DE PARA

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO PERSONAL ENCARGADO DE REALIZAR LOS INVENTARIOS 25 de Julio de 2012

FECHA :

ASUNTO: Instrucciones para la Toma de Inventario A partir del martes 31 de Julio a las 8:30 am y hasta las 5:00 pm del mismo da del presente ao se llevara a cabo la toma fsica de inventarios de la bodega principal y puntos de venta de acuerdo las instrucciones y procedimientos contenidos en esta comunicacin. A sugerencia de la persona encargada de la auditoria y la encargada de los inventarios de los puntos, se realizar el inventario solamente en HAYUELOS Y CAFAM FLORESTA, debido a que no se alcanza a realizar inventario en los 9 puntos de venta de la empresa por la ubicacin de los mismos). 1. Importancia del Inventario Fsico Se Realiza con el fin de confrontar y verificar el resultado del mismo con los registros contables y establecer responsabilidades, analizarlas y registrar las diferencias que de el resulten. La toma de inventario fsico es un hecho importante para la Compaa y por consiguiente las personas que el intervienen deben prestar el mximo de colaboracin y entusiasmo a fin de que resulte lo ms exacto posible. 2. Responsabilidades del Inventario Fsico: La organizacin y conteo fsico del inventario, es responsabilidad de la Gerencia, Jefe de planta y Asistente Administrativo. La supervisin, acumulacin y determinacin de las diferencias es responsabilidad de la seccin Contabilidad. Las personas encargadas de realizar los inventarios en la bodega principal sern tres: una del Almacn de despachos (Jefe de bodega), otra por parte del rea administrativa y otra de auditora externa. En el caso de los puntos de venta las personas encargadas de realizar el conteo sern tres: una del almacn (vendedora), otra por parte del rea administrativa y otra de auditora externa. 3. Instrucciones Generales: No debe existir para el da de comienzo del Inventario Fsico, productos terminados, Materias Primas o Materiales de Propiedad de Terceros, y si por causas mayores las hubiere, estos deber ser colocados en un lugar especial identificados con sus documentos que lo originaron con la leyenda Propiedad de Terceros - No inventariar. Los productos Terminados y las Materias Primas que hayan sido retirados de Inventarios, con su correspondiente acta de baja (Dao, vencimiento, Rotura, obsolescencia, fuera de especificaciones, etc.) deben ser separados e identificados por los responsables de su custodia con la leyenda Fuera de Inventario - No inventariar. Las reas de Produccin y Administrativa deben asegurarse que en lo posible estos materiales no existan fsicamente en las bodegas, por lo tanto se debe solicitar con la debida anticipacin la autorizacin para ser destruidos, en presencia del Departamento Financiero. 4. Corte De Documentos:

El da 30 de Julio de 2012 a las 5:00 pm., el rea administrativa practicar el corte de documentos relacionados con los inventarios tales como Traslados entre Bodegas, Notas Crdito, rdenes de Compra, Notas Dbito, Devolucin de factura de venta, Facturacin, y dems documentos internos de la Empresa que afecten inventarios, teniendo como referencia el control numrico y cronolgico asignado por las aplicaciones utilizadas en el Departamento de Sistemas de la Empresa. Habr facturacin de productos Terminados hasta el da 30 de Julio de 2012. El Almacn de Productos Terminados efectuar despachos hasta el da 30 de Julio de 2012 de acuerdo con el procedimiento establecido por la Compaa. El Almacn y Materiales efectuar despachos de Materias Prima, Material de Empaques y Envase hasta el da 30 de Julio de 2012. Repuestos y suministros hasta el da 30 de Julio de 2012. 5. Materias Primas En Trnsito

Las Materias primas, Materiales, PP Y E, y elementos devolutivos que se reciban en los das de inventario, permanecern en la bodega de cuarentena de materiales hasta concluir totalmente el corte fsico, con la leyenda Productos no Ingresados a Almacn - No inventariar Los correspondientes reportes de recibo y notas de entrega sern omitidos normalmente y confirmados contra las mercancas, por los Coordinadores del Inventario. El informe de recepcin se debe hacer con fecha posterior al inventario. 6. Organizacin De Los Almacenes Todos los productos debern estar correctamente identificados y ordenados para facilitar el conteo. Esta responsabilidad corresponde a los encargos de cada Bodega, almacn, despacho; el personal que intervenga en los conteos debe dejar organizados y en su respectivo sitio los productos inventariados, con el mismo orden y condiciones como fueron encontrados. 7. Precauciones Para evitar accidentes, no sobra advertir que est PROHIBIDO FUMAR durante la toma de Inventarios, debido a que existen materias primas inflamables y adems el humo y la ceniza pueden contaminar algunas de ellas. Est prohibido el manipuleo sin precaucin de (palpar con las manos), las materias primas que representa peligro para la salud. Se prohbe acercar la nariz o la boca a los recipientes para olerlos, puesto que hay sustancias que pueden ocasionar trastornos respiratorios. Almacenamiento en Tanques : Es responsabilidad de la Gerencia de Produccin y del Almacn de Materiales que en todos los tanques que contengan materia primas o productos en proceso, est perfectamente determinado su volumen que existan elementos para medir la altura de su contenido o de lo contrario que estos se encuentren desocupados durante la toma de inventario. 8. Procedimiento Para La Toma De Inventarios Para la toma de los inventarios se utilizarn listados codificados de existencias, con espacio para anotar las cantidades existentes en el sistema y las cantidades inventariadas, los tems a inventariar debern estar claramente identificados y ordenados de tal manera que se puedan identificarles fcilmente:

Los listados debern ser entregadas a contabilidad finalizado el conteo con firma de los participantes en el mismo en cada hoja de listado. Ningn producto, material ni materia prima debe quedar sin inventariar, excepto que est especficamente identificado para no inventariar. (se deben justificar las razones) En caso de productos o materiales de los cuales se haya empezado una caja o recipiente sta o stas debern dejarse abiertas y lo ms visible posible. Cuando un material o producto tenga existencia en dos o ms sitios se debe indicar en el listado y su conteo se har en forma independiente. El inventario ser tomado mediante dos conteos utilizando las unidades de medida normales y cada conteo ser realizado por grupos de conteo diferentes. La Gerencia general, har los trmites pertinentes para disponer durante los das del inventario el personal necesario en cada almacn y punto, su organizacin adecuada con el fin de asegurar un conteo ordenado y correcto conforme a stas instrucciones. Adems de la supervisin interna mencionada, el conteo fsico observado por los auditores externos a quienes debemos brindar al informacin necesaria y la informacin que soliciten.

Con suficiente anticipacin estamos entregando estas instrucciones para que las personas que tienen que ver con el inventario puedan planear el trabajo que le corresponde. La Gerencia General anticipadamente hace llegar sus agradecimientos por la colaboracin prestada a cada una de las personas que intervengan en este inventario. NOTA: El inventario de materias primas de cosmtica localizada en el laboratorio estar a cargo de la Seora Mara Lamus quien se har cargo de los trmites pertinentes y programacin del mismo, este no se realizar el mismo da debido a que la persona encargada no se encuentra en el pas Cualquier inquietud con gusto ser atendida.

Atentamente,