Unidad III

Cobranzas 3.1 Generalidades Considerando la situacin actual de las empresas y los problemas por los que estas atraviesan de forma cotidiana, entenderemos que la cobranza ,tiene las siguientes generalidades: a)Cobrar las cuentas de la compaa con rapidez , eficiencia y completa. El departamento de crdito y cobranza debe efectuar la recuperacin de las cuentas de los clientes y los documentos por cobrar en su totalidad por medio de un sistema que contemple fecha estipulada en la negociacin y respetando las condiciones pactadas en cuanto a plazos, descuentos, cantidades, etc, con la finalidad de evitar que las finanzas de la empresa sufran algn menoscabo . b)Conservar la buena voluntad del cliente hacia la empresa en el momento de efectuar la cobranza de forma adecuada. Para este punto es preciso considerar al deudor o deudores deacuerdo al cumplimiento en sus pagos. No todos los clientes en una empresa actan de igual manera y por eso el trato hacia ellos no puede estar sujeto a un rasero comn. Indudablemente no es lo mismo un cliente comn para la empresa que una persona de relevancia social, econmica o bien poltica. Es importante recordar que la cobranza debe ser la misma pero el modo o estilo tiene que estar de acuerdo con el tipo de cliente de que se trate, pues cualquier exceso podra generar graves problemas. c) Oportuna. Es normal que las personad fsica como las morales tengan pasivos contrados con ms de una empresa y por esos sus compromisos financieros, en un momento dado, pudieran rebasar su capacidad de pago. De ah la importancia de que la cobranza se efecte en el da y hora sealados, pues si se realizara despus, pudiera darse el caso de que algunos cobradores llegaren agotados .

Objetivo de la cobranza: El objetivo de la cobranza es cerrar el crculo de la venta, el cual se expresa de la siguiente manera:

Pedido

Cobro

Autorizacin del Crdito

Embarque de La mercanca

Facturacin

Bases para una buena cobranza: Las bases para una buena cobranza fundamentales: se fincan en tres puntos

a) Una investigacin de crdito bien hecha. b) El cumplimiento de los tratos de la venta y la posventa. c) Cobrar ,cobrando

3.1.1 CONDUCTOS PARA LA COBRANZA La cobranza puede llevarse a cabo por medio de los siguientes conductos: a) b) c) d) e) A travs de cobradores. Por medio de abogados. A travs de los vendedores. Utilizando los servicios bancarios. A travs de las agencias de cobro.

A A travs de cobradores: El cobrador es una persona clave dentro de las empresas ya que por sus manos pasan casi todos sus recursos financieros. B )Por medio de abogados: Para realizar la cobranza por medio de un abogado , es recomendable que antes de amenazar al cliente con poner la cuenta en sus manos, se elabore la demanda y de esta manera, al decirle al cliente que se le dan 48 horas para que pague o se seguir un tramite de cobro por la via legal c) A travs de los vendedores Cuando el vendedor es el que lleva a cabo la labor de vender y adems efecta la cobranza de la cuenta, al entrevistarse con el cliente tendr el cuidado de levantar los pedidos de la manera ms adecuada a las condiciones y necesidades de ste, ya que de otra forma podr tener problemas para recuperar la cartera. Un beneficio que se logra al utilizar al vendedor es, el de reducir los gastos de operacin de las empresas pues la empresa no tendr cobradores a su servicio, puesto que esa labor la realizaran los propios vendedores. d) Utilizando los servicios bancarios: En realidad lo bancos no realizan, una labor de cobranza, nicamente se limitan a avisar al deudor que pase a la institucin a pagar un documento ,dndole un tiempo para ello. Este conducto ayuda en caso de clientes que estn en lugares fuera del territorio normal de trabajo del proveedor.

Cabe mencionar que si el documento no es pagado ,los bancos suelen tardar algunos das, primero, para notificar que el cobro no fue cubierto y segundo, tardan tiempo en la devolucin, lo cual aprovecha el deudor para ganar indebidamente unos das ms de crdito. e) A travs de las agencias de cobro. Este tipo de servicio suele utilizarse , en cuentas de muy difcil cobro despus de que las empresas han agotado todos los recursos persuasivos para lograr recuperarlas . Algunas agencias compran los contra recibos, los cheques sin fondos, los pagares y las letras de cambio a un precio castigado y ellas se encargan de cobrar de acuerdo con sus polticas internas. Una parte de las cuentas que se cobran por este conducto, no se hacen pensando tanto en recuperar su importe, se hacen por cuestin de imagen de la compaa; porque deducidos los gastos de la agencia, el saldo suele resultar notoriamente disminuido.

3.1.2 Clases de poltica: Las polticas de cobranza se clasifican en estrictas y liberales y operan de la siguiente manera: 1.-Crdito liberal cobranza estricta 2.-Crdito estricto-cobranza liberal 3. Crdito liberal- cobranza liberal 4.-Crdito estricto cobranza estricta. 3.1.3 Sistemas de cobranza: Efectuar la cobranza es la mira u objeto final y fundamental de toda negociacin. Las investigaciones, las compras, la fabricacin, las campaas de publicidad, el financiamiento necesario, la administracin del personal , las v entas y todas las dems actividades que pueden formar parte de manejo de cualquier organizacin comercial; todo puede quedar reducido a nada a menos que se puedan cobrar las diversas cantidades de dinero que deban los clientes. a) Exhortacin impersonal. b) Exhortaciones impersonales c) Exhortacin personificada d) Accin drstica o legal p.365 S.M

.2 Mtodos de cobranza. Para realizar la cobranza, se deben tomar en consideracin los siguientes elementos: Deber establecerse el horario para recibir los pagos de los clientes en la caja. Deber fijarse la tasa normal y la moratoria de los intereses. S los clientes debern o no pagar sus abonos en las oficinas de la empresa, o si la recuperacin de la cartera se har a travs de cobradores. Ah se debe precisar cules sern los beneficios que recibirn los clientes cumplidos y a qu sancin se vern sujetos si se atrasan en sus pagos. Debern establecer si la cobranza y el resultado de la misma tendr que ser rendida por los cobradores diariamente o bien con que periodicidad se har. Debern fijar el grado de intervencin del departamento de ventas y los vendedores en cuestin de cobranza. En qu circunstancias, con qu requisitos y a qu plazo mximo y condiciones se documentaran las operaciones, vista la incapacidad de los deudores de cubrir en breve tiempo el monto total de su adeudo.

El mtodo de cobranza, esta constituido por una serie de pasos 1. 2. 3. 4. Preparacin de la cobranza. Entrega de la cobranza. El trabajo del cobrador. Recepcin de la cobranza en el departamento de crdito y cobranza.

1.-Preparacin de la cobranza: Esta debe prepararse en el departamento de crdito y cobranzas, ya sea el da anterior o a primera hora del dia anterior. Esta cobranza debe prepararse considerando, lo siguiente: a) Si ser hecha directamente por la oficina, o bien a travs del cobrador. b) Por zonas, lo que corresponde a cada cobrador, si son varios. c) Si es local o forneo. d) A travs de los bancos

e) Por el departamento de ventas f) Por medio de abogados g) A travs de agencias de cobro. La cobranza del da deber incluir lo siguiente: a) Documentos para la firma de aceptacin. b) Documentos por cobrar. c) Contra recibos. d) Facturas y notas de venta de pago inmediato. e) Facturas a revisin. f) Canje de facturas por documentos por cobrar. g) Cheques devueltos por insuficiencia de fondos. P50 2.-Entrega de la cobranza. La cobranza debe entregarse viendo que el cobrador verifique con sumo cuidado que todas las facturas, recibos, documentos, notas y cheques estn correctamente anotados en la relacin de cobranza. a) Es muy importante que el cobrador verifique lo que recibe. b)Informar al cobrador acerca de todo lo que concierne a la localizacin de algunos clientes cuyo domicilio resulta difcil de encontrar.(puntos de referencia). c) Cuando la cobranza es a travs de sobres, debe procederse de la misma manera, creando un directorio de empresas y de personas fsicas.p52 3.- El trabajo del cobrador. El trabajo del cobrador en su labor de recuperar las cuentas y documentos por cobrar comprende lo siguiente: a) En rutamiento. b) Tomar nota de las incidencias de la cobranza. c) Investigar por qu una cuenta no es pagada. d) Los avisos de la visita del cobrador con la empresa. e) Localizacin de deudores. P.54 4.-Recepcin de la cobranza en el departamento de crdito y cobranzas. Al recibirse la liquidacin del cobrador, proceder a contenerse la cobranza efectuada contra la relacin correspondiente. Dentro de aqulla deber estar lo siguiente: a) Cheques y efectivo recibidos.p.57 b) Documentos pagados y no pagados. c) Documentos ya debidamente requisita dos. D) Contra recibos nuevos por documentos entregada a revisin. Facturas no recibidas a revisin:

a) Por falta de tiempo. B) Por estar mal formulados. c) Por estar incompletas en cuanto al nmero de copias