AUDITORA ADMINISTRATIVA (APLICACIN)

I.

Planeacin o General Identificar y definir las reas crticas que minimizan la eficiencia en el desempeo de la empresa y encontrar las posibles soluciones a las mismas para lograr los objetivos de la organizacin. o Especfico: Elaborar programas de capacitacin que permitan mejorar el servicio en las reas crticas. Alcance: o Departamento de Ventas Grupo que conformar la AA: Se contratar un grupo de auditores externos conformado por o Auditores externos: Empresa KPMG o Auditores internos: Lic. Marybel Carrillo Lic. Roxana Lpez Lic. Susana de Rodrguez Lic. Luis Antonio Barillas Automatizar los sistemas de inventarios para mejorar el control de los mismos y brindar un mejor servicio.

Situacin general de la empresa AMENAZAS Competencia Aspectos (aranceles) Demanda latente Inventario no surtido legales

FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES Equipo integrado de Diversificacin Personal no capacitado ventas Productos de alta Automatizacin Falta de capital

calidad Suficiente personal -

Anlisis preliminar o Investigacin preliminar o Cunto tiempo durar la Auditora aproximadamente o Costo: Q 85,000.00 o Instrumentos a utilizar: Fuentes internas: Personal de la empresa xx, estadsticas, manuales, informacin documental. Fuentes externas: Libros, informacin de empresas que ya han aplicado Auditora administrativa, seminarios, clientes, proveedores Administrativa: 6 meses

Despus de efectuado el anlisis FODA, se puede observar que el Departamento de Ventas de la Empresa xx cuenta con productos de calidad, suficientes asesores de ventas integrados e identificados con la organizacin. Adems que existe una demanda latente que puede obligar a la empresa a la diversificacin de sus productos para cubrir las exigencias del mercado, as como la automatizacin para el mejoramiento de sus controles. Ser necesario brindar una capacitacin al personal de ventas para optimizar el servicio y con ello lograr una ventaja competitiva que minimice el impacto de la competencia.

Propuesta tcnica o Naturaleza: Auditora Administrativa o Alcance: Departamento de Ventas o Antecedentes: Es la primera Auditora Administrativa que se realiza. o Objetivos: General: Determinar si el Depto. De Ventas est llevando a cabo todas las actividades de acuerdo a los planes establecidos. Especficos: clientes. Lograr una coordinacin entre los miembros del Depto. De Ventas y el resto de los departamentos de la empresa. o Estrategias a utilizar: Estudio, reestructuracin y seguimiento de los procesos. Plan de Capacitacin del personal de Ventas Mejorar la eficiencia y el servicio actual a los

o Justificacin: Debido a que el Depto. De Ventas es el enlace entre el pblico y la empresa se ha decidido que sea el primero al que se le aplique la Auditora Administrativa para poder mejorar las reas que se detecten como crticas. o Acciones: Diagnstico exhaustivo de los procedimientos, cmo se van a reestructurar. Poner en marcha el Plan de Capacitacin del personal de ventas. o Recursos: Humanos, materiales (qu tipo de equipo) Materiales: Computadora Caonera tiles de oficina Fotocopiadora

Humanos: Equipo de consultores externos, quienes estn realizando el plan Equipo de auditores internos

o Costo: Aproximadamente: Q. 85,000.00 o Resultados esperados: Incrementar las ventas en un 15% a nivel local para el ao 2002. Incrementar las ventas en un 10% a nivel regional para el ao 2002. Propuesta de Trabajo Identificacin: Responsable: Area Depto.: Actividades: Reporte Alcance: Auditoria Administrativa Licda. Gloria Rodrguez Ventas 10 Semanal

II.

INSTRUMENTACIN

Tcnica de recoleccin de datos por medio de: Observacin Cuestionarios Entrevistas

Se recopilara informacin por medio de un cuestionario que se adjunta como anexo. Adicionalmente se harn observaciones y entrevistas directas de los procedimientos con el personal a cargo de los procesos.

SI SR 1 2 3 4 5 6 7 Tiene suficiente capacidad la gerencia de ventas para alcanzar los objetivos de ventas. Se han adecuado las ventas a largo alcance para alcanzar los objetivos de la organizacin Mantuvo la organizacin su participacin anterior del mercado total Tiene la organizacin alguna estrategia para mantener su parte futura del mercado total Incluyen los planes a largo plazo la nivelacin de la alzas y depresiones en ventas. Respecto a las tcnicas de proyeccin a) Se utilizan b) Son adecuadas Cmo calcula la organizacin los datos a largo plazo para las compras: a) Por volmenes de ventas b) Por factores de contribucin c) Por puntos de desequilibrio Cmo se establecen las cuotas de ventas: a) Por productos o lneas de productos b) Por ventas o reas geogrficas c) Por vendedores Estn diversificados los productos o lneas de productos de la compaa Tiene la organizacin una poltica para las ventas de nuevos productos Es adecuada esta poltica para promover un crecimiento futuro Existe un programa adecuado a largo plazo para promover la fuerza de ventas en el futuro Son adecuadas las polticas de servicio de ventas para el crecimiento futuro Son importantes para la poca actual los productos de la organizacin Tiene la organizacin ventajas a largo plazo sobre sus

NO

9 10 11 12 13 14 15

16

competidores Existen programas

adecuados

de

incentivos

para

mantener las ventas al nivel deseado. III. EXAMEN

El punto de examen nos brinda la oportunidad de analizar las respuestas de los sujetos de estudio y por medio de un anlisis combinado entre cuestionamientos y observacin directa formar una opinin formal y seria acerca de los puntos investigados y validar de esta forma la informacin recolectada. Los puntos que contemplar el cuestionario son: Qu trabajos se hacen Para qu se hacen Quin lo hace Cmo se hace Cundo se hace INFORME

IV.

De acuerdo a la Auditoria Administrativa aplicada a la empresa xx se presenta a continuacin el Informe General.

o Responsable: o Introduccin:

Licda. Gloria Rodrguez-KPMG

En este informe se dar un detalle del estudio realizado mediante la Auditoria Administrativa al Depto. De Ventas de la Empresa xx, el cual permitir definir las reas criticas y la propuesta donde figuren las posibles soluciones a los problemas encontrados.

o Antecedentes (empresa) XX fue fundada en el ao 1952 por el seor Ernesto Hernndez, siendo sta solamente una pequea tienda de productos elctricos ubicada en la 7a. Avenida 9-62, zona 1 de esta Ciudad, contando en ese entonces con 10 trabajadores. Antilln distribuye marcas de productos elctricos, tales como General Electric, Bticino, Topaz Electric, Peco Internacional Electric, etc, teniendo como volumen de ventas el 70% de producto importado y el restante 30% de producto comprado localmente. XX es una empresa comercial que se dedica a la venta de productos para iluminacin y material elctrico en general. en el departamento de Quetzaltenango. Las oficinas centrales estn ubicadas en la 6a. Avenida 14-12, zona 9 y es desde all donde se realizan todas las operaciones y controles contables y administrativos. o Tcnicas empleadas - Observacin - Cuestionarios - Entrevistas Actualmente la empresa cuenta con cuatro salas de ventas en la Ciudad Capital y una

o Diagnstico Despus de efectuado el anlisis FODA, se puede observar que el Departamento de Ventas de la Empresa xx cuenta con productos de calidad, suficientes asesores de ventas integrados e identificados con la organizacin. Adems que existe una demanda latente que puede obligar a la empresa a la diversificacin de sus productos para cubrir

las exigencias del mercado, as como la automatizacin para el mejoramiento de sus controles. Ser necesario brindar una capacitacin al personal de ventas para optimizar el servicio y con ello lograr una ventaja competitiva que minimice el impacto de la competencia. o Estrategia MATRIZ TOWS
Finternos Fexternos Oportunidades externas - Diversificacin - Automatizacin - Demanda latente Fortalezas internas - Equipo integrado de ventas - Productos de alta calidad - Suficiente personal Estrategia FO Maxi-maxi - Diversificar los productos, brindando un servicio personalizado aprovechando la calidad de los productos, la infraestructura y el personal integrado. Debilidades internas - Personal no capacitado - Falta de capital - Inventario no surtido Estrategia DO: Mini-maxi - Conseguir un financiamiento bancario, aprovechando las bajas tasas de inters para dar a conocer la variedad de productos y con ello incrementar nuestra participacin en el mercado y satisfacer la demanda latente. Estrategia DA Mini-mini - Crear un programa de capacitacin y buscar un financiamiento externo que permita que pueda existir un stock suficiente de productos.

Estudio, reestructuracin y seguimiento de los procesos. Plan de Capacitacin del personal de Ventas

Amenazas externas Competencia Aspectos legales (aranceles)

Estrategia FA: Maxi-mini - Aprovechar la calidad de los productos, la fuerza de ventas para ofrecer un producto y servicio que satisfaga las necesidades de los clientes y de esta forma marcar la diferencia con la competencia existente. - Mantener una actualizacin constante sobre los cambios en los aspectos legales, para evitar costos innecesarios.

o Propuesta de implantacin Despus de realizada la planeacin para la aplicacin de la Auditora Administrativa, la presentacin de la propuesta tcnica y la propuesta de trabajo, deber implantarse en un mximo de 6 meses de acuerdo al plan de trabajo elaborado. o Conclusiones y recomendaciones

Despus de efectuada a la Auditora Administrativa se revel que existen algunas deficiencias en el Departamento de Ventas de la Empresa xx, por lo cual se recomienda implantar las estrategias antes descritas, para que con ello se pueda optimizar el desempeo de todas las actividades y lograr los objetivos establecidos.

- Informe ejecutivo
o Responsable: Licda. Gloria Rodrguez-KPMG

o Perodo de revisin: 6 Meses o Objetivos: General: Determinar si el Depto. De Ventas est llevando a cabo todas las actividades de acuerdo a los planes establecidos. Especficos: clientes. Lograr una coordinacin entre los miembros del Depto. De Ventas y el resto de los departamentos de la empresa. o Alcance: o Metodologa: 1. Planeacin: as como el alcance que tendr la Auditoria En esta etapa se analizarn todos los factores y fuentes de estudio Administrativa. La planeacin se divide en dos informes Depto. De Ventas Mejorar la eficiencia y el servicio actual a los

importantes la propuesta Tcnica y la Propuesta de Trabajo. 2. 3. 4. 5. o Sntesis o Conclusiones (No se dan recomendaciones) Instrumentacin Examen Informe Propuesta de Implantacin

- Informe de aspectos relevantes

o Diagnstico preliminar Despus de efectuado el anlisis FODA, se puede observar que el Departamento de Ventas de la Empresa xx cuenta con productos de calidad, suficientes asesores de ventas integrados e identificados con la organizacin. Adems que existe una demanda latente que puede obligar a la empresa a la diversificacin de sus productos para cubrir las exigencias del mercado, as como la automatizacin para el mejoramiento de sus controles. Ser necesario brindar una capacitacin al personal de ventas para optimizar el servicio y con ello lograr una ventaja competitiva que minimice el impacto de la competencia. o Alcance: Departamento de Ventas o Alternativas de medicin: Informacin estadstica de ventas Participacin en el mercado Estudio de los estados financieros para analizar costosbeneficios. o Elaboracin del informe final

Aspectos revisados Ventas

Aspectos relevantes Comentarios recibidos Si existe personal El personal necesita suficiente, identificado empresa. integrado con e mayor capacitacin y la motivacin.

Capacitacin del personal Automatizacin de los

controles Despus de hacer los tres informes se puede hacer una propuesta. Constituye el paso clave para impactar en forma efectiva a la organizacin ya que constituye el momento de transformar las propuestas en acciones especficas.

Propuesta de implantacin Preparacin del programa Integracin de los recursos (Grfica de Gantt) Ejecucin del programa (no lleva costo) SEGUIMIENTO

V.

Los expertos regresan despus de 6 meses para revisar si se est ejecutando lo planeado y hacer las observaciones pertinentes. Hasta Realizar la prxima Auditora