Papis de Trabalho em Auditoria

Audit Working Papers

Conceito e Finalidades

Papis de Trabalho anexo, anlise, memorando ou equivalente,
preparado por um auditor quando faz um exame e que serve de base para
seus relatrios ou peas demonstrativas dos negcios de uma empresa.

Existe uma grande variedade de papis com os quais o auditor lida para a
execuo dos seus servios profissionais.
Os papis de auditoria devem observar os seguintes requisitos essenciais:

a - possibilitar a execuo das tarefas com um mnimo de esforo;
b - proporcionar a mxima clareza;
c - propiciar o mnimo custo (sendo por isso estudado previamente);
d - servir de base permanente de consulta, a qualquer tempo.

Os papis de trabalho podem ter trs finalidades distintas e fundamentais:

1 - Serem apresentadas ao cliente;
2 - Servirem de elementos para o controle interno e concluses do auditor e
neste caso no devem ser apresentados;
3 - Servirem de peas para concluses fiscais e demonstraes do Imposto
de Renda.

De acordo com estas finalidades podem eles, portanto:

I - Indicar a concluso de servios pelos auditores;
II - Indicar o processo da auditoria aplicado no desenvolvimento das tarefas;
III - Indicar o estado fiscal da empresa em carater, tambm, de concluso.

Os papis de trabalho no so cpias dos registros originais do cliente.

Esta a razo pela qual no devem ser confundidos com simples extratos de
contas. Devem fazer a cobertura integral de todo o perodo de auditoria,
abrangendo, portanto, desde os rascunhos a lpis at os relatrios a mquina
como:
a) balancetes;
b) anlises;
c) confirmaes de saldos;
d) comentrios;
e) minutas;
f) trechos de leis;
g) etc.,etc.

A denominao papis de trabalho em matria de tcnica de auditoria,
geral, abrangendo a todos os impressos utilizados desde a fase de pr-
auditoria at as concluses finais.
Podem existir em maior ou menor nmero dependendo dos critrios de
trabalho do profissional, entretanto, existem alguns principais,
caractersticos a todos os escritrios que se dedicam a auditoria.

Funes, Preceitos e rotinas executivas dos Papis de Trabalho

A distribuio dos papis de trabalho feita em trs grandes grupos de
funes:

1 - A classificao do balancete, com seus ajustes, quando necessrios, com
as comparaes devidas entre eles e os livros e registros da companhia
inclusive certificados do auditor;
2 - Demonstraes de anlise e anexos que visem a elucidar o balancete
indicando as classificaes em coadunncia com a Controladoria;
3 - Outros elementos de demonstrao que evidenciem verificaes.

Os papis de trabalho situam-se como instrumentos de trabalho de natureza
particular do auditor, como fontes de informao e como fundamentos de
concluses.
A compilao deve ser feita de tal forma que sirva sempre de base para
consultas futuras, protegendo o trabalho do auditor contra eventuais
pesquisas fiscais, de financiadores, de peritos judiciais, etc. e que posam
emitir concluses diferentes daquelas apresentadas nos relatrios de
auditoria.
Se as concluses dos relatrios no se acham aliceradas em bases concretas
e de fcil consulta, pode o auditor encontrar-se em situao embaraosa
frente a outras concluses apresentadas por outros interessados no exame da
escrita.
A integridade do auditor deve ser preservada ainda que a custo dos maiores
sacrifcios uma vez que seu bom nome o maior patrimnio de que dispe
para o exerccio da profisso.
A fim de preserv-lo ao mximo os escritrios de auditoria fazem dos papis
de trabalho o objeto de superviso das tarefas, geralmente com a seguinte
distribuio de responsabilidade e funes:

a - O Contador (Snior) prepara os relatrios e as peas financeiras finais;
b - O Contador Geral ou Supervisor dos escritrios revisa os papis de
trabalho;
c - O Scio e que o tcnico-responsvel supervisiona o total dos trabalhos
e os analisa convenientemente.

O conjunto dos papis de trabalho, portanto, que forma a concluso do
auditor.
Exigem cuidados durante todo o perodo de execuo porque qualquer
descuido provocaria uma concluso falsa.
Face variedade dos trabalhos no se pode, realmente, estabelecer normas
precisas de confeco dos papis porque cada caso, cada empresa, cada
contrato de servio, apresenta problemas que requerem solues as mais
diversas possveis.
Deve-se evitar o excesso dos papis para que no cause danos s concluses
e s consultas.
Um bom sistema de papis de trabalho atesta o teor da capacidade do
auditor, podendo servir de base para julgamento do profissional.
Isto porque a seleo dos papis de trabalho depende, naturalmente, das
pesquisas que devem ser feitas e da perfeita noo de utilidade dos mesmos
papis.
Algumas formas de arquivamento destes papis de trabalho so feitas
atravs de encadernao, livros, pastas, mas nunca se deve adotar a
anotao em pedaos avulsos de papel sem forma precisa e sem participao
coordenada no sistema geral.
Cada folha ou papel de trabalho deve ser dedicado a um fim certo no se
devendo colocar mais de uma conta em cada um ou mais de um dado
especfico, usando-se sempre, apenas, de um lado, nunca frente e verso.
Quando se mesclam dados, quando em uma mesma folha inserem-se dados
de natureza diferentes, incorre-se no grave erro de dificultar a pesquisa, a
consulta e a prpria concluso nos relatrios.
Preceitos de elevada importncia, ainda, a serem observados so os que
dizem respeito aos detalhes, clareza, limpeza, e forma de apresentao
dos papis de trabalho.
Outro fato importante para quem executa a auditoria quanto a forma do
impresso, que deve ser o melhor possvel, para que seja feita as anotaes e
clculos, arquivamento, codificao correta para uma concluso e controle
sobre a pasta.
Os papis de trabalho sempre que iniciados devem conter a assinatura do
responsvel pela execuo a fim de se limitar a responsabilidade, assim
como conter, posteriormente, a assinatura do contador, do supervisor, dos
assistentes e conferentes.
Devem individualizar o cliente, o objeto, o perodo, o nmero de controle e
outros dados na prtica se necessrios para uma perfeita identificao.
Acompanhando cada p ` trabalho devem estar todos os meios que
levaram o executor sua confeco como: clculos, relaes, impressos de
terceiros, etc.
Esta prtica auxilia a comprovao e a conferencia alm de servir de
poderoso meio de prova.
Outra prtica muito seguida e que varia de auditor para auditor o uso dos
smbolos, marcos ou cdigos para controlar a preparao dos trabalhos e
caracterizar a prpria tarefa de reviso em seus mltiplos aspectos.
So feitos, geralmente, atravs de lpis de diversas cores ou tintas, carimbos
especiais, etc.
Podem significar:
Soma transplantada;
Saldo tomado;
Valor comparado;
Saldo de acordo com o razo;
Saldo de acordo com o documento;
Soma conferida;
Entre outros.

Os sinais mais comuns usados pelos auditores em tarefas prtica
profissional, variam de acordo com os diversos critrios. Exemplos de
sinais:
T # \ e E c = ~
Os cdigos e marcas podem sofrer alteraes as mais variadas possveis e
apresentar-se sob a mais variada significao.


PLANO DE ARQUIVO DE PAPIS DE TRABALHO DE
AUDITORIA


ARQUIVO PERMANENTE


1- DOCUMENTRIO DE PR-AUDITORIA
- Contrato Social ou Estatuto Social
- Contratos Sociais - alteraes
- Regimento Interno
- Organogramas

* Acumula toda informao legal/societria e de outras caractersticas que
ser a base para fazer o planejamento e obter evidncias de auditoria durante
mais de um exerccio.


ARQUIVO DE CONSULTA CONSTANTE


1- DOCUMENTRIO DE PR-AUDITORIA
- Entrevistas preliminares
- Relatrio de levantamento inicial
- Plano de auditoria
- Cronograma do plano
- Distribuio de tarefas

* O objetivo documentar o processo de planejamento, as informaes a
partir das quais o plano desenvolvido e o prprio plano de auditoria.


2- DOCUMENTRIO DE AUDITORIA
- Proporcionar uma viso global da execuo e concluso do exame
- Resumir as concluses e decises significativas alcanadas durante o
exame
- Reunir e resumir os resultados-chaves de auditoria para avaliar seu efeito,
individual ou globalmente, sobre as demonstraes financeiras em seu
conjunto

*O objetivo de demonstrar de forma resumida todo o trabalho de auditoria
efetuado durante o decorrer do perodo.


2- DOCUMENTRIO DE AUDITORIA
REGISTAR:
- Todos os procedimentos de auditoria
- Todas as descobertas da auditoria
- Todas as concluses obtidas pela auditoria

*Objetiva demonstrar todo o trabalho de auditoria, detalhadamente, efetuado
no decorrer do perodo.

PAPIS DE TRABALHO DA AUDITORIA

CONTEDO GERAL DOS PAPIS DE TRABALHO
- Plano de auditoria
- Informaes importantes sobre o negcio do cliente e princpios contbeis
- informaes sobre o ambiente de controle do cliente e de seus sistemas de
informao contbeis e de controle, e nossa avaliao dos controles nos
quais desejamos confiar
- Anlise dos montantes constantes das demonstraes financeiras, incluindo
explicaes sobre as mudanas significativas ocorridas durante o exerccio
examinado
- Registro dos procedimentos de auditoria aplicados
- Registro da avaliao de nossos resultados de auditoria e das concluses
alcanadas
- Evidncia de uma superviso e reviso adequadas.


INFORMAO NORMALMENTE CONSTANTE DAS CDULAS QUE
COMPEM OS PAPIS DE TRABALHO
- Nome do cliente
- Ttulo/finalidade da cdula
- Referncia da cdula
- Data do exame
- Referncia ao passo pertinente do programa de auditoria e/ou uma
explicao da finalidade da cdula
- Descrio concisa do trabalho realizado e de seus resultados
- Fonte da informao
- Base de seleo, se for o caso
- Referncias para outras cdulas pertinentes
- Concluso, se for o caso
- Iniciais da pessoa que prepara a cdula e a data em que foi preparada
- Evidncia de reviso.

O auditor s estar apto a preparar as peas de concluso depois
que tiver a certeza de que todos os elementos do plano foram cumpridos.
A elaborao de sua concluso s poder ter lugar depois de
comprovado estar que se esgotaram todos os problemas e quesitos
levantados pelo programa.
Quando os levantamentos inspirem dvidas devero dar origem a
novas indagaes que visem a apresentar dados claros e precisos.
Os papis de trabalho so as premissas das concluses que sero
apresentadas e portanto o teor verdadeiro desta depende daquelas,
substancialmente.
A responsabilidade dos levantamentos realmente a grande razo
pela qual alguns profissionais fazem exigncias rigorosas na elaborao dos
papis de trabalho.
O rigor, em matria de papis de trabalho de auditoria, nunca
demasiado.
Pela sua natureza o trabalho de natureza sujeita aos maiores
riscos, devendo, por isto, ser feito com o mximo de segurana e clareza.
lgico que as exigncias devem ser de tal forma que no
transforme o trabalho em prtica no racional.
O auditor no deve, entretanto, que se negligencie, que se abram
excees em matria de preenchimento de folhas de trabalho porque isto
poder ser desastroso para o seu conhecimento profissional.


PRINCIPAIS GRUPOS DE PAPIS DE TRABALHO


Os principais grupos de papis de trabalho de auditoria podem ser divididos
em duas partes:

a) Papis de interesse permanente;
b) Papis que s se referem ao exerccio controlado


Ao primeiro grupo pertencem todos os dados fixos:

1- Estatutos;
2- Contratos de Sociedade;
3- Regulamentos;
4- Descrio da organizao existente com incluso do traado dos livros
especiais e modelos dos formulrios em uso;
5- Plano de contas;
6- Esquema grfico de diviso do trabalho e modalidades de sua aplicao;
7- Relaes de despesas anuais;
8- Cpias das informaes sobre balanos de anos anteriores, etc,etc


Ao segundo grupo pertencem os papis relacionados com o perodo que se
controla, a saber:

1- Anotaes que se referem aos erros ou diferenas encontradas;
2- Correes posteriores;
3- Quadro com o nome das pessoas autorizadas a assinar com as suas
respectivas assinaturas e rubricas;
4- Especificaes e discriminaes necessrias para o trabalho crtico do
auditor;
5- Recursos anotados pelo auditor, pois para a correta execuo do controle
necessrio que realize anotaes, em seus prprios papis, das cifras
controladas;
6- Anotaes sobre assentamentos fixos- repetidos- resultantes de contratos
verificados pelo auditor ou por ele estabelecidos;
7- Lista de salrios e suas modificaes subscrita pela gerncia ou em seu
nome;
8- Programa de controle; etc,etc


EXEMPLOS PRTICOS

O mais freqente e mesmo quase obrigatrio nas tarefas de auditoria o
Balancete Preparatrio, extrado dos saldos do razo geral.

Apresenta-se como um balancete comum, porm, geralmente, acrescido, de
colunas de ajustes e outras auxiliares tarefa de auditoria.

As peas tcnicas, em Contabilidade, variam o seu aspecto de apresentao
de acordo com a finalidade que tem a atingir e esta a razo pela qual a
auditoria se torna habitual encontrar algumas j do conhecimento geral,
porm, com algumas alteraes e que si adaptaes tcnicas a cada caso que
se tem a evidenciar.

Nos casos presentes aumentam as necessidades de adaptao, uma vez que
so variadas as necessidades a suprir.

O Contador-Geral ou Supervisor que geralmente deve determinar a forma,
pois, s ele tem a viso do conjunto, imprescindvel para a expresso das
diversas formas dos papeis de trabalho.

Os modelos simples aproximam-se extraordinariamente dos modelos j
conhecidos de balancetes, apenas com pequenas modificaes, possuindo,
somente, uma coluna a mais e que se destina sua conexo, com demais
outras folhas de trabalho que se derivam.

Mesmo no caso simples pode haver necessidade de reclassificao de contas
de modo que facilite o trabalho de auditoria.

No Caso de um modelo mais complexo pode apresentar alteraes como um
maior nmero de colunas de acordo com o sistema do auditor e as
necessidades do cliente.


ARQUIVAMENTO DOS PAPIS DE TRABALHO

Variado o critrio no arquivamento dos papis de trabalho, no s pelo que
nos apresentam os diversos autores como pelo procedimento que na prtica
verificamos nas diversas Empresas de Auditoria.

O Processo mais racional de arquivamento aquele que obedece a um plano
tecnicamente elaborado.