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1 Balance general o de situacin 2 Estado de ganancias y prdidas o de resultados: METODOS DE ANALISIS E INTERPRETACION DE ESTADOS FINANCIEROS o 1 Anlisis del origen y aplicacin de recursos o 2 Mtodos de reduccin de estados financieros a porcentajes o 3 Mtodo de aumentos y disminuciones (anlisis horizontal) o 4 Anlisis de ndices o razones financieras MEDIDAS DE LIQUIDEZ o Razn de circulante o razn corriente: o Prueba de cido o razn de liquidez: MEDIDAS DE SOLVENCIA o MEDIDAS DE EJECUTORIA OPERATIVA Perodo promedio de cobranzas Rotacin del activo fijo Rotacin del activo total o MEDIDAS DE RENTABILIDAD O RAZONES DE RENTABILIDAD Margen de utilidad sobre ventas Rendimiento sobre el activo total Rendimiento sobre patrimonio o Prctica No. 1 o HOJA DE BALANCE
o o
Nos indica su naturaleza y composicin con base al grado de rapidez con que pueden, o estn predispuestos, a convertirse en efectivo. De esta forma encontramos, generalmente encabezando el grupo, a lo que llamamos activos circulantes , que son los que tienen la caracterstica (o deberan tenerla) de poder convertirse con relativa rapidez en efectivo. Son recursos que circulan o rotan y su principal misin e darle soporte a la actividad de ventas de la empresa. Entre ellos encontramos valores en efectivo o cuasi-efectivo (como certificados de tesorera), cuentas y documentos por cobrar en el corto plazo e inventarios. El segundo rengln de activos que usualmente encontramos es aquel denominado fijo y que representa recursos comprometidos en forma ms permanente, tales como terrenos, edificios, maquinaria y equipo. Con frecuencia encontramos un tercer rengln formado por los llamados Activos diferidos . Estos representan pagos hechos por la empresa por bienes y servicios que an (a la fecha de balance) no ha recibido y que representan, por lo tanto, recursos que estn a favor de la empresa. La suma de estos tres renglones representa el Activo Total. Por otro lado, usualmente al lado derecho del Balance, encontramos el Pasivo y el Capital . En este lado indicamos quines han confiado a la empresa los recursos registrados en el lado del Activo . Los recursos confiados por entidades ajenas a la empresa los agrupamos en el Pasivo , y los recursos confiados por los dueos los agrupamos en el Capital . El Pasivo, al igual que lo hicimos con el Activo, lo clasificamos de acuerdo al grado de rapidez con que debe de ser devuelto en efectivo a quienes lo confiaron a la empresa. Encontramos en el Pasivo Circulante obligaciones que deben de ser pagadas en el corto plazo (por convencin 12 meses o menos) tales como crditos bancarios de pronta madurez (fecha de cancelacin); proveedores; impuestos por pagar y otras acumulaciones similares. En el pasivo de mediano y largo plazo se agrupan obligaciones cuyos vencimientos estn ms en el futuro. En el Pasivo Diferido encontramos recursos que hemos ya recibido a cambio de bienes o servicios que an no hemos entregado. En rengln de Capital nos indica la parte de los recursos que han sido confiados por los propietarios de la empresa, ya sea con la aportacin original, nuevas aportaciones o bien dejando dentro de la empresa parte de las utilidades que dejando dentro de la empresa parte de las utilidades que ella ha generado y que no se hayan distribuido a los dueos en forma de dividendos. Las primeras se encierran en lo que se da en llamar el Capital Social , mientras las segundas se les denomina Reservas o utilidades retenidas .
Resulta obvio, que si el Pasivo y el Capital explican quines han confiado los recursos que se muestran en el lado del Activo, la suma de los dos primeros es igual a la suma de los Activos. De all que ambas partes estn en balance. Activos: Son recursos econmicos o bienes de la entidad, clasificados en activos circulantes y de largo plazo. Los primeros son bienes, derechos o inversiones de corto plazo y los segundos son bienes, inversiones o derechos de largo plazo. Por ejemplo, con respecto a la cartera de prstamos, el principal vencido y el que se piensa recuperar en el trmino de un ao, se clasifica como de corto plazo y el resto a largo plazo.
Pasivos: deudas y obligaciones de la entidad Derechos de los acreedores sobre los activos de la organizacin. Clasificados en circulantes si son compromisos que deben cancelarse en el corto plazo (menos de 1 ao) y los pasivos fijos que son las deudas con vencimiento a largo plazo (ms de 1 ao). Capital contable o patrimonio: Constituido por el capital donado y por los resultados de los perodos en forma acumulada.
A pesar de lo equvoco que resulta ser su nombre, el rengln Costo de Ventas o de Servicio no encierra los gastos en que incurrimos para poner el bien o servicio ante el pblico para su venta, ni aquellos relativos con la realizacin misma de la venta. Este rengln se refiere a os costos causados en producir (o comprar) el bien o servicio que vendemos. La diferencia entre ingresos y costo de ventas o servicio nos arroja el margen o utilidad bruta a la cual sustraemos otros gastos en los cuales incurrimos en la marcha de la empresa en el perodo del estado de resultados. De esta forma encontramos Gastos de Ventas , que son aquellos incurridos para lograr la venta de nuestro bien o servicio. Aqu incluimos gastos de distribucin, sueldos del personal de ventas, comisiones, etc. Encontramos luego, Gastos de Administracin que estn constituidos pro aquellos en que se incurre para darle soporte administrativo y directivo a la empresa. Finalmente encontramos, por lo general, los gatos financieros formados por el costo financiero de los recursos que la empresa ha recibido de terceros. Al sustraer al margen o utilidad bruta los gastos anteriores obtenemos la utilidad o excedente sobre la cual se pagar el impuesto sobre la renta. Una vez deducido ste, obtenemos la utilidad neta o resultado final de la actividad de la empresa u ONG, en el perodo correspondiente. Es un informe, reporte o estado que refleja los resultados de la entidad en un perodo especfico. Mide el desempeo operativo del ente en un perodo determinado, relacionando sus logros (ingresos) y sus esfuerzos (costos y gastos). Ingresos Constituyen aumentos en activos o derechos obtenidos por dar el servicio de "prestar" dinero. Tambin se incluyen otros tipos de ingresos, como son los ingresos recibidos por inversiones de valores, o ttulos, utilidad por venta de activos fijos, donaciones, etc. Gastos Son disminuciones brutas de los activos de la entidad, causadas o incurridas necesariamente en la prestacin del servicio "colocacin de recursos". Incluye gastos de personal, viticos, seguros mantenimiento de activos, etc. Utilidad o prdida: Es la diferencia de los ingresos menos los gastos. Si la diferencia es un exceso, hay "utilidad" y si es negativa hay "prdida".
5,000.00 10,000.00
5,000.00 15,100.00
0.00 0.00
0.00 5,100.00
Dep. Acumulada PASIVO Proveedores Impto. Por pagar Doctos. Por pagar Pomo. Bancario CAPITAL Capital Utilidades retenidas 15,000.00 0.00 0.00 40,000.00
(6,000.00)
6,000.00
0.00
50,000.00
Cuadro No. 2 ESTADO DE RESULTADOS (En Q.) COMERCIAL GUATEMALA DEL 01 DE ENERO DE 1999 AL 31 DE DICIEMBRE DE 1999 CONCEPTO VENTAS (-) Costo de bienes vendidos = Utilidad bruta (-) Gastos de Operacin Gastos de venta Sueldos Alquileres Gastos generales = Utilidad bruta de operacin (-) Depreciaciones 5,000.00 12,000.00 12,000.00 10,000.00 61,000.00 MONTO EN Q. MONTO EN PORCENTAJE Q. 350,000.00 100.0 250,000.00 100,000.00 71.4 28.6
sobre vehculos sobre mobiliario y equipo = Utilidad neta de operacin (-) Gastos financieros = Utilidad antes de impuestos (-) Impuesto sobre la renta (30%) UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO
4,000.00 2,000.00 6,000.00 55,000.00 8,000.00 47,000.00 14,100.00 32,900.00 8,000.00 24,900.00 1.7 15.7 2.3 13.4 4.0 9.4
Como se puede apreciar, en el anlisis de origen y aplicacin de recursos de Comercial Guatemala, las fuentes de fondos fueron:
La depreciacin sobre vehculo, maquinaria y equipo. El aumento en el saldo a proveedores. La adquisicin de compromisos en forma de documentos por pagar. La retencin de utilidades.
El aumento del saldo bancario El incremento de cuentas por cobrar a clientes El aumento de inventarios El otorgamiento de documentos por cobrar La adquisicin de mobiliario y equipo El pago parcial de prstamo bancario
Cuadro No. 3
BALANCE GENERAL MANUFACTURAS GUATEMALTECAS 30 DE ENERO DE 1999 ACTIVOS MONTO MONTO % Q. Q. 66,000. 575,500. 0.0 2 5,000. 0.0 0 390,000. 0. Bancos 68.000. 0.0 Proveedores 0 12,000. Otras 0.0 obligaciones Otras cuentas por cobrar34,500. 2 Anticipos Inventario produccin 0. 0.0 recibidos terminada 0 Prestaciones Inventario produccin 0.0 sociales en proceso 0 Impuestos por Inventario materias 0.1 pagar primas 4 Otras inversiones TOTAL PASIVOS CORTO TOTAL ACTIVOS PLAZO CORRIENTES 0. 0. 0.0 PASIVOS A 0 LARGO ACTIVOS FIJOS PLAZO 0. 40,500. 0.0 Vehculos 45,000. 621,000. 1 Obligaciones bancarias largo (-) Depreciacin 0.1 plazo 4,500. acumulada 5 Otras cuentas 690,000. VALOR TOTAL Ctas. Por cobrar a clientes VEHICULOS Muebles y enseres 69,000. 1,500,000 TOTAL PASIVO LARGO PASIVOS MONTO MONTO % Q. Q. PASIVOS 0 0.0 CORRIENTES 9 0 628,940. Sobregiros 0.0 bancarios 3 350,000. 100,000. 120,000. 58,940. 0 0.0 1 0.1 6 0.0 3
1,000.000 1,000.0000.2 . .5 0.00 1,000.000 . 507,760. 85,300. 823.500. 0.1 3 0.0 1,628,940 0.4 0 . 0.2 5
. 75,000.
2 0.2 0
(-) Depreciacin acumulada VALOR TOTAL MAQUINAS/EQUIPO S Casas y edificios (-) Depreciacin acumulada VALOR TOTAL CASAS Y EDIFICIOS Terrenos TOTAL ACTIVOS FIJOS OTROS ACTIVOS Valorizaciones Activos diferidos TOTAL OTROS ACTIVOS TOTAL ACTIVOS
1,425,000 0.3 TOTAL . 5 PATRIMONIO 0. 2,586,000 . 823,500. 883,500. 0.2 TOTAL 2 PASIVO MAS 60,000. 4,045,500 100 PATRIMONI . . O 0.6 4
2,416,650 0.6 0 .
4,045,500 100 . .
VENTAS Ventas al contado Ventas al crdito 1 TOTAL VENTAS 450,000. 690,000. 1,140.000 10 . 0
COSTO DEL PRODUCTO VENDIDO Inventario inicial de materia prima Inventario inicial de produccin en proceso Inventario inicial de produccin terminada 2 TOTAL DE INVENTARIOS INICIALES + Compras de materia prima + Costos de fabricacin
856,350. 3 = TOTAL COSTOS DE FABRICACION Inventario final de materia prima Inventario final de produccin en proceso Inventario final de producto terminado 558,200. 4 TOTAL INVENTARIOS FINALES 412,650. 36 723,350. 64 COSTO DEL PRODUCTO VENDIDO (2+3) - 4
259,639. 23 463,711 . 41
UTILIDAD LIQUIDA
Prstamo hipotecario TOTAL PASIVO CIRCULANTE Prstamo hipotecario CAPITAL Utilidades retenidas TOTAL PASIVO MAS CAPITAL
100 0.02 875 0.13 1,800 0.27 3,000 0.46 900 0.13
100 0.01 1,725 0.23 1,700 0.23 3,000 0.40 1,050 0.14
6,575 100.
7,475
100
Medidas de liquidez,
5. MEDIDAS DE LIQUIDEZ
Comparan la suma de recursos invertidos en la organizacin (activos) que pueden ser rpidamente convertidos en efectivo, con obligaciones (pasivo) que tambin deben ser cubiertas rpidamente en efectivo. De esta forma comparamos recursos, que de acuerdo a nuestras definiciones anteriores, se agrupan en el Activo Circulante, con obligaciones que vencen en el corto plazo agrupadas en el Pasivo Circulante. Por lo tanto, comparamos el Activo Circulante con el Pasivo Circulante. Si el primero es mayor que el segundo, tenemos una indicacin de que la empresa tiene recursos liquidables (convertibles en dinero) en el corto plazo para hacerle frente a sus obligaciones de corto plazo tambin. Un problema surge al buscar determinar cun mayor debe de ser el Activo Circulante en comparacin con el Pasivo Circulante. Por convencin se dice que una relacin de liquidez "sana" es aquella que indica que por cada quetzal en el Pasivo Circulante contamos con dos quetzales en Activo Circulante. Sin embargo en la prctica, esto depender ms de la naturaleza de los activos y pasivos y de la usanza de la comunidad financiera y del tipo de industria en que estamos ubicados. Respecto a la naturaleza de las partes comparadas, se debe observar cuidadosamente la capacidad de cada uno de los componentes para convertirse rpidamente en efectivo. En algunas empresas u organizaciones, por ejemplo, los inventarios, o al menos parte de ellos, no tienen mayor posibilidad de convertirse gilmente en efectivo dada su obsolescencia o alto grado de especializacin. En otras empresas, los inventarios por el contrario, son sumamente lquidos.
Indica el grado en que los crditos de los acreedores son cubiertos por los activos susceptibles de ser convertidos en efectivo. Una relacin sana es de 2 a 1.
Esta medida del "cido", no puede ser usada indiscriminadamente, ya que nos puede llevar a aberraciones indeseables.
Interpretacin:
6. MEDIDAS DE SOLVENCIA
Estas medidas tratan de establecer la forma en que estn distribuidas las fuentes de recursos de la organizacin y remitir un juicio preliminar sobre la conveniencia o sanidad de esta distribucin. Mediante estas medidas nos preguntamos cunto de los recursos totales en manos de la organizacin (Activos) han sido confiados por sus dueos (Capital) y cuntos por terceros (Pasivos). Como es de esperar, esta medida nos indica el grado o nivel de endeudamiento que tiene la empresa, y por consecuencia, nos dice algo sobre el riesgo que sta ha asumido respecto al cumplimiento de sus obligaciones generales con terceros. Respecto al riesgo, nos interesa saber, dada la forma en que estn distribuidas las fuentes de recursos de la organizacin, cul es su capacidad de generar efectivo en comparacin con el monto y plazo de sus obligaciones- vistas ahora ms en el mediano y largo plazo. Frmula 3: Razn de endeudamiento Razn de endeudamiento =
Indica el porcentaje de los activos que han financiado los acreedores. Hay tendencia a establecer que una relacin de 50% - 50% entre deuda y capital, es una relacin sana.
El concepto de mayor importancia en estas medidas es el de rotacin. Queremos saber qu tan giles fuimos en reciclar la inversin promedio. La gil rotacin es importante, ya que asumimos que cada vuelta que da el ciclo nos arroja utilidades. Por otra parte, si logramos mantener una inversin reducida y darle muchas vueltas, conseguiremos un volumen de ventas o servicios que de otra manera requerira una inversin de recursos mayor con su consecuente costo financiero. Dentro de estas medidas, encontramos ms comnmente aquellas que miden la rotacin de activos . Frmula 4: Rotacin de activos Ventas o servicios = Veces Activo total promedio
Interpretacin:
Cuando el cociente resulta cercano a uno, o inferior a uno, usualmente decimos que la organizacin es intensa en activos y el margen neto sobre las ventas se vuelve determinante para cubrir los costos de mantener una inversin tan alta y general efectivo para satisfacer a sus fuentes.
Aqu de nuevo tenemos que temperar nuestro juicio sobre el significado de este cociente a la luz de lo que es la conducta "normal" o "tpica" de la industria en la cual estamos operando.
Una empresa que manufactura maquinaria pesada y tiene largos ciclos de produccin tender a ser ms intensa en activos que una distribuidora de alimentos, un supermercado, por ejemplo. Frmula 5: Rotacin de inventarios
Interpretacin: Indica el volumen de ventas diarias de la empresa. Paso 2: Frmula 6: Perodo promedio de cobranzas Cuentas por cobrar = Q.200,000.00 = 24 das Ventas por da Q. 8,333.00
Promedio de la industria = 20 das Interpretacin: Indica el nmero de das promedio que se tarda en cobrar, las cuentas por cobrar. Cabe mencionar aqu, una herramienta financiera -que no es una razn- en conexin con el anlisis de las cuentas por cobrar: la tabla de antigedad , que desglosa las cuentas por cobrar de acuerdo al tiempo que tiene de estar pendiente. Antigedad de la Porcentaje del valor total cuenta (das) de las cuentas por cobrar 0-20 50 21-30 31-45 46-60 Ms de 60 Total 2 15 3 12 100
La tabla de antigedad muestra que la organizacin tiene problemas especialmente graves con el cobro en algunas de sus cuentas. El 50% estn sobrevencidas, muchas por ms de un mes.
= Nmero de veces
Interpretacin:
espera un rdito o rendimiento acorde con el riesgo que ha asumido y con otras oportunidades de inversin identificables en el entorno. El primer paso ser por lo tanto, obtener un indicador que nos permita establecer el rdito o rendimiento obtenido; el segundo ser comparar ese rendimiento con un patrn objetivo para poder calificarlo. Comnmente encontramos dos tipos de medidas para establecer el rendimiento sobre la inversin en el corto plazo. La rentabilidad es el resultado neto de un gran nmero de polticas y decisiones. Las razones hasta aqu estudiadas revelan ciertos puntos interesantes acerca de la manera en que la organizacin opera, pero las razones de rentabilidad dan las respuestas finales de la eficacia con que la organizacin est siendo administrada.
Interpretacin:
Esta razn nos da el porcentaje de utilidad neta por cada quetzal vendido.
rendimientos de ambas clases de inversionistas. Aqu no hemos hecho esto porque los promedios publicados que usamos para fines comparativos excluyen los intereses.
Interpretacin:
Frmula 11: Rendimiento sobre patrimonio Rendimiento sobre patrimonio = Utilidad neta despus de impuestos = Rendimiento del Patrimonio Patrimonio
PRACTICA No. 1: Con base en el Estado de Resultados y el Balance General, efecte el clculo e interprete los siguientes ndices financieros: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Razn de circulante Prueba del cido Razn de endeudamiento Rotacin de activos Rotacin de inventarios Margen de utilidad sobre ventas Margen de utilidad despus de impuestos
Prctica No. 1
HOJA DE BALANCE
MANUFACTURAS CENTROAMERICANAS ACTIVO CUENTA PASIVO MAS PATRIMONIO CUENTA Dic. 31, 1996
Caja Valores negociales Cuentas por cobrar Inventarios Total Act. Circulante
Monto en Monto Q. en Q. 52 50 0.03 Cuentas por pagar 175 250 355 832 150 200 300 700 0.14 Letras por pagar, 8% 0.02 Acumulaciones 0.15 Reserva pago 0.15 impuestos sobre la renta
Planta equipo 1,610 1,210 bruto 400 (-) Depreciacin Planta equipo neto
1,3000.11 Total Pasivo 600 342 600 300 0.12 Circulante 0.07 380720 400700 0.04 Pasivo largo plazo 980 1,0000.00 Capital 0.05 Ganancias retenidas 0.02 Total Patrimonio TOTAL PASIVO MAS CAPITAL
TOTAL ACTIVO
2,042
2,000
2,042
2,000
Prctica No. 1 Manufacturas Centroamericanas Estado de ingresos para el ao terminado El 31 de diciembre de 1999 CONCEPTO Ventas netas Costo de bienes vendidos Utilidad bruta Menos: gastos de operaciones Ventas Generales y administrativos 22,000.00 40,000.00 MONTO EN Q. MONTO EN Q. 3,000,000.00 2,580,000.00 420,000.00
Pago por arrendamiento del edificio u oficina Ingreso operativo bruto Depreciacin Ingreso operativo neto Agregar: Otros ingresos Regalas Ingreso bruto Menos: Otros gastos Intereses sobre letras por pagar Intereses sobre primera hipoteca Intereses sobre obligaciones Ingreso neto antes de impuesto sobre la renta Impuesto sobre la renta (a 40%) Ingreso neto, despus de pagados los impuestos sobre la renta, a disposicin de los asociados comunes.
28,000.00
15,000.00 245,000.00
120,000.00 ======== ASOCIACION DE ENTIDADES DE DESARROLLO Y DE SERVICIO NO GUBERNAMENTALES DE GUATEMALA -ASINDES - ONG-
Preparado por: Licda. Iris Villalobos B., M.B.A. Guatemala, 18 de octubre del 2000
Referencias
[3]Consta de que, generalmente, no se dispone de informacin sobre las ventas al crdito, deben usarse las cifras de las ventas totales. Debido a que todas las organizaciones no tienen el mismo porcentaje de ventas al crdito, hay una buena probabilidad de que el perodo promedio de cobranzas sea un tanto errado. Asimismo, debe observarse que en aras de la conveniencia, la comunidad financiera generalmente usa 360 en vez de 365, como el nmero de das en el ao para fines tales como estos.
Flujo de Caja
En la empresa existe un orden para las cosas y un orden para las personas pero, tambin uno no menos importante: orden para el manejo de dinero. El flujo de Caja llamado tambin flujo de efectivo, presupuesto de caja o cash flow. Es un clculo del volumen de ingresos y de gastos, que ocurrirn en una empresa durante un determinado perodo. Ello posibilita saber si sobra o falta dinero en determinado momento. Si vemos que sobra, podemos pensar en invertirlo. Si falta buscaremos dnde conseguirlo (bancos, cooperativas de crdito, crdito de proveedores, prstamos de amigos o familiares) Llevar un buen control sobre los ingresos y salidas de dinero le permite:
Tener la cantidad suficiente de dinero que usted requiere para producir; Cumplir con sus compromisos de pago a proveedores y a las instituciones que le facilitaron crdito (ONGs, bancos, etc.); Tener bajo control los cobros de dinero que le adeudan los clientes; Mejorar el uso del dinero y la rentabilidad de su empresa
No hacerlo ocasiona:
No tener suficiente efectivo para hacer frente a sus obligaciones financieras Descrdito Acudir a sistemas costosos de financiacin Quiebra
Prdida por inflacin (los precios de materiales y productos suben ms que lo que el dinero dormido le producira) Prdida por no invertir su dinero adecuada y oportunamente Riesgo de prdida por robo
Previsiones de dinero
Por el plan de ventas, usted ya sabe lo que deber producir y cunto. Ello le permite conocer por anticipado las cantidades de materiales a utilizar y cunto pagar por ellos. De igual manera, cuntos operarios requerir y de qu nivel de salarios, tambin qu servicios de terceros utilizar y el costo de los mismos. Igualmente, los gastos de administracin del negocio y, las comisiones y gastos de ventas. Con dicha informacin, usted est en condiciones de hacer un programa de egresos de dinero para un perodo determinado. El mismo plan de ventas le permite conocer a cunto ascendern los ingresos de dinero, mes a mes. Con toda esta informacin usted podr confeccionar su flujo de caja (programa de ingresos y egresos de dinero) con lo cual asegurar un mayor control sobre el efectivo de su negocio. Descargue un ejemplo de Flujo de Caja aqu
Programa Integral Gestin de Microempresas Modulo 4 Costos y presupuestos Manual elaborado con el apoyo del Programa de Cooperacin Tcnica del BID (Convenio ATN/SD-3183-GU) 1993