Tcnicas de Auditora en Administracin de Proyectos Definicin de Tcnicas de Auditoria: Se basan en mtodos y prcticas de investigacin y prueba que utiliza el auditor

en la aplicacin de los sistemas de control para obtener la evidencia necesaria suficie nte y competente que fundamente sus opiniones y conclusiones basadas en las sigu ientes prcticas: Ocular Verbal Escrita Documental Inspeccin Fsica Entrevistas Encuesta Diagrama de Flujo Su empleo se basa en su criterio o juicio profesional, segn las circunstancias. Entregables: 1. Objetivo de la tcnica de Auditoria en Administracin de Proyectos a. Conocer con certeza el estado de un proyecto en cualquier momento dado y si este se mueve o se ha movido dentro de los mrgenes de tolerancia establecido s segn el programa bajo el cual fue creado tomando en cuenta su duracin, alcance, su costo, los recursos y la calidad con que se defini el proyecto b. El objetivo de auditar un proyecto consiste en obtener una seguridad raz onable de que los recursos son administrados de conformidad con: i. Los reglamentos financieros, las prcticas y procedimientos establecidos ii. Los planes de trabajo, actividades, resultados esperados, monitoreo, eva luacin y disposiciones para la presentacin de informes. iii. Los procedimientos y normas para la gestin contable y financiera iv. Examinar el ritmo de adelanto del proyecto y agregar informes sobre las causas de demora en el proyecto en caso de haberlas v. Confirmar si la implementacin de los servicios contratados fueron provist os adecuada y oportunamente 2. Alcance:

a. Conocer, comprender y validar el estado y los resultados de un proyecto a lo largo del ciclo de vida, lo que puede ayudar a la organizacin a conocer si e l desarrollo del proyecto en cuestin cumple con las mejores prcticas relacionadas con la Administracin del Proyecto. Este debe incluir la revisin del plan de trabaj o, reportes de progreso, recursos y presupuesto del proyecto, gastos y ejecucin d el proyecto, cierre operativo y financiero y la transferencia de los activos del proyecto.

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Mtodos de recopilacin de evidencia

a. Revisin de las estructuras organizacionales de Sistemas de Informacin b. Revisin de documentos que inician el desarrollo del sistema, especificaci ones de diseo funcional, histrico de cambios al programa o programas, manuales de usuario, especificaciones de bases de datos, arquitectura de archivos de datos, listados de programas, etc. c. Entrevistas con el personal apropiado; las cuales deben de tener una nat uraleza de descubrimiento no de acusacin. d. Observacin de operaciones y actuacin de empleados. e. Auto documentacin, es decir el auditor puede preparar narrativas en base a su observacin, flujogramas, cuestionarios de entrevistas realizadas. Aplicacin d

e tcnicas de muestreo para saber cundo aplicar un tipo adecuado de pruebas (de cum plimiento o sustantivas) por muestras. f. Utilizacin de tcnicas de auditora asistida por computadora CAAT, consistent e en uso de software genrico, especializado o utilitario. g. Evaluacin de fortalezas y debilidades de la auditoria. 4. a. i. ii. iii. Mtodos de anlisis La Gestin de Proyectos contempla tres fases principales: Planificacin. Programacin Control

La Auditoria en la Administracin de Proyectos incluye un mtodo de anlisis cualitati vo y un cuantitativo para cada una de estas fases:

Cualitativo Cuantitativo Planificacin Tener un objetivo especfico Actividades detalladas Recursos asociados (personal, suministros y equipos) Definicin del alcanc Fecha de cumplimiento Costos asociados Programacin Determinar las actividades necesarias en secuencia, el tiempo ne cesario, materiales, equipos, maquinarias y personal responsable que las ejecuta rn. Orden de ejecucin Carta de GANTT PERT (Program Evaluation and Review Technique) CPM (Critical Path Method) Cronograma de actividades a ejecutar en tiemp Tiempos necesarios, fecha de inicio y fecha de trmino. Control Implica el monitoreo Revision del proyecto Recursos, costos, calidad, presupuestos PERT (Program Evaluation and Review Technique) y CPM (Critical Path Method) son dos tcnicas basadas en redes que contemplan las relaciones de precedencia e inter dependencia de actividades. La Programacin de Proyectos sirve para: a. Definir la relacin de cada actividad con las otras y con todo el proyecto b. Determinar la precedencia entre actividades c. Obliga a determinar tiempos reales y estimar costos para todas las activ idades d. Permite al Gerente del Proyecto a usar eficientemente los recursos: pers onal, dinero y materiales, determinando los cuellos de botella del proyecto. Herramientas de uso actual para la administracin y control de proyectos: MS Proje ct, Harvard Total Project Manager (HTPM), Primavera, MacProject, Pertmaster, Vis iSchedule, Time Line, etc. 5. Mtodo de investigacin y confirmacin (si aplica) La auditoria de Administracin de Proyectos requiere conocimientos especficos de PM LC y desarrollo de procesos. El entender esto le permite al auditor identificar las reas clave que sern beneficiadas en una verificacin independiente. El alcance de la auditoria de Administracin de Proyectos puede incluir una evalua cin de los controles administrativos sobre el proyecto o una evaluacin de resulta

dos especficos para validar que el proyecto est siguiendo los estndares establecido s. Al participar en puntos estratgicos, el auditor puede asegurar un proyecto que es t bien controlada. la lista siguiente se destacan algunas de las principales tare as que el auditor puede realizar durante el desarrollo de un proyecto: Obtener el apoyo y la cooperacin de los usuarios y profesionales de TI Inspeccionar las herramientas de gestin de proyectos para el uso apropiado Realizar revisiones del proyecto al final de cada fase Evaluar la preparacin para la implementacin Presentar hallazgos a la administracin Mantener la independencia de ser objetivo

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Mtodo de declaracin (informe)

a. El contenido del Informe de Auditora del Proyecto es un resumen de las ob servaciones y hallazgos detectados durante el desarrollo y seguimiento del proye cto este contiene: i. Una descripcin general del proyecto en donde se encuentran los objetivos, alcances, restricciones, fases, entregables y resultados esperados ii. Una descripcin de la situacin actual (motivador del proyecto) iii. Costos, programacin, avance y calidad del proyecto a desarrollar iv. Resumen de las cuestiones crticas alrededor del proyecto v. Anlisis de riesgos vi. Aplicativos para otros proyectos vii. Supuestos y limitaciones del informe.

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Ventajas y desventajas

a. Algunas de las ventajas generadas por la Auditoria en la Administracin de Proyectos podemos mencionar las siguientes: i. Se busca cumplir con el Plan de Calidad del Proyecto el cual involucra l a optimizacin de recursos y la satisfaccin del cliente interno o externo ii. Se busca que todos los productos o servicios desarrollados son aptos par a ser usados por el cliente iii. Que se cumplan todas las leyes y regulaciones iv. Los sistemas de obtencin de informacin son precisos v. Se logra poner en marcha las acciones correctivas cuando estas son reque ridas vi. Es posible identificar oportunidades de mejora b. Algunas de las desventajas que ofrece la Auditoria en la Administracin de Proyectos estn basadas principalmente en los efectos que produce el monitoreo de las actividades relacionadas principalmente a los costos y calidad de los servi cios en el desarrollo del proyecto y que pueden retrasarlo o incluso frenarlo si es que no se hace una estimacin adecuada sobre las posibles desviaciones que el negocio est dispuesto a tolerar; estos pueden ser producidos por incrementos en: i. Recursos humanos ii. Materiales e insumos iii. Tiempo iv. calidad

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Conclusiones

Analizando las ventajas que ofrece una Auditoria para la Administracin de Proyect os consideramos que esta actividad de alguna forma la realiza desde un inicio y a lo largo del proyecto el Project Manager, quien es responsable por mantener lo s niveles de calidad, tiempos, recursos y costos de acuerdo al plan original, si n embargo la funcin de un Auditor en este sentido es la de generar las observacio nes necesarias que contribuyan a aportar valor al desarrollo del proyecto y a ot ros proyectos futuros desde un ambiente en el que no est inmerso, esto le da la p osibilidad de ser crtico y constructivo independientemente de si es interno o ext erno pues cuenta con la experiencia y el conocimiento en diferentes disciplinas y en marcos de referencia para la gestin de proyectos.