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RADICACIN Y DISTRIBUCIN DE CORRESPONDENCIA

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Jefe de la Seccin de Gestin Documental

Vicerrector Administrativo

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4.

OBJETIVO............................................................................................................ 3 ALCANCE ............................................................................................................ 3 DEFINICIONES .................................................................................................... 3 Documentos de Carcter Oficial ........................................................................... 3 SABS .................................................................................................................... 3 Seccin de Gestin Documental........................................................................... 3 Sistema de Registro de Correo............................................................................. 4 POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES ...................................................... 4

4.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepcin y Distribucin de Correspondencia. ............................................................................................................ 4 5. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 7. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ..................................................................... 5 PROCEDIMIENTOS ............................................................................................. 6 Radicacin de Correspondencia ........................................................................... 6 Distribucin de Correspondencia .......................................................................... 9 Distribucin de Correspondencia a Entes Externos............................................ 10 PROCESOS RELACIONADOS.......................................................................... 12

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FORMATOS ....................................................................................................... 12 DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................. 12 ANEXOS............................................................................................................. 12

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Agosto 2010 1. OBJETIVO

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Describir las actividades necesarias para efectuar la radicacin y distribucin de correspondencia de todas las dependencias que hacen parte de la Universidad del Valle. 2. ALCANCE Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo de documentos y correspondencia de la Universidad del Valle.

Comprende desde la radicacin hasta la distribucin de correspondencia pasando cuando se requiere por la etapa de contratacin de servicios especiales de mensajera.

3. DEFINICIONES 3.1. Documentos de Carcter Oficial Informacin registrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado generado para la Universidad por parte de sus clientes de procesos y/o por la misma, a travs de sus diferentes Dependencias en sus actividades misionales. 3.2. SABS Base de datos donde se registran los documentos de carcter oficial que se reciben para distribuir interna y externamente. 3.3. Seccin de Gestin Documental Dependencia adscrita a la Divisin de Administracin de Bienes y Servicios de la Vicerrectora Administrativa, la cual cuenta con un equipo de trabajo para las labores de correo.
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3.4. Sistema de Registro de Correo Base de datos donde se registran los documentos de carcter oficial que se reciben para distribuir interna y externamente.

4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepcin y Distribucin de Correspondencia.

En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona, designada por el responsable de la misma, encargada de entregar los documentos a distribuir en el horario estipulado para la recoleccin de los mismos por parte de un Auxiliar de oficina.

El Auxiliar de oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde se relaciona los documentos a entregar y recibir los documentos en cada Dependencia como corroboracin del recibido.

En el caso de presentarse algn problema con los documentos enviados, la persona encargada de la entrega y recepcin de documentos en cada dependencia debe comunicarse con la Seccin de Gestin Documental.

Todo instrumento a distribuir debe llevar claramente el numero que lo identifique, el nombre de la dependencia remitente; as como su centro de costo y el nombre del destinatario y su dependencia, con el fin de evitar trastornos en los envos pues se consideran que no cumplen con la informacin bsica para tramitarlos y se podrn devolver el en siguiente recorrido a la dependencia.

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Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programacin definida para la mensajera. Slo dentro de los horarios de dicha programacin se atendern los envos de documentos.

Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de oficina, siempre que estn en la ruta hacia delante, sern entregados por estos inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el sistema en la oficina central de correo. Los que tengan destinatarios hacia atrs de la ruta, ser, llevados a la oficina y entregados en el siguiente recorrido.

Las revistas de promocin o de ventas no se registran en el sistema. Las de suscripcin se seleccionarn para su registro.

Los documentos como folletos, peridicos, afiches, tarjetas de invitacin, muestras de libros, boletines, catlogos, formatos, etc. son considerados correo ordinario, as sean recibidos por la ventanilla.

La correspondencia que se considere personal, tales como extractos bancarios, de cesantas, de tarjetas de crdito, facturas de servicios, celular o de otros pagos etc.; no corporativos, se proceder a devolverla a la empresa de mensajera especializada que transporta el documento.

5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL NO APLICA

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Agosto 2010 6. PROCEDIMIENTOS

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6.1. Radicacin de Correspondencia : Actividad de Control

ETAPA 1. Radicacin de Correspondencia interna ACTIVIDAD A- Recoger correspondencia en la Dependencia. RESPONSABLE Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental REGISTROS

B- Confirmar que el documento tenga el Auxiliar de Oficina de la nmero consecutivo para poder Seccin de Gestin ingresarla al sistema. Documental C- Ingresar el documento al sistema SABS. Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental F- Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario o personal. Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental

D- Colocar el nmero de radicacin generado por el sistema a la correspondencia. E- Sellar la correspondencia .

G- Colocar los documentos en el casillero separndolos por su respectiva Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin ruta segn criterio de la radicacin. Documental 2. Radicacin de Correspondencia Recomendada externa A- Recibir la correspondencia en la ventanilla que traen las diferentes mensajeras especializadas externas.

Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental

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ETAPA

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REGISTROS

ACTIVIDAD RESPONSABLE B- Verificar que la correspondencia contenga las direcciones de la Auxiliar de Oficina de la Universidad del Valle; y/o nombre de la Seccin de Gestin dependencia, y/o nombre del Documental funcionario. C- Revisar la informacin del remitente que debe traer la correspondencia para Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin poder ser recibida. Documental

D- Confirmar que el documento tenga especificado el destinatario; si no llamar Auxiliar de Oficina de la a la empresa o persona que la enva Seccin de Gestin para saber a quien va dirigida la Documental correspondencia. E- Sellar documento y gua y entregar Auxiliar de Oficina de la desprendible de la gua a mensajero. Seccin de Gestin Desprendible de Gua Documental F- Confirmar que el documento tenga el numero consecutivo o numero de gua Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin para poder ingresarla al sistema. Documental G- Ingresar la correspondencia al sistema (SABS) especificando si es un correo recomendado, ordinario o personal. H- Colocar el numero de radicacin generado por el sistema a la correspondencia I- Sellar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental

J- Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo; recomendado, ordinario o personal.

K- Colocar los documentos en el Auxiliar de Oficina de la casillero separndolos por su respectiva Seccin de Gestin ruta segn criterio de la radicacin Documental

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REGISTROS

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 3.Oficios de Entes de A- Leer el contenido del texto (teniendo Auxiliar de Oficina de la Control o de la Rama en cuenta el Art. 15 de la Constitucin) Seccin de Gestin Judicial Documental B- Entregar a la dependencia encargada Auxiliar de Oficina de la o a la Oficina Jurdica Seccin de Gestin Documental C- Radicar en SABS con el nmero de gua (Adpostal), en asunto digitar Auxiliar de Oficina de la Nmero de radicacin del expediente, Seccin de Gestin demandante y tipo de demanda (tutela, Documental ejecutivo, administrativo, etc.) A- Visitar los Apartados Areos ubicados Auxiliar de Oficina de la en Unicentro y paseo Bolvar. Seccin de Gestin Documental B- Demostrar ante el funcionario de Funcionario del Apartado ADPOSTAL que se es funcionario de la Areo Seccin de Gestin Documental. C- Recibir la correspondencia y verificar Auxiliar de Oficina de la planilla cuando es recomendado. Seccin de Gestin Documental D- Sellar la correspondencia y digitar en el sistema como correo recomendado. Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental E- Distribuir en el casillero. Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental

4. Correspondencia Aparatados Areos

5. Recibos telefnicos A- Recibir facturas telefnicas y de y de servicios. servicios.

B- Sellar en la parte posterior superior derecha del recibo con la fecha del da. C- Organizar y separar los recibos telefnicos y de servicios por las rutas de cada auxiliar.

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RESPONSABLE Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Formato Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02 REGISTROS

ACTIVIDAD D- Organizar los recibos telefnicos dentro de los documentos que debe entregar en la ruta. E- Entregar la correspondencia a cada Dependencia y hacer firmar la planilla.

6.2. Distribucin de Correspondencia

ETAPA 1. Distribucin de Correspondencia ACTIVIDAD A- Imprimir listado de ruta interna designada. RESPONSABLE Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental REGISTROS Listado de Ruta Interna

B- Colocar un nmero a la hoja de ruta Auxiliar de Oficina de la para establecer el orden de visitas Seccin de Gestin Documental C- Recoger correspondencia del casillero Auxiliar de Oficina de la correspondiente a su ruta designada Seccin de Gestin Documental D- Confrontar el documento fsico con el Auxiliar de Oficina de la listado impreso. Seccin de Gestin Documental E- Organizar la correspondencia segn el orden de visita en su ruta e iniciar el Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin recorrido Documental F- Visitar las dependencias y entregar la Auxiliar de Oficina de la correspondencia Seccin de Gestin Documental G Firmar la planilla de entrega Secretaria de la Dependencia Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Formato Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02

H- Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental REGISTROS

I- Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregar en la Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla. J- Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Gestin Documental

K - Clasificar la correspondencia recibida Auxiliar de Oficina de la para registrarla. Seccin de Gestin Documental L- Digitar en el sistema y sellar la Auxiliar de Oficina de la correspondencia con la fecha del da Seccin de Gestin recibido Documental M- Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada. N- Revisar planilla de entrega de recorrido. O- Archivar las planillas Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental

6.3. Distribucin de Correspondencia a Entes Externos

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Distribucin de A- Contratar empresa de mensajera correspondencia para entrega de correspondencia (ver externa que no hace procedimiento de contratacin por parte del edificio de prestacin de servicios) administracin central B- Recibir correspondencia de las dependencias que no hacen parte del edificio de administracin central.

Persona encargada de la Dependencia Remitente

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Persona encargada de la Dependencia Remitente REGISTROS

C- Confirmar que la correspondencia tenga el nmero consecutivo del documento para poder ingresarla al sistema.

D- Radicar la correspondencia en el sistema (SABS) en el modulo de Gestin Persona encargada de la Documental - correspondencia especificando el tipo de origen de envo Dependencia Remitente como DIRECTO. E- Entregar correspondencia a la coordinacin administrativa de la Facultad. F- Recoger correspondencia en la coordinacin administrativa de la Facultad. G- Distribuir correspondencia de las dependencias. H- Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega de la empresa de mensajera contratada por la dependencia. Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental Mensajeria Especializada Mensajeria Especializada

Destinatario del Envo

2. Distribucin de A- Registrar la correspondencia en el Operario de la correspondencia de sistema (SABS) en el modulo de las oficinas que hacen correspondencia de Gestin Documental. Dependencia Remitente parte del edificio de Recoger los documentos o administracin central Bcorrespondencia disponible de las Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin oficinas del Edificio Central. Documental C- Sellar correspondencia. Auxiliar de Oficina de la Seccin de Gestin Documental

D- Si la correspondencia va dirigida a entes externos por fuera de la ciudad ver las actividades E a la G de la etapa 1 de este mismo procedimiento. De lo contrario continuar con la actividad D. D- Distribuir correspondencia en la ruta Auxiliar de Oficina de la establecida por fuera de la Universidad. Seccin de Gestin Documental

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Destinatario del Envo REGISTROS Formato de Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02

E-Hacer firmar la planilla de entrega.

7. PROCESOS RELACIONADOS Todos los procesos de la Universidad

8. FORMATOS No. 1 CODIGO F-01-MP-08-07-02 DESCRIPCIN Formato Hoja de Ruta para Entrega de Correspondencia

9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO Expedido por

10. ANEXOS

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CONTROL DE CAMBIOS NMERO 1.0 2.0 DESCRIPCIN Versin Inicial del Manual Cambio de codificacin y actualizacin de Procedimientos FECHA Julio-2008 Junio- 2010

Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento

F-04-MP-12-01-02 V-01-2008

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