GUA PARA LA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS SOBRE LOS CUALES SE HA DETERMINADO SU CONDICIN DE CONSERVACIN PERMANENTE

CDIGO VERSIN PGINA:

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SECRETARA GENERAL ALCALDA MAYOR DE BOGOT.

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NOMBRE

CARGO

FECHA

FIRMA

ELABOR

Myriam Loaiza Lynda N. Melndez Irma Pea Margoth Guerrero Francisco Javier Osuna

Profesional Especializada Contratista Contratista Subdirectora Tcnica Director Archivo de Bogot

03/11/2009 10/11/2009 13/11/2009

REVIS APROB

INTRODUCCIN La Direccin Archivo de Bogot de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., como archivo histrico de la ciudad, rene documentos con valores secundarios, considerados histricos por su importancia para la ciencia, la cultura y la investigacin, que son transferidos por las entidades distritales, las empresas de servicios pblicos domiciliarios (pblicas o mixtas), as como los entes privados que cumplen funciones pblicas y personas naturales o jurdicas. De igual forma rene documentos en cumplimiento de lo dispuesto por la normatividad nacional en materia de archivos, por el Decreto 173 del 2004. La presente gua es el marco de referencia para el desarrollo del procedimiento de remisin de transferencias de documentos de conservacin permanente a la Direccin Archivo de Bogot. 1. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS Las transferencias secundarias deben realizarse de acuerdo con la normatividad vigente y con los parmetros establecidos en la presente gua. 1.1 Aprobacin de la transferencia Las transferencias documentales secundarias se aprobarn mediante el Acta del Comit Tcnico del Archivo de Bogot, que tendr en cuenta la aplicacin de las metodologas, los estndares y las guas de gestin documental aprobadas por la Direccin Archivo de Bogot, as como, el cuadro de clasificacin documental, las tablas de retencin documental o tablas de valoracin documental y el inventario de las series a transferir para cada entidad. Las entidades deben remitir a la Direccin Archivo de Bogot una carta de intencin de la transferencia documental, adjuntando, adems, el Formato nico de Inventario Documental debidamente diligenciado (Anexo. 1) y una copia del Acta de Comit de Archivo de la

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respectiva entidad, en la cual se apruebe y autorice la transferencia de la documentacin relacionada en el formato de inventario. Una vez el Comit Tcnico del Archivo de Bogot considere la propuesta de la entidad para transferir la documentacin, este Comit emitir una acta en la cual se aprobar o no la transferencia. De no ser aprobada, la Direccin Archivo de Bogot realizar las observaciones pertinentes a la entidad o persona natural o jurdica interesada en la transferencia mediante comunicacin oficial y se acordarn los plazos necesarios para que se realicen las modificaciones, ajustes y complementaciones necesarias, si fuera el caso. Para las entidades que se supriman, fusionen o privaticen, se seguirn las directrices establecidas en el artculo 20 de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Acuerdo 41 de octubre de 2002 y las normas que las reemplacen, modifiquen o adicionen. 1.2 Condiciones para la transferencia Una vez aprobada la transferencia por el Comit Tcnico del Archivo de Bogot y dispuesta la documentacin bajo la totalidad de las condiciones de transferencia descritas en el presente documento, la entidad remitente deber formalizar la transferencia informando por medio de una comunicacin que la documentacin se encuentra organizada integralmente1 y dispuesta para la conservacin permanente en el Archivo de Bogot. 1.2.1 Procesos archivsticos Las transferencias secundarias deben cumplir con los procesos tcnicos archivsticos pertinentes para la correcta y completa organizacin de la documentacin. Por tanto, debern llevar a cabo actividades de identificacin, clasificacin, ordenacin -previa depuracin para la separacin de la duplicidad de documentos- descripcin mediante el levantamiento del inventario documental descrito en el Anexo No. 1, foliacin y rotulacin. Estas actividades deben obedecer a la correcta aplicacin de instrumentos archivsticos, tales como: guas de procesos, cuadros de clasificacin documental, tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental. Adicionalmente, se debe cumplir con los procedimientos de preparacin fsica de la documentacin a transferir enunciados en la presente gua. (Ver tem 1.3) 1.2.2 Requerimientos de la transferencia:

Esto quiere decir que cumple con criterios tcnicos de organizacin archivstica.
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Las entidades distritales, las empresas de servicios pblicos domiciliarios (pblicas o mixtas), as como los entes privados que cumplen funciones pblicas, interesadas en realizar transferencias documentales secundarias a la Direccin Archivo de Bogot de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., deben informarlo a travs de una comunicacin oficial, adjuntando: Inventario de transferencias secundarias. Este inventario deber enviarse en medio fsico y magntico, utilizando Formato nico de Inventario Documental debidamente diligenciado (Ver Anexo. 1). El inventario fsico deber almacenarse en carpeta blanca tipo propalcote, cuatro aletas, debidamente identificada y rotulada, con los datos anunciados en el Anexo 3. Debe ir foliado y con aproximadamente 200 folios por unidad de almacenamiento. El inventario digital debe ir en formato Excel u Open Document, grabado en CD o DVD debidamente identificado. Copia del Acta del Comit de Archivos de la Entidad remitente, donde se especifique que la documentacin a transferir ha cumplido el tiempo de retencin documental y ha sido identificada con valor documental secundario. As mismo, debe registrar la aprobacin y autorizacin de la transferencia secundaria. 1.3 Preparacin fsica de la documentacin a transferir Se debe disponer fsicamente la documentacin de manera que cumpla con los requisitos mnimos para ser consultada en la Sala de Servicios al Pblico de la Direccin Archivo de Bogot. La Direccin Archivo de Bogot de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., a travs de su Subdireccin Tcnica, provee el instrumento que incluye los lineamientos especficos de embalaje para el traslado de la documentacin a transferir, siguiendo como mnimo las siguientes recomendaciones: Se debe realizar limpieza de las unidades de almacenamiento (cajas y carpetas) y unidades encuadernadas, siguiendo los lineamientos dados por el Protocolo de Limpieza Superficial de Unidades de Almacenamiento y Mobiliario, el cual ser suministrado por la Subdireccin Tcnica de la Direccin Archivo de Bogot. Los elementos de agrupacin metlicos (ganchos, clips, etc.) deben ser retirados y, si la documentacin lo requiere, reemplazados por ganchos plsticos. A los documentos agrupados en AZs, argollados, anillados o con sistemas similares se les debe retirar estos sistemas, y realmacenar segn las indicaciones en la gua suministrada por la Subdireccin Tcnica de la Direccin Archivo de Bogot.

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En el caso de desagregacin y realmacenamiento, deber dejarse un testigo documental, utilizando el formato del Anexo 2. La documentacin que evidencie biodeterioro por cualquier tipo de agente debe ser sometida al proceso de desinfeccin respectiva previa la realizacin de la transferencia, de acuerdo al concepto emitido por el grupo interdisciplinario de la Direccin Archivo de Bogot. Es necesario tener en cuenta las Normas de bioseguridad y salud ocupacional para manipulacin de documentacin con biodeterioro, las cuales sern suministradas por la Subdireccin Tcnica de la Direccin Archivo de Bogot. Nota: La documentacin sometida a procesos de desinfeccin debe estar identificada en el Formato nico de Inventario Documental, en la columna de observaciones como Material Desinfectado. La documentacin a transferir debe ser realmacenada, reemplazando cajas y carpetas, siguiendo las recomendaciones tcnicas dadas por el equipo de la Direccin Archivo de Bogot. Los rtulos de las unidades de almacenamiento generales (cajas: ver Anexo 4) debe llevar los siguientes datos: logo del fondo, nombre de la seccin, serie, subserie, nmero de la caja, nmero de unidades especficas (carpetas) contenidas y fechas extremas. Los rtulos de las unidades de almacenamiento especficas: (carpetas: ver Anexo 4) debe llevar los siguientes datos: logo de la entidad, seccin, serie, subserie, fechas extremas (fechas inicial y fecha final), nmero de folios contenidos, nmero correlativo de las carpetas y nmero de caja. El grupo interdisciplinario de la Direccin Archivo de Bogot, asesorar la metodologa y acompaar el proceso. Las especificaciones tcnicas de los elementos de realmacenamiento y agrupacin, sern suministradas, teniendo en cuenta las caractersticas de la documentacin. 1.4 Programacin de la transferencia y traslado La Subdireccin Tcnica de la Direccin Archivo de Bogot concertar el calendario de transferencias con la Entidad y remitir la documentacin dentro de los plazos que se prevean. A su vez, la Entidad que remite la documentacin, debe disponer de personal y transporte que garantice la integridad de la documentacin en su trnsito hacia las instalaciones de la Direccin Archivo de Bogot. La Entidad debe disponer: Un furgn con altura aproximada de 2,0 metros.
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Remisiones que no superen los 300 metros lineales de documentacin por semana Si se trata de documentos textuales, deben ir dispuestos en el camin de atrs hacia delante, de manera que la unidad identificada con el No. 1 sea la primera en descargarse. Esto facilita las labores de organizacin y cotejo. Si son documentos de gran formato (planos, mapas o material grfico), las cajas y carpetas deben ir completamente cerradas e identificadas en la parte externa. Si se requiere de embalajes para documentacin encuadernada o para facilitar el transporte de pequeas unidades de almacenamiento, puede utilizarse cajas de cartn no reciclado o, en su defecto, recicladas y limpias, que no hayan sido utilizadas para el embalaje de alimentos o productos qumicos, para evitar riesgo de contaminacin. De igual forma, la Direccin Archivo de Bogot prestar canastas plsticas para estos fines, las cuales deben solicitarse una semana antes de la transferencia, por escrito a la Subdireccin Tcnica. 1.5 Recepcin y cotejo El grupo interdisciplinario de la Direccin Archivo de Bogot verificar la entrega fsica de la documentacin contra el inventario documental en las instalaciones de la entidad remitente, con el objetivo de dar un visto bueno a la transferencia. En esta visita se har un cotejo por muestreo aleatorio de las cajas de acuerdo con la metodologa que para tal efecto defina la Subdireccin del Sistema Distrital de Archivos, previo visto bueno de la Subdireccin Tcnica, verificando tanto el contenido de las cajas como las condiciones de almacenamiento y transporte. De detectarse inconsistencias, se cancelar la respectiva transferencia documental y se notificar por medio de oficio a la entidad, quien deber tomar las medidas correctivas necesarias. Una vez la transferencia ha llegado a las instalaciones de la Direccin Archivo de Bogot de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., el funcionario designado por la Subdireccin Tcnica de la Direccin Archivo de Bogot realizar un cotejo puntual segn las caractersticas de la documentacin. El acta de recepcin de la transferencia ser firmada por el Director del Archivo de Bogot o la persona designada por la Direccin para tal efecto y contendr el detalle de la documentacin efectivamente transferida. (Ver Anexo 5). Anexo 1. Formato nico de Inventario Documental 2215100-FT-496 Anexo 2. Testigo Documental 2215100-FT-493 Anexo 3. Rtulo de la Carpeta de Inventario Anexo 4. Rtulo de las Unidades de Almacenamiento General y Especfico Anexo 5. Acta de Transferencias al Archivo de Bogot 2215100-FT-497

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GLOSARIO Biodeterioro: Cambio no deseado en las propiedades de los materiales por la accin de organismos pertenecientes a los diversos grupos taxonmicos2. Desagregar: Separar el material adjunto que hace parte de una unidad documental, por razones de conservacin el cual posteriormente se almacena de acuerdo con sus caractersticas tcnicas y formato. Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona. Realmacenar: Cambiar las unidades de almacenamiento en las que se encuentra la documentacin, por encontrarse deterioradas o por el curso de procesos tcnicos. Serie Documental: Conjunto de unidades de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Transferencias Documentales: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al Archivo de Bogot, de conformidad con las tablas de retencin documental vigentes. Unidad Documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

GUERRERO, Margoth y otros. Una gua de procedimientos para la organizacin de fondos documentales acumulados. Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Direccin Archivo de Bogot. Primera edicin 2006 ISBN: 958-97841-19. p. 39 - 41
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Anexo 3. Rtulo de la carpeta de inventario

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Anexo 4. Rtulo de las unidades de almacenamiento general y especfico

Consiste en identificar las unidades de almacenamiento con los datos requeridos mediante un rtulo. El rtulo de las cajas debe llevar los siguientes datos:

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El rtulo de las carpetas debe llevar los siguientes datos:

CONTROL DE CAMBIOS ACTIVIDADES QUE SUFRIERON CAMBIOS Creacin del Documento Glosario CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL VERSIN CAMBIO 24/09/2009 03/11/09 01 02

N.A Se incluy un glosario de trminos archivisticos, relacionados con transferencias documentales Se ajust la redaccin del texto en general y ajuste de rtulos.

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