26 de Septiembre 2012

Administracin :
La Organizacin.

Walter Rodrigo Carrillo Almeida a257027 3ITP2

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIHUAHUA | Administracin

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INDICE
La Organizacin: Introduccin y Definicin...........................................2 Importancia........................................................................................3 Divisin del Trabajo............................................................................5 Organigramas....................................................................................8 Manuales Administrativos.................................................................16 Ejemplo de un Manual Administrativo................................................20 Conclusiones....................................................................................31 Preguntas........................................................................................32 Respuestas.......................................................................................33 Bibliografa......................................................................................35

Administracin: Organizacin
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Introduccin:
La organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, sociolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organizacin. Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho incluso que es conveniente mantener cierto grado de impresin en la organizacin, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn mucho ms efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. La organizacin es la parte de la administracin que supone es establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignacin de todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignacin que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esa tarea. Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de que se dispone, con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la mxima eficiencia, considerando como sus elementos esenciales: 1.- Meta o finalidad 2.- Programa o mtodo para alcanzar las metas 3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo ms preciado los Recursos Humanos) 4.- Entorno o ambiente (la responsabilidad y la tica social) 5.- Administradores (lideres) Organizar no es ms que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que se agrupen para dar respuesta a los objetivos, as como coordinar en forma horizontal y vertical la estructura de la organizacin asignando a cada grupo un directivo con autoridad necesaria para supervisarlo. Una estructura organizacional debe disearse para determinar quin realizar cuales tareas y quien ser responsable de qu resultados; para eliminar los obstculos al desempeo que resultan de la confusin e incertidumbre respecto de la asignacin de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.

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As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasionan la impresin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

Importancia de la Organizacin.
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
1. Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la

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empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE LA TEORA CLSICA DE LA ORGANIZACIN Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organizacin racional. 1. Del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organizacin deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos. 2. Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar a cabo ms fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms especfico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.

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3. Jerarqua: La necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua. 4. Paridad de autoridad y responsabilidad: Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder al grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados. 5. Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no debern reportar ms de un superior porque si el empleado recibe rdenes de ms de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad. 6. Difusin: Las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relacin de labores no debe hacerse con demasiado detalle. 7. Amplitud o tramo de control: Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que ste pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no est sobrecargado y pueda, en determinado momento, desatender funciones de mayor importancia. 8. Coordinacin: Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones. 9. Continuidad: La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.

DIVISIN DEL TRABAJO

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Se llama divisin del trabajo, a la separacin de las operaciones productoras. Observando esta divisin cada obrero se ocupa siempre de la misma clase de operaciones, y entre todos los obreros de una fbrica se alcanza un resultado comn por la reunin de sus esfuerzos. En la prctica es hoy da tan importante su aplicacin que slo con ella y por ella puede haber grande y buena produccin; pudindose tambin aadir que la divisin del trabajo camina al comps de la civilizacin del mundo, pues cuanto ms adelantada es una sociedad, ms divide el trabajo y ms separa las ocupaciones, porque con ello consigue mayor aumento de fuerza productiva y mejor satisface las necesidades de la produccin. La historia de la divisin del trabajo confirma esta asercin; los primeros hombres procuraron bastarse a s mismos, cazando, pescando, fabricando sus armas y confeccionando sus vestidos; pero al brotar la civilizacin se multiplicaron los productos y se sucedieron los cambios, y entonces naci la divisin del trabajo, segn las profesiones, pues hubo ya clases de cazadores, pescadores, pastores, labradores, artesanos y mercaderes; con el tiempo, la civilizacin fue desarrollndose y las profesiones subdividindose, no ces aqu la divisin del trabajo, pues como la fabricacin de cada objeto requiere una larga serie de procedimientos, cada obrero se aplic a una sola operacin, y hubo en una misma fbrica, forjadores, laminadores, niqueladores, etc. Se atribuyen, sin embargo, a la divisin del trabajo, ventajas y desventajas.

Ventajas
1. Que el obrero adquiere mayor habilidad en operaciones sencillas y repetidas con frecuencia. 2. Que no pierde tiempo en pasar de una operacin a otra, cambiando de sitio, postura o herramienta. 3. Que a fuerza de repetir siempre la misma operacin, consigue facilidad para descubrir procedimientos ms rpidos, sencillos e ingeniosos. Desventajas 1. Que entorpece el espritu del hombre al sujetarle a practicar siempre la misma operacin, que es muchas veces mecnica. 2. Que hace aprender al trabajador una sola parte del oficio, y no puede por lo tanto desempear por completo ese oficio. 3. Que hace al obrero dependiente del fabricante, puesto que como no sabe hacer ms que una parte del producto, no es fcil que encuentre donde trabajar cuando sea despedido.

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4. Que los trabajos llegan a convertirse en montonos, por su sencillez, igualdad y repeticin constante. 5. Que aumenta demasiado la produccin y puede con ello dar lugar a que se presenten las crisis industriales.

Etapas de la Organizacin
Divisin del trabajo Es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento del trabajo. Jerarquizacin: se refiere a la disposicin de funciones por orden de rango, grado o importancia. Departamentalizacin: es la divisin o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas con base en su similitud. Descripcin de funciones, actividades y responsabilidades: es la recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera. Coordinacin Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las lneas de comunicacin y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinacin y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social

Tipos de departamentalizacin
Por proceso o equipo, puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si es menos costoso, ahorra tiempo. Secuencia: tiene niveles intermedios o inferiores. Funcional: agrupa las actividades anlogas, segn su funcin primordial. Por productos: es caracterstica de organizaciones que fabrican diversas lneas de productos, se hace de acuerdo a un producto o grupo de productos relacionados entre s. Geogrfica o por territorios: se da en sectores alejados fsicamente y/o cuando el tramo de operaciones o de personal es muy grande. Clientes: el inters principal es servir a distintos compradores, empresas comerciales CULTURA ORGANIZACIONAL. La palabra cultura proviene del latn que significa cultivo, agricultura, instruccin y sus componentes eran cults (cultivado) y ura (accin, resultado de una accin). Pertenece a la familia cotorce (cultivar, morar) y colows (colono, granjero, campesino).

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Este trmino fue definido por otros investigadores del tema como la interaccin de valores, actitudes y conductas compartidas por todos los miembros de una empresa u organizacin. La cultura se transmite en el tiempo y se va adaptando de acuerdo a las influencias externas y a las presiones internas producto de la dinmica organizacional. Las organizaciones poseen una cultura que le es propia: un sistema de creencias y valores compartidos al que se apega el elemento humano que las conforma. La cultura corporativa crea, y a su vez es creada, por la calidad del medio ambiente interno; en consecuencia, condiciona el grado de cooperacin y de dedicacin y la raigambre de la institucionalizacin de propsitos dentro de una organizacin.

ORGANIGRAMAS
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se

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muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen (concepto de Benjamn Franklin). Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones que desarrollan. (Concepto de Gmez Ceja Guillermo). El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente las funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de comunicacin. UTILIDAD Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organizacin, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son: Representan un elemento tcnico valiosos para el anlisis organizacional. La divisin de funciones. Los niveles jerrquicos. Las lneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de la comunicacin. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma.

VENTAJAS Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos mencionar las siguientes: Obliga a sus autores a aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. Muestra quin depende de quin. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganizacin, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.

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DESVENTAJAS Algunos funcionarios de empresas justifican el no usar organigramas dentro de su organizacin debido a que el organigrama tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espritu de trabajo en equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensacin demasiado grande de "propiedad". Los organigramas presentan importantes limitaciones Slo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cmulo de relaciones informales e informales significativas. Se sealan las principales relaciones de lnea o formales ms no indica cunta autoridad existe en cualquier punto de la estructura. Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solan ser, y no cmo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinmicas y que las grficas deben redisearse.

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS Los organigramas. Se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por su presentacin. Por su naturaleza Micro administrativo Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman. Macro administrativos Involucran a ms de una organizacin. Meso administrativos Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector. Por su mbito Generales Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra.

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Especficos Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin de una empresa.

Por su contenido Integrales Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.

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Funcionales Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el grfico

De puestos, plazas y unidades Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

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Por su presentacin Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin.

Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente.

Mixtos La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

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De Bloque Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.

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Organizacin Matricial Es un enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes departamentos funcionales para que trabajen en uno o ms proyectos dirigidos por un gerente de proyecto.

Departamentalizacin Por Territorio o Geogrfica Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u otras cuyas actividades estn dispersadas fsica o geogrficamente.

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Departamentalizacin por Producto La departamentalizacin por producto facilita administrar a cada producto como un centro de utilidad distinto. Proporciona oportunidades para entrenar al personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio campo de actividades funcionales.

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MANUALES ADMINISTRATIVOS Conceptos Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. El concepto de un manual es de suyo emprico, variable, y fcil de comprender: "significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fcil de manejar se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa". Agustn Reyes Ponce "Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R. Antecedentes El uso de los manuales data de los aos de la Segunda Guerra Mundial. stos formaron parte de las estrategias seguidas, en virtud de que en el frente no se contaba con personal capacitado en estrategias de guerra; por ello, mediante los manuales se instrua a los soldados en las actividades que se deberan desarrollar en campaa. Pasado el tiempo y debido al creciente grado de especializacin y a la divisin del trabajo, las tareas cotidianas de los procesos administrativos y tecnolgicos de las organizaciones se transformaban en rutinas que modificaban el desempeo, lo cual hizo necesario el uso de herramientas para establecer los lineamientos que permitieran definir con claridad el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Por tal motivo, los primeros intentos formales de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorandum, instrucciones internas etc., mediante los cuales se establecan las formas de operar de un organismo. Ciertamente estos

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intentos carecan de un perfil tcnico, pero establecieron la base para los posteriores manuales administrativos. Objetivos De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos. Permiten cumplir con los siguientes objetivos:

Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar, responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, Facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas Administrativas. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

Ventajas Logra y mantiene un slido plan de organizacin. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.

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Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la Organizacin. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos Niveles. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms Antiguos. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los Procedimientos, las funciones, las normas, etc. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el Seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

Desventajas Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las Operaciones. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

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Clasificacin de los manuales administrativos Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Por su contenido:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias.

De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa. De procedimientos: ac se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa. De Bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc.

Por su funcin especifica

Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar Generales

Se refiere a todo el organismo en su conjunto.

Elementos de los manuales administrativos 1.- ndice. 2.- Introduccin 2.1.- Objetivos del manual. 2.2.- Alcance. 2.3.- Como usar el manual. 2.4.- Revisiones y Recomendaciones. 3.- Organigrama. 3.1.- Interpretacin de la estructura orgnica. -Sistemas de organizacin (lnea, funcional, etc.) -Tipo de departamentalizacin (geogrfica, por producto, etc.).

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-Amplitud de la descentralizacin y centralizacin. -Relacin entre el personal con autoridad de lnea y asesora. 4.- Grficas. 4.1.- Diagramas de flujo. 5.- Estructura procedimental. 5.1.- Descripcin narrativa de los procedimientos. 6.- Formas. 6.1.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseadas). 6.2.- Instructivos de las formas empleadas

Ejemplo de Manual de Organizacin

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DEVENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. DE C.V

OBJETIVOS DEL MANUAL Desarrollar una herramienta de gestin administrativa para la Gerencia de Ventas de la empresa Aguacero S.A de C.V, en las reas de Organizacin, Descripcin de Puestos y Procedimientos.

OBJETIVOS ESPECFICOS:

Ser instrumento til para la orientacin e informacin de los procesos, estructura organizativa y los puestos de trabajo dela Gerencia de Ventas. Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que cuenta la Gerencia de Ventas. Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Gerencia estudiada. Establecer lineamientos de accin generales para la Gerencia de Ventas.

HISTORIA DE LA EMPRESA. AGUACERO S.A. de C.V. nace el 02 de junio del ao 2006, surge mediante la fundacin e idea de una pareja de esposos, Sr. Jaime Lus Torres y la Sra. Lourdes Mara Arriaza, que juntos desean establecer una planta de agua que pueda ser nica para los salvadoreos, para esto realizan intensa informacin del equipo adecuado para lo cual les lleva un ao lograr obtener lo necesario antes de la fecha de su nacimiento y cumpliendo adems todos los requisitos sanitarios y de exportacin quela garantizan como agua pura. AGUACERO S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran demanda en pases vecinos en Guatemala y Honduras en lo cual se comenz a operar y permiti un ao de xito pero solamente fuera del pas, al finalizar el ao 2007 se comenz a producir para poder entrar dentro del pas. En la actualidad del se generan 36 empleos directos y ms indirectos lo cual esto permite establecerse como una mediana empresa. Aun que el producto aun no

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todos lo conocen se trabaja en que este siempre establecido en diferentes puntos del pas y sepan la calidad del producto

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA Debido a que cada empresa es un sistema con caractersticas particulares, se hace necesario el desarrollo de una herramienta tcnico-administrativa que recopile y oriente al lector sobre las acciones a tomar en una situacin dada. Por ello se elabora el presente manual administrativo, como una herramienta indispensable para la empresa: Aguacero S.A. de C.V. Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual pueda hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la dinmica organizacional. Por ello los manuales administrativos constituyen un aliado importantsimo en la sana gestin de la empresa. Asimismo forma una institucionalizacin o apropiacin de las actividades que realiza y contribuye al mejoramiento tanto de los procesos (administrativos y productivos), as como tambin del producto final, conformando una cultura de mejora constante dentro la empresa. Tambin el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia de Ventas contribuir a la comprensin y mejora de sus unidades, as como tambin al diseo de planes adecuados a la capacidad y objetivos de la empresa. La elaboracin de la descripcin de puestos es de gran utilidad dentro de ella para el proceso de reclutamiento y seleccin de personal, ya que orientara acertadamente en la bsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada cargo. Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan las acciones necesarias para el xito y la vida de la misma organizacin, por tanto, la elaboracin de procedimientos narrativos y sus respectivas representaciones grficas constituye la comprensin y anlisis de las actividades ms profundas de la empresa y en este caso de la Gerencia de Ventas, por lo que permite establecer mejoras y rediseos a los procesos existentes y futuros.

MISION

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Somos una empresa salvadorea productora de agua potable y cristalina que permite generar a los salvadoreos un nuevo estilo de agua con muy buena calidad en su produccin mediante el producto.

VISION Llegar a ser una nueva empresa de agua en el mercado salvadoreo que genere confianza en nuestro sabor y estilo que permita posicionarnos con muy buen agrado ante quienes deseen conocernos, y que nuestro producto permita cumplirle al consumidor lo que busca ante una nueva agua.

POLTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

DE ORGANIZACIN:

La Junta General de Accionistas ser el rgano supremo de la sociedad segn lo establece el Cdigo de Comercio. La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o ms miembros de la Junta General de Accionistas La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General nico con carcter temporal o con un plazo no mayor de dos aos. La planeacin estratgica se revisar al trmino de cada ao, segn los resultados observados de los planes operativos. Las plazas operativas de la Gerencia de Produccin podrn ser de carcter temporal, dependiendo de las necesidades de la produccin.

DE DESCRIPCIN DE PUESTOS:

El anlisis de los puestos se llevar a cabo por la Gerencia de Recursos Humanos.

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Se llevarn a cabo auto-evaluacin semestral de los puestos a nivel de Gerencias. Cuando se produzca alguna modificacin al perfil de un puesto, su implantacin ser efectiva una vez aprobada y presentada a las personas involucradas en ella

DE PROCEDIMIENTOS:

Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de planta se revisarn de manera interna en cada una de stas. Ningn cliente debe esperar ms de un da por la entrega de su pedido Se revisar, actualizar y modificara los procedimientos de compra y recepcin de materiales segn sea la necesidad. Los procedimientos se graficarn segn la terminologa de la Amercian Society of Society of Mechanical Enginners (ASME), American National Standard Institute (ANSI) o en su defecto un combinado, siendo explicado su uso por la Unidad respectiva. Para la evaluacin de los procesos de produccin y/o administrativos se formarn comits integrados por los miembros de las Gerencias de la empresa.

DESCRIPCIN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

DESCRIPCIN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVAS A continuacin se presenta la estructura orgnica de la empresa Aguacero SA de CV. En donde se aprecian las unidades de staff y las tres grandes reas como lo son Produccin, Mercadeo y Administracin; cada una con sus diferentes ramificaciones o unidades que apoyan la gestin de la organizacin. Asimismo se observa el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada lnea, determinando los siguientes niveles jerrquicos:

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GERENCIA GENERAL: El Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, as como recabarla informacin que muestre el trabajo desarrollado por las dems gerencias de la empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones de los resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma formular sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente a la Junta Directiva.

GERENCIA DE MERCADOTECNIA: Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la empresa va a estar girando a travs de investigaciones para dar a conocer sus productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al gerente general y delega hacia su Gerencia de Ventas por lnea de producto.

GERENCIA DE PRODUCCIN: Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por sugerente, para tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual reporta al gerente general y delega hacia abajo, al gerente de planificacin y las unidades Tcnicas de planta.

GERENCIA ADMINISTRATIVA: Es funcin de sta, el control administrativo teniendo como base la plantacin, direccin y organizacin, ya que estos elementos llevando se a cabo proporcionan una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Gerencia reporta al gerente general y delega responsabilidad hacia gerentes de Finanzas

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS: Lleva acabo funciones de coordinacin, seleccin y evaluacin administrativa del personal, su principal funcin es de proveer los recursos humanos de la empresa, as como el control administrativo de este y le reporta al Gerente general delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de seleccin, evaluacin y control administrativo del personal; su ubicacin se localiza en Oficinas Generales.

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GERENCIA DE VENTAS: Realiza funciones de planeacin, coordinacin y control de la fuerza de ventas, asimismo realiza planes estratgicos de ventas, apoyndose en los objetivos de la empresa para su ejecucin. Tiene baj su cargo tres unidades administrativas y est subordinada a la Gerencia de Mercadeo.

UNIDAD DE MANTENIMIENTO: En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipos e instalacin de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de produccin de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y delega hacia sus unidades de Mantenimiento Elctrico, Mantenimiento Mecnico, Instrumentacin y Servicios Generales.

JEFE DE LOGSTICA: Coordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su distribucin de producto terminado hacia los clientes. Contrata el transporte adecuado para l envi de los productos a su destino. Reporta directamente a la Superintendencia de Distribucin y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicacin se localiza en Planta.

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AGUACERO S.A. de C.V ORGANIGRAMA MAESTRO

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ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE VENTASDE LA EMPRESA AGUACERO S.A. de C.V

DESCRIPCIN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA

INTRODUCCION Para tener una idea de lo que la descripcin de puestos implica, se presentan a continuacin una serie de definiciones de inters general.

Qu es un puesto: Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de productividad de una organizacin. El logro de los objetivos depende de un diseo adecuado del puesto. Descripcin del Trabajo: Se considera la informacin suministrada por el anlisis y la descripcin del puesto: Tareas que se realizan, responsabilidades, habilidades, esfuerzos y condiciones del trabajo. Capacidad requerida: Por lo comn primero se obtiene informacin sobre las actividades realmente de trabajo desempeadas tales como limpieza, codificar, galvanizar, codificar pintar, disear, entre otras. En ocasiones, la lista de actividades e indica tambin como, por qu y cundo un trabajador desempea cada actividad

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Tambin es posible reunir informacin sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicacin, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye informacin referente a las exigencias personales del puesto en trminos de gasto de energa, caminar largas distancias y otros. Que tipos de mquinas sabe manejar; condiciones fsicas y horario de trabajo y el contexto social y organizacin, por ejemplo, la gente cola que el empleado deber interactuar habitualmente. Tambin puede reunirse aqu informacin sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo. Otros requerimientos: Se rene informacin con respecto a los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educacin, capacitacin experiencia laboral), as como los atributos personales (aptitudes, caractersticas fsicas, personalidad, intereses) que se requieren.

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DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

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CONCLUSIONES

Los manuales en las empresas son necesarios para disear en forma sistemtica los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo administrativo a las diferentes reas de trabajo para que sean utilizados en la ejecucin de los distintos procesos de trabajo, para una buena coordinacin general de las actividades que se encaminan al logro delos objetivos. Estos permitirn que los empleados tengan bien claro cules son las actividades que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las polticas de la empresa, y tambin cuando se tenga una plaza vaca se tenga bien claro cules son los requisitos que deben exigirse para que una persona pueda ocupas la plaza sin complicaciones y hacer bien el trabajo. Pero es necesario que estos manuales se estn revisando y actualizando para asegurarse que sean realista. Los procedimientos son importantes porque determinan el orden lgico que deben seguir las actividades; promueve la eficiencia y especializacin; delimitan responsabilidades y evitan duplicidades; determinan como deben ejecutarse las actividades, y tambin cuando y quien debe realizarlas; son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.

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Preguntas
1. Qu significa organizar? 2. Qu es la Divisin del Trabajo? 3. Por qu debe haber una continuidad? 4. Cules son algunas ventajas de la divisin del trabajo? 5. Mencione las etapas de la organizacin
6. Cmo se subdivide la divisin del trabajo?

7. A qu se refiere con coordinacin? 8. Cmo se define Cultura Organizacional?

9. Cmo se define jerarqua?

10. Qu es un Organigrama? 11. En qu consiste un Organigrama? 12. Cul es una de las utilidades de los organigramas? 13. Cmo se clasifican los organigramas? 14. Qu son los manuales administrativos?

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15. Cul es el objetivo de estos manuales?

Respuestas

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1. Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de que se dispone, con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la mxima eficiencia. 2. Se llama divisin del trabajo, a la separacin de las operaciones productoras. Observando esta divisin cada obrero se ocupa siempre de la misma clase de operaciones, y entre todos los obreros de una fbrica se alcanza un resultado comn por la reunin de sus esfuerzos 3. Porque la empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente durante su funcionamiento. 4. Que el obrero adquiere mayor habilidad en operaciones sencillas y repetidas con frecuencia, no pierde tiempo en pasar de una operacin a otra, cambiando de sitio, postura o herramienta, consigue facilidad para descubrir procedimientos ms rpidos, sencillos e ingeniosos. 5. 1 divisin del trabajo, 2 coordinacin 6. jerarquizacin -- Departamentalizacin 7. Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las lneas de comunicacin y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinacin y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social. 8. Este trmino fue definido por otros investigadores del tema como la interaccin de valores, actitudes y conductas compartidas por todos los miembros de una empresa u organizacin. 9. Es la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. 10. Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen. 11. El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente las funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. 12. Son tiles instrumentos de organizacin, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organizacin, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial.

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13. Se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por su presentacin. 14. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. 15. Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar, responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

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Bibliografa y enlaces externos consultados:

Administracin de empresas, REYES, Agustn, Mxico, Primera Parte, Editorial LIMUSA, ao 1987.

Introduccin a la Teora General de la Administracin, Chiavenato Idalberto; Sptima Edicin, de, McGraw-Hill Interamericana, 2004.

Introduccin a la Administracin: Un enfoque terico prctico. Hernndez Y Rodrguez, Sergio, Mxico, DF, Mc Graw Hill, 1994.

Planeacin Estratgica. Mtra. Claudia de Fuentes, Taller de Innovacin, UAM Azcapotzalco.

Administracin Aplicada. Salvador Mercado. LIMUSA, Noruega Editores.

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