Dfinition

Logiciels de gestion

Naissance des ERP(I)

Principes de base dun ERP

Les acronymes
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
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Les logiciels de gestion

Dfinitions La fonction comptable Les fonctions paie & RH La facturation & la relation client La fonction achat La fonction logistique Les ERP
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Progiciel : dfinition

Diffrents progiciels
Les progiciels utiliss par les entreprises vont permettre doptimiser et faciliter la gestion de plusieurs fonctions de lorganisation : CRM - Customer Relationship Management (GRC : Gestion de la Relation Client) qui regroupe tous les outils capables dintgrer les clients au sein du systme dinformation de lentreprise SCM - Supply Chain Management (GCL, Gestion de la Chane Logistique) regroupant lensemble des outils qui permettent dintgrer les fournisseurs au systme dinformation de lentreprise RH - Gestion des ressources humaines
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Un logiciel, commercial, document, garanti, fourni avec des jeux dessais Et une infrastructure support avec : Des ressources techniques destination des utilisateurs des mises jour une assistance en temps rel

Dcoupage fonctionnel et mtier

Notion d "entreprise tendue"

Progiciels horizontaux : dcoupage par fonction logiciels standards utilisables par une entreprise quelque soit son secteur dactivit. Progiciels verticaux : dcoupage par profession dveloppent des solutions informatiques spcifiques aux activits de lentreprise.

Linformatique est dsormais prsente dans lensemble des dpartements de lentreprise, de la production la comptabilit, en passant par le service des ressources humaines. Le primtre de lentreprise a volu le terme dentreprise tendue est ainsi souvent employ afin dincorporer lensemble des partenaires de lentreprise (client, fournisseurs et autres acteurs qui changent des informations avec elle). Lenjeu de la mise en place de solutions CRM ou SCM engager une rflexion sur les changements de lorganisation engager un processus global qui devra remettre en question lorganisation interne par des modifications au niveau structurel, des comptences et des comportements. Le systme dinformation doit donc tre capable de prendre en compte lensemble des flux dinformations (interne et externe) de lentreprise autour dune rflexion globale sur lvolution ncessaire de lorganisation afin doptimiser la mise en place des progiciels et den retirer le bnfice maximal.
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Utilisation effective de ces logiciels

Les logiciels de gestion

Dveloppement du march des progiciels de gestion : systmes dinformation de plus en plus pointus et complexes il existe un risque de non matrise optimale de ces nouveaux outils. Ainsi, les nouvelles comptences ncessaires aux entreprises doivent tre capables de mettre en uvre lensemble des fonctionnalits offertes par les progiciels. critre pertinent : lutilisation effective, cest--dire la capacit de lentreprise utiliser de faon optimale et adapter son systme dinformation.

Ce nouveau dfi se construit autour de plusieurs axes : Analyser les apports potentiels des outils et les objectifs de lentreprise Permettre ladquation des nouvelles procdures avec la mise en place dune organisation adapte Engager lensemble des acteurs de lentreprise afin quils puissent sapproprier ces nouveaux outils (importance de la formation)

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Dfinitions La fonction comptable Les fonctions paie & RH La facturation & la relation client La fonction achat La fonction logistique Les ERP
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Les logiciels comptables

Les logiciels comptables : Applications & fonctionnalits

Aprs la facturation, les outils comptables ont t les premiers tre automatiss avec linformatique. La comptabilit consiste recueillir et recenser les oprations, l'activit et le patrimoine d'une organisation (entreprise, administration, association, tablissement public...) Le march des progiciels comptable est fortement concern par la concentration en cours du march des diteurs de progiciels de gestion : rachat de CCMX par Cegid, celui d'Adonix par Sage, ou encore celui de Geac par Infor. Les diteurs d'ERP ayant une forte connotation comptable : rachats de Peoplesoft et JD Edwards par Oracle, de Navision par Microsoft, d'Adonix par Sage ou encore d'Intentia par Lawson.

Paramtrages : multi-socits ou multi-tablissements, gestion de plusieurs plans de comptes (pour les groupes utilisant diffrents rfrentiels comptables), saisies en devises, etc. Saisies et contrles comptables : mise en place de procdure de validation des critures, gestion des droits, schmas types dcriture, qualits de plus en plus ergonomiques, etc. Traitements : TVA (sur les dbits ou sur les encaissements), fonctions de lettrage, effets (en portefeuille, escompts, lencaissement), rglements (BO, LCR, virements, etc.), gestion des relances clients. Comptabilit analytique : mise en place de la mthode de cots, mthodes spcialises (ABC par exemple), mode de regroupement, etc. Comptabilit budgtaire : aide llaboration, budgets analytiques, prvisions, contrles budgtaires, etc. Processus connexes : assistance laudit des comptes, outils de recherche, workflow, gestion des immobilisations, gestion de trsorerie, etc.
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Gestion de la trsorerie

Les traitements lis la trsorerie

La gestion de trsorerie impose une matrise la fois des besoins et des surplus de liquidits et concerne toutes les types dorganisation (associations, collectivits locales, tablissements publics, etc.). Les progiciels de gestion de trsorerie proposent plusieurs fonctionnalits adaptes pour les entreprises afin doptimiser la gestion des liquidits : Gestion Gestion Gestion Gestion Gestion Gestion des flux financiers et des liquidits des transactions financires des instruments de change des risques budgtaire et gestion des prvisions des paiements (Swift, etc.)
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Cash Management

Systme comptable
Outils de rapprochement
Outils spcifiques, Excel

Gestion des rglements

Gestion dinstruments

pricing 18

Logiciel de paie et Gestion des Ressources Humaines

Les logiciels de gestion

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Sur le march : existence de plusieurs applications informatiques permettant aux dpartements des ressources humaines de grer lensemble de leurs activits de paie et de gestion des ressources humaines Un des plus connus est certainement celui de Cegid : Cegid Business Place GRH

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Gestion de la paie Applications

Gestion des ressources humaines Applications

Optimisation de la gestion et la recherche des donnes avec la cration de fiche salari sous forme donglets classs par thme et lutilisation dun bloc-notes salari permettant de stocker tous les documents ncessaires (contrat de travail ou lettre de mission, feuille de calcul des frais de dplacement, photo du salari, texte brut, etc.) Calcul de la paie de manire productive et scurise en permettant dadapter la saisie des bulletins selon lorganisation de lentreprise. Les diffrents modes de saisies peuvent tre :
par salari : saisie classique salari par salari prparation automatique : recalcul automatique des bulletins limage du mois prcdent par rubrique : permet une saisie en masse des rubriques de paie dclarations automatises (DUCS : dclaration Unifie des Cotisations Sociales, DADS : Dclaration Annuelle des Donnes Sociales)

Gestion globale et intgre des ressources humaines extraction et analyse des donnes personnalisables par lutilisation de listes multicritres (historique de paie, absences, fiches salaris).

Gestion, stockage et analyse des absences : module qui permet de saisir diffrentes absences des salaris en paramtrant les motifs dabsences afin de les adapter lentreprise (RTT, congs formation, maladie, parentale, etc.).
Valorisation et dcompte des absences : ensuite repris automatiquement ds le bulletin de paie. Possibilit de raliser une analyse par salari ou par type dabsence sur une priode choisie 21

Automatisation de la gestion administrative des salaris ce module permet la ralisation de plusieurs dclarations et attestations obligatoires (DUE : Dclaration Unique dEmbauche, attestation maladie, attestation ASSEDIC, solde de tout compte, etc.)

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Partie 1 Les logiciels de gestion

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Logiciel de facturation & Gestion de la relation client (CRM/GRC)

La gestion de la relation client / GRC (CRM pour Customer Relationship Management) vise proposer des solutions technologiques permettant lentreprise dindividualiser et damliorer la relation avec ses clients. 3 principaux objectifs : Dvelopper la fidlisation du client en apportant un niveau de service optimum stockage de toutes les info concernant lhistorique des transactions afin de mettre en place une approche personnalise adapte. Accrotre lefficacit et rduire les cots des outils du marketing analyse des nombreuses donnes rcoltes afin de mieux comprendre les comportements des clients, didentifier des prospects et de permettre le dveloppement dactions commerciales plus efficaces. Individualiser loffre de service personnaliser la relation avec le client par une proximit plus forte dans lanalyse de ses besoins et attentes. La GRC doit donc donner lentreprise les outils ncessaires pour : conqurir de nouveaux clients, fidliser les clients actuels pouvoir anticiper leur demande
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Gestion commerciale de base (centre facturation et rglements clients) 1/2

Utilisation des outils de CRM toutes les tapes de la relation de vente et vont concerner plusieurs dpartements de lentreprise La prospection et le dpartement Marketing permet une rflexion sur la gamme des produits et dapporter une rponse plus juste de ses attentes. Lautomatisation des campagnes marketing pourra tre prise en charge par l'Enterprise Marketing Automation (EMA). Les ventes avec l'Automatisation des FV (Sales Forces Automation, SFA) doter les commerciaux doutils de pilotage leur permettant une meilleure assistance dans leur dmarches commerciales (gestion des prises de contact et des rendez-vous, des relances, prparation des propositions commerciales, etc.). La gestion du service clientle sappuie sur lensemble de la base de donnes (notamment sur l'historique de la relation et des changes raliss avec l'entreprise). L'aprs-vente, permet de fournir une assistance au client, notamment par la mise en place de centres dappel (appels : Call centers, Help Desk ou Hot-Line).
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Gestion commerciale de base (centre facturation et rglements clients) 2/2

Lentreprise pourra galement utiliser les informations traites par le CRM dans le cadre de lmission de ses factures en utilisant des logiciels de facturation capables : de grer automatiquement la planification de devis, de commandes et livraisons de suivre les encaissements, les relances et la gestion du stocks de gnrer la cration de documents ncessaires la comptabilit (listes TVA et clients) dassurer la gestion du portefeuille clients de permettre dtablir les factures (e-billing qui permet la dmatrialisation des factures) dimporter et dexporter les donnes vers dautres logiciels

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Partie 1 Les logiciels de gestion

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Gestion des fonctions achat

Gestion des achats Gestion des stocks Gestion des approvisionnements

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Gestion des fonctions achat Gestion des achats

La gestion des achats prend de plus en plus une forte dimension stratgique pour lentreprise Pierre Lombard, Directeur E-business de Benchmark Group nous donne lexemple des achats dans le secteur automobile reprsente 75% du prix dun vhicule. Le rle de la fonction achats doptimiser et de scuriser la continuit et la fiabilit des flux dachats tout au long du processus de constitution du produit (c'est--dire de sa conception sa livraison par le client). La fonction achat a essentiellement deux objectifs : Assurer la fiabilit des fournisseurs Obtenir les meilleures conditions de vente
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Gestion des fonctions achat Gestion des stocks

Principe de la gestion du stock par informatique Automatiser toutes les phases de la gestion des stocks. Objectifs Avoir jour, en temps rel, l'tat des stocks et de permettre de prparer une commande instantanment

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Gestion des fonctions achat Gestion des approvisionnements

Objectif : limiter les stocks en assurant un excellent taux de service, afin doptimiser lefficacit de la chane logistique Jusqu la fin des annes 80, les approvisionnements dpendaient de la dcision dun responsable qui valuait plus ou moins rationnellement les quantits et les dates des achats. Avec linformatique et la globalisation des rseaux des logiciels peuvent rationnaliser et optimiser les achats partir des informations sur les besoins de lentreprise et des disponibilits et capacits des fournisseurs Optimisation de la chane logistique partir de plusieurs techniques : la Commande Assiste par Ordinateur (CAO) Le Cross-Docking (transbordement) La Gestion Partage des Approvisionnements (GPA) Le-procurement (Electronic Procurement)
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Gestion des fonctions achat Gestion des approvisionnements Commande Assiste par Ordinateur (CAO) Assist

Dfinition : outil de calcul automatique de commande qui salimente partir des donnes de vente rcoltes directement en magasin ou lors des sorties de produits de lentrept et qui prend en compte plusieurs paramtres de rapprovisionnement prdfinis (stock de scurit, saisonnalit, frquence de calcul, etc.).
Avantages envisageables Rduction des cots de stockage sur lensemble de la chane dapprovisionnement Diminution des taux de rupture en linaire Diminution des cots et erreurs lis au traitement des commandes Rduction des litiges commerciaux Gain de temps consquent pour ceux qui passent les commandes (notamment les chefs de rayon)

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Gestion des fonctions achat Gestion des approvisionnements Le Cross-Docking (transbordement) CrossDfinition : outil qui recherche la rduction des stocks en conciliant la disponibilit du produit pour les clients et labsence de stock dans lentreprise de distribution. Principe transfrer les marchandises directement du quai de livraison au quai de dpart (grossiste, distributeur par livraison) ou aux linaires (distributeur magasin) cette approche fonctionne grce un allotissement (opration consistant partager une marchandise en plusieurs lots) effectu soit par lindustriel (prallotissement, pr-packed cross-docking), soit par le distributeur (intermediate handling cross-docking) associ un planning adquat le logiciel permet de prvoir ou de dclencher les livraisons des fournisseurs pour quelles soient synchronises avec les oprations de distribution de lentreprise. Le Cross Docking offre de nombreux avantages :
Rduction des stocks Rduction du nombre de points de stockage dans lensemble de la chane dapprovisionnement Augmentation de la dure de vie du produit en linaire Augmentation de la disponibilit du produit

Gestion des fonctions achat Gestion des approvisionnements Gestion Partage des Approvisionnements (GPA) Partag

Principe : la gestion des approvisionnements du distributeur est transfre lindustriel grce un processus partag. un contrat de coopration, tablit entre le distributeur et lindustriel, dfinit des rgles de gestion permettant dapprovisionner les entrepts et les magasins. Avantages de lapproche Rduction des stocks Optimisation du remplissage du camion et donc rduction des cots de transport Anticipation des flux produits (production et logistique) Rduction des ruptures en entrepts et en magasins

Compar aux autres techniques, on obtient en moyenne un gain de 20% sur la dure de stockage dun produit sur toute la chane. 33

Le Cross-docking et la GPA sont les principales composantes de l'ECR, Efficient Consumer Response (ou Efficacit et Ractivit au service du consommateur)
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Gestion des fonctions achat Gestion des approvisionnements Le-procurement (Electronic Procurement) 1/2 Procurement)

Gestion des fonctions achat Gestion des approvisionnements Le-procurement 2/2

Dfinition : le-procurement (traduction fr.: "fourniture lectronique") dfinit la gestion lectronique des approvisionnements en recherchant lautomatisation des commandes et des transactions
Principes Intgr dans la fonction achat qui va des actions de slection des fournisseurs (eSourcing : approvisionnement lectronique) en amont au passage et suivi des commandes (e-procurement) en aval. les commandes sont effectues lectroniquement partir de catalogues en ligne appartenant lentreprise ou accessible sur le site Web des fournisseurs (catalogues privs ngocis lors du eSourcing). Il sagit dune catgorie de commerce lectronique en mode B2B Avantages Gestion globale de structures de services, de centres de cots et des budgets Scurisation des procdures dautorisation Actualisation des donnes (existence de catalogues multi fournisseurs permettant lintgration de nouveaux partenaires) Gestion complte des contrats Amlioration de la qualit de linformation qui limite fortement les achats pirates ou les "mauvais" achats (contrle interne : plus grande transparence entre lacheteur et sa direction)

Le-procurement permet et simplifie la gestion lectronique et centralise de lensemble du processus dachat : demande de devis, tablissement de bons de commande et facturation.

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(Source : Cigref, cit dans VIDAL, Pascal et PLANEIX, Philippe (2005), Systmes dinformation organisationnels)

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Gestion de la chane logistique

Les logiciels de gestion

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Supply Chain Management (SCM)

La chane logistique lensemble des lments ncessaires la logistique dapprovisionnement : achats, approvisionnement, gestion des stocks, transport, manutention.

Il faut la considrer de manire globale cest--dire en lapprhendant la fois au sein de lentreprise mais aussi en intgrant lensemble des fournisseurs et de leurs sous-traitants

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Gestion de la chane logistique la chane logistique

Gestion de la chane logistique : Supply Chain Management (SCM) 1/2

Approvisionnement

Approvisionnement

CLIENT
Livraison

CLIENT
Livraison

ENTREPRISE

Production

La gestion de la chane logistique / GCL a pour objectif de mettre en place des outils et mthodes afin de grer les flux et les processus dapprovisionnement en les intgrant dans un processus global Grer la chane logistique, cest ainsi fluidifier les flux en cherchant optimiser les cots (cots de possessions des stocks, cots dacheminement et cots de rupture) Ces outils doivent permettre de suivre le processus physique de cheminement des matires (notion de traabilit) toutes les tapes du processus entre les diffrents acteurs de la chane logistique.

Approvisionnement

Livraison

FOURNISSEUR

Production

Approvisionnement

Livraison

FOURNISSEUR

Production

Il existe trois catgories de flux : Les flux de marchandises (allant de lamont vers laval) Les flux financiers (allant de laval vers lamont) Les flux dinformation qui vont :
de lamont vers laval en suivant les flux physiques de laval vers lamont en rapportant des donnes du ct du consommateur

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Gestion de la chane logistique : Supply Chain Management (SCM) 2/2

Les logiciels de gestion

Anticiper lensemble des flux physiques de lentreprise Approvisionnement Gnration des t approvisionnements en fonction de la demande Stocks Gestion physique du stockage

Demande Anticipation de la demande t Optimisation de la prvision de vente

Supply Chain Management

Optimisation t transports Optimisation circuit de distribution

Fabrication Gnration du plan directeur de t production Organisation de flux de production

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

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Dfinitions La fonction comptable Les fonctions paie & RH La facturation & la relation client La fonction achat La fonction logistique Les ERP
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(Source : VIDAL, Pascal et PLANEIX, Philippe (2005), Systmes dinformation organisationnels)

Les ERP (Enterprise Resource Planning) Principes

Les ERP La march franais des ERP

PGI : Progiciel de Gestion Intgr

Principes de base dun ERP dvelopper des applications informatiques (comptabilit, gestion des stocks, paie, etc.) partir de modules indpendants entre eux dans le cadre dune base de donnes unique et commune utiliser un moteur workflow qui permet de propager une donne entrante au sein du systme dinformation dans tous les modules du systme qui ncessitent son utilisation selon une programmation pralable.
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Le march franais des progiciels de gestion intgrs est domin essentiellement par SAP, PeopleSoft et Oracle qui se focalisent sur les grands comptes :
Le leader mondial SAP se dmarque par ses capacits dintgration en milieu htrogne grce sa plateforme Netweaver et se positionne essentiellement dans le secteur manufacturier PeopleSoft, qui a rachet J.D. Edwards, se dveloppe galement dans le secteur manufacturier, alors quil tait prsent dans le secteur des services Oracle dveloppe le domaine de la gestion des donnes (data management). Historiquement, il est prsent dans le secteur des services financiers et des produits de consommation
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Les ERP

(suite)

Principales difficults lors de la mise en place

Cots parfois levs (prendre en compte galement les frais de formation des utilisateurs) Le primtre fonctionnel est souvent plus large que les besoins de lentreprise Risque de sous-utilisation du progiciel (cot de la non utilisation effective ou de la mauvaise utilisation) Rigidit et lourdeur de certaines applications (surtout dans le cas dune mauvaise utilisation) Difficults lies une appropriation longue et difficile des utilisateurs (do limportance la fois du diagnostic initial et de ladquation des formations avec les objectifs et besoin de lentreprise) Importance dune matrise des processus de lentreprise afin de prendre en compte les traitements spcifiques au niveau du paramtrage Ncessit de mettre en place un service de maintenance continu Dpendance vis--vis de lditeur en raison des lourdeurs et difficults de changer de solution informatique
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Les ERP Principaux avantages

Inconvnients dun ERP

Les Progiciels de Gestion Intgrs (PGI) proposent de multiples avantages (par rapport aux progiciels simples) :
Optimisation des processus de gestion (flux co. et financiers) Homognit des informations et du systme dinformation Utilisation du mme systme dinformation au sein de lentreprise permettant une meilleure communication la fois interne et externe Rduction des cots : absence dinterface entre les modules, maintenance corrective simplifie en raison de la prise en charge directe par lditeur au lieu du dpartement informatique de lentreprise
la maintenance volutive, notamment lamlioration des fonctionnalits et lvolution des rgles de gestion, tant ss la responsabilit du service info)

La formation peut tre globalise Matrise des cots et des dlais de MEO et de dveloppement
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conclusion
Il existe une alternative limplantation dun progiciel intgr : Dploiement de plusieurs logiciels Best of breed

Le PGI

CEGID

Conformit aux programmes et rfrentiels Utilisation croissante en entreprise, y compris dans les PME PGI trs complet, possibilit de raliser des travaux de tous les processus de lentreprise = vritable image du systme dinformation Lapprentissage est progressif

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PGI Cegid Architecture

Source CEGID 3 modes dinstallation et de fonctionnement : Poste autonome, Client/serveur WebAccess

Pralables lutilisation : se connecter Pr

Cegid sappuie sur un SGBDR (varit des types de SGBDR : Oracle, Access, SQL Server, )

Connexion une base existante

Dmarrage avec Accueil Entreprise ou directement sur une application (problme de la date) Ecran Accueil Entreprises

Cration/Restauration dune base

donnes
Dmarrer lapplication Administration de bases de Rcuprer par restauration, un modle de socit sauvegard Ecran Administrateur Base de Donnes

Pour plus dinformations

Se reporter au site Cegid.fr51

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Dmarrer Cegid Business

Dmarrer Cegid Business

Les Applications de Cegid Business Suite

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PGI Cegid Applications

Nom de la socit Nom de lutilisateur Son rle Date du jour

PGI Cegid Modules

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PGI Cegid Applications

Permet de revenir aux modules partir de nimporte quel point de lapplication Modules (le premier est actif par dfaut)

d Barre d outils standard

Permet de srialiser le progiciel

Permet daccder linterface SQL pour crire des requtes

commandes

Permet douvrir une application bureautique installe sur votre ordinateur (Microsoft Office gnralement).

Menus du module Changement dutilisateur 57 Affectation dun dlgation 58

Applications et Modules Comptabilit Comptabilit

La comptabilit est une application importante
=> paramtrer en premier (date dexercice comptable) certains paramtres sont repris par lensemble des applications

Application Comptable
Ecritures : saisie courante, assiste, simulations, prvisions Traitements : Traitements/comptes, contrles et
corrections, validations et cltures

Le paramtrage des applications

Avec assistant (Administration-Outils, Socits, assistant de paramtrage) Point par point : (Structures Paramtres, Socits, Paramtres socits, Comptabilit) Ou Utilisation de lapplication ADMINISTRATION SOCIT
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Autres traitements : gestion demprunts, comptes

courants, importations, analyse de trsorerie, crances douteuses

ditions Gestion des tiers, des rglements, suivi des risques

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Applications et Modules Gestion Commerciale

Paramtrage
nombreuses interfaces avec la comptabilit et est en partie commun avec la gestion daffaires

Applications et Modules Les applications dcouvrir

Paie GRH
(Paie + GRH : formation , gestion des comptences, gestion de carrires, absences)

Structures Paramtres ; le paramtrage prsente de

Gestion daffaires
Gestion commerciale largie aux traitement daffaires (intgration de la planification, gestion des ressources, tableaux de bord)

Prparation structure commerciale

Tiers Articles et stocks Ventilations comptables

Suivi des rglements

(quivalent du module rglements de la comptabilit)

Exemple de traitement commercial

Lenchanement : saisie gnration dition Transferts comptables
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Servantissimmo
Gestion complte des immobilisations

Trsorerie
Gestion autonome et complte de la trsorerie (suivi et gestion bancaire, pointages et rapprochements, budgets, financements et placements court terme,
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Gestion du travail collaboratif Utilisateurs et droits daccs d acc

La gestion des utilisateurs
La logique utilisateurs => groupe => droits

Lattribution des droits Limiter les menus disponibles

un outil dobservation des processus et du contrle en entreprise

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