Sunteți pe pagina 1din 3

Documente contabile obligatorii pentru societatile comerciale

Fiecare admistrator de firma ar trebui sa cunoasca( chiar daca exista o firma de contabilitate care
se ocupa de aceste activitati) si aceste norme legale.

Vom incerca in acest articol o abordare sumara a actelor contabile din firma, din perspectiva
comerciantului si nu a contabilului.

Legea nr. 252/2003 a instituit obligativitatea persoanelor juridice, inregistrate la Oficiul National al
Registrului Comertului, de a tine un Registru unic de control

Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil
de catre toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar,
urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii,
protectia impotriva incendiilor, precum si in alte domenii prevazute de lege.

Registrul unic de control se elibereaza, contra cost, de directiile generale ale finantelor publice
din raza teritoriala unde isi are sediul social comerciantul, pe baza certificatului de inregistrare.

Potrivit Legii nr. 252/2003, contribuabilii nou-infiintati sunt obligati ca, in termen de 30 de zile de la
data inregistrarii, sa achizitioneze registrul unic de control.

Registrul actionarilor pentru SA

Potrivit Legii nr. 31/1990, in afara de evidentele prevazute de lege, societatile pe actiuni trebuie
sa tina:
a) un registru al actionarilor care sa arate, dupa caz, numele si prenumele, codul numeric
personal, denumirea, domiciliul sau sediul actionarilor cu actiuni nominative, precum si
varsamintele facute in contul actiunilor. Evidenta actiunilor tranzactionate pe o piata
reglementata/sistem alternativ de tranzactionare se realizeaza cu respectarea legislatiei specifice
pietei de capital;
b) un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale;
c) un registru al sedintei si deliberarilor consiliului de administratie, respectiv ale directoratului si
consiliului de supraveghere;
d) un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, in
exercitarea mandatului lor;
e) un registru al obligatiunilor, care sa arate totalul obligatiunilor emise si al celor rambursate,
precum si numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul titularilor, cand ele sunt
nominative. Evidenta obligatiunilor emise in forma dematerializata si tranzactionate pe o piata
reglementata sau printr-un sistem alternativ de tranzactionare va fi tinuta conform legislatiei
specifice pietei de capital;
g) orice alte registre prevazute de acte normative speciale.

Registrul asociatilor pentru SRL

Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale prevede la articolul 198 ca societatile cu
raspundere limitata “ trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in care
se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat,
partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare
la acestea. “

Registrului general de evidenta a salariatilor


Angajatorii au obligatia de a intocmi un registru general de evidenta a salariatilor, in conformitate
cu dispozitiile HG nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a
salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare.

Registrul trebuie transmis in forma electronica la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza
teritoriala isi are sediul sau domiciliul, dupa caz, in termen de 20 de zile de la data angajarii
primului salariat. In cazul modificarii anumitor elemente, angajatorii trebuie sa transmita registrul
actualizat in termen de 5 zile de la data la care au survenit modificarile.

Registrul se pastreaza in forma electronica la sediul angajatorului si, dupa caz, la sediul
sucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate juridica

Registru special pentru banii personali ai angajatilor/administratorul unitatii

OG nr. 47/2007 privind reglementarea unor masuri financiar-fiscale a introdus obligativitatea


utilizatorilor de aparate de marcat electronice fiscale de a inregistra banii personali detinuti de
angajati si/sau de administratorul unitatii intr-un registru special intocmit in acest sens si de a
introduce, la inceputul fiecarei zile, in aparatele de marcat electronice fiscale soldul initial
reprezentand monedele/bancnotele divizionare necesare pentru a da restul clientului.

OG nr. 47/2007 a modificat OUG nr. 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza
aparate de marcat electronice fiscale, care stabileste ca operatorii economici care efectueaza
livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie sunt obligati sa
utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.

Registre contabile obligatorii - Legea nr. 82/1991 contabilitatii

Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare stabileste


ca registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare.

Potrivit Normei metodologice de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor comune pe


economie privind activitatea financiara si contabila, publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr.
23bis din 7.01.2005, registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante
sau listari informatice, dupa caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face in ordine
crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza, in


mod cronologic, toate operatiunile economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natura,
realizate in acelasi loc de activitate, pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit
jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal.

Orice inregistrare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si
data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice
debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate

Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si
sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de
pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine
simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor,
precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Cartea mare sta la baza intocmirii
balantei de verificare.
Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza in unitate timp de 10 ani
de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere,
sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite in termen de maximum 30 de zile de la
constatare.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate


elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit
legii.
Statul de salarii serveste atat ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite
salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate, cat si ca document justificativ de
inregistrare in contabilitate. Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile,
indemnizatiile de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga
suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.

Registrul de evidenta fiscala – contribuabilii platitori de impozit pe profit

Potrivit Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 870/2005, contribuabilii inregistrati ca platitori
de impozit pe profit, sunt obligati sa intocmeasca un Registrul de evidenta fiscala.

Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea tuturor informatiilor care au stat la
determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privind
obligatiile de plata la bugetul general consolidat. Registrul de evidenta fiscala se utilizeaza in
stricta concordanta cu destinatia acestuia si se completeaza astfel incat sa permita in orice
moment identificarea si controlul operatiunilor efectuate pentru determinarea impozitului pe profit
cuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.

Dispozitiile din TITLUL IV Codul commercial

Registrele comerciantilor vor fi tinute în limba românã sau vreuna din limbile
moderne europene, dupã ordinea datei fiecãrei operatiuni, fãrã a se lãsa vreun loc în alb, fãrã
stergere sau adãugire; se pot face îndreptãri si stersãturi, dacã aceasta este necesar; se vor face
însã numai astfel ca cuvintele îndreptate sau sterse sã fie citibile

Comerciantii sunt datori a pãstra, în timp de 10 ani de la cea din urmã vizã, registrele pe care
legea le impune a tine, precum si scrisorile si telegramele primite*.
Asemenea sunt datori a pãstra, cel putin pânã la doi ani, facturile mãrfurilor cumpãrate si
introduse în stabilimentele** lor.
În completare, a se vedea art. 25 si art. 30 din L. nr. 82/1991, în care se prevede
obligativitatea pãstrãrii unor documente un timp mai îndelungat, respectiv de 50 de ani pentru
state de salarii si tot 50 de ani pentru bilanturi contabile.

Av.COLTUC MARIUS VICENTIU