DESCRIPCION DE PROCESOS PARA PROYECTO DE SISTEMA DE VENTAS E INVENTARIO

Se requiere de un sistema automatizado que implemente las siguientes acciones que actualmente se realizan de manera manual. Artculos Los artculos son comprados a los proveedores, y estos en algunas ocasiones vienen gravados y otros no, por lo que en la base de datos, estos se deben definir con estos criterios. Compras a proveedor Llevar el control de todas las compras a los proveedores, registrarlas en su base de datos, el detalle de los artculos comprados y el importe del documento de compra. Aqu, el sistema debe distinguir desde este inicio aquellos artculos que estn gravados con tasa de 15% y los que no. Del mismo modo registrar si el proveedor otorga un crdito por el importe del documento. Ventas a clientes Esta actividad es la de mayor importancia, por lo que requiere de un mayor estudio y anlisis para llevarla a cabo como lo describi y lo requieren en la empresa. Para generar una venta se puede dar en los siguientes casos: 1. Una venta directa desde la caja (que el cliente vaya a solicitar sus productos personalmente). 2. Una venta tomada de manera telefnica. 3. Una venta levantada por un vendedor forneo. Actualmente estos procesos se realizan de la siguiente manera: 1. Venta directa desde la caja. El cliente va, solicita su mercanca, llenan una remisin, lo pasan a la persona que surte el producto. Le dicen a la cajera para algunos casos, la cantidad en kilos que se surti y entonces la cajera puede dar el importe de la venta (solo cuando se requiere pesar algn producto que estn empaquetado por bulto pero se vende por kilos). El cliente puede pagar sus productos en su totalidad o bien a algunos clientes se le puede otorgar algn crdito. 2. Venta tomada va telefnica.

Para este caso quien levante el pedido toma nota de los productos que requiere el cliente, su nombre, y posteriormente se pasa a la persona que surte el pedido, se pasa a la cajera para que elabore la nota de venta y posteriormente una persona se encarga de llevarlo hasta el domicilio del cliente. 3. Venta levantada por vendedor forneo. Ocurre cuando alguno de los vendedores levanta pedidos. Despus de terminar su recorrido, entrega a la cajera los pedidos, asigna precios a algunos productos, pasa a las personas que surten los productos, pesan los productos para aquellos que as lo requieran y ponen la cantidad de kilos pesados solo para esos productos. Al terminar cualquiera de estas actividades, para el caso que as lo requiera se realiza la factura correspondiente o bien solamente una simple nota de venta. Existen clientes que realizan alguna compra y solo requieren de una nota de venta o remisin pero al finalizar el mes van a la tienda a pedir factura por todas las remisiones o notas de venta que se hayan acumulado durante el mes. Facturacin En algunas ocasiones no todos los clientes requieren factura, por lo que al finalizar el da se hace un conteo de todas las notas de venta para emitir una sola factura para ventas al publico, anexando dichas notas de venta a la factura. Para aquellos clientes que si piden factura en lugar de realizar la nota de venta se hace de manera directa la factura, previamente a una remisin. Se debe tener cuidado de solamente facturar productos que estn gravados Se da algunos casos en que el cliente requiere factura, solo que se advierte al cliente que la factura saldra por otros productos, si el cliente acepta, la factura se le emite con el importe de su compra solo que con otros productos. Estos productos que aparentemente se vendieron en la factura, generaron una salida al inventario, pero fsicamente existen, a estos productos el personal de la empresa le da un tratamiento a parte vendindolos con una remisin.

Corte de ingresos diario La cajera es la que lleva el control del activo y se encarga entre otras cosas de llevar el ingreso por concepto de ventas directas, abonos, pagares, etc.

Al finalizar el da se le hace un corte de caja en el cual reporta, la cantidad que tiene en efectivo de su fondo revolvente, ingreso del da separado con factura y sin factura, pagares, cheques, depsitos, etc. Descripcin de procesos automatizados en el sistema nuevo. Como se mencion anteriormente el proceso de venta es el que requiere mayor atencin, ya que de acuerdo a lo que se requiere en la empresa es llevar un control exacto de las existencias tanto de los productos fiscales como los no fiscales, y de acuerdo a los tres procesos de ventas, el sistema se programara de tal forma, para que estas actividades se realicen de una manera fcil, automatizada y se pueda emitir un reporte al momento de todos los ingresos realizados en un da o en un periodo determinado (mes, semana, quincena, etc.). El sistema permitir a la operadora levantar pedidos, directamente en la computadora, si algn producto que quiere surtir no se encuentra en existencia, el sistema le informar de la cantidad existente de tal producto. Una vez terminado el pedido se imprimir un ticket con copia para que con este se pueda surtir el producto y el original se le entregue al cliente como comprobante de su compra, si el cliente requiere de factura, el operador seleccionar una opcin que ese ticket se debe facturar y le preguntar si quiere facturar los productos contenidos en el ticket u otros productos para ajustar el importe de la venta. Con esto, el sistema podr informar a los directivos, que productos ya fueron facturados pero no vendidos y se encuentran en existencia, para que le den salida a travs de una venta por fuera del sistema. Si el cliente dice que necesariamente se debe facturar lo comprado, el sistema cargar el 15% de IVA solo a los productos que se graven y los que no, los pondr como tasa 0%. Considerar dentro de un proceso que muchos pedidos forneos levantados, en ocasiones algn producto o todo el pedido mismo se puede devolver, para que este se considere como devolucin y se descargue de la compra y actualice el inventario. Este caso puede ser que se realice al da siguiente cuando se haya hecho el pedido. Si es as, la cajera debe poner esa nota como vendida hasta que la persona que fue a entregar el pedido le entregue la nota firmada de recibida la mercanca, el dinero correspondiente (como abono o finiquito) de la venta para que se vea reflejada como ingreso del da actual cuando ella recibe la nota y el dinero. El sistema, para estos casos, al siguiente da debe dar un informe de las notas emitidas en el da anterior que no han sido registradas como confirmadas o devueltas por los repartidores, ya sea para descargarlas o validarlas y actualizar el inventario.

Se debe considerar una opcin de movimientos al inventario, que ocurrir por movimiento de mercancas de un almacn a otro o a la tienda, como promocin de producto nueve, etc. Este tipo de movimiento no debe afectar al inventario y solo servir para saber la cantidad de productos en un almacn determinado. Para finalizar el da, se disear un mdulo para corte de caja, en el cual se pueda ver reflejado algunos conceptos como: Ingresos: Efectivo Fondo revolvente (da anterior) -------------------------Ventas con Factura ----------------------------------------Ventas sin factura ------------------------------------------Abonos --------------------------------------------------------_________ Total $

Documentos Cheques -----------------------------------------------------Depsitos -----------------------------------------------------___________ Total $ Fecha: _____________________ Cajera Vo. Bo.

Considerar un mdulo para llevar la cartera para aquellos clientes a los que se da crdito. Por ejemplo a un cliente se le vendi $ 15,000.00 el 15 de septiembre y solo abono esa misma fecha la cantidad de $ 3,000.00, despus de cinco das es decir el 20 vuelve y abona otros $ 3,000.00 (en algunos casos el cliente finiquitan su deuda anterior pero adquieren una nueva llevndose mas productos), el sistema debe llevar un control de estos crditos a los clientes y el comportamiento de abonos y finiquitos que han tenido. Este mismo mdulo se debe considerar para que Asael desde su laptop pueda ver ese informe o pueda el registrar abonos. (Esto hay que checarlo Robert, si se puede, solo lo pens as).

Requerimientos de Hardware para el sistema. 1. Computadora Pentium con 512 de memoria mnimo, 1 GB sera ptimo, disco duro de 80 GB, monitor de pantalla plana, para adaptar a la pared, cercano a la cajera y adems sea abatible, para que cuando se cierre la tienda este se pueda girar y meterlo sin tener que desconectar nada. 2. Impresora de tikets con papel autocopiante.
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3. Impresora de matriz de puntos de 10 pulgadas para la emisin de facturas en tamao media carta o carta, esta puede servir para emitir notas de venta en papel continuo. 4. Lector de cdigo de barras para leer aquellos productos que traen impreso el cdigo de barras. 5. Brazo metlico giratorio para colocar el monitor abatible.

Definiciones Factura Documento fiscal que contiene los datos del cliente como son RFC, domicilio y detalle de la compra. Sirve para hacer las declaraciones a la SHCP Nota de Venta Documento que sirve para realizar la venta a todos aquellos clientes que no requieren factura o documento de comprobacin fiscal. Estn foliadas y al finalizar el da sirven para emitir una factura. Remisin Simple documento que sirve para realizar una venta, incluye detalle de los artculos, no estn foliadas. Actualmente este documento solo sirve como previo para cerrar una venta ya que el despachador se sirve de este documento para verificar la mercanca que tiene que entregar.