35 Trucos para Microsoft Word

Esta cantidad de nuevas funciones incorporadas a los procesadores de texto, y a Microsoft Word en particular, hace que no todos los usuarios aprovechen a fondo las caractersticas que incorporan. A lo largo de este artculo veremos como sacar provecho de estas opciones, haciendo hincapi en las funciones que puedan resultar tiles a la mayora de los usuarios.

1) Abrir archivos: Si necesitamos abrir varios archivos, podemos usar las teclas CTRL y A (o CTRL y F12) para acceder directamente al cuadro de dialogo correspondiente, evitando usar la barra de herramientas o el men. 2) Guardar documento: Existen dos opciones dentro del men para guardad documentos: Guardar y Guardar Como. Podemos acceder directamente a ellas presionando CTRL y G (o ALT, Mays. y F2) para la primera y ALT, Mays. y F12 para la segunda opcin. 3) Cerrar documentos: Como en el truco anterior, podemos cerrar rpidamente el documento actual presionando CTRL y R (o CTRL y F4). Si el documento no ha sido salvado, aparecer el cuadro de dialogo que nos permite salvar los cambios antes de cerrarse. 4) Documento en blanco: Para comenzar a trabajar en un documento nuevo, la forma mas fcil y veloz es presionar CTRL y U. 5) Imprimir: Las teclas CTRL y P (o CTRL, Mays. y F12) nos llevan directamente al cuadro de opciones Imprimir (Figura 1). 6) Aplicar ttulos: Para aplicar rpidamente el formato de titulo (uno de los tres posibles), podemos presionar simultneamente CTRL, Mays. y 1 (o 2 o 3) y el texto seleccionado tomara ese formato. 7) Cambiar maysculas: Si queremos que una porcin del texto este en maysculas, minsculas o con la primer letra de cada palabra en maysculas y el resto en minsculas, seleccionamos el texto deseado y presionamos Mays. y F3. Cada vez que hagamos esto, el texto ira cambiando de formato, rotando entre esas tres posibilidades. 8) Centrar prrafos: Para centrar rpidamente el prrafo en que se encuentra el cursor, simplemente presionamos a la vez las teclas CTRL y T. 9) Introducir comentarios: Al igual que Microsoft Excel, Word permite la

inclusin de comentarios en el documento. La forma rpida de ingresarlos es (teniendo el cursor de escritura en la posicin que queremos aparezca el comentario) presionar CTRL, ALT y A. 10) Copiar, cortar y pegar: Como en casi todas las aplicaciones que funcionan en Windows, se puede copiar, cortar o pegar texto con las combinaciones de teclas CTRL y C para copiar, CTRL y X para cortar (o Mays y Supr), y CTRL y V para pegar. 11) Copiar formato: si lo que queremos es copiar el formato del texto que tenemos en el portapapeles (previamente copiado con CTRL y C) a la seleccin de texto actual, podemos presionar CTRL, Mays y C. El texto seleccionado tomara el formato sin ser reemplazado. 12) Poner en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de la fuente con la que esta escrito el texto seleccionado para que aparezca en negrita, la forma ms eficiente es presionar CTRL y N. 13) Subrayar: Para subrayar texto, en lugar de usar la barra de herramientas es ms rpido presionar CTRL y S. 14) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si queremos poner en cursiva (itlica) la fuente de la celda actual, basta con presionar simultneamente CTRL y K. 15) Texto normal: para quitar todos los atributos especiales del texto seleccionado (negrita, cursiva, etc.) Presionamos CTRL y Espacio (o CTRL, Mays. y Z) 16) Cambiar fuentes: para acceder al cuadro de dialogo que permite el cambio de fuente (y de sus caractersticas especiales) podemos presionar CTRL y M (o CTRL, Mays. y M) 17) Fuente Symbol: Aquellos que utilizan Microsoft Word para redactar documentos con temas cientficos o matemticos, pueden utilizar las teclas CTRL, Mays. y Q para convertir el texto seleccionado a la fuente Symbol. 18) Deshacer: Los atajos de teclado para deshacer la ltima accin en Word son CTRL y Z, o bien ALT y Retroceso. 19) Rehacer: Si deseamos rehacer algn cambio que hemos deshecho, presionamos CTRL e Y. 20) Espaciado de prrafos: Para cambiar el espaciado del prrafo en el que

se encuentra el cursor, podemos evitar usar el men presionando CTRL y 1 para un espaciado normal, CTRL y 5 para un espaciado de 1,5 lneas, CTRL y 2 para espacio de dos lneas y CTRL y 0 para espacio entre prrafos. 21) Informacin sobre el sistema: Muchas veces queremos conocer datos del hardware de nuestro ordenador ( o sobre el software instalado en el) y recurrimos a programas especficos, sin conocer que desde Microsoft Word simplemente presionando CTRL, ALT y F1 accedemos a una muy pormenorizada informacin sobre estos temas, como se puede ver en la figura 2). 22) Notas: En cualquier momento, podemos escribir una nota al pie mediante las teclas ALT, CTRL y O o bien al final del documento si presionamos ALT, CTRL y L 23) Seleccionar todo: Cuando necesitemos seleccionar todo el texto del documento usemos CTRL y E. 24) Crculos y cuadrados: Cuando usamos la herramienta elipse o rectngulo, es muy difcil lograr crculos o cuadrados perfectos, a menos que mantengamos presionadas las teclas CTRL y ALT mientras dibujamos. 25) Lneas: Para dibujar lneas verticales o con una inclinacin de 45 grados, debemos trazarlas manteniendo presionada la tecla Mays..

Figura 1.

Figura 2.

26) Incrustar Fuentes TrueType: Con frecuencia, cuando llevamos un documento de Word de un ordenador a otro, nos encontramos con que las fuentes que utilizamos al crear el documento en nuestro ordenador no estn instaladas en el ordenador de destino, haciendo que partes del texto no se visualicen correctamente. Podemos solucionar esto si incrustamos las fuentes en nuestro documento, de forma que viajen dentro de el y no tengamos problemas. Para hacerlo, seleccione Guardar como/Herramientas/Opciones al grabar. Una vez desplegada la ventana de opciones, seleccione Incrustar Fuentes TrueType. Tambin podremos decidir si incrustamos la fuente completa o solo los caracteres que utilizamos. Esto ltimo es interesante para no hacer el documento demasiado pesado si solo usamos un par de caracteres no estndar. (Figura 3) 27) Proteccin antivirus en macros de Word: Una de las formas de entrada de los virus en nuestro ordenador son las macros que incluyen algunos archivos y que se ejecutan nada ms abrirlos. Las macros son pequeos programas en Visual Basic Para Aplicaciones. Tanto Excel como Word tienen la posibilidad de incluirlas en sus documentos y hojas de clculo respectivamente por lo que corremos el riesgo de que al ir abrir un documento de Word o un libro de Excel incluyan algn virus. En el caso de Word, generalmente no utilizamos Macros, as que se puede evitar este riesgo deshabilitndolas por defecto. Para ello, debemos ir al men Herramientas / Macro / Seguridad y seleccionar el nivel que queramos de proteccin: alto, medio o bajo.

28) Herramienta de contar palabras: La barra de herramientas "Contar Palabras" (Figura 4) permite actualizar fcilmente el conteo de palabras en un documento sin tener que ir al cuadro de dilogo "Contar palabras". Adicionalmente, con "Contar Palabras" tienes ms flexibilidad al poder contar las palabras de los encabezados y pies de pgina en tu documento. Para activar esta funcin, en el men Ver, elige Barra de herramientas y

despus Contar Palabras. 29) Personalizar documentos con una marca de agua: Si ests trabajando en un documento en Microsoft Word Office XP, puedes aplicar una marca de agua como fondo a cada pgina, fcil y rpidamente. Esto servir para que si alguien fotocopia tus documentos impresos puedas identificarlos mediante la marca. Para hacerlo, hay que ir al Men "Formato. En el. Se escoge la opcin "Fondo" y luego "Marca de agua impresa". En la nueva ventana esta la opcin de insertar una imagen o un texto como fondo al documento 30) Traduccin rpida de una palabra (o frase): Algo que no todo el mundo sabe es que se puede utilizar Word (Office XP) para realizar traducciones. Efectivamente, Word ofrece una herramienta fcil de manejar y de gran utilidad. Para utilizarla, debemos acceder al Men "Herramientas", escoger la opcin "Idioma" y luego ir a Traducir". Automticamente se activa el Panel de Tareas "Traducir" (figura 5), all esta la opcin de escribir el texto que deseamos traducir, seleccionar el tipo de diccionario entre las diferentes opciones o simplemente traducir en lnea a travs de Internet. Esta ltima opcin permite traducir entre idiomas al documento completo. 31) Desactivar etiquetas inteligentes: A muchos usuarios de Word le resultan incmodos los marcadores que aparecen sobre algunas palabras, llamados etiquetas inteligentes, que reconocen nombres, fechas, horas, lugares, nmeros de telfono y direcciones de email. Para desactivarlas, seleccione Herramientas / Opciones de Autocorreccin y haga clic en la pestaa Etiquetas Inteligentes. Vace las casillas "Etiquetar texto con Etiquetas Inteligentes" y "Mostrar botones de Accin de Etiquetas Inteligentes" y haga clic en OK. (Puede activar o desactivar individualmente las funciones de Etiqueta Inteligente marcando o vaciando las casillas de la lista de Reconocedor).

Figura 3.

Figura 4.

Figura 5.

32) Imprimir varias pginas en una hoja: Cuando es necesario imprimir un documento extenso para dar una revisin rpida a aspectos tales como el diseo de las pginas o la consistencia de los ttulos resulta un verdadero desperdicio de papel, tiempo y dinero imprimir cada pgina en una hoja de papel. Sin embargo, Word permite acomodar varias pginas en una misma hoja. Para ello, oprima las teclas CTRL y P, escoja el nmero de pginas que quiere imprimir en cada hoja en la casilla Pginas por hoja (mximo 16) y d clic en Aceptar (Figura 6). Eso imprime vistas en miniatura de las pginas. 33) Trabajar a pantalla completa: En ciertos momentos es til que el documento de Word en el que est trabajando ocupe todo el espacio de la pantalla. Al seleccionar la opcin Pantalla completa del men Ver, todas las barras y mens de Word desaparecen, y nicamente queda el documento. Para regresar a la forma de trabajo normal, oprima la tecla ESC (o d clic en el botn flotante Cerrar pantalla completa). Si solo necesita utilizar momentneamente alguna herramienta, lleve el cursor al borde superior de la pantalla para que se despliegue la barra de mens. 34) Imprimir varios archivos sin tener que abrirlos: Word nos permite imprimir varios documentos al mismo tiempo, y ni siquiera tenemos que abrirlos. Para ello, haremos clic en el men Archivo, seleccionaremos Abrir, y luego marcaremos todos los documentos que necesitamos imprimir (se

pueden escoger ms de uno oprimiendo CTRL antes de dar clic en ellos) Por ultimo, hacemos clic derecho en uno de los archivos y escogemos Imprimir. 35) Imagen en varias pginas: Si deseamos, por diseo o requisito, que aparezca una misma imagen en todas las pginas que vayamos creando en un documento de Word y queremos evitar el estar acomodando cada pagina (y no nos queden iguales), podemos seguir los siguientes pasos para hacerlo fcilmente: 1.- En el documento de Word agregamos un cuadro de texto en la posicin donde se desea insertar el dibujo o la imagen. 2.- Insertamos la imagen que desees en l. 3.- En la barra de dibujo hacemos clic en el botn: Dibujo. 4.- Escogemos el men de: Ordenar. 5.- Hacemos clic en la opcin: Detrs del texto. 6.- Seleccionamos el dibujo y vamos al men: Insertar. 7.- Elegimos Autotexto en el submen: Autotexto. 8.- Escribimos un nombre corto, ejemplo: "ttt". 9.- Damos clic en el botn: Agregar. 10.- Cuando terminamos de escribir en esa pgina y pasamos a la siguiente solo tecleamos el texto agregado (en el ejemplo "ttt") y pulsamos la tecla: F3.

Figura 6. El puntero secreto de Word: Probablemente se encuentre entre los usuarios de Word que desconocen que se puede cambiar el cursor del mouse dentro de los documentos de este programa. En efecto, si presionamos las teclas

CTRL, ALT y + (del teclado numrico) veremos que la forma del cursor se transforma en un smbolo que recuerda sospechosamente al logo de Microsoft Office. Para volver el cursor del mouse a su forma habitual, tan slo tendremos que volver a pulsar las mismas teclas. Vers cmo se abre un cuadro de dilogo de personalizar teclado. Haz clic en cerrar el puntero volver a su forma habitual. Auto escritura: Muchas veces queremos probar como quedan diferentes fuentes o formatos de textos, etc. sobre un texto extenso, y no queremos escribir una pgina solamente para hacer una prueba. En estos casos, podemos escribir solamente =rand () al principio de un documento nuevo de Word, y aparecer escrito un prrafo completo (ver figura 7). Si queremos modificar la longitud del texto, podemos poner dos parmetros (nmeros) dentro del parntesis, algo como =rand(12,5). Experimenta un poco para ver los resultados. Este es un truco a mitad de camino entre lo meramente til y lo divertido.

Figura 7

Trucos para Word

Convertir texto en una tabla de forma fcil
Crear una tabla para algunos es un rompecabezas, a pesar de que las versiones recientes de Word incluyen una interface bastante amigable. Existe un truco que siempre funciona, para convertir cualquier prrafo en una tabla. En el texto que necesitas convertir en una tabla, separa con comas las palabras o frases que deseas que queden dentro de columnas diferentes. Separa con espacio las que deben estar en filas diferentes. Selecciona el rea del texto necesario, (evita seleccionar cualquier espacio innecesario) En el men Insertar -> Tabla escoge: "Convertir texto en tabla". En el cuadro que aparece verifica que la cantidad de columnas coincide con las necesarias. Prueba con combinaciones diferentes hasta que el resultado sea el apropiado. El siguiente texto de ejemplo, permitir crear una tabla de 4 columnas y dos filas: Gato, perro, casa, lobo Animal domstico muy mimado, El mejor amigo, Donde vivimos, Animal salvaje

Crear lneas en Word

Un truco para insertar rpidamente en Word diferentes tipos de lneas que funcionen como divisores, es repetir tres veces determinados caracteres y oprimir la tecla Enter. Por ejemplo: --- + Enter producir: Prueba tambin con los siguientes caracteres: *=~

Cambiar el cursor en Word

Al usar las teclas CONTROL + ALT + la tecla + del teclado numrico, se cambia el icono del cursor por uno similar al logo de Office. Utilizando de nuevo las mismas teclas, se puede retornar al cursor anterior.

Escribir mensajes secretos en Word

Utilizando la herramienta de Word Buscar y reemplazar que se abre con las teclas CONTROL + L, es posible de forma sencilla encriptar o codificar un prrafo o un documento, para que otras personas no puedan comprender ni leer su contenido si no poseen la clave apropiada. Hacerlo es algo sencillo: Selecciona el texto a encriptar Abre Buscar y reemplazar (CONTROL + L) En Buscar escribe: a En Reemplazar con: x Usa el botn "Remplazar todos" Repite la operacin con las siguientes letras: e -> y i -> z o -> w Con eso es suficiente pero puedes usar caracteres diferentes, por supuesto que a quien le enves el documento necesita de la combinacin que hayas usado, para poderlo leer.

Escribir en Word con el lenguaje usado en los SMS de los celulares

Muchos usuarios debido a la necesidad del envo y recepcin constante de mensajes SMS con celulares, se han acostumbrado a la especie de jerga que se usa en ellos. Se reducen varias de las palabras de uso ms frecuente, para lograr que ocupen poco espacio y as facilitar su escritura. Si lo deseas puedes configurar Word para escribir en dicho lenguaje, pero que el resultado sea correcto en la ortografa. En Archivo -> Opciones -> Revisin, usa el botn: "Opciones de Autocorreccin" En Reemplazar escribe: q y en Con: que Es decir que ahora con solo escribir q, Word lo reemplazar con la palabra: que De la misma forma hazlo con las otras palabras usadas en el lenguaje de los SMS, como son: ke, kiero, salu2, etc. De esta manera, escribirs ms rpido, como lo haces en el celular y sin faltas de ortografa.

Como usar, editar y guardar el diccionario de Word

Word permite agregar palabras adicionales que se utilicen frecuentemente al diccionario que incluye, esto permite que en lo adelante no seale ms dichas palabras como errores ortogrficos. Es algo sencillo, solo dar clic derecho en la palabra y escoger "Agregar al diccionario".

Si haces esto frecuentemente tendrs una especie de base de datos guardada, con tu propio diccionario personal, el problemas es que si necesitas reinstalar Word de nuevo, perders completamente la tarea realizada pacientemente a lo largo quizs de varios meses. Cmo guardar dicho diccionario? Es algo sencillo, primeramente asegrate de que estas guardando los cambios en un nuevo diccionario. Para eso en Opciones -> Revisin, asegrate de que este desmarcada la casilla: Solo del diccionario principal. En el botn: Diccionarios personalizados podrs comprobar el diccionario personal que usas y ver la lista de palabras que han sido aadidas. El archivo del diccionario personal predeterminado se nombra CUSTOM.DIC y puedes encontrarlo en la siguiente ruta: En Vista o 7 C:\Users\NombreDeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft\UProof En Windows XP: C:\Documents and Settings\NombreDeUsuario\Application Data\Microsoft\UProof Versiones anteriores a Office 2007 usan el directorio Proof en vez de UProof Este diccionario lo usa Word pero tambin las otras aplicaciones de Office. Puedes crear una copia del archivo CUSTOM.DIC, e inclusive editarlo manualmente y agregarle todas las palabras que necesites incluir, lo que ser mucho ms rpido y sencillo que usar la interface del programa cada vez que aparezca la palabra necesaria. En versiones de Word anteriores a la del 2007 los Diccionarios personalizados los encontraras en el men Herramientas -> Opciones -> Ortografa y gramtica.

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Word 97-2000
Sorpresas ocultas en Word (Huevos de Pascua) Si queremos jugar al pinball en la ltima versin de Word 97 hay una sorpresa oculta que paso a comentar brevemente: Creamos un nuevo documento. Escribimos la palabra Blue La seleccionamos y desplegamos el men Formato Fuente, elegimos el estilo Negrita y el color azul. Volvemos al documento y escribimos un espacio detrs de esta palabra. Abrimos el Men Ayuda (?) y en el apartado "Acerca de Microsoft Word" pinchamos sobre el grfico que tiene el logotipo de Word y nos aparecer un Pinball que se maneja con las teclas M y Z y con el que podremos jugar. Seleccionar un rea en Word 97: A veces resulta til seleccionar en forma de columna o una ventana en Word, para ello hay que pulsar las tecla CTRL+MAYUSCULAS+F8. Personalizar las diferentes barras de herramientas y los mens: Una de las novedades de Office 2000 son las rdenes autoajustables: tanto las barras como los mens, las rdenes ms utilizadas por el usuario se van situando en la zona visible. Pero se pueden personalizar. a) en el men Herramientas elegir Personalizar b) Pinchar en la solapa Opciones c) Si no queremos que se autoajusten desactivamos la opcin mostrar en los mens primero los comandos usados recientemente. Para ver todas las rdenes disponibles es necesario marcar la casilla Mostrar mens completos transcurridos unos segundos. Si no queremos que las barras Formato y Estndar compartan una fila hay que desactivar la casilla que menciona esta circunstancia. Para personalizar las barras de herramientas pinchamos en la flecha que aparece al final de la barra, seleccionamos Agregar o quitar botones, marcamos o desmarcamos las que deseemos. Mover herramientas de una barra a otra: Para situar un icono dentro de otra barra distinta pulsamos la tecla ALT y arrastramos el icono al lugar deseado y si queremos eliminarlo lo sacamos fuera pulsando la misma tecla. Proteger la suite de los virus: Los virus de macro son cada vez ms populares, Office 2000 permite utilizar un antivirus que se ejecuta antes de abrir un proyecto. No todos los antivirus con compatibles con Office 2000. Para comprobarlo, una vez instalado el antivirus, accedemos al men Herramientas, opcin Macro, orden Seguridad. Si el antivirus no es reconocido aparece el mensaje No hay antivirus instalado. Conviene buscar una versin ms actualizada o esperar unas semanas, pues todos los grandes antivirus sern compatibles Office 2000. Acceso directo a un punto concreto de un documento o crear un recorte en Word: Entre las muchas posibilidades que nos ofrecen los accesos directos dentro de Windows 98, existe una caracterstica que nos permite generar un acceso de modo que Word sea capaz de abrir un documento particular y quedar posicionado en un punto concreto dentro del mismo. Como primer paso para conseguirlo tendremos que tener abierto en Word el documento en cuestin, pero de tal forma que el tamao de la ventana nos permita visualizar parte del escritorio (a ser posible, una parte vaca del mismo). Seleccionaremos entonces la frase o palabra en la que queremos que Word quede posicionado al abrir el documento, pulsando el botn derecho del ratn sobre sta mientras la desplazamos al escritorio. Aparecer entonces un men desplegable, del que escogeremos la opcin denominada Crear acceso directo aqu. A partir de ese momento, cada vez que pulsemos dos veces sobre el acceso directo que acabamos de crear, Word se encargar de abrir el

documento seleccionado, con el cursor posicionado en el punto antes definido. Si lo que queremos es crear un recorte de un texto concreto seleccionamos ese texto y lo arrastramos al escritorio, con lo que acabamos de crear un recorte de texto (tambin podemos arrastrarlo con el botn derecho y en el men emergente elegir Recorte). Texto alrededor de una tabla: Word 2000 permite rodear las tablas con el texto. Pulsamos con el botn derecho encima de la tabla y seleccionamos Propiedades de la tabla, podemos elegir en Ajuste de Texto Alrededor y en Alineacin Izquierda, Centro o Derecha. Para que esto sea posible en el men Ver debe estar seleccionado el modo de Vista Diseo de Impresin. Gestin de lneas a pgina completa: Ya no es necesario pulsar la tecla - ms de 50 veces para rellenar una lnea hasta el margen. Basta con teclear tres veces seguidas ese carcter y pulsar Enter. Podemos utilizar estos caracteres: - _ = * #. Imprimir 16 pginas en una sola hoja: Para ahorrar espacio, crear pginas periodsticas o murales a veces se requiere imprimir varias pginas en una misma hoja de papel. Office 2000 realiza esta tarea: Activar la orden Imprimir del men Archivo. En la zona inferior derecha de la ventana, el recuadro Zoom, en l seleccionamos el nmero de pginas por hoja. Evitar el salto de lnea o espacio de no separacin: A veces se requiere que dos o ms palabras situadas al final de una lnea aparezcan juntas. Cuando Word llega al final de la lnea salta automticamente a la siguiente, partiendo expresiones que a veces no deseamos. Para evitar esto slo hay que separar estas palabras con un espacio en blanco especial que se activa con las teclas CRTL+MAYUS+Barra Espaciadora. Generar la lista completa de comandos: Para conocer todos los comandos de Word 2000 tenemos que seleccionar el men Herramientas, opcin Macro, seccin Macros, en la lista desplegable Macros en seleccionamos Comandos de Word, aparecer una lista de macros en el cuadro principal de la ventana. Elegimos la macro ListaDeComandos y pulsamos el botn Ejecutar. En el cuadro de dilogo pinchamos la casilla Todos los comandos de Word. Cambiar la extensin .DOC: Microsoft Word aade la extensin .DOC a los documentos guardados. Si queremos utilizar una extensin propia debemos escribir el nombre.extensin completo y entre comillas. Ejemplo: carta.mia. La fecha siempre al da: Una dificultad muy comn consiste en escribir una carta y no saber cundo se va a enviar. Sin embargo, es posible utilizar un comando de Word que actualiza automticamente la fecha, copindola del reloj. De esta manera se puede imprimir cualquier da con la seguridad de que parecer la fecha actual. En el men Insertar seleccionamos la opcin Fecha y Hora, elegimos el formato de la fecha, y activamos la casilla Actualizar automticamente. Obtener el smbolo del Euro: Tenemos varias opciones para insertar el smbolo del Euro: 1) CRTL+ALT+E 2) AltGr+E 3) AltGr+5 4) CTRL+ALT+5. 5) ALT+0128. Cerrar todos los documentos o guardarlos todos al mismo tiempo: En las versiones anteriores todos los documentos abiertos se mostraban en una misma ventana. Word 2000 utiliza una ventana por cada uno de ellos, que se muestra en la barra de tareas. Si los queremos cerrar o guardar todos a la vez pulsamos la tecla MAYUS mientras pinchamos el men Archivo, ahora s aparecen dos nuevas opciones, Cerrar todo y Guardar todo. Desplegar los mens completos: Word 2000 tiene dos tipos de mens (llamados inteligentes): corto y largo. Pulsamos y aparece el corto y tras un breve perodo de tiempo cambia y aparece el men largo o hemos de apuntar o hacer clic en la flecha que aparece al

final del men corto. Pero si buscamos rapidez y deseamos que muestre el men completo nicamente hemos de hacer doble clic en el men que deseamos abrir. Cmo aprovechar el nuevo Portapapeles: Office 2000 incorpora un portapapeles que almacena hasta doce textos o imgenes independientes. La forma de hacer aparecer la nueva herramienta es pulsar dos veces seguidas CTRL+C. Seleccionamos lo que queremos copiar y pinchamos el botn Copiar, si lo queremos pegar situamos el cursor en el lugar deseado y pinchamos en el objeto del portapapeles. Si lo que queremos es pegar todo el contenido del Portapapeles pinchamos Pegar todos. Cambiar los lugares favoritos con el fin de guardar los trabajos ms cmodamente: Office 2000 incorpora cinco accesos directos de lugares donde se pueden guardar proyectos: Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos y Carpetas Web. Estas carpetas aparecen al utilizar la orden Abrir o Guardar como en la zona izquierda de la ventana y se pueden cambiar por otras. Por ejemplo, si no se guardan los trabajos en Internet, el acceso directo Carpetas Web no tiene ningn uso. Vamos a cambiarlo por otro. Nota: Este truco exige la manipulacin del registro de Windows, por lo que nicamente est recomendado para usuarios avanzados que estn familiarizados con este concepto. Quitar un acceso directo de la ventana: a) Acceder al registro de Windows tecleando Regedit en la orden denominada Ejecutar del Botn Inicio de Windows. b) Hacer un doble clic en las siguientes carpetas del registro, una detrs de otra: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Common\OpenFind\Places\Standar dPlaces c) Dentro de la ltima carpeta se encuentran los cinco lugares mencionados con sus nombres en ingls. Pinchar en el que se quiere eliminar. Por ejemplo: Publishing. d) Ir al men Edicin del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado Valor DWORD. Al nuevo campo bautizarle con el nombre de Show. Salir del Registro. Al abrir o guardar un trabajo en Office 2000, el acceso directo Carpetas Web habr desaparecido. Aadir un nuevo acceso directo: e) Acceder al Registro de Windows tecleando Regedit en la orden denominada Ejecutar del Botn Inicio de Windows. f) El siguiente paso ser hacer doble clic en las siguientes carpetas del Registro, una detrs de otra: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Common\OpenFind\Places\UserDefi ned Places. g) Ir al men Edicin del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado Clave. Bautizar esta nueva clave con el nombre PlaceX, donde X es un nmero del 1 al 5, que se corresponde con el acceso directo que hemos borrado anteriormente, de arriba abajo. Publishing era el nmero 5: por tanto, Place5. h) Ir al men Edicin del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado Valor de la cadena. Bautizar esta cadena con el nombre de Name. i) Hacer doble clic en la recin creada cadena Name y teclear el nombre del acceso directo que queramos aparezca en la ventana que se abre. Por ejemplo: Mis textos del cole. j) Pinchar en la clave Places recin creada. k) Ir al men Edicin del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado Valor de la cadena. Bautizar esta nueva cadena con el nombre Path. l) Hacer doble clic en Path y teclear el camino completo (path) de la carpeta donde vayamos a guardar los proyectos. Por ejemplo: C:\TEXTOS. m) Salir del Registro. Al abrir o guardar un proyecto aparecer el acceso directo personalizado Mis textos del cole que hemos creado a la izquierda de la ventana. Vista previa de los documentos en Word 2000: Ya no hace falta ir abriendo uno a uno los documentos hechos con Word en el caso de no saber qu contienen o de qu tratan cada uno de ellos. Pulsando el botn Abrir, en la nueva ventana que aparece, en su parte superior pulsamos sobre el botn desplegable Vistas y seleccionamos Vista previa, en la parte derecha nos ir mostrando cada documento que seleccionemos de la parte izquierda de la ventana. Asimismo, ahora podemos abrir un documento como de slo lectura o como una copia nicamente pulsando el botn desplegable Abrir de la misma ventana y seleccionando la opcin correspondiente.

Crear una plantilla: En muchas ocasiones hemos de repetir un mismo documento o la estructura de ste es siempre la misma en un documento con el que trabajamos con frecuencia o, por ejemplo, hacemos una factura o un formulario que normalmente utilizamos a diario. En este caso lo mejor es hacer una plantilla base y guardarla en un lugar adecuado. Para ello creamos la estructura adecuada de la plantilla o documento. Una vez acabada pulsamos en el men Archivo--Guardar como..., le asignamos un nombre y en la opcin Guardar como tipo: pulsamos en el desplegable y seleccionamos la opcin Plantilla de documento. Si no cambiamos la carpeta donde va a ser guardada, se almacena en la carpeta Plantillas, lo cual significa que cuando queramos abrirla nicamente pincharemos en el men Archivo--Nuevo... y en la ficha General aparecer nuestra plantilla. Si la hemos guardado en otra carpeta (cosa no aconsejable) hemos de localizarla con el comando Abrir... Acceso rpido al men Configurar pgina: Para activar rpidamente el comando Configurar pgina pulsamos doble clic sobre la regla vertical y accedemos a ella. Cursor de escritura en forma de flor: Mantener pulsadas las teclas CONTROL+ALT mientras se pulsa la tecla + del teclado numrico. El cursor de escritura se convertir en un icono de flor. Para quitar el efecto, basta con pulsar ESC. Ordenacin rpida: Si queremos que un archivo se site al principio de un listado utilizaremos el carcter de subrayado_ antes del nombre del archivo. Evitar el salto de lnea: Muchas veces ocurre que, mientras trabajamos en Microsoft Word, necesitamos que dos o ms palabras que hemos escrito aparezcan en la misma lnea juntas. Por ejemplo, Querida amiga, Dr. Jekyll, etc. Como Word no puede interpretar que nosotros necesitamos esas dos palabras juntas, las corta y enva hacia la prxima lnea la parte que no entra en la lnea que actualmente nos encontramos escribiendo. Para evitar esta situacin molesta, podremos recurrir a un espacio especial de no separacin dentro de Word que se activa mediante la combinacin de teclas <CTRL+ SHIFT+Barra espaciadora>. Selecciones: Para seleccionar una palabra haz doble clic sobre ella, si pulsamos tres clic seleccionaremos todo el prrafo y si queremos seleccionar la oracin pulsamos Ctrl+clic. Impresin ajustada a una pgina: Cuando escribimos poco ms de una pgina, podemos ajustar el tamao del documento para que entre en una sola, y as evitar utilizar otra hoja slo para imprimir unas cuantas lneas. Para activar esta opcin, activamos el botn de Vista preliminar y pulsamos el botn [Reducir hasta ajustar], con lo que se logra que Word reduzca los tamaos de las tipografas para que el documento ocupe una pgina menos. Devolver formato: Para volver el texto a su formato original pulsamos Ctrl+barra espaciadora. Superndices y subndices: Si utilizamos frecuentemente superndices o subndices podemos acceder a su comando abreviado desde teclado. Para superndice pulsamos Ctrl++ (Control y signo ms) y para la subndices Ctrl+= (Control ms Maysc. ms smbolo Igual) y para desactivarlas las mismas teclas. Tambin podemos personalizar la barra de herramientas de Formato y agregar los botones pertinentes que ms utilicemos. Deshacer acciones: Si nos equivocamos frecuentemente pulsaremos Ctrl+z para deshacer esa accin. Restaurando el original: A veces necesitamos eliminar todas las personalizaciones de Word, y en ocasiones, misteriosamente, no podemos ver todas las barras del programa. Para restaurar la aplicacin a su estado original de instalacin, debemos borrar la plantilla normal.dot (se volver a generar la prxima vez que lo ejecutemos) y la clave de registro

DATA, ubicada en [HKEY-CURRENT-USER\Software\Microsoft\Office\ 10.0\Word\Data]. El nmero 10.0 corresponde a la versin (XP es 10, 2000 es 9.0, y 97 es 8.0). Mostrar todo el formato: Si queremos que Word nos d todo el formato del prrafo que deseemos tan sencillo como pulsar la combinacin de teclas Mayusc+F1, aparece un smbolo de interrogacin, pues con l hacemos clic en el prrafo para que nos muestre todo su formato. Para desactivarlo, hacemos o doble clic en cualquier lugar en blanco o pulsamos de nuevo la misma combinacin de teclas. Tipografas desde el men contextual: Para poder aplicar tipografas haciendo clic con el botn derecho, haremos clic con el botn derecho en cualquier barra de herramientas y elegimos [Personalizar]. Cuando se abra el cuadro de dilogo, elegimos la solapa [Barras de herramientas] y activamos la casilla [Mens contextuales]; entonces aparecer la barra. Volvemos al cuadro [Personalizar] y pinchamos en la solapa [Comandos]; en la categora, seleccionamos [Fuentes] y arrastramos las fuentes deseadas a la barra de mens contextuales. Ahora, con un clic con el botn derecho podemos aplicar cualquier fuente de las que hemos elegido. Huevo de Pascua (Por Gustavo C. Cesaretti): En Word 2000 escribir como un prrafo nuevo lo siguiente: =rand() Puede comprobarse que el prrafo ingresado es reemplazado por el empleado para la muestra de fuentes :"El veloz murcilago hind ....." Entre parntesis puede llevar un par de nmeros separados por coma, el primer nmero indica la cantidad de prrafos a repetir y el segundo cuntas veces repite la oracin dentro de cada prrafo. En el caso de no completar los parmetros enva un estndar, por ejemplo, un prrafo solo con una sola oracin. Algunas combinaciones de teclas tiles para Word: Guin largo (): Alt + Ctrl + - (teclado numrico) Guin corto (): Ctrl + - (teclado numrico) Copyright (): Alt + Ctrl + C Euro (): Alt Gr + E o Alt Gr + 5 o Alt + Ctrl + E o Alt + Ctrl + 5 Registrado (): Alt + Ctrl + R Puntos suspensivos (...): Alt + Ctrl + . Marca registrada (): Alt + Ctrl + T Mtodos abreviados en Word:
RETROCESO CTRL+RETROCESO SUPRIMIR CTRL+SUPR CTRL+X CTRL+Z CTRL+F3 CTRL+C CTRL+C, CTRL+C F2 (despus, mueva el punto de insercin y presione ENTRAR) ALT+F3 CTRL+V CTRL+MAYS+F3 ALT+MAYS+N CTRL+F9 ENTRAR (tras escribir los primeros caracteres Eliminar un carcter hacia la izquierda Eliminar una palabra hacia la izquierda Eliminar un carcter hacia la derecha Eliminar una palabra hacia la derecha Cortar texto seleccionado y copiarlo al Portapapeles Deshacer la ltima accin Cortar a Especial Copiar texto o grficos Mostrar el Portapapeles Mover texto o grficos

Crear autotexto Pegar el contenido del Portapapeles Pegar el contenido de Especial Copiar el encabezado o pie de pgina que se utiliz en la seccin anterior del documento Un campo Un elemento de autotexto

del elemento de Autotexto y cuando aparece la sugerencia) MAYS+ENTRAR CTRL+ENTRAR CTRL+MAYS+ ENTRAR CTRL+GUIN CTRL+MAYS+GUIN Un salto de lnea Un salto de pgina Un salto de columna Un guin opcional Un guin de no separacin

CTRL+MAYS+ BARRA Un espacio de no separacin ESPACIADORA CTRL+ALT+C ALT+ CTRL+R ALT+CTRL+ T CTRL+ALT+ punto MAYS+FLECHA DERECHA MAYS+FLECHA IZQUIERDA CTRL+MAYS+ FLECHA DERECHA CTRL+MAYS+ FLECHA IZQUIERDA MAYS+FIN MAYS+INICIO MAYS+FLECHA ABAJO MAYS+FLECHA ARRIBA El smbolo de copyright El smbolo de marca registrada El smbolo de marca comercial Puntos suspensivos Un carcter a la derecha Un carcter hacia la izquierda Hasta el final de una palabra Hasta el inicio de una palabra Hasta el final de una lnea Al principio de una lnea Una lnea hacia abajo Una lnea hacia arriba

CTRL+MAYS+FLECHA Hasta el final de un prrafo ABAJO CTRL+MAYS+FLECHA Hasta el principio de un prrafo ARRIBA MAYS+AV PG MAYS+RE PG CTRL+MAYS+INICIO CTRL+MAYS+FIN Una pantalla abajo Una pantalla arriba Al principio de un documento Al final de un documento

ALT+CTRL+MAYS+AV Hasta el final de una ventana PG CTRL+E Hasta incluir el documento entero CTRL+MAYS+F8 y Hasta un bloque vertical de texto despus utilice las teclas de direccin; presione ESC para cancelar el modo de seleccin F8+teclas de direccin; presione ESC para cancelar el modo de seleccin F8 F8 y despus presione FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Hasta una posicin especfica en un documento

Activar el modo extendido Seleccionar el carcter ms cercano

F8 (presione la tecla una Aumentar el tamao de una seleccin vez para seleccionar una palabra, dos veces para seleccionar una oracin y as sucesivamente) MAYS+F8 ESC FLECHA IZQUIERDA FLECHA DERECHA CTRL+FLECHA Reducir el tamao de una seleccin Desactivar el modo extendido Un carcter hacia la izquierda Un carcter a la derecha Una palabra hacia la izquierda

IZQUIERDA CTRL+FLECHA DERECHA CTRL+FLECHA ABAJO MAYS+TAB TAB FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FIN INICIO CTRL+ ALT+RE PG CTRL+ALT+AV PG RE PG AV PG CTRL+AV PG CTRL+RE PG CTRL+FIN CTRL+INICIO MAYS+F5 MAYS+F5 F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 MAYS+F1 MAYS+F2 MAYS+F3 MAYS+F4 MAYS+F5 MAYS+F6 MAYS+F7 MAYS+F8 MAYS+F9 MAYS+F10 MAYS+F11 MAYS+F12 CTRL+F2 CTRL+F3 CTRL+F4 CTRL+F5 CTRL+F6 CTRL+F7 CTRL+F8 Una palabra hacia la derecha

CTRL+FLECHA ARRIBA Un prrafo hacia arriba Un prrafo hacia abajo Una celda a la izquierda (en una tabla) Una celda a la derecha (en una tabla) Una lnea hacia arriba Una lnea hacia abajo Hasta el final de una lnea Al principio de una lnea A la principio de la ventana Al final de la ventana A la pantalla anterior (desplazamiento) A la pantalla siguiente (desplazamiento) Al principio de la pgina siguiente Al principio de la pgina anterior Al final de un documento Al principio de un documento A una revisin anterior A la posicin en que se encontraba el punto de insercin la ltima vez que se cerr el documento Obtener Ayuda en pantalla del Ayudante de Office Mover texto o grficos Insertar un elemento de Autotexto (despus de que Word muestre el elemento) Repetir la ltima accin Elegir el comando Ir a (men Edicin) Ir al panel o marco siguiente Elegir el comando Ortografa (men Herramientas) Extender una seleccin Actualizar los campos seleccionados Activar la barra de mens Ir al campo siguiente Elegir el comando Guardar como (men Archivo) Iniciar la ayuda sensible al contexto o mostrar el formato Copiar texto Cambiar maysculas o minsculas Repetir una accin de Buscar o de Ir a Ir a una revisin anterior Ir al panel o marco anterior Elegir el comando Sinnimos (men Herramientas, submen Idioma) Reducir una seleccin Pasar de un cdigo de campo a su resultado Mostrar un men contextual Ir al campo anterior Elegir el comando Guardar (men Archivo) Elegir el comando Vista preliminar (men Archivo Cortar a Especial Cerrar la ventana Restablecer el tamao de la ventana del documento Ir a la siguiente ventana Elegir el comando Mover (men Control) Elegir el comando Tamao (men Control del documento)

CTRL+F9 CTRL+F10 CTRL+F11 CTRL+F12 CTRL+MAYS+F3 CTRL+MAYS+F5 CTRL+MAYS+F6 CTRL+MAYS+F7 CTRL+MAYS+F8 CTRL+MAYS+F9 CTRL+MAYS+F10 CTRL+MAYS+F11 CTRL+MAYS+F12 ALT+F1 ALT+F3 ALT+F4 ALT+F5 ALT+F7

Insertar un campo vaco Maximizar la ventana del documento Bloquear un campo Elegir el comando Abrir (men Archivo) Inserte el contenido de Especial Modificar un marcador Ir a la ventana anterior Actualizar la informacin vinculada en un documento origen de Word Extender una seleccin o un bloque (utilizar despus una tecla de direccin) Desvincular un campo Activar la regla Desbloquear un campo Elegir el comando Imprimir (men Archivo) Ir al campo siguiente Crear un elemento de Autotexto Salir de Word Restablecer el tamao de la ventana del programa Buscar el siguiente error de ortografa o gramatical. La casilla de verificacin Revisar ortografa mientras escribe debe estar activada (men Herramientas, cuadro de dilogo Opciones, ficha Ortografa y gramtica). Ejecutar una macro Pasar de todos los cdigos de campo a sus resultados Maximizar la ventana del programa Mostrar el cdigo de Microsoft Visual Basic Ir al campo anterior Elegir el comando Guardar (men Archivo) Ejecutar GOTOBUTTON o MACROBUTTON desde el campo que muestra los resultados de campo Mostrar el cdigo de Microsoft Visual Studio Mostrar la Informacin del sistema de Microsoft Comando Abrir (men Archivo)

ALT+F8 ALT+F9 ALT+F10 ALT+F11 ALT+MAYS+F1 ALT+MAYS+F2 ALT+MAYS+F9 ALT+MAYS+F11 CTRL+ALT+F1 CTRL+ALT+F2

CTRL+MAYS+ BARRA Crear un espacio de no separacin ESPACIADORA CTRL+GUIN CTRL+N CTRL+K CTRL+S CTRL+MAYS+< CTRL+MAYS+> CTRL+W CTRL+BARRA ESPACIADORA CTRL+C CTRL+X CTRL+V CTRL+Z CTRL+Y CTRL+M MAYS+F3 CTRL+MAYS+U CTRL+N CTRL+S Crear un guin de no separacin Aplicar negrita a las letras Aplicar cursiva a las letras Aplicar subrayado a las letras Disminuir el tamao de fuente Aumentar el tamao de fuente Eliminar el formato de prrafo Eliminar el formato de caracteres Copiar el texto u objeto seleccionado Cortar el texto u objeto seleccionado Pegar texto o un objeto Deshacer la ltima accin Rehacer la ltima accin Cambiar el formato de los caracteres (comando Fuente, men Formato). Cambiar maysculas o minsculas Cambiar las letras a maysculas Aplicar el formato de negrita Aplicar un subrayado

CTRL+MAYS+P CTRL+MAYS+D CTRL+MAYS+O CTRL+K CTRL+MAYS+L CTRL+SIGNO IGUAL CTRL+SIGNO MS CTRL+BARRA ESPACIADORA CTRL+MAYS+Q CTRL+"("

Subrayar palabras pero no espacios Aplicar doble subrayado Aplicar formato de texto oculto Aplicar el formato de cursiva Cambiar las letras a versalitas Aplicar el formato de subndice (espaciado automtico) Aplicar el formato de superndice (espaciado automtico) Eliminar manualmente el formato de caracteres Cambiar la seleccin a la fuente Symbol Mostrar caracteres no imprimibles

MAYS+F1 (despus, Revisar el formato del texto haga clic en el texto cuyo formato desee revisar) CTRL+MAYS+C CTRL+MAYS+V CTRL+1 CTRL+2 CTRL+5 CTRL+0 (cero) CTRL+T CTRL+J CTRL+Q CTRL+D CTRL+H CTRL+MAYS+R CTRL+F CTRL+MAYS+G CTRL+W CTRL+MAYS+E CTRL+O CTRL+MAYS+A CTRL+! CTRL+" CTRL+MAYS+3 CTRL+MAYS+I CTRL+U CTRL+A CTRL+R ALT+CTRL+V ALT+MAYS+C CTRL+G CTRL+B ALT+CTRL+Y CTRL+L CTRL+I ALT+CTRL+Z ALT+CTRL+INICIO ESC CTRL+Z CTRL+Y Copiar formatos Pegar formatos Lneas de espaciado simple Lneas de espaciado doble Definir un espaciado de 1,5 lneas Agregar o suprimir un espacio de una lnea antes de un prrafo Centrar un prrafo Justificar un prrafo Alinear un prrafo a la izquierda Alinear un prrafo a la derecha Sangrar un prrafo a la izquierda Quitar la sangra a la izquierda de un prrafo Crear una sangra francesa Reducir una sangra francesa Eliminar el formato de prrafo Aplicar un estilo Iniciar Autoformato Aplicar el estilo Normal Aplicar el estilo de Ttulo 1 Aplicar el estilo de Ttulo 2 Aplicar el estilo de Ttulo 3 Aplicar el estilo de Lista con vietas Crear un nuevo documento del mismo tipo que el documento actual o ms reciente Abrir un documento Cerrar un documento Dividir la ventana de documento Quitar la divisin de la ventana de documento Guardar un documento Buscar texto, formato y elementos especiales Repetir la bsqueda (despus de cerrar la ventana Buscar y reemplazar) Reemplazar texto, formato especfico y elementos especiales Ir a un marcador de una pgina, nota al pie, tabla, comentario, grfico u otra posicin Volver a una pgina, marcador, nota al pie, tabla, comentario, grfico u otra posicin Examinar un documento Cancelar una accin Deshacer una accin Rehacer o repetir una accin

ALT+CTRL+D ALT+CTRL+E ALT+CTRL+N ALT+CTRL+MAYS+ ALT+MAYS+B ALT+MAYS+I ALT+MAYS+E ALT+CTRL+O ALT+CTRL+D ALT+CTRL+ A CTRL+MAYS+E INICIO FIN CTRL+INICIO CTRL+FIN

Pasar a la vista Diseo de impresin Pasar a la vista Esquema Pasar a la vista Normal Desplazarse por un documento maestro y sus subdocumentos Marcar un elemento de tabla de contenido Marcar un elemento de tabla de autoridades Marcar una entrada de ndice Insertar una nota al pie Insertar una nota al final Insertar un comentario Activar o desactivar el control de cambios Ir al principio de un comentario Ir al final de un comentario Ir al principio de la lista de comentarios Ir al final de la lista de comentarios

50 trucos para hacer con Microsoft Word

1 Gestin de archivos Abrir sin documento. Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantalla haga lo siguiente: 1) Clic derecho en el Escritorio de Windows. 2) Elija la opcin Nuevo/Acceso directo en el men contextual. 3) En el cuadro de dilogo pulse el botn Examinar y siga la ruta de acceso del ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Lnea de comandos. En una instalacin tpica esta ruta es "C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Office\Winword.exe" (as, con comillas). En la misma caja, detrs de todo este path, tipee /n. 4) Presione Siguiente. 5) Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice. 2 Extensin de archivos. Le gustara que en lugar de .doc sus documentos tengan otra extensin? La solucin es guardar el archivo y la extensin deseada entre comillas. Por ejemplo, genere un archivo y corra la instruccin Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Adems, el archivo no tendr el icono de un documento de Word. 3 Todos juntos. Una de las caractersticas de Office 2000 es que utiliza una ventana para cada documento abierto. Cmo hacer para cerrarlas todas en una sola operacin? Fcil: mantenga presionada la tecla Maysculas (Shift) mientras con el mouse corre el comando Archivo. En el men descolgable aparece entonces la orden Cerrar todo en reemplazo de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre ella y slo quedar la ventana de Word sin documentos activos. Edicin y formato 4 Palabras encadenadas. En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras que necesariamente deben quedar unidas. Esto es caracterstico al finalizar una lnea, ya que Word automticamente contina en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la misma lnea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar as: 12deabril. 5 Columnas iguales. En las pginas divididas en columnas es muy comn que en la ltima el

texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores. Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que stas queden simtricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1) Ubique el cursor en el final de la ltima columna. 2) Corra la instruccin Insertar/Salto. 3) En el cuadro de dilogo abierto marque la casilla de verificacin Continuo del subttulo Tipos de saltos de seccin. Esto ajustar automticamente el tamao de todas las columnas de la pgina. 6 Reemplazo rpido. Autocorreccin no slo sirve para reemplazar palabras mal escritas. Tambin es una buena solucin para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; ms fcil es escribir deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Autocorreccin, asegrese que est marcada la casilla de verificacin Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar y finalice con Aceptar. 7 Formas simtricas. El tem Autoformas de la barra de herramientas Dibujo despliega un men que contiene la opcin Formas bsicas. Esta permite trazar rectngulos, elipses, tringulos, trapecios, etctera. Pero, cmo hacer para dibujar fcilmente un cuadrado a partir del rectngulo o un crculo desde la elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectngulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga presionada la tecla Maysculas mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamao, slo dibujar cuadrados perfectos. 8 Qu formato tiene? Para saber rpidamente qu formato de fuente y prrafo tiene un fragmento de texto seleccionado pulse Maysculas+F1. Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobre la seleccin y haga clic: se despliega un cuadro de dilogo con toda la informacin. Para desactivar esta funcin pulse Esc. 9 Formato directo. La mayora de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla ntegramente. Esto no hace falta. Ubique el cursor en cualquier punto de una palabra y pulse un botn de formato o atajo: el diseo se aplica a toda la palabra automticamente. Pruebe, por ejemplo, con negritas o itlicas. 10 Botn Copiar formatos. Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, el mtodo ms sencillo es utilizar el botn Copiar formato de la barra Estndar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deber pulsar Esc para desactivarlo. 11 Justificar la ltima lnea. Cmo justificar la ltima lnea (que no ajusta como las dems) en un prrafo con alineacin Justificada? La respuesta es simple: ubique el cursor delante del carcter no imprimible de fin de prrafo y pulse Maysculas+Enter. Automticamente, la lnea se justificar. 12 Cien estilos. Al pulsar el botn de lista del combo Estilo de la barra de herramientas Formato slo se exhiben cuatro diseos, aunque Word tiene cien. Para visualizar todos mantenga apretada la tecla Maysculas mientras presiona el mencionado botn. 13 Estilos con atajos. Si utiliza constantemente distintos estilos en sus textos puede resultar conveniente asignarle un atajo de teclado a cada uno. Para incorporar estas combinaciones de teclas ejecute el comando Herramientas/Personalizar y apriete el botn Teclado. Se abre una ventana, en ella: 1) seleccione el tem Estilos en la lista Categoras. 2) Elija el estilo al que se aplicar el atajo en Listado de estilos. 3) Active la caja de texto Nueva tecla de mtodo abreviado y ejecute el atajo que desea. Este se escribe automticamente. 4) Pulse el botn

Asignar y cierre. 14 Sin cambiar la plantilla. La plantilla Normal.dot almacena los formatos por defecto de los documentos nuevos de Word. Pero si desea cambiar el formato de la fuente por defecto de cada documento que genere no hace falta cambiar la plantilla. Ejecute Formato/Fuente, haga las modificaciones que crea conveniente y presione el botn Predeterminar. As, todo documento nuevo respetar este estilo. Herramientas tiles 15 Lista de comandos. Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone esta aplicacin realice los siguientes pasos: 1) Corra el comando Herramientas/Macro. 2) En el men abierto seleccione el tem Macros. 3) Haga un clic en el botn de lista del cuadro combinado Macros y marque la opcin Comandos de Word. De inmediato, obtendr todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas. 16 Smbolo del euro. La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso smbolo que es fcilmente aplicable en un documento de Word 2000 con la combinacin de teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco slo funciona con las fuentes Arial, Courier y Times New Roman. 17 El Portapapeles de Office. Office 2000 tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar 12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada Ctrl y pulse C dos veces seguidas. Para copiar en l, seleccione el objeto por guardar (un segmento de texto, una imagen, etctera) y pulse el botn Copiar del dilogo Portapapeles. Para pegar desde ste, coloque el cursor en la posicin del documento donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si no recuerda cul es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto almacenado. 18 Atajos de teclado. Si le interesa saber qu atajo de teclado le corresponde a cada botn de una barra de herramientas, ejecute el comando Herramientas/ Personalizar/Opciones y marque la casilla Mostrar teclas de mtodo abreviado en las sugerencias. As, los conocidos cartelitos amarillos incluirn el atajo correspondiente al comando. 19 Modo extendido. Para marcar un bloque de texto puede utilizarse el modo extendido. Ubique el cursor en la posicin desde la que quiere empezar a marcar el fragmento de texto. Luego, haga doble clic en el pequeo rectngulo con la expresin EXT ubicado en la barra de estado de Word (al pie de la ventana) o pulse F8 para habilitar el modo. Posteriormente basta hacer un clic en el punto en que desea terminar la seleccin. 20 Magia en F8. La tecla F8 no slo cumple la funcin especificada precedentemente. Con pulsaciones seguidas permite: 1) activar el modo extendido. 2) Seleccionar la primera palabra. 3) Marcar hasta el primer punto seguido. 4) Pintar el prrafo ntegro. 5) Seleccionar todo el documento. Un truco ms de esta tecla. Si es necesario marcar un bloque desde la posicin del cursor hasta una determinada letra (incluida sta), entonces pulse F8 seguido de esta letra y todo el bloque quedar seleccionado. Personalizacin 21 Cambio de fondo. Puede cambiarse el color blanco del fondo de pantalla de Word por otro color? S, aunque en forma limitada a letras blancas sobre fondo azul (al estilo del viejo WordStar). La opcin es Herramientas/Opciones/ General y marcar la casilla de verificacin

Fondo azul, texto blanco. 22 Men Trabajo. Una opcin casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad es incluir en cualquier barra de herramientas el men Trabajo. Para qu? Con objeto de tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente desde all. Para agregar el men Trabajo, por ejemplo a la barra Estndar, corra la instruccin Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista Categoras busque el tem Mens integrados y haga un clic en l para que se desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marque Trabajo y, sin soltar el botn del mouse, arrstrelo hasta la barra Estndar. Una vez en la barra, basta pulsar la opcin Agregar a men Trabajo (en el mismo men) para incorporar los documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulse Ctrl+Alt+ - (guin) y hgale un clic con el cursor con forma de lnea gruesa. Listas y tablas 23 Formato de tabla propio. Para contar con un formato de tabla propio por defecto ejecute el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones que crea conveniente en los parmetros del cuadro de dilogo (Nmero de filas, de columnas, ancho estndar de las columnas, etctera) y marque la casilla de verificacin Establecer como predeterminados para tablas nuevas. 24 Cortes horizontales y verticales. Para dividir una tabla en forma horizontal ubique el cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quiere seccionar la tabla y pulse el atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Enter. Este mtodo tambin sirve para agregar un prrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento. Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y crtelas mediante Edicin/Cortar o Ctrl+X. Luego, pguelas donde considere conveniente con Ctrl+V o Edicin/Pegar. 25 Ordenar columnas. Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condicin lgica impuesta. Pero a veces slo es necesario ordenar una sola columna y no todas. Si ste es el caso, marque la columna en cuestin y corra el comando Tabla/Ordenar. En el dilogo abierto pulse el botn Opciones y all marque la casilla de verificacin Ordenar slo columnas. As, slo se modificar la columna seleccionada. EXCEL 2000 Edicin y formato 26 Un resaltador condicional. Una herramienta rpida para resaltar un resultado o una frmula en funcin de una condicin es la siguiente: 1) escriba seis valores numricos en un conjunto de celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501. 2) Seleccione el rango y corra la instruccin Formato/ Formato condicional. 3) En el cuadro de dilogo abierto encontrar un grupo de cuatro cajas con el ttulo Condicin 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto Valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000. 4) Presione el botn Formato. En la ventana abierta, Formato de celda, seleccione un diseo que destaque las celdas que cumplan la condicin (fuente, borde o trama). 5) Apriete Aceptar. Slo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior. 27 El ancho de las columnas. Excel 2000 aporta una eficaz solucin al problema de obtener columnas no contiguas de idntico ancho, cuestin no resuelta en las anteriores versiones. Proceda as: 1) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para abrir el men contextual. 3) Haga un clic en el tem Copiar. 4) Cliquee la cabecera de la columna de

destino, abra otra vez el men contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5) Marque la opcin Ancho de las columnas y presione Aceptar. 28 Edicin de frmulas. Ms que truco, ste es un buen consejo. Si va a editar una frmula muy compleja, cpiela en otra celda y squele el signo igual para que Excel la reconozca slo como texto. Luego trabaje en la frmula original. Si los resultados no son satisfactorios restaure la frmula original desde la copia de resguardo, agrguele el signo igual adelante y asunto concluido. Herramientas tiles 29 Repeticin de acciones. Aplicar una y otra vez un formato o ejecutar una orden puede resultar una tarea tediosa. Pero la tecla F4 entrega una buena alternativa para superar esto, ya que almacena la ltima orden o formato aplicado: por ejemplo, escriba un texto o un nmero en dos celdas y, luego, aplique el formato de fuente negrita en una de ellas. De inmediato, active la segunda celda y pulse F4: automticamente esta celda tambin adopta el formato negrita. Para hacer una segunda comprobacin de la utilidad de este comando, presione la tecla Supr (Suprimir) del teclado para borrar el contenido de la celda. Luego, active la restante y presione F4; tambin sta queda en blanco. 30 Atajos de filas y columnas. Para ocultar y mostrar filas y columnas sin utilizar el mouse, Excel cuenta con las siguientes combinaciones de tecla: Ctrl+9: Ocultar fila. Ctrl+Maysculas+8: Mostrar fila. Ctrl +0: Ocultar columna. Ctrl+Maysculas+9: Mostrar columna. 31 Fecha y hora. Otros atajos prcticos, en este caso para insertar la fecha o la hora en una celda, son los siguientes: Para la hora: Ctrl+:. Para la fecha: Ctrl+;. Tenga en cuenta que tanto : (dos puntos) como ; (punto y coma) se tipean, en la mayora de los teclados, pulsando la tecla Maysculas. 32 Ms combinaciones. Entre el variado conjunto de combinaciones de teclas que provee Excel, stas resultan muy tiles: F11: genera un grfico automticamente, tomando los datos de un rango previamente seleccionado. Maysculas+F11: agrega una nueva hoja de trabajo en el libro. Alt+F11: abre el editor de Visual Basic, lo que permite escribir o modificar macros en ese lenguaje. Alt+F8: ejecutar una macro. Ctrl+Maysculas+F: cambiar la fuente. Ctrl+Maysculas+M: cambiar tamao de la fuente. 33 Editor de ecuaciones. Las matemticas cuentan con una vasta notacin compuesta de smbolos y caracteres de difcil escritura. Para solucionar este problema, el paquete Office 2000 proporciona un programa aadido (plug-in), el Editor de ecuaciones 3.0, que permite, desde cualquier aplicacin del paquete (Excel, Word, etctera) escribir correctamente una ecuacin matemtica. Para activar este editor, basta con ejecutar el comando Insertar/Objeto y, en el cuadro de dilogo abierto, buscar en la caja Tipo de objeto de la solapa Crear nuevo el tem Microsoft Editor de ecuaciones 3.0 y hacer un doble clic sobre ella o bien marcarla con uno y presionar el botn Aceptar. Gestin de datos 34 Nmeros fraccionarios. Introducir nmeros fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso. Si se ingresa por ejemplo 3/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (3-May). Para hacerle saber que se trata de una fraccin cargue el nmero as: 0 3/5. En pantalla se ver 3/5, mientras que internamente el programa almacena 0,6. Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria. 35

Copia rpida. Excel 2000 incorpora una nueva funcin: copiar el contenido de una celda en las contiguas en forma automtica. El mtodo consiste en activar la celda fuente de los datos, hacer un clic en el pequeo cuadrado que la celda dispone en el vrtice inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el contenido de la celda fuente (valor, frmula, etctera). 36 Replicacin sin portapapeles. Un mtodo simple para cargar valores y frmulas iguales en rangos, incluso no contiguos, es el siguiente: 1) seleccione los rangos de destino. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras marca grupos de celdas no contiguos. 2) Introduzca el valor o la frmula en la celda activa (que debe formar parte del rango), por ejemplo, 0. 3) Presione Ctrl+Enter. Automticamente, todas las celdas seleccionadas incorporan ese valor. 37 Referencias absolutas. En el caso anterior, si se carga una frmula y sta debe contener referencias de celdas absolutas, escriba la ecuacin y pulse F4 para establecer las referencias absolutas. Luego ejecute Ctrl+Enter. Todas las frmulas referirn en forma absoluta a la celda o celdas sealadas. 38 Transposicin de datos. En Lotus 1-2-3, la transposicin de datos, es decir que valores ordenados verticalmente pasen a estarlo en forma horizontal y viceversa, contaba con un tem propio en el men principal. En Word, en cambio, est casi oculto. Cmo transponer entonces en Word? 1) Copie el rango origen (por ejemplo, la lista de los meses), supongamos en sentido horizontal, con Ctrl+C. 2) Active la primera celda del nuevo rango. 3) Ejecute el comando Edicin/Pegado especial. 4) Marque la casilla de verificacin Transponer. 5) Finalice con Aceptar. 39 Suma rpida. Suponga que necesita sumar rpidamente tres nmeros. Escriba cada uno de ellos en celdas contiguas (por ejemplo, 25, 34 y 56) y marque el rango. Luego observe a la derecha de la barra de estado de Excel: existe un cuadro con la leyenda Suma=115, el total buscado. Adems, si hace un clic derecho all se desplegar un men contextual con otras operaciones en vez de Suma: Promedio, Cuenta, Mx, Mn, etctera. 40 Autocompletar ms rpido. Cargar datos repetitivos en Excel con la funcin Autocompletar activada es un mtodo veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarlo an ms. Si est cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) ejecute la combinacin de teclas Alt+Flecha abajo: se despliega un men con los valores incorporados previamente. Seleccione el que corresponda. Idntico resultado puede obtenerse haciendo un clic derecho sobre la celda y cliqueando, en el men contextual, la opcin Elegir de la lista. 41 Validacin viajera. Al copiar una celda (o un rango), las reglas de validacin impuestas a sta quedan incluidas. Para copiar slo las reglas de validacin en un destino del que no se quiere modificar su contenido, marque la celda o rango origen y ejecute Ctrl+C; luego active la celda de destino (o la primera del rango) y corra la instruccin Edicin/ Pegado especial (o hgalo desde el men contextual), marque la opcin de radio Validacin y finalice con Aceptar. 42 Criterios mltiples. En la herramienta Filtro avanzado se establecen dos rangos: el de la lista por ordenar y el de los criterios para filtrar. Por lo general, cada columna de datos tiene su correlato entre los criterios. Sin embargo, es posible e incluso muy til tener ms columnas con el mismo encabezado para incorporar varios criterios; slo hay que respetar que estn en la misma fila. Un ejemplo: cargue en A1 Producto y en B1 Cantidad. Incorpore tres o cuatro juegos de valores (P01, 1000; P02, 2000; P03, 3000, y P04, 4000). Luego copie los rtulos de columna

(Producto y Cantidad) en A8 y B8, por ejemplo. A continuacin, escriba en B9 el criterio >2000. Al ejecutar el comando Filtro/Filtro avanzado y fijar los rangos obtendremos dos registros: P03, 3000 y P04, 4000. Ahora, reemplace el rtulo Producto (que no se utiliza) por Cantidad (tenemos dos columnas de criterio con el mismo nombre) y escriba en A9 4000. Vuelva a correr el comando y obtendr slo el registro P03, 3000, el nico que cumple ambas condiciones. 43 Textos exactos. Si en Filtro avanzado se utiliza un criterio para un campo de texto, tenga cuidado con la condicin que impone, en especial si se debe guardar mucha exactitud. Por ejemplo, tenemos el campo Nombre y deben filtrarse aquellos que se llaman Roberto. Si como criterio se escribe R, por ejemplo, esto incluir en la lista filtrada nombres como Ral, Rubn, etctera. Para asegurarse que slo filtre los Roberto u otro texto exacto escriba la condicin de la siguiente forma: ="=Roberto". No olvide los dos signos igual. 44 Cambio de precisin. Internamente Excel guarda todas las posiciones decimales que tenga un nmero aunque en la pantalla, por una cuestin de formato, se vean slo los predeterminados mediante el comando Formato/Celdas (dilogo que se abre ms rpido con el valioso atajo de teclado Ctrl+1). Si desea ajustar los clculos a la cantidad de decimales que se visualizan en pantalla (por ejemplo, 1), eliminando el resto de ellos de las operaciones, ejecute el comando Herramientas/Opciones, haga un clic en la solapa Calcular y marque la casilla de verificacin Precisin de pantalla. Todos los valores del libro actual se recalculan a un decimal. Ejemplo: escriba en A1 12,73 y en B1 24,68; luego, en C1 haga la suma de ambos para obtener 37,41. D formato Nmero con un decimal a todas las cifras. Posteriormente corra el comando Herramientas/Opciones y marque Precisin de pantalla: todos los clculos quedan sobre la base de un decimal y, por supuesto, pierden precisin (se obtiene 12,7; 24,7 y 37,4 ). Gestin de archivos 45 Arranque de Excel. Excel tambin tiene parmetros para ejecutarlo. Estos son: /e: obliga a Excel a arrancar sin crear un libro de trabajo nuevo (se llama formato incrustado). /I: el programa se inicia con una ventana de tamao mximo, ignorando todos los ajustes anteriores. /p[carpeta]: establece la ruta activa a un directorio distinto al predeterminado. Debe escribirse todo el path entre comillas. /r[nombre de archivo]: Excel abre el archivo especificado en modo de slo lectura. /s: La aplicacin se abre en modo seguro. Con sta, evita los archivos de las carpetas Xlstart y otros de arranque alterno factibles de poseer un virus. Elementos grficos 46 Sucesin rpida. Este es un secreto muy poco conocido: luego de seleccionar un elemento en un grfico de Excel con un clic del mouse, mediante las teclas de cursor (arriba, abajo, izquierda y derecha), con suma facilidad y en forma sucesiva, se pueden editar uno a uno todos los elementos que componen el grfico (ejes, ttulos, valores, etctera). 47 Ventana de grfico. Le resulta incmodo trabajar con un grfico directamente en la hoja en que est incrustado? Entonces, abra una ventana exclusiva para l: 1) haga un clic derecho en cualquier parte del dibujo para abrir el correspondiente men contextual. 2) Seleccione el tem Ventana de grfico. Automticamente el trazo tendr su propio cuadro de dilogo para editarlo o visualizarlo con comodidad. 48 Difcil de seleccionar. Hay objetos en los grficos de Excel muy complicados para seleccionar con un clic del mouse. Antes de entrar en colapso, despliegue la barra de herramientas Grfico (Ver/Barras de herramientas/Grfico), abra el listado del combo Objetos del grfico (en el

extremo izquierdo de la barra) y seleccione all el elemento dscolo. 49 Ttulos gigantes. En los grficos de Excel, por defecto, cada vez que se redimensiona el rea de dibujo tambin lo hacen los textos en su interior, en especial, los ttulos. Si no quiere que esto suceda, haga un clic derecho sobre el ttulo o texto y elija la opcin Formato del ttulo del grfico en el men contextual. Esto abre un cuadro de dilogo; en l seleccione la solapa Fuente y all desactive la casilla de verificacin Autoescala. 50 Agregar valores. Un mtodo simple para agregar nuevos valores en un grfico es el siguiente: seleccione el nuevo rango de datos y cpielo en el Portapapeles; a continuacin, haga un clic derecho sobre el grfico y elija el tem Pegar del men contextual. Automticamente se aadirn las columnas o porciones correspondientes a los nuevos valores.|

Microsoft Word 2007 [Actualizado]

1. Una vez abierto Microsoft Word vamos a la barra REFERENCIAS

2. Las tablas de contenido permiten indicar que elementos sern incluidos en el ndice, adems define los nivles de cada elemento, es decir que cosas son ttulos, subttulos etc..Por ejemplo si deseamos indicar que cierto texto es un titulo, seleccionamos el botn AGREGAR TEXT con nivel 1 , asi :

Si deseamos insertar un subtitulo, seleccionaremos el nivel 2. 3. Una vez definido los niveles y elementos del ndice lo generamos, el botn TABLA DE CONTENIDO. Seleccionamos el diseo de indice que nos guste

4. Listo, hemos generado nuestro ndice

Si seleccionamos sobre el ndice tenmos la opcin de actualizar las referencias o cambiar su diseo.