DEPARTAMENTO DE TESORERA Y CAJA El Departamento de Tesorera y Caja se encarga de instrumentar y operar las polticas, normas, sistemas y procedimientos de control

necesarios para salvaguardar los recursos financieros de la entidad, promoviendo la eficiencia y eficacia del control de gestin, y atendiendo con oportunidad y competencia las solicitudes de pago de los diferentes compromisos contrados por la entidad de acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal y su Reglamento, cuidando que la documentacin que soporta los egresos cumpla con los requisitos de carcter fiscal y de control interno. Funciones

Realizar las acciones necesarias para la oportuna gestin y cobro, ante la Tesorera de la Federacin de las ministraciones de recursos, conforme al calendario financiero autorizado al Centro.

Atender todos los aspectos relativos a la obtencin de los servicios bancarios que requiera la operacin financiera del Centro.

Desarrollar y establecer el sistema de administracin integral de los recursos financieros del Centro, en cumplimiento a las disposiciones legales en la materia.

Vigilar que la documentacin soporte de la salida de efectivo cumpla con los requisitos de carcter fiscal y de control interno.

Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo de proyectos de investigacin, as como los ingresos de donativos provenientes de dependencias y entidades del sector pblico, privado o social, identificando de manera clara, los recursos fideicomisitos en favor del Cineasta y los aportados por instituciones pblicas y privadas, destinados a proyectos especficos.

Administrar y controlar la disponibilidad de las cuentas bancarias de cheques y de inversin, para mantener la liquidez suficiente para hacer frente a los compromisos de realizacin inmediata y evitar la generacin de recursos ociosos.

Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe diario de las operaciones bancarias, de dispersin de fondos, ingresos y egresos, respaldada sta con los documentos comprobatorios y justificativos originales, que garantice su adecuado registro dentro de la contabilidad de la entidad.

Atender la expedicin y entrega de cheques, verificando la identidad del receptor, como beneficiario del cobro o como representante legal del mismo.

Elaboracin de plizas de ingreso, fichas de depsito y todo lo relacionado con el corte diario de ventanilla de la caja general.

Coordinar las actividades del personal habilitado para pago de nminas.

Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversin, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Contabilidad, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones.

Elaborar los informes peridicos sobre el estado de posicin financiera de las cuentas bancarias y de los flujos de caja.

Preparacin y presentacin de los datos que conforman la Cuenta Pblica, el Sistema Integral de Informacin, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el Comit de Control y Auditora, y dems informacin complementaria que requieran las autoridades competentes, respecto de las actividades desarrolladas en el mbito de su competencia.

Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de Recursos Financieros, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su competencia.

TESORERIA

imputacion de tesoreria( op/ cheque)

CONTROL Y FIRMA

vencimiento de las obligaciones

SOLICITUD COMPROBANTE

PAGO

control de planillas de obligaciones

Solicitud de autorizacion de pago

archivo de legado

DESCRIPCION DEL PROCESO GENERAL TESORERIA PAGOS A PROVEEDORES. 1. En la semana que se defina como semana de pago, el das martes, el encargado del dpto. de compras propondr al jefe administrativo una lista de posibles pagos del da viernes.

2. El jefe administrativo, analizara la planilla de obligaciones y determinara cuales son los pagos a ser efectuados, firmando la planilla oficial para el efecto. 3. . Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos mediante un memo interno. 4. El Tesorero emitir una solicitud via memo a Contabilidad donde solicitar (mircoles) el preparo de los legajos para pagos, segn listado DEFINITIVO, a fin de que el da jueves por la maana contra acuse de recibo del memo para la elaboracin de los cheques. 5. El Tesorero procede a la imputacin en el Modulo Tesorera, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo. 6. Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, imputaciones etc. Y le da un Visto bueno. En caso de irregularidad, ser rechazado por el mismo. Al controlarse completamente la OP con su legajo respectivo (OP, Planilla, Cheque, Comprobante), el Director Administrativo firma los cheques y la OP para proceder a los pagos. 7. El pago a proveedores se realizara el segundo y el ultimo viernes de cada mes a partir de las 8.00 a 12.00 pm, el proveedor debe acercarse a cobrar, previo acuerdo con el Tesorero, quien le confirmara que el cheque esta disponible para retirar. Cuando el cliente se acerca a cobrar, debe emitir el correspondiente Recibo de Dinero para cancelar la factura a crdito y firmar conformidad o recibido por la OP, de esta manera se cierra el legajo de OP. 8. El legajo original del Pago debe contener: Orden de Pago, copia del cheque, factura legal, recibo si corresponde, planilla con sus respectivas firmas (Jefe, proveedor, responsables de rea). Este Legajo se remitir a Contabilidad en aproximadamente 48 horas. El Tesorero deja una copia de la OP para su archivo.