Rpublique du Congo

MINISTERE DE LA SANTE, DES AFFAIRES SOCIALES ET DE LA FAMILLE Direction Gnrale de la Sant

MANUEL DE GESTION DES MEDICAMENTS DANS LES PHARMACIES DES CIRCONSCRIPTIONS SOCIO SANITAIRES

Avec lappui de

La prsente publication a t labore avec laide de lUnion Europenne. Le contenu de la publication relve de la seule responsabilit de la Rpublique du Congo et ne peut en aucun cas tre considr comme refltant lopinion de lUnion Europenne.

Union europenne

Prface
Laccs aux mdicaments essentiels constitue une des priorits de la Politique Nationale de Sant et plus particulirement de la Politique Pharmaceutique Nationale. Cest ainsi quavec lappui des partenaires, le Gouvernement a mis en place une centrale dachat des mdicaments essentiels (COMEG) dont la mission est dassurer lapprovisionnement rgulier des Circonscriptions Socio-Sanitaires (CSS) et hpitaux de deuxime rfrence en mdicaments essentiels. Sur la base de lvaluation des besoins nationaux en mdicaments raliss chaque anne, la COMEG devrait tablir un plan dapprovisionnement qui puisse assurer la prsence constante des mdicaments essentiels au niveau des structures de prise en charge. Les diffrentes valuations menes dans le secteur pharmaceutique ont montr la mauvaise tenue des outils de gestion avec pour consquences, des ruptures de stocks en mdicaments parfois disponibles au niveau suprieur de la chane des approvisionnements et aussi quelques fois, des premptions vitables. Par ailleurs, le Gouvernement bnficie de lappui des partenaires, travers des initiatives bilatrales ou multilatrales qui visent amliorer la disponibilit des mdicaments. Nombreux sont les partenaires qui font recours des outils et procdures de gestion spcifiques avec des rsultats plus ou moins apprciables. Toutefois, la prsence de multiples outils de gestion, parfois pour une mme catgorie de produits, est lorigine de charges supplmentaires de travail pour les gestionnaires des mdicaments au niveau priphrique. Lharmonisation des outils de gestion des mdicaments dans les CSS et hpitaux devrait permettre de disposer doutils uniques, qui puissent tre utiliss pour lensemble des produits mdicaux, quelle que soit la catgorie, quel que soit le programme et quel que soit le partenaire. Ces outils de gestion harmoniss ont t regroups sous forme de manuels de gestion utiliser par lensemble des structures sanitaires qui ont en charge la gestion des mdicaments. Jattache du prix lobservation des instructions contenues dans ces manuels, notamment en ce qui concerne le circuit et le rythme des approvisionnements, la tenue des outils de gestion et les conditions de rangement des pharmacies. Des supervisions devront tre rgulirement menes pour sassurer de la bonne utilisation de ces outils. Le Ministre de la sant, des affaires sociales et de la famille remercie tous les cadres qui ont particip llaboration de ces manuels et les incite en tre les premiers promoteurs. Remerciements galement lensemble des partenaires qui ont particip la validation des dits manuels et particulirement lOMS et lUnion Europenne pour leur appui tant technique que financier.

Table des matires

Introduction Chapitre 1 : Comment amnager le local de la pharmacie Chapitre 2 : Comment ranger les produits pharmaceutiques Chapitre 3 : Comment tenir les supports de gestion Chapitre 4 : Comment passer une commande Chapitre 5 : Comment rceptionner une commande Chapitre 6 : Comment distribuer les mdicaments Chapitre 7 : Comment raliser linventaire des stocks Chapitre 8 : Le rapport dactivits de la pharmacie de la CSS 4 5 7 11 16 19 21 22 25

Introduction
Le Manuel de gestion des mdicaments dans les CSS dcrit toutes les activits majeures de la gestion des mdicaments. Chaque chapitre aborde lune de ces activits majeures, sa place dans le processus de maintien dun approvisionnement continu en mdicaments et les procdures standards quil est recommand dutiliser. Ce manuel fait partie dun ensemble de documents utiliss dans une approche intgre de formation et de renforcement des capacits humaines au niveau des structures sanitaires de premier niveau. Il sera utilis dans le cadre de la gestion des mdicaments lis au recouvrement des cots, mais aussi des initiatives de gratuit du traitement antipaludique pour les enfants de 0 15 ans et les femmes enceintes, des traitements antirtroviraux ou des traitements antituberculeux. Toutefois, certaines dispositions spcifiques pourront tre envisages par certains programmes mettant disposition des mdicaments dans les CSS et formations sanitaires.

Chapitre 1 : Comment amnager le local de pharmacie

Les mdicaments et autres produits pharmaceutiques, sont des produits dlicats et sensibles. Il faut en prendre soin, faute de quoi ils pourraient se dtriorer. En cas de dtrioration, ces mdicaments peuvent perdre leur efficacit et provoquer des effets inattendus chez les patients. Par consquent, les produits en stock doivent toujours tre entreposs dans un local rserv cet usage. Votre tablissement doit comporter une pice fermant cl, en bon tat et bien amnage. Cette pice sera votre local de pharmacie. Elle doit tre spare du lieu o sont distribus les mdicaments. Vous devez conserver tous les produits dans ce local et ne prendre (sortir) pour la distribution que les quantits ncessaires.

Pour amnager la pharmacie de votre CSS

1. Choisissez un endroit sr dans votre CSS pour en faire le local de pharmacie.
Conserver les mdicaments dans une pharmacie permet de connatre en permanence ltat du stock. Cest aussi une manire simple de conserver les produits en scurit. Installez des grilles ou des barreaux sur toutes les ouvertures pour viter les vols. Le local doit tre assez vaste pour contenir tous les produits.

2. Fermez votre local cl.

Il faut placer une serrure sur la porte du local pour assurer la scurit totale du stock. Seul le responsable du stock ou le pharmacien, doivent y avoir accs. Fermer cl la pharmacie permet de scuriser les mdicaments et autres produits.

3. Maintenez votre local en bon tat.

Les tempratures extrmes, la lumire ou lhumidit peuvent dgrader les mdicaments et dtriorer les autres produits pharmaceutiques. La chaleur dgrade tous les mdicaments, notamment les liquides, pommades et suppositoires. Certains mdicaments sensibles la lumire, tels que les produits injectables, sont trs rapidement dtriors par celle ci. Les comprims et glules absorbent facilement lhumidit ambiante, ce qui les dtriore. .

4. Conservez tous les mdicaments dans leur emballage, rcipient ou bote dorigine.
Pour la conservation, suivez les instructions inscrites sur les tiquettes.

5. Inspectez rgulirement ltat du local.

Faites rparer si besoin la toiture, les murs, la porte, les fentres et le plancher.

6. Contrlez la temprature dans le local.

Le local doit avoir un thermomtre mural. Relever rgulirement les tempratures. Ouvrez la porte et les fentres lorsque vous travaillez dans le local. Si vous disposez dun ventilateur ou dun climatiseur, utilisez-le dans la journe.

7. Contrlez la luminosit dans le local.

Si la lumire entre par les fentres, vitez lexposition directe du stock : peignez les vitres en blanc ou installez des rideaux.

8. Evitez les dgts lis leau et contrlez lhumidit. 9. Evitez lintrusion danimaux nuisibles.
Les rats, les cafards, les fourmis, les chauves-souris et les gupes sont les animaux et insectes nuisibles courants. Les substances renverses sur le sol peuvent les attirer. Retirez les flacons casss et nettoyez les produits renverss immdiatement. Posez un grillage fin pour empcher les insectes dentrer.

10. Nintroduisez pas daliment dans le local de stockage. 11. Gardez votre local propre et rang.
Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rang. Les produits stocks y restent en bon tat et prts lemploi.

12. Nettoyez le plancher, dpoussirez les tagres et essuyez les murs rgulirement.
La poussire contribue la dtrioration des produits et gne la lecture des tiquettes. Les produits rpandus sur le sol et les bris de flacons favorisent laccumulation de poussire.

MAINTENIR VOTRE LOCAL DE PHARMACIE PROPRE ET RANGE FACILITE LA GESTION DES PRODUITS

Chapitre 2 : Comment ranger les produits

Toute personne travaillant dans votre pharmacie doit avoir accs aux produits et tre capable de les trouver facilement. Tous les produits doivent toujours tre conservs dans leur emballage dorigine. Les produits doivent tre rangs par forme galnique sous leur dnomination commune internationale et classs par ordre alphabtique. Les produits ayant la dure de conservation la plus courte (date de premption proche ou stock ancien) doivent tre placs devant ceux dont la dure de conservation est la plus longue (date de premption loigne ou stock rcent).

1. Entreposez les produits sur des palettes et sur des tagres.

Lutilisation dtagres facilite le rangement des produits. Disposer les cartons sur des palettes pour les grandes quantits ou sur des tagres. Pour de petites quantits, les disposer sur les tagres. Lair doit circuler autour des cartons. Laissez un espace entre les cartons et le sol, entre les cartons et le mur. Si vous disposez dau moins trois tagres, rangez vos produits de la manire suivante: Rangez les formes solides (comprims, glules, sachets de SRO). Utilisez des rcipients hermtiques. Si ltagre du haut est proche du plafond ou hors de porte, utilisez-la pour les produits qui ne sont PAS sensibles la chaleur et qui ne sont PAS utiliss rgulirement. Rangez les formes liquides, y compris les solutions injectables et les pommades. Ne rangez PAS de formes solides sur ltagre situe en dessous: une fuite de liquide pourrait les endommager Rangez les autres articles tels que le matriel chirurgical, les fournitures de laboratoire, les prservatifs et les tiquettes

ETAGERES DU HAUT

ETAGERES DU MILIEU ETAGERES DU BAS

Prvoir un tabouret ou un escabeau pour rendre accessibles les tagres du haut.

2. Sil existe un rfrigrateur, maintenez-le en tat de bon fonctionnement.

Utilisez le rfrigrateur pour conserver les produits sensibles la chaleur. Ne PAS conserver de nourriture dans le rfrigrateur. Louverture trop frquente du rfrigrateur peut provoquer une lvation de la temprature intrieure et une dtrioration des mdicaments. Relevez la temprature une fois par semaine et vrifier quelle se situe entre 2 et 8 C. Veillez ce quil y ait assez despace autour du rfrigrateur pour permettre lair de circuler librement.

3. Rangez les produits par forme galnique sur les tagres.

Rangez les produits ensemble (dispositifs mdicaux, prservatifs, etc.). Classer les par ordre alphabtique.

EXEMPLE : RANGER LES MEDICAMENTS SIMILAIRES ENSEMBLE Dans le local de pharmacie de la CSS de Mouyondzi, il y a de la crme de ktoconazole 2% et des comprims de ktoconazole 200 mg. Lagent de sant range la crme avec les crmes et pommades usage externe et les comprims avec les autres comprims et glules. Dans la pharmacie, il y a aussi des comprims de paractamol 500 mg et une suspension buvable paractamol 125 mg/5 ml. Lagent de sant range les comprims avec les autres comprims et glules, et la suspension buvable avec les autres prparations liquides usage interne.

Rappel : ne RIEN entreposer directement sur le sol.

4. Trouvez la dnomination commune internationale (DCI) (nom gnrique) de chaque mdicament.

La DCI du mdicament doit tre inscrite sur ltiquette. La DCI est diffrente du nom commercial et correspond au nom chimique du mdicament. Le nom commercial est le nom donn au mdicament par le fabricant. Il peut y avoir plusieurs noms commerciaux pour la mme DCI. Par exemple, Doliprane, Efferalgan, Znadol sont des noms commerciaux pour le paractamol.

5. Rangez et tiquetez les produits sur les tagres.

Dans chaque catgorie, rangez les produits par ordre alphabtique sous leur DCI. Laissez un espace suffisant pour chacun des produits. Groupez les produits identiques par deux, cinq ou dix pour pouvoir les compter facilement. Groupez les produits injectables par dix. En rangeant les produits de cette manire, il vous est facile de savoir ce que vous avez en stock et en quelle quantit. Vous risquez moins de confondre des produits daspect similaire ou dont les noms se ressemblent.

6. Rangez les mdicaments et les produits pharmaceutiques ayant une date de premption selon la mthode du PREMIER PERIME, PREMIER SORTI .
Les fabricants inscrivent sur les botes de mdicaments des dates indiquant le temps pendant lequel ces mdicaments restent efficaces. Ces dates sont appeles dates de premption. Une fois la date de premption dpasse, les mdicaments peuvent perdre de leur efficacit, provoquer des effets indsirables chez les patients ou ne plus avoir aucun effet. De manire gnrale, nutilisez PAS de produits prims. Vrifiez intervalles rguliers les dates de premption de tous les produits en stock. Placez ceux dont la date de premption est proche devant ceux dont la date de premption est loigne. Si deux botes portent la mme date de premption, placez celle que vous venez de recevoir derrire celle qui tait dj entrepose.

Cette mthode du PREMIER PERIME, PREMIER SORTI rduit le gaspillage li la premption des produits. Lordre dans lequel vous recevez les produits ne correspond pas ncessairement lordre dans lequel ils seront prims. Des produits reus rcemment peuvent primer plus tt que des produits reus antrieurement. Il est extrmement important de vrifier les dates de premption et de sassurer que ces dates sont visibles pendant toute la dure de lentreposage.

7. Rangez les produits qui nont pas de date de premption selon la mthode du PREMIER ENTRE, PREMIER SORTI .
Rangez les produits qui ne portent pas de date de premption (savons, dtergents par exemple) dans lordre o vous les recevez. Placez les produits que vous venez de recevoir derrire ceux qui taient dj entreposs. Il peut y avoir une date de fabrication sur ltiquette qui vous indique les produits les plus anciens, utiliser en premier.

8. Retirez de la pharmacie les mdicaments prims et ceux de mauvaise qualit.

Les mdicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualit ou dtriors prsentent autant de risques que les produits prims. Les diffrents types de mdicaments, tels que les liquides, comprims ou produits injectables, subissent diffrents types de dgradation. Vrifiez que le conditionnement na pas t ouvert. A louverture dune boite, identifiez dventuels changements de couleur ou daspect. Ne pas utiliser les produits devant toute dtection de problme de qualit ou de signe de dtrioration

9. Identifiez les produits en surstock et ceux qui ne sont plus utiliss dans votre tablissement.
Quand la consommation mensuelle est faible par rapport la quantit disponible en stock, les produits risquent de ne pas pouvoir tre utiliss avant la date de premption. Avant que la date de premption ne soit dpasse, informez la Direction Dpartementale de la Sant pour un ventuel transfert avec dautres CSS.

10. Conservez une trace du retrait des produits.

Veillez enregistrer systmatiquement tous les produits dtriors ou de mauvaise qualit que vous retirez du stock. Notez sur la fiche de stock la date de la sortie.

INDICATEURS DE PROBLEMES DE QUALITE OU DE DETERIORATION

(Ne pas utiliser ces produits devant toute dtection de problme de qualit ou de signe de dtrioration)

CONDITIONNEMENT, vrifiez : Conditionnement cass ou dchir (flacons, bouteilles, botes, etc.) : ETIQUETTES, vrifiez :

Etiquettes manquantes, incompltes ou illisibles

LIQUIDES, vrifiez :

Changement de couleur Turbidit (aspect trouble) Prsence dun sdiment Rupture de la capsule sur les flacons, Ampoules, bouteilles ou flacons fls Prsence dhumidit ou de moisissures dans
lemballage PRODUITS EN LATEX, vrifiez :

COMPRIMES (PILULES), vrifiez : Changement de couleur Comprims dsagrgs Comprims manquants (dans lemballage plastique thermoform) Aspect poisseux (en particulier pour les comprims enrobs) Odeur inhabituelle GELULES, vrifiez :

Changement de couleur Aspect poisseux Glules crases

SOLUTIONS INJECTABLES, vrifiez :

Le liquide ne reforme pas une suspension aprs

agitation PRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIF IINTRA-UTERIN), vrifiez : Emballage dchir ou fendu Parties manquantes Parties casses ou tordues Humidit lintrieur de lemballage Emballage tach TUBES, vrifiez : CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLE DALUMINIUM, vrifiez : Perforations de lemballage REACTIFS CHIMIQUES, vrifiez :

Secs Friables, cassants Craquels

PRODUITS EN LATEX LUBRIFIE, vrifiez :

Emballage poisseux Produit ou lubrifiant ayant chang de couleur Emballage tach Fuite du lubrifiant (emballage humide)

Tubes poisseux Contenu qui fuit Perforations ou trous dans le tube

Changement de couleur

ORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIE FACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!

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Chapitre 3 : Comment tenir les supports de gestion

Il est important denregistrer avec prcision tous les mdicaments et autres produits pharmaceutiques en stock. Ceci vous permet de suivre les mouvements dentre et sortie des produits, mais aussi de savoir : quels sont les produits disponibles dans le stock quelle est la quantit de chaque produit dans le stock quelles sont les consommations rgulires quand et en quelle quantit re-commander un produit. Les principaux outils de gestion des mdicaments au niveau de la CSS sont :

I. La fiche de stock
La fiche de stock est llment de base de la gestion des mdicaments dans la pharmacie. Chaque produit en stock doit avoir une fiche de stock. Il doit avoir diffrentes fiches de stock pour les diffrentes formes dun mme produit. La fiche de stock doit tre accroche sur ltagre, ct du produit ou bien place avec le produit sur ltagre. Elle est utilise pour retracer les mouvements du produit, par exemple la date dentre ou sortie du produit, la date de premption Dans le cadre, en haut de la fiche de stock, figurent les informations suivantes : Le nom du dpartement sanitaire Le nom de la circonscription socio- sanitaire Le numro de la fiche Le nom du produit (dsignation) La forme galnique : comprim, sirop, injection, etc. Le dosage Le conditionnement du produit : bote, flacon, etc. La consommation mensuelle moyenne Le stock minimum La fiche de stock comporte galement des colonnes pour enregistrer les informations relatives aux mouvements du produit : DATE : quel moment larticle est entr ou sorti de la pharmacie ENTREES : nombre dunits reues la pharmacie (boite, flacon, tube, etc.) SORTIES : nombre dunits sorties de la pharmacie STOCK RESTANT : nombre dunits restant dans le stock DATE DE PEREMPTION OBSERVATIONS

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Modle de Fiche de stock

FICHE N MINISTERE DE LA SANTE DIRECTION GENERALE DE LA SANTE DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE.. CSS DE.. FICHE DE STOCK PRODUIT PHARMACEUTIQUE

DESIGNATION : FORME, DOSAGE, CONDITIONNEMENT : CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE..... STOCK DE MINIMUM DATE ENTREES SORTIES STOCK RESTANT DATE DE OBSERVATIONS PEREMPTION

Pour remplir la fiche de stock :

Utilisez un stylo pour enregistrer le PRODUIT, le NUMERO DE LA FICHE, le CONDITIONNNEMENT et toutes les informations relatives aux mouvements des produits. Ces informations ne sont pas susceptibles de changer. Utilisez un crayon pour le STOCK MINIMUM et la CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE. Ces informations sont susceptibles de changer. Utilisez un stylo dune couleur diffrente (par exemple rouge), pour les ENTREES, DATE DE PEREMPTION et INVENTAIRE.

Les informations enregistres dans les colonnes ENTREES et SORTIES portent sur des quantits de conditionnements entiers. Linformation contenue dans la colonne STOCK RESTANT vous aide dterminer sil est temps de dclencher la commande et quelle quantit commander. Dans la colonne DATE DE PEREMPTION, inscrivez la date de premption des produits que vous recevez. Ninscrivez quun seul mouvement par ligne (soit une entre, soit une sortie). Notez la date.

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II. Le bon de commande

Le bon de commande est loutil de passation des commandes auprs de la COMEG. Il se prsente en deux exemplaires (auto-carbons) : un exemplaire qui reste au niveau de la CSS et sert comme lment de supervision et / ou de contrle au moment de la livraison ; un exemplaire qui reste la COMEG comme preuve de livraison et pour le traitement des donnes de distribution. Ce traitement donne suite au rapport de distribution et au rapport dactivits qui servent leur tour la planification des achats et au monitoring des programmes de sant. La colonne dsignation comprend la description de larticle sous sa dnomination commune internationale (DCI) ainsi que le dosage, la forme pharmaceutique et le conditionnement.

Modle de Bon de commande

MINISTERE DE LA SANTE DIRECTION GENERALE DE LA SANTE DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE.. CSS DE.. Date

BON DE COMMANDE

DENOMINATION COMMUNE INTERNATIONALE

QUANTITE A COMMANDER

PRIX UNITAIRE

PRIX TOTALE

OBSERVATIONS

TOTAL DE LA COMMANDE EN FCFA

Le pharmacien responsable

Le Mdecin chef de la CSS

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III. Le registre des entres

Il renferme les informations concernant la livraison des produits pharmaceutiques. Il doit tre rempli chaque fois que vous rceptionnez une commande. Enregistrez les informations suivantes dans le registre des entres: DATE de livraison NUMERO DU BORDERAU DE LIVRAISON PRODUITS REUS et leur QUANTITE SIGNATURE DU MEMBRE DU PERSONNEL (personne qui rceptionne la commande)

Modle de Registre des entres Numro du bordereau de livraison

Date

Produits reus Quantit livre

Signature

IV. Le registre des sorties

Le registre des sorties renferme toutes les informations relatives aux produits sortis de stock. Il est rempli aprs avoir servi les produits conformment la demande des formations sanitaires, formule travers leurs bons de commande. Les informations recueillir dans le registre des sorties concernent la date, la dsignation (en DCI), la quantit livre, le prix unitaire et le prix total des produits ainsi que leur destination. Les remarques ventuelles seront notes dans la colonne OBSERVATION.

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Modle de Registre des sorties

Date Dsignation, (Forme, Dosage, Conditionnement) Quantit livre PU PT Destinataire Observation

LA BONNE TENUE DES DOCUMENTS DE GESTION VOUS AIDE A SAVOIR QUAND PASSER UNE COMMANDE ET QUELLE QUANTITE COMMANDER!

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Chapitre 4 : Comment passer une commande

Une gestion des stocks efficace signifie que les produits sont disponibles pour les patients qui en ont besoin. Les produits sont dautant plus susceptibles dtre disponibles si vous commandez rgulirement les quantits requises. En gnral, le calcul des quantits de produits commander doit tre bas sur les quantits de produits utilises ou leur consommation antrieure.

Pour passer une commande :

1. Calculez la consommation moyenne mensuelle de chaque produit en stock.
La consommation mensuelle dun produit est le nombre dunits que votre CSS utilise pendant un mois. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois. Par consquent, la consommation moyenne mensuelle (CMM) est la quantit qui est calcule pour tre consomme pendant un mois. Calcul de la CMM Comptez le nombre dunits sorties par mois depuis que vous avez commenc tenir des fiches de stock. Une priode de 12 mois est adquate pour calculer la CMM. La consommation varie selon les mois, en fonction des commandes des formations sanitaires. Additionnez le nombre dunits sorties au cours de chaque mois considr. Divisez la somme par le nombre de mois considrs. Le rsultat correspond la consommation moyenne mensuelle. Cest la quantit habituellement consomme dans votre CSS pendant un (1) mois. Si vous utilisez pour la premire fois des documents de gestion, calculez la consommation moyenne mensuelle aprs 3 mois puis recalculez-la aprs 6 mois, puis aprs 12 mois. Le calcul de la consommation moyenne mensuelle nest pas valide si le produit a connu des ruptures de stock pendant les mois considrs (que ce soit au niveau de votre stock quau niveau du stock de la COMEG). Si vous tes dans cette situation, calculez la consommation moyenne mensuelle uniquement pour les mois pendant lesquels le produit a t disponible. Gardez vos documents jour. Actualisez votre consommation moyenne mensuelle chaque anne. Additionnez le nombre dunits de chaque produit dlivres chaque mois pendant lanne coule et le nombre dunits de chaque produit dlivres au cours de lanne prcdente. Divisez le nombre total dunits par le nombre total de mois considrs. La mise jour des comptes et des moyennes donne une ide prcise de la consommation antrieure. Elle permet de mettre en vidence les augmentations ou diminutions de la consommation en fonction des saisons, des pidmies ou dautres causes particulires votre aire de sant.

2. Dterminez la frquence des livraisons dans votre pharmacie de CSS.

Lorganisation des livraisons peut varier dun endroit lautre :

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La COMEG peut vous fournir des produits pharmaceutiques selon un calendrier quelle a fix, (par exemple, tous les 3 mois ou tous les 6 mois), ou selon les directives des programmes spcifiques Les produits peuvent vous tre livrs de faon rgulire quand les conditions le permettent. Mais le rythme des livraisons peut tre perturb par des conditions climatiques ou des problmes de transport.

3. Dterminez le facteur de rapprovisionnement de votre pharmacie de CSS.

Le facteur de rapprovisionnement est le chiffre qui permet de calculer en quelle quantit chaque produit doit tre command. Le facteur de rapprovisionnement correspond lintervalle entre deux approvisionnements en mois x 2. En utilisant ce facteur dans votre CSS, vous passerez vos commandes moins frquemment. Vous disposerez des produits ncessaires en temps voulu.
FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT

Le facteur de rapprovisionnement est 2 si les produits sont livrs 1 fois par mois. (1 x 2 = 2) Le facteur de rapprovisionnement est 6 si les produits sont livrs tous les 3 mois. (3 x 2 = 6) Le facteur de rapprovisionnement est 12 si les produits sont livrs tous les 6 mois. (6 x 2 = 12)

4. Calculez le STOCK MINIMUM de chaque produit en stock.

Le STOCK MINIMUM dun produit vous indique : quand passer une commande, quelle quantit commander, quelle est la consommation dans votre CSS pendant une priode donne. Utilisez le facteur de rapprovisionnement adapt votre CSS pour calculer le STOCK MINIMUM de tous les produits en stock. Ceci est important. Le maintien des STOCKS MINIMUM vous permet en principe de disposer des produits ncessaires en quantit suffisante, mme si une livraison programme ntait pas effectue. Pour calculez le STOCK MINIMUM dun produit : Prenez le facteur de rapprovisionnement correspondant la frquence de vos livraisons. Multipliez la consommation moyenne mensuelle du produit par le facteur de rapprovisionnement. Le rsultat est le STOCK MINIMUM

Exemple : Calculer le stock minimum

A la pharmacie de la CSS de Gamboma, les produits sont livrs chaque mois. Le facteur de rapprovisionnement est 2. La consommation moyenne mensuelle des comprims pdiatriques de Cotrimoxazole (sulfamthoxazole + trimthoprime 100 + 20 mg) est de 3 botes. Le stock minimum du Cotrimoxazole est de 6 botes. 3 x 2 = 6 CMM FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT STOCK MINIMUM Si les produits taient livrs tous les 3 mois, le facteur de rapprovisionnement serait 6. Le stock minimum du Cotrimoxazole serait de 18 botes. 3 CMM x 6 = 18 FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT STOCK MINIMUM

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Si la consommation moyenne mensuelle dun produit change, effacez le STOCK MINIMUM inscrit sur la fiche de stock. Calculez le nouveau STOCK MINIMUM. Utilisez un crayon pour inscrire le nouveau chiffre sur la fiche. Tenez compte du nouveau chiffre pour dterminer les quantits commander.

5. Dterminez quand passer la commande et quelle quantit commander.

Lorsque le STOCK RESTANT atteint le niveau de STOCK MINIMUM, il faut passer la commande. La quantit commander est gale au STOCK MAXIMAL moins le STOCK MINIMUM : STOCK MAXIMAL - STOCK MINIMUM = quantit commander Le stock maximal est le stock ncessaire pour couvrir les besoins de la population dune aire de sant pendant une priode donne sans surstockage. Toute commande doit ramener le stock minimum au niveau du stock maximum. EXEMPLE : DETERMINER QUELLE QUANTITE COMMANDER

Il y a 11 botes de Cotrimoxazole dans le stock : Le STOCK MAXIMAL du Cotrimoxazole est 25 Le STOCK RESTANT est de 11 botes Calculez 25 - 11= 14. Commandez 14 botes pour revenir au STOCK MAXIMAL de 25.

6. Passez une commande des produits dont vous avez besoin.

La CSS passe les commandes selon le calendrier dapprovisionnement pr-tabli par la COMEG. Remplissez le bon de commande lisiblement, en lettres capitales afin dtre compris par tous. Notez la date de la commande. Spcifiez le nom de chaque produit, son dosage, sa forme et son conditionnement. Commandez la quantit ncessaire. Signez le formulaire et faites contresigner par le Mdecin Chef de la CSS. Envoyez ou remettez votre commande la COMEG

EFFECTUER VOS COMMANDES EN VOUS BASANT SUR LA CONSOMMATION ANTERIEURE GARANTIT LE MAINTIEN DU NIVEAU DE STOCK REQUIS!

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Chapitre 5 : Comment rceptionner une commande

Les pharmacies des CSS sont approvisionnes par la COMEG. La livraison seffectue la pharmacie de la CSS. La personne charge de rceptionner les produits doit les contrler au moment de la livraison, en prsence du livreur. La livraison doit correspondre la commande. Cette personne doit vrifier quaucun produit ne manque ou nest avari, que les produits livrs sont conformes aux critres de qualit et ne sont ni prims ni proches de la premption. Il arrive que la livraison ne corresponde pas la commande. Il peut sagir de produits manquants ou de produits livrs en quantit infrieure la quantit commande mais aussi de produits prims ou proches de ltre, endommags ou de mauvaise qualit. Les livraisons non conformes doivent tre signales la COMEG.

Pour rceptionner une commande

1. Rceptionnez vous-mme les produits.
Le pharmacien de la CSS ou le gestionnaire de la pharmacie doit tre prsent pour rceptionner les produits lors de la livraison. Passez en revue le bordereau de livraison qui accompagne. Vrifiez que le nombre de cartons reu est gal au nombre inscrit sur le bordereau.

2. Vrifiez lintgrit des cartons demballage pour sassurer quaucun produit ne manque.
Vrifiez si des cartons ont t ouverts. Le fond du carton a pu tre ouvert dlicatement et des articles de petites tailles ont pu tre retirs. Quelquun peut avoir vid une bote de son contenu, replac la bote vide dans le carton et referm soigneusement le fond du carton. Le contrle du nombre et de ltat extrieur des cartons peut dissuader dventuels voleurs de drober les produits livrs. Si vous dcouvrez que quelque chose a disparu, vous devez le signaler la COMEG

3. Conservez dans un dossier les documents de livraison.

Conserver les documents de livraison permet didentifier et de corriger les problmes qui pourraient survenir. Le bordereau de livraison mis par la COMEG doit tre vrifi et sign par le Livreur et la personne qui rceptionne la commande. Aprs vrification, les bordereaux de livraison sont classs dans un chrono.

4. Vrifiez la date de premption de tous les produits.

Nacceptez PAS de produits prims. Les produits prims peuvent tre nocifs pour le patient ou navoir aucune efficacit. Retournez la COMEG tous les produits prims ou proches de la premption reus avec la commande.

5. Vrifiez laspect gnral de chaque produit livr.

Recherchez les produits endommags ou dtriors. Les mdicaments de mauvaise qualit ou qui ont subi des manipulations intempestives peuvent tre dangereux. Ne les acceptez PAS.

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a. Vrifiez les produits ncessitant une chane de froid. Contrlez et rangez ces produits en priorit. Si les mdicaments conserver au rfrigrateur ne sont pas livrs dans un emballage rfrigr, ils peuvent tre altrs. Ne les acceptez PAS. b. Vrifiez la couleur des mdicaments et vaccins. Si les mdicaments ou les vaccins ont chang de couleur, ils sont dtriors. Ne les acceptez PAS. c. Recherchez les conditionnements casss, les fuites de liquide. Retirez avec prcaution les conditionnements casss. En cas de fuites de liquide, retirez et liminez tous les produits endommags. d. Recherchez les conditionnements non scells et les produits ne portant pas dtiquette. Les produits conservs dans des conditionnements non scells peuvent avoir t manipuls. Il est dangereux dutiliser des produits ne portant pas dtiquette. Ne les acceptez PAS. e. Inspectez les comprims et glules. Ouvrez les conditionnements scells uniquement si vous suspectez une dtrioration. Une fois la bote ouverte, vrifiez la qualit. Sentez le contenu de la bote. Versez quelques comprims ou glules sur une surface propre, par exemple sur un plateau ou une feuille de papier pose sur une table. Si les comprims ou glules : ont une odeur inhabituelle, ils peuvent avoir t dtriors. Ne les acceptez PAS. sont casss, rduits en poudre, poisseux, fendus ou gonfls, ils peuvent avoir t endommags. Ne les acceptez PAS. g. Inspectez les solutions injectables. Agitez le flacon. Observez-le la lumire. Une solution limpide ne doit pas contenir de particules rflchissant la lumire. La prsence de petites particules indique que le produit est dtrior. Nacceptez PAS le flacon.

Mettez les produits endommags ou de mauvaise qualit dans un carton que vous retournerez la COMEG.
h. Rangez les produits de bonne qualit leur place respective immdiatement aprs linspection. Ceci permet de maintenir la pharmacie constamment en ordre.

6.

Enregistrez les informations concernant la livraison dans le registre des entres. VERIFIEZ LES DATES DE PEREMPTION ET LA QUALITE DES PRODUITS. REMPLISSEZ LES FICHES ET RANGEZ LES PRODUITS DANS VOTRE PHARMACIE!

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Chapitre 6 : Comment distribuer les mdicaments

Distribuer les produits pharmaceutiques consiste appliquer les bonnes pratiques de distribution savoir : examiner le bon de commande, prparer les colis et les livrer aux clients (formations sanitaires) selon un calendrier pr-tabli. Les CSI et hpitaux de premire rfrence viennent sapprovisionner la pharmacie de la CSS. La frquence dapprovisionnement est de 1 fois par mois.

Pour distribuer des mdicaments

1. Examinez le bon de commande prsent par la formation sanitaire
Les CSI disposent de bons de commande/livraison. Le bon de commande/livraison doit porter la dsignation des produits demands en DCI ainsi que leurs quantits. Une estimation du prix unitaire et du prix total de la commande doivent galement figurer sur le bon.

2. Retirez des tagres, dans la salle de stockage tous les produits demands en respectant la rgle de PREMIER EXPIRE PREMIER SORTI 3. Mettez jour les fiches de stocks au fur et mesure que les produits sont retirs des rayons.
4. Compltez le bon de commande/livraison dans la partie QUANTITE LIVREE

5. Mettez dans un carton non scelle, les produits en tenant compte des formes pharmaceutiques 6. Contrlez avec la personne charge de rcuprer les produits pour la formation sanitaire, la conformit des produits avec le bon de commande. 7. Remplissez le registre de sortie.

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Chapitre 7 : Comment raliser un inventaire

Linventaire physique est lopration consistant compter manuellement le nombre de produits de chaque type prsents dans la pharmacie un moment donn. Il permet de vrifier si le nombre de produits en stock correspond au nombre inscrit dans la colonne STOCK RESTANT de chaque fiche de stock. Au niveau de la pharmacie de CSS, les inventaires sont trimestriels

1. Tracez une double ligne en dessous de la dernire opration enregistre sur la fiche de stock. Vous pouvez utiliser un stylo de couleur
diffrente (rouge) pour tracer ces lignes et noter les informations relatives linventaire.

2. Inscrivez la DATE laquelle linventaire a t effectu. Inscrivez le mot "Inventaire physique" sur toute la largeur des colonnes. 3. Comptez le nombre dunits du produit disponible sur les tagres (par exemple, de botes). Le nombre dunits dcomptes constitue
linventaire physique.

4. Enregistrez le rsultat de linventaire dans la colonne STOCK RESTANT. Si le rsultat de linventaire ne correspond pas au rsultat attendu,
cest--dire au rsultat initialement inscrit dans la colonne STOCK RESTANT mentionnez "cart" dans la colonne OBSERVATIONS, calculez la diffrence entre la quantit attendue et la quantit relle et notez-la sur la fiche.

5. Tracez une double ligne avant et aprs avoir not le rsultat de linventaire physique. Ces doubles lignes mettent en vidence le rsultat de
linventaire.

6. Cherchez la raison des carts entre linventaire et la fiche de stock.

Si le rsultat de linventaire ne correspond pas au rsultat attendu, CHERCHEZ-EN LA RAISON. Il se peut que le nombre rel de produits stocks soit suprieur ou infrieur celui qui est indiqu sur la fiche de stock. Quelquun peut avoir oubli denregistrer un mouvement sur la fiche de stock. Dterminez qui tait de service, qui avait les cls du stock. Soyez attentif, dans les jours qui suivent, toute activit qui vous semblerait inhabituelle. Sil manque une fiche de stock, CHERCHEZ-EN LA RAISON. Etablissez une nouvelle fiche de stock. Indiquez, quil sagit dune fiche de remplacement. Si vous retrouvez lancienne fiche, mettez-la jour en y reportant toutes les informations enregistres sur la fiche de remplacement, puis dtruisez la fiche de remplacement. Archivez les anciennes fiches de stock et conservez-les pendant la dure de cinq ans. Elles vous permettent danticiper les variations probables de stock. Ces fiches contiennent des informations utiles sur les consommations de mdicaments et autres produits pharmaceutiques en fonction des saisons, des pidmies ou dautres causes.

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Exemple de FICHE DE STOCK aprs linventaire

FICHE N : P500 MINISTERE DE LA SANTE DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE.. CSSDE..

FICHE DE STOCK PRODUIT PHARMACEUTIQUE

DESIGNATION : PARACETAMOL 500 MG Comprim CONDITIONNEMENT 1000cp CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE..... STOCK MINIMUM3 DATE 30/04 05/05 30/05 07/06 15/06 22/09 30/06 Inventaire physique 6 2 ENTREES Report 1 3 1 SORTIES 5 2 1 7 5 5 01/2011 STOCK 6 DATE DE PEREMPTION 08/2010 OBSERVATIONS

Les rsultats de linventaire sont galement consigns dans la fiche dinventaire Cette fiche comprend les informations suivantes : Date Numro dordre Dsignation La quantit thorique (telle que mentionne dans le registre de sorties journalires) La quantit physique (constate au moment de linventaire) Lcart (diffrence entre la quantit thorique et la quantit physique) La date de premption Les observations Un espace est prvu pour noter les recommandations, les activits entreprendre et les signatures de ceux qui ont particip linventaire.

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Modle de Fiche dinventaire Fiche dinventaire Date : N Dsignation Quantit thorique Quantit physique Ecart Date de Observations premption

Recommandations gnrales Activits entreprendre

Participants linventaire

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Chapitre 8 : Le rapport dactivits de la pharmacie de la CSS

Le rapport dactivits permet dinformer sur le volume de transactions, rceptions et distributions / ventes, en nombre et en valeur. Il donne en plus une indication des besoins non servis (ruptures de stock) Le rapport dactivits fournit une bonne ide de la charge de travail et permet de suivre la performance de la pharmacie. Modle de formulaire du rapport dactivits MINISTERE DE LA SANTE Direction Gnrale de la Sant Direction Dpartementale de.. PHARMACIE DE LA CSS DE . RAPPORT DACTIVITES Acquisition Nombre de fournisseurs Nombre de commandes Nombre de produits commands Nombre de produits reus Pourcentage de produits reus Valeur des produits reus Gestion Nombre de produits prims Pourcentage de produits prims Valeur des produits prims Nombre de produits avaris Pourcentage de produits avaris Valeur des produits avaris Nombre de produits en rupture Pourcentage des produits en rupture Dure moyenne de rupture de stock Sortie / Distribution Nombre de clients Nombre de commandes Nombre de produits commands Nombre de produits livrs Pourcentage de produits livrs Valeur des produits livrs Observation

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Liste des cadres ayant particip llaboration du manuel :

Jacques ONDZE, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Mdicament Jean Pierre MOSSESSABEKA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Mdicament Jules BOUETE, Service de la Coordination de laction sanitaire Charlotte MOEBO, Service de la Coordination de laction sanitaire Jean Serges ASSEMENKOUM, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Mdicament Elisabeth DIBANTSA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Mdicament Louis GAMBARA, Directeur Dpartemental de la sant des Plateaux Zphirin MOUKO, Directeur Dpartemental de la sant de la Lekoumou Jean Michel BIAZO, Directeur Dpartemental de la sant du Kouilou Ren MALELA, Directeur Dpartemental de la sant du Pool Lon ESSOVIA, Directeur Dpartemental de la sant de la Likouala Rigobert MBOUKA, Directeur Dpartemental de la sant de la Cuvette Adolphe LOUMOUAMOU, Directeur Dpartemental de la sant de la Bouenza Mathias OTTA, Pharmacien, Direction dpartementale de la Sant de Brazzaville Jean LEBVOUA, Pharmacien, Direction dpartementale de la Sant de la Cuvette Destin MOSSIMBI, Pharmacien responsable de la gestion des stocks, COMEG Crpin AKENANDE, Pharmacien responsable des approvisionnements, COMEG Jacques OPANGO, Pharmacien, CSS Ouenz Dieudonn LOUMOUAMOU, Mdecin chef, CSS Maklkl Lucien OBAMBI, Pharmacien, CSS Moungali Didier MOSSOMELE, Pharmacien, CSS Talanga Yvonne NGOKOUBA, Pharmacienne chef, Hpital de Talanga Maixent APELE, Pharmacien, Hpital de Talanga Alphonse AWOUANDZA, Pharmacien, Direction dpartementale de la Sant de Pointe-Noire Marcel OLLION, Directeur Dpartemental de la sant de la Sangha Raphal ISSOIBEKA, Mdecin Chef, CSS de Talanga Dominique OBISSI, Mdecin Chef, CSS de Poto-Poto Jean Bruno MOKOKO, Pharmacien Chef, CHU Jean Marel IBENI, Direction dpartementale de la sant du Niari Boniface OKOUNGA, Inspection des pharmacies Jacques NDION-NGANDZIEN, Direction de la sant familiale MALONGA TSIEYA, Mdecin Chef, CSS de Mfilou Raymond ETEMABEKA, Pharmacien, CSS Maklkl Jacques POATY, Pharmacien, CHU Ray MANKELE, Conseiller aux mdicaments essentiels, OMS.

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