AUDITORIA

PROCESO SI STEMTI CO I NDEPENDI ENTE Y

DOCUMENTADO PARA OBTENER EVI DENCI AS DE
LA AUDI TORI A Y EVALUARLAS DE MANERA
OBJ ETI VA CON EL FI N DE DETERMI NAR LA
EXTENSI N EN QUE SE CUMPLEN LOS
CRI TERI OS DE AUDI TORI A.
CRITERIOS DE AUDITORIA
CONJUNTO DE POLTICAS, PROCEDIMIENTOS
O REQUISITOS UTILIZADOS COMO REFERENCIA.
NTC ISO 9000
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
a) Es c onf or me c on l as di sposi c i ones pl ani f i c adas c on
l os r equi si t os de est a Nor ma I nt er nac i onal y c on l os
r equi si t os del si st ema de gest i n de l a c al i dad
est abl ec i dos por l a or gani zac i n y
b) Se ha i mpl ement ado y se mant i ene de maner a
ef i c az.
Se debe pl ani f i c ar un pr ogr ama de audi t or i as t omando en
c onsi der ac i n el est ado y l a i mpor t anc i a de l os pr oc esos y
l as r eas a audi t ar, as c omo l os r esul t ados de audi t or i as
pr evi as. Se deben def i ni r l os c r i t er i os de audi t or i a, el
al c anc e de l a mi sma, su f r ec uenc i a y met odol oga.
La sel ec c i n de l os audi t or es y l a r eal i zac i n de l as
audi t or i as deben asegur ar l a obj et i vi dad e i mpar c i al i dad
del pr oc eso de audi t or i a. Los audi t or es no deben audi t ar
su pr opi o t r abaj o.
Deben def i ni r se, en un pr oc edi mi ent o doc ument ado, l as
r esponsabi l i dades y r equi si t os par a l a pl ani f i c ac i n y l a
r eal i zac i n de audi t or i as, par a i nf or mar de l os
r esul t ados y par a mant ener l os r egi st r os.
La di r ec c i n del r ea que est si endo audi t ada debe
asegur ar se de que se t oman ac c i ones si n demor a
i nj ust i f i c ada par a el i mi nar l as no c onf or mi dades
det ec t adas y sus c ausas. Las ac t i vi dades de
segui mi ent o deben i ncl ui r l a ver i f i c ac i n de l as ac c i ones
t omadas y el i nf or me de l os r esul t ados de l a ver i f i c ac i n
NOTA: Vanse las Normas ISO 10011-1, ISO 10011-2, ISO
10011-3 a modo de orientacin.
NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS
DE ORIENTACION
NTC ISO 10011 - 1 Directrices para la auditora de sistemas
de calidad. Parte 1. Auditora.
NTC ISO 10011 - 2 Directrices para la auditora de sistemas
de calidad. Parte 2. Criterios para la
Calificacin de Auditores de Sistemas
de Calidad.
NTC ISO 10011 - 3 Directrices para la auditora de sistemas
de calidad. Parte 3 . Administracin de
Programas de Auditora.
ISO 19011
Sumi ni st r a or i ent ac i n sobr e l os pr i nc i pi os de audi t or i a, l a
gest i n de l os pr ogr amas de audi t or i a, l a r eal i zac i n de
audi t or i as a si st emas de gest i n de l a c al i dad y de gest i n
ambi ent al , as c omo l a c ompet enc i a de l os audi t or es de
si st emas de gest i n de c al i dad y ambi ent al .
Seccin o: Introduccin
Seccin 1: Alcance
Seccin 2: Referencias Normativas
Seccin 3: Trminos y Definiciones
Seccin 4: Principios de Auditora
Seccin 5: Gestin de un Programa de Auditoria
Seccin 6: Actividades de Auditoria
Seccin 7: Competencia de los Auditores
ISO 19011: 2001
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
RELACIONADOS CON LOS PROPIOS AUDITORES:
Conducta tica: Fundamento del Profesionalismo. En
auditoria son esenciales la confianza, la integridad, la
confidencialidad y la discrecin.
Presentacin Justa: La obligacin de informar verazmente y
con exactitud. Los hallazgos, conclusiones y reportes de la
auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades
de la auditoria. Se reportan obstculos significativos, los
aspectos no resueltos o las opiniones divergentes.
Debido Cuidado Profesional: La aplicacin de diligencia y juicio
en la auditoria. Los auditores proceden con el cuidado
requerido de acuerdo con la importancia de la tarea que
realizan y la confianza depositada en ellos por los clientes.
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
RELACIONADOS CON EL PROCESO DE AUDITORIA
Independencia : La base de la imparcialidad y objetividad de
las conclusiones de la auditoria. Los auditores son
independientes de la actividad auditada, no estn
parcializados ni tienen conflicto de intereses.
Evidencia : La base racional para llegar a conclusiones de
auditoria confiables y reproducibles en un proceso de
auditoria sistemtico. La evidencia de auditoria es
verificable. El uso apropiado del muestreo est muy
relacionado con la confianza que se puede tener en las
conclusiones de las auditorias.
OBJETIVOS PRINCIPALES
= Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales
= Verificar si toda la organizacin se ha adherido al programa de
gestin de calidad o de gestin ambiental que se ha implantado.
= Dar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema.
= Cumplir los requisitos para certificacin con una norma de
sistema de gestin.
= Informar a la Direccin acerca del estado del sistema, con el
objeto de que se pueda evaluar la eficacia de dicho Sistema
para alcanzar los objetivos especificados.
= Identificar no conformidades y debilidades del programa,
actuales o potenciales asegurando su correccin o
prevencin.
VERDADERO PROPOSI TO
El verdadero propsito de la Auditora Interna del
sistema de Calidad es impulsar desde la Direccin de la
Empresa un Proceso de Mejora Continua de la Calidad,
orientado a todas las reas de actividad y basado en el:
1. Anlisis Actual
2. Evaluacin
3. Informe
4. Planificacin
5. Actuacin
6. Verificacin
CI CLO DE
MEJ ORA
CONTI NUA
AUDITOR
PERSONA CON LA
COMPETENCIA PARA LLEVAR
A CABO UNA AUDITORIA
NTC ISO 9000
EQUIPO AUDITOR
UNO O MAS AUDITORES
QUE LLEVAN A CABO
UNA AUDITORIA
1) Un auditor del equipo se designa
generalmente como jefe del equipo.
2) El equipo auditor puede incluir
auditores en formacin y expertos
tcnicos.
3) Los observadores pueden acompaar
al equipo auditor pero no actuar como.
COMPETENCIA
HABILIDAD DEMOSTRADA PARA
APLICAR CONOCIMIENTOS Y
APTITUDES
EXPERTO TECNICO
PERSONA QUE SUMINISTRA UN
CONOCIMIENTO ESPECFICO O
EXPERIENCIA AL EQUIPO AUDITOR
Nota 1: el conocimiento especfico o experiencia es
aquel relacionado con la organizacin, proceso o
actividad que van a ser auditados, con el idioma o la
cultura.
Nota 2: Un experto tcnico no acta como auditor
en el equipo auditor.
NTC ISO 9000
AUDITADO
ORGANIZACIN QUE ES AUDITADA
CLIENTE DE LA AUDITORIA
ORGANIZACIN O PERSONA QUE
SOLICITA UNA AUDITORIA
GESTION DE UN PROGRAMA
DE AUDITORIA
La alta gerencia debe asignar la
responsabilidad para dirigir el programa
de auditoria a una o ms personas que
tengan una comprensin general de los
principios de auditoria, competencia del
auditor y aplicacin de tcnicas de
auditoria.
Tambin deben poseer habilidades
gerenciales y conocimiento tcnico y del
negocio pertinentes a las actividades por
auditar.
a) Establecer los objetivos y extensin del programa de auditoria
b) Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos
c) Asegurar la implementacin del programa de auditoria
d) Hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria
e) Asegurar que se llevan los registros apropiados del programa de
auditoria.
PROGRAMA DE AUDITORIA. CONJUNTO DE UNA O MS AUDITORIAS
PLANIFICADAS PARA UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO Y DIRIGIDAS
HACIA UN PROPSITO ESPECFICO.
a) Definir, implementar, hacer seguimiento, revisar y mejorar el
programa de auditoria
b) Identificar y suministrar los recursos para el programa de
auditoria.
FUNCIONES
G
E
N
E
R
A
L
E
S
E
S
P
E
C
I
F
I
C
A
S
ISO 9000:2000
Delegacin Administracin del programa
Definicin del Programa de auditoria
Objetivos ,responsabilidades ,recursos,
procedimientos.
Implementacin del programa de auditoria.
Evaluacin de auditores,asignacin de equipos
auditores, direccin de actividades y registro.
Seguimiento y revisin del programa de
auditoria. Identificacin de oportunidades
de mejora.
Competencia de
los
auditores
Actividades de
Auditoria
Mejora del
Programa
de Auditoria
Planear
Hacer
Actuar
Verificar
GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA
CICLO PLANEAR - HACER - VERIFICAR - ACTUAR
EXTENSION DE UN
PROGRAMA DE AUDITORIA
La extensin del programa puede variar y estar influenciado por:
a) El alcance, el objetivo y la duracin de cada auditoria
b) La frecuencia de las auditorias a realizar
c) El tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin
d) El nmero, importancia, similitud y ubicacin de actividades
e) Normas, requisitos reglamentarios y contractuales
f) La necesidad de acreditacin o certificacin
g) Los resultados de las auditorias previas
h) Cambios significativos para la organizacin o sus operaciones
ACTIVIDADES DE AUDITORIA
PARA SISTEMAS DE CALIDAD
TODAS LAS AREAS CON ACTIVIDADES QUE
AFECTEN LA CALIDAD DEL PRODUCTO O LA
SATISFACCION DEL CLIENTE.
LA INFORMACION DESDE LA LLEGADA DE LA
ORDEN DE COMPRA HASTA LA ENTREGA DEL
PRODUCTO AL CLIENTE.
LA IMPLANTACION DE LOS LINEAMIENTOS
DEFINIDOS EN LOS MANUALES.
QUE DEBEMOS AUDITAR
CUANDO AUDITAR
ANTES DE CONCEDER UN CONTRATO PARA DETERMINAR
LA CAPACIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL PROVEEDOR
CUANDO SE EFECTUE UN CAMBIO SIGNIFICATIVO AL SISTEMA
DE CALIDAD
CUANDO LA CALIDAD DEL PRODUCTO ESTA EN DUDA, DEBIDO
A UNA DEFICIENCIA EN EL SISTEMA DE CALIDAD
CUANDO SE REQUIERA MEDIR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA
DE CALIDAD
CUANDO SEA NECESARIO VERIFICAR LA IMPLEMENTACION DE
UNA ACCIN CORRECTIVA.
CLASES DE AUDITORIA
Cuando la auditoria cubre el
sistema de Gestin de la Calidad
y el de Gestin Ambiental, este
tipo de auditoria se denomina
Auditoria Combinada.
Cuando dos o ms organizaciones
auditoras cooperan en la
realizacin de una auditoria esta
se denomina Auditoria Conjunta
RESPONSABILIDAD DE QUIEN AUDITA
FRENTE AL REA AUDITADA
)Auditoras Internas: Cuando se tiene el control
directo de la organizacin y su estructura.
Auditoria a nosotros mismos. ( Primera Parte ).
)Auditoras Externas: No se tiene el control directo
de la organizacin ni de su estructura. Auditoria a
nuestros proveedores. ( Segunda Parte ).
) Auditoras Extrnsecas: Realizada por ente
totalmente independiente. Los entes certificadores.
(Tercera Parte ).
DE ACUERDOA LA PLANIFICACION
AUDITORIAS ESPECIALES: El programa anual de
auditoras se complementa con las auditorias
especiales de acuerdo con los resultados obtenidos en
las auditorias ordinarias o por circunstancias
especiales.
AUDITORIAS ORDINARIAS : Son las auditoras
programadas para un periodo determinado y que
apuntan a la consecucin de unas metas especficas.
CAUSAS QUE PUEDEN DAR LUGAR
A AUDI TORI AS ADI CI ONALES:
WCambios significativos hechos en
cualquier tiempo que pueden afectar
el programa de calidad.
WCuando hay deficiencias en el programa
de calidad.
WCuando un programa de evaluacin
sistemtico independiente es considerado
necesario.
WPara verificar la implantacin de acciones correctivas.
AUDITORIA INTERNA
AUDI TORI A PLANEADA Y EJ ECUTADA DENTRO DE LA
EMPRESA
PREPARADA Y CONTROLADA POR EL RESPONSABLE DE
LA FUNCI ON DE AUDI TORI A PARA EL SI STEMA DE GESTI ON
DE LA CALI DAD Y REALI ZADA POR AUDI TORES I NTERNOS.
PUEDEN SER PROGRAMADAS O NO EN EL PROGRAMA ANUAL
SE UTI LI ZAN PARA MEDI R LA EFECTI VI DAD Y ESTADO DE
I MPLANTACI N DEL SI STEMA DE CALI DAD
CUBREN LAS DI FERENTES SECCI ONES DEL MANUAL
DE GESTI ON DE LA CALI DAD, LOS PROCEDI MI ENTOS
Y LOS DEMAS DOCUMENTOS DE SOPORTE DEFI NI DOS.
COMO DESARROLLAR LA AUDITORIA
POR PROCEDIMIENTOS:
Grado de aplicacin paso a paso.
POR ELEMENTOS DE LA NORMA:
Respuesta a exigencias concretas de
un requisito de la norma.
POR DEPARTAMENTOS :
Grado de cumplimiento de todos los elementos
que afectan al rea concretamente.
POR PROCESOS: Desempeo del proceso.
ELEMENTOS CRITICOS PARA QUE LA
AUDITORIA SEA EFECTIVA Y EFICIENTE
Apoyo y compromiso de la direccin
Fuerza de Trabajo,fondos y facilidades.
Autoridad,responsabilidad e independencia
Acceso a facilidades,documentos y personal
Mtodo para el reporte de resultados
Acceso a los niveles apropiados de la Administracin
Verificacin de Acciones Correctivas y Preventivas
CI CLO DE VI DA DE LA AUDI TORI A
PLANEAR LA AUDITORIA
EJECUTAR LA AUDITORIA
REPORTE DE HALLAZGOS
PROPUESTA Y EJECUCION
ACCIONES CORRECTIVAS
CIERRE
REVISION
DE ACCIONES
CORRECTIVAS
SI OK
NO OK
PLANEACION
DESARROLLO
ACCIONES A
SEGUIR
FASES DE LA AUDI TORI A
EPLANEACION
EDESARROLLO
EACCIONES A SEGUIR
FASE DE PLANEACION
* Nombramiento del lder del equipo auditor
* Definir el objetivo, alcance y criterios de la
auditoria
* Seleccin del Equipo Auditor
* Identificar a las personas responsables en
forma directa con respecto al objetivo y
alcance de la Auditora
* Identificar los documentos de referencia.
* Fecha y Lugar en que se inicia la Auditoria
FASE DE PLANEACION
* Establecimiento del contacto inicial con el
auditado
* Revisin de los documentos del sistema de
gestin pertinentes incluidos registros
* Preparacin de actividades en el sitio
* Elaboracin Plan de auditora
* Definir fecha y tiempo estimado para cada
actividad
* Orientacin y asignacin de trabajo al equipo
* Compilacin de la lista de verificacin
OBJETIVO
OBJETIVO: Razn o circunstancia que motiva la
realizacin de la auditora. Define lo que se va a lograr.
Lo debe definir el cliente de la auditoria.
Los objetivos pueden incluir:
a) Determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin
auditado o partes de l con los criterios de auditoria.
b) Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin para asegurar el
cumplimiento con los requisitos reglamentarios y contractuales.
c) Evaluar la eficacia del sistema de gestin para cumplir los objetivos
especificados
d) Identificar reas de mejora potencial del sistema de gestin.
El alcance y profundidad de la auditoria deben ser
diseados para satisfacer las necesidades especficas de
informacin del cliente, por eso debe establecerse entre
el cliente y el lder del equipo auditor.
ALCANCE
ALCANCE: Describe la extensin y lmites de la auditoria
en trminos de localizacin fsica, unidades
organizacionales, actividades y procesos por auditar y el
periodo de tiempo cubierto por la auditoria.
CRITERIOS DE AUDITORIA
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia.
Los criterios de auditoria pueden incluir adems de las
polticas y procedimientos, normas leyes y regulaciones,
requisitos del sistema de gestin, requisitos contractuales
o cdigos de conducta del sector industrial o comercial.
Tambin deben ser definidos por el cliente de la
auditoria y el auditor lder.
ISO 9000:2000
DOS NIVELES DE EVALUACION
DOCUMENTACION Vs. REQUERIMIENTOS
EVIDENCIA de AUDITORIA Vs. DOCUMENTACION
AUDITORIA DE
SUFICIENCIA
AUDITORIA
EN SITIO
Revise primero con mucho cuidado la
documentacin disponible que describe el
sistema de calidad que se auditar para saber
si estos documentos satisfacen los requisitos
de la Norma ISO 9001:2000.
Manual de Calidad
Procedimientos Operativos
Instrucciones de Trabajo
Formatos y Registros
Reportes de auditorias anteriores
PARA INICIAR EL PROCESO
DE AUDITORA
PREPARACION
DOCUMENTOS DE TRABAJO
A) Listas de verificacin y planes de muestreo para la
auditoria.
B) formatos para registro de informacin, tales como
evidencia de soporte, hallazgos de la auditoria y
registros de las reuniones.
LISTAS DE VERIFICACION
Es una herramienta de apoyo, una gua para
conducir la auditora .
- Debe ser amigable para el usuario.
- Debe ser construida en una forma lgica.
- Debe fluir en forma similar a las actividades previstas.
- Debe ser diseada para trabajar por secciones.
- Debe ser cerrada, no tan detallada, pero que asegure
que el alcance de la auditora es cubierto.
Se conocen y
aplican los
procedimientos?
UTILIDAD DE LA LISTA DE VERIFICACION
Una lista de verificacin bien desarrollada y usada puede ayudar
en varios aspectos:
Asegurar que el alcance de la auditora es cubierto
Asegurar que las reas son investigadas con la profundidad
apropiada.
Identifica muestras que deben ser tomadas por la auditora
Facilita la asignacin de los miembros del equipo
Gua la investigacin en la documentacin
Proporciona un mtodo para evaluar el avance del auditor a
travs de la auditora.
Proporciona un mtodo para la rpida evaluacin de la
informacin.
Facilita la redaccin del reporte de auditora
Proporciona datos histricos despus de completada la auditora.
MODELO DE LISTA DE VERIFICACION
CLUSULA 7.5.3 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD
_ Existe algn procedimiento escrito, instruccin o gua que
indique cmo es posible conocer en qu estado de
inspeccin o ensayo se encuentran los productos o servicios?
_ Se puede conocer el Estado de Inspeccin y ensayo en que
se encuentran los productos o servicios a lo largo de todo
el proceso?
_ El sistema establecido permite garantizar que slo se
utilizan o instalan productos que han superado las
inspecciones y ensayos?
_ La identificacin y los registros definidos permiten realizar la
trazabilidad de cualquiera de los producto?
La Li st a de Ver i f i c ac i n es la gua para lograr
cumplir con el objetivo propuesto en la Auditora
que se realiza.
DI FERENCI A ENTRE
LI STA DE VERI FI CACI ON
Y ENTREVI STA
La Ent r evi st a es ya la comunicacin directa con
el auditado, las preguntas que el auditor le plantea
a cada uno de sus auditados a fin de obtener la
informacin necesaria para dar respuesta a su lista
de verificacin cuando elabora el informe y define
cual es la situacin del rea auidtada.
FASE DE DASARROLLO
> Junta de Apertura
> Investigacin en la Auditora
> Junta del Equipo Auditor
> Junta de Cierre
> Reporte de la Auditora.
REUNION DE APERTURA
Propsitos de la Reunin de Apertura:
Presentacin de los participantes.
Confirmacin del alcance y objetivo de la auditora
Confirmacin del Plan de auditoria
Mtodos y procedimientos que van a ser utilizados para
la realizacin de la auditora
Confirmacin de enlaces de comunicacin entre el equipo
auditor y el auditado
Confirmacin del idioma que se va a usar durante la auditoria.
Confirmacin de que durante la auditoria se mantendr
informado al auditado
Confirmacin de la disponibilidad, funciones e identidad de los
guas.
Confirmacin de aspectos relacionados con la confidencialidad.
Confirmar la disponibilidad de los recursos y facilidades
necesarias para el equipo de auditora.
Confirmar la fecha y hora para la reunin de cierre y
cualquier otra reunin intermedia del equipo auditor y la
direccin del auditado.
Brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas.
REUNION DE APERTURA
INVESTIGACION DE AUDITORIA,
EXAMEN O AUDITORIA DE CAMPO
El desarrollo especfico de la auditora incluye:
- Observaciones de la auditora
- Recoleccin de evidencias
Observar actividades, Entrevistas, Tomar Notas
ESTRS : ORI GEN Y REACCI ONES
El estrs se origina cuando un individuo se siente
amenazado por una persona como intruso o por
una intromisin en su territorio, la reaccin es hostilidad.
Reacciones hostiles comunes:
- Hostilidad inmediata
- Hostilidad progresiva
- Hostilidad imprevista
TECNICAS DE COMUNICACION
COMUNICACIN NO VERBAL: Comprender los mensajes
no verbales permite al auditor una mejor comprensin de lo
que el entrevistado est diciendo.
COMUNICACIN VERBAL : Poseer buenas tcnicas para
cuestionar y escuchar. Hacer la pregunta correcta as como
hacerla correctamente.
- Preguntas Abiertas - Preguntas Cerradas
- Preguntas de Sondeo - Preguntas con Respuesta Obvia
VERI FI CACI ON DEL
SI STEMA DE CALI DAD
ENTREVISTA
RASTREO
MUESTREO
COMPROBACION
TECNICA DE LA ENTREVISTA
ROMPER EL HIELO
EXPONER EL MOTIVO DE LA ENTREVISTA
INDAGAR LO QUE SE HACE
ANALIZAR LO QUE SE HACE
SACAR CONCLUSIONES DE LO QUE SE HACE
EXPLICAR LAS PROXIMAS ACCIONES
FORMULE PREGUNTAS COMO :
Cmo sabe la manera de llevar a cabo
esa operacin?
Me muestra los registros que usted lleva?
Donde se autoriz el uso de ese formato?
Quin puede tomar esa decisin?
Nota: Profundizar cuando se tiene una
observacin en la auditora, se debe
verificar su recurrencia .
RASTREO
- ELABORAR FLUJOGRAMA DEL PROCESO EN ESTUDIO
- SELECCIONAR ACTIVIDADES IMPORTANTES PARA LA
CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO
- COMENZAR AL PRINCIPIO O AL FINAL DEL PROCESO
- HACER EL SEGUIMIENTO A PARTIR DE UN DOCUMENTO
HASTA LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA
MUESTREO
E DE QUE SE VA A TOMAR MUESTRAS?
E COMO SE VA A TOMAR LA MUESTRA?
E POR CUANTAS UNIDADES EST
COMPUESTA LA MUESTRA?
EVIDENCIA DE AUDITORIA
EVIDENCIA OBJETIVA
INFORMACIN CUALITATIVA O CUANTITATIVA, REGISTROS,
COMPROBANTES O CONSTANCIAS DE HECHOS RELATIVOS A
LA CALIDAD DE UN ARTICULO O UN SERVICIO O A LA
EXISTENCIA E IMPLEMENTACIN DE UN ELEMENTO DEL
SISTEMA DE CALIDAD, EL CUAL ESTA BASADO EN LA
OBSERVACIN, MEDIDA O ENSAYO Y QUE ADEMS PUEDE
SER VERIFICADO
ISO - 10011- 1
ISO 9000
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LA
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA REUNIDA,
CONTRA LOS CRITERIOS DE AUDITORIA.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
RESULTADO DE UNA AUDITORIA QUE PROPORCIONA
EL EQUIPO AUDITOR, TRAS CONSIDERAR LOS
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Y TODOS LOS
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA.
NOTA: los hallazgos de la auditoria pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de la
auditoria, u oportunidades de mejora.
NO CONFORMIDAD
El no cumplimiento de un
requisito especificado
ISO 8402
Nota: La definicin se aplica a la desviacin o
ausencia de una o varias caractersticas relativas
a la calidad, o uno o varios elementos del sistema
de calidad en relacin con los requisitos
especificados.
PROBLEMA
Es el resultado no deseado de un
proceso.
El no logro de un objetivo.
Ejemplo: La materia prima no se identifica
en forma adecuada.
DECLARACI ON DE NO CONFORMI DADES
La declaracin de no conformidades debe incluir
la siguiente informacin:
eLa descripcin del problema y la Evidencia de
auditoria para apoyar la declaracin del problema.
eRegistrar el elemento o elementos que no se han
cumplido, sobre todo el de menor nivel.
eEl impacto del problema sobre el servicio o
producto si se conoce.
e Recomendaciones si son solicitadas al auditor.
El da mircoles 5 de noviembre a las 11:00 A.M. se
encontr en el rea de corte un lote de piezas en
proceso sin identificacin en cuanto a referencia y estado
en que se encontraba.
DECLARACION DE NO CONFORMIDAD
La materia prima no se identifica en forma adecuada.
La Norma ISO 9001 en su clusula 7.5.3 requiere que
Cuando sea apropiado la organizacin debe identificar el
producto por medios adecuados, a travs de toda la
realizacin del producto.
La organizacin debe identificar el estado del producto con
respecto a los requisitos de seguimiento y medicin
CLASIFICACION DE NO CONFORMIDADES
NO CONFORMIDAD MAYOR:
- Ausencia o incumplimiento total de un sistema en el
cumplimiento de los requerimientos
- Varias no conformidades menores contra un elemento
pueden presentar una falla total del sistema.
- Cualquier incumplimiento que pueda resultar en el
probable embarque de un producto no conforme.
NO CONFORMIDAD MENOR:
- Un incumplimiento que en el juicio y experiencia
indican que no dar como resultado la falla del
sistema de calidad o que reducir su habilidad para
asegurar el control de procesos y productos.
EJ EMPLO DE NO CONFORMI DADES
MAYOR:
No hay Revisin del Sistema por la Gerencia, es una no
conformidad significativa contra los requerimientos de la norma.
Una falla completa del sistema o la falta de un requerimiento del
sistema administrativo de la calidad, No hay Control de los
Registros.
Una cantidad significativa de no conformidades menores frente a
un mismo elemento. Como la Documentacin.
EJ EMPLO DE NO CONFORMI DADES
MENOR:
Un incidente aislado. Como un Registro no diligenciado.
El incumplimiento en alguna parte de un procedimiento o una
parte de un elemento.
Un problema menor que merece atencin. No se est archivando
el Registro derivado de un procedimiento como en el se
especifica.
La Junta de Cierre debe incluir lo siguiente:
_ Lista de Asistentes
_ Descripcin del alcance y propsito de la auditora
_ Evaluacin completa del rea auditada
_ Conclusin del equipo de auditoria sobre el
cumplimiento del sistema de Calidad con respecto
al criterio de auditoria
_ Mejoramiento y buenas prcticas
_ Descripcin de problemas observados e impacto
_ Recomendaciones para mejoramiento.
JUNTA DE CIERRE
CRITERIOS DE CALIFICACION
0. No se hace
1. Se hace pero no est documentado
2. Est en redaccin
3. Hay un borrador
4. Borrador Validado
5. Documento Aprobado
6. Se hace como est escrito
7. Hay auditoras internas
8. Soluciones a No Conformidades
9. En Revisin de Gerencia
10. No hay reporte de de No
Conformidades
MARIA ELENA MURCIA DUARTE
Consultora en Gestin de la Calidad
M. Actividades de Mejoramiento
FASE DE SEGUIMIENTO
Evaluacin de la respuesta de la
Auditora.
Verificacin de la accin correctiva
Terminacin de la Auditora.
CARACTERI STI CAS QUE DEBEN
CUMPLI R LOS AUDI TORES
A NIVEL TECNICO:
- Conoc i mi ent o sobr e el obj et o de l a audi t or a
- Conoc i mi ent o de l a empr esa y del pr oduc t o
- Conoc i mi ent o y ex per i enc i a en apl i c ac i n e
i nt er pr et ac i n de nor mas,pr oc edi mi ent os e
i nst r uc c i ones.
- Conoc i mi ent o de l as ex i genc i as del cl i ent e.
- Capac i dad de pl ani f i c ac i n y or gani zac i n
- Capac i dad de r edac c i n de i nf or mes.
A NIVEL HUMANO :
- Buena Capacidad de dilogo y contacto
- Saber escuchar y saber hacer hablar
- Ser hbil y diplomtico en el trato.
- Ser positivo. Actuar con optimismo.
- Ordenado y estructurado en su actuacin.
- Intuicin y objetividad. Ser justo en sus juicios
- Capacidad de reaccin en momentos difciles
- Permanecer firme en sus conclusiones, a
menos que aparezcan evidencias que
justifiquen el cambio
CRITERIOS PARA LA CALIFICACION
DE AUDITORES
gCapacidad de Comunicacin
gEducacin: Haber completado
estudios de tcnico medio.
g Adiestramiento
En Tcnicas de Auditora
En Sistemas de Calidad
gExamen sobre Tcnicas de Auditora
gParticipacin en Auditorias.
gAtributos personales
gActualizacin
+ SELECCIN DE CANDIDATOS
+ CALIFICACION DE SELECCIONADOS
+ EVALUACION Y SEGUIMIENTO
+ MANTENIMIENTO DE COMPETENCIAS
CONFORMACION Y MANTENIMIENTO
EQUIPO AUDITOR
RESPONSABILIDADES DE TODO AUDITOR
Comunicar, aclarar y cumplir los requisitos de auditora.
Planificar y llevar a cabo las responsabilidades
asignadas en forma efectiva y eficiente.
Documentar las observaciones.
Informar los resultados de la auditora.
Presentar, conservar y salvaguardar la informacin y los
documentos relativos a la auditora en forma confidencial
Cooperar y apoyar al auditor principal.
Verificar la efectividad de las acciones correctivas.
RESPONSABI LI DADES
DEL AUDI TOR PRI NCI PAL
Ayudar a la seleccin de otros miembros
para el equipo.
La preparacin del Plan de Auditora.
La representacin del equipo frente a la
gerencia del auditado.
Presentar el informe de auditora.
Los documentos y dems informacin, usados para describir el
sistema de calidad son adecuados para lograr los objetivos de
calidad requeridos?
Los documentos, procedimientos y dems informacin, que
describen o apoyan los elementos requeridos del sistema de
calidad, son conocidos, estn disponibles, son entendidos y
utilizados por el personal de la organizacin auditada?
EL PROCESO DE AUDITORA DEBE REALIZARSE
DE TAL FORMA QUE EL AUDITOR ESTE EN
CAPACIDAD DE RESPONDER PREGUNTAS
COMO:
RECOMENDACI ONES FI NALES
1. La pre-auditora es decisiva: preprela y preprese
(Auditora 0).
2. Conecte con el auditado: comunicacin y empata
3. Ajstese a lo establecido en la convocatoria
4. Considere solo las evidencias objetivas
5. Otorgue al auditado el beneficio de la duda
6. El informe debe estar consensuado con el auditado
7. No acte como juez. Adopte el papel de asesor del
auditado
DEBERES DEL AUDITADO
Informar a los empleados pertinentes a cerca de
los objetivos y el alcance de la auditora.
Designar los miembros del personal responsables
para que acompaen al equipo auditor.
Proporcionar todos los recursos necesarios para
el equipo de auditora.
Permitir el acceso a las instalaciones y al material
de evidencia, a solicitud de los auditores.
Determinar e iniciar acciones correctivas basadas
en el informe de auditora.