UNIDAD I Un poco de Historia

Desde que el hombre apareci en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello, ha utilizado en cierto grado la administracin. Para comprender mejor la administracin, es necesario efectuar una breve revisin histrica donde se manifiesta ms representativamente el fenmeno administrativo.

poca primitiva
En esta poca, los miembros de la tribu trabajaban en actividades de caza, pesca y recoleccin. Los jefes de familia ejercan la autoridad para tomar las decisiones de mayor importancia. Exista la divisin primitiva del trabajo originada por la diferente capacidad de los sexos y las edades de los individuos integrantes de la sociedad.

Periodo agrcola
Se caracteriz por la aparicin de la agricultura y de la vida sedentaria. Prevaleci la divisin del trabajo por edad y sexo. Se acentu la organizacin social de tipo patriarcal. La caza, pesca y recoleccin pasaron a tener un lugar de importancia secundaria en la economa agrcola de subsistencia. El crecimiento demogrfico oblig a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y, en consecuencia, a mejorar la aplicacin de la administracin.

Antigedad grecolatina
En esta poca apareci el esclavismo; la administracin se caracteriz por su orientacin hacia una estricta supervisin del trabajo y el castigo corporal como forma disciplinaria. El esclavo careca de derechos y se le ocupaba en cualquier labor de produccin. Existi un bajo rendimiento productivo ocasionado por el descontento y el trato inhumano que sufrieron los esclavos debido a estas medidas administrativas. Esta forma de organizacin fue en gran parte la causa de la cada del Imperio Romano.

poca feudal
Durante el feudalismo, las relaciones sociales se caracterizaron por un rgimen de servidumbre. La administracin interior del feudo estaba sujeta al criterio del seor feudal, quien ejerca un control sobre la produccin del siervo. Al finalizar esta poca, un gran nmero de siervos se convirtieron en trabajadores independientes, organizndose as los talleres artesanales y el sistema de oficios con nuevas estructuras de autoridad en la administracin. Los artesanos-patrones trabajaban al lado de los oficiales y aprendices en quienes delegaban su autoridad. El desarrollo del comercio en gran escala origin que la economa familiar se convirtiera en economa de ciudad. Aparecieron las corporaciones o gremios que regulaban horarios, salarios y dems condiciones de trabajo; en dichos organismos se encuentra el origen de los actuales sindicatos.

Revolucin Industrial
Esta poca se caracteriz por la aparicin de diversos inventos y descubrimientos -por ejemplo, la mquina de vapor-, mismos que propiciaron el desarrollo industrial y, consecuentemente, grandes cambios en la organizacin social. Desaparecieron los talleres artesanales y se centraliz la produccin, lo que dio origen al sistema de fbricas en donde el empresario era dueo de los medios de produccin y el trabajador venda su fuerza de trabajo. Surgi la especializacin y la produccin en serie. La administracin segua careciendo de bases cientficas; se caracterizaba por la explotacin inhumana del trabajador, horarios excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores peligrosas, etc. y por ser una administracin de tipo coercitivo, influida por el espritu liberal de la poca, que otorgaba al empresario gran libertad de accin. Por otra parte, la complejidad del trabajo hizo necesaria la aparicin de especialistas, incipientes administradores, que manejaban directamente todos los problemas de la fbrica. Todos estos factores provocaron la aparicin de diversas corrientes del pensamiento social en defensa de los intereses de los trabajadores y el inicio de investigaciones que posteriormente originaran la administracin cientfica y la madurez de las disciplinas administrativas.

Siglo XX
Se caracteriza por un gran desarrollo tecnolgico e industrial y, consecuentemente, por la consolidacin de la administracin. A principios de este siglo surge la administracin cientfica, siendo Frederick Taylor su iniciador; de ah en adelante, multitud de autores se dedican al estudio de esta disciplina. La administracin se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa u organizacin dando como resultado las diferentes clases de administracin, ya que a travs de la misma se logra la obtencin de eficiencia, la optimizacin de los recursos y la simplificacin del trabajo. En la actualidad, la administracin se aplica en cualquier actividad organizada: desde la realizacin de un evento deportivo hasta el lanzamiento de un cohete nter espacial, siendo imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier organismo social.

Qu es la Administracin?
Dicho en pocas palabras, la administracin es lo que hacen los gerentes. Pero este enunciado elemental no dice mucho, o s? Una explicacin ms completa es que la administracin consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas. Ya sabemos que coordinar el trabajo de otros es lo que distingue una posicin gerencial de las dems. Sin embargo, esto no significa que los gerentes pueden hacer lo que quieran, cuando quieran y como quieran. Por el contrario, la administracin requiere la culminacin eficiente y eficaz de las actividades laborales de la organizacin; o por lo menos a eso aspiran los gerentes. La eficiencia consiste en obtener los mayores resultados con la mnima inversin. Como los gerentes tienen recursos escasos (de personas, dinero y equipo) se preocupan por aprovecharlos eficientemente. Desde este punto de vista se dice que la eficacia es hacer bien las cosas, es decir no desperdiciar los recursos. Pero no basta ser eficiente. La administracin tambin se interesa en ser eficaz, en completar las actividades para

seguir las metas y objetivos de la organizacin. La eficacia se define como hacer las cosas correctas es decir, las actividades de trabajo con las que la organizacin alcanza sus objetivos. Figura 1. Eficiencia y eficacia en la administracin Eficiencia (medios) Aprovechamiento de recursos Pocos desperdicios Eficacia (fines) Consecucin de metas Grandes logros

La administracin se esfuerza por: desperdiciar pocos recursos (eficiencia) conseguir todas las metas (eficacia)
Fuente:Administracin/Robbins Coulter octava edicin pag. 8

Ver lectura complementaria, Eficiencia y Eficacia

Qu hacen los Gerentes?

Gerentes y la Administracin Los gerentes eficientes son esenciales para el xito general de cualquier organizacin, sin importar si es un gigante global o una pequea empresa que empieza. En efecto tener personas talentosas es tan importante para el xito de un negocio que la revista Fortune incluye la capacidad de atraer, desarrollar y conservar a las personas talentosas como uno de los factores esenciales usados para establecer su lista de compaas admiradas. No es fcil ni sencillo explicar lo que hacen los gerentes. As como no hay dos organizaciones iguales, tampoco hay dos puestos de administracin iguales. A pesar de este hecho, los investigadores de la administracin, despus de muchos aos de estudio, crearon tres esquemas de clasificacin para describir lo que hacen los gerentes: por funciones, papeles y habilidades. Funciones administrativas De acuerdo con el esquema de las funciones, los gerentes realizan ciertas actividades o deberes al tiempo que coordinan de manera eficaz y eficiente el trabajo de los dems, Qu son esas estas actividades o funciones? En la primera parte del siglo XX, el industrial francs Henry Fayol propuso que todos los gerentes desempean cinco funciones : planear, organizar, mandar, coordinar y controlar. A mediados de la dcada de 1950 en un libro de texto aparecieron por primera vez, como marco terico, las funciones de planear, organizar, reunir personal, dirigir y controlar. En la actualidad la mayor parte de los libros de texto estn organizados en cuatro funciones administrativas muy importantes: planear, organizar, dirigir y controlar (ver cuadro I)

Cuadro I. Funciones de la administracin

Planeacin Fijar metas, establecer estrategias y trazar planes especiales para coordinar las actividades Organizacin Determinar qu hay que hacer, cmo hay que hacerlo y quin va a hacerlo Direccin Control Alcanzar la finalidad declarada de la organizacin

Dirigir y motivar a Vigilar las los participantes y actividades para resolver conflictos asegurarse de que se realizan como se plane

Fuente:Administracin/Robbins Coulter octava edicin pag. 9

Vamos a definir cada funcin administrativa. Si uno no piensa en ningn destino en particular, puede tomar cualquier vereda. En cambio si hay un lugar al que no quiera ir hay que planear la mejor manera de llegar ah. Como la finalidad de las organizaciones es alcanzar un objetivo, alguien tiene que definirlo claramente, lo mismo que los medios para conseguirlo. La administracin es ese alguien. Los gerentes que desempean la funcin de planeacin definen las metas, fijan las estrategias para alcanzarlas y trazan planes para integrar y coordinar las actividades. Los gerentes tambin son responsables de disponer el trabajo para conseguir las metas y objetivos de la organizacin. Llamamos organizacin a esta funcin. Cuando los gerentes organizan determinan qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde toman las decisiones. En todas las organizaciones hay personas y el gerente debe trabajar con ellas y a travs de ellas para alcanzar las metas y objetivos de la organizacin. Esta es la funcin de direccin. Los gerentes dirigen cuando motivan a sus subordinados, influyen en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, eligen el mejor canal de comunicacin o de cualquiera otra manera se ocupan del comportamiento de los empleados. La ltima funcin de la administracin es la de control. Despus de fijar las metas y objetivos (planeacin), formular los planes (planeacin), decidir el esquema estructural (organizacin) y contratar, capacitar y motivar la personal (direccin), es preciso evaluar si las cosas van como estaba previsto. Hay que comparar el desempeo real con las metas y objetivos fijados con antelacin. Si hay desviaciones significativas, es deber de la administracin retomar las riendas del desempeo. Este proceso de vigilar, comparar y corregir es lo que entendemos por la funcin de control.

Figura 2. funciones administrativas en diferentes niveles organizacionales

Administradores de primer nivel Planeacin 15% Organizacin 24% Organizacin Organizacin Administradores de nivel medio Planeacin 18% Administradores de Alta Gerencia Planeacin 28%

Direccin (liderazgo) Direccin (liderazgo) 51%

33% 36% Direccin (liderazgo) 36% 22%

Control 10%

Control 13%

Control 14%

Habilidades administrativas Como lo hemos mencionado, el trabajo del gerente es variado y complejo. Los gerentes necesitan ciertas habilidades para desempear los deberes y actividades que caracterizan su trabajo. Qu habilidades necesita un gerente?

Habilidad tcnica: es la capacidad de utilizar las herramientas, procedimientos y tcnicas de una disciplina especializada, es la habilidad para usar el conocimiento, mtodos y equipo para ejecutar taras especficas, adquirida con la experiencia y el adiestramiento. Habilidad humana: es la capacidad de trabajar con otras personas como individuos o grupos, y de entenderlas (genuinamente) y motivarlas. Es la habilidad y juicio al trabajar con las personas, incluyendo suficiente comprensin y dominio de la comunicacin, la motivacin y de la actitud de liderazgo. Habilidad conceptual: es la capacidad mental de coordinar e integrar los intereses de la organizacin y sus actividades, incluye la habilidad del gerente para ver la Organizacin como un todo y para entender como un cambio en una parte de ella puede afectarla en su totalidad. Es la capacidad de ver la imagen de conjunto, de reconocer los elementos importantes en una situacin y comprender las relaciones de ellos.

Habilidad de diseo: es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie. Para ser eficientes, en particular en los niveles ms altos, los gerentes deben estar en posibilidades de hacer algo ms que definir un problema, los administradores no se pueden limitar, pues se estaran convirtiendo en simples observadores de problemas y esto llevar al fracaso, necesitan adems ser capaces de disear una solucin prctica y factible para el problema de acuerdo a la realidad que enfrentan.

Figura 3. Habilidades requeridas en los niveles de administracin

Directores

Habilidades conceptuales y de diseo Habilidades de trato personal Habilidades tcnicas

Gerentes medios Gerentes de nivel inferior

Fuente:Administracin/Robbins Coulter octava edicin pag. 12

Una Competencia es una combinacin de conocimientos, habilidades, comportamientos y actitudes que contribuyen a la eficiencia personal.

Las competencias Gerenciales son conjuntos de conocimientos, habilidades, comportamientos y actitudes que una persona necesita para ser eficiente en una amplia variedad de puestos y en varios tipos de organizaciones.

Mtodo Sistmico
En la dcada de 1960, los investigadores comenzaron a analizar las organizaciones desde el punto de vista de los sistemas, concepto que tomaron de las ciencias fsicas. Un sistema es un conjunto de partes relacionadas e interdependientes dispuestas de tal manera que producen un todo unificado. Los sistemas son cerrados o abiertos. Los sistemas cerrados no son influidos ni se relacionan con el entorno. En cambio, los sistemas abiertos interactan dinmicamente con su entorno. En la actualidad cuando describimos las organizaciones como sistemas nos referimos a sistemas abiertos. En la figura 4 se muestra el diagrama de una organizacin desde el punto de vista de los sistemas abiertos. Se aprecia que la organizacin toma elementos del entorno (recursos) y los transforma o procesa como productos que distribuye en el mismo. Organizacin est abierta al entorno y se relaciona con ste. El mtodo sistmico y los gerentes Qu aporta el mtodo sistmico a nuestros conocimientos del razonamiento gerencial? Los especialistas en sistemas conciben a las organizaciones como compuestas de factores interdependientes de individuos, grupos, actitudes, motivaciones, estructura formal, relaciones, metas, estatus, autoridad. Esto significa que los gerentes coordinan las actividades laborales de las partes de la organizacin y aseguran que estos elementos interdependientes estn trabajando juntos para el logro de los objetivos y metas de la empresa. Por ejemplo, el mtodo sistmico reconocera que por muy eficiente que fuera el departamento de produccin, si el departamento de marketing no anticipa los cambios en los gustos de los clientes y no trabaja con departamento de desarrollo de productos para crear artculos que los clientes quieran, el desempeo general de la organizacin sufrir problemas. Adems, en el mtodo sistmico se entienden que las decisiones y acciones que se toman en un rea de la organizacin afectan a otras y viceversa. Por ltimo esta teora reconoce que las organizaciones no estn aisladas, sino que dependen del entorno para obtener recursos y para que absorba sus productos. Ninguna organizacin sobrevive mucho tiempo si ignora las regulaciones del gobierno, las relaciones con los proveedores o las diversas entidades externas de las que depende. Qu tan relevante es el mtodo sistmico para la administracin? Muy relevante. Por ejemplo piensen en el gerente de turno de McDonalds que todos los das debe coordinar el trabajo de los empleados que surten las rdenes de los clientes en el mostrador para llevar, dirigir la entrega y descargar provisiones y resolver todas las inquietudes que tengan los clientes. Este gerente gobierna todas las partes del sistema para que el restaurante cumpla sus metas diarias de ventas.

Figura 4. Enfoque Sistmico de la Administracin

Insumos 1. Humanos 2. Capital 3. Administrativos 4. Tecnolgicos Insumos meta de los demandantes 1. Empleados 5. Gobiernos 2. Consumidores 6. Comunidad 3. Proveedores 7. Otros 4. Accionistas

Ambiente Externo

Conocimientos

administrativos,

objetivos, metas de los reclamantes y uso de los insumos

Revitalizacin del sistema

Organizacin

Facilitados por la comunicacin, que tambin une a la organizacin con el ambiente externo

Planeacin

Integracin de personal

Direccin

Variables e informacin externas: 1. Oportunidades 2. Restricciones 3. Otras

Control

Para generar productos

Productos: 1. Bienes 2. Servicios 3. Utilidades 4. Satisfaccin 5. Integracin de metas 6. Otros

Ambiente Externo

Fuente: Libro de Administracin una Perspectiva Global 12. Edicin, pgina 28, Harold Koontz- Heinz Weihrich

Ambiente

Externo

El Entorno La organizacin la componen sistemas abiertos que resultan afectados por su ambiente externo, el ambiente externo lo componen todas aquellas fuerzas relevantes fuera de los lmites de una organizacin son todos aquellos factores que pueden afectar de manera positiva o negativa a la organizacin. Ejemplos: Competidores Clientes Gobierno Economa Leyes Acuerdos, etc. La organizacin existe en dos tipos de ambiente: ambiente competitivo y ambiente externo. Ambiente Competitivo Ambiente inmediato que rodea a la organizacin, comprende las organizaciones especficas con las cuales interacta la organizacin. Incluye: Rivalidad entre competidores actuales: Quien es la competencia? ya que se debe reaccionar y anticipar las acciones de sus competidores. Ejemplo; Coca-Cola vrs.PepsiCo.; GM; Ford y Chrysler; Tcticas: Reduccin de precios, introduccin de nuevos productos y fuertes campaas de publicidad Amenaza de productos/ servicios sustitutos: Tienda de venta minoristas vrs. Ventas a travs de Internet; Lneas areas vrs. compaas de buses; Telfonos local o de planta vrs. Celulares; Azcar vrs. Nutrasweet ; Cine vrs. video para el hogar, etc. El poder de los proveedores: Mala calidad de MP, Incremento desmedido de precios. El poder de los clientes: Clientes que por su nivel de organizacin o participacin en la industria, manejan cuotas de poder. Ejemplo: Walmart o Hiper Paiz como cliente tiene el control y es quien establece polticas con sus proveedores. Nuevos participantes: Condicionados por barreras de entrada como polticas gubernamentales, requerimientos de capital, desventaja en costos, canales de distribucin y la identificacin de marcas. Ambiente Externo Es el ambiente ms general o que generalmente afecta a todas las organizaciones, es un insumo esencial para definir una estrategia o para la etapa de planificacin: Leyes y poltica, economa, tecnologa, demografa (octavos en xela), valores sociales (religin, etc., etc.) Leyes: Las polticas de Gobierno imponen limitaciones estratgicas y proporcionan oportunidades. Leyes Fiscales, Polticas Econmicas, Reglamentos para C. Internacional Regulaciones: Medio Ambiente, etc. Economa: Tasas de Inters, Tasas de Inflacin, Tipo de cambio, Tasa de desempleo, etc. Tecnologa: Los avances en la Tecnologa, crean nuevos productos, avanzadas tcnicas de produccin y mejores maneras de administrar y de comunicarse.

Herramientas, computadoras, robots, sistemas computarizados de informacin administrativa (ERP,MIS,CRM,etc), telecomunicaciones. Demografa: La demografa es la medida de diversas caractersticas de los pueblos que comprende grupos y otras unidades sociales. Edad, gnero, tamao de la familia, ingreso, educacin, ocupacin, etc., la inmigracin y sus antecedentes de educacin. Valores Sociales: Considera aspectos como el trabajo, la profesin, y la maternidad; costos sociales de fumar (demandas a compaas tabacaleras); proteccin del ambiente natural.

Ver lectura complementaria, El Entorno en las Organizaciones