AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

INFORME DE PRCTICAS PROFESIONALES REALIZADAS EN LA OFICINA DE SECRETARIA DE LA OFICINA DE SECRETARIA DE LA I.E.JOS GLVEZ

LUGAR DE REALIZACIN ALUMNA PRACTICANTE CARRERA PROFESIONAL

: Institucin Educativa Jos Glvez : Gladis Rojas Castaeda : Secretariado Ejecutivo Bilinge

INFORME DE PRCTICAS PROFESIONALES

CAJABAMBA PERU 2012

DEDICATORIA El presente informe lo dedico a mis queridos padres y hermana, quienes con su apoyo econmico y moral lograron que culminara satisfactoriamente mi carrera profesional, como Secretaria Ejecutiva Bilinge. A mis queridos profesores quienes con sus sabias enseanzas inculcaron en mi persona el sentido de responsabilidad, honradez, puntualidad y buenas relaciones humanas que me servir en el futuro para desempearme eficientemente en mi carrera profesional. A mis compaeras de estudios por brindarme su amistad y confianza con quienes compart momentos inolvidables.

Gladis

AGRADECIMIENTO Al desarrollar este informe de prcticas, he recibido una serie de consejos sanos y sugerencias tiles que me brindaron; es por ello que quiero expresar mi profundo agradecimiento y gratitud a todas las personas que me apoyaron moralmente, para as poder llegar a la culminacin de mis practicas, comprometindome a seguir adelante en esta noble tarea de secretariado, contribuyendo en el desarrollo de mi provincia y por ende de mi querida patria. As mismo al Director y Personal Docente del Instituto de Educacin Superior Apolo`s que me cobijaron durante tres aos, su colaboracin, orientacin, haciendo posible la culminacin del presente informe. Tambin quiero expresar mi agradecimiento y gratitud al personal trabajador de la Institucin Educativa Jos Glvez Cajabamba, quienes me han sabido comprender y guiar durante el tiempo que llev a cabo mis prcticas profesionales.

Gladis

NDICE Pg. DEDICATORIA AGRADECIMIENTO NDICE PRESENTACIN INTRODUCCIN

06 07

CAPTULO I PLANTIAMIENTO DEL INFORME 1. OBJETIVOS 1.1. Objetivos Generales 1.2. Objetivos Especficos 2. justificacin e Importancia del Informe 3. Limitaciones del Informe de Prctica 4. Antecedentes CAPITULO II MARCO TERICO 1. Concepto de Secretara 2. Funciones de Secretaria 14 14 10 11 11 11 12 12

CAPITULO III BREVE RESEA HISTRICA, MISIN, VISIN, OBJETIVOS, ORGANIGRAMA ESTRUCUTRAL, REA DE SECRETARA DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA JOS GLVEZ Y ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE MIS PRCTICAS PROFESIONALES 1. Breve resea histrica de la Institucin Educativa 2. Misin y Visin de la Institucin Educativa 2.1. 2.2. Misin Visin 20 20 20 23 24 24 20 17

3. Objetivos 4. Organigrama estructural 5. rea de secretara 6. Funciones de Secretaria

ACTIVIDADES REALIZAS EN MIS PRCTICAS PROFESIONALES 1. rea de Secretara. 1.1. Registro de asistencias docentes: 1.2. Informe de horas efectivas de trabajo pedaggico en las Instituciones Educativas Pblicas: 1.3. Informe mensual de tardanzas e inasistencias del personal docente. 1.4. Llenado de ficha nica de matrcula. 1.5. Nminas de matrcula. 1.5.1. Elaboracin de la nmina de matrcula. 1.5.2. Llenado de la nmina de matrcula. 26 26 26 27 28 29 26 26

1.6. Planilln de notas de asignaturas. 1.7. Planilln de notas de comportamiento. 1.8. Actas consolidadas de evaluacin. 1.9. Organizacin de archivos. 1.10. Otras actividades.

29 29 29 29 30

CAPITULO IV CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES

1. Conclusiones 2. Recomendaciones BIBLIOGRAFA WEBGRAFA ANEXOS

32 33 34 35 37

PRESENTACIN SEORES MIEMBROS DEL JURADO CALIFICADOR: Cumpliendo con uno de los requisitos emanados de la Institucin, tengo a bien someter a vuestra consideracin el informe de Prcticas Finales realizadas en la Institucin Educativa Jos Glvez Cajabamba el cual consta de tres captulos, que a continuacin se detalla. En el CAPITULO I denominado: Planteamiento del informe, se establece los objetivos del presente informe, la justificacin, las limitaciones y los antecedentes del mismo. En el CAPITULO II denominado: Unidad de secretara, donde se conceptualiza y se especifica las funciones de secretara. En el CAPITULO II DENOMINADO: reas administrativas de la Institucin Educativa Jos Glvez Cajabamba, donde se especifica la Secretara General de la Institucin Educativa Jos Glvez Finalmente hago llegar las conclusiones y recomendaciones, a que se ha llegado en el presente informe, as como tambin se especifica una serie de sugerencias con la finalidad de mejorar la accin educativa, finalmente se culmina con los anexos en donde se presenta los documentos desarrollados en la prctica.

Gladis

INTRODUCCIN Para una buena organizacin de una empresa e institucin, es necesario tener una secretaria quien viene hacer el brazo derecho del que lo dirige, para ello es necesario tener buena preparacin tcnica y tica profesional. El mundo actual requiere de personal atento a los adelantos que se dan permanentemente. Parte de nuestra preparacin implica estar alerta en este sentido; y la prctica profesional que desarrollamos es el desempeo real de nuestra profesin. El Instituto Apolos es un Centro Superior de estudios donde se forman profesionales que tienen como misin el desempeo y el accionar activamente en forma eficiente como SECRETARIA EJECUTIVA BILINGE ya sea dentro de la Administracin Pblica, como Privada. Al ser asignada a la Institucin Educativa Jos Glvez Cajabamba para desarrollar mis prcticas profesionales he adquirido conocimientos que me servirn fortalecer lo aprendido en el Instituto de Formacin Profesional Apolos. Al trmino de mis prcticas profesionales espero lograr mi objetivo trazado esperando con ello fortalecer mi perfil Profesional como Secretaria Ejecutiva Bilinge.

DATOS GENERALES 1. DATOS DE LA INSTITUCIN 1.1. 1.2. 1.3. Nombre de la Institucin Direccin Correo Electrnico : I.E.Jos Glvez - Cajabamba : Jr. Leoncio Martnez Vereau :

2. DATOS DE LA PRACTICANTE 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. Nombres y Apellidos Direccin Domiciliaria Celular Correo Electrnico Especialidad Fecha de Inicio Fecha de Trmino Total de Horas de Prcticas : Gladis Rojas Castaeda : Jr. Celso benigno Caldern : 976425266 : Gladis_20_02@hotmail.com : Secretariado Ejecutivo Bilinge : 08 de Febrero del 2010 : 18 de Junio del 2010 : 748

3. DATOS DE LA OFICINA DONDE SE REALIZ LAS PRCTICAS 3.1. 3.2. Nombre de la Oficina Responsable : Secretara : Luz bocanegra Cortijo

CAPTULO I PLANTEAMIENTO DEL INFORME

1. OBJETIVOS 1.1 Objetivos generales 1.1.1 Aplicar los conocimientos tericos prcticos adquiridos durante tres aos consecutivos de estudios en el Instituto Superior Tecnolgico Particular Apolos. 1.1.2 Realizar los conocimientos obtenidos en la formacin profesional de Secretariado Ejecutivo Bilinge, mediante la elaboracin diaria en la oficina de Secretara. 1.2 Objetivos Especficos 1.2.1 Contribuir al buen uso y manejo de todos los documentos del archivo existente en la oficina de secretara de la Institucin Educativa Jos Glvez-Cajabamba. 1.2.2 Demostrar los conocimientos terico-prctico obtenido en la formacin profesional, como parte fundamental de la carrera de Secretariado Ejecutivo Bilinge. 1.2.3 Mantener los conocimientos adquiridos en la formacin profesional de secretara en la Institucin Educativa Jos Glvez Cajabamba. 2. JUSTIFICACIN DEL INFORME DE PRCTICAS PROFESIONALES Este trabajo se justifica porque est orientado a proporcionar, lineamientos generales sobre el desarrollo de la prctica profesional del egresado de Secretariado ejecutivo bilinge. Los resultados del informe mostrados en los anexos como son los diversos documentos que se redactan en la Institucin Educativa Jos Glvez Cajabamba, servirn a los dems alumnos para tener conciencia y empeo de que el aprendizaje de la carrera de Secretariado Ejecutivo Bilinge no es memorstico ni mecnico, sino ms bien reflexivo y creativo.

3. LIMITACIN DEL INFORME Dentro de las limitaciones que dificultaron el presente informe, tenemos: La poca experiencia que tiene el egresado al realizar sus prcticas. La falta de Recursos econmicos por parte del informante. La falta de trabajos similares en nuestro medio. La falta de trabajos a la carrera.

4. ANTECEDENTES No hay estudios realizados en esta Institucin Educativa.

CAPTULO II MARCO TERICO

MARCO TERICO 1. CONCEPTO DE SECRETARIA Es el rea o clula fundamental de cualquier actividad econmica y tambin se encarga de la tramitacin de todos los documentos y su ordenamiento adecuado de cada documento que ingresa a la Institucin.

2. FUNCIONES DE SECRETARIA Funciones que debe realizar la secretaria. a. b. c. d. e. f. g. Brindar una buena atencin al pblico dentro y fuera de la empresa. Redaccin de todos los documentos. Dar registro a cada documento que ingresa. Dar trmite a los diferentes documentos que ingresan en la oficina. Mantener actualizado el directorio de la oficina. Redactar y emitir diferentes documentos de carcter administrativo. Archivar todos los cargos de los documentos que ingresan y egresan de la Institucin. h. Coordinar las comunicaciones internas y externas a la Institucin. i. Organizar el trabajo del superior. (JEFE) j. Tener al da la agenda y los documentos sustenta torios antes de empezar.

1. PERFIL DE UNA SECRETARIA En este mundo globalizado en donde se ha dejado de lado la concepcin de que, la secretaria era tan solo una persona que se encargaba de contestar el telfono, es que exige que la secretaria tenga un perfil el cual sea el ms idneo para que se convierta en pieza clave del xito de una empresa, razn por lo que a continuacin menciono las cualidades que se debe buscar. Proactiva Dinmica Flexible Organizada Responsable Honesta Creativa Entusiasta y Discreta.

De mismo cabe indicar que durante la formacin profesional de la carrera profesional de Secretariado Ejecutivo Bilinge la futura profesional de adquirir un desarrollo profesional capaz de poder asumir este nuevo reto del mundo actual, es as que, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: A. Desarrollo Personal de una Secretaria Buena presencia Buena imagen fsica Buena salud fsica y mental Pulcra B. Desarrollo Conductual de una Secretaria Con personalidad Con iniciativa inteligente y discreta Proactiva, dinmica, flexible y tolerante Apertura al cambio Liderazgo Capacidad para tomar decisiones Capacidad organizativa

Trabajo en equipo Responsable, honesta, leal y creativa

C. Desarrollo Profesional de una Secretaria Redaccin propia Ortografa eficaz Habilidad y destreza en el manejo del teclado de la computadora Cultura general Dominio de ingls Facilidad de expresin. D. Gestin Empresarial de una Secretaria Domino en sistemas informticos Administracin para el trabajo Marketing de servicios Clculos mercantiles E. Manejo de Herramientas y Programas de Informtica Windows Word Excel Power Point Correo electrnico Internet 2. CONCEPTO DE OFICINA

Una oficina es un saln o lugar fsico destinado al trabajo fundamentalmente burocrtico, donde se realizan las actividades administrativas, as como otras relacionadas con la gestin de la organizacin de una empresa o Institucin cualquiera. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina segn la funcin.

CAPTULO III BREVE RESEA HISTRICA, MISIN, VISIN, OBJETIVOS, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL, REA DE SECRETARA Y ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EN MIS PRCTICAS PROFESIONALES

1. BREVE RESEA HISTRICA DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA JOS GLVES La Institucin Educativa Jos Glvez, que el dos de Junio celebrar su aniversario de vida Institucional, fue creado mediante Resolucin Legislativa el veinticinco de junio de 1936, siendo Presidente el Congreso Constituyente el Seor Clemente Revilla, creado con la denominacin de Colegio de Institucin Media, con un anexo para la enseanza agrcola, iniciando sus labores del dos de junio de 1943, donde se le asign partida presupuestaria dentro del Presupuesto General de la Repblica, con el nombre de Jos Glvez, en honor a nuestro hroe que se sacrifico en el Cmbate del dos de mayo de 1866 en la Torre de Merced, dirigiendo la defensa del Callao ante la agresin Espaola, oportuna circunstancia para la evocacin y trasladar a este da el recuerdo de los hechos, circunstancias, ejemplo y espritu heroico para rendir homenaje a la memoria de quien identifica con su nombre a nuestra Institucin, impregnado en el corazn de los Josgalvistas de ayer y de hoy. Por Ley 15149 del 11 de Setiembre de 1964 es elevado a la categora de Gran Unidad Escolar Jos Glvez, hasta el 22 de Abril de 1980, donde se le cambia la demolicin a Centro de Base Jos Glvez del INC. N 03 de Cajabamba y el 12 de Enero de 1983 de conformidad con la Ley 23384 Ley General de Educacin, pasa a nominarse Colegio Estatal Jos Glvez, y de acuerdo a la Ley General de Educacin 28044 Institucin Educativa y desde el ao 2003 reconocido como Centro Base de la Unidad de Costeo de todos los planteles de Educacin Especial, Inicial, Primaria, Secundaria y Educacin Superior no Universitaria del Distrito de Cajabamba. En el transcurso de vida institucional del glorioso Jos Glvez, han pasado ejemplares Directores, Maestros y Trabajadores Administrativos, que con su entrega a la labor educativa nos han dejado un claro ejemplo de labor abnegada de trabajo, a quienes le ofrecemos nuestro eterno reconocimiento y pleitesa, muchos de ellos ya fallecidos que se encuentran en un lugar especial al lado del divino hacedor; entre ellos sus gestores Bartolom Gonzlez Nicols, al Maestro Juan Francisco Miranda Ruiz y Don Segundo Ezequiel Rojas Chvez, a sus benefactores Felipe Santiago Salaverry y al Director Doctor Manuel Cadenillas Glvez, a sus sucesores; y una alta mencin honrosa a los dos ltimos Ex Director Prof. Luis Monzn Palma, Prof. Julio Rodrguez Miranda. Jos Glvez que en el seno de sus aulas cobij a miles de alumnos, constituyndose en la cuna formadora de grandes profesionales, ciudadanos dignos y tiles a nuestra sociedad, llegando muchos de ellos a ocupar altos cargos pblicos en nuestro mbito

local, regional y nacional, y muchos de ellos escalar al extranjero y representar a nuestra patria; quienes llevan siempre en su recuerdo al alma mter que los form. La Institucin Educativa Jos Glvez anhel brindar servicios educativos para contribuir al enriquecimiento cultural de la comunidad cajabambina, es as que el ao 1959 funciona la Nocturna en sus niveles de primaria y secundaria para atender a la poblacin que en da trabaja y en la noche estudia, meta que ahora pasa de los 400 estudiantes que el 04 de junio conmemoran Aniversario Institucional; en 1988 segn Resolucin Directoral Departamental N 0446 se crea la Escuela Primaria N 821235 de menores que atiende a 437 nios y nias, que cuenta con una Sub Direccin, 12 Docentes de Aula, y 01 Docentes de Ingls; en el Nivel Secundario de Menores atendemos a 760 alumnos, divididos en 24 secciones, atendidos con 36 profesores ubicados en sus respectivas reas de las especialidades de los docentes. Logrando incrementar una Plaza de Sub Direccin de formacin General; as mismo se logr crear el Nivel Inicial, segn R.D.R. 2164-2002-ED-CAJ. Con tres plazas docentes que atienden a nuestros nios menores de 05 aos. Durante los aos de vida institucional de la Institucin educativa Jos Glvez es orgullo de Cajabamba, por el servicio educativo que brinda y por la enorme cantidad de triunfos logrados en diferentes actividades propias de su funcin formadora de hombres y mujeres tiles a la sociedad, demostrados por la gran cantidad de trofeos y cuyos documentos sustenta torios se encuentran en los archivos de la Institucin. En los diversos concursos, de ndole que se ha participado los alumnos de la I.E. Jos Glvez a nivel provincial, Departamental, Regional y Nacional, siempre el Jos Glvez ha puesto muy en alto el nombre de Cajabamba, prueba de ello son las Resoluciones, Diplomas y otros documentos de reconocimiento por los triunfos obtenidos; ganadores de la feria de ciencia y tecnologa a nivel Provincial y Departamental, llegando a la Etapa Nacional en el rea de la tierra y sus recursos, concurso Nacional de Matemtica representando al Departamento de Cajamarca en los aos 2003 y 2005, Ganadores Nacionales en el ao 2002 en Innovaciones Pedaggicas con el proyecto Gimnasia Mental para mejorar el Aprendizaje elaborado por el Director Francisco El Becerra Romero, Profesor Carlos Enrique Lezama Briceo y la Profesora Liliam del Rosario Salaverry Pajares. La institucin Educativa Jos Glvez, es pionero de actividades que simbolizan la tradicin Josegalvista, es el caso del Andinismo y del campamento.

El Andinismo consiste en trasladar la Bandera Nacional y la Bandera Josegalvista (rojo-azul) hasta cima del Cerro Chochoconday ubicado al este de la ciudad y que por su altura y majestuosidad es considerado el guardin de Cajabamba, este traslado es efectuado por alumnos, docentes, ex alumnos y ciudadanos que simpatizan con la institucin, se iza como inicio de las fiestas de aniversario cada ao y permanecen en el cerro mientras dure las festividades. El campamento consiste en desplazarse todo el personal y alumnado a un lugar que se encuentre cerca a un Centro Poblado, pero alejado varios kilmetros de la ciudad, all se instalan carpas, se forman grupos de alumnos que hacen la funcin de centinelas para la seguridad de todos; se organizan brigadas y durante los dos o tres das de permanencia se realizan diversos tipos de actividades culturales, deportivas, alternando con los pobladores y alumnos del lugar; por las noches se hace una gran fogata alrededor de la cual se agrupan trabajadores y alumnos. Acontecimiento reiniciado durante el ao 2005 despus de muchos aos que le dejo de realizar, como nuestra Institucin Educativa con particin de casi toda la plana docente, 350 alumnos, padres de familia, consejo Directivo de APAFA y algunos ex alumnos, campamento realizado en el Centro Poblado de Chuquibamba, donde fuimos recibidos por las autoridades de la localidad, alumnos y docentes. Adems del rea cognoscitiva, el deporte es lo que caracteriza a la Institucin Educativa Jos Glvez como fuente, semillero inagotable de valores en las diversas disciplinas deportivas. En la Institucin se han formado deportistas que han brillado con luz propia en diversos escenarios a nivel Provincial, Departamental, Regional y Nacional, llegando incluso a integrar equipos de renombre a nivel nacional. La enorme cantidad de trofeos es la prueba de los triunfos obtenidos en ftbol, bsquetbol, voleibol, atletismo, gimnasia, natacin, etc. En la Liga de Primera Divisin de ftbol, en el club Dos de Mayo, es uno de los ms antiguos y el ms ttulo de campen tiene en la historia del ftbol Cajabambino, habiendo representado casi siempre a Cajabamba en la Copa Per llegando en varias oportunidades a disputar el ttulo Departamental, este club est integrado por alumnos y alumnos ex alumnos. Su Directiva la conforman trabajadores de la Institucin Educativa. La Institucin Educativa Jos Glvez tiene la honra de ser la institucin Educativa que ms premios tiene por sus participaciones en competencias Cvico-Patriticas; muchas veces ha sido ganador del desfile que se realiza por fiestas Patrias, pero es la nica Institucin de Cajabamba que posee el SOL RADIANTE otorgado con R.D. Pre Militar n

292 E/M/A, dada en Lima el 12 de Setiembre de 1959. Este premio se logra luego de haber ocupado el primer Puesto en el Desfile durante los aos 1952, 1953, 1954, 1955 y 1956, en los que se gan el Gallardete de Eficiencia, pre-requisito para que luego de ocupar el Primer puesto los aos 1957, 1959 obtuviera con carcter definitivo el Sol Radiante. Otro de los premios que enorgullece a los josegalvistas es el Trofeo de Bronce con tres fusiles cruzados entre s y un blanco para tiro, premio que logr la institucin en el Segundo Puesto a nivel nacional en el concurso de tiro con fusil en la Copa inspector general de IPM (Ley N 8979); este trofeo que se luce con orgullo en la Direccin del Plantel est refrendado por la Resolucin Pre-Militar N65, expedida en Lima el 20 de Enero de 1957. En el ao 1953, la institucin recibe una donacin de 22 instrumentos con los que se forma la primera Banda de Guerra del Plantel; esta banda que con el tiempo ha sido incrementada en instrumentos y ha modernizado todo su instrumental, se mantiene en constante actividad desde su formacin hasta la fecha, en forma ininterrumpida, cumpliendo con todos los actos cvicos donde participa la Institucin y apoya a las Instituciones que lo solicitan; habindose hecho acreedor al reconocimiento pblico dentro y fuera de la ciudad. El 1998, se reactiva la banda de Msicos luego de recibir la donacin de instrumentos nuevos; en un ao de actividad la banda de Msicos Seor de la Misericordia de la Institucin Jos Glvez, se convierte en la mejor banda a nivel provincial y sus integrantes en su totalidad son los alumnos de Segundo y Tercer Grado de Secundaria quienes son el orgullo de Cajabamba. Banda de msicos que hasta la fecha se mantiene en nuestra Institucin Educativa. Asimismo, durante la vida institucional del Jos Glvez, la tarea periodstica tambin fue una inquietud constante, logrando proyectarse a la comunidad mediante peridicos, revistas y otro tipo de publicaciones con artculos de inters y gran fondo cultural; entre ellos podemos mencionar a los siguientes: Alborada, Esfera, Memorias, Organizacin.

2. MISIN Y VISIN DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA 2.1. MISIN.

La Institucin educativa Jos Glvez de la provincia de Cajabamba, en los prximos cinco aos ser lder, en el contexto Regional, con una educacin de calidad y eficacia, formadora de jvenes autnomos, investigadores, competentes, dotados de valores humanos; con directivos y docentes capacitados y con vocacin de servicio para esta noble misin, comprometidos a asumir una actitud de cambio, acorde con las exigencias de los avances cientficos y Tecnolgicos.

2.2.

VISIN.

Promover en el educando la formacin integral, al desarrollar capacidades, valores y actitudes, preparndolos para la vida y el trabajo, estimulando la participacin democrtica y activa de los agentes de la Educacin.

3. OBJETIVOS ESTRATGICOS La institucin Educativa Jos Glvez de Cajabamba, pretende alcanzar los siguientes objetivos: Constituirse en una Institucin Educativa Lder e Innovadora de recocida Excelencia acadmica a nivel regional, con proyeccin, acadmicamente slida y promotora de valores.
OBJETIVO ESTRATGICO (1) ESTRATEGIAS ACTIVIDADES Y/O ACCIONES

CONSTITUIRSEEN UNA INSTITUCIN LDER E INNOVADORA DE RECONOCIDA EXCELENCIA ACADMICA A NIVEL REGIONAL

RE INSTITUCIONAL

PLANIFICACIN ESTRATGICA

DIRECCIONALIDAD: Determinar propsitos como objetivos, metas. ESTRATGIA: Procesos, procedimiento, mtodos. ACTORES: Involucrar Autoridades, personal docente, alumnos, PPFF. RECURSOS: Humanos, tecnolgicos y financieros. TEMPORALIZACIN: Cronograma, calendario.

ORGANIGRAMA INSTITUCIN EDUCATIVA JOS GLVEZ CAJABAMBA

CONSEJO EDUCATIVO INSTITUCIONAL

DIRECCIN

ORGANO DEA POYO SECRETARA BIBLIOTECA AUXILIAR DE LABORATORIO PERSONAL DE SERVICIO

COORDINACIN INICIAL EQUIPO DE DOCENTES

ALUMNOS

SUB DIRECCIN EQUIPO DE DOCENTES PRIMARIA EQUIPOS DOCENTES SECUNDARIA SUB DIRECCIN ACADMICA EQUIPO DE DOCENTES MATEMTICA EQUIPO DE DOCENTES C.T.A EQUIPO DE DOCENTES CC.SS SUB DIRECCIN EQUIPO DE DOCENTES III CICLO EQUIPO DE DOCENTES IV CICLO EQUIPO DE DOCENTES V CICLO

4. RE DE SECRETARA Es el rea ms relevante de toda la institucin o empresa por que la secretaria es la que construye al eficaz funcionamiento mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico y en la actualidad ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de ste con creatividad. 5. FUNCIONES DE SECRETARIA Las funciones de la secretara segn el Manual de Organizacin y Funciones son: Recibir, registrar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan a la direccin. Redactar y dirigir la comunicacin que disponga el Director. Organizar y mantener actualizado el archivo de la direccin, de acuerdo a las normas vigentes, cuidando su seguridad conservacin y confidencial. Velar por la seguridad, conservacin y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documentario de la direccin, as mismo mantener actualizado el inventario correspondiente. Llevar la agente de reunin del director y registrar las audiencias, atenciones y certmenes. Atender y efectuar las comunicaciones telefnicas y brindar informacin al pblico usuario. Llevar el control del parte de asistencia del personal de la direccin. Preparar los pedidos de materiales y tiles de oficina para el personal de la direccin, recepcin, distribuir y cuidar de su seguridad y control. Archivar y recopilar los dispositivos legales. Gestionar la reproduccin e impresin de los documentos que sean requeridos por el personal de la direccin y equipos correspondientes. Recaudacin de dinero de bienes y servicios que presta la institucin. Realizar otras funciones de su competencia que se le asigne el director.

ACTIVIDADES REALIZADAS EN MIS PRCTICAS PROFESIONALES 1. REA SECRETARA En esta rea realice las siguientes actividades: 1.1. REGISTRO DE REA DOCENTES: Es un registro adecuado a las necesidades de la Institucin en donde se realiza un llenado cronolgico de la asistencia por horas de los Docentes de la Institucin de forma manual, por da de cada mes. 1.2. INFORME DE ORAS EFECTIVAS DE TRABAJO PEDAGGICO EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PBLICAS: Se adquiere en la Unidad de Gestin Educativa Local en donde se informa las horas trabajadas de cada docente durante el mes, este formato fue llenado manualmente para ser presentado posteriormente en la Unidad de Gestin Educativa Local. 1.3. INFORME MENSUAL DE TARDANZAS E INASISTENCIAS DEL PERSONAL DOCENTE: En este informe se comunica a la Direccin sobre todas las tardanzas y especialmente las faltas de los docentes a su centro de trabajo, para ser informadas a la Unidad de Gestin Educativa Local. 1.4. LLENADO DE FICHA NICA DE MATRCULA: Esta ficha tiene valor de declaracin Jurada, y acompaa al estudiante en todo su proceso formativo; tiene como objetivo recoger informacin de la situacin socioeconmica y familiar de los estudiantes. 1.5. NMINAS DE MATRCULA: Es el documento tcnico pedaggico que contiene la relacin de alumnos matriculados en la Institucin Educativa, por secciones, grados y nivel educativo, es elaborada por la Institucin Educativa y aprobada por Resolucin del Director de la misma, cuya copia se remite a Unidad de Gestin Educativa Local o Direccin Regional de Educacin para conocimiento y fines estadsticos.

Las Nminas de matrcula se elaboran en el formato oficial autorizado por el Ministerio de Educacin, actualmente disponibles en la pgina web del Ministerio de Educacin. 1.5.1. ELABORACIN DE LA NMINA DE MATRCULA La Nmina de Matrcula ser elaborada al concluir el proceso de ingreso de los estudiantes al sistema educativo peruano y remitido a la Unidad de Gestin Educativa Local o Direccin Regional de Educacin dentro de los treinta das de iniciado el ao escolar. En lo sucesivo al ser promovido o no de grado el estudiante, se elaborar la nmina de matrcula correspondiente. Al finalizar el ao escolar, automticamente el estudiante ser considerado matriculado para el siguiente ao lectivo en el grado inmediato superior o en el mismo, de acuerdo a los resultados de la evaluacin, lo cual se informar a los padres de familia o tutor, en el informe sobre los progresos en educacin Inicial y en Educacin Primaria o la Libreta de informacin en Educacin Secundaria, o la que corresponda segn la modalidad educativa, no siendo necesario que el padre o la madre o el tutor acuda a hacerlo al ao siguiente, salvo que se trate de traslado de matrcula. 1.5.2. LLENADO DE NMINA DE MATRCULA El llenado de la nmina de matrcula se realiz en computadora segn los datos que solicita el Ministerio de Educacin a Nivel Nacional. 1.6. PLANILLON DE NOTAS DE ASIGNATURAS Es el documento auxiliar que sirve para el llenado de las actas consolidadas evaluacin al finalizar cada ao lectivo, en este documento se registra todas las notas de comportamiento de las diferentes asignaturas. 1.7. PLANILLN DE NOTAS DE COMPORTAMIENTO Tambin es un documento auxiliar que sirve para el llenado de las actas consolidadas de evaluacin al finalizar cada ao lectivo, en este documento se registra todas las notas de comportamiento de las diferentes asignaturas.

1.8.

ACTAS CONSOLIDADAS DE EVALUACIN Las actas Consolidadas de Evaluacin sern llenados por computadora en formatos electrnicos, descargado de sitio web del Ministerio de Educacin http: //www.minedu.gob.pe,en papel A-4 de 80 gramos, Impresin laser que garantice la durabilidad del documento en el archivo de le Institucin Educativa. Se presentara en dos o tres ejemplares originales, de acuerdo a la estructura organizacional de la unidad de gestin Educativa local.

1.9.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS En la organizacin de archivo se realiz la clasificacin en orden alfabtico y por aos de los diversos expedientes de los alumnos desde el da que desarroll hasta culminar mis prcticas profesionales en dicha Institucin.

1.10. OTRAS ACTIVIDADES Matrcula de alumnos. Llenado de certificados. Entrega de documentos a Docentes. Organizacin de documentos recibidos en secretara. Tipeo de resoluciones. Redaccin de oficios. Redaccin de memorndum.

CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONE

1. CONCLUSIONES Al desarrollar mis prcticas comprend lo importante que es la carrera de Secretariado porque requiere conocimiento, eficiencia, creatividad, responsabilidad y buenas relaciones humanas. Es importante brindar al trabajador, usuario para mejorar las deficiencias y contribuir al desarrollo, a travs de sus ideas, sugerencias, etc. Nos ha permitido tener buenas Relaciones Humanas en el desenvolvimiento de la carrera y en el mbito laboral. Al realizar mis prcticas en esta institucin he adquirido muchas experiencias y sanos concejos. Es bueno asociar la prctica a la teora para ser un profesional eficiente. He notado que trabajar en equipo y coordinacin tiene un gran valor porque se obtiene muchos logros en bien de la Institucin. Ya que la unin hace la fuerza. Es importante brindar la confianza al trabajador, para mejorar las deficiencias y contribuir al desarrollo, a travs de sus ideas, sugerencias, etc

2. RECOMENDACIONES Tener cuidado en la redaccin y emisin de los documentos de la Institucin. Leer antes de firmar un documento. Tener responsabilidad en el trabajo. Identificarse con la institucin (amor al trabajo) Llegar antes de la hora de entrada establecida de la institucin. Estar en constante capacitacin de los avances tecnolgicos cientficos que permita desempearnos con ms facilidad en el campo laboral. Demostrar eficiencia y eficacia, sencillez, honradez y buenas relaciones humanas.

BIBLIOGRAFA - www. Definicinabc.com/Secretara/General. - Director de la Institucin Educativa Jos Glvez

WEBGRAFA WWW.administracin.edu.pe/agenda/archivo/ficha/ficha nica de Matrcula 2009.doc www.minedu.gob.pe/Manual Organizacin y funciones.pdf

ANEXOS

AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PER Cajabamba, 05 de febrero del 2010 OFICIO N 052-2010-D-IEJG-C. SEOR: LUIS CASANA ARISTIZABAL. DIRECTOR DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL CAJABAMBA. ASUNTO : Hace llegar requerimiento

Tengo el honor de dirigirme al Despacho de su digno cargo para hacer llegar mi cordial saludo, a la vez hacer de su conocimiento que no contando con la cantidad necesaria de material educativo para nuestros alumnos, solicito a Ud. Seor Director el requerimiento de textos que se detalla a continuacin: 1 Grado 2 Grado 3 Grado 15 textos 18textos 10textos

La operacin es propicia para reiterar las muestras de mi consideracin y alta estima personal.

Atentamente, _______________________ EBR/D. Lbc/sec. Jr. Leoncio Martnez Vereau

AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PER EL DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JOS GLVEZDE CAJABAMBA HACE CONSTAR Que el alumno: RODRIGUEZ PEREDA, Edgar Yoel, en el presente ao, ha terminado satisfactoriamente sus estudios de PRIMERO A QUINTO GRADO de Educacin Secundaria de Menores en la I.E.Micaela Bastidas de Cajabamba, comprensin de departamento de Cajamarca y su cdigo de Matrcula es 01065432789640, segn consta en los documentos correspondientes del Plantel.

Se expide la presente a peticin verbal de la parte interesada y para los fines pertinentes.

Cajabamba, 09 de mayo de 2010.

_____________________________

EBR/D Lbc/sec.

Jr. Leoncio Martnez Vereau

AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PER EL DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JOSE GALVEZ DE CAJABAMBA CREDENCIAL

Que, la Alumna: REYES GARCIA, Flor , TERCER Grado de Secundaria con Cdigo del Educando Nooo12347658910 participar en el V OLIMPIADA NACIONAL ESCOLAR DE MATRCULA DE MATEMTICA 2010 en su Primera Etapa, el da 12 del presente en el ISP:Antenor Orrego Se expide la presente a peticin verbal de parte interesada y para los fines pertinentes.

Cajabamba, 14 de agosto de 2010.

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EBR/D. Lbc/sec.

Jr. Leoncio Martnez Vereau