INTRODUCCIN Derivado del trabajo realizado por los estudiantes de la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala

durante el segundo semestre del ao 2008, sobre el anlisis de la presentacin de los Estados Financieros Bsicos y sus revelaciones en base a: NICS, NIIF y PCGA, para el curso de Seminarios de casos de contabilidad, a continuacin se presenta un resumen de los aspectos mas relevantes de dicho anlisis. El presente documento tiene una estructura que permite al lector llegar a comprender las diferencias y las similitudes entre las anteriores normas y principios. En la primera parte se contextualiza sobre los trminos a utilizar, es decir a que nos referimos cuando mencionamos NICS, NIIF, PCGA y Leyes. En la segunda parte se presentan las consideraciones generales para la presentacin de los Estados Financieros, abordando un anlisis comparativo entre la norma y los principios y cuando sea el caso con las leyes. En la parte final del documento se presentan los esquemas de los Estados Financieros y Flujo de Efectivo segn las NICS y las NIIF, para lo cual se plantea primero el esquema y luego una breve explicacin. AUDITORIA OPERACIONAL. Hoy en da las empresas, se ven fortalecidas con la asimilacin de la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de informacin, etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestin empresarial en forma cualitativa y mensurable para lograr que los consumidores, clientes y usuarios satisfagan sus necesidades. En este contexto que el sistema de control asume un rol relevante porque a travs de sus evaluaciones permanentes posibilitan maximizar resultados en trminos de eficiencia, eficacia, economa, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La instrumentalizacin de los sistemas de control se da a travs de las auditorias que se aplican en las empresas dentro de un periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc como parte de la evaluacin. La articulacin de los rganos de control, asesora, apoyo de una organizacin social en conjunto posibilita el cumplimiento de los fines empresariales. Este planteamiento posee singular importancia cuando se aplican auditorias especificas debiendo ejercitar el control posterior al mbito poltico, administrativo, operativo; para que los resultados contribuyan al relanzamiento empresarial. CONCEPTO DE AUDITORIA. Es la investigacin, consulta, revisin, verificacin, comprobacin, y evidencia aplicada a la empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinin que muestre lo acontecido en el negocio, requisito fundamental es la independencia. CONCEPTO DE AUDITORIA OPERATIVA. Es la valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo, polticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa. OBJETIVO O PROPSITO. La auditora operativa formula y presenta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomas adversos evidente en la eficiente administracin.

El objetivo de la auditoria operativa es identificar las reas de reduccin de Costos, mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. La auditoria operativa determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiente, econmica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el de determinar si la produccin del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticos que as como tambin los Estados Financieros. La auditoria operativa determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de poltica, procedimientos y prcticas contables defectuosas. La auditoria operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado durante el ejercicio. Determinar la razonabilidad de la poltica y normas que se dan en la empresa. Revisar la financiacin de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado. ORIENTACIN. En la auditoria operativa la informacin est dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyeccin al futuro y retrospeccin al pasado cercano. Al realizar una auditoria operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razn defectuosa y as obtener efectos que beneficien a la organizacin, no solo al presente sino tambin al futuro. Una evaluacin de la efectividad de los procedimientos y prcticas requiere de cierta revisin o estudio preliminar con el fin de conocer como funcionan dichos procedimientos y prcticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad. Basndose en dichas revisiones es posible identificar asuntos especficos como reas problema y deficiencias que requieren de ms estudio, todo esto obviamente a dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organizacin de las actividades de los organismos pblicos en la planificacin, formacin de presupuesto, Contabilidad y control. Una aplicacin ms selectiva de los recursos de auditoria se hace necesario, excepto para cualquier actividad o aspecto que debe ser examinado por un requisito legal, los requisitos de auditoria deben ser normalmente dirigidos a aquellas actividades y aspectos que parecen ofrecer el ms grande potencial para el mejoramiento constructivo. METODOLOGA. No existe aun una metodologa que aplique un auditor operativo en la realizacin de su labor; el auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Bsicamente se aplican cuatro caractersticas de la auditoria operativa: FAMILIARIZACIN. Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados. VERIFICACIN. Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los auditores usualmente estn interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto y Costo. EVALUACIONES Y RECOMENDACIN.

Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est totalmente seguro; como resultado de su examen. INFORMAR DE LOS RESULTADOS A LA DIRECCIN. El auditor debe reservarse para la conclusin del examen, los auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las diferencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin General como de la Operativa. MEDICION. El examen y evaluacin en una auditoria operativa se indica que se han efectuado de acuerdo con los principios y normas de administracin y los requerimientos propios de la naturaleza de las actividades, reas, sistemas, etc. Si la gerencia como parte de sus sistemas de control, ha desarrollado tcnicas para medir o evaluar el rendimiento frente a objetivos a criterios pre-determinados; el auditor deber inquirir con respecto a dichas tcnicas para ver si el puede aplicarlas en su labor; sin embargo no deber utilizarlos ciegamente, deber convertirse de su lgica y validez como base para la evaluacin del rendimiento. En estas circunstancias debe de intentar medir el rendimiento con normas precisas, el auditor deber tratar de determinar si existe desperdicio o si existe una manera menos costosa o quizs efectiva de ejecutar las operaciones bajos examen. Los auditores actuales tienen muchas tcnicas sofisticadas para ayudar a los directores. Las tcnicas de desarrollo de las operaciones, el proceso electrnico de datos, la inferencia estadstica y la medicin del trabajo indirecto son solo algunas, segn sea la amplitud con la que se demuestre a la direccin la habilidad de los auditores para realizar un servicio en cualquier sector de la Empresa, ser mayor la aceptacin que tendrn por parte de la direccin y podrn mejorar su estatus en la Empresa y en la profesin. El auditor puede aplicar adems tcnicas de anlisis financiero a las estadsticas operativas que podran sugerir reas, problemas o condiciones que ejercen influencia sobre un rendimiento desfavorable de las inversiones operativas. GRADO DE DIFICULTAD. En la auditoria operativa durante el desarrollo del examen existen muchas dificultades al redactar el examen de auditoria; por ser cada examen un caso nico; cada actividad requiere de una clase de explicacin distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el informe del auditor va a ser ledo tambin por la direccin General debe ser comprensible para cualquier lector inteligente, sin importar sus conocimientos especficos. El auditor operativo debe ser por lo tanto un productor experto del lenguaje tcnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtencin de resultados efectivos y tiles a la empresa. Debido a que su trabajo del auditor lo lleva a conocer todas las reas de una organizacin debe sentirse cmodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopcin rpida y fcilmente a las formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organizacin. Se considera al auditor operativo como un rival o crtico de aquellos con los que trata, debido a los errores internos en las que pudieran encontrarse las diferentes reas; siendo su inters del auditor operativo mejorar la operatividad del negocio en lugar de recibir felicitaciones por descubrir errores considerndose como dueo del negocio. OPORTUNIDAD DE INFORMACIN.

La auditoria operativa por su propia naturaleza est orientada hacia el futuro la justificacin de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro ms saludable para la empresa, a travs del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economa empresarial. Los informes escritos por auditoria operativa no son muy distintos de los emitidos en otros tipos de auditoria, pues aplican las mismas reglas, el informe debe ser realista, claro, conciso, contacto y persuasivo. Su contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto significativo de la administracin y gestin a la entidad. Pudiendo o no presentar sus Estados Financieros. Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de: - Reducir los Costos - Incrementar los ingresos - Crear una poltica para llenar un vaco que a causa de la ausencia de poltica afecta adversamente al organismo - Modificar una poltica que no satisface las necesidades del organismo - Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo. AUDITORIA OPERATIVA (REGLAS) Se define por estas reglas: Primero: los auditores deben de realizar su trabajo personalmente como lo hara un gerente si dispusiera de tiempo.

Segundo: los auditores deben suponer que ellos son los dueos del negocio, que son dueos de los beneficios y antes de recomendar un cambio o criticar una operacin, deben de preguntarse que haran si el negocio fuese realmente suyo. La auditoria operativa es una forma a travs de la cual los auditores internos enfocan sus trabajos, analizan los asuntos de su competencia y consideran los resultados; para ello deben adoptar las tcnicas y enfoques desde la perspectiva de un director. INTERES O USUARIOS. El auditor independiente es delegado por el consejo de administracin como responsable de informar a los accionistas, a la direccin y al pblico de la adecuacin de las manifestaciones de la direccin sobre la condicin financiera de los negocios y de los resultados financieros de operaciones por un periodo especifico, siendo ellos los principales interesados en conocer los objetivos logrados y metas alcanzadas. Las revisiones de los auditores de operaciones tienen mucho inters para el auditor independiente, pues sabe que la mayora de las cosas que ocurren dentro de una empresa tienen algn defecto sobre los libros de Contabilidad y sobre los Estados Financieros. A travs del trabajo del auditor de operaciones, el independiente puede asegurarse de la adecuacin y efectividad de los aspectos de operaciones de los sistemas de control. El inters de la colectividad por todo lo que significa, bienes de produccin economa del esfuerzo humano y aprovechamiento de recursos exigir con mayor fuerza en el futuro. ENFOQUE. Es una caracterstica eminentemente positiva, dirigido a la obtencin de mayores resultados de la Gestin Empresarial. Existen dos enfoques bsicos de auditoria operativa: ENFOQUE DE ORGANIZACIN.

La aplicacin de este enfoque est basado en la administracin de un departamento u otra unidad de mando. Examina adems de las funciones o actividades dentro de una organizacin la administracin de la misma, considera su sistema, su personal, sus mtodos de informacin, sus mtodos de evaluacin de personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa. Puede tambin realizar una descripcin microscpica de la estructura de la empresa, estudiar su forma desde numerosos ngulos. ENFOQUE FUNCIONAL. Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su conclusin; preferencia todas las funciones a travs de las unidades implicadas en ellas, estn menos pendientes de las actividades de la administracin general; dentro de las unidades que de su afecto de las funciones que revisan. Las auditorias funcionales son con frecuencia muy difciles por que realiza un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo frustrar tremendamente a quin trate de entender los muchos aspectos del flujo de trabajo. QUINES LO REALIZAN? La auditoria operativa es efectuada por un equipo de profesionales de diversas disciplinas segn la situacin a presentarse. La mayora de estos miembros sern Contadores Pblicos Colegiados (CPC) La ley del Contador Pblico No. 13253 dispone que efectuar y autorizar toda clase de operaciones de auditoria, corresponde a los Contadores Pblicos. La auditoria operativa puede ser realizada por el personal de la empresa, o por personas ajenas, el trabajo en equipo est conformado por Auditores, Contadores Pblicos profesionales, y profesional de entrenamiento prctico y formal de la profesin contable, sumndose a este equipo polivalente de auditoria personal, tcnicos profesionales de otras disciplinas como son: ingenieros, economistas, matemticos, abogados, especialistas en sistemas electrnicos, administradores de empresas, etc. Cada uno es responsable de colaborar en su rea de pericia. Los auditores deben realizar sus trabajos personalmente como lo hara un gerente si dispusiera de tiempo, tambin debe suponer que ellos son dueos del negocio, que son dueos de los beneficios y antes de criticar un cambio o criticar una operacin deben preguntarse que haran si el negocio fuese realmente suyo. El auditor de operaciones tiene la responsabilidad de ayudar tanto a la direccin operativa como a la general, a los directores operativos debe ofrecerles recomendaciones. Los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas internacionales de auditoria, principios de Contabilidad Generalmente aceptados, etc, todo concierne a la claridad, adecuacin y ejecucin del trabajo para elaboracin del informe respectivo realizado. PRODUCTOS Y SUBPRODUCTOS O RESULTADO DE LA AUDITORIA. El resultado de la auditoria operativa se pretende determinar si el personal en la Empresa est realmente cumpliendo con stas normas. El informe final explica las bases de la auditoria, las normas que se cumplieron y las que no; cuando estas no se han cumplido el rendimiento se considera deficiente y se requiere una accin correctiva. Evaluado el rendimiento, el auditor generalmente dirige hacia si mismo la informacin cuantitativa que contiene para medir la eficiencia, eficacia y economa con la que el trabajo se ha efectuado, se ocupa del rendimiento en reas como personal, trabajo, productividad y calidad del trabajo y Costo, considerando aspectos que le interesaron como: PERSONAL: Los auditores aplican medidas cuantitativas a muchos aspectos significativos de la fuerza del trabajo, incluye el nmero de empleados; relacin del personal, total de horas trabajadas. Regulares y extraordinarias y empleados directos o indirectos. CARGAS DE TRABAJO: El auditor aplica medidas cuantitativas de rendimientos a asuntos como el volumen nuevo, volumen de trabajo completo, etc.

CALIDAD: El auditor aplica medidas de calidad para determinar como se ha realizado el trabajo pudiendo ser el nmero de reclamaciones recibidas de clientes, el nmero de quejas del sindicato, el nmero de errores de facturacin producido entre otros. PRODUCTO IDEAL: El auditor aplica medidas cuantitativas para determinar la relacin entre las unidades de trabajo, teniendo como informacin facturas de clientes, talones de nomina preparados por horas trabajadas, pedidos de compra emitidos por da de trabajo, etc. ESTRUCTURA DEL COMIT, COMPOSICIN Y OPERCACION. Los comits debern establecerse para proporcionar una orientacin en la direccin y polticas sobre controles de desastres y seguridad de la empresa a auditar. El conjunto de organizaciones colaboradoras que son responsables de las operaciones deben ser adecuadamente representadas en los comits. Las actividades del comit deben realizarse con la filosofa de un negocio, incluyendo la planificacin anticipada de las reuniones, la provisin para las agencias detalladas, el registro, la evaluacin y solucin de las partidas y la preparacin y distribucin de las actas. NECESIDAD DE LA AUDITORIA OPERATIVA. La auditoria operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoria teniendo en cuenta los siguientes factores: Por competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el mbito comercial debe hacerse una auditoria ms especfica para que pueda ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y as estas poderlas superar mediante la informacin del auditor indicando recomendaciones y as hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales. Por alta direccin empresarial; teniendo la alta direccin de la empresa la necesidad de determina reas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y econmico de los objetivos empresariales. LA IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA. La auditoria operativa es importante por que es el instrumento de control posterior sobre la administracin en general. Tiene un significado ms importante para el sector pblico ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automtico que determina su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medicin de la Utilidad Neta, los ingresos y Gastos de la empresa estn ntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomarn medidas correctivas. En el sector pblico los intereses de una entidad normalmente vienen del sector pblico y no son producidos en relacin con sus gastos de operacin. Por este motivo la auditoria operativa es importante en el gobierno, y hay creciente inters en su aplicacin por los del organismo superior de control. La auditoria operativa con la finalidad de prestar un servicio de carcter gerencial, ya no contentndose de obtener una opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la eficiencia del control interno, tuvo la necesidad de conocerlas deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economa y efectividad. La importancia de la auditoria operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisin de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginacin y sentido comn para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecucin y valorizar los resultados obtenidos. La auditoria operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un

perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la auditoria operativa en ms breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta. FRECUENCIA DE AUDITORIA OPERATIVA. Una auditoria operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado especfico, sino ms bien se da cuando la gerencia o directivos de una organizacin lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las polticas de la organizacin as lo establecen. En el caso de existir carencia de polticas o la no-comprensin de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales reas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las reas funcionales y de los controles operativos, as como las carencia de controles administrativos u operativos en reas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan a lugar a la realizacin de una auditoria operativa donde el auditor podr desarrollar los antecedentes del cliente, los cuales influyen por ejemplo: El historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de producto, los canales usuales de distribucin, control de la produccin y la poltica de inventario, as como la inspeccin de otros servicios o seales de otros problemas. GRADO DE INDEPENDENCIA DEL AUDITOR. La importancia de la independencia y objetividad de un auditor no pueden ser exageradas. El debe sentirse libre por poner de manifiesto cualquiera de las conclusiones que sean justificadas. Para que el auditor operativo obtenga la mxima independencia de llevar a cabo sus revisiones deber estar situado dentro de la organizacin de tal modo que pueda informar al nivel ms real prctico de la empresa. Su efectividad se ver disminuida en aquellas reas de las cuales la responsabilidad operacional es de los funcionarios a cargo del auditor. Es importante que el auditor operativo proceda con cuidado desarrollando su programa lento y firmemente para as poder evitar serios obstculos; el desarrollo debe ser gradual y construido sobre la experiencia adquirida. Para el personal operativo sin historial es difcil distinguir entre el trabajo del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara que ambos utilizan tcnicas similares para aprobar; comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuacin de los controles protectores. El auditor es delegado por el consejo de administracin como responsable de informar a los accionistas, a la direccin y al pblico sobre la adecuacin de las manifestaciones de la direccin sobre la condicin financiera de los negocios y a los resultados financieros de operaciones de un perodo especfico. Los auditores internos de operaciones son responsables ante la direccin general de la adecuacin y efectividad del sistema en control a toda la organizacin; se ocupan de los registros financieros y su trabajo est dirigido generalmente hacia la manera en la que estos sirven a la direccin para tener operaciones con beneficios. HISTORIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA. La auditoria operativa naci por la necesidad que tena la alta direccin o gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuacin y validez de los informes operativos como de los informes financieros. El termino Operaciones surge como la designacin de actividades y funciones no financieras que aparecen en la declaracin de las responsabilidades de los auditores internos, publicada por el Instituto de Auditores Internos. En los ltimos 30 aos ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoria llamada Auditoria Operativa que tiene en consideracin el rpido conocimiento de la complejidad empresarial y el incremento de la atencin que las organizaciones hacen de su administracin. La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamrica, quin defini a esta tcnica como examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa, o cualquier componente de las mismas, tales como una divisin o departamento, as como de sus planes y objetivos, sus mtodos de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y humanos. Conforme se van creando diversas ciencias, tcnicas, mtodos, principios, actividades y dems lneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestin eficaz de las empresas, se da en el pas el establecimiento de la

auditoria operativa con el propsito de coactivar el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se proponen. AUDITORIA FINANCIERA VS. AUDITORIA OPERACIONAL. [pic] Como la mayora de las operaciones de la empresa repercute en sus estados financieros, al practicarse conjuntamente ambas clases de Auditoria se obtienen algunos beneficios muy claros: 1. Diagnstico sobre las operaciones que se llevaron a cabo en la empresa. 2. Recomendaciones de cmo 'mejorar las operaciones para lograr: una mayor eficiencia. 3. Dictamen ms acertado. Claro es el hecho de que cuando se prctica una auditoria conjunta (Financiera y operacional) se aplica otro concepto: el de Auditoria operativa del cual hablaremos ms adelante. EL PROCESO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL [pic] EL INFORME DE LA AUDITORA. La elaboracin del informe de auditora operativa es el punto final del proceso de captacin y tratamiento de la informacin obtenida de la organizacin auditada. Esta informacin ha de ser suficiente para que el auditor, con su experiencia y conocimiento, sea capaz de realizar un diagnstico y realizar unas recomendaciones La captacin de la informacin de auditora. La informacin es la materia prima con la que trabaja el auditor, esto da origen a pregunto-se: Qu informacin hay que buscar?, Dnde se encuentra?, Cmo darle una coherencia? y otras ms. El auditor operativo, antes de iniciar la recopilacin de informacin necesita: Saber que informacin es significativa y cual no lo es. Tener un esquema conceptual con el que ordenarla y clasificarla. Saber cuales son los medios para obtenerla. Saber cmo se puede obtener al menor coste posible. Obtencin de Informacin Explotacin de la informacin propia de la unidad de auditora. Anlisis documental. La informacin necesaria se puede obtener accediendo a las bases de datos corporativas, o a la memoria de actividades de la organizacin, sin necesidad de requerir informacin a la unidad auditada. Por ejemplo informacin relativa al personal o la ejecucin del presupuesto. Bsicamente se trata de realizar un anlisis documental que nos permita hacemos una composicin del lugar de la organizacin a auditar. Recogeremos informacin diversa, en cantidad y calidad, la analizaremos y la clasificaremos para su uso posterior. Dos recomendaciones: No recopilar informacin indiscriminadamente (costo tiempo y esfuerzo intelectual). Un estricto orden en la clasificacin de la informacin (tratamiento efectivo). Cuestionario de Chequero. Este cuestionario es til cuando la informacin propia es escasa y / o la unidad auditada se encuentra en una ubicacin lejana. La informacin obtenida a travs de l nos permite adelantar un prediagnstico, de la situacin de la unidad y orienta el trabajo de campo. Este cuestionario ha de tener un diseo estndar, idntico para todas las unidades a auditar, permitiendo as la comparacin del estado de una unidad con otras o de esta misma unidad en

diferentes instantes de tiempo. Observacin directa. Es una tcnica que nos permite captar con todos nuestro sentido la realidad de la organizacin y puede ser de dos tipos. No participante es aquella en que el auditor observa externamente el proceso sin interferir en ellos. Y participante es aquella en la que el auditor participa en los procesos de la unidad auditada, sea integrndose en el grupo y sus actividades. En cualquier caso hay que definir el objetivo de la observacin (cual es el motivo de su realizacin), las variables de la observacin (que queremos observar, planificacin de la observacin (que haremos durante la observacin y trascripcin de la observacin (como se expresara la observacin, por escrito, visualmente, etc) Entrevista. Es una tcnica til y arriesgada, sta representa la inversin del territorio laboral de una persona, es lgico por lo tanto reacciones defensivas e incluso hostiles. Una forma de 'rebajar" tensin est en adoptar una postura amigable y de colaboracin. El rendimiento de la entrevista depende de los siguientes factores (repartidos por igual entre el auditor y el entrevistado); la experiencia y los conocimientos del auditor y la predisposicin y los conocimientos del entrevistado. Cuestionarios Especficos. Tienen como finalidad obtener informacin ms especifica derivada de la entrevista y la observacin directa realizada con anterioridad Estos cuestionarios pueden ser de ndole diversa por su forma y contenido: cuestionarios cuantitativos o cualitativos, cuestionario sobre clima de organizativo, sobre liderato, sobre dedicacin a actividades, carga de trabajo, etc. Loa cuestionarios pueden dirigirse genricamente a la organizacin o a las personas, individualmente. El cuestionario es una tcnica barata pero presenta inconvenientes: hay una falta de feedback entre el auditor y encuestado; es posible que se produzca engao en las respuestas; las preguntas tienen una formulacin rgida; el tratamiento es engorroso si no se dispone de herramientas apropiadas, al mismo hay que considerar una elevada probabilidad de sesgo que existe en el cuestionario. Prueba de Verificacin. Consiste en realizar pruebas de los sistemas, equipos y/o procesos que estn siendo auditados. Las pruebas se centran exclusivamente en stos, sin tener en otras variables de la organizacin que estn incluidas en el proceso de auditora Ejemplo: un sistema de informacin o equipo informtico. El tratamiento de la Informacin. El tratamiento es la aplicacin de tcnicas especficas para cada variable significativa de los tres niveles organizativos. Las tcnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas. La decisin de tratar o no, ciertas informaciones o variables se puede sistematizar aplicando los mtodos: El anlisis ABC. Se basa en regla emprica que dada una poblacin de personas, objetos, etc, y una variable a controlar relacionada con los individuos de la poblacin, la mayor parte del valor agregado de dicha variable se concentra en una reducida parte de la poblacin, aproximadamente el 80% del valor agregado de la variable corresponde a un 20/ de la poblacin. La aplicacin directa de esta regla es que se puede controlar de manera suficiente la variable sencillamente controlando el reducido grupo que concentra la mayor parte del valor agregado de la variable, con lo cual se consiguen ahorros de costo y slo acta sobre aquello que verdaderamente es relevante. Se denomina ABC porque generalmente se divide la poblacin en tres grupos segn el porcentaje que representa respecto del total de la poblacin: A(5%) B(15%) C(80%). Para cada uno de los grupos se aplica una poltica de control distinta, en funcin de su relevancia. La comparacin con indicadores de referencia o indicadores de bench marketing.

Se basa en el establecimiento de unos indicadores de variables que consideramos significativas con unos valores que establecemos como ptimos, que son valores de referencia. Estos pueden ser los que se obtengan en una unidad de negocio de la organizacin que consideremos como paradigma de buen funcionamiento, o el valor medio del indicador entre todas las unidades de negocio o un valor medio del indicador para las organizaciones del sector. Si la variable medida tiene un valor del indicador por debajo del valor de referencia, estara justificado el tratamiento de la informacin. El diagnstico de la auditora. Realizar un diagnstico es reconocer los sntomas que indica el estado de la organizacin Naturalmente este diagnstico ser tanto ms rico cuanto mas sofisticada sea la auditora: existencia de problemas, ausencia de los problemas, eficiencia de los sistemas, necesidades de cambio. El diagnstico organizativo es por definicin, muy complejo. Intervienen en ii un gran nmero de variables, tantas como se hayan considerado en el modelo conceptual de los tres niveles de la organizacin. El diagnstico cuenta con dos herramientas tiles: 1. El anlisis del impacto cruzado entre las variables. Es una tcnica que consiste en analizar los efectos que tiene una variable sobre el resto de variable de un conjunto dado. El modelo conceptual de los tres niveles contiene un amplio nmero de variables. Por ello, se disea una matriz de doble entrada en la que se confronten las variables principales del modelo de tres niveles, indicando en cada casilla de la matriz algunos de los efectos principales que produce cada variable sobre las dems. Tener sistematizado estos efectos contribuye a facilitar el diagnstico de la auditora y a contrastar hiptesis sobre los efectos interrelacionados de las variables. Ejemplo: Efecto de la variable POLTICA. Jerarquicozacin de misiones y objetivos, puede venir condicionada por el presupuesto disponible, cuya dimensin har que la poltica sea mis o menos ambiciosa, por los destinatarios de los productos y servicios, que modularan segn sus caractersticas la formulacin de la poltica y por el marco legal o normativo, a la cual se ha de supeditar la poltica. 2. La tcnica del stream anlisis. Es una tcnica de dinmica de grupo que tiene como objetivo llegar a un diagnstico conjunto de la situacin de la organizacin y expresarlo de una manera clara y concisa. Para el auditor tiene adems unas utilidades adicionales, en el sentido de que ordena las informaciones parciales de la organizacin en un todo coherente, lo que facilita el diagnstico; ayuda a la planificacin de las acciones a emprender, ya que esta planificacin se apoya en el diagnstico y, finalmente, facilita la ejecucin y el seguimiento de las acciones. Si bien esta tcnica ha sido diseada para su explotacin en reuniones de grupo, tambin puede ser utilizada individualmente por el auditor para decidir los trminos de diagnsticos. Las etapas del stream anlisis son: Identificacin de las dimensiones organizativas bsicas (tres niveles). Identificacin y elaboracin del inventario de los problemas de la organizacin, deducidos de los valores que adquieren las variables principales. Clasificacin de los problemas, estableciendo la importancia de cada uno de ellos. ESTRUCTURACIN DEL INFORME DE AUDITORA. La estructura y el formato del informe de auditoria ha de ser coherente y atractivo para su destinatario, ha de incitar a ser ledo. Es recomendable que el informe este dividido: Introduccin. Objetivo de la auditora y origen de la misma: quin la pide y por qu razn.

Alcance: espacio fsico, temtico y temporal que se audita; periodo durante el cual se realiza la auditora. Resumen del informe Opinin de auditora: juicio del auditor sobre el tema, proceso, actividades estudiadas. Resumen de las observaciones principales: conclusiones, recomendaciones y acciones propuestas. Cuerpo del Informe. Cabes dos alternativas: estructurar el cuerpo del informe basndose en los temas auditados analizando la situacin de cada unidad funcional respecto al tema o, a la inversa, estructurndolo segn las unidades funcionales y analizando todos los temas que afecta la unidad. Se estructure segn un modelo u otro, el cuerpo del informe deber contener: Observaciones: incluyen una breve descripcin del proceso analizado, hechos detectados (anomalas, puntos dbiles detectados al comparar con las referencias); causas han generado las anomalas y debilidades; recomendaciones que no se han aplicado y que se hablan hecho en informes anteriores. Datos: cifras y detalles en las que se basan las observaciones. Conclusiones: posicin definida sobre las observaciones, que ha de deducirse lgicamente de los hechos detectados, sustentados en datos. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES 1. El objetivo de la auditoria operativa es identificar las reas de reduccin de Costos, mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. 2. La auditoria operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la auditoria operativa en ms breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta. RECOMENDACIONES 1. Una auditoria operacional seria muy recomendada realizarse cuando los resultados no se estn dando de acuerdo a lo esperado, ya que el informe de la auditoria podra reflejar los problemas centrales y las soluciones se enfocaran a contrarrestar esos problemas sin desviarse. 2. Para obtener los mejores resultados las auditorias operaciones deben enfocarse a un rea especfica que se quiere analizar, ya que las soluciones se darn por pasos y los avances sern ms slidos. BIBLIOGRAFIA 1. Auditoria Operacional, Ivan Puerres.