de la actividad programada en un tiempo determinado. Representa el tiempo en que se suspende la ejecucin de la actividad, para posteriormente retomarla, a fin de realizar trabajos adicionales. Identifica las actividades que se ejecutan en un determinado tiempo.

En las dependencias y organismos auxiliares, las tareas de planeacin del trabajo son responsabilidad inmediata de las reas de modernizacin administrativa, de apoyo administrativo o sus equivalentes, las cuales debern planear la elaboracin del manual de organizacin, con base en los trminos y tiempo que establezcan las disposiciones administrativas aplicables en la materia.

5.2 Organizacin del trabajo Una vez que se ha planeado la elaboracin del manual de organizacin, es necesario organizar el trabajo, con el propsito de optimizar el uso de recursos, eficientar la ejecucin de actividades y cumplir con los objetivos en la forma y tiempo previstos. Es preciso sealar que un manual de organizacin se elabora con la participacin de todas las unidades administrativas que integran una dependencia u organismo auxiliar, ya que stas son la principal fuente de informacin para definir sus objetivos y funciones. Asimismo, es importante establecer mecanismos de coordinacin que eviten conflictos, duplicidad de esfuerzos o falta de ejecucin de alguna actividad. Mediante la organizacin del trabajo se establecen estrategias, se visualizan fuentes confiables para obtener informacin, se prevn recursos para ejecutar los trabajos y se definen mecanismos de control y seguimiento de las actividades programadas. 5.3 Recopilacin de informacin

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La recopilacin de informacin es una de las actividades ms importantes en el proceso para elaborar un manual de organizacin; la eficacia con que sta se realice determinar la cantidad y calidad de los datos que se obtengan. Es necesario que los servidores pblicos, previo a la recopilacin de informacin, conozcan con claridad los datos que se deben obtener, las principales fuentes en donde buscarlos, as como los mecanismos idneos para conseguirlos. Si no existe precisin sobre estos aspectos, podr acumularse una cantidad importante de informacin pero sin datos relevantes y tiles para integrar el manual, aunado al retraso en la elaboracin de dicho documento. Al respecto, es necesario que los servidores pblicos responsables de recopilar informacin, orienten su bsqueda hacia datos concretos referentes a: Antecedentes orgnico-funcionales de la dependencia u organismo auxiliar, considerando fechas y ordenamientos jurdicos aplicables en un determinado tiempo y las principales modificaciones organizacionales, a fin de conocer la evolucin de la institucin. Ordenamientos jurdicos y administrativos de orden federal o estatal en los que se sustenta la actuacin de la dependencia u organismo auxiliar. Atribuciones de la dependencia u organismo auxiliar, de acuerdo con lo que establece su respectivo ordenamiento jurdico de creacin. Estructura orgnica y codificacin estructural de la dependencia u organismo auxiliar, considerando reas staff y oficinas desconcentradas. Objetivo, funciones, actividades, tareas y procedimientos de las unidades administrativas que integran la dependencia u organismo auxiliar respectivo.

La obtencin de datos requerir la aplicacin de una o ms tcnicas de recopilacin, dependiendo del tipo de informacin que se desea obtener y de las ventajas que ofrece cada una de ellas. Las tcnicas usuales para la recopilacin de informacin son, entre otras, investigacin documental, entrevista, cuestionario y observacin directa.

Investigacin documental

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Comprende bsicamente la consulta de bibliografa y hemerografa para obtener informacin til en la elaboracin del manual. Las principales fuentes de informacin son los programas, ordenamientos jurdicos, manuales administrativos y cualquier otro documento que contenga informacin relativa a los objetivos, atribuciones y funciones de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Para tal efecto, es conveniente revisar los siguientes documentos: Programas sectoriales e institucionales: indican los principales objetivos, estrategias y polticas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Ordenamiento jurdico de creacin: seala las atribuciones de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate. Reglamento Interior: establece las atribuciones de las unidades administrativas bsicas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso correspondiente. Disposiciones jurdicas federales y estatales: contienen las normas especficas aplicables al funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Organigrama: indica las unidades administrativas, niveles jerrquicos y lneas de autoridad de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate. Codificacin Estructural: es la clave que le corresponde a cada una de las unidades administrativas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. En su caso, los manuales de organizacin, los cuales pueden tener una amplia referencia de los objetivos y funciones de cada una de las unidades administrativas que conforman a la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Guas y manuales vinculados con las materias que son competencia de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate.

Entrevista La entrevista es, por su facilidad de aplicacin, una de las tcnicas ms comunes para recopilar informacin, toda vez que permite de manera directa conocer las actitudes, aptitudes, actividades y funciones de los servidores pblicos adscritos a una determinada unidad administrativa. La entrevista puede ser libre o dirigida. La primera se desarrolla sin sujecin a un tratamiento previo de preguntas; la conversacin se efecta, hasta cierto punto, de modo informal; lo que pudiera desviar el objetivo de la entrevista. La segunda es ms 21

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til por su carcter metodolgico, ya que al poner mayor cuidado en su preparacin y conduccin se pueden obtener datos relevantes. Los servidores pblicos representan una fuente importante de informacin; sin embargo, el responsable de coordinar estas tareas, conjuntamente con el titular de la unidad administrativa que corresponda, decidirn quines pueden proporcionar informacin detallada, oportuna, confiable y suficiente para la elaboracin del manual de organizacin. Es recomendable que las entrevistas se apliquen a servidores pblicos que desempean funciones de planeacin, coordinacin, ejecucin, control y evaluacin en una unidad administrativa o en un proceso especfico. Para el desarrollo de estas tareas es importante que el entrevistador tenga habilidades para cumplir con este propsito, que conozca la actitud del entrevistado, que establezca un marco de confianza en el desarrollo de la entrevista y que oriente la conversacin hacia la obtencin de la informacin requerida. Cuestionario El cuestionario es una tcnica complementaria de la entrevista, cuyas preguntas se formulan por escrito y no es necesaria la presencia del encuestador. Es una de las formas clsicas para recopilar datos y tiene por objeto descubrir las aptitudes, opiniones o conocimientos de los servidores pblicos en el cumplimiento de sus responsabilidades. La aplicacin de esta tcnica se justifica cuando el tiempo para la observacin directa o la entrevista es demasiado corto, cuando la informacin se encuentra dispersa entre diferentes unidades administrativas o cuando las fuentes son variadas y los datos deseados exigen una bsqueda profunda. En la elaboracin del manual de organizacin los cuestionarios se utilizan regularmente para obtener informacin especfica referente a los objetivos y funciones de las unidades administrativas. La eficacia en el diseo y aplicacin de esta tcnica ser fundamental para obtener datos confiables. Las unidades responsables de formular un cuestionario debern considerar los elementos siguientes: (Ver Anexo 2) - Determinar el tipo de preguntas que se formularn, considerando la informacin que se desea obtener (preguntas abiertas, cerradas, de seleccin mltiple y semiabiertas). 22 Redactar las preguntas sin insinuar las respuestas.

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Determinar si el cuestionario se entregar para que lo contesten, o bien si el encuestador hace las preguntas y escribe las respuestas del encuestado. Definir si los cuestionarios se aplicarn al total de los servidores pblicos de una unidad administrativa o se seleccionar una muestra, a fin de agilizar la obtencin de datos.

Observacin directa Esta tcnica permite obtener informacin de la realidad administrativa, ya que se realiza en el lugar donde se llevan a cabo las actividades. Asimismo, es til para obtener informacin del comportamiento de los servidores pblicos, evitando deformaciones en los datos que pudieran proporcionar las personas a quienes se encueste o entreviste, quienes podran dar su propia versin del comportamiento organizacional. La observacin es un mecanismo para analizar un fenmeno o procedimiento especfico en el lugar y momento en que ocurre, por lo cual es recomendable que esta tcnica se utilice preferentemente cuando se desea analizar una unidad administrativa o proceso relativamente pequeo, toda vez que resultara difcil observar estructuras orgnicas amplias o procedimientos complejos. Es importante que la observacin se vincule con propsitos generales y evite constituirse en un instrumento para obtener datos curiosos y aislados; en este sentido, vale la pena precisar los aspectos particulares que deben observarse, por cunto tiempo, en qu periodos, con qu intensidad y en qu lugares. Ante la necesidad de comprobar, precisar o complementar algunos datos obtenidos por medio del anlisis documental, la entrevista o la aplicacin de cuestionarios, es recomendable la observacin directa. Este ejercicio tendr mayor validez cuando se realice por servidores pblicos ajenos a la unidad administrativa o al proceso sujeto a observacin, pudiendo cumplir esta tarea las reas de modernizacin administrativa o de control interno. Cabe sealar que ninguna de las tcnicas de recopilacin es por s sola un mecanismo para obtener informacin suficiente y confiable sobre la organizacin y funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, por lo que es necesario que se combinen, dependiendo de las ventajas que ofrece cada una de ellas y de la confiabilidad de la fuente para obtener los datos.

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5.4 Anlisis de la informacin Una vez recabada la informacin ser necesario ordenar los datos obtenidos de acuerdo con el esquema previsto en el manual de organizacin, observando para ello los apartados, subapartados o incisos correspondientes. Ordenar la informacin es una tarea bsica que facilita su anlisis, ya que permite agrupar datos referentes a un mismo asunto, verificar que la informacin obtenida sea suficiente para cubrir los apartados o subapartados respectivos, depurar los datos que no coincidan con el planteamiento propuesto y constatar que la informacin cubra la totalidad del esquema del manual. Si despus de ordenar la informacin se detecta la falta o insuficiencia de datos para algn apartado especfico, es preciso volver a la investigacin documental y una vez agotada sta, tendr que profundizarse en la entrevista y observacin directa. Posterior a estas actividades, se analizar la informacin obtenida y determinar su utilidad en la integracin del manual. El anlisis girar en torno al propsito del apartado o subapartado respectivo y del detalle que exija cada uno de ellos; por ejemplo, la integracin de la base legal de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso requerir de un nivel de anlisis menor respecto a la formulacin de los objetivos y funciones de cada una de sus unidades administrativas, incluso existen apartados en los que no es necesario un anlisis, ya que su contenido se contempla en documentos elaborados previamente, por lo que slo se requerir incorporarlos, bajo el formato preestablecido, al esquema del manual, como es el caso de la estructura orgnica, atribuciones, codificacin, entre otros. Mediante el anlisis se puede detectar si la informacin obtenida es clara y confiable, si no rene estas caractersticas ser conveniente volver a las tareas de recopilacin de datos. Al respecto, se debe garantizar que antes de iniciar la integracin o redaccin de los apartados del manual se tenga informacin til, a fin de evitar que el documento contenga datos incorrectos que originen confusiones sobre la organizacin y el funcionamiento de una dependencia u organismo auxiliar. 5.5 Integracin de los apartados del manual En esta etapa del proceso se integran o redactan, segn corresponda, los apartados y subapartados del manual de organizacin. Las unidades administrativas involucradas en este proceso, conjuntamente con las reas de modernizacin o apoyo administrativo, son responsables de estas tareas. 24

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Al respecto, existe informacin que dadas sus caractersticas, slo tendr que incluirse en el apartado que le corresponda, ya que no requerir de un anlisis, sntesis o aportacin personal, toda vez que se ha determinado previamente o es parte de un instrumento jurdico o administrativo. La informacin que se obtenga para formular los objetivos y las funciones de las unidades administrativas, requiere de precisin en los datos, a fin de evitar que se genere duplicidad o ausencia en la ejecucin de tareas, incompatibilidad entre atribuciones, funciones y actividades y desarticulacin entre las funciones y los objetivos. En la integracin de los apartados es necesario que la redaccin denote claridad y sencillez, a fin de que se cumplan los objetivos del manual y los destinatarios de ste cuenten con un instrumento til en el cumplimiento de sus responsabilidades. En esta etapa es posible integrar los apartados siguientes:

Antecedentes Base legal Atribuciones Objetivo general Estructura orgnica Organigrama Objetivo y funciones por unidad administrativa.

Los elementos y recomendaciones bsicas que deben considerarse en la integracin de cada apartado o subapartado del manual, se establecen en el inciso VI de la presente Gua (Componentes del Manual de Organizacin). En caso de requerir mayor informacin acerca de la forma en que deben integrarse estos apartados, las unidades administrativas podrn solicitar asesora a las reas de modernizacin o apoyo administrativo de la dependencia u organismo auxiliar que corresponda o, a travs de stas, a la Direccin General de Organizacin y Documentacin.

5.6 Elaboracin del anteproyecto

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Concluido el plazo otorgado a las unidades administrativas para elaborar el apartado o subapartado que les corresponde, el rea responsable de coordinar la elaboracin del manual reunir la informacin generada, a fin de integrar y darle forma al documento. Este ejercicio no se agota con la simple suma de partes, es, ante todo, una prctica para ordenar, vincular y hace congruentes los apartados con los objetivos del manual. Es conjuntar las partes bajo una misma lgica y en un mismo sentido. Los responsables de integrar el documento debern verificar que los apartados del manual se hayan elaborado atendiendo a los criterios y recomendaciones establecidos. En caso de que existan errores de forma, stos podrn ser corregidos por el rea que integra el manual, si son de fondo, se atender lo conducente con la unidad administrativa que lo elabor. Una vez cumplida esta condicin, los responsables de integrar el manual darn un mismo formato al documento, a fin de homogeneizar su presentacin, considerando el tipo y tamao de letra, distribucin de espacios, uniformidad en la redaccin y utilizacin de signos ortogrficos. Al finalizar la integracin de los apartados bsicos del manual, se recomienda que los responsables de coordinar estas tareas elaboren los apartados referentes a: presentacin, ndice, directorio, validacin y hoja de actualizacin y los incorporen al documento, con el propsito de concluir la elaboracin del anteproyecto.

5.7 Revisin y adecuacin del anteproyecto Con el anteproyecto del manual debidamente integrado, el rea responsable de coordinar su elaboracin lo remitir a las unidades administrativas que participaron en este proceso, y una vez obtenido su visto bueno, deber remitirse a la Direccin General de Organizacin y Documentacin para su revisin. Las unidades administrativas verificarn que la informacin sea congruente con la proporcionada en su oportunidad. En caso de existir diferencias sustantivas, stas se atendern con el rea encargada de integrar el documento y se incluirn las observaciones que se estimen procedentes. Por su parte, la Direccin General de Organizacin y Documentacin verificar que el anteproyecto cumpla con los criterios tcnicos y metodolgicos establecidos para tal efecto y se ajuste a la estructura orgnica y funcional de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso de que se trate. Si el documento cumple con lo anterior estar en condiciones de validarlo, en caso contrario, formular las recomendaciones necesarias,

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a fin de precisar, ampliar o eliminar aquellas partes que lo requieran, hacindolas del conocimiento del rea responsable del proyecto.

5.8 Integracin y validacin del manual Una vez revisado el proyecto de manual, el responsable de su elaboracin recaba la firma de los titulares de las unidades administrativas bsicas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Concluido este proceso, se remite el manual al Director General de Organizacin y Documentacin para su validacin y posterior aprobacin del Secretario de Administracin.

5.9 Publicacin del manual En atencin a lo dispuesto por el artculo 108 del Cdigo de Procedimientos Administrativos del Estado de Mxico, los manuales de organizacin, como disposiciones administrativas de observancia general, debern publicarse en el peridico oficial Gaceta del Gobierno, con el propsito de que obliguen y surtan sus efectos el da que seale expresamente este medio. En este sentido, una vez que el manual se encuentre debidamente autorizado por la Secretara de Administracin, se solicitar a la Secretara General de Gobierno su publicacin en la Gaceta del Gobierno.

5.10 Divulgacin del manual Los manuales administrativos son herramientas de trabajo que orientan a los servidores pblicos en el cumplimiento de sus responsabilidades, de ah que la elaboracin de estos documentos no debe ser una simple prctica para cumplir los requisitos o atender las obligaciones que establecen los ordenamientos jurdicos. Es necesario que las unidades de modernizacin o apoyo administrativo y los propios titulares de las unidades administrativas divulguen el manual entre los servidores pblicos, a efecto de que guen sus actividades de acuerdo con las funciones y el

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objetivo del rea en la que se encuentren adscritos y se evite la duplicidad de tareas y prdida de tiempo y recursos en el cumplimiento de sus responsabilidades. Asimismo, el manual debe darse a conocer al personal de nuevo ingreso o aquel que sea promovido a un nivel de mayor jerarqua, a fin de que conozca sus principales funciones. Con este ejercicio el tiempo de adaptacin y aprendizaje en su nueva responsabilidad ser menor, se reducirn los errores por falta de conocimiento de las tareas a realizar y se ampliarn las posibilidades para cumplir los objetivos de la unidad administrativa en la que se adscriban.

5.11 Revisin y actualizacin del manual La dinmica de la administracin pblica para atender las demandas y necesidades de la sociedad, conlleva, necesariamente, al replanteamiento de su marco jurdico, estructura orgnica y, por ende, de los instrumentos administrativos en los que se sustenta la actuacin de sus rganos ejecutores. Por ello, los manuales de organizacin deben revisarse y actualizarse para garantizar su congruencia con el funcionamiento de la organizacin. Al respecto, las unidades administrativas, incluidas las de modernizacin, apoyo administrativo y control interno, debern instrumentar mecanismos para verificar no slo que se cumpla con lo dispuesto por el manual, sino adems, que la informacin que contenga permanezca vigente. La actualizacin del manual se realizar cuando sucedan cambios en la estructura orgnica de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso respectivo, ya sea por la creacin, supresin, fusin, cambio de denominacin, readscripcin o modificacin del nivel jerrquico de unidades administrativas; cuando se modifiquen las disposiciones jurdicas aplicables o cuando se lleve a cabo una reasignacin de funciones. Es recomendable que en la actualizacin del manual se observen los lineamientos propuestos para su elaboracin, ya que ambos procesos se realizan bajo el mismo esquema.

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VI. COMPONENTES DEL MANUAL DE ORGANIZACION

El manual de organizacin se integra por un conjunto de apartados y subapartados que contienen de manera ordenada y sistemtica informacin relativa a la organizacin y el funcionamiento de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Cada parte debe integrarse de tal forma que permita orientar con claridad y precisin a los servidores pblicos sobre las funciones y objetivos de la unidad administrativa en la que se encuentren adscritos. En este sentido, es preciso que el manual de organizacin contenga los siguientes apartados: portada, ndice y presentacin del documento; antecedentes, base legal, atribuciones, objetivo general, estructura orgnica, organigrama y directorio bsico de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, as como el objetivo y las funciones de cada una de sus unidades administrativas y el directorio, la validacin y hoja de actualizacin respectiva.

6.1 Portada Es la cubierta del documento, la cual debe contener los elementos de imagen institucional establecidos por la Coordinacin General de Comunicacin Social, entre los cuales se encuentran:

Escudo oficial del Estado de Mxico. Crditos oficiales que corresponden a la frase Gobierno del Estado de Mxico, en el costado derecho del escudo oficial; inmediatamente abajo de sta se anotar el nombre de la dependencia y, en su caso, el nombre del organismo auxiliar o fideicomiso. Plecas oficiales. Logotipo oficial. Colores oficiales. Denominacin del documento. Mes y ao de elaboracin.

6.2 Indice 30

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Seala los apartados que integran la estructura del manual, identificando cada uno de ellos con un nmero romano que indica su afinidad con un tema especfico, as como el nmero de pgina en la que inicia la descripcin del apartado respectivo. Ejemplo:
INDICE Pg.

PRESENTACION I. II. III. IV. V. VI. ANTECEDENTES BASE LEGAL ATRIBUCIONES OBJETIVO GENERAL ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIGRAMA

1 3 5 7 11 15 17 19 21 23 25

OBJETIVO Y FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA () Secretara de Desarrollo Agropecuario Secretara Particular Coordinacin de Estudios y Proyectos Especiales

6.3 Presentacin Este apartado debe contener una explicacin clara y precisa de la importancia y objetivos del manual, el papel que desempea este instrumento administrativo en la modernizacin de la funcin pblica y su utilidad en la definicin y cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales. Para tal efecto, se recomienda tomar en consideracin los elementos siguientes:

Importancia de los instrumentos administrativos en el cumplimiento de los objetivos de la administracin pblica. Los manuales administrativos como una estrategia para modernizar la funcin pblica. Importancia y propsitos del manual de organizacin en la definicin del mbito competencial de las unidades administrativas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. 31

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El manual de organizacin como un instrumento que precisa las funciones que deben realizar los servidores pblicos. Referencia a los principales apartados que integran el manual de organizacin.

Se sugiere que la extensin de este apartado no exceda de una cuartilla y se elabore por la unidad administrativa responsable de integrar el manual de organizacin.

6.4 Antecedentes En este apartado se describir el origen y evolucin de las funciones y estructura orgnica de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. El propsito es presentar una referencia histrica clara y concisa de las funciones, unidades administrativas, relaciones jerrquicas, ordenamientos jurdicoadministrativos, objetivos, planes y programas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso durante un determinado tiempo. Es preciso que la informacin se presente cronolgicamente, a fin de proporcionar a los servidores pblicos un panorama lgico y congruente sobre la evolucin de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso hasta su situacin actual. Se recomienda que la integracin y redaccin de los antecedentes la realice la unidad administrativa encargada de elaborar el manual de organizacin.

6.5 Base Legal En este apartado se enlistarn los ordenamientos jurdicos y administrativos federales y estatales que dan sustento a la organizacin y al funcionamiento de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. El orden en que se enunciarn estos ordenamientos ser de acuerdo con el nivel jurdico que les corresponde: Constituciones, leyes, cdigos, decretos, reglamentos, acuerdos, convenios, contratos, circulares, normas, lineamientos y, en su caso, manuales administrativos. Es necesario que se enuncie el nombre correcto del ordenamiento, inmediatamente abajo de ste, sealar el documento en el que se public (Diario Oficial o Gaceta del Gobierno) y la fecha de publicacin; asimismo, deber indicarse si la disposicin ha sido sujeta a reformas o adiciones. 32

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Es recomendable que se sealen slo los ordenamientos que de manera directa constituyen la base legal de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Las unidades jurdicas internas debern revisar este apartado, a fin de garantizar la vigencia y confiabilidad de los datos en l consignados. Ejemplo: (Secretara del Trabajo y de la Previsin Social)

II. BASE LEGAL

[...]

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federacin, 5 de febrero de 1917, y sus reformas y adiciones. Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico. Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 10 de noviembre de 1917, y sus reformas y adiciones. Ley de Amparo Reglamentaria de los Artculos 103 y 107 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Diario Oficial de la Federacin, 10 de enero de 1936, y sus reformas y adiciones. Ley Federal del Trabajo. Diario Oficial de la Federacin, 1 de abril de 1970, y sus reformas y adiciones. Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores. Diario Oficial de la Federacin, 24 de abril de 1972, y sus reformas y adiciones. Reglamento de Labores Peligrosas o Insalubres para Mujeres y Menores. Diario Oficial de la Federacin, 11 de agosto de 1934. Reglamento de Medidas Preventivas de Accidentes del Trabajo. Diario Oficial de la Federacin, 29 de noviembre de 1934, y sus reformas y adiciones. Reglamento para la Inspeccin de Generadores de Vapor y Recipientes Sujetos a Presin. Diario Oficial de la Federacin, 29 de octubre de 1954. Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Pblicos del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 7 de mayo de 2001.

[...]

6.6 Atribuciones En este apartado se sealan textualmente las atribuciones de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, de conformidad con lo establecido en su ordenamiento jurdico de creacin.

Ejemplo: (Secretara de Desarrollo Agropecuario)

III. ATRIBUCIONES LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA DEL ESTADO DE MEXICO

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CAPITULO TERCERO DE LA COMPETENCIA DE LAS DEPENDENCIAS DEL EJECUTIVO Artculo 34.- A la Secretara de Desarrollo Agropecuario le corresponde el despacho de los siguientes asuntos: I. Rectora, normatividad y programacin de la produccin agrcola, ganadera, forestal, pesquera, hidrulica y agroindustrial, as como la atencin y solucin de los problemas rurales en el Estado. Realizar estudios para aprovechar racionalmente los recursos naturales renovables del Estado integrados a las ramas agrcolas, ganadera, forestal y pesquera, a fin de desarrollar potencial productivo y satisfacer las demandas populares. Elaborar, supervisar, evaluar y controlar los planes estatales de desarrollo agrcola, ganadero, forestal, pesquero, hidrulico y agroindustrial de la Entidad. Supervisar la ejecucin de los programas estatales de desarrollo agrcola, ganadero, forestal, hidrulico y agroindustrial para desarrollar y difundir tcnicas, sistemas y procedimientos eficaces que permitan el mejoramiento de la produccin y productividad. Establecer los programas estatales prioritarios de desarrollo agrcola, ganadero, forestal, pesquero, hidrulico y agroindustrial, hacia los cuales se canalicen los apoyos financieros necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.

II.

III.

IV.

V.

[...]

6.7 Objetivo general En este apartado se establece de manera clara y precisa el objetivo general de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, a partir del objeto y atribuciones que le confieren los ordenamientos jurdicos, de lo que establece el Plan de Desarrollo del Estado de Mxico y los programas que de ste se deriven. La definicin del objetivo general reviste gran importancia, porque determina el fin que se desea alcanzar y sirve de referencia para dirigir el trabajo de las unidades administrativas de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. En la redaccin del objetivo general se recomienda considerar los aspectos siguientes: 1. Orientado a resultados.- Deber indicar claramente el final ltimo de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, de acuerdo con su objeto social o con los resultados que obtenga en favor de sus beneficiarios. Se debe evitar confundir el objetivo con las atribuciones o funciones, ya que stas constituyen slo el medio para alcanzarlo. 2. Realista y alcanzable.- El objetivo general debe ser congruente con la capacidad de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso para alcanzarlo. Se debe evitar la supra o infravaloracin del objetivo, ya que se desvirtuara la razn de ser de la organizacin.

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3. Claro y preciso.- Entre las caractersticas bsicas del objetivo general se encuentra la claridad y precisin con que debe expresarse, a fin de que sea comprendido correctamente por quienes participarn en su cumplimiento y se eviten confusiones y ambigedades. 4. Flexible.- Un objetivo no se define de una vez y para siempre, ya que puede ser modificado cuando la propia realidad de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso as lo determine. 5. Susceptible de ser medido y controlado.- Un objetivo debe constituir un punto de referencia para evaluar el desempeo de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso durante un tiempo determinado. 6. Que fije un resultado clave.- Cada objetivo debe indicar un resultado bsico a alcanzar. Se debe evitar que en un mismo objetivo se establezcan o combinen propsitos distintos, ya que generara confusin y ambigedad en su cumplimiento. 7. Relevante.- Los resultados que se esperan alcanzar con el logro del objetivo deben ser de tal importancia que justifiquen el tiempo y los recursos que habrn de invertirse para su cumplimiento. 8. Beneficiarios.- Es conveniente que el objetivo seale a los beneficiarios de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, ya que stos representan la razn de ser de toda actividad gubernamental.

Ejemplo: (Secretara de Desarrollo Agropecuario).

IV. OBJETIVO GENERAL

Promover y regular el desarrollo agrcola, ganadero, florcola, acucola, forestal y desarrollo rural, as como el establecimiento de agroindustrias, para coadyuvar en la atencin y solucin de los problemas del campo en el Estado de Mxico, en beneficio de los productores.

6.8 Estructura orgnica En esta parte del manual se enlistan a todas las unidades administrativas que integran a la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso del que se trate, as como su respectiva clave de codificacin estructural. 35

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Para facilitar la integracin de este apartado se recomienda incorporar la informacin contenida en el documento denominado Codificacin de las Unidades Administrativas de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos de la Administracin Pblica Estatal, emitido por la Direccin General de Organizacin y Documentacin, el cual seala la denominacin de cada una de las unidades administrativas y su respectiva clave de codificacin. La codificacin estructural permite homogeneizar las claves de identificacin de las unidades administrativas para fines organizacionales, programticos, presupuestales, contables, administrativos y documentales. Los dgitos de cada cdigo estructural identifican la adscripcin y el nivel jerrquico de las unidades administrativas. Cabe sealar que la estructura orgnica debe corresponder, invariablemente, con el organigrama autorizado por la Secretara de Administracin. Ejemplo:

V. ESTRUCTURA ORGANICA 204000000 204001000 204002000 204002100 204002001 204002002 204002003 204003000 [...] SECRETARIA DEL TRABAJO Y DE LA PREVISION SOCIAL SECRETARIA PARTICULAR COORDINACION ADMINISTRATIVA UNIDAD DE COORDINACION DE DELEGACIONES ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS CONTRALORIA INTERNA

6.9 Organigrama Es una representacin grfica de la estructura orgnica de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, la cual refleja en forma esquemtica la posicin de sus unidades administrativas, los niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad, supervisin y control. Para integrar este apartado, bastar con incluir el organigrama de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso autorizado por la Secretara de Administracin.

6.10 Objetivo y funciones de las unidades administrativas

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El apartado ms importante del manual de organizacin es el referente al objetivo y las funciones de las unidades administrativas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, ya que mediante su establecimiento se precisa el mbito competencial de dichas reas y se establecen las responsabilidades que tendr cada una de ellas en el cumplimiento de los objetivos institucionales. El mbito competencial se determina a partir del establecimiento del objetivo y funciones de cada una de las unidades administrativas, por lo que resulta necesario que stas se redacten de manera clara, precisa y congruente con el objetivo general y las atribuciones de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso. Para definir el objetivo de cada unidad administrativa es conveniente observar las recomendaciones descritas en el apartado 6.7 del presente documento. Estas medidas coadyuvarn a que el objetivo de una unidad administrativa sea claro y preciso, orientado a resultados, alcanzable, flexible, susceptible de ser medido y relevante en sus fines.
Ejemplo:

Coordinar la elaboracin e integracin de los programas y estudios en materia agropecuaria, acucola, florcola, forestal, hidroagrcola y de desarrollo rural, a efecto de coadyuvar a elevar la productividad del campo.

Por su parte, las funciones indican el conjunto de actividades referidas a una misma materia vinculadas entre s, que ejecuta una unidad administrativa para cumplir su objetivo. Las funciones de una unidad administrativa que de manera enunciativa se sealan en un manual de organizacin pueden tener la connotacin siguiente: Por su alcance Funcin genrica.- Son aquellas que realizan los servidores pblicos en el desarrollo de las labores a su cargo, independientemente de su rea especfica de responsabilidad. Estas funciones pueden referirse a tareas vinculadas con procesos de planeacin, organizacin, direccin, control y evaluacin.

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Funcin especfica.- Es un conjunto de actividades afines, referidas a una materia en particular, de acuerdo con la competencia especfica de una unidad administrativa. Estas funciones se relacionan, por ejemplo, con materias de turismo, proteccin civil, impacto ambiental, averiguaciones previas, conciliacin laboral, control interno y obras pblicas.

Por su objeto Funcin sustantiva.- Son aquellas que se relacionan de forma directa con el objetivo y los programas prioritarios de la unidad administrativa. Funcin complementaria.- Estn constituidas por un grupo de actividades adjetivas o auxiliares que sirven de apoyo para cumplir con las funciones bsicas. Dichas funciones pueden referirse a tareas de asesora, apoyo administrativo, control y administracin de recursos, informtica, entre otras. Algunas recomendaciones que podran orientar la definicin de las funciones de una unidad administrativa son: 1. Describir las funciones como medios o vas para alcanzar un objetivo. Ejemplo:

Establecer y difundir las normas, lineamientos y polticas en materia agrcola, pecuaria, florcola, pesquera, hidrulica, de desarrollo rural y forestal de investigacin y de comercializacin de la produccin primaria, de acuerdo con las polticas nacionales y estatales de desarrollo. 2. Evitar que se formulen funciones en forma detallada, ya que puede confundirse con una actividad, tarea u operacin asociada a los niveles de trabajo existentes. Ejemplo:

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Verificar la adecuada programacin y tramitacin ante la Coordinacin Administrativa de la Secretara, de las actividades de requisicin, almacenamiento y surtimiento de enseres, materiales, papelera, equipo, as como la obtencin de servicios y mantenimiento de las instalaciones que se requiera para el ptimo desarrollo de las funciones. 3. Presentar las funciones de cada unidad administrativa en forma de lista. Para su ordenacin es conveniente hacerlo de acuerdo con el proceso general de trabajo, con la importancia que revisten en el cumplimiento del objetivo o conforme a las etapas del proceso administrativo (planeacin, ejecucin, control y evaluacin). 4. Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, ptimo, entre otros, ya que stos quedan implcitos en la ejecucin de la funcin. 5. Evitar que las funciones especficas se dupliquen de manera total o parcial en una misma unidad administrativa y, sobre todo, que se reitere su redaccin o sentido en diversas unidades administrativas. 6. Iniciar la redaccin de las funciones con un verbo en infinitivo, el cual seale la accin bsica a realizar; la estructura del verbo debe responder al qu se debe hacer. Ejemplo:

Promover y apoyar la realizacin de estudios econmicos, sociales y estratgicos en materia agropecuaria, en apoyo a las actividades de planeacin y toma de decisiones.

7. Las funciones que se establezcan sern reales y objetivas; es decir, deben considerarse los recursos y la capacidad de la unidad administrativa para ejecutar dichas funciones, evitando la infra o supravaloracin de stas. Ejemplo:

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Coordinar sus actividades con instituciones educativas pblicas o privadas, para la obtencin de recursos humanos que apoyen el desarrollo de las actividades acadmicas de posgrado y capacitacin.

8. La naturaleza y alcance de las funciones debe apegarse invariablemente a las disposiciones jurdicas y administrativas vigentes, a fin de evitar ilegalidad en los actos de las unidades administrativas. En la ejecucin de una funcin pueden participar distintos niveles jerrquicos. La participacin de cada uno de stos se vincular con su ubicacin en la estructura orgnica, de tal manera que en la medida en que su posicin sea de ms alto nivel jerrquico, mayor ser su trabajo directivo o de supervisin y, en la medida que pertenezca a un nivel jerrquico inferior, ste ser con ms carga operativa. De conformidad con el nivel jerrquico de la unidad administrativa y con el grado de responsabilidad que tenga, sea Secretara, Subsecretara, Direccin General, Direccin de Area, Subdireccin o Departamento, se pueden redactar sus funciones empleando de manera especfica o combinada los verbos que se mencionan a continuacin:

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FUNCION DIRECTIVA Secretara/ Subsecretara Planear Dirigir Organizar Coordinar Instituir Establecer Dictar Promover Autorizar Evaluar Direccin General/ Direccin de Area Promover Supervisar Regular Articular Avalar Vigilar Impulsar

FUNCION DE APOYO Subdireccin Supervisar Orientar Investigar Participar Proponer Reportar Tramitar Ajustar Reglamentar Controlar Aprobar Departamento Analizar Auxiliar Actualizar Registrar Clasificar Ejecutar Difundir Elaborar Integrar Proponer Informar Recopilar Gestionar Asesorar

Estos verbos slo son ejemplificativos, por lo cual pueden utilizarse otros conceptos similares relacionados con el mbito de competencia de cada unidad administrativa. No obstante el ejemplo ilustrado en el cuadro anterior, pueden existir subdirecciones o departamentos que dada su ubicacin en la estructura orgnica y su mbito de competencia, ejecutan funciones con cierto valor directivo. Es recomendable incluir de ocho a 15 funciones por unidad administrativa y que stas correspondan con su quehacer sustantivo. Al definir una funcin se debe evitar confundirla con una atribucin o una actividad. La primera tiene un carcter ms genrico y la segunda se caracteriza por la especificidad del quehacer administrativo. Las funciones constituyen el medio para cumplir las atribuciones, en tanto las actividades representan la forma en que se atender una determinada funcin. Las atribuciones se establecen principalmente en los ordenamientos jurdicos y las funciones en los manuales administrativos. Para ilustrar estas diferencias se presenta el cuadro siguiente:

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ATRIBUCION Establecer mecanismos de operacin y asesora a las dependencias y organismos auxiliares en la distribucin de su correspondencia.

FUNCION

ACTIVIDAD

Emitir lineamientos para eficientar los servicios de correspondencia que proporciona la Direccin General de Organizacin y Documentacin, a travs del Departamento de Correspondencia. Proporcionar apoyo en la recepcin y despacho de la correspondencia oficial que demanden las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal, a travs de los medios internos y externos establecidos. Proporcionar asistencias tcnicas para la organizacin y el funcionamiento de las unidades de correspondencia o equivalentes de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos del Poder Ejecutivo; as como de las pertenecientes a los Poderes Legislativo y Judicial y a los gobiernos municipales que as lo soliciten. Establecer los enlaces adecuados con las unidades de control de correspondencia de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos del Ejecutivo Estatal, a fin de hacer ms dinmica la distribucin de la documentacin. Proponer los mecanismos administrativos necesarios para la inscripcin de los alumnos. Proponer los periodos de preinscripcin, inscripcin, admisin, reinscripcin, as como los periodos de exmenes y vacaciones, entre otras actividades, y difundirlos a la poblacin estudiantil y docente. Llevar a cabo el proceso de inscripciones y reinscripciones de los alumnos. Proponer los mecanismos y procesos para el registro de cambios, bajas temporales y definitivas de los alumnos. Elaborar los listados oficiales de los alumnos inscritos en el periodo lectivo correspondiente, para llevar el registro de asistencia y calificaciones de los educandos durante el proceso enseanza-aprendizaje.

Recibir piezas de correspondencia oficial de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos pblicos. Revisar que las piezas de correspondencia cumplan con los requisitos establecidos. Clasificar la correspondencia recibida por lugar de destino. Elaborar relaciones por ruta de distribucin. Entregar los documentos a los destinatarios. Recabar los sellos y firmas de recibido en las relaciones de entrega. Requisitar controles de recepcin distribucin de correspondencia. y

Gestionar ante la administracin de correos el trmite de la correspondencia que amerite su despacho a travs de los servicios ordinario y certificado. Impartir cursos de capacitacin en materia de correspondencia, dirigidos al personal operativo que realiza estas actividades en las dependencias estatales y municipales.

Elaborar y coordinar el sistema de admisin e inscripcin de los alumnos a las carreras que ofrece el Tecnolgico de conformidad con la normatividad aplicable.

Recibir y verificar la documentacin comprobatoria de estudios realizados por los aspirantes a ingresar al Tecnolgico. Elaborar fichas de inscripcin de alumnos al periodo lectivo. Abrir expedientes de alumnos inscritos, con la documentacin respectiva. Entregar documentacin a los alumnos sobre el calendario escolar. Entregar a los docentes los listados oficiales de exmenes. Archivar los listados oficiales de exmenes para su consulta y resguardo.

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Al terminar de enlistar las funciones se deber incluir una ms que diga: "Desarrollar las dems funciones inherentes al rea de su competencia", a fin de que en sta queden comprendidas las que determine el nivel superior inmediato o las que se deriven de los ordenamientos aplicables.

6.11 Directorio Comprende los nombres y cargos de los titulares de las unidades administrativas bsicas de una dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso de que se trate, indicando al inicio del directorio el nombre del Gobernador del Estado de Mxico. En el caso de las dependencias, el directorio comprender hasta nivel de direccin general, y en los organismos auxiliares hasta el nivel jerrquico inmediato inferior al de su titular. Ejemplo: (Secretara del Trabajo y de la Previsin Social)

VIII. DIRECTORIO

LIC. ARTURO MONTIEL ROJAS GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE MEXICO

LIC. MARCO ANTONIO NAVA Y NAVAS SECRETARIO DEL TRABAJO Y DE LA PREVISION SOCIAL

LIC. FRANCISCO JAVIER SALAS RODRIGUEZ DIRECTOR GENERAL DEL TRABAJO

ING. LUIS ALBERTO RIVERA LOPEZ DIRECTOR GENERAL DE LA PREVISION SOCIAL

LIC. JOSE LUIS BARCENA TREJO PROCURADOR DE LA DEFENSA DEL TRABAJO

C.P. ROGELIO VALDEZ VALDEZ CONTRALOR INTERNO

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6.12 Validacin El manual de organizacin debe contener un apartado en el que los titulares de las unidades administrativas bsicas de una dependencia (Secretario, Subsecretarios, en su caso, y directores generales), validen con su firma el contenido del documento y autoricen su implantacin. En los organismos auxiliares y fideicomisos se proceder de manera similar; sin embargo, la validacin corresponde al Presidente del rgano de gobierno y al titular del organismo. Con el propsito de que el documento sea validado por el rea normativa en esta materia, se debe incluir, en ambos casos, un espacio para la firma del Director General de Organizacin y Documentacin. Ejemplo: (Secretara del Trabajo y de la Previsin Social)

IX. VALIDACION

LIC. MARCO ANTONIO NAVA Y NAVAS SECRETARIO DEL TRABAJO Y DE LA PREVISION SOCIAL

LIC. APOLINAR MENA VARGAS DIRECTOR GENERAL DE ORGANIZACION Y DOCUMENTACION

LIC. FRANCISCO JAVIER SALAS RODRIGUEZ DIRECTOR GENERAL DEL TRABAJO

ING. LUIS ALBERTO RIVERA LOPEZ DIRECTOR GENERAL DE LA PREVISION SOCIAL

LIC. JOSE LUIS BARCENA TREJO PROCURADOR DE LA DEFENSA DEL TRABAJO

C. P. ROGELIO VALDEZ VALDEZ CONTRALOR INTERNO

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Ejemplo: (Tecnolgico de Estudios Superiores de Villa Guerrero)

IX. VALIDACION

LIC. TOMAS RUIZ PEREZ SECRETARIO DE EDUCACION, CULTURA Y BIENESTAR SOCIAL

ING. AGUSTIN GASCA PLIEGO SUBSECRETARIO DE EDUCACION MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR

LIC. APOLINAR MENA VARGAS DIRECTOR GENERAL DE ORGANIZACION Y DOCUMENTACION

ING. ALBERTO SANCHEZ FLORES DIRECTOR DEL TECNOLOGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE VILLA GUERRERO

6.13 Hoja de actualizacin Incluye una referencia cronolgica de las fechas en que se actualiz el manual de organizacin. Ejemplo: (Secretara del Trabajo y de la Previsin Social).

X. HOJA DE ACTUALIZACION Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo, julio de 1992. Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, septiembre de 1996. Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 28 de mayo de 1998. Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 14 de julio de 1999.

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BIBLIOGRAFIA

Crosby, Philip B., Calidad sin Lgrimas, El Arte de Administrar sin Problemas, Ed. CECSA, 1991. , Hablemos de Calidad, Ed. Mac. Graw Hill, 1990. , La Calidad no Cuesta, El Arte de Cerciorarse de la Calidad, Ed. CECSA,1992. Deming W. Edwards, Calidad, Productividad y Competitividad. La Salida de la Crisis, Madrid, Ed. Daz de Santos, S.A., 1986. Duhalt Krauss, Miguel, Los Manuales de Procedimientos en las Oficinas Pblicas, UNAM, Mxico, 1997. Gmez Ceja, Guillermo, Anlisis de Sistemas, Mxico, EDICOL, 1988. Lazzaro, Vctor, Sistemas y Procedimientos. Un Manual para los Negocios y la Industria, Mxico, Ed. Diana, S.A., Primera edicin, 1990. Quiroga Leos, Gustavo, Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica, Mxico, Ed. Trillas, S.A., Segunda edicin, 1994. Reyes Ponce, Agustn, Administracin de Empresas, Teora y Prctica, Mxico, Grupo Limusa y Noriega Editores, 1992. Rodrguez Valencia, Joaqun, Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos, Mxico, ECASA, Primera edicin, 1989. , Estudios de Sistemas y Procedimientos Administrativos, Mxico, ECASA, Primera edicin, 1990. Gobierno del Estado de Mxico, Secretara de Administracin, Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Organizacin, Tercera edicin, Toluca, Mxico, 1995. Gobierno del Estado de Mxico, Plan de Desarrollo del Estado de Mxico, 1999-2005, Toluca, Mxico, 1999.

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Gobierno del Estado de Mxico, Secretara de Administracin, Programa General de Modernizacin de la Administracin Pblica y Mejoramiento de la Atencin a la Ciudadana 1999-2005, Toluca, Mxico, 1999. Secretara de la Presidencia, El Reglamento Interior y El Manual de Organizacin, Direccin General de Estudios Administrativos, Mxico, 1977. , Manuales Administrativos, Gua para su Elaboracin, Direccin General de Estudios Administrativos, Mxico,1974. Legislacin Gobierno del Estado de Mxico, Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Mxico, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 1981. Gobierno del Estado de Mxico, Ley para la Coordinacin y Control de Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Estado de Mxico, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 1983. Gobierno del Estado de Mxico, Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Pblicos del Poder Ejecutivo Estatal, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2001. Gobierno del Estado de Mxico, Reglamento Interior de la Secretara de Administracin, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2001. Gobierno del Estado de Mxico, Manual General de Organizacin de la Secretara del Trabajo y de la Previsin Social, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2001. Gobierno del Estado de Mxico, Manual General de Organizacin de la Secretara de Desarrollo Agropecuario, Gaceta del Gobierno, Toluca, Mxico, 2000.

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ANEXOS

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ANEXO No. 1

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ANEXO No. 2

Gobierno del Estado de Mxico Secretara de Administracin Subsecretara de Servicios Administrativos Direccin General de Organizacin y Documentacin

CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS FUNCIONAL

OBJETIVO: Recabar informacin necesaria para definir los objetivos, funciones y tareas primordiales de las unidades administrativas y de los servidores pblicos de la dependencia u organismo auxiliar.

I. DATOS DE IDENTIFICACION
DEPENDENCIA U ORGANISMO

DIRECCION GENERAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA

PUESTO FUNCIONAL

II. OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

SEALE EL OBJETIVO GENERAL DE LA DEPENDENCIA U ORGANISMO

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MENCIONE CUAL ES LA ACTIVIDAD BASICA DE SU UNIDAD ADMINISTRATIVA, ASI COMO EL PROPOSITO GENERAL DE LA MISMA

III. FUNCIONES Y ACTIVIDADES

3.1 Mencione cules son las principales actividades que realiza para cumplir con las funciones bsicas de su unidad administrativa, iniciando por las ms importantes 3.2 Indique los trabajos extraordinarios que desarrolla en su unidad administrativa 3.3 Mencione quin o quines son los beneficiarios de las funciones y actividades que realiza 3.4 Seale, si existe duplicidad de sus funciones con las realizadas por otra unidad administrativa 3.5 Indique los recursos disponibles para la realizacin de sus funciones y actividades 3.6 Refiera las limitantes existentes en el desarrollo de sus funciones y actividades 3.1 ACTIVIDADES BASICAS

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ANEXO No. 2

3.2 TRABAJOS EXTRAORDINARIOS

3.3 BENEFICIARIOS DE LA(S) FUNCION(ES) O ACTIVIDAD(ES) REALIZADA(S)

3.4 FUNCIONES SIMILARES REALIZADAS POR OTRAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

3.5 RECURSOS DISPONIBLES

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3.6 LIMITANTES EN LA REALIZACION DE SUS FUNCIONES

IV. INDIQUE ALGUNOS COMENTARIOS ADICIONALES

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La tercera edicin de la Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Organizacin, se termin de imprimir en marzo de 2002, en el Departamento de Micrografa y Reprografa de la Direccin General de Organizacin y Documentacin, sito en Leandro Valle norte 310, Sector Reforma, C.P. 50070, en Toluca de Lerdo, Estado de Mxico. El tiraje consta de 500 ejemplares.